Uso de Adobe Acrobat X para mejorar la colaboración con Microsoft SharePoint y Microsoft Office

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1 Uso de Adobe Acrobat X para mejorar la colaboración con Microsoft SharePoint y Microsoft Office Acelere los ciclos de revisión de los proyectos con la integración de flujos de trabajo basados en PDF en la plataforma SharePoint y Office Índice de contenidos 1: Resumen ejecutivo 1: Desafíos de colaboración 2: Aceleración de los flujos de trabajo de revisión y marcado 3: Una solución de Adobe Acrobat X 6: Resumen Este documento ofrece información general sobre enfoques para mejorar la colaboración del equipo y acelerar los ciclos de revisión de proyectos gracias al uso del software Adobe Acrobat X con Microsoft SharePoint y Microsoft Office. Acrobat X es compatible con SharePoint 2007, SharePoint 2010, Office 2003, Office 2007 y Office Descubra cómo la nueva compatibilidad integrada con SharePoint en Acrobat X mejora considerablemente la colaboración del equipo. Resumen ejecutivo En los mercados globales y altamente competitivos actuales, los equipos trabajan a menudo en diversos entornos geográficos y organizativos. Los proyectos presentados requieren la introducción y aprobación de diversas fuentes, en diversos formatos y en ubicaciones dispersas geográficamente. La colaboración electrónica proporciona al personal disperso acceso inmediato a los materiales del proyecto, lo cual acelera los ciclos de aprobación y la toma de decisiones al tiempo que reduce el tiempo de respuesta del proyecto y que aumenta la eficiencia del equipo. Para aprovechar las ventajas de la colaboración digital, muchos departamentos de TI han implementado SharePoint junto con Office de modo que los equipos del proyecto formados por empleados, clientes, socios y proveedores puedan colaborar en los documentos. Pero la capacidad para colaborar de forma eficaz en documentos en otros formatos estándar, como PDF, se ha restringido. PDF es un estándar probado para el intercambio seguro de documentos. Los documentos en PDF pueden incluir una amplia gama de tipos de contenido, se muestran con una gran fidelidad y cualquier persona puede acceder a ellos gracias al omnipresente software gratuito Adobe Reader. Con la presentación de Acrobat X, los equipos de proyecto pueden trabajar ahora de forma conjunta con documentos PDF tan fácilmente como con los documentos de Office en sus sitios de SharePoint. La combinación de Acrobat X con SharePoint y Office proporciona una solución a nivel empresarial que permite mejorar la colaboración basada en documentos. Desafíos de colaboración Según un reciente estudio elaborado por la consultora Forrester Consulting sobre el desarrollo del futuro de la colaboración ( Building the Future of Collaboration * ), alrededor de dos tercios de los gestores del conocimiento de los Estados Unidos y de Europa afirman colaborar normalmente con personas en distintas zonas horarias o regiones. A pesar de que se prefieren las interacciones cara a cara o las telefónicas, a menudo, los conflictos de horarios dan lugar al uso del correo electrónico. Sin embargo, el uso del correo electrónico como herramienta de colaboración supone varios desafíos: Formato de archivo: la distribución de documentos como archivos adjuntos al correo electrónico requiere que cada destinatario pueda abrir, editar y comentar en varios formatos de archivo para varios sistemas operativos. Implantación: la administración y mantenimiento de diversas aplicaciones, incluida la asistencia externa al usuario, se convierten en factores en desarrollo. Debe llevarse a cabo el mantenimiento del acceso a diversos sistemas de gestión del contenido dentro de la misma empresa. Además, habitualmente, el tamaño de los archivos adjuntos al correo electrónico está limitado ya que la reiteración de archivos grandes consume rápidamente el espacio disponible en el servidor de correo electrónico. * Building the Future of Collaboration (Desarrollo del futuro de la colaboración) Forrester Consulting. Julio de 2009, ww.futureofcollaboration.com

2 Seguridad: el correo electrónico no es un medio seguro, especialmente cuando un archivo sale del cortafuegos de la empresa. Puede que sea necesaria una solución de codificación, en función de la confidencialidad del contenido. Seguimiento de comentarios: deben seguirse, gestionarse y agregarse manualmente diversas fuentes de comentarios. Además, la colaboración a través del correo electrónico carece de un método de control de versiones. Aceleración de los flujos de trabajo de revisión y marcado Acrobat X amplía los servicios de colaboración de Office y SharePoint proporcionando un formato de archivo probado que se puede generar desde la mayoría de las aplicaciones de escritorio, y verse y comentarse utilizando Acrobat o el software gratuito Adobe Reader. Estrecha integración con SharePoint Acrobat X ofrece varias funciones nuevas que se ajustan bien a un flujo de trabajo de revisión y marcado con SharePoint. Ahora se puede acceder directamente a los archivos PDF de las bibliotecas de documentos de SharePoint desde Acrobat a través de los cuadros de diálogo de Abrir y Guardar, como a cualquier otro archivo del ordenador local. Cuando se abre un documento PDF en una biblioteca de documentos de SharePoint, el usuario puede comprobar el archivo PDF y enviarlo de vuelta a SharePoint directamente desde dentro de Acrobat, al igual que con los documentos de Office. Junto con las funciones de registro y extracción, Acrobat permite a los usuarios añadir y editar la información de metadatos y de la versión de la biblioteca de documentos de SharePoint. Figura 1. Con Acrobat X, se puede acceder a los archivos PDF de las bibliotecas de documentos de SharePoint desde Acrobat. Facilidad de acceso de un clic desde Office Acrobat X se integra a la perfección con las aplicaciones de Office a través de complementos incluidos denominados PDFMakers. Con un solo clic, los usuarios pueden generar rápidamente archivos PDF de gran calidad que cumplan con los estándares mediante enlaces de navegación, y pueden iniciar un flujo de trabajo de revisión basado en Acrobat; y todo ello sin necesidad de salir de la aplicación de Office. Por ejemplo, el PDFMaker para Microsoft Word permite a los usuarios llevar a cabo las siguientes funciones relacionadas con la colaboración digital: Crear un archivo PDF desde un documento de Word que cumpla con los ajustes de seguridad, la optimización, el etiquetado para la accesibilidad o los estándares como, por ejemplo, PDF/A para el almacenamiento de archivos o PDF/X para la preimpresión e impresión. El usuario puede establecer estas preferencias o pueden preconfigurarse por parte de la organización de TI para reforzar las políticas de TI. Crear y adjuntar un documento PDF a un correo electrónico. Crear y enviar un documento PDF para su revisión. Importar comentarios desde un archivo PDF a un documento de Word original, sin que se tengan que volver a escribir los cambios de texto en el documento de Word. Figura 2. El Acrobat PDFMaker para las aplicaciones de Office permite a los usuarios iniciar una revisión compartida con un solo clic. 2

3 Gestión de comentarios rápida y sencilla Acrobat X mejora la colaboración del equipo y acelera las revisiones electrónicas, lo que permite a los usuarios: Iniciar una revisión compartida, recopilar comentarios mediante el uso de un servidor de SharePoint. Enviar invitaciones para revisar el archivo PDF generado que incluye de manera automática un enlace al documento. Recibir y recopilar de forma automática comentarios de los revisores (todo en un documento). Permitir que los revisores puedan ver y complementar los comentarios de cada uno de ellos. Establecer una fecha límite para los revisores. Ver quién ha respondido y recordárselo a aquellos que aún no lo han hecho. Una solución de Adobe Acrobat X Al ampliar el enfoque a nivel empresarial hacia la colaboración digital, Acrobat X complementa la plataforma SharePoint y Office para crear una solución de colaboración digital eficiente y perfecta. Hay dos procesos principales en el flujo de trabajo de alto nivel. El primero, un propietario de un documento crea un archivo PDF y lo prepara para la revisión. Después, el propietario recibe y organiza los comentarios de los revisores. A continuación, se ofrece una descripción detallada de cada proceso. Iniciar la revisión compartida Para prepararse para una revisión compartida, se crea un documento PDF desde una aplicación de Office y se carga al servidor de SharePoint. Después, se invita a los revisores a que incluyan sus comentarios. 1. Un usuario obtiene o crea un archivo original. Este ejemplo muestra un documento de requisitos de marketing creado en Word. 2. El usuario hace clic en el botón Crear y enviar para revisión en la barra de herramientas de Acrobat X PDFMaker en Word. Se producen las siguientes acciones: El documento de Word se convierte a PDF. El archivo PDF se carga a una biblioteca de documentos de SharePoint directamente desde Acrobat X. Figura 3. Acrobat proporciona funciones de revisión compartida completamente integradas para SharePoint. Al usuario se le solicita que prepare una notificación a través del correo electrónico para los revisores, con un enlace al documento. 3

4 Figura 4. Acrobat guía a los usuarios a través del proceso de configuración de la revisión compartida para que resulte más sencillo. Gestión de comentarios del revisor Los pasos indicados a continuación implican la revisión del documento. 1. Los revisores aplican marcas y comentarios al documento PDF, utilizando Acrobat o el software gratuito Adobe Reader (versión 8 o posterior para revisiones compartidas basadas en SharePoint). 2. Los revisores publican sus comentarios en el documento. Los comentarios se recopilan y almacenan automáticamente con la biblioteca de documentos en SharePoint. 3. Los revisores pueden ver y responder a los comentarios enviados por otros, lo que elimina las duplicaciones y reduce el tiempo de revisión. Figura 5. Los comentarios de todos los revisores se incluyen en el documento y pueden verse fácilmente en el panel Comentarios. 4

5 Figura 6. La herramienta Rastreador de Acrobat muestra el estado de la revisión, junto con los revisores que han respondido y los que no. 4. Con la herramienta Rastreador de Acrobat, el iniciador de la revisión puede: Enviar un mensaje de correo electrónico a los revisores. Añadir revisores adicionales a la revisión compartida actual. Iniciar una revisión nueva con los mismos revisores en un archivo nuevo o en una nueva versión de un archivo existente. Modificar la fecha límite de revisión. Abrir el archivo PDF que está en una revisión compartida para ver los comentarios más recientes. Finalizar la revisión para que los revisores no puedan enviar más comentarios. 5. Una vez concluido el período de revisión, el iniciador de la revisión puede utilizar el PDFMaker de Word para importar algunos o todos los comentarios desde el documento PDF revisado. 6. El documento PDF que contiene los comentarios con la marca de hora de cada revisor puede archivarse para el mantenimiento de registros o con fines de cumplimiento. 7. El documento de Word final puede convertirse luego a un archivo PDF y protegerse con contraseña para evitar que se edite. Si se requieren documentos adjuntos para ofrecer más contexto, el usuario puede combinar estos archivos en una cartera PDF antes de distribuir la información a los encargados de dar la aprobación o a las partes implicadas. 8. El documento PDF final o la cartera PDF también pueden archivarse en SharePoint como futura referencia. Para habilitar la búsqueda de texto en los archivos PDF almacenados en SharePoint, el administrador de SharePoint puede instalar el software gratuito Adobe PDF ifilter, que puede descargarse desde 5

6 Figura 7. Con una cartera PDF, los destinatarios pueden comprender mejor el contexto y navegar con mayor facilidad por los múltiples documentos relacionados. Resumen Al complementar la arquitectura de SharePoint y de Office, Acrobat X permite a las organizaciones implementar de manera rápida y eficaz una solución de colaboración digital flexible y más segura. 1. Formato de archivo: Acrobat es la manera más fiable de crear archivos PDF a lo largo de una amplia gama de aplicaciones. PDF es un formato universal que permite, a prácticamente cualquier persona, visualizar contenido digital exactamente como el autor pretende que se vea, independientemente de la plataforma de hardware o software. Con Acrobat, los usuarios también pueden insertar audio, vídeo compatible con Adobe Flash Player y elementos multimedia interactivos en archivos PDF para la visualización, en línea o fuera de línea, por parte de prácticamente cualquier persona utilizando Acrobat o el software gratuito Adobe Reader. 2. Implantación: el proceso de revisión compartida en Acrobat reduce la asistencia y el mantenimiento, internos y externos, de múltiples aplicaciones. El ancho de banda de red y el almacenamiento en servidor de correo electrónico se optimizan ya que el proceso de revisión compartida se vincula a los documentos almacenados en SharePoint. 3. Seguridad: mientras que SharePoint ofrece seguridad de acceso a los documentos, Acrobat ayuda a una mayor protección de los archivos una vez que se han sacado del repositorio de SharePoint. Gracias a la protección por contraseña y a la poderosa tecnología de codificación AES de 256 bits, Acrobat ayuda a controlar el acceso y a prevenir la edición, impresión o copia de contenido no autorizadas. Además, Acrobat X incluye herramientas mejoradas de esterilización y censura para ayudar a eliminar información confidencial (incluidos metadatos ocultos, anotaciones, archivos adjuntos, campos de formularios, capas y marcadores) de los documentos antes de compartirlos con otras personas. 4. Seguimiento de comentarios: Acrobat X proporciona al iniciador de la revisión la capacidad para realizar un seguimiento y para mantener un registro de las respuestas de cada revisor. Esto ofrece un historial de auditoría en caso de que surgieran preguntas acerca del contenido del documento final. Durante la revisión, se puede asignar un estado a los comentarios individuales, ofreciendo comentarios en tiempo real a los revisores. Acrobat X junto con SharePoint y Office ofrecen una solución de colaboración digital eficaz, fácil de implantar y con mayor seguridad, que incluye conversión de documentos, notificaciones de revisores, seguimiento de respuestas, recopilación de comentarios y capacidad de almacenamiento. 6

7 Más información Adobe Systems Ibérica Torre Mapfre Villa Olímpica. Calle Marina 16-18, Planta Barcelona. España. Adobe Systems Latin America 2000 Ponce de Leon Blvd. 6th Floor Coral Gables, FL Adobe, the Adobe logo, and Acrobat are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners Adobe Systems Incorporated. Reservados todos los derechos. Printed in Spain /11

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