INFORMACIÓN PROCESO DE GESTIÓN DE VIAJES

Transcripción

1 INFORMACIÓN PROCESO DE GESTIÓN DE VIAJES De acuerdo con la Resolución No. 027 del 26 de agosto de 2015, en la que se establece el proceso de Gestión de Viajes incluido en el documento FTC-GOP-GVI-001, atentamente les informamos que a partir del próximo 3 de Noviembre, las solicitudes de gastos de viaje deben hacerse exclusivamente desde Docuware, conforme con las instrucciones dadas en las capacitaciones realizadas durante los meses de Septiembre y Octubre. Como apoyo a este proceso, se ha diseñado un instructivo con los pasos que debe seguir para gestionar su trámite. Las solicitudes de viaje de: consultorías, cátedras de posgrados y eventos se seguirán manejando con el proceso manual, mientras se finaliza la parametrización de los flujos de aprobación en Docuware. Si tiene inquietudes o desea aclaraciones, por favor envíe un correo a compras@utadeo.edu.co o comuníquese con la extensión 1340.

2 DEFINICIONES CLAVE Qué es un gasto de viaje? Los gastos de viaje pueden definirse como los recursos financieros asignados, para el traslado de un lugar a otro, necesarios para cumplir con una labor determinada a favor de la Universidad Jorge Tadeo Lozano. Los Gastos de Viaje contemplan: compra de tiquetes, alojamiento, manutención (sí aplica) e inscripción a un evento (si aplica). Qué es una legalización? La legalización se define como un trámite administrativo que se utiliza para validar contablemente una serie de gastos realizados con recursos entregados por la Universidad. La legalización se realiza en los casos de anticipos, cajas menores y gastos de viaje.

3 OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROCESO OBJETIVO Aplicar los lineamientos a tener en cuenta, para la gestión de los trámites de viajes nacionales e internacionales, relacionados con los eventos, de los funcionarios y contratistas de la Universidad Jorge Tadeo Lozano ALCANCE DEL PROCESO El proceso empieza desde la solicitud formal del viaje, mediante el diligenciamiento del Formato de Solicitud de Viajes, con la previa revisión del Jefe hasta la gestión de compra y finaliza con la legalización de gastos de viaje. LINEAMIENTOS Y POLÍTICAS Dentro del proceso se definen los principales lineamientos a tener en cuenta como: Tipos de gasto aprobados dentro de los gastos de viaje. Tarifas establecidas por criterios como: categoría del solicitante, lugar de destino, valores autorizados. A partir de esta información se define el máximo valor a entregar al funcionario. Otros gastos que la Universidad reconocerá como Gasto de Viaje Gastos no reconocidos Desplazamientos en municipios de Cundinamarca y departamentos vecinos. Tipos de moneda autorizados Políticas para cancelación de viajes por motivos personales o laborales El detalle del proceso puede ser consultado en la ficha técnica, que podrá consultar en isolución bajo el código FTC-GOP-GVI-001.

4 FLUJO GENERAL DEL PROCESO SOLICITANTE: Funcionario administrativo, académico o docente que hará el viaje REVISOR: Jefe inmediato del funcionario que solicita el viaje; debe validar los motivos y fechas de viaje. ANALISTA: Funcionario del área de compras encargado de hacer la liquidación y cotización de los distintos conceptos. Posteriormente realiza los procesos de compra correspondiente. APROBADOR: Encargado de la aprobación del viaje; generalmente es el director del área que tiene asignado el presupuesto (con excepción de los proyectos de investigación). RECTORÍA: Área encargada de la aprobación de viajes internacionales. PREPARADOR: Funcionario encargado de elaborar la solicitud de compra en el sistema.

5 LEGALIZACION DE ANTICIPOS Este es uno de las actividades nuevas dentro del proceso, que se definió principalmente para que los auxilios entregados a los funcionarios no afecten su base de cálculo para la Declaración de Renta. Se resume a continuación: Una vez la solicitud de viaje haya sido aprobada, el funcionario imprime la carta de autorización de descuento por nómina, que viene dentro del archivo. Debe validar el valor autorizado como auxilio de traslado; este dato debe ser diligenciado en el espacio establecido dentro de la carta. Finalmente debe firmarla y entregarla físicamente en la jefatura de compras, para poder solicitar el giro del auxilio a Contabilidad. Una vez realizado el viaje, debe hacer la legalización del anticipo, de acuerdo con los lineamientos del sub-proceso de legalización de anticipos.

6 PRINCIPALES VENTAJAS DEL PROCESO Proceso 100% digital, desde el diligenciamiento del formato hasta la aprobación. Esto impacta favorablemente las iniciativas de cero papel, ya que evita la impresión de más hojas por año, y además permite el aprovechamiento de los recursos tecnológicos para evitar desplazamientos por distintas oficinas para conseguir las autorizaciones. Se definieron varios flujos de aprobación, dependiendo del tipo de viaje que se vaya a realizar. Según el perfil del funcionario, se habilitarán los formatos respectivos. Los principales flujos son: NACIONAL FUNCIONARIOS (ACADÉMICOS Y ADMINISTRATIVOS) NACIONAL DESARROLLO PROFESORAL E INCENTIVOS INTERNACIONAL (FUNCIONARIOS ACADÉMICOS Y ADMINISTRATIVOS) INTERNACIONAL DESARROLLO PROFESORAL E INCENTIVOS PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Su integración con Oracle ebusiness Suite permite conocer cuál es la solicitud de compra que soporta el trámite del viaje autorizado; esta información facilita las actividades de seguimiento de los trámite. La conexión a la plataforma Docuware se hace a través del directorio activo de la Universidad, con el mismo usuario y contraseña con la que el funcionario accede a su equipo y cuenta de correo, por lo cual no se requiere un usuario adicional, o ingresar sus credenciales cuando deba ingresar a la aplicación. Esto es muy relevante a nivel de seguridad, ya que el proceso solo se puede realizar desde el computador asignado al funcionario. Los flujos de aprobación se inician a partir de sellos digitales, que reemplazan las firmas; estos sellos se activan en cada usuario de acuerdo con el perfil asignado (solicitante, revisor, aprobador). En todos los casos, cada paso del proceso genera una notificación por correo electrónico, que llegará al funcionario responsable de cada actividad; desde la notificación recibida se puede acceder directamente al documento para los trámites respectivos. El esquema permite hacer trazabilidad del proceso en cada una de sus etapas, ya que se almacenan las fechas de cada paso. El funcionario que solicita el viaje puede ingresar en cualquier momento a Docuware y validar cómo va el proceso de aprobación de su solicitud. Una vez se finaliza el proceso por parte de la Jefatura de compras, se envían notificaciones al funcionario y a Gestión Humana, que tendrá en cuenta esa información en caso de algún incidente durante el viaje.