Universidad Dr. José Matías Delgado Facultad de Economía, Empresa y Negocios

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1 Nº 37 Universidad Dr. José Matías Delgado Facultad de Economía, Empresa y Negocios Seminario de Especialización Profesional Monografía Especializada Subcontratación de un operador logístico para un conglomerado de empresas dedicadas a la venta de electrodomésticos y muebles con presencia en Centroamérica y el Caribe. Presentado por: Yasmín Isela Alvarado Campos Joanna Marssella Fagioli Rivas Elena Sofía López Magaña Para optar al grado de: Licenciatura en Mercadotecnia Licenciatura en Mercadotecnia Licenciatura en Mercadotecnia Antiguo Cuscatlán, Viernes 18 de Junio de

2 ÍNDICE SIGLAS Y ABREVIATURAS... IV INTRODUCCIÓN... V OBJETIVOS... VI CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO LOGÍSTICA FUNCIONES DE LA LOGÍSTICA BENEFICIOS DE LA LOGÍSTICA IMPORTANCIA DE LA LOGÍSTICA OUTSOURCING DEFINICIÓN HISTORIA MODALIDADES DE OUTSOURCING VENTAJAS, DESVENTAJAS Y RIESGOS DE OUTSOURCING OPERADORES LOGÍSTICOS IMPORTANCIA DE LOS OPERADORES LOGÍSTICOS FUNCIONES DE LOS OPERADORES LOGÍSTICOS BENEFICIOS DE TENER UN OPERADOR LOGÍSTICO CLASIFICACIÓN DE LOS OPERADORES LOGÍSTICOS COMPRAS GESTIÓN DE COMPRAS...16 CAPÍTULO II: CASO PRÁCTICO GENERALIDADES HISTORIA PARTE FILOSÓFICA DE ELECTRÓNIKA S.A FUNCIONES DEL OPERADOR LOGÍSTICO SUBCONTRATADO BENEFICIOS DEL OPERADOR LOGÍSTICO PROCESO DE OPERACIÓNES LOGÍSTICAS PARA C.A. Y CARIBE: CARIBE CENTROAMÉRICA: FODA AL POSEER UN OPERADOR LOGÍSTICO SUBCONTRATADO FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZA MATRIZ DE ANÁLISIS FODA ii

3 CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS GLOSARIO ANEXOS ORGANIGRAMA DE TRADE: ORDEN DE COMPRA FACTURA DE PROVEEDOR FACTURA DE VENTAS OTROS DOCUMENTOS iii

4 SIGLAS Y ABREVIATURAS BL C.A. CIF CFR FCA FOB FODA 1PL 2PL 3PL 4PL RSE S.A. Bill of Lading (Conocimiento de Embarque) Centroamérica Cost, Insurance and Freight Cost and Freight Free Carrier Free on Board Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas First Party Logistics Second Party Logistics Third Party Logistics Forth Party Logistics Responsabilidad Social Empresarial Sociedad Anónima iv

5 INTRODUCCIÓN La tendencia moderna de la globalización encuentra ventajas competitivas para empresas que operan con un alto nivel de eficiencia, cuyo enfoque es el valor que les ofrecen a sus clientes. Esto implica un cambio de pensamiento, en donde cada empresa debe dar paso a una cadena integral, en el que todos los jugadores de la competencia forman un verdadero equipo con la estrategia de ganar-ganar. Electrónika S.A. es una de las empresas líderes en la comercialización de electrodomésticos en Centroamérica y el Caribe, por los productos que ofrece al mercado. El presente trabajo aborda teóricamente la importancia de la logística, las funciones a cargo del operador logístico, las ventajas y desventajas de la subcontratación, y como caso práctico el proceso logístico de Electrónika S.A. llevado a cabo por un operador logístico subcontratado. Con este trabajo se pretende sintetizar la labor del operador logístico, analizar las oportunidades y los riesgos de subcontratar este servicio, y determinar el valor que obtiene la empresa. Asimismo se espera que las conclusiones le sean de provecho a otras empresas salvadoreñas para que mejoren sus procesos logísticos. v

6 OBJETIVOS Objetivo general Identificar el valor agregado que le proporciona a Electrónika S.A. subcontratar a un operador logístico. Objetivos específicos Establecer los procesos que realiza el operador logístico de Electrónika S.A. Determinar las fortalezas y debilidades de la subcontratación de un operador logístico de Electrónika S.A. Identificar las deficiencias que se dan en el proceso del servicio brindado por el operador logístico. vi

7 CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO 1 LOGÍSTICA La logística ha sido definida a lo largo del tiempo como el proceso administrativo por medio del cual se brinda el producto o servicio deseado en el menor tiempo posible, en el lugar que se necesita y al menor costo posible. Existen varios autores que también han definido la logística: Para Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, la logística es "una función operativa importante que comprende todas las actividades necesarias para la obtención y administración de materias primas y componentes, así como el manejo de los productos terminados, su empaque y su distribución a los clientes" Según Lamb, Hair y McDaniel, la logística es "el proceso de administrar estratégicamente el flujo y almacenamiento eficiente de las materias primas, de las existencias en proceso y de los bienes terminados del punto de origen al de consumo" Para Enrique B. Franklin, la logística es "el movimiento de los bienes correctos en la cantidad adecuada hacia el lugar correcto en el momento apropiado. En síntesis, se puede tomar la siguiente definición de logística para conocer y describir de una forma amplia y precisa lo que es la logística en el contexto empresarial: "La logística es una función operativa que comprende todas las actividades y procesos necesarios para la administración estratégica del flujo y almacenamiento de materias primas y componentes, existencias en proceso y productos terminados; de tal manera, que éstos estén en la cantidad adecuada, en el lugar correcto y en el momento apropiado". 1 1 Promonegocios; [consultada el 3/4/10] 7

8 1.1 FUNCIONES DE LA LOGÍSTICA 2 En todo proceso logístico existen cinco funciones básicas relacionadas al buen desempeño de un plan logístico. La gestión del tráfico y transportes: es la que se ocupa del movimiento físico de los materiales. La gestión del inventario: conlleva la responsabilidad de la cantidad y surtido de materiales de que se ha de disponer para cubrir las necesidades de producción y demanda de los clientes. La gestión de la estructura de la planta: consiste en una planificación estratégica del número, ubicación, tipo y tamaño de las instalaciones de distribución (almacén, centros de distribución e incluso de las plantas) La gestión del almacenamiento y manipulación de materiales: se ocupa de la utilización eficaz del terreno destinado a inventario y de los medios manuales, mecánicos y/o automatizados para la manipulación física de los materiales. La gestión de las comunicaciones y de la información: conlleva la acumulación, análisis, almacenamiento y difusión de datos puntuales y precisos relevantes de las necesidades de toma de decisiones logísticas con eficiencia y eficacia. Las comunicaciones y la información integran las áreas operacionales logísticas y las actividades de apoyo en un sistema y permiten que éste sea eficaz. 1.2 BENEFICIOS DE LA LOGÍSTICA 3 Incremento de la competitividad, al tener una buena logística, la empresa obtendrá ventaja sustancial sobre su competencia directa e indirecta. Una mejor rentabilidad para el ente comercial, optimización de la gerencia y la gestión logística. 2 Universidad San Martin de Porres; [consultada el 1/5/10] 3 Logìstica y transporte; [consultada el 3/4/10] 8

9 1.3 IMPORTANCIA DE LA LOGÍSTICA La logística determina y coordina en forma óptima el producto correcto, el cliente correcto, el lugar correcto y el tiempo correcto. La importancia de la logística viene dada por la necesidad de mejorar el servicio a un cliente, mejorando la fase de mercadeo y transporte al menor costo posible. Algunas de las actividades que puede derivarse de la gerencia logística en una empresa son las siguientes: Aumento en líneas de producción. La eficiencia en producción, alcanzar niveles altos. La cadena de distribución debe mantener cada vez menos inventarios. Desarrollo de sistemas de información. 2 OUTSOURCING 2.1 DEFINICIÓN 4 La subcontratación Outsourcing consiste en la acción de mover algunas de las actividades internas y responsabilidades de decisión de la compañía a otros proveedores externos. Los términos del acuerdo se establecen en un contrato. La subcontratación implica más que los contratos comunes de compra y consulta, ya que no sólo transfieren las actividades, sino también los recursos que permiten llevar a cabo dichas actividades, incluyendo personal, instalaciones, equipo, tecnología y otros activos. Así mismo se transfieren las responsabilidades para tomar decisiones relativas a determinados elementos de las actividades. La subcontratación permite a una empresa concentrarse en actividades que representan sus competencias fundamentales. Así la compañía puede crear ventajas competitivas y reducir costos al mismo tiempo. Puede subcontratarse una función completa o algunos elementos de una actividad y mantener el resto en manos de la compañía. Por ejemplo, algunos de los elementos de la tecnología de información pueden ser estratégicos, algunos esenciales y otros los pueden llevar a cabo terceros con un costo más bajo. La identificación de una función como posible blanco de subcontratación y la descomposición de dicha función en sus componentes permite al personal que decide determinar qué actividades son estratégicas o esenciales y deben permanecer bajo control de la empresa, y aquellas que deben subcontratarse como materias primas. Como ejemplo, se analizará la subcontratación en la logística. 4 Chase-Jacobs-Aquilano 10a edición año 2005 Administración de la producción y operaciones editorial Mc Graw Hill. 9

10 Es importante distinguir entre actividades esenciales y estratégicas. Las primeras son fundamentales para los negocios, pero no para obtener una ventaja competitiva, por ejemplo las operaciones tecnológicas de información bancaria. Las actividades estratégicas por el contrario, si constituyen una fuente esencial de ventaja competitiva. Ya que el ambiente competitivo puede cambiar con rapidez, las compañías necesitan supervisar la situación constantemente y ajustarse en conformidad. Ha habido un crecimiento extraordinario en la subcontratación relacionada con el área de la logística. El término logística se refiere a las funciones de administración que apoyan todo el ciclo de flujo de materiales: desde la compra y control interno de los materiales de producción hasta la planeación y control de la producción en proceso, la compra, el envío, y distribución de productos acabados. 2.2 HISTORIA Después de la segunda guerra mundial, las empresas trataron de concentrar en sí mismas la mayor cantidad posible de actividades, para no tener que depender de proveedores externos. Sin embargo, esta estrategia que en principio resultara efectiva, con el desarrollo de la tecnología, fue haciéndose obsoleta, pues nunca los departamentos de una empresa podían mantenerse tan actualizados y competitivos como lo hacía las agencias independientes especializadas en un área. Fue así como en los años 70 surgió un Boom de las agencias consultoras y el Outsourcing. Las empresas empezaron a encontrar más fácil, contratar a un consultor externo experto en un área, que tener que mantener y desarrollar ese departamento internamente. No sólo les permitía disminuir los costos de personal, sino que la calidad ofrecida por esos asesores expertos resultaría mejor a la del departamento interno. 2.3 MODALIDADES DE OUTSOURCING 5 Deslocalización: También conocido como Off-shoring. Implica la contratación de servicios a terceros radicados en países que ofrecen costos menores a causa de la legislación laboral, entre otros factores. 5 De gerencia; [consultada el 4/4/10] 10

11 In-house: Es el Outsourcing que se produce en las instalaciones de la organización contratante del servicio. Off-site: Cuando el servicio de Outsourcing se produce en las instalaciones de la propia empresa que lo presta. Co-sourcing: Modalidad en la cual el prestador del servicio de Outsourcing ofrece algún tipo de valor añadido a su cliente, como compartir los riesgos. Colaborativo: Se aplica a la utilización de la capacidad ociosa en las operaciones para producir artículos o prestar servicios a un tercero. El término enfatiza las oportunidades de colaborar con jugadores en los que tradicionalmente no se había pensado. 2.4 VENTAJAS, DESVENTAJAS Y RIESGOS DE OUTSOURCING 6 Ventajas: Permite disminuir los costos de producción. Permite obtener productos de mejor calidad. Reduce el número de tareas rutinarias. Permite a la empresa dedicarse a tareas de mayor rentabilidad. Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de entrenar personal de la organización para manejarla. Desventajas: Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del suplidor externo. La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos. El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado. Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio. Riesgos: No negociar el contrato adecuado. No adecuada selección del contratista. Incrementa el nivel de dependencia de entes externos. Incremento en el costo de la negociación y monitoreo del contrato. 6 Outsourcing fácil; el 4/4/10] 11

12 3 OPERADORES LOGÍSTICOS 7 Dentro de la logística, también se incluyen ciertos elementos, como personas y /o sistemas, encargados de hacer funcionar los diversos procesos en una empresa, es ahí donde nace un operador logístico. Un Operador logístico es aquella empresa que por encargo de su cliente diseña los procesos de una o varias fases de su cadena de suministro (aprovisionamiento, transporte, almacenaje, distribución e, incluso, ciertas actividades del proceso productivo), organiza, gestiona y controla dichas operaciones utilizando para ello infraestructuras físicas, tecnología y sistemas de información, propios o ajenos, independientemente de que preste o no los servicios con medios propios o subcontratados. En este sentido, el operador logístico responde directamente ante su cliente de los bienes y de los servicios adicionales acordados en relación con éstos y es su interlocutor directo. Esta definición incluye algunos conceptos importantes: Por encargo de su cliente. Hace referencia a la existencia de un vínculo jurídico entre el operador y el cliente/propietario de los bienes, que implica que la función logística le es encomendada al primero por parte del segundo, es decir, el cliente externaliza esta parte de su ciclo de negocio. Diseña los procesos. Quiere decir que el operador define y estructura las diferentes fases del proceso logístico por sí mismo o de común acuerdo con su cliente. Organiza, gestiona y controla las operaciones. Implica que el operador es quien controla la realización de todas las actividades del proceso, asignando los recursos necesarios para el cumplimiento de los tiempos de entrega y planificando el correcto engranaje de las diversas fases del proceso. Infraestructuras, tecnología y sistemas de información. El operador logístico dispone para la realización de las actividades de medios de transporte y de almacenes donde depositar y manipular los bienes de su cliente y, además, aporta su propia tecnología y sistemas informáticos para organizar y gestionar todo el proceso. 7 Ikaroo; erteca=1103, [consultada el 3/4/10] 12

13 Medios propios o subcontratados. Es indiferente que el operador realice o no las operaciones directamente con sus propios recursos o que, por el contrario, subcontrate dichas labores con otras empresas. Bienes y servicios adicionales. El operador responde frente a su cliente de los bienes que le son entregados, lo que supone que asume el riesgo de pérdidas, deterioros y pérdidas en los stocks y de todos los servicios adicionales que con respecto a los mismos se acuerden, incluyendo el cumplimiento de los plazos de entrega. Interlocutor: El operador logístico es el canal de comunicación directo entre su cliente y el receptor de los bienes. Ambos dirigen directamente sus consultas, incidencias y otros aspectos del suministro de los bienes al operador logístico. 3.1 IMPORTANCIA DE LOS OPERADORES LOGÍSTICOS El papel de los operadores logísticos es buscar las sinergias entre fabricantes y distribuidores, establecer alianzas estratégicas donde las ventajas son evidentes comparado con los resultados que se obtienen aisladamente entre cliente-proveedor. Asimismo, un operador logístico tiene que aportar al conjunto de la estructura los siguientes aspectos: Recursos, tanto en el ámbito de inversiones como proporcionando los directivos que conozcan la función en toda su amplitud. Tecnología logística, en donde se incluye el conocimiento, la experiencia, la metodología y la tecnología, es decir, en el campo de las tecnologías de la información, en las metodologías de manipulación, en el establecimiento de rutas, en la utilización de los diferentes medios de transporte, etc. Control, tanto de los stocks como de la red de transporte, optimizando la utilización de las diferentes modalidades y posibles transportistas. Innovación, o ideas que permitan la optimización en la función logística. 13

14 3.2 FUNCIONES DE LOS OPERADORES LOGÍSTICOS 8 Las funciones de un operador logístico son las siguientes: Procesamiento de pedidos. Actividades relativas a la recogida, comprobación y transmisión de órdenes de compra. Manejo de materiales. Determina que medios materiales y procedimientos se han de utilizar para mover los productos dentro de los almacenes y entre estos y los locales de venta. Embalaje. Decidir qué sistemas y formas de protección va a utilizar para sus productos. Transporte de los productos: Decidir qué medios de transporte a utilizar y elaboración de los planes de ruta más convenientes. Almacenamiento. Encargado de seleccionar el localización, la dimensión y las características de los almacenes. Control de inventarios. Determinación de la cantidad de productos que se deben tener disponibles para entregar a un posible comprador. También ha de establecer la periodicidad de los pedidos. Servicio al cliente. Determina dónde van a estar los puntos de servicio y qué medios materiales y qué personas hay que tener en cada punto para atender correctamente al cliente. Todas estas funciones son las que desarrolla un operador logístico, también ha de conseguir realizarlas con el mínimo coste posible y teniendo en cuenta todas las funciones. 3.3 BENEFICIOS DE TENER UN OPERADOR LOGÍSTICO 9 Los clientes al contratar los servicios de un operador logístico buscan alcanzar los siguientes beneficios: 8 Todo Expertos; [consultada el 3/4/10] 9 Navactiva; [consultada el 3/4/10] 14

15 Reducción de costos directos. Mejorar la flexibilidad (capacidad adaptación al cliente, eliminar inversiones no estratégicas). Mayor control del acuerdo logístico sobre costos, plazos, calidades, etc. Reducción del "time to market" (Tiempo que le toma al producto desde que es producido hasta que se vende). Eliminar los costos por distribución. Mejorar la rentabilidad de los activos. 3.4 CLASIFICACIÓN DE LOS OPERADORES LOGÍSTICOS 10 Se puede clasificar los operadores logísticos pero también las empresas clientes en función del grado de externalización de sus logísticas. Los 1PL (First Party Logistics): sub-contratado del transporte. Los 2PL (Second Party Logistics): externalización del transporte y del almacenamiento. Los 3PL (Third Party Logistics): 3PL es una práctica consistente en que una compañía contrata con un proveedor externo, procesos de la cadena de abastecimientos y en ocasiones la cada completa. - Se tercerizan los procesos que no hacen parte de la esencia del negocio (core business). - Para el cliente es beneficioso porque libera sus activos, y capital para invertirlos en la esencia de su negocio. Para el proveedor 3PL es beneficioso porque esta es su esencia de negocio. - Entre más clientes tiene el 3PL, más sinergias puede lograr y así prestar un servicio más competitivo. A la vez, puede lograr adecuarse a las necesidades de sus clientes. Los 4PL (Fourth Party Logistics): externalización más amplia, el operador se responsabiliza de la optimización de una cadena global incluyendo su cliente, sus clientes y los proveedores de su cliente. El 4PL emerge para llenar el vacío de servicio dejado por los 3PL. - Brinda una perspectiva diferente, - Conocimiento y experiencia - Tecnología para las funciones existentes 10 Cátedra impartida en el Seminario de especialización profesional en logística, Unidad I: Introducción a la logística; Operadores Logísticos. 15

16 - Rediseño de la compañía hacia procesos mejorados y nuevos. - Se basa en medidas de desempeño, no sólo reducción de costos. - Se adapta a las necesidades de cada cliente. - El 4PL es neutral y administra la Logística sin importar cuales son los proveedores de cada etapa. - El 4PL puede y maneja los 3PL de los clientes. - Un 4PL entiende la clave del éxito con los procesos, la gente y la tecnología. 4 COMPRAS GESTIÓN DE COMPRAS Toda empresa necesita adquirir recursos para la realización de sus operaciones. La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo. Este conjunto de actividades se pueden enumerar según las siguientes funciones: Detección de la necesidad Solicitud y análisis de alternativas de compra Negociación con los proveedores Colocación de órdenes de compra (documento que inicia el procedimiento de compras) Seguimiento y activación de órdenes de compra Recepción de efectos comprados Almacenaje y registro Entrega de los insumos al sector que los requirió. Estudio permanente del mercado de oferta Mantenimiento de registros de stock Control de calidad Cuando se hace un contrato de compra, se establecen ciertos parámetros para regular la distribución de documentos, las condiciones de entrega de la mercancía, la distribución de costos de la operación y la distribución de riesgos de la operación, dichos parámetros se conocen como Incoterms. 11 Mundo descargas ; [consultada el 4/4/10] 16

17 CAPÍTULO II: CASO PRÁCTICO 1 GENERALIDADES 1.1 HISTORIA Electrónika SA fue fundado en el año 2000 y es un conglomerado de empresas dedicadas a la venta al detalle, líder en Centro América y el Caribe con presencia en 18 países de la región con más de 400 tiendas y 8,000 colaboradores. Dentro de Electrónika SA se encuentran 6 empresas, 2 del Caribe, y 4 de Centroamérica, que se dedican a la venta al detalle de electrodomésticos y muebles, siendo el grupo con mayor participación de mercado en la región. Anteriormente cada una de estas seis empresas operaban bajo el mando de distintos dueños. Sin embargo con la visión de expansión de empresarios salvadoreños, se propuso adquirir estas seis empresas, en Centroamérica y el Caribe, con el objetivo de tener más presencia a nivel regional. Actualmente, estas seis empresas forman un conglomerado, el cual, con el objetivo de ahorrar costos y tiempo, decidió subcontratar los servicios de un operador logístico, que se encarga de hacer los pedidos a los proveedores, y facturación a los países, es decir, establece un nexo entre el proveedor y las empresas de cada país. 1.2 PARTE FILOSÓFICA DE ELECTRÓNIKA S.A. Visión: Ser una empresa que a través del liderazgo y de un proceso de mejora continua, crezca en su mercado contribuyendo al desarrollo de la región y a la calidad de vida de las familias centroamericanas y Caribeñas. Misión: Ser el líder centroamericano y del Caribe en la comercialización de electrodomésticos sirviendo las necesidades de los hogares de la región con productos y servicios innovadores, con la dedicación y esmero que nuestros clientes merecen, fomentando un ambiente profesional para los colaboradores, logrando la rentabilidad y el crecimiento sostenible necesario para cumplir las expectativas de los accionistas. 17

18 Valores: Dentro de sus valores corporativos más arraigados están el trabajar bajo estrictas normas de ética empresarial, y apoyar fuertemente la educación y el deporte en los sectores más necesitados de los países en que opera, como parte del programa de responsabilidad social empresarial (RSE). 2 FUNCIONES DEL OPERADOR LOGÍSTICO SUBCONTRATADO El operador logístico se encuentra separado por dos grandes áreas, en este trabajo nos enfocaremos en el área de Trade: 1. Compras: son los encargados de contactarse con los diferentes proveedores de electrodomésticos y muebles, con el fin de abastecerse de los insumos suficientes para ofrecerle a los diferentes importadores, habiendo conocido primeramente la necesidad de estos. Su función principal radica en la negociación de precios, cantidades, modelos, entre otros. Son seis los compradores regionales para C.A. y el Caribe; asimismo se dividen por naturaleza de producto: Electrónicos, electrodomésticos, línea blanca y muebles. Una vez habiendo adquirido los productos a los proveedores, los administradores de Trade proceden a elaborar una guía en Excel, la cual detalla todos los productos adquiridos por estos, asignándoles un código para mejor control. 2. Trade: Encargado de la operación logística de los países, la función de los administradores de Trade comienza con colocación de órdenes de compra (en base a la guía de adquisición de productos de los proveedores) hasta el despacho de mercadería. A su vez, se divide en dos regiones (ver anexo 1): -Caribe: Manejo de órdenes y despacho directo a los países y Manejo de la recepción y despacho de la bodega tercerizada. -Centroamérica: Manejo de órdenes directas y despacho directo a los países. 18

19 2.1 BENEFICIOS DEL OPERADOR LOGÍSTICO Se pueden mencionar los siguientes beneficios: Centralización de información: Dentro del área de Trade, se maneja la información relacionada con la colocación de las órdenes de compra, despacho de mercadería, coordinación con los transportistas (carriers, aerolíneas, navieras, etc.), negociación de tarifas de fletes aéreos y marítimos, manejo y control de inventario de bodega tercerizada que se encuentra en Estados Unidos, suministro de documentación de los embarques a los departamentos de importación de cada país. Control de operaciones de cada país: una de las ventajas que se tiene es el control de las operaciones logísticas de cada uno de los 18 países en los cuales opera. Además lleva una orden de las compras que realiza cada país directamente o por medio de la bodega tercerizada. 3 PROCESO DE OPERACIÓNES LOGÍSTICAS PARA C.A. Y CARIBE: Su función es la de actuar como un intermediario entre los proveedores y los importadores (países de C.A. y Caribe); por este servicio, el operador cobra un porcentaje de comisión. Entre las funciones que desempeñan los administradores de Trade están: Colocación de órdenes de compra (documento que inicia el procedimiento de compras) Seguimiento y activación de órdenes de compra Recepción en el sistema de mercadería que llega a la bodega tercerizada. Negociación de tarifas de fletes y gastos con los diferentes carriers o navieras Facturación de la mercadería solicitada y del servicio brindado A continuación, se presenta el proceso, graficado, de las funciones del operador, para ambas aéreas en las que gestiona: 3.1 CARIBE 19

20 1) Elaboración de una guía de productos Una vez definidos los productos que se han adquirido de cada proveedor, se elabora una guía que muestra todos los productos de cada proveedor. En esta guía se detallan generalidades de los productos: Modelos Descripción Voltaje Precio País de origen Proveedor, entre otro. Una vez elaborada esta guía, se envía a los países, para que escojan la cantidad de productos que deseen. 2) Elaboración de órdenes de compra: Tomando como base lo que los países han solicitado, y unificando los pedidos, se elaboran órdenes de compra a los proveedores; los administradores deben tomar en cuenta lo siguiente, a la hora de colocar las órdenes: a. Especificar los productos necesitados y precios. b. Fecha en que lo necesitan los países c. Fechas de despacho de bodegas: tomando como base la fecha que los países necesitan los productos, se debe calcular un tiempo antes para que los proveedores lo despachen de sus bodegas. En estas fechas se debe calcular, dónde está ubicado el proveedor y el tiempo de tránsito. d. Vía de despacho. En base a las cantidades y tipo de productos, los administradores calculan si es mejor enviarlos vía aérea o marítima. e. Transportista: quien llevará la carga desde el proveedor hasta los países o la Bodega tercerizada. f. Los administradores deben especificar en las órdenes, si los pedidos serán directo o a la bodega. 20

21 La mercadería puede ser enviada de la siguiente manera: Directa: quiere decir desde el proveedor hasta los puertos o aeropuertos en las Islas. Por medio de la bodega: en donde deciden consolidar otros productos y enviar contenedores de varias mercaderías. 3) Envío de la factura proforma Una vez enviada la orden de compra, el proveedor procede a enviar la factura proforma, la cual es un documento que utiliza el vendedor (proveedor) para plasmar una oferta detallada de una venta. Es decir es la aceptación de la orden de compra, por parte del proveedor. A su vez, se revisa la factura proforma contra la orden de compra, y procede a la aceptación de esta. 4) Envío de factura final por parte del proveedor y re facturación a los países: Los proveedores proceden entonces a enviar la factura final. Con la factura del proveedor, se procede a re facturar a los países, cobrando un porcentaje de comisión sobre el valor que ha facturado el proveedor. Dentro de estas facturas se establece el Incoterm o termino de ventas con el que se ha pactado la venta (Ej: FOB, FCA, EXW, CIF, CFR) 5) Funciones adicionales de los administradores de Trade para ambas regiones: Los administradores del Caribe, también realizan las siguientes funciones adicionales: Estar pendientes de los embarques cuando salgan y lleguen; Coordinarse con los transportistas. Se tiene contratos con diversos transportistas, carriers o Navieras en donde se especifican las tarifas por los diversos contenedores, las rutas o vías de transito, el tiempo que se tardan para llegar a las islas, el flete que cobran, que otros gastos incluyen, entre otros. 21

22 Tomando como base la información previa, una vez especificada en la orden de compra, el transportista a utilizarse se debe coordinar con estos, para que emitan Bill of Lading (conocimientos de embarque) y asegurarse que este lo tenga el país para declarar ante aduana. 3.2 CENTROAMÉRICA: 1) Los compradores o encargados de importaciones de cada país, elaboran las órdenes de compra: Los encargados de compra de los países de Centroamérica son los que elaboran las órdenes de compra, en su sistema interno, en base a lo que necesitan; delimitando los modelos, precios, proveedores, fechas en que los necesitan, fechas de despachos, entre otros. Una vez la orden ha sido aprobada, envían las órdenes a los administradores de C.A. para que ellos procedan a enviársela al proveedor. 2) Elaboración de ordenes por parte del operador logístico: Una vez elaborada y aprobada la orden de los proveedores, los administradores la rehacen. Una vez revisadas, se envían a los proveedores, con los siguientes parámetros: a. Especificar los productos necesitados y precios. b. Fecha en que lo necesitan los países: ellos lo establecen cuando elaboran la orden en su sistema. c. Fechas de despacho de bodegas: tomando como base la fecha que lo necesitan se debe calcular un tiempo antes para que los proveedores lo despachen de sus bodegas. En estas fechas se debe calcular dónde está ubicado el proveedor y el tiempo de transito. d. Vía de despacho: En base a las cantidades y tipo de productos, los administradores calculan si es mejor enviarlos vía aérea o marítima. e. Transportista: quien llevara la carga desde el proveedor hasta los países. 22

23 3) Envío de la factura proforma Una vez enviada la orden de compra, el proveedor procede a enviar la factura proforma. Y se procede a revisar la factura proforma contra la orden de compra, para posteriormente aceptarla. 4) Los proveedores envían las facturas finales, y se refactura a los países: Los proveedores proceden entonces a enviar la factura final, y es la que ellos envían para despachar la carga de sus bodegas. Con la factura del proveedor, se procede a re facturar a los países, cobrando un porcentaje de comisión por este servicio. Dentro de estas facturas se establece el Incoterm o término de ventas con el que se ha pactado la venta (Ej: FOB, FCA, EXW, CIF, CFR) 5) Funciones adicionales de los administradores de Trade para ambas regiones: Al igual que el Caribe, los administradores de Centroamérica, realizan las siguientes funciones: Estar pendientes de los embarques cuando salgan y lleguen; Coordinarse con los transportistas: Se tiene contratos con diversos transportistas, carriers o Navieras; en donde se especifican las tarifas por los diversos contenedores, las rutas o vías de transito, el tiempo que se tardan para llegar a las islas, el flete que cobran, que otros gastos incluyen, entre otros. Tomando como base la información previa, una vez especificada en la orden de compra el transportista a utilizarse, se debe coordinar con estos, para que emitan Bill of Lading (conocimientos de embarque) y asegurarse que este lo tenga el país para declarar ante aduana. 23

24 4 FODA AL POSEER UN OPERADOR LOGÍSTICO SUBCONTRATADO. 24

25 4.1 FORTALEZAS 1) Mayor control sobre la operación logística: al subcontratar los servicios de un operador se exige que brinde los resultados solicitados. 2) Permite a Electrónika concentrarse a la venta de electrodomésticos y muebles: al delegar la parte logística de pedidos, permite enfocarse en la venta y la atención al cliente. 3) Disminución en costos administrativos: específicamente en cuanto al personal de cada país que se dedicaría a las funciones que realiza el operador logístico. 4) Menor posibilidad de error en los pedidos: ya que se maneja un sistema de comunicación por medio de correo electrónico, el cual queda como un respaldo ante cualquier eventualidad. 4.2 OPORTUNIDADES 1) Expansión hacia otros países, fuera de la región centroamericana y del Caribe: al concentrarse en el área de la venta y servicio al cliente, permite a Electrónika S.A. explorar otros mercados. 2) Establecer procesos estandarizados de información de control de importadores y proveedores: para disminuir los posibles errores y lograr una mejor coordinación. 4.3 DEBILIDADES 1) Falta de compromiso por parte de los empleados del operador logístico: El personal del operador logístico, ya que no tiene un lazo directo con la empresa, pueden tener falta de compromiso con esta. 2) Mala coordinación del proceso de pedidos entre el importador y el operador logístico: Ante la diferencia en la estandarización de procesos, para las diferentes regiones, puede ocurrir una mala coordinación en los requerimientos de la orden de compra. 4.4 AMENAZA 1) Los empleados del operador logístico pueden aprender y tener conocimiento de la operación realizada con la posibilidad de que los use para empezar una empresa propia y se convierta en competidor. 25

26 5 MATRIZ DE ANÁLISIS FODA FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES Al delegar la parte de abastecimiento, y concentrarse en la venta de electrodomésticos y muebles; "Electrónika" tiene una mayor posibilidad de expandirse hacia otros mercados. Disminuir la mala coordinación en el proceso de pedidos, entre el importador y el operador logístico, al establecer procesos estandarizados de control de pedidos. AMENAZAS A partir de un mayor control del trabajo que realiza el operador logístico, se puede imponer una mayor confidencialidad de la información y los procesos que se trabajan. Minimizar la falta de compromiso por parte del personal subcontratado, a fin de que se sienta parte de la empresa; y no actúe en contra de esta. 26

27 CONCLUSIONES En base a la investigación realizada previamente se concluye lo siguiente: 1. El subcontratar a un operador logístico le permite a Electrónika, S.A. tener mayores oportunidades de expansión y crecimiento, ya que se enfoca en su core business. 2. Al subcontratar un operador logístico, es importante establecer procesos y a la vez estandarizarlos, ya que esto permite que se maneje un orden, para obtener mejores resultados. 3. Uno de los beneficios a la hora de subcontratar a un operador logístico es el de ahorrar costos administrativos, en cuanto a personal que se encargue de dichas funciones. 4. La subcontratación del operador logístico de Electrónika S.A es considerado como un 3 PL (third party logistics), ya que se encarga de toda la actividad logística, desde la orden de compra, hasta la re facturación; permitiendo de esta manera que la empresa se enfoque en sus actividades claves 5. Una de las ventajas de la subcontratación del operador logístico de Electrónika S.A. es que realiza el trabajo en equipo, brindando de esta forma el servicio deseado a los países, en el menor tiempo y a un costo óptimo. 6. La organización interna del operador logístico, departamento de Trade, hace que el trabajo se realice de una manera más eficiente, enfocándose cada administrador en las áreas de su conveniencia. 27

28 RECOMENDACIONES 1. Estandarizar los procesos para Centroamérica y el Caribe, tomando como base el proceso que se sigue este último, a fin de lograr un automatizar más el proceso y volverlo más eficiente. 2. Establecer capacitaciones hacia el personal subcontratado, a fin de hacerlos sentir parte de la empresa, y que a partir de ello adquieran un mayor compromiso hacia esta. 3. Establecer reportes que muestren parámetros de rendimiento de la subcontratación de un operador logístico, como grado de satisfacción, metas alcanzadas, etc. 4. Lograr una mejor comunicación entre proveedores, importadores y el operador logístico a fin de establecer una relación favorable de negocios. 28

29 BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS Cátedra impartida en el Seminario de especialización profesional en logística, Unidad I: Introducción a la logística; Operadores Logísticos. Chase-Jacobs-Aquilano 10a edición año 2005 Administración de la producción y operaciones editorial Mc Graw Hill. De gerencia; [consultada el 4/4/10] Ikaroo; oria=187&id_ciberteca=1103 [consultada el 3/4/10] Logística y transporte; [consultada el 3/4/10] Mundo descargas ; administracion_gestion/decargar_gestion-de-compras.pdf [consultada el 4/4/10] Navactiva; php [consultada el 3/4/10] Outsourcing fácil; el 4/4/10] Promonegocios; [consultada el 3/4/10] Universidad San Martin de Porres; _1.html [consultada el 1/5/10] Todo Expertos; /respuesta /109928/operador-logistico [consultada el 3/4/10] 29

30 GLOSARIO B Bill of landing o Conocimiento de embarque: es el documento que se emplea en el transporte marítimo. Emitido por el naviero o el capitán del buque, sirve para acreditar la recepción o carga a bordo de las mercancías a transportar, en las condiciones consignadas. Suelen emitirse tres originales y varias copias no negociables. Es necesario presentar un original para retirar la mercancía. C Carrier: traducido al español significa transportista. CFR (Cost and Freight) Costo y Flete: El vendedor cumple con su obligación de entrega cuando la mercancía sobrepasa la borda del buque en el puerto de embarque convenido, asumiendo el mismo el pago de los costos y el flete para hacer llegar la mercancía al puerto de destino convenido. El costo del seguro corresponde al comprador. El término CFR exige al vendedor despachar las mercancías para la exportación. CIF (Cost, Insurance and Freight) Costo, seguro y flete: Corresponden al vendedor las mismas obligaciones que en el término CFR, incluyendo en este caso la contratación del seguro y el pago de la prima correspondiente. El término CIF exige al vendedor despachar las mercancías para la exportación. Conglomerado: un conglomerado de empresas es una asociación de empresas a través de una estructura común. Así, varias compañías pueden formar parte de un mismo grupo empresarial y responder a los mismos dueños o accionistas. Core business o corazón del negocio: es el conjunto de actividades que realiza una empresa y que la caracterizan, definen y diferencian en el mercado. E EXW (Ex Works) En Fábrica: El vendedor cumple su obligación de entrega cuando pone las mercancías a disposición del comprador en el establecimiento del vendedor o en otro lugar convenido (fábrica, factoría, almacén, etc.) sin despacharlas para la exportación ni cargarlas en el medio de transporte. El comprador asume todos los costos y riesgos desde la entrega de la mercadería. 30

31 F Factura proforma: Es un documento mediante el cual el exportador indica a su potencial cliente la intención de venta de una mercadería. No es factura de cobro y debe indicar un determinado plazo de validez respecto de las condiciones en ella establecidas, pues de lo contrario no se considera oferta en firme. FCA (Free Carrier) (named point) Libre Transportista (punto designado): El vendedor cumple con su obligación cuando entrega las mercancías, despachadas para exportación, al transportista designado por el comprador en el lugar convenido. Si la entrega se realiza en los locales del vendedor, este es responsable de la carga, en cambio si la entrega se realiza en otro lugar, el vendedor no es responsable de la descarga. Fletes: Tarifa básica pactada entre el transportador y el usuario del servicio, en el cual el primero se compromete a trasladar la mercancía desde un punto de origen hasta el de destino acordado previamente. FOB (Free on Board) Libre a Bordo: El vendedor cumple con su obligación de entrega cuando la mercancía, despachada para exportación, ha sobrepasado la borda del buque en el puerto de embarque convenido. A partir de este momento el comprador asume todos los costos y riesgos de la mercancía. Freight Forwarder (FF o embarcador): es un agente que le presta sus servicios expertos a los exportadores e importadores, gracias a su conocimiento cabal sobre las reglas y regulaciones en esta materia, tanto del país de origen como de los países de destino, así como de los métodos de envío y los documentos relacionados con el comercio exterior. Además, pueden impulsar el intercambio comercial entre economías en etapas muy diferentes de desarrollo, ya que pueden evitar barreras artificiales que retrasan la entrega y aumentan el costo para el cliente final. I Incoterms: son las reglas que constituyen un conjunto de normas que en inglés se las denomina International Chamber of Commerce Trade Terms, pero que son mucho más conocidas por su abreviatura: INCOTERMS. Técnicamente, el objeto de los INCOTERMS es precisar con exactitud, en la transacción internacional, las responsabilidades recíprocas (obligaciones y riesgos) del vendedor y del comprador sobre el objeto del contrato comercial (la mercadería), evitando la diversidad de interpretaciones que pueden darse en diferentes países a los términos empleados en los contratos de compraventa. 31

32 A los fines de presentar una visión general de los INCOTERMS 2000, se los presenta en cuatro grupos diferentes, en función de las obligaciones del vendedor: El Grupo "E" es el de menor obligación para el vendedor, obligándose a poner las mercancías a disposición del comprador en el lugar indicado. EXW (Salida) El Grupo "F" requiere que el vendedor entregue las mercaderías para el transporte de acuerdo a las indicaciones del comprador. FCA; FAS y FOB (Sin pago transporte principal) El Grupo C", requiere que el vendedor contrate y pague el transporte principal, en tanto que los riesgos de pérdida o daño de la mercancía y los costos adicionales ocurridos después de la entrega corresponden al comprador. CFR; CIF; CPT; y CIP (Con pago transporte) El Grupo D" implica que el vendedor asume la totalidad de riegos y costos hasta la entrega de la mercancía en el lugar o punto de destino convenido en la frontera o dentro del país. DAF; DES; DEQ; DDU; y DDP (Llegada) O Orden de compra: es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. S Stock: es una palabra inglesa que se usa en español con el sentido de existencias o reserva de alguna cosa disponible para un uso futuro. T Trade: traducido al español significa comercio, transacción. 32

33 ANEXOS 1. ORGANIGRAMA DE TRADE: 33

34 2. ORDEN DE COMPRA 34

35 3. FACTURA DE PROVEEDOR 35

36 4. FACTURA DE VENTAS 36

37 5. OTROS DOCUMENTOS Conocimiento de Embarque 37