PROTOCOLO CALCULAR EL COSTO DE REPOSICIÓN POR LA PÉRDIDA DE BIENES POR DAÑO, HURTO O EXTRAVÍO

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1 Página: 1 de 10 PROTOCOLO CALCULAR EL COSTO DE REPOSICIÓN POR LA PÉRDIDA DE BIENES POR DAÑO, HURTO O EXTRAVÍO

2 Página: 2 de INFORMACIÓN GENERAL DEL PROTOCOLO OBJETIVO: Definir los parámetros para determinar el valor de reposición de un bien perdido por daño, hurto o extravío, que se registrará como responsabilidad del servidor público o contratista que tenía a cargo la tenencia y custodia del mismo. ALCANCE: Establecer la metodología a aplicar para determinar el valor de reposición de un bien perdido dependiendo de sus características. Aplica para las áreas de inventarios en el Nivel de Sede. DEFINICIONES: 1. Costo de reposición: Criterio de actualización del costo histórico que representa el precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 2. Curva de supervivencia R5: Ecuación de tipo polinomio que hace parte de 18 tipos de curvas (denominadas Curvas lowa) desarrolladas por la Universidad de Iowa en las décadas del 30 al 50 del siglo XX para determinar la vida remanente de un bien. 3. Obsolescencia: Disminución de la vida útil de un bien de consumo, de un bien de capital o de una mercancía, debido a un cambio económico, al avance tecnológico o a variaciones en las características mismas de los bienes, que se presentan como resultado del surgimiento de bienes de mejor calidad, mayor aceptación, mayor productividad, menor costo o por efectos de la producción o el entorno. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 4. Registro: Principio de Contabilidad Pública que estable que los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública, con base en la unidad de medida. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) 5. Responsabilidad: Representa el valor de los faltantes de fondos o bienes y demás actos relacionados con el detrimento del patrimonio público que ameritan el inicio de un proceso de responsabilidades para funcionarios o particulares que administren o manejen fondos o bienes públicos. El proceso culmina con el fallo de la autoridad competente, indicando la responsabilidad o no, de las personas involucradas en el proceso. (Catálogo General de Cuentas - CGN) 6. Valor de realización: Importe en efectivo o el equivalente mediante el cual se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en condiciones normales. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 7. SGF-QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Las responsabilidades derivadas de la pérdida de bienes por daño, hurto o extravío, se registrarán por el costo de reposición, debidamente autorizadas por el Jefe del área de Inventarios. 3. El costo de reposición para los bienes diferentes a los de arte y cultura, se calculará de acuerdo con la

3 Página: 3 de 10 metodología definida en el presente protocolo. Cuando en aplicación de la metodología, el costo de reposición sea cero, el valor que se tomará será el valor en libros de un bien de características similares que tenga por lo menos el mismo año de adquisición del bien perdido, y que se encuentre registrado en el Módulo de activos fijos de la Sede donde se produjo el hecho. Cuando el valor en libros sea cero, se aplicará el valor de mercado de un bien de características similares o superiores. 4. El costo de reposición para los bienes de arte y cultura tendrá que ser solicitado al área competente. 5. El costo de reposición para partes o componentes de bienes se determinará a valor de mercado, a excepción de los equipos de cómputo, para los cuales se calculará el valor de acuerdo con la relación porcentual establecida por la Dirección Nacional de Tecnologías de Información y Comunicaciones. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROTOCOLO Este protocolo relaciona cada una de las tareas que se deben llevar a cabo el cálculo del costo de reposición por la pérdida de bienes por daño, hurto o extravío: (Para ir a revisar cada una de las tareas, se debe poner el cursor del mouse y oprimir la tecla control) Calculo del costo de reposición para el registro de una responsabilidad en la pérdida de bienes por daño, hurto o extravío. Cálculo del costo de reposición para el registro de una responsabilidad en la pérdida de componentes o partes por daño, hurto o extravío. 1. Cálculo del costo de reposición para el registro de una responsabilidad en la pérdida de bienes por daño, hurto o extravío. El cálculo del costo de reposición para el registro de una responsabilidad en la pérdida de bienes por daño, hurto o extravío se realiza a partir del uso de dos metodologías, a saber: 1.1. Metodología de Costo de Reposición Depreciado (CRD). Se basa en una estimación del valor actual de mercado, más los costos brutos de reproducción, menos las deducciones por deterioro físico y todas las formas pertinentes de obsolescencia y optimización.

4 Página: 4 de 10 Aplica para los bienes consistentes en maquinaria y equipo, equipo médico y científico, equipos de cómputo y comunicaciones, muebles enseres y equipos, de oficina, maquinaria de cocina y restaurante, licencias y software, libros de consulta y elementos decorativos. A continuación se detallan las tareas a desarrollar para el cálculo del costo de reposición depreciado: Realizar el cálculo del costo de reposición a nuevo. El responsable del área de inventarios para establecer el costo de reposición a nuevo de un activo debe aplicar la siguiente fórmula: Costo de Reposición a Nuevo = Costo de adquisición del bien * (Índice acumulado en la fecha en que se evidenció la pérdida del bien Índice acumulado de la fecha de adquisición del bien). Para realizar el respectivo cálculo, se debe consultar la hoja de trabajo denominada Cálculo Responsabilidades. El archivo consta de dos (2) hojas, la primera denominada IPC y la segunda denominada Cálculo. En la primera hoja denominada IPC, se relaciona el índice de precios al consumidor desde el año 1954 de acuerdo con la siguiente estructura: Campo Año Mes Clave Var mes Índice acumulado Periodo que se está consultando. Descripción del campo Mes en el cual se está consultando el índice acumulado. Corresponde al año multiplicado por 12 más el número del mes. Ejemplo: Para el año 1998 y el mes 11, la clave se calcula así: (1998*12) + 11 = que es equivalente a la fecha en meses. (Año * 12) + (el número del mes) Corresponde al IPC de la fecha consultada (año y mes) que es la variación en la inflación del mes. Ejemplo: Si se consulta para noviembre del año 1998 el IPC fue de 0.17, lo cual significa que la inflación en dicha fecha fue del 0.17%. Es el valor presente de un bien, tomando como valor de referencia el mes julio de Así, si un activo en julio de 1954 costó un ($1) peso, en noviembre de 1998 tendría un costo de $1, Esta la fecha inicial de la cual se cuentan con datos a partir de la información publicada por el Banco de la Republica.

5 Página: 5 de 10 Las áreas de inventarios deben actualizar esta hoja con los índices de precios al consumidor que publica mensualmente el Banco de la Republica. En la segunda hoja denominada Cálculo se deben ingresar los datos del bien perdido para establecer el costo de reposición a nuevo de acuerdo con la formula definida. A continuación se detalla su estructura con un ejemplo: Campo Información del campo Descripción Año de Adquisición del bien 1998 Mes de adquisición del bien Índice acumulado en la fecha de adquisición del bien 11 (noviembre) 1.361, Costo de adquisición del bien $ Año en el que se evidenció la pérdida del bien Mes en el que se evidenció la pérdida del bien Índice acumulado en la fecha en que se evidenció la pérdida del bien. Costo de reposición a nuevo (abril) 2548, * ( / ) = : Este dato se obtiene de la tabla del IPC, de acuerdo con el año y mes de adquisición. Año en el cual se está realizando el análisis del valor del activo. Mes en el cual se está realizando el análisis de valor del activo. Este dato se obtiene de la tabla del IPC, de acuerdo con el año y mes en el cual se está realizando el análisis de valor del activo. Corresponde al valor de un bien nuevo equivalente al objeto de análisis. Este valor se obtiene de proyectar el costo de adquisición por el índice de inflación desde el año y mes de adquisición hasta el año y mes en el que se evidenció la pérdida del bien Realizar el cálculo de la vida útil probable. El responsable del área de inventarios, debe realizar el cálculo de la vida útil probable, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: a. Se debe tomar como referencia la vida útil media del activo (vida útil), información que se obtiene de la Hoja de vida del bien, la cual se podrá consulta el modulo de activos fijos del SGF-QUIPU. b. El tiempo de uso de un bien, corresponde a la diferencia entre la fecha de activación y la fecha en la que se evidenció la pérdida del mismo. c. Se asume que en el momento en que se evidenció la pérdida del bien, éste se encontraba en condiciones para prestar servicios y/o ser utilizado durante un tiempo adicional, es decir tenía una vida remanente probable. d. La vida útil probable del bien específico corresponde al tiempo de uso más la vida remanente probable.

6 Página: 6 de 10 e. Para realizar el cálculo de la vida útil remanente (expresada en meses) se utiliza el método de la Curva R5, mediante el cual se otorga la menor vida remanente a un activo (dependiendo de su tiempo de uso y vida útil media). Adicionalmente modela de manera más acertada el comportamiento de los bienes actuales, que tienen menores expectativas uso y/o de permanencia en servicio por las continuas mejoras y cambios tecnológicos. En la hoja denominada Cálculo de la hoja de trabajo Cálculo Responsabilidades se deben ingresar los datos solicitados para calcular la vida útil probable de un bien. A continuación se detalla su estructura con un ejemplo: Campo Información del Campo Descripción Año de Adquisición del bien 1998 Mes de Adquisición del bien 11 (noviembre ) Año en el que se evidenció la pérdida del bien Mes en el que se evidenció la pérdida del bien Tiempo de uso Vida útil media x activo según catálogo Vida útil remanente (meses) con curva R5 Factor x estado Factor x obsolescencia Factor x uso Vida útil remanente probable (abril) 113 = ((2008* 12)+4)- ((1998*12)+11) 120 meses 17 meses Ajusta la vida útil remanente del activo dependiendo del estado de funcionamiento y conservación del mismo. Ajusta la vida útil remanente del activo dependiendo del estado de obsolescencia del mismo. Ajusta la vida útil remanente del activo dependiendo del estado de uso del mismo. 17 meses Vida útil probable 130 = Tiempo en meses transcurrido desde la fecha de adquisición del bien hasta la fecha en la que se evidencia la pérdida del mismo. Vida útil estimada para el bien según el catálogo de activos. Vida útil probable del bien considerando su tiempo de uso y la curva de supervivencia R5. Cuando el uso es superior en un 22% a la vida útil media, la vida remanente probable se considera un 4% de la vida útil media. Malo no reparable; Malo reparable; Regular; Bueno; Nuevo. En este caso se considera 1 y por tanto no afecta ni positiva ni negativamente la vida remanente. Obsoleto; Desactualizado; Vía desactualización; Actualizado; De punta. En este caso se considera 1 y por tanto no afecta ni positiva ni negativamente la vida remanente. No se Usa, Eventualmente; Poco; Mucho; Siempre. En este caso se considera 1 y por tanto no afecta ni positiva ni negativamente la vida remanente. Vida útil remanente (meses) con curva R5 afectada por los factores de estado, obsolescencia y uso. Corresponde al tiempo de uso más la vida útil remanente probable.

7 Página: 7 de 10 Posteriormente, para calcular la vida útil probable de un bien se usa la siguiente formula: Vida Útil Probable de un bien = Tiempo de uso + Vida útil remanente probable (a) (b) (a) Tiempo de uso: Corresponde al tiempo en meses transcurrido desde la fecha de adquisición hasta la fecha en la que se evidenció la pérdida del activo. Para el cálculo de este factor se aplica la siguiente fórmula: Tiempo de uso = ((Año en el que se evidenció la pérdida del bien * 12) + mes en el que se evidenció la pérdida del bien) - ((Año de Adquisición * 12) - mes de Adquisición). (b) Vida útil remanente probable (meses): corresponde al cálculo realizado con la fórmula de la curva R5, la cual corresponde a: (((( * (A * 100)*3) - (0.0021*(A*100)*2)+ (0.0228*(A*100)*2) ) / 100) * B) - A. B B B En donde A: corresponde al tiempo de uso B: es la vida útil media, la cual corresponde a la asignada de acuerdo con la hoja de vida del bien. Tenga en cuenta que al hacer uso de la curva R5: La vida remanente probable mínima se genera a partir del hecho de que el tiempo de uso excede en un 22% la vida media. A partir de este límite, y para tiempos de uso superiores al 22% de la vida útil media, se conserva la vida útil remanente en un 4% de la vida útil media. Para ver la aplicación práctica de este concepto, se debe consultar la hoja de trabajo Cálculo Responsabilidades, donde puede apreciarse la dinámica del modelo. De igual manera, en el archivo se relacionan 2 ejemplos: i. Para el cálculo de la vida útil probable de un bien adquirido en febrero de 1996, es decir, un activo con 146 meses de tiempo de uso (22% de meses más que la vida útil media). Esto arroja una vida útil remanente (en meses) con curva R5 de 5 meses, quitando el condicional de la fórmula de la relación entre el tiempo de uso y la vida útil media.

8 Página: 8 de 10 ii. Para un bien adquirido en noviembre de 1990, la vida útil remanente (en meses) con curva R5 genera un resultado de 30 meses, lo cual no es coherente, ya que lo razonable es que, a mayor antigüedad, la vida útil remanente (en meses) con curva R5 disminuya o se mantenga. Para ajustar esta situación se debe incluir el condicional de la relación entre el tiempo de uso y la vida útil media en la fórmula de este bien. Con el ajuste se genera un resultado de 5 meses para la vida útil remanente (en meses) con curva R5, lo cual es razonable. A partir del cálculo de la vida útil remanente (meses) con curva R5, se debe analizar si este valor debe ajustarse (aumentarse o disminuirse) por alguna situación particular, relacionada con el estado del bien en el momento en que se evidenció su pérdida. Para este efecto, se cuenta con 3 campos: A. Factor x Estado: Sera > 1 cuando el estado de conservación del bien es superior al estado que debería tener de acuerdo con su antigüedad. Sera < 1 cuando el estado del bien es inferior al estado que deberá tener de acuerdo con su antigüedad. B. Factor x Obsolescencia Sera > 1 cuando la obsolescencia del bien es inferior a la que debería tener un bien de acuerdo con su antigüedad. Sera < 1 cuando se conceptúe que la obsolescencia del bien es superior a la que debería tener de acuerdo con su antigüedad. C. Factor x Uso. Sera > 1 cuando el bien es de uso esencial y por tanto se requiere para generar amplios beneficios. Sera < 1 cuando el bien tiene poco o nulo uso, lo que hace que no se deriven beneficios importantes de su utilización. En todos los casos, a estos tres factores asociados se les asignó el valor de uno (1), lo que indica que sus estados son consistentes con su antigüedad y que su expectativa de vida (Vida útil Remanente probable) no se aumentará ni disminuirá por estos conceptos. Teniendo en cuenta estos factores que pueden afectar el cálculo de la Vida útil remanente probable, la formula se ajusta así: Vida útil = Vida útil remanente (meses) con curva R5 * Factores Asociados Remanente probable (Factor x Estado * Factor x Obsolescencia * Factor x Uso) Finalmente teniendo el valor de la vida útil remanente probable y ya contando con el tiempo de uso del bien, la vida útil probable es la suma de estos dos tiempos. (Revisar la hoja de trabajo Cálculo Responsabilidades).

9 Página: 9 de 10 NOTA: La vida útil probable obtenida mediante esta metodología es en todos los casos, superior al tiempo de uso, por lo que el costo de reposición del bien siempre será mayor a cero Cálculo Costo de Reposición. Para realizar el respectivo cálculo tenga en cuenta el costo de reposición a nuevo obtenido en la actividad y la vida útil probable calculada en la actividad 1.1.2, y realice el cálculo del valor del bien aplicando la metodología depreciatoria de línea recta, así: Costo de reposición del bien = Costo de Reposición a Nuevo * 1 - Uso Vida Útil Probable En la hoja Cálculo de la hoja de trabajo Cálculo de Responsabilidades, se ejemplifica la forma de calcular el costo de reposición de un bien. En este ejemplo los campos considerados para efectos de calcular el costo de reposición son los siguientes: Campo Información del campo Descripción Tiempo de uso 113 = ((2008* 12)+4)- ((1998*12)+11) Costo de reposición a nuevo *(2.548, / ) = Tiempo en meses transcurrido desde la fecha de adquisición hasta la fecha en la que se evidencia la pérdida del activo. Corresponde al valor de un bien nuevo o equivalente al objeto de análisis. Esté valor se obtiene de proyectar el costo de adquisición por el índice de inflación desde el año y mes de adquisición hasta el año y mes en que se evidencia la pérdida del bien. Vida Útil Probable 130 = Vida útil probable del activo. Corresponde al tiempo de uso, más la vida útil remanente probable. Costo de Reposición = *(1-(113/130)) Corresponde al resultado de aplicar la metodología de costo de reposición depreciado (CRD) 1.2. METODOLOGÍA DE VALOR DE MERCADO. El responsable del área de inventarios debe tener en cuenta el valor de mercado (comercial) de bienes equivalentes en características técnicas y/o funcionales, antigüedad y estado. La utilización de esta metodología aplica para calcular el costo de reposición de bienes consistentes en semovientes, obras de arte, vehículos y en general bienes que cuenten con un mercado activo del usado.

10 Página: 10 de Cálculo del costo de reposición para el registro de una responsabilidad en la pérdida de componentes o partes por daño, hurto o extravío El responsable del área e inventarios determina el valor de reposición para componentes o partes de bienes según el valor de mercado, a excepción de los componentes o partes de los equipos de cómputo, para los cuales se calculará el valor de acuerdo con la relación porcentual establecida por la Dirección Nacional Tecnologías de la Información y Comunicaciones, así: Componente porcentual Valor Porcentual Monitor 30% Caja 2% Board (sonido, video, red, dispositivos integrados) 10% Procesador 30% Memoria 10% Disco Duro 15% Teclado 1% Mouse 1% Parlantes 1% Total 100% Fin del Protocolo. ELABORÓ Luz Stella Godoy REVISÓ Pilar Céspedes, María Fernanda Forero, Cielo Murcia Moreno APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro CARGO Jefe de la sección de Gestión de Bienes CARGO Jefe de la División Nacional de Servicios Administrativos, asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo FECHA Julio 23 de 2011 FECHA Mayo 25 de 2015 FECHA Julio 29 de 2015