Diseño de Sistemas de Distribución Rentables Parte II

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1 Informe Detallado Diseño de Sistemas de Distribución Rentables Parte II Por John T. Giangrande, Ejecutivo Senior de Cuentas Este informe se entrega por cortesía de Fortna Inc., líder en el diseño, implementación y apoyo de soluciones completas de cadenas de suministro. Para obtener información adicional acerca de cómo Fortna puede ayudar a su empresa a satisfacer sus objetivos de negocios, por favor llámenos al (800) Fortna-1 o visite nuestro sitio Web:

2 Introducción Este documento es el segundo de una serie de dos, acerca del diseño rentable de sistemas de distribución. En la primera parte, demostramos como el llevar a cabo análisis de SKU y de pedidos, proporciona la información que usted necesita para determinar las opciones apropiadas de almacenamiento para sus operaciones. Usando la información de cubos de inventario, se puede determinar los tipos óptimos de medios por SKU. Esto establece la base para un diseño de instalaciones eficaz y eficiente. En este documento analizaremos los principios del diseño de instalaciones y las consideraciones especiales relacionadas con la selección de pedidos, automatización, asignación de espacio y tecnología. Una Vista hacia el Horizonte Una vez que usted haya establecido la cantidad de medios para el período actual, su próximo paso será validar los resultados. La comparación de la cantidad de medios recomendados con sus medios existentes es una buena forma de comprender los potenciales cambios en los tipos de medios, como también poder confirmar las suposiciones efectuadas durante el proceso de selección de medios. Luego de determinar sus requerimientos actuales de almacenamiento, su próximo paso es predecir sus requerimientos futuros. El horizonte de planificación usualmente es de 5 años, la duración un arriendo típico de un edificio. En el caso de una construcción nueva, sería muy caro tener una fase de construcción subsiguiente dentro de los primeros 5 años. Al evaluar necesidades futuras de almacenamiento, entran en juego muchas variables, dependiendo de su empresa, las tendencias del sector y las condiciones generales de negocios. Es vital considerar el crecimiento, en términos de las ventas proyectadas y de las rotaciones de inventario (factores determinantes de la capacidad), como también el crecimiento de los SKU. Si los planes consideran un rápido aumento en nuevos SKU, se requerirá más medios para proporcionar una mayor amplitud de las caras de selección. Por otra parte, si se espera que la cantidad de SKU permanezca relativamente plana durante el período de tiempo planificado, entonces se debería aumentar la amplitud del inventario por SKU y la densidad de almacenamiento. Para la mayoría de los clientes, normalmente es una combinación de las dos tendencias. Pregúntese lo siguiente: Cuál es mi crecimiento proyectado en términos de ventas y rotaciones de inventario? Se espera que mi cantidad de SKU crezca o se mantenga estable? Se espera un crecimiento rápido, como en el caso de adquisiciones/fusiones, o será el crecimiento más orgánico en el tiempo? Sea Quisquilloso acerca de sus Opciones Al considerar qué método de selección usar, es importante recordar que el enfoque óptimo y más rentable, usualmente involucra el uso de múltiples métodos. Esto le permite a usted acomodar diferenciales en las características de pedidos y SKUs, tal como se mencionó anteriormente. La siguiente ilustración destaca un resumen de los principales métodos de selección. Página 2 de 8

3 Metodologías de Selección de Pedidos PASO 1: Considere en qué seleccionará el seleccionador de pedidos (Pick/Pack vs. Re-Pack) Pick-Pack comúnmente se usa en operaciones de catálogos/e-commerce y de distribuciones de lazo cerrado, cuando el seleccionador de pedidos selecciona directamente en el contenedor. Este proceso reduce el manejo del producto y acorta el tiempo de ciclo de los pedidos, ya que el inventario se toca sólo una vez. Re-Pack requiere operaciones separadas de selección y empaque. Esto permite el chequeo manual de todos los pedidos. También permite la personalización del producto y el uso de distintos tamaños de contenedores, lo que podría ser necesario, dependiendo de las características de los SKU. PASO 2: Determine cuantos pedidos serán procesados a la vez por un único operador (Único vs. Múltiple) El Pedido Único (se procesa un pedido a la vez) proporciona mayor precisión y es propicio para ambientes de baja tecnología. Los Pedidos Múltiples (se procesan múltiples pedidos a la vez) ayudarán a reducir los tiempos no productivos de viaje, disminuyendo el tiempo de ciclo de los pedidos. Es importante notar que esto es muy propicio para ambientes de alta tecnología, para asegurar la precisión y velocidad. Página 3 de 8

4 Procesos de Sistemas en Zonas / Mano de Obra vs. Automatización PASO 3: Planifique como se distribuirá los esfuerzos de selección (Seleccionador Único vs. Selección en Zona) Seleccionador Único cuando el seleccionador de pedidos es responsable del procesamiento del pedido completo, y por lo tanto se mueve por toda la instalación, en caso necesario. Todavía es aplicable en pequeños Centros de Distribución (DCs). Normalmente, este método es aplicable en instalaciones de menos de pies cuadrados. Esta opción tiene el beneficio adicional de proporcionar la responsabilidad total por la precisión del pedido. Selección de Zona es un método más común que divide la instalación en áreas o zonas, con personal asignado a la selección y a otros deberes, en una zona específica. Este enfoque, cuando se implementa adecuadamente, ayuda a aumentar la productividad en la selección, reduciendo el tiempo necesario para completar un pedido, ya que varias personas pueden estar procesando partes del pedido en forma concurrente. Usualmente, se usa algún tipo de mecanización/automatización, tal como los sistemas de cinta transportadora, para facilitar este proceso. Al usar un sistema con zonas, existen opciones adicionales a considerar: Redirección de Zonas es un proceso en el cual los pedidos pueden redirigirse de zona a zona, vía carro, cinta transportadora o por otros medios. En este proceso, los seleccionadores de pedidos seleccionan el pedido en su zona respectiva, luego el pedido es enviado a la zona siguiente, para ser procesado. Una vez finalizado, el pedido fluye a la próxima función apropiada (esto es, personalización, ensamble, envío, etc.). Pedido Dividido permite dividir la carga de trabajo de selección entre las distintas zonas, permitiendo que los seleccionadores procesen el pedido simultáneamente. Esto hace necesario que el pedido sea consolidado antes de su envío. Selección por Lotes le permite al seleccionador efectuar una pasada por una zona específica, efectuando una detención en una ubicación de SKU, para recuperar la cantidad requerida por todos los pedidos que conforman el lote. Luego, el producto se transporta a un área donde se vuelve a clasificar por SKU y a acumular por pedido, luego se empaca para ser enviado. A menudo se usa una combinación de éstas técnicas para optimizar la eficiencia general. Dependencia de Mano de Obra vs. Maquinaria Al considerar sus estrategias de almacenamiento, es importante reconocer la diferencia entre la dependencia de mano de obra y la dependencia de las máquinas. La dependencia de la mano de obra proporciona un rendimiento variable a través del sistema, basado en la cantidad de personas que estén trabajando en un momento dado. Esto proporciona flexibilidad en zonas de trabajo manual, ya que la mano de obra se puede ajustar para satisfacer la demanda. Un ejemplo sería disponer que un seleccionador de pedidos trabaje en una zona completa de estanterías de flujos de paletas en períodos lentos, pero durante los períodos de punta estacionales, dividir la carga de trabajo agregando ayuda estacional y dividiendo la zona en áreas más pequeñas. Las estrategias que dependen de las máquinas proporcionan un rendimiento fijo, dada una cantidad específica de equipamiento, típicamente proporcionando zonas fijas de trabajo. Un buen ejemplo es la implementación de carruseles. Un grupo de carruseles usualmente consiste de un conjunto de tres carruseles; sólo un operador puede trabajar en un grupo a la vez. Los carruseles pueden efectuar x rotaciones/hora (basadas en slotting, reglas de software), estableciendo por lo tanto un rendimiento fijo para un período dado. Page 4 of 8

5 Consideraciones de Espacio Usted tendrá que evaluar los datos operacionales de su instalación para determinar cual estrategia entregará resultados óptimos, o si una combinación de ambas lo hará. Por ejemplo, en el sector farmacéutico es común almacenar y entregar medicamentos recetados vía un Marco en A, el cual es un sistema de selección muy automatizado y preciso. Esta es una zona separada de selección y a medida que la información de pedidos se descarga al sistema, el producto se entrega automáticamente a un cartón, caja o a una cinta, que vacía el pedido en el contenedor de envío. El saldo del pedido, típicamente conocido como SKUs Over-The-Counter (En El Mesón) u OTC, se divide en zonas separadas. El producto OTC puede seleccionarse por lotes y dejarse en una caja y luego enviarse a un área de clasificación para ser clasificado por pedido o se selecciona pedidos múltiples en un carro, los que luego se consolidan en el muelle de envío al cargar. El resultado es aplicar la metodología adecuada de manera económica, para lograr los resultados deseados. Espacio, Espacio, Espacio Piense en el espacio como el Talón de Aquiles de las operaciones de distribución, porque sin la cantidad apropiada de espacio, aún las tareas más simples pueden tornarse difíciles de lograr. Al evaluar las necesidades de espacio de una operación existente o de una instalación a construir, es necesario considerar tanto el área en pies cuadrados como el cubo disponible. El Espacio Operacional Total (TOS) es la suma de la superficie disponible en el edificio más todas las mezanines/plataformas en uso. Si su operación requiere una cantidad significativa de tipos de almacenamiento transportables (esto es, estantería de Buzones, Flujo de Envases, Flujo de paletas, etc.), asegúrese de considerar el uso del cubo del edificio mediante la implementación de sistemas de mezanine. Se puede alcanzar una capacidad significativa de almacenamiento al incorporar dos, tres, o cuatro niveles de módulos de selección. Del mismo modo, el almacenamiento de reserva se puede maximizar usando equipos de grúas horquilla que sean capaces de atender estanterías del tamaño adecuado, dada la altura libre del edificio. Página 5 de 8

6 Consideraciones de Espacio y Distribución Otra opción para incrementar el almacenamiento de reserva es disminuir los pasillos de acceso a los estantes desde los tradicionales (usados con los tradicionales carros montacargas con contrapeso) a un pasillo de 9. Esto es conocido como un sistema de pasillos estrechos, lo que requiere el uso de pequeñas grúas horquillas las cuales se consiguen fácilmente. Basado en un análisis efectuado para este artículo, la capacidad de los estantes aumentó 16% como resultado de la razón reducida estantería a pasillo. Pasando de un sistema tradicional de pasillos a uno de pasillos muy estrechos (VNA), que usa un pasillo de 6 nominales, produjo un aumento neto de capacidad de 42%. Esa es una gran diferencia! Sin embargo, tenga en cuenta que estos sistemas de estantes requieren de un montacargas especializado con torrecilla o elevadores guiados por alambre, que son más caros de comprar y más difíciles de arrendar. Lo que es más importante, se requiere diferentes tipos de montacargas, con distinta capacidad de rendimiento para cada aplicación. También es importante notar que antes de tomar decisiones finales y de distribución, usted deberá analizar las capacidades del equipamiento versus el volumen esperado de actividad proveniente de cada área del DC, tanto para volúmenes presentes como futuros. Usted no querrá encontrarse en una situación tal, que no pueda acceder al inventario durante los períodos de punta. La Distribución de la Instalación es Clave Una vez que se haya determinado los tipos de espacio y medios y se haya identificado las metodologías de operación, entonces será el momento de comenzar el proceso de distribución de la instalación. La distribución de la instalación es tanto un arte como una ciencia, que requiere la capacidad de enfocarse en áreas específicas, sin perder de vista la operación en general. Durante esta fase, asegúrese de proporcionar un flujo constante de producto desde las operaciones entrantes hasta los procesos salientes y evitar el cruce de tráfico en el edificio. Para alcanzar un buen flujo de materiales como también flexibilidad operacional, asegúrese de incorporar en el diseño amplios pasillos para las funciones de surtido y de reposición, como también para las actividades de selección. A menudo es mejor proporcionar pasillos separados para el surtido y la selección, ya que esto permite que las operaciones se lleven a cabo simultáneamente, sin interferir entre ellas. Asegúrese de que haya suficientes pasillos para el tráfico, de manera que permita el movimiento del producto desde la recepción hasta las ubicaciones de almacenamiento y áreas de valor agregado (si es el caso). Los problemas más comunes son las áreas subdimensionadas para las funciones de recepción y envío. Esto usualmente ocurre después de un tiempo a medida que el tamaño del inventario aumenta más allá de lo estimado y/o debido a un mal uso del cubo en el edificio. También es importante tener en cuenta como se expandirán en el futuro el edificio y el sistema de manejo de materiales. Es sensato disponer los activos fijos tales como muelles, oficinas y módulos de selección, apartados de la pared de expansión, para evitar costosos esfuerzos de reubicación en el futuro. Página 6 de 8

7 Rol de la Tecnología El Rol de la Tecnología Dados los avances tecnológicos, específicamente aquellos avances en tecnología sin papel, los sistemas de control de bodegas (WCS), y los sistemas de gestión de bodegas (WMS), la tecnología desempeña un papel de creciente importancia en las mejoras al desempeño operacional de los ambientes de distribución. Al utilizarse correctamente, los beneficios de la tecnología incluyen rendimientos mejorados de los sistemas, precisión en los pedidos y en el inventario, y en la productividad general, como resultado del procesamiento apropiado de información en tiempo real. Algunos ejemplos de las tecnologías usadas más frecuentemente incluyen: la radio frecuencia (RF), códigos de barra, selección mediante luz, pre-cubicación, selección por etiquetas, selección activada por voz, manifiestos automáticos, balanzas en línea, impresión y aplicación en línea, RFID y empaque electrónico. Para implementar estas tecnologías en forma eficaz, usted se debe tomar el tiempo para comprenderlas y la forma en que se las podría usar para ayudar a mejorar sus operaciones. La automatización de procesos por el sólo hecho de automatizar o evitar la automatización del todo son errores comunes, pero que se pueden evitar. Resumen: El Diseño Basado en los Datos Para una Mejor Rentabilidad Cuando se hace correctamente, el diseño de sistemas rentables de distribución requiere de mucho trabajo para desarrollar un diseño basado en los datos que sea adecuado para su organización. Asegúrese de involucrar a personas de varias disciplinas, incluyendo a Operaciones, TI, Marketing y Finanzas, como también a asociados externos. Las mejoras en el servicio a sus clientes y un mejor ambiente de trabajo para su personal, son subproductos del diseño basado en los datos, que puede afectar vuestra rentabilidad. Fortna posee la experiencia tanto en el análisis de datos como en el diseño para ayudarle a comenzar. Para más información sobre este tema, por favor contáctese con John Giangrande en johngiangrande@fortna.com. Página 7 de 8

8 Acerca de Fortna Fortna ayuda a las empresas que poseen cadenas de suministros intensivas en distribución a avanzar al mismo ritmo que las altas demandas de los clientes y los desafíos competitivos. Proporcionamos una amplia gama de servicios profesionales que abarcan la estrategia de cadenas de suministro, el diseño y las operaciones de centros de distribución, el manejo de materiales, la excelencia organizacional y los sistemas de cadenas de suministros. Trabajando junto a nuestros clientes, diseñamos un sólido caso de negocios para el cambio y nos hacemos responsables de los resultados. Comprendemos las presiones que enfrentan nuestros clientes para seguir siendo líderes en sus mercados. Con Fortna, pueden hacer promesas temerarias y cumplirlas con confianza fortna1 Atlanta, Georgia Bogota, Colombia Caracas, Venezuela Cleveland, Ohio Nashville, Tennessee Panama City, Panama Reading, Pennsylvania 2010 Fortna Inc. All rights reserved. Página 8 de 8