MANUAL CACTUS-SAT 3.0

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1 MANUAL CACTUS-SAT 3.0 Gestión Servicio Técnico Programa desarrollado por: PARDO Informática Lepanto, Moncada VALENCIA Tel Fax Distribuido por: grupopardo.com Lepanto, Moncada VALENCIA Tel Fax

2 Índice Que puede encontrar en este manual: 1. Introducción 1.1 Que es Cactus-SAT 1.2 Como instalar Cactus-SAT? 1.3 Consejos útiles 1.4 Contacta con la empresa 2. Características Principales 2.1 Menú principal. 2.2 Menú Clientes 2.3 Proveedores 2.4 Aparatos 2.5 Productos 2.6 Introducción de datos en presupuestos, albaranes, facturas, ordenes de trabajo, etc Presupuestos 2.8 Albaranes 2.9 Facturas 2.10 Ordenes de Trabajo 2.11 Gastos y Movimientos almacén Preferencias. 3. Datos Adicionales. 3.1 Datos técnicos del programa. 3.2 Soporte técnico. 3.3 Shareware. 3.4 Precio y pago del programa 3.5 Distribución de la versión shareware 3.6 Limitación de garantía y licencia. 4. Apéndices. 4.1 Comandos de búsqueda.

3 1. Introducción 1.1 Qué es Cactus-SAT? Es un programa destinado a la gestión de Talleres de reparación de electrodomésticos informática, etc. Que integra control de clientes, proveedores, Aparatos, productos, control de Stock, presupuestos, ordenes de trabajo, pedidos, albaranes, facturas, gastos, gestión de cobros y pagos, etc. Cactus-SAT cubre las necesidades principales de cualquier taller, aunque si desea añadir alguna función o personalizar el programa para que se adapte completamente a su forma de trabajo, ponemos a su disposición un equipo de técnicos que modificaran el programa según sus instrucciones. Contacte con nosotros en: asistencia@grupopardo.com Dentro de la versión 2.0 podrá encontrar: -Cactus-SAT 3.0 Monopuesto. -Cactus-SAT 3.0 Red. Todos los anteriores están disponibles para sistemas operativos Windows y Macintosh. 1.2 Cómo instalar Cactus-SAT? Cactus-SAT dispone de un programa instalador. Para instalarlo, únicamente debe descomprimir el archivo setup.zip y/o ejecutar el archivo setup.exe siguiendo los pasos que aquí se indican para la instalación. No modifique los nombres de los archivos que aparecen en la carpeta c:\archivos de programa\cactus-sat, ni los cambie de directorio, el programa puede dejar de funcionar adecuadamente. 1.3 Algunos consejos. Debe leer este archivo de Acerca de Cactus-SAT. Es imprescindible realizar de forma habitual copias de seguridad. Realizar una copia de seguridad no lleva más de unos segundos, mientras que recuperar la información que contienen los archivos puede ser un objetivo imposible de conseguir. 1.4 Cómo contactar con nosotros. Estamos a su disposición: PARDO Informática Lepanto, Moncada VALENCIA Telf Fax Para cualquier consulta técnica referente al programa debe usar la siguiente dirección.

4 2. Principales Características El programa Cactus-SAT se basa en un sistema de menús desde donde podemos acceder a las diferentes zonas. Esta estructura dota de una mayor flexibilidad a esta aplicación ya que podemos añadirle nuevas funciones sin que la estructura se vea afectada. En el programa tiene una filosofía de uso que una vez entendida se repite en todas sus partes, por esto en este manual intentaremos evitar la duplicidad de conceptos ya explicados. Desde el menú principal podremos acceder a los submenus correspondientes de las diferentes funciones del programa. Y en estos tendremos a su vez botones para volver al menú principal. 2.1 Menú principal.

5 Desde esta pantalla podemos acceder a las diferentes zonas. Clientes, proveedores, productos, presupuestos, etc... Después tenemos dos botones en la parte inferior de la pantalla. 2.2 Clientes Como su nombre indica nos permite salir del programa. Mediante este botón podemos acceder a la configuración interna de la aplicación, realizar un mantenimiento de las listas de valores, introducir los datos e incluso un logotipo de nuestra empresa para así personalizar las presentaciones de nuestros albaranes, facturas, presupuestos,... La gestión de clientes nos ofrece un submenú que nos muestra algunas funciones que se van a repetir durante todo el programa y sobre todo en proveedores y productos. Introducir nuevos clientes

6 Borrar clientes Localizar clientes o grupos de clientes Acceder a un listado de clientes. Alta de nuevos clientes. Desde este menú ventana debemos introducir los datos de cliente, cuando hallamos terminado debemos pulsar el botón <OK> y si deseamos cancelar el alta del nuevo cliente debemos pulsar el botón <Borrar>. A la derecha de los campos teléfono y fax tenemos unos campos donde podemos introducir comentarios sobre estos.

7 a)buscar Clientes: Debemos rellenar los campos por los que debemos realizar una búsqueda y pulsar el <Intro> o el botón <continuer> a la izquierda de la ventana, si deseamos cancelar la búsqueda pulsaremos <Annuler> y el botón Menú Cliente para volver este menú. Ejemplo de búsqueda. Si deseamos buscar todos los clientes situados en la provincia de Madrid, debemos escribir "Madrid" en el campo Provincia y pulsar <Intro> o el botón <continuer>. Si el resultado de esta búsqueda es solamente un registro nos lo mostrara en formato de fichas y si por el contrario el resultado son 2 o más clientes visualizaremos el resultado en forma de lista. Nota: Para una mayor potencia en sus búsquedas es necesario consultar al final de este manual el apéndice dedicado a comandos de búsqueda. b)borrar Clientes: El botón borrar cliente nos lleva a la misma pantalla buscar donde debemos introducir los criterios de búsqueda para localizar los registros que queremos borrar. Los resultados de la búsqueda los mostrara en una lista donde nos dará la opción de borrar uno a uno todos los registros que deseemos.

8 Si el cliente que pretendemos borrar tiene otros registros que dependen del. Como facturas, albaranes, presupuestos, etc... no podremos borrarlo y antes tendremos que eliminar estos registros dependientes. c)listado de clientes: El botón listado nos llevara a una presentación en forma de lista donde encontraremos a los registros ordenador alfabéticamente. Para desde esta presentación visualizar todos los datos de un cliente tendremos que pulsar el botón Si por contra deseamos imprimir la lista de los clientes utilizaremos para ello el botón

9 Desde las pestañas cliente y Pagos podemos acceder a las pantallas de visualización y modificación de los datos generales y de pago de los clientes.

10 2.3 Proveedores El menú proveedores tiene un funcionamiento muy similar al de clientes y por tanto la explicación del fichero clientes es totalmente valida para este fichero. 2.4 Productos Muchos de los conceptos explicados en clientes son así mismo validos en productos, por lo tanto no volveremos a explicarlas aquí. El primer concepto interesante lo encontramos en la gestión de precios. Disponemos una pantalla donde podemos asignar a cada producto cuatro precios diferentes según una clasificación de los clientes a la que se le aplican diferentes descuentos. Con el botón de precios definitivos calculamos los precios definitivos según estos descuentos. Los campos de precios definitivos pueden ser modificados manualmente para así aplicar el redondeo que consideremos oportunos

11 a) Comparativa de precios según proveedor Todo producto puede tener diferentes precios según el proveedor. Mediante la siguiente pantalla podemos introducir los precios los diferentes precios para un mismo producto. Los precios aparecerán ordenados de más económico a mas caro. Así tendremos la información de donde resulta más interesante comprar un producto.

12 b) Control de Stock. Las entradas de productos provienen de movimientos almacén, mientas que las salidas de productos las conocemos a partir de los albaranes emitidos. Cantidad mínima: él número de productos limite a partir del cual programa nos indica que debemos reponer. el Explicación de los diferentes botones de la pantalla: Refresca la información que tenemos del stock. Para asegurarnos que lo que nos muestra la pantalla es real debemos pulsar este botón. Nos lleva a una lista cuyo contenido son los productos que debemos reponer por que su cantidad esta bajo mínimos. Nos lleva a una lista que nos indica como va el stock

13 2.5 Introducción de datos en presupuestos, pedidos, albaranes, facturas. La creación de presupuestos y albaranes tienen en común muchos conceptos que explicaremos a continuación. La creación de un nuevo presupuesto o albarán comienza con la introducción de los datos de cliente al que va dirigido. La introducción y el borrado de los datos de los clientes se realiza mediante los siguientes botones. Introducir datos de cliente Borrado de datos de cliente

14 Si pulsamos el botón introducir datos cliente visualizaremos el menú de la izquierda donde podremos seleccionar el cliente del que queremos introducir datos pulsando sobre su nombre. En el cuadro de texto que tenemos sobre el listado sirve para localizar mejor los clientes, ya que podemos escribir una letra y nos mostrara todos los clientes que comienzan por dicha letra. <Todos> selecciona todos los clientes. <Nuevo> Nos muestra una pantalla donde añadir nuevos clientes. b) Introducción del Aparato a reparar: Si deseamos introducir el Aparato correspondiente al cliente en cuestión debemos seleccionar la pestaña Aparatos del albarán correspondiente como podemos ver en la siguiente figura. A la izquierda de la pantalla tenemos una lista de con los Aparatos pertenecientes al citado cliente, y simplemente debemos pulsar sobre uno de ellos para introducirlo.

15 c) Introducción de los conceptos codificados: Si seleccionamos la pestaña material en albaranes esta nos lleva a la siguiente pantalla donde podremos introducir los conceptos que tenemos codificados en el fichero de productos o productos que no tenemos codificados.

16 - Para la introducción de productos codificados de nuestro fichero de productos debemos de seleccionarlos desde el cuadro de la izquierda. Para que el cuadro de la izquierda nos muestre los productos que queremos introducir debemos usar los cuadros que tenemos sobre la lista donde podemos seleccionar la familia a la que pertenecen los productos que queremos introducir o en el cuadro de texto stock nos permite seleccionar los productos que tenemos en el almacén. Una vez seleccionado el producto de la lista de la izquierda pasa a los cuadros de conceptos codificados donde podremos realizar las modificaciones que estimemos oportunas sobre estos datos para luego introducidos en el albarán mediante el siguiente botón. Introducir datos en el albarán borrar datos - Los productos que no tengamos codificados en nuestro fichero de productos podemos incluirlos mediante los campos del grupo conceptos libres. En estos cuadros se nos permite escribir el texto que deseemos. - Es muy importante que cuando demos de alta productos les asignemos una familia ya que de lo contrario no podremos seleccionarlos.

17 También podemos una vez introducidos los productos en el albarán borrarlos del mismo mediante el botón en forma de papelera que aparece en la lista de productos de un albarán a la derecha de los mismos. Explicadas las generalidades en la introducción de clientes y conceptos, pasamos a analizar en mas profundidad los presupuestos, pedidos, albaranes, facturas. 2.6 Aparatos: Las funciones del menú Aparatos son similares a las vistas anteriormente. Lo único reseñable es el hecho que al dar de alta un aparato primero introduciremos los datos del cliente al que pertenece mediante la siguiente pantalla: 2.6 Presupuestos: Para la creación de presupuestos usaremos los conceptos explicados con anterioridad. El único concepto digno de explicación en este apartado es la creación de pedidos a partir de presupuestos.

18 a) Creación de pedidos a partir de presupuestos Los presupuestos que por aprobación del cliente pasen a ser pedidos deben de crearse mediante el botón confirmar situado en cualquiera de las pantallas de Modificar Presupuesto. Una vez que un presupuesto pasa a convertirse en pedido cualquier modificación que se realice en el pedido modificara también al presupuesto. Permite pasar de presupuesto a pedido. 2.7 Albaranes. Para crear un albarán tenemos dos opciones: 1. Crear albarán a partir de un pedido 2. Nuevo albarán Si seleccionamos la primera nos lleva a una ventana donde podemos seleccionar el pedido que queremos transformar en albarán. Una curiosidad del modulo albaranes es que permite facturar albaranes directamente esto podemos hacerlo mediante un botón. Situado en la presentacion albaranes, este botón me crea una factura con el contenido del albarán en cuestion. Este botón podemos encontrarlo en la pantalla visualizar albarán

19 2.8 Facturas: En el menú Facturas tenemos algunos conceptos nuevos que no aparecen en presupuestos y albaranes. a) Como crear facturas En nuevas facturas primeramente introducimos los datos del cliente para el que queremos crear la factura. (Debemos de aclarar que para crear una factura el cliente debe tener un algún albarán pendiente de facturación.). Una vez introducidos los datos del cliente debemos pulsar el botón <facturar> y el programa nos llevara a una ventana donde podremos seleccionar los albaranes pendientes de facturar que deseamos introducir en la factura.

20 Una vez seleccionados los albaranes mediante el botón <FACTURAR> debemos pulsar sobre la pestaña <Factura> para volver a facturas. Una vez en facturas el programa nos muestra un cuadro donde nos indica si deseamos bloquear esta factura. Debemos bloquearla ya que de lo contrario podríamos por error introducir nuevos albaranes en la factura. En el menú facturas tenemos dos botones nuevos: Es una forma de seleccionar las facturas vacías para poder adjudicarlas a algún cliente. Esto nos permite localizar fácilmente las facturas que por error se han creado y no hemos usado. Este botón nos lleva a poder buscar las facturas pendientes de cobro de todos los clientes o de un cliente en particular.

21 b) Buscar deudas En este menú podemos seleccionar nuestro criterio de búsqueda para las facturas pendientes de pago o si no elegimos ningún criterio nos mostrara todas las deudas en forma de lista. Un ejemplo de búsqueda seria seleccionar en el cuadro NIF un cliente, pulsar <intro> y nos mostraría todas las facturas pendientes de cobro de dicho cliente En esta lista de facturas pendientes de cobro tenemos varios botones que pasamos a explicar a continuación:

22 Este botón sirve para pagar una factura, aunque podemos hacer pagos a cuenta escribiendo manualmente la cantidad percibida en la columna Haber correspondiente a la factura. Permite buscar todas las facturas pendientes de cobro Selecciona todas las facturas pagadas y pendientes Ordena la lista por el concepto que tiene a su izquierda Imprime la los registros visualizados en la lista Debemos apuntar que si queremos visualizar una factura en su vista completa para acceder a ella desde la lista de pagos debemos pulsar el cuadro azul que contiene él numero de la factura. 2.9 Gastos y Movimientos almacén a)entradas almacén. El menú entradas almacén tenemos es muy similar al menú albaranes

23 Por esta similitud simplemente nos limitaremos a explicar la utilidad que tiene mantener al día el fichero de entradas almacén. Como su nombre indica aquí se deben dar de alta todo el material que entra en nuestro almacén para ser revendido. Aunque parece sencillo debemos seguir unas reglas a la hora de introducir estas entradas. Nota: Solo debemos tener en cuenta dos consideraciones: 1.Cada entrada de almacén debe contener conceptos correspondientes al mismo proveedor y compradas en un mismo pedido. 2.Las entradas almacén no deben incluir servicios que nos han prestado solamente material que tengamos que revender. Los datos que introduzcamos en entradas almacén van a ser usados para en control de stock por lo tanto es muy importante mantener estos ficheros al día para un correcto funcionamiento de la aplicación. b)gastos. Por el contrario el menú gastos es muy similar al menú facturas En Gastos debemos introducir todas las facturas que nos emiten nuestros proveedores para así tener un conocimiento de los gastos que soporta

24 nuestra empresa. También nos permitirá llevar un control de los pagos de los mismos ya que tiene un apartado de control de deudas. Un concepto referente a gastos y que no ha sido explicado con anterioridad es el de la asociación de las entradas de almacén que pertenecen con una factura de gatos. Desde aquí podemos asociar a una factura de gastos las entradas a almacén que han ocasionado los productos que la forman. (Esto no vale para facturas de servicios que nos han prestado, solo de material para revender). Para ellos desde el menú listado elegimos la factura a la que deseamos asociar entradas almacén y presionamos <edit> para visualizarla. Desde esta pantalla en su parte inferior tenemos un botón <Añadir entradas a la factura> Este botón nos lleva a una lista donde podemos elegir las entradas correspondientes a este proveedor que deseamos asociar a esta factura.

25 2.10 Preferencias del programa. Aquí tiene los parámetros que van a permitir que el programa se adapte todavía mas a su empresa. a) Preferencias general La primera pantalla que se nos presenta es General que es donde debemos introducir nuestros datos que luego el programa usara en las presentaciones de Facturas, albaranes, etc.

26 b) Preferencias mensajes La siguiente pantalla es la de mensajes, aquí podremos almacenar el logotipo así como los mensajes que deseamos que aparezcan en la cabecera y el pie de nuestros documentos (presupuestos, albaranes, facturas, etc.)

27 c)preferencias listas. Desde esta pantalla podemos hacer un mantenimiento de las listas de valores que usaremos en la ejecución de la aplicación. En la imagen anterior vemos algunas listas que son necesarias para la correcta utilización de la aplicación. - Familias de Productos: Cada vez que damos de alta un nuevo producto es obligatorio asignarle una familia, es por tanto muy importante antes de dar de alta nuevos productos que las familias a las que estos pertenecen este previamente en la lista Familias de productos. El código de la familia debe de ser 3 caracteres como máximo. - Pago a: Aquí se indica el modo de pago que tiene la empresa (15 días, 30 días, contado,...). - Pagado por: Forma de pago de la factura (caja, banco, pagare, transferencia,...).

28 - Tipo de gastos: Establecemos una lista para la división de los gastos. (dietas, gasolina,...) - Relación con la empresa. Tipo de relación que un cliente tiene con nuestra empresa. - Tarifas. El programa tiene posibilidad de diferenciar los clientes en cuatro grupos de tarifas lo que nos permite asignar a los productos un precio diferente dependiendo del grupo. Los nombres de los grupos de esta lista pueden ser modificados. En la pestaña Listas2 además de listas disponemos de las definiciones numéricas de el programa. Para la definición de los números de presupuesto, albarán y factura simplemente debemos presionar el botón <Edit> correspondiente, modificar el numero por el siguiente y luego presionar el botón <Desbloq>. Una vez hecho esto el programa continuara contando a partir del numero que le hallamos puesto. Por el contrario para definir los números de Cod. Cliente, Cod. Prov, Cod. Aparato etc... debemos escribir en el cuadro correspondiente el

29 numero a partir del cual el programa creara los próximos registros y luego presionar el botón <Reiniciar>. Nota: Los valores para estos códigos siempre deben ser numéricos. d)preferencias utilidades. En esta sección encontramos varios botones. -Recuperar archivos: Su utilidad es la recuperación de archivos corruptos. -Copia de seguridad: Crea en la carpeta de la aplicación una copia de seguridad de los archivos de la misma (La extensión de los archivos de la copia es *.SAV) -Vaciar memoria cache: un vaciado de la memoria cache de vez en cuando es necesario. -Actualizar: Esta opción nos va a permitir actualizar versiones anteriores de la aplicación. e)preferencias Registrar. Nos va a permitir realizar un registro del programa, bien por , correo, fax. Simplemente rellene sus datos y elija la modalidad.

30 3. Datos adicionales 3.1 Datos técnicos del Programa Programado en FileMaker Autoejecutable (No requiere base de datos adicional) Multiplataforma (Mac y Windows) 3.2 Soporte técnico Cactus-SAT dispone de un servicio opcional de soporte técnico al programa Cactus-SAT, en la dirección de correo electrónico asistencia@grupopardo.com, o en el número de teléfono (34) La cuota anual es de 120 Euros y da derecho a recibir de forma gratuita, las nuevas versiones que aparezcan en el mercado durante el año, y a recibir información y ayuda, para cualquier problema que le pueda surgir con Cactus-SAT. Para más información, póngase en contacto con nosotros.

31 3.3 Shareware Cactus-SAT es un programa Shareware, lo que significa que Vd. puede utilizar libremente el programa con casi todas sus funciones disponibles durante un periodo de prueba limitado. Si, tras dicha evaluación, decide utilizarlo definitivamente, deberá pagar el precio del programa. El pago es único, asociado a una versión del programa y a una empresa registrada. Cada versión/actualización, o cada empresa diferente requerirá de un nuevo registro y por tanto un nuevo pago. Cuando PARDO Informatica reciba su solicitud de registro, le será enviado un programa totalmente funcional que permitirá actualizar todos los datos ya introducidos en la versión Shareware. Las únicas limitaciones iniciales del programa no registrado son: la imposibilidad de cambiar el nombre, datos y logo de la empresa ejemplo. 3.4 Precio y pago del programa. La información sobre precio y formas de pago esta disponible en o también es posible obtenerla mandando un fax o a: PARDO Informática Fax asistencia@grupopardo.com 3.5 Distribución de la versión Shareware Este programa puede ser distribuido libremente y en cualquier soporte (CD-ROM, FTP, BBS,...), siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos: El paquete de ficheros debe estar completo. No deben ser añadidos ni quitados ficheros. El paquete no debe ser modificado de ninguna manera. No debe ser vendido ni el programa ni ninguno de los documentos que lo acompañan. 3.6 Limitación de Garantía y Licencia El programa Cactus-SAT esta registrado y es propiedad intelectual de PARDO Informática, Angel Pardo Ros con todos los derechos reservados. La presente licencia permite la copia de dichos documentos sólo bajo cumplimiento de todos los requisitos anteriormente mencionados. Independientemente de que PARDO Informática haya comprobado el funcionamiento del programa, ni PARDO Informática ni la plataforma de distribución del programa, en su caso, ofrecen ninguna garantía, expresa o implícita, en lo concerniente a la calidad, rendimiento o capacidad de satisfacer cualquier propósito en particular, de Cactus-SAT. Por lo tanto el usuario acepta, al utilizar el programa, todos los riesgos en cuanto a calidad y funcionamiento de los mismos. Ni PARDO Informática ni la plataforma de distribución del programa, en su caso, se responsabilizarán de ninguna manera de cualquier daño, ya fuera directo, indirecto, incidental o consecuente, que resultara de cualquier defecto del programa o del manual, aun cuando sean conscientes de la posibilidad de que ocurran tales daños.

32 4. APENDICE 4.1Comandos de Búsqueda. A continuación comentamos algunos comandos de búsqueda que van a permitir que nuestras consultas sean mas potentes. Antes de nada explicar como usar estos comandos y la mejor forma de hacerlo es gráficamente, con un ejemplo. Supongamos que deseamos buscar todas las facturas entre dos fechas de un cliente determinado, pues es sencillo simplemente seguir los siguientes pasos: Desde el menú facturas seleccionamos el botón buscar. Una vez en la pantalla de búsqueda seleccionamos el campo código cliente y escribimos el código del cliente en cuestión y en el campo fecha factura escribimos (Fecha Inicial... Fecha Final) el comando (...) le indica al programa que debe buscar las facturas entre estas dos fechas y el código de cliente nos limita la búsqueda al cliente en cuestión.

33 Con este ejemplo ya hemos aprendido a buscar rangos de números fechas, etc... A continuación vamos a listar todos los comandos de búsqueda y a explicarlos. Nombre Simbolo Ejemplo Comentarios Inferior a: < <100 Busca las facturas de menos de 100 euros Inferior e igual a: <= <=100 Busca totales menores o iguales a 100 euros. mayor a: > >100 Busca facturas con on total mayor a 100 mayor a igulal a: >= >=100 Busca facturas con on total mayor o igual a 100 euros Igual a: = >=100 Busca a todas las facturas igual 100 Intervalo busca todos los registros que se encuentran dentro de este rango. Registros duplicados! Si escribimoseste simbolo en una campo busca todos los registros que tengamos duplicados. Fecha de hoy // Si en una busqueda insertamos este simbolo en un campo de fecha nos encuentra todos los registros cuya fecha es la fecha de hoy.? Busca fechas calculadas o resltados de fecha no validos Comodin esta busqueda nos mostraria caracter desconocido registros como Ostra, astra, astro,... Comodin para cadena * hi* Esta busqueda mostraria hilo, de caracteres hielo, hijos, etc... desconocidos Texto exacto Martinez Sanchez Coincidencias exactas Este formato de busqueda encerrando entre comillas la frase que queremos localizar. Nos muestra todos los registros de Martinez Sanchez, pero no muestra los de Martinez Roldan, Martinez Dominguez, etc... La búsqueda nos muestra los registros que contienen ese texto exactamente mediante estos comandos o comodines de búsqueda siempre conseguirá los resultados deseados. PARDO Informática Lepanto, Moncada (VALENCIA) Telf Fax asistencia@grupopardo.com