PROCESOS BASICOS DEL APLICATIVO

Transcripción

1 PROCESOS BASICOS DEL APLICATIVO Índice de este tutorial: Barra de herramientas principal del programa Barra de herramientas principal de todos los procesos Tratamiento de usuarios, clientes, proveedores, operarios, etc Cálculo de coste de hora del taller BARRA DE BOTONES DE ACCESO A LOS PRINCIPALES PROCESOS DEL PROGRAMA DESCRIPCION DE BOTONES 1. Mantenimiento de clientes (grabar, consultar, imprimir, eliminar, localizar vehículos, etc ) 2. Mantenimiento de vehículos 3. Mantenimiento de proveedores 4. Mantenimiento de operarios y personal del taller 5. Mantenimiento de inventario de repuestos en almacén 6. Agenda y planificador de entradas en el taller 7. Gestión de citas previas (adaptada en la agenda y planificador) 8. Gestión de órdenes de reparación 9. Generar orden de reparación mediante valoración de MENSAELECT 10. Emisión de pedidos de recambios a proveedor externamente de la orden de reparación 11. Consulta de pedidos emitidos a proveedor 12. Recepción de pedidos albaranes de proveedor 13. Consulta y tratamiento de devoluciones emitidas a proveedor PENDIENTES DE ABONAR 14. Recepción de albarán del proveedor directo (sin emisión previa de pedido a proveedor) Pág. Nº 1 de 15 páginas

2 15. Auto-facturación de albaranes del proveedor 16. Informes gráficos de rentabilidad, costes, ventas, márgenes, beneficios, horas producidas y facturadas, en O.r. 17. Finalizar ejecución del programa 18. Conexión remota con SOPORTE CLICKEUROTALLER BARRA DE HERRAMIENTAS PRINCIPAL DE PROCESOS EN TODAS LAS VENTANAS DESCRIPCION DE BOTONES PRIMERO: crea un registro nuevo en el proceso en que estemos.. clientes, proveedores, operarios, ordenes de reparación. SEGUNDO: posiciona el puntero de lectura en el primer registro de todos los datos que se están mostrando TERCERO: posiciona el puntero de lectura en el anterior registro del visitado CUARTO: posiciona el puntero de lectura en el siguiente registro del anterior visitado QUINTO: posiciona el puntero de lectura en el último registro de todos los mostrados SEXTO: (impresora) accede al proceso de impresión del informe de los datos (seleccionaremos impresora, copias, exportaremos a excel...) SEPTIMO: (papelera) elimina el registro que tenemos seleccionado OCTAVO: (puerta) finaliza el proceso que estamos utilizando FORMA DE LOCALIZAR INFORMACION EN TODAS LAS VENTANAS DEL PROGRAMA CASILLAS PARA INTRODUCIR LA INFORMACION A LOCALIZAR NOMBRE (TITULO) DE LOS DATOS QUE DESEAMOS LOCALIZAR (LA LOCALIZACION DE REGISTROS ES TAN SENCILLO COMO SELECCIONAR LA CASILLA DE BUSQUEDA QUE SE SITUA SOBRE EL TITULO DE COLUMNA POR LA CUAL QUEREMOS LOCALIZAR LA INFORMACION).. ESTE PROCESO ES IDENTICO EN CADA MODULO DEL PROGRAMA, PERO CADA PROCESO CON SUS PROPIAS COLUMNAS LA BUSQUEDA DE LA INFORMACION SE REALIZA DE FORMA INCREMENTAL, ADEMÁS, PINCHANDO EN CADA NOMBRE DE COLUMNA, SE ORDENARAN DE MENOR A MAYOR O VICEVERSA LOS REGISTROS POR DICHO CAMPO. Pág. Nº 2 de 15 páginas

3 1. DEFINICIÓN DE USUARIOS QUE UTILIZARÁN EL PROGRAMA: con este proceso definiremos los usuarios que utilizarán el programa, así como definir los permisos de utilidad que le daremos a cada uno de ellos. Los usuarios los definiremos en la siguiente opción: MENU MANTENIMIENTOS / USUARIOS (y se desplegará la siguiente ventana) Tal cual hemos comentado antes, con la barra de herramientas podremos crear un usuario nuevo, así como modificar, imprimir, incluso eliminar usuarios. Para que cualquier usuario no pueda dar de alta usuarios, ni eliminar o modificarlos sin su permiso correspondiente, disponemos de un usuario y contraseña estándar que tendremos que introducir cada vez en los campos usuario / contraseña administrador. Una vez definidos los usuarios y sus contraseñas, los utilizaremos para poder entrar al programa desde la primera ventana que nos muestra la aplicación al ejecutarla: 2. COMENZAREMOS POR DAR DE ALTA CLIENTES Y VEHICULOS CON LOS QUE VAMOS A TRABAJAR POSTERIORMENTE el proceso que vamos a explicar no es el único para dar de alta clientes y vehículos; posteriormente, en otro tutorial más avanzado, veremos como dar de alta clientes y vehículos desde otros procesos, como desde la orden de reparación. Antes de dar de alta clientes, vamos a crear lo que definimos ZONAS, TIPOS DE CLIENTES, Y FORMAS DE PAGO Las zonas nos van a permitir definir zonas geográficas a las cuales asignaremos posteriormente nuestros clientes, con la intención de poder realizar campañas comerciales por , sms, y circulares, sobre clientes de determinadas zonas Pág. Nº 3 de 15 páginas

4 Los tipos de clientes nos van a permitir definir los tipos de clientes que luego asignaremos a los mismos, (como por ejemplo P/particulares C/compañías E/empresas T/talleres, etc ) con la intención de poder realizar campañas comerciales como las citadas anteriormente, así como obtener rentabilidades de facturación por separado, según tipos de clientes, puesto que no obtendremos la misma rentabilidad de reparaciones de particulares, que de compañías, de talleres, etc Ambos procesos funcionan igual, y para definirlos tenemos que acceder a sus mantenimientos desde MENU DE MANTENIMIENTOS / OPCION DE CLIENTES / y seleccionar el mantenimiento de zonas de clientes y mantenimiento de tipos de clientes. Ambos procesos funcionan igual, tenemos que añadir registros mediante una clave (código, ó tipo) y también definiendo la descripción o la actividad, y posteriormente pinchamos en el botón de aceptar para grabar dicho registro. Para modificar cualquier registro, tan solo tenemos que hacer doble click sobre el botón que acompaña al citado registro, y se mostrará los datos para modificar. Destacamos que en todos los mantenimientos tendremos las opciones de búsqueda de los registros, mediante los TEXTBOX que se encuentran en la cabecera de cada columna, por lo que para buscar un registro, tan solo tendremos que seleccionar el textbox deseado, y teclear el contenido que deseemos buscar. Pág. Nº 4 de 15 páginas

5 En cuanto a las formas de pago, destacar que las mismas nos permitirán que en las facturas se indiquen los vencimientos correspondientes a las mismas, en caso de dar vencimientos a clientes, o mantener formas de pago de contado, o cualquiera que deseemos; también, las formas de pago de vencimiento o contado, nos permitirán imprimir los correspondientes recibos de cada factura de forma automática. NOTA IMPORTANTE: destacamos que todos los mantenimientos y procesos de dar de alta, modificación, eliminación, etc.. que dispone el programa, funcionan igual, de forma que sabiendo como funciona uno de ellos, sabremos cómo funcionan el resto. GRABACIÓN DE CLIENTES: los clientes los vamos a grabar, modificar, consultar, eliminar, imprimir, etc desde su correspondiente mantenimiento (MENU MANTENIMIENTOS / CLIENTES / MANTENIMIENTO DE CLIENTES), o bien desde el correspondiente botón de la barra de herramientas que hemos explicado anteriormente. Pág. Nº 5 de 15 páginas

6 Lo primero a destacar es que todo cliente debe tener asignada una zona, un tipo de cliente, y una forma de pago; el código del cliente lo podemos predeterminar en el programa para que el mismo lo facilite automáticamente, o poderlo introducir de forma manual (esta opción la tenemos en MENU DE UTILIDADES / CONFIGURACION DE PARAMETROS DE EMPRESA / Y PESTAÑA DE VALORES PREDETERMINADOS) Destacamos que la letra del NIF la calcula automáticamente el programa (siempre y cuando sea nif, y lo introduzcamos sin puntos ni caracteres especiales), además el programa nos avisará cuando el nif calculado ya exista, con la intención de evitar duplicados. Observamos como el programa nos permitirá emitir un a nuestro cliente o un mensaje sms al mismo, desde el botón que acompaña al campo donde introduciremos el número de teléfono móvil y la dirección de correo electrónico. En la pestaña de descuentos específicos podemos grabar el precio de hora y los descuentos personalizados de cada cliente (en caso de querer personalízaselo), como suele ocurrir con las compañías aseguradoras con las cuales pactamos precios y descuentos especiales. Una vez introducidos los datos que necesitemos de los clientes, y tras pinchar en el botón de aceptar, el programa pasará a mostrar la ventana para grabar el vehículo correspondiente al cliente; dicha ventana es la siguiente Introduciremos los datos del vehículo a grabar, haciendo especial atención al Nº de Bastidor, puesto que lo utilizaremos posteriormente para pasarlo de forma automática a los sistemas de valoraciones como Gt Estimate y Audatex. El campo observaciones se mostrará de forma automática cuando abramos una orden de reparación de dicho vehículo, en forma de incidencia o aviso. Una vez finalizada la introducción de datos del vehículo y pichemos en el botón de aceptar, se cerrará dicha ventana y volveremos al mantenimiento de clientes para poder dar de alta otro cliente, o realizar cualquier consulta. 3. TRATAMIENTO INDEPENDIENTE DE VEHICULOS: también podemos trabajar de forma independiente con vehículos desde la opción de MENU DE MANTENIMIENTO / VEHICULOS, donde encontraremos todos los vehículos que hemos dado de alta desde clientes; en este proceso podremos consultar vehículos por marca, modelo, matricula, código de cliente, etc y también podremos dar de alta vehículos nuevos. Pág. Nº 6 de 15 páginas

7 4. TRATAMIENTO DE PROVEEDORES Y ACREEDORES: desde el MENU DE MANTENIMIENTOS / PROVEEDORES ACREEDORES podemos dar de alta, consultar y modificar datos de nuestro proveedores; observamos que el funcionamiento es idéntico al de clientes, vehículos, etc El único aspecto a tener en cuenta, es el campo CCONTABLE, donde dependiente de la naturaleza del gastos introduciremos 400 (para proveedor) ó 410 (para acreedor) de forma que en caso de tener una contabilidad enlazada con nuestro sistema, contabilizaremos las facturas a dichas cuentas. 5. PERSONAL DEL TALLER: en este mantenimiento es donde vamos a grabar todos los datos correspondientes al personal del taller, tanto de administración como de taller operativo; el funcionamiento es idéntico a los anteriores, y hacemos especial atención a la pestaña de LABORAL en la que definiremos los datos correspondientes a cada operario, que nos permitirán calcular automáticamente los costes independientes de cada uno. Aquí tendremos especial atención al campo Tipo (con valores DIRECTA / INDIRECTA), como mano de obra directa entendemos la mano de obra que ficha directamente sobre órdenes de reparación de vehículos, y cuyas horas productivas anuales se tendrán en cuenta para el cálculo de coste de hora genérico del taller; en cuanto a mano de obra Indirecta, entendemos el personal, que puede fichar o no, según criterio del taller, y que no trabaja directamente sobre órdenes de reparación, y cuyas horas productivas no se tendrán en cuenta para el cálculo del coste hora, pero sí, sus costes. El campo ticka tiempos, es en el que indicamos si el operario de dicha ficha justificará tiempos en el control presencial, o no justificará sus tiempos. Desde el botón de impresora del menú de operarios lanzaremos por impresora los informes de operarios con datos generales, y el informe de códigos de barra para los fichajes de tiempos. 6. INVENTARIO DE ALMACEN/ES: desde este mantenimiento podemos definir todo aquello que tengamos en nuestro taller como inventario de reposición, como filtros, pinturas, correas, etc es decir, todo aquello que necesitemos inventariar. Lo primero que tenemos que definir son los códigos de almacén con los que vamos a trabajar, bien sean almacenes físicos, es decir, si tenemos más de un taller y controlamos almacenes por separados, o también considerar los almacenes como tipos, es decir, almacén de recambios, pinturas, etc Pág. Nº 7 de 15 páginas

8 Posteriormente definiremos las familias de artículos con los que trabajamos, y también las marcas o fabricantes con los que trabajamos, para posteriormente poder obtener estadísticas y consultas de recambios por familias y fabricantes. Por último, estamos en disposición de definir los recambios concretos que deseemos inventariar, donde podemos clasificar los recambios por marcas y modelos de vehículos, para posteriormente obtener consultas, así como controlar valores de stock actual, valoración de stocks, control de stocks de artículos con sus stocks mínimos y sus correspondientes avisos para emitir pedidos a proveedor, etc TODO LO RELACIONADO CON EL INVENTARIO DE ALMACEN/ES, LO ENCONTRAMOS EN EL MENU DE MANTENIMIENTOS Y OPCION DE ALMACEN/ES DE RECAMBIOS 7. CODIGOS DE MANO DE OBRA PARA FICHAJES Y ADMINISTRACION: esta opción la encontramos en el menú de mantenimientos y opción de códigos de mano obra para fichajes y administración. En relación a los fichajes de tiempo, cuyo fin principal es el SEGIMIENTO POSTERIOR DE PRODUCTIVIDAD, RENTABILIDAD, EFICIENCIA, Y COMPARATIVA DE TIEMPOS REALES CON LOS TIEMPOS ASIGNADOS DE VALORACIONES Y PERITACIONES, debemos analizar las diversas posibilidades de control que queremos en el taller. Estas posibilidades de control guardan relación directa con los CODIGOS DE MANO DE OBRA que utilizarán los operarios, por lo que debemos tener claro aquello en lo que queremos que fichen. Pág. Nº 8 de 15 páginas

9 Como las posibilidades de control que ofrece CLICK EURO TALLER son ilimitadas, puesto que nosotros decidimos qué códigos de mano de obra vamos a controlar, también debemos analizar las posibilidades que nos ofrece cada sección, por ejemplo.. Podemos controlar la mano de obra en pintura en un solo código MOP e imputar todos los tiempos en dicho código; pero, sabemos que la sección de pintura tiene un peso importantísimo en el taller. Si consideramos que cuando nos dan una peritación con el tiempo total de pintura, están incluidos los tiempos de preparado del vehículo para la misma, muchas veces, al comparar el tiempo real de MOP con el tiempo de peritación podemos encontrarnos la sorpresa de que nuestro/s operario/s haya/n tardado más de lo establecido; pero coincidiremos todos, en que a veces, se producen pérdidas de tiempo, no en la mano de obra del pintor al PINTAR EL VEHICULO, sino, en el tiempo de preparado del vehículo para pintura. ES EN ESTE CASO, CUANDO DECIDO EN MI TALLER, QUE QUIERO CONTROLAR TAMBIEN EL TIEMPO DE PREPARADO DE VEHICULO PARA PINTURA, EN UN CODIGO DE FICHAJE A PARTE. Ahora, pensemos una perspectiva similar en la SECCION DE CHAPA indudablemente, un golpe de chapa donde es necesario subir el vehículo en la bancada, en la mayoría de los casos, por no decir en todos, el tiempo es mayor que en un golpe donde el operario, sin subir el vehículo en la bancada, simplemente sustituye una pieza, o la repara manualmente. Tenemos claro que imputar todo el tiempo de chapa en MOC, nos puede prestar una confusión al comparar con tiempos de peritación, puesto que, coincidiremos, que hay un mayor porcentaje de que exista más diferencia de tiempo entre tiempos reales y tiempos de peritación en una reparación de bancada, que en una reparación normal de chapa, donde no sea necesario utilizar bancada ES EN ESTE CASO, CUANDO DECIDO EN MI TALLER, QUE QUIERO CONTROLAR EL TIEMPO DE REPARACION DE CHAPA EN BANCADA, Y EL TIEMPO DE REPARACION DE CHAPA NORMAL, POR SEPARADO A ver, todo esto, os lo explico, para que veáis la diversidad de posibilidades que podéis establecer a la hora de controlar tiempos, puesto que GUARDA UNA RELACION DIRECTA CON LOS RESULTADOS QUE OBTENGAIS DE PRODUCTIVIDAD, RENTABILIDAD, EFICIENCIA 8. Con Click Euro-Taller podremos, no solo controlar la facturación de nuestros clientes, sino también la facturación de compras y gastos, sea cual sea su naturaleza, es decir, tanto de facturas de compras a proveedores como facturas de gastos a acreedores. Para ello, primero definiremos los conceptos de gastos que deseemos controlar en el taller, de forma que podamos asociarlos a las futuras facturas que recibamos tanto de proveedores como de acreedores, y que posteriormente podremos obtener nuestras propias auditorías de compras y gastos. El proceso en el que definiremos dichos conceptos lo encontramos en el MENU DE MANTENIMIENTOS Y CONCEPTOS DE FACTURACION DE COMPRAS Y GASTOS Pág. Nº 9 de 15 páginas

10 9. CONTROL DE TIPOS DE REVISIONES PERIODICAS: aquí grabaremos de una forma muy rápida y sencilla, los distintos códigos de revisiones que podamos realizar en nuestras reparaciones, y que tras asociarlos a las mismas, el programa nos facilitará los correspondientes avisos para revisiones futuras y podamos tener localizados a nuestros clientes según sus revisiones. Este proceso lo encontramos en el MENU DE MANTENIMIENTOS Y REVISIONES DE REPARACION PARA AVISOS PERIODICOS. 10. COMPAÑIAS DE SEGUROS: aquí grabaremos los datos correspondientes a las compañías de seguros con las que vamos a tener relación en nuestro taller, y que posteriormente podremos asociar al informe pericial de cada orden de reparación en caso de ser necesario. Podremos especificar las condiciones comerciales de dichas compañías, y que posteriormente se enlazarán en nuestras órdenes de reparación. Destacamos algo muy importante una compañía aseguradora la podemos interpretar como CLIENTE A FACTURAR, es decir, la factura va a su nombre, por lo que tendremos que grabarla como cliente, en el mantenimiento de cliente; pero también podemos interpretarla como COMPAÑÍA RESPONSABLE DE LA PERITACION, es decir, no facturamos a su nombre, pero sí la incluimos en el informe pericial dentro de la orden de reparación.. es este el caso en el que grabaremos la compañía en este mantenimiento. Pág. Nº 10 de 15 páginas

11 11. PLANTILLAS PARA MENSAJES SMS.: desde el programa podemos enviar mensajes sms a móviles para lanzar avisos de cualquier tipo finalización de reparación, notificaciones, etc y podremos redactarlos en cada momento, o incluso definir plantillas maestras con mensajes pre-establecidos que posteriormente podremos enviar, tanto a un móvil únicamente, como lanzar sms en grupo. 12. CONTADORES GENERALES Y DE DOCUMENTOS: podremos emitir ordenes de reparación, facturas de todo tipo, albaranes, etc y cada documento debe tener un Número que lo identifique respecto a los demás; en la opción de CONTADORES GENERALES Y SERIES DE DOCUMENTOS podremos definir desde las series de órdenes de reparación así como series de facturas que emitamos, y el programa cargará desde aquí el número de documento en cuestión. Esta es la opción en la que a principio de año podremos todos los contadores a 1 para comenzar desde dicho documento. Pág. Nº 11 de 15 páginas

12 13. VEHICULOS DE SUSTITUCION Y CORTESIA: podemos grabar los vehículos de sustitución y cortesía que disponemos en el taller, desde su mantenimiento, y posteriormente asociarlo en una orden de reparación desde la cual emitiremos el correspondiente contrato de entrega del vehículo. Grabamos el vehículo, y destacamos que una vez que entregamos el vehículo a un cliente, en la ficha del vehículo dentro de su mantenimiento, podremos ver la orden de reparación a la corresponde, así como datos del cliente para poderlo localizar. Este mantenimiento lo encontramos en el MENU DE MANTENIMIENTOS / VEHICULOS DE SUSTITUCION Y CORTESIA. 14. CALCULO DE COSTE DE HORA DEL TALLER: El cálculo del coste de hora está directamente relacionado con los costes independientes de cada operario, puesto que un oficial de primera supone un coste mayor para nuestro taller, que un oficial de tercera; por ello, lo primero que tengo que hacer es establecer los costes independientes de cada operario en su ficha correspondiente. Un factor a tener en cuenta es el tipo de mano de obra operativo de cada operario en mi taller, es decir, diferenciamos LA MANO DE OBRA DIRECTA (mano de obra que ficha directamente sobre trabajos Pág. Nº 12 de 15 páginas

13 realizados en reparaciones) y LA MANO DE OBRA INDIRECTA (mano de obra que se realiza en el taller y que no ficha sobre reparaciones, como puede ser personal de oficina, etc ) La importancia principal es que para el perfecto cálculo del coste de hora genérico del taller, únicamente tendremos en cuenta las horas previstas de producción para el periodo que deseamos calcular, y únicamente, las horas previstas productivas del PERSONAL DE MANO DE OBRA DIRECTA. En cada ficha de operario estableceremos valores como son los siguientes Destacamos los valores de mensualidades, horas de jornada diaria, y días de vacaciones, de forma independiente para cada operario, puesto que pueden tener distintas vacaciones, jornada diaria, así como las mensualidades que soporta el taller como gasto. Vemos como el programa automáticamente calcula el precio de COSTE DE HORA DE CADA OPERARIO (importantísimo para posteriormente obtener rentabilidades, costes, y beneficios de las reparaciones, por coste de operario) A su vez, también obtendremos de forma automática el coste total mensual y el coste total anual que supone cada operario para el taller. Una vez calculados los costes de cada operario, estamos en disposición de calcular nuestro coste genérico del taller, es decir, el coste, que de alguna forma, y con el mejor criterio posible me permitirá establecer un precio de venta de hora lo más acorde con la realidad que deseemos. Para el cálculo del coste de hora genérico del taller, seleccionamos en el MENU DE HERRAMIENTAS la opción CÁLCULO DEL PRECIO DE COSTE DE HORA DEL TALLER, y aparecerá la siguiente ventana Pág. Nº 13 de 15 páginas

14 El proceso es muy sencillo: establecemos el periodo para el cual queremos realizar el cálculo de coste de hora, por ejemplo, año 2011; estableceremos los días festivos y puentes que tendremos en el periodo anual (sin contar días de vacaciones). De nuestra contabilidad, y mediante un cálculo aproximado del periodo anterior, introduciremos los COSTES GENERALES Y LOS COSTES DE AMORTIZACIONES que indicamos. Tras introducir estos valores, pinchamos en el botón CALCULAR Y GUARDAR RESULTADO, y el programa realiza la siguiente operación: calcula el sumatorio de todos los costes, calcula la suma de costes de personal de mano de obra directa e indirecta, calcula los días previstos productivos del año 2011 (descontando fines de semana, días de vacaciones programados en las fichas de los operarios, y los días festivos y puentes programados, y multiplica el sumatorio de las horas productivas diarias únicamente del personal de mano de obra directa por los días productivos obtenidos, para totalizar las horas previstas productivas del periodo Por último, divide el total de todos los gastos entre las horas productivas calculadas, y el resultado es NUESTRO PRECIO DE COSTE DE HORA. Pág. Nº 14 de 15 páginas

15 AHORA ASIGNAREMOS EL PRECIO DE COSTE DE HORA A NUESTRAS SERIES DE ORDENES DE REPARACIÓN PARA PODER OBTENER POSTERIORMENTE LOS RESULTADOS DE BENEFICIOS Y RENTABILIDADES POR REPARACIÓN Pág. Nº 15 de 15 páginas