MANUAL CACTUSGEST 3.5

Transcripción

1 MANUAL CACTUSGEST 3.5 Programa desarrollado por: PARDO Informática Lepanto, Moncada VALENCIA Tel Fax Distribuido por: grupopardo.com Lepanto, Moncada VALENCIA Tel Fax

2 Índice Que puede encontrar en este manual: 1. Introducción 1.1 Que es CactusGest 1.2 Como instalar CactusGest? 1.3 Consejos útiles 1.4 Contacta con la empresa 2. Características Principales 2.1 Menú principal. 2.2 Menú Clientes 2.3 Proveedores 2.4 Productos 2.5 Introducción de datos en presupuestos, albaranes y facturas 2.6 Presupuestos 2.7 Albaranes 2.8 Facturas 2.9 Movimientos almacén 2.10 Gastos 2.11 Recibos 2.12 Cartas 2.13 Preferencias Uso de un PDA con CactusGest. 3. Datos Adicionales. 3.1 Datos técnicos del programa. 3.2 Soporte técnico. 3.3 Limitación de garantía y licencia. 4. Apéndices. 4.1 Comandos de búsqueda.

3 1. Introducción 1.1 Qué es CactusGest? Es un programa de gestión empresarial destinado principalmente a la gestión de PYMES y autónomos y Cubriendo un amplio abanico de sectores. Desde Restaurantes a ferreterías pasando por peluquerías, librerías, autoservicios y un largo etcétera. CactusGest integra control de clientes, proveedores, productos, control de Stock, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, gastos, gestión de cobros y pagos, emisión de recibos, gestión de correspondencia etc. CactusGest esta disponible en versión mono empresa y multi empresa Aunque la aplicación cubre las necesidades principales de cualquier PYME, si desea añadir alguna función o personalizar el programa contacte con nosotros en la siguiente dirección: asistencia@grupopardo.com 1.2 Cómo instalar CactusGest? Para instalarlo, únicamente debe descomprimir el archivo cactusgest.zip o cactusgestx.sit en un directorio que colocaremos en c:, buscar en su interior el archivo CactusGest.exe y crear un acceso directo del mismo en el escritorio. No modifique los nombres de los archivos que aparecen en la carpeta ni los cambie de directorio, el programa puede dejar de funcionar adecuadamente. 1.3 Algunos consejos. Debe leer este pequeño tutorial de CactusGest. Es imprescindible realizar de forma habitual copias de seguridad. Realizar una copia de seguridad no lleva más de unos segundos, mientras que recuperar la información que contienen los archivos puede ser un objetivo imposible de conseguir. 1.4 Cómo contactar con nosotros. PARDO Informática somos una empresa dedicada a la programación a medida para las plataformas MAC y PC. Nuestros desarrollos están basados en el gestor de bases de datos FileMaker. Nuestros servicios van desde la programación a medida, desarrollo de CD- ROM publicitarios, le asesoramos en como sacar mas partido de sus instalaciones informáticas, para que su tiempo delante de su ordenador sea mas productivo.

4 Estamos a su disposición: PARDO Informática Lepanto, Moncada VALENCIA Telf Fax asistencia@grupopardo.com Para cualquier consulta técnica referente al programa puede usar los foros que ponemos a su disposición en la siguiente dirección: 2. Principales Características La aplicación esta organizada en un sistema de menús que parten de uno principal, desde donde podemos acceder a todos los módulos del programa. Esta estructura jerárquica facilita el aprendizaje de su funcionamiento y nos permite añadir nuevos módulos (si fuera necesario) sin que cambie demasiado su apariencia. CactusGest tiene una filosofía de uso donde algunos conceptos se repiten en todos sus módulos, en este manual intentaremos evitar la duplicidad de conceptos. 2.1 Menú principal. Al ejecutar el programa y una vez se han cargado todos sus módulos, La primera pantalla que nos encontramos es el menú principal que es una especie de centro de mandos donde encontramos botones que nos permiten navegar por los submenús de las diferentes secciones. Debemos recordar que para volver al menú principal debemos usar el siguiente botón.

5 Desde esta pantalla podemos acceder a las diferentes zonas. Clientes, proveedores, productos, presupuestos, etc. Después tenemos dos botones en la parte inferior de la pantalla. Como su nombre indica nos permite salir del programa. Mediante este botón podemos acceder a la configuración algunos parámetros internos de la aplicación, realizar un mantenimiento de las listas de valores, introducir los datos e incluso un logotipo de nuestra empresa para así personalizar las presentaciones de nuestros albaranes, facturas, presupuestos,...

6 2.2 Clientes Desde el menú principal y pulsando sobre el botón clientes llegaremos al menú clientes donde tenemos cuatro botones que explicamos a continuación: Nuevo Cliente: Este botón nos lleva una pantalla para altas de nuevos clientes. Borrar clientes: Nos lleva a un formulario de búsqueda donde especificaremos las características de los clientes que queremos eliminar. Buscar: Localizar clientes. Listado: Listado de todos los clientes. Algunos conceptos aquí explicados se van a repetir durante todo el programa y sobre todo en proveedores y productos.

7 a) Nuevo cliente. Aquí debemos rellenar los datos de los nuevos clientes, teniendo en cuenta que los campos que contienen la palabra (oblig.) son imprescindibles y deben contener algún valor. Una vez terminado el proceso pulsaremos el botón OK, si por el contrario deseamos cancelar el alta pulsaremos en BORRAR. A la derecha de los campos teléfono y fax tenemos unos campos donde podemos introducir comentarios.

8 b) Buscar Clientes: En esta pantalla debemos rellenar los campos por los que deseamos realizar una búsqueda y pulsar la tecla <Intro> o el botón <continue> a la izquierda de la ventana, si deseamos cancelar la búsqueda pulsaremos <Cancel> y el botón Menú Cliente o Menú Principal para volver a estos menús. Ejemplo de búsqueda. Si deseamos buscar todos los clientes situados en la provincia de Madrid, debemos escribir "Madrid" en el campo Provincia y pulsar <Intro> o el botón <continue>. Si deseáramos buscar los clientes de Madrid que se llaman Juan escribiremos en nombre fiscal Juan y en provincia Madrid. Los resultados de las búsquedas se presentan en forma de lista como podemos ver en la siguiente imagen.

9 Aprovecharemos en este punto para explicar algunos conceptos referentes a los listados y que son comunes en todas las secciones de CactusGest. Navegar por los listados: Si estamos en un listado por ejemplo la lista clientes y queremos visualizar mas detalles de uno de los elementos de lista simplemente pulsaremos la LUPA que tiene a la derecha. Para regresar al listado otra

10 vez, tendremos que pulsar el botón VOLVER como podemos ver en la siguiente imagen Nota: Para una mayor potencia en sus búsquedas es necesario consultar al final de este manual el apéndice dedicado a comandos de búsqueda. c) Borrar Clientes: El botón borrar cliente nos lleva a la misma pantalla buscar donde debemos introducir los criterios de búsqueda para localizar los registros que queremos eliminar. Los resultados de la búsqueda los mostrara en una lista donde nos dará la opción de borrar uno a uno todos los registros que deseemos. Para borrar un elemento de esta lista simplemente pulsaremos la PAPELERA que aparece a su derecha. Si deseamos visualizar mas datos de un cliente en cuestión debemos pulsar sobre el nombre del cliente. Si el cliente que pretendemos borrar tiene otros registros asociados. Como facturas, albaranes, presupuestos, etc. No podremos borrarlo y antes tendremos que eliminar estos registros dependientes.

11 d) Listado de clientes: El botón listado nos llevara a una presentación en forma de lista donde encontraremos a los registros ordenador alfabéticamente. Para desde esta presentación visualizar todos los datos de un cliente tendremos que pulsar el botón Si por contra deseamos imprimir la lista de los clientes utilizaremos para ellos el botón IMPRIMIR Desde las pestañas cliente y Pagos (en la pantalla visualizar cliente) podemos acceder a las pantallas de visualización y modificación de los datos generales y de pago de los clientes. Para modificar los datos de estas pantallas simplemente debemos pulsar el candado que podemos ver a la derecha de la imagen siguiente.

12 Las pestañas Facturas y Albaranes nos muestran información de las facturas y albaranes de cada cliente. Mediante el cuadro anyo podemos seleccionar el ejercicio que queremos visualizar. Desde la pestaña facturas podemos acceder a un listado de la facturación de un cliente en cuestión. Desde la pestaña vehículos podemos acceder a un listado de los vehículos pertenecienes a este cliente

13 En estos listados tenemos de un botón EDIT que al pulsarlo nos muestra mas información sobre la factura o albaran. En el listado facturas mediante el cuadro ANYO podemos filtrar las facturas por año de emisión. 2.3 Proveedores El menú proveedores tiene un funcionamiento muy similar al de clientes y por tanto la explicación del fichero clientes es totalmente valida para este fichero. 2.4 Productos Muchos de los conceptos explicados en clientes son validos aquí, por lo tanto no volveremos a explicarlos. El primer concepto interesante lo encontramos en la gestión de precios al que accederemos pulsando sobre la pestaña tarifas. En cada producto podemos definir 4 precios correspondientes a una división según el tipo de cliente. Antes de nada explicaremos los campos de la pantalla siguiente, correspondiente a productos.

14 Precio: Este campo debe contener el precio de tarifa de nuestro proveedor: para un determinado producto. Precio Compra: Aquí ira el precio al que nosotros compramos este producto. Precio venta: Como su nombre indica el precio base al que deseamos venderlo. En el cuadro siguiente dispondremos de cuatro tarifas correspondientes a la división de los clientes en cuatro grupos que hace el programa. La primera línea corresponde al descuento que deseamos aplicar a cada grupo, la segunda nos muestra los precios que quedarían si aplicáramos este descuento al precio de venta, en precios definitivos debemos insertar el precio que realmente queremos cobrar por el producto a este cliente, si este es el mismo que el de la fila precios podemos pulsar el botón PRECIOS DEFINITIVOS y copia el contenido de las dos filas. Aunque podemos rellenar manualmente la fila precios definitivos. a) Comparativa de precios según proveedor Todo producto puede tener diferentes precios según el proveedor. Mediante la siguiente pantalla podemos introducir los diferentes precios para un mismo producto en diferentes proveedores Los precios aparecerán ordenados de más económico a mas caro. Así tendremos la información de donde resulta más interesante comprar un determinado material.

15 b) Control de Stock. Las entradas de productos provienen de los movimientos almacén, mientras que las salidas de productos las conocemos a partir de los albaranes emitidos. Cantidad mínima: él número de productos limite a partir del cual programa nos indica que debemos reponer. el Explicación de los diferentes botones de la pantalla: Refresca la información que tenemos del stock. Para asegurarnos que lo que nos muestra la pantalla es real debemos pulsar este botón. Nos lleva a una lista cuyo contenido son los productos que debemos reponer por que su cantidad esta bajo mínimos. Nos lleva a una lista que nos indica como va el stock

16 El botón INSERTAR DATOS DEL PDA nos permite recoger datos de un PDA (ordenador de mano) que nos servirán para actualizar el stock. Si piensa usar esta función le recomendamos leer el apartado Uso de un PDA con CactusGest. 2.5 Introducción de datos en pedidos, albaranes, facturas. La creación de presupuestos y albaranes tienen en común muchos concepto que explicaremos a continuación. La creación de un nuevo presupuesto o albarán comienza con la introducción de los datos de cliente al que va dirigido. La introducción y el borrado de los datos de los clientes se realiza mediante los siguientes botones. Introducir datos de cliente Borrado de datos de cliente

17 Si pulsamos el botón introducir datos cliente visualizaremos el menú de la izquierda donde podremos seleccionar el cliente del que queremos introducir datos pulsando sobre su nombre. En el cuadro de texto que tenemos sobre el listado sirve para localizar mejor los clientes, ya que podemos escribir una letra y nos mostrara todos los clientes que comienzan por dicha letra. Si pulsamos la tecla <TODOS> la lista nos muestra todos los clientes. <Nuevo> Nos lleva a una pantalla donde añadir nuevos clientes. b) Introducción de los conceptos codificados: Si seleccionamos la pestaña material en albaranes esta nos lleva a la siguiente pantalla donde podremos introducir los conceptos que tenemos codificados en el fichero de productos o conceptos libres que no tenemos codificados.

18 Para la introducción de productos que ya hemos dado de alta en el programa debemos de seleccionarlos desde la lista de la izquierda. En esta lista como pudimos ver en la imagen anterior existen dos posibilidades de selección de los producto: POR FAMILIAS Si pulsamos la pestaña POR FAMILIAS. Aparecen unos cuadros que nos permiten seleccionar una familia para que solo aparezcan en la lista los productos miembros de la misma. El cuadro stock nos da la posibilidad de visualizar en la lista solo los productos que tenemos en el almacén.

19 Si pulsamos la pestaña POR NOMBRE aparecerá un cuadro llamado TEXTO DE BUSQUEDA. En el podremos escribir las primeras seis letras del nombre del producto que queramos y pulsaremos la tecla tabulador, los productos de la lista serán entonces los que tienen un nombre que comienza por estas letras. Ahora pulsaremos sobre el producto que queramos seleccionar y una vez hecho esto, veremos como el producto pasa a los cuadros de conceptos codificados donde podremos realizar las modificaciones que estimemos oportunas sobre estos datos, precio, concepto, etc. para luego pulsando en el botón con forma de DISKETE introducirlos definitivamente en el albarán. Introducir datos en el albarán borrar datos Los productos que no tengamos codificados en nuestro fichero de productos podemos incluirlos mediante los campos del grupo conceptos libres. En estos cuadros se nos permite escribir el texto que deseemos. Es muy importante que cuando demos de alta productos les asignemos una familia ya que de lo contrario no podremos seleccionarlos. Cuando deseemos eliminar una línea de albarán simplemente debemos pulsar en la PAPELERA que tiene a su derecha. La función del botón PDA situado debajo del botón BORRAR, a explicamos con todo lujo de detalles en la sección 2.14 Uso de un PDA con CactusGest. c) Uso del programa como terminal de venta TPV. Si usamos el programa como terminal de venta, debemos pulsar sobre la pestaña TPV, CactusGest dispone de tres pantallas de venta que describiremos a continuación, usted debe seleccionar la que se ajuste mas a las necesidades de su negocio.

20 Pantalla-1 ideal para el uso de lectores códigos de barras Esta pantalla es ideal para el uso de Lector de Código de Barras, esta también adaptada para utilizar pantallas táctiles. La recomendamos especialmente para, Establecimientos Cash & Carry, autoservicios, comercio en general. Si disponemos de lector de código de barras debe de ser de conexión PS2 o USB y es importante que lo configuremos para que después de cada lectura simule la pulsación de la tecla tabulador (de este modo después de cada lectura el cursor saltara automáticamente a una nueva línea del albarán). Cuando hallamos introducido todos los artículos para que el programa nos muestre el precio total de la compra debemos pulsar el botón AÑADIR.

21 Pantalla 2 Introducción mediante texto de búsqueda En la Pantalla 2 podemos ver en la imagen, esta pantalla de introducción de datos tiene una metodología similar a la usada para filtrar a los clientes. EN el cuadro Texto de Búsqueda escribiremos las primeras letras del nombre del producto y pulsaremos la tecla tabulador, veremos como debajo aparecen los productos que empiezan por estas letras, para seleccionarlos simplemente pulsaremos sobre ellos.

22 Pantalla 3 se debe usar a una resolución de 1024x768 Este tercera pantalla esta totalmente destinada a la hostelería y totalmente adaptada para el trabajo con pantalla táctil. Debemos de configurar nuestro monitor para trabajar con una resolución de 1024 x 768. Desde la columna de la derecha (marcada con la letra A) seleccionaremos la familia del producto en cuestión pulsando sobre el botón correspondiente, una vez seleccionada la familia veremos como en la tabla de la derecha (Marcada con la letra B) aparecen todos los productos pertenecientes a esta familia. Para insertar el producto en el albaran simplemente pulsaremos sobre el. Y veremos como este producto pasa a la tabla de conceptos del albarán (marcada con la letra C), una vez allí podemos cambiar la cantidad asignarle descuento. Breve explicación de los botones. CAJON: Apertura del cajón portamonedas. FACTURAR: Nos ofrece la posibilidad de facturar un albaran y imprimir dicha factura sin salir de esta pantalla. CERRAR TICKET: Permite cerrar manualmente tickets de venta BUSCAR TICKET: Nos permite seleccionar nuestro ticket de todos los tickets abiertos.

23 BORRAR: Este botón nos permite borrar lo que hallamos escrito en un campo para ello nos situaremos en el campo que queramos borrar y pulsaremos el citado botones NUEVO: Crea un nuevo albaran IMP. TICKT Imprime el ticket de compra. IMPRIMIR. Impresión normal del albaran. BOTONES NUMERICOS: Nos sirven como teclado numérico con la ayuda de una pantalla táctil. BOTON Q: Nos lleva al campo cantidad. IVA: Nos sitúa en el campo IVA D%: Nos lleva a descuento. PRECIO: Nos lleva a precio. FIN: Nos lleva al final de una línea. Los grupos de botones numerados con los números del 1 al 3 nos permiten desplazarnos por: 1 Tabla familia. 2 Tabla productos. 3 Tabla conceptos de albaran. A continuación realizamos una breve explicación de la función de cada uno de estos botones. Primer elemento de la lista Nos lleva al elemento anterior Nos lleva ala elemento siguiente Ultimo elemento de la lista Disponemos de 2 cuadro llamados Mesa y Empleado: a) Mesa hace referencia a la mesa en cuestión. b) Empleado se refiere al camarero que sirve dicha mesa. Si deseamos llevar un mantenimiento de las listas de mesas y camareros debemos pulsar sobre el botón listas. El botón CAMBIAR nos permite cambiar entre las diferentes pantallas de TPV (Terminal punto de Venta). Tenemos la posibilidad de configurar por defecto una pantalla para el modo de trabajo TPV. Esto lo haremos desde preferencias numeración en la opción seleccionar la pantalla de TPV deseada, podemos seleccionar la pantalla 1, 2, 3 según nuestras necesidades.

24 Explicadas las generalidades en la introducción de clientes y conceptos, pasamos a analizar en mas profundidad las secciones de presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, gastos y movimientos de almacén. 2.6 Presupuestos: Para la creación de presupuestos usaremos los conceptos explicados con anterioridad. El único concepto digno de explicación en este apartado es la creación de pedidos a partir de presupuestos. Creación de pedidos a partir de presupuestos Los presupuestos que por aprobación del cliente pasen a ser pedidos deben de crearse mediante el botón CONFIRMAR situado en cualquiera de las pantallas de Modificar Presupuesto. Una vez que un presupuesto pasa a convertirse en pedido cualquier modificación que se realice en el pedido modificara también al presupuesto. Permite pasar de presupuesto a pedido. 2.7 Albaranes. Para crear un albarán tenemos dos opciones, CREAR ALBARÁN A PARTIR DE UN PEDIDO o NUEVO ALBARÁN. Si seleccionamos la primera nos lleva a una ventana donde podemos seleccionar el pedido que queremos transformar en albarán. Una curiosidad del modulo albaranes es que permite facturar albaranes directamente, esto podemos hacerlo mediante un botón FACTURAR DIRECTO. Situado en la presentación albaranes, este botón me crea una factura con el contenido del albarán en cuestión.

25 2.8 Facturas: En el menú Facturas tenemos algunos conceptos nuevos que no aparecen en presupuestos y albaranes. Uno de ellos es el de la creación de facturas: Como hemos dicho las facturas pueden ser creadas directamente desde albaranes o podemos hacerlo directamente, para ello desde el menú facturas pulsaremos sobre el botón NUEVA FACTURA.

26 Desde el menú facturas En nuevas facturas primeramente introducimos los datos del cliente. (Debemos de aclarar que para crear una factura el cliente debe tener un algún albarán pendiente de facturación.). Una vez introducidos los datos del cliente debemos pulsar el botón FACTURAR y el programa nos llevara a una ventana donde podremos seleccionar los albaranes pendientes de facturar que deseamos introducir, para ello pulsaremos sobre el botón FACTURAR que tienen a la derecha. Una vez hemos terminado pulsaremos sobre la pestaña FACTURA para volver a facturas. Antes de regresar el programa nos muestra un cuadro donde nos indica si deseamos bloquear esta factura. Debemos bloquearla ya que de lo contrario podríamos por error introducir nuevos albaranes en la misma. En el menú facturas tenemos dos botones nuevos: Es una forma de seleccionar las facturas vacías para poder adjudicarlas a algún cliente. Esto nos permite localizar fácilmente las facturas que por error se han creado y no hemos usado.

27 Este botón nos lleva a poder buscar las facturas pendientes de cobro de todos los clientes o de un cliente en particular. b) Buscar deudas En este menú podemos seleccionar nuestro criterio de búsqueda para las facturas pendientes de cobro o si no elegimos ningún criterio nos mostrara todas las deudas en forma de lista. Un ejemplo de búsqueda seria seleccionar en el cuadro NIF un cliente, pulsar la tecla INTRO. CactusGest nos mostraría todas las facturas pendientes de cobro de dicho cliente En esta lista de facturas pendientes de cobro tenemos varios botones que pasamos a explicar a continuación.

28 Este botón sirve para pagar una factura, aunque podemos hacer pagos a cuenta escribiendo manualmente la cantidad percibida en la columna Haber correspondiente a la factura. Permite buscar todas las facturas pendientes de cobro Selecciona todas las facturas pagadas y pendientes Ordena la lista por el concepto que tiene a su izquierda Imprime la los registros visualizados en la lista Debemos apuntar que si queremos visualizar una factura en su vista completa para acceder a ella desde la lista de pagos debemos pulsar el cuadro azul que contiene él numero de la factura. Para volver otra vez a la lista tendremos que pulsar sobre el botón volver como ya indicamos anteriormente 2.9 Movimientos almacén El menú Movimientos almacén es muy similar al menú albaranes.

29 Por ello simplemente nos limitaremos a explicar la utilidad que tiene mantener al día el fichero de entradas almacén. Como su nombre indica aquí se deben dar de alta todo el material que entra en nuestro almacén para ser revendido. Aunque parece sencillo debemos seguir unas reglas a la hora de introducir estas entradas. Nota: Solo debemos tener en cuenta dos consideraciones: 1. Cada entrada de almacén debe contener conceptos correspondientes a un mismo proveedor y compradas en un mismo pedido. 2. Las entradas almacén no deben incluir servicios que nos han prestado solamente material que tengamos que revender. Los datos que introduzcamos en entradas almacén van a ser usados para en control de stock por lo tanto es muy importante mantener estos ficheros al día para un correcto funcionamiento de la aplicación. En ocasiones algunos productos que compramos no los podemos vender por rotura o defecto y debemos devolverlos a nuestro proveedor, para que estos movimientos de material que no corresponden a una venta no afecten a nuestro stock, podemos definir movimientos de salida con cantidades negativas.

30 2.10 Gastos El menú gastos es muy similar al menú facturas En Gastos debemos introducir todas las facturas que nos emiten nuestros proveedores para así tener un conocimiento de los gastos que soporta nuestra empresa. También nos permitirá llevar un control de los pagos de los mismos ya que tiene un apartado de control de deudas. Un concepto referente a gastos y que no ha sido explicado con anterioridad es el de la asociación de las entradas de almacén que pertenecen con una factura de gatos. Desde aquí podemos asociar a una factura de gastos las entradas a almacén que han ocasionado los productos pertenecientes a la misma. (Esto no vale para facturas de servicios que nos han prestado, solo de material para revender). Para desde la pantalla Visualizar Gastos pulsamos en la parte inferior el botón AÑADIR ENTRADAS A LA FACTURA

31 Este botón nos lleva a una lista donde podemos elegir las entradas correspondientes a este proveedor que deseamos asociar a esta factura de gasto Emisión de recibos. Esta utilidad nos permitirá emitir recibos a nuestros clientes. En esta como el las otras secciones de este manual se repiten conceptos y por tanto nos limitaremos a explicar solamente las novedades que aporta esta sección al conjunto.

32 Primeramente desde el menú recibos accedemos a nuevo recibo. Como podemos ver en la imagen, En la lista de la derecha de la pantalla podemos seleccionar el cliente al que va dirigido. Hay que recordar que para el cuadro blanco que encontramos sobre la lista nos ayudara a localizar el cliente ya que si escribimos las primeras letras del nombre del cliente y pulsamos la tecla tabulador veremos como en la lista solo aparecen los nombre que comienzan por dichas letras (El cuadro esta limitado a 6 caracteres). Ejemplo: Si tecleamos A y pulsamos tabulados veremos como en la lista aparecen los nombre de (Angel, Alejandro, Ana, Anastasio, Andres, Abel, Adelino) si por contra escribimos AN solo aparecerán (Angel, Ana, Andres, Anastasio) y si escribimos ANA aparecerán (Ana y Anastasio). Si deseamos que aparezcan todos los clientes simplemente pulsaremos el botón TODOS. Una vez tengamos localizado en la lista el cliente pulsaremos sobre el para insertar sus datos en el recibo. A la derecha debemos rellenar los datos de FECHA DE LIBRAMIENTO, FECHA DE VENCIMIENTO, IMPORTE, FACTURAS Y NUMERO DE CUENTA (Si fuera necesario). Luego solo queda imprimir el recibo si lo deseamos.

33 2.12 Gestión de Correspondencia. Hoy en día es necesario disponer de una utilidad que nos facilite la creación de correspondencia y nos permita llevar un histórico de la misma. También es importante tener siempre a mano los modelos o plantillas de cartas comerciales que usamos normalmente. En esta sección vera como en CactusGest crear una carta es cuestión de algunos clic de ratón. Desde el menú cartas pulsaremos el botón NUEVA CARTA. Como podemos ver en la imagen desde la pestaña destino insertaremos los datos del cliente o proveedor al que va dirigida la carta. Como podemos ver a la derecha tenemos algunos campos para rellenar tipo A LA ATENCIÓN DE, COMENTARIOS, etc. Estos datos son campos que aparecerán en el cuerpo de la carta a excepción de el campo COMENTARIOS cuya función es simplemente disponer de información interna de las cartas.

34 Si pulsamos ahora la pestaña carta en la pantalla como podemos ver existe un cuadro donde podemos escribir el cuerpo de la carta también podemos elegir crear plantillas de las cartas mas utilizadas, para luego elegirlas desde INSERTAR CUERPO. Si deseamos crear nuevas plantillas seleccionaremos TIPOS CARTAS 2.13 Preferencias del programa. Aquí tiene los parámetros que van a permitir que el programa se adapte todavía mas a su empresa. a) Preferencias general La primera pantalla que se nos presenta es General que es donde debemos introducir los datos de nuestra empresa que luego el programa usara en las presentaciones de Facturas, albaranes, etc.

35 b) Preferencias Numeración: Desde esta pantalla podemos controlar la numeración de cada uno de los módulos del programa. La numeración de albaranes, facturas y presupuestos se administra desde el modulo empresas. c) Preferencias mensajes La siguiente pantalla es la de mensajes, aquí podremos almacenar el logotipo así como los mensajes que deseamos que aparezcan en la cabecera y el pie de nuestros documentos (presupuestos, albaranes, facturas, etc.)

36 d)preferencias listas. Desde esta pantalla podemos hacer un mantenimiento de las listas de valores que usaremos en las distintas secciones de la aplicación.

37 En la imagen anterior vemos algunas listas que son necesarias para la correcta utilización de la aplicación. - Familias de Productos: Cada vez que damos de alta un nuevo producto es obligatorio asignarle una familia, es por tanto muy importante antes de dar de alta nuevos productos que las familias a las que estos pertenecen este previamente en la lista Familias de productos. El código de la familia debe de ser 3 caracteres como máximo. - Pago a: Aquí se indica el modo de pago que tiene la empresa (15 días, 30 días, contado,...). - Pagado por: Forma de pago de la factura (caja, banco, pagare, transferencia,...). - Tipo de gastos: Establecemos una lista para la división de los gastos. (dietas, gasolina,...)

38 - Relación con la empresa. Tipo de relación que un cliente tiene con nuestra empresa. - Tarifas. El programa tiene posibilidad de diferenciar los clientes en cuatro grupos de tarifas lo que nos permite asignar a los productos un precio diferente dependiendo del grupo. Los nombres de los grupos de esta lista pueden ser modificados. e) Preferencias utilidades. En esta sección encontramos varios botones. - Recuperar archivos: Su utilidad es la recuperación de archivos corruptos. - Copia de seguridad: Crea en la carpeta de la aplicación una copia de seguridad de los archivos de la misma (La extensión de los archivos de la copia es *.SAV) - Vaciar memoria cache: un vaciado de la memoria cache de vez en cuando es necesario. - Actualizar: Esta opción nos va a permitir actualizar versiones anteriores de la aplicación. - Reiniciar Valores: Este botón borra todos los registros de la aplicación y reinicia los valores para comenzar a usar el programa. NO DEBE USARLO YA QUE PERDERÁ TODOS LOS DATOS

39 f) Preferencias Registrar. Nos va a permitir realizar un registro del programa, bien por , correo, fax. Simplemente rellene sus datos y elija la modalidad.

40 2.14 Uso de un PDA en CactusGest. Muchas veces puede que necesitemos trabajar lejos de nuestras instalaciones informáticas, si disponemos de un PDA este puede ser de gran ayuda a la hora de tomar datos. En CactusGest el PDA nos va ha permitir llevar un control de los productos que vendemos, así como de los que entran en nuestro almacén o los que devolvemos a nuestros proveedores. De esta forma el PDA se convierte en una herramienta de gran ayuda en lo que al control de stock se refiere. Para usar esta función es necesario que dispongamos un dispositivo de mano o PDA, debemos ejecutar el programa bajo la versión 6.0 de FileMaker Pro e instalar el FileMaker Mobile 2.1. Si trabajamos con la versión multiempresa de CactusGest debemos saber que solo podremos usar el PDA en una de las empresas. Antes de nada debemos saber con que productos queremos operar mediante el PDA. Para seleccionar dichos productos tenemos dos opciones como podemos ver en las imágenes.

41 Listado productos Productos pestaña stock Selección desde listado productos: En listado producto podemos ver una columna cuyo titulo es PDA, esta columna esta formada por unos cuadros rojos (producto seleccionado) o verdes (producto no seleccionado). Para seleccionar o liberar un producto simplemente pulsaremos sobre el cuadro y este cambiará su estado. Si queremos cambiar el estado de todos los productos de la lista pulsaremos sobre el titulo de la columna (sobre PDA). Selección desde productos stock Desde visualizar productos stock en la esquina inferior derecha podemos observar Control mediante PDA si marcamos el cuadro seleccionamos el producto. Ya hemos designado los productos ahora para sincronizar con el PDA esta nueva selección, podemos hacerlo desde el menú productos pulsando el botón ACTUALIZAR DATOS PDA o desde el menú preferencias utilidades pulsando ACTUALIZAR LOS PRODUCTOS DEL PDA. Después de pulsar los citados botones colocaremos el PDA en su cuna y sincronizaremos con el ordenador. Si hemos estado insertando datos en el PDA debemos sincronizar estos datos con el ordenador antes de llevar a cabo un proceso de actualización de productos. De lo contrario podriamos perder datos. Si conectamos el PDA por primera vez veremos que nos ha creado tres archivos donde tendremos que apuntar las cantidades según: - pda_entradas.fp5 : Aquí debemos ir anotando las entradas de productos al almacén. - pda_salidas.fp5: Correspondiente a las salidas del almacén por devolución de productos. - pda_ventas.fp5: Corresponiente a las salidas por venta de productos Para que estas cantidades anotadas en el PDA nos actualicen el stock de CactusGest debemos seguir los siguientes pasos:

42 1. Desde el menú productos, pulsamos el botón INSERTAR DESDE PDA y el nos indica que debemos ir haciendo. 2. Al pulsar nos muestra una ventana que nos pregunta si deseamos pasar los datos de nuestro PDA al programa. 3. Si pulsamos si, el programas nos indica que coloquemos el PDA sobre la cuna y sincronicemos los datos, si la transmisión de datos es correcta pulsaremos CONTINUAR de lo contrario CANCELAR. 4. Si pulsamos CONTINUAR el programa nos indica que tenemos que volver a sincronizar datos y si todo va bien pulsar CONTINUAR. 5. Después de contestar esa pregunta y si las transmisiones entre el PDA y nuestro ordenador se han realizado correctamente, podemos decir los datos se encuentran ya en CactusGest. Después de estos pasos lo que se nos a creado son unas líneas que no están asociadas a ningún modulo pero si que cuentan para el stock. Lo realmente interesante es asociar estos datos que acabamos de insertar a albaranes en el caso de ventas o a movimientos de almacén. Para ello debemos crear un nuevo albaran o un nuevo movimiento de almacén al que queremos asociar los datos. Desde la pantalla material de ambos podemos encontrar un botón llamado PDA que se encuentra cerca de BORRAR, si pulsamos sobre el se nos traslada a la pantalla siguiente:

43 En la columna de la izquierda aparecen listados los conceptos que no tienen asociado ningún albarán, si pulsamos sobre ellos veremos como pasan a la columna de la derecha y se asocian por tanto a este albarán. Si deseamos asociar todos los productos a este albaran pulsaremos sobre el botón FLECHA que se encuentra en el medio de la pantalla. Para volver a la pantalla material pulsaremos en VOLVER. Como podemos ver existe también un botón INSERTAR DESDE PDA al igual que en el menú productos. Esta es un breve explicación de cómo podemos usar nuestro PDA con CactusGest. 3. Datos adicionales 3.1 Datos técnicos del Programa Programado en FileMaker. Autoejecutable (No requiere base de datos adicional). Multiplataforma (Mac y Windows). 3.2 Soporte técnico a) Puede obtener soporte gratuito a través de Internet mediante un sistema de foros de ayuda a los que puede acceder desde la siguiente dirección. ( b) Servicio opcional de soporte técnico: Es un sistema mas personalizado y rápido que ofrecemos también a través de Internet o Teléfono (Las llamadas corren a cargo del cliente), esta modalidad también permite recibir las nuevas actualizaciones. Para más información, póngase en contacto con nosotros. 3.3 Limitación de Garantía y Licencia El programa CactusGest esta registrado y es propiedad intelectual de PARDO Informática, Angel Pardo Ros con todos los derechos reservados. La presente licencia permite la copia de dichos documentos sólo bajo cumplimiento de todos los requisitos anteriormente mencionados. Independientemente de que PARDO Informática haya comprobado el funcionamiento del programa, ni PARDO Informática ni la plataforma de distribución del programa, en su caso, ofrecen ninguna garantía, expresa o implícita, en lo concerniente a la calidad, rendimiento o capacidad de satisfacer cualquier propósito en particular, de CactusGest. Por lo tanto el usuario acepta, al utilizar el programa, todos los riesgos en cuanto a calidad y funcionamiento de los mismos. Ni PARDO Informática ni la plataforma de distribución del programa, en su caso, se responsabilizarán de ninguna manera de cualquier daño, ya fuera directo, indirecto, incidental o consecuente, que resultara de cualquier defecto del programa o del manual, aun cuando sean conscientes de la posibilidad de que ocurran tales daños.

44 4. APENDICE 1. Comandos de Búsqueda. A continuación comentamos algunos comandos de búsqueda que van a permitir que nuestras consultas sean mas potentes. Antes de nada explicar como usar estos comandos y la mejor forma de hacerlo es gráficamente, con un ejemplo. Supongamos que deseamos buscar todas las facturas entre dos fechas de un cliente determinado, pues es sencillo simplemente seguir los siguientes pasos: Desde el menú facturas seleccionamos el botón buscar. Una vez en la pantalla de búsqueda seleccionamos el campo código cliente y escribimos el código del cliente en cuestión y en el campo fecha factura escribimos (Fecha Inicial... Fecha Final) el comando (...) le indica al programa que debe buscar las facturas entre estas dos fechas y el código de cliente nos limita la búsqueda al cliente en cuestión.

45 Con este ejemplo ya hemos aprendido a buscar rangos de números fechas, etc. A continuación vamos a listar todos los comandos de búsqueda y a explicarlos. Nombre Simbolo Ejemplo Comentarios Inferior a: < <100 Busca las facturas de menos de 100 euros Inferior e igual a: <= <=100 Busca totales menores o iguales a 100 euros. mayor a: > >100 Busca facturas con total mayor a 100 mayor a igual a: >= >=100 Busca facturas con total mayor o igual a 100 euros Igual a: = >=100 Busca a todas las facturas igual 100 Intervalo busca todos los registros que se encuentran dentro de este rango. Registros duplicados! Si escribimos este símbolo en una campo busca todos los registros que tengamos duplicados. Fecha de hoy // Si en una busqueda insertamos este símbolo en un campo de fecha nos encuentra todos los registros cuya fecha es la fecha de hoy.? Busca fechas calculadas o resltados de fecha no validos Comodin para esta busqueda nos mostraria caracter desconocido registros como Ostra, astra, astro,... Comodin para cadena* hi* Esta búsqueda mostraría hilo, de caracteres hielo, hijos, etc. desconocidos Texto exacto Martinez Sanchez Coincidencias exactas Este formato de busqueda encerrando entre comillas la frase que queremos localizar. Nos muestra todos los registros de Martinez Sanchez, pero no muestra los de Martinez Roldan, Martinez Dominguez, etc... La búsqueda nos muestra los registros que contienen ese texto exactamente mediante estos comandos o comodines de búsqueda siempre conseguirá los resultados deseados. PARDO Informática Lepanto, Moncada (VALENCIA) Telf Fax asistencia@grupopardo.com