MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS ARCHIVO Y DIGITALIZACION DIVISIÓN DE ADMINISTRACION GENERAL SECCIÓN DE PARTES Y ARCHIVO

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1 MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS ARCHIVO Y DIGITALIZACION DIVISIÓN DE ADMINISTRACION GENERAL SECCIÓN DE PARTES Y ARCHIVO Santiago 2012

2 INDICE OBJETIVO GENERAL DEL ARCHIVO MISION DEL ARCHIVO ESTRATEGIAS Y REGLAS 1. Responsabilidades 1.2. Disposiciones generales 1.3. Funciones DOCUMENTOS EN PAPEL 1. Recomendaciones generales 1.2. Reglas generales PROCESOS 1. ACOPIO DE DOCUMENTOS 1.1. Limpieza y tratamiento de documentos 2. CONFORMACIÓN DE LOS GRUPOS DOCUMENTALES 2.1. Selección documental Selección 3. ORGANIZACION FISICA DEL DOCUMENTO 3.1. Clasificación de documentos 3.2. Ordenación documental 3.3. Numeración designada 3.4. Conservación física 3.5. Archivo de los documentos 4. DIGITALIZACIÓN 5. SOLICITUD DE DOCUMENTOS 6. TIPS ADMINISTRATIVOS 7. ELIMINACION Y DESCARTE DE DOCUMENTACION PUBLICA 8. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 9. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ANEXOS

3 PRESENTACIÓN El 20 de agosto del 2009, se publico en el Diario Oficial la Ley sobre Acceso a la Información Pública, la Comisión de Probidad y Transparencia elaboro un Plan de Trabajo específico destinado a organizar y describir los archivos de documentos, con el fin de garantizar la responsabilidad y la transparencia en todos los niveles. Los documentos públicos son la memoria escrita de la gestión gubernamental, su importancia radica en permitirnos recuperar el pasado de la vida institucional, conservar nuestro presente y servir como soporte a las tareas de planeación de las acciones administrativas, porque nos ofrecen datos invaluables sobre las políticas y los programas. El presente Manual de Funciones y Procedimientos de la Unidad de Partes y Archivos del Ministerio de Educación, tiene como objetivo brindar el apoyo necesario al personal adscrito a la Unidad de Archivos del Nivel Central, así como a sus dependencias en regiones, para el desempeño de las actividades de manejo, resguardo, control y traspaso de documentación al Archivo Nacional, igualmente para las consultas que realicen, tanto los diferente órganos públicos y publico en general, en el marco de la Ley de Transparencia Nº , y específicamente en la transparencia pasiva, la cual comprende el acceso a la información contenida en actos, resoluciones, expedientes, etc.; en la que la Unidad de Archivo tiene un papel fundamental, por ser la Unidad que custodia esta documentación. El Manual constituye, asimismo, un valioso instrumento en el proceso de inducción al puesto del personal de nuevo ingreso, al facilitarle la familiarización con el entorno conceptual y el ejercicio práctico del conjunto de actividades que constituirán su función dentro de esta nueva área de adscripción. Asimismo, dicho documento servirá para apoyar la adecuada integración, clasificación y ordenación sistemática de la documentación, ya que se va señalando en los diferentes capítulos lo que se va llevando a cabo en una Unidad de estas características.

4 Este Manual contiene los procedimientos que se ejecutan en la misma como lo son: el acopio de papel, organización física de los documentos, transferencia documental, préstamo de los documentos para consulta y su relación con la Ley de Transparencia, así como el manejo de la eliminación y descarte de documentación pública. Se incluye asimismo, en este documento, los anexos los cuales contienen la legislación relacionadas con estas labores, como son el DFL Nº 5.200, la Circular Nº de 1981, de la Contraloría General de la Republica, referente a eliminación de documentos, el Decreto nº 721 de 1980, del Ministerio de Educación, el cual crea comisión de selección para los efectos de descarte de documentos oficiales; también incluye un glosario y documentos de apoyo en la labor de conservación de documentación oficial. Nora Mora López Bibliotecóloga Documentalista Coordinadora de Archivos Regionales, Ley de Transparencia y SGD

5 Agradecimientos La Sección de Partes y Archivos de la División de Administración General, agradece la valiosa colaboración prestada en la preparación de este Manual, a profesionales especialistas en el tema, Marcela Cavada de Archivo Nacional, y Paloma Mújica profesional del Centro Nacional de Conservación y Restauración (CNCR), por su amable disposición. El manual se ha beneficiado enormemente con ambas aportaciones.

6 QUE ES UN ARCHIVO? El Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o la institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia (Heredia: 1991, 89). OBJETIVO GENERAL DEL ARCHIVO Regular todo el 1 Fondo documental producido en la institución, en el cumplimiento de sus funciones; así como el asesoramiento en la organización y administración de los archivos de gestión de cada oficina. Velar por la protección y conservación del patrimonio documental del Ministerio de Educación, centralizado en el archivo. MISIÓN DEL ARCHIVO La misión especifica de un archivo administrativo, son las siguientes: o o Salvaguardar los derechos de la institución que los crea, facilitando su gestión al actuar como memoria. Servir como fuentes de elaboración histórica. En concreto la misión de la Administración del fondo documental del Ministerio de Educación es, conservar adecuadamente estos, facilitar y agilizar su uso, mediante la utilización de procedimientos técnicos modernos de la archivística. 1 Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades como productor.

7 Estrategias Y Reglas

8 1. RESPONSABILIDADES La Unidad de Archivo es responsable de la puesta en práctica y del desarrollo de este nuevo programa de gestión documental. Los documentos se definen como toda información oficial emitida, por todas las unidades del Ministerio de Educación. Los documentos son testimonio de las acciones y decisiones tomadas durante la ejecución o el apoyo a las actividades de las diferentes unidades del Ministerio. Estos documentos son propiedad del Ministerio de Educación; la Unidad de Archivo asegura de manera sistemática la organización, gestión, conservación. El objetivo es asegurar la eficacia, la responsabilidad y la transparencia en la ejecución y el apoyo a las actividades. El personal de la Unidad de Archivo es responsable de la recepción y gestión de los documentos necesarios y precisos, de acuerdo con las normas y reglas que se establecerán en este Manual de Procedimientos. La Unidad de Archivo es responsable de la buena práctica de estos procedimientos en esta unidad y debe asegurarse de que el personal supervisado está informado de las reglas y de los procedimientos existentes. El conocimiento de las normas existentes se sigue a través de diferentes medios como el control de entrada y salida de personal, las transferencias de documentos al archivo, etc. Ningún documento debe ser destruido sin la aprobación de las normas existentes. Este acuerdo se alcanza, bien a través de las tablas de conservación preestablecidas y de las directivas que provienen de la Unidad de Archivo, o bien por medio de un acuerdo especialmente solicitado.

9 1.2. DISPOSICIONES GENERALES La Unidad de Archivo es una unidad administrativa, la cual se regirá por las presentes disposiciones y lo que establezca en materia de archivo las principales leyes, Decretos y otros: DFL del Ministerio de Educación de 1929, sobre transferencia de documentos oficiales de los Servicios Públicos al Archivo Nacional. Ley sobre Acceso a la Información Pública, de la Comisión de Probidad y Transparencia ha elaborado un Plan de Trabajo específico destinado a organizar y describir los archivos de documentos. Decreto Supremo N 721 de 1980, Ministerio de Educación; crea comisión de selección para los efectos de descarte de documentos oficiales. Circular N de 1981, Contraloría General de la República; resume principales disposiciones legales relativas a la eliminación de documentos en la administración pública. 2 Funcionará bajo la dirección de un profesional con títulos en Administración Pública, Derecho, Humanidades y Ciencias Sociales o Biblioteconomía y Documentación. Debe contar la Unidad de Archivo, con los técnicos necesarios en la misma especialidad, (archivística), como personal de apoyo. 2 Plan de Implementación de la Ley Nº , Comisión de Probidad y Transparencia

10 1.3 FUNCIONES Las funciones de los Archivos son recoger, custodiar, conservar, organizar, describir y servir los documentos (Heredia: 1993, 95), pero también gestionarlos en sus fases vitales de actividad y escasa actividad (Casademont: 1995), o difundirlos (Conde: 1992). Las funciones específicas de este Archivo deben ser las siguientes: Organización de la documentación (clasificar, ordenar, describir) que le sea remitida por los distintos servicios. Aplicar la evaluación y selección de la documentación según los criterios establecidos. Proporcionar asesoramiento técnico y gestión de las transferencias documentales desde las diferentes unidades administrativas a la Unidad de Archivo. Conservación. Gestión documental. Digitalizacion y publicación en Sistema de Gestión Documental Gestionar el préstamo de la documentación a los organismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos.

11 Documentos En Papel

12 1. RECOMENDACIONES GENERALES Catastrar los espacios físicos donde se conservan actualmente los documentos de archivo (incluyendo depósitos, bodegas, contenedores, closets y cualquier espacio donde halla documentos que hayan finalizado su tramitación). Para esto, se recomienda utilizar la planilla Catastro Depósitos de Archivo incluida en el Anexo Nº 1 de este Manual. Evaluar las condiciones que presenta el recinto, especialmente en materia de seguridad (control de acceso) y ambiental (medidas mínimas de protección destinadas a evitar una excesiva acumulación de polvo, presencia de roedores e insectos y humedad). Asegurar que las llaves de acceso a estos depósitos estén disponibles. Formar un equipo de trabajo, de acuerdo a la cantidad de espacios físicos o depósitos de documentos, y la cantidad de estos que se conservan en su interior. Tomar todas las medidas de seguridad pertinentes, como son extintores apropiados y capacitación correspondiente para manejarlos en caso de emergencia, control de humo; incluyendo si se amerita, mascarillas y guantes.

13 1.2. REGLAS GENERALES Se deben conservar los documentos originales en papel sobre una toma o una actividad específica en un revistero o caja 3, organizado cronológicamente. Los documentos que se reciben en la Unidad de Archivo, son los documentos que llegan totalmente tramitados. No se eliminan los documentos arbitrariamente, sino que existen unos criterios únicos de conservación y eliminación. 4 El traslado de documentación se realizar desde Partes al Archivo. Los documentos que lleguen con errores u omisiones, serán devueltos por libro inmediatamente a la Oficina de Partes para su regularización. Los archivos en papel deben conservarse por las unidades durante un plazo máximo de cinco años, para luego ser transferidos, según norma establecida por Archivo Nacional. Los documentos se reciben conforme a una nómina, estos proceden a ser revisados prolijamente: Firmas originales de las autoridades que correspondan Timbres Antecedentes 3 Contenedor, generalmente en cartón que sirve para la conservación de una o varias unidades documentales, constituyendo así una unidad de instalación. 4 Revisar Anexos

14 PROCESOS

15 1. ACOPIO: El encargado del Archivo deberá confrontar el material recibido, con las nóminas y dar un recibido conforme a la entidad emisora; los fondos quedarán en custodia y administración en la Archivo LIMPIEZA Y TRATAMIENTO DEL DOCUMENTO: Tomar una por una de las unidades a archivar y proceder a eliminar de cada pieza documental, clips, cintas engomadas adhesivas, ligas, prensas, papelitos, etc

16 2. CONFORMACION DE LOS GRUPOS DE DOCUMENTOS El primer paso para la organización del Archivo, es dividir la documentación en grupos 5. Se organizaran los documentos en orden ascendente de acuerdo a la fecha. Los grupos y subgrupos quedan conformados de la siguiente forma: Los 6 siguientes documentos son los recepcionados por la Unidad de Archivo: Nota 7 Decretos exentos Decretos con toma de razón Resoluciones con toma de razón Resoluciones exentas Decretos con fuerza ley Oficios Leyes La organización física de los documentos permitirá saber qué documentos tiene un Servicio Público, y de cuándo son, es decir, cuál es su cronología. De acuerdo a la práctica y procedimientos archivísticos generalmente aceptados, se procederá a organizar físicamente los documentos de acuerdo al Cuadro Clasificatorio que ha sido definido previamente. 5 La Unidad de Archivo en Nivel Central realiza la división de grupos por dependencia. Ej: DAG, DEG, DIPLAP 6 Este grupo estará conformado por la documentación específica generada en cada dependencia según sus funciones y actividades. 7 Los diarios oficiales se guardaran por un periodo de 1 año

17 2.1. SELECCIÓN DOCUMENTAL Una vez se hayan organizado los grupos de documental. documentos, se procede a la selección La selección es imprescindible, ya que las instituciones no poseen los recursos adecuados para conservar toda la producción documental, que en su mayoría comprende originales y múltiples copias. A cambio de esto, corresponde al encargado de la Unidad de Archivo asegurar con su trabajo, con su conocimiento y con su objetividad que la valoración en este sentido es una actividad interdisciplinaria, donde participan profesionales en diferentes campos, y que los documentos de alto valor, referentes a una institución, se conservarán como patrimonio documental SELECCIÓN El Encargado del Archivo debe recibir sólo documentos originales, también se aceptaran junto al original, una copia transcrita por facsímil. Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos. Un documento de archivo auténtico es aquel que puede probar: Autenticidad Ser lo que dice ser. Haber sido creado y enviado por quién aparece como su creador. Haber sido creado o enviado en el tiempo que dice ser. Confiabilidad Un documento de archivo confiable es aquel cuyo contenido puede ser valorado como una completa y exacta representación de las actividades o hechos que testimonia. Por lo tanto, se puede confiar en ellos para el curso de las transacciones o actividades subsecuentes.

18 Integridad Un documento de archivo íntegro, es aquel que se conserva completo e inalterado. Es necesario que se eviten sus alteraciones no autorizadas. Accesibilidad Un documento de archivo debe conservar su capacidad de uso. Un documento de archivo accesible es aquel que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de otro tipo (ej: revistas, fax, guías de despachos, etc.), separarlo y no incluirlo como parte del fondo documental. Deben ser enviados a la sección que corresponda. El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada tipo documental en sus diferentes etapas. Enviar al Archivo Nacional o donde corresponda mediante listas de remisión e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa. Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo Nacional.

19 3. ORGANIZACION FISICA DEL ARCHIVO Luego de haber realizado la separación de la documentación por grupos, la selección documental y el descarte, se procede a la organización física del Archivo como tal. Para lo cual se procede así: 3.1. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS 8 Esta se realizará mediante la utilización de series documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones. Pueden ser por ejemplo: Actas, Informes, Correspondencia, Inventarios, Requisiciones, etc. El fondo documental se divide por clases y tipos documentales. La clase 9 documental es el soporte en el cual se plasma la información y el tipo documental es el formato que se le da a la información en el soporte. Se tomarán los grupos documentales y se dividen por series. Cada serie se ordena cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas extremas. Ejemplo: 8 En el Nivel Central. Ej.: REX, REC, DEC, DEX, DFL, Leyes, etc. 9 La clase documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada (discos, películas, etc.).

20 3.2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL Una vez separado el material en series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a archivar cronológicamente cada documento, utilizando el sistema numérico simple o combinado (alfa numérico, en códigos, etc.) 3.3. NUMERACIÓN DESIGNADA La numeración se hará en forma consecutiva del 0001 al infinito de forma anual, a los revisteros, carpetas u otros a con la documentación a archivar. Deben anotarse los folios o numerar las piezas documentales que conforman la unidad archivable o expediente. Se clasifican temáticamente y a su vez estos se sub clasifican de la siguiente forma: Cronológica Numérica correlativa 10 Color 3.4. CONSERVACIÓN FISICA Consiste en realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y manejo de los documentos enviados, que se encuentran dentro del depósito. Dar mantenimiento a la documentación (limpieza, quitar todo tipo de artículos que vengan adheridos a la pieza documental, tales como clips, grapas, cintas, prensas metálicas, etc.) Restaurar los documentos que vengan dañados o que se dañen en su manejo a la hora de limpiarlos, nunca con scotch. 10 Clasificación dada por el departamento, ej: Revistero color rojo corresponden a decreto con toma.

21 Mantener los documentos más importantes dentro de cajas especiales o en carpetas vaticanas. El mobiliario a ocupar es estantería metálica tipo mecano, abierta de doble espacio y carros metálicos para archivo. Medio ambiente: estabilidad como norma general; la importancia de la temperatura y humedad estables, estas se pueden medir con el data-loggers; muy util en esta labor. o Temperatura estable entre 19º C y 21º C con una tolerancia de + - 1º C o Humedad Relativa estable entre 45% y 55% con un a tolerancia de + - 5% Para los documentos que se encuentran amarrados con cordeles plásticos y elásticos, es necesario retirar las amarras existentes y reemplazarlas por cinta de algodón, tipo espiga, (blanca o cruda) de 2,5 cm. Una vez realizadas mejoras en su protección directa, las cajas se debieran instalar en un lugar libre de contaminación por polvo, luz, humedad y con seguridad en el acceso Los libros y documentos no son indestructibles. El almacenamiento inadecuado, la constante manipulación y la suciedad, entre otros males, les provocan alteraciones. Si bien es inevitable que algo ocurra, la combinación de dos o más agentes de deterioro acarrea consecuencias negativas, muchas veces irremediables. Con la sistematización y el orden de la tarea se dispone de un arma para la detección temprana de cualquier problema que se presente. Es una acción constante y permanente, aunque rutinaria, y su carácter minucioso facilitará un control que, de otra manera, sería complicado de implementar. Quien realice la tarea deberá tener la claridad de la importancia de manipular el material con delicadeza y conociendo los riesgos que esto implica.

22 Guardapolvo, guantes, cofia, antiparras, mascarilla serán algunos de los elementos necesarios que podrán evitar cualquier riesgo para la salud humana. Las estanterías se limpiarán comenzando por el estante superior (techo) y luego se continuará bajando al estante siguiente, retirando todos los materiales apoyados sobre el mismo y colocándolos en un lugar resguardado, cuidando de no alterar el orden original. Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentran dentro del archivo estén en perfecto estado. Seguridad alarmas, detectores de humo; señalización general y de los materiales de acuerdo a la importancia asignada por la Institución; salidas de emergencia; contacto con bomberos; rutinas de mantenimiento. Priorizar documentación, señalando está en estantes específicos y con colores según prioridad, y informando de esto al personal, en casos de emergencia ARCHIVO DE DOCUMENTOS Colocar en el espacio físico en estantería metálica o full space las cajas o revisteros Seguir el orden numérico de los estantes y unidades documentales. Seguir la estructura orgánica al momento de archivar los inventarios. Al trasladar unidades documentales al Archivo Nacional quedarán los espacios vacíos; se procederá a utilizarlos con nueva documentación, y se reutilizaran la numeración dada a los documentos anteriores, se llevará un control del inventario de la documentación saliente.

23 En Archivo del Nivel Central, se utiliza para la organización de los documentos: Revisteros o Cajas de distintos materiales. Carpetas vaticanas o 11 Legajos: tapas unidas por cintas o hilos, carpetas de cartón con o sin solapas, etc. En los revisteros se ingresan los documentos ya organizados y revisados, los revisteros serán organizados: Esta permanecerá siempre en el mismo lugar y debe marcarse en las guías o pestañas, haciendo alusión al tema del legajo que contiene en su interior. En el caso de carpetas, se recomienda almacenarlas en cajas o revisteros, que deberán ser identificadas con un marbete exterior que explicite la numeración correlativa de las unidades documentales, en este caso carpetas, que contiene 11 Legajo Atado de documentos a veces protegido por tapas de cartón, con lo que forma una unidad de instalación. [Conjunto de expedientes de causas judiciales ordenados por número de rol y año y unidos mediante una cinta de algodón o algún medio que prevenga daños en el soporte papel].

24 DIGITALIZACIÓN

25 4. DIGITALIZACION DIGITALIZACION La razón de la digitalización de documentos originales son variadas. La decisión de digitalizar puede tomarse con objeto de: Incrementar el acceso a la información: esta es razón principal y la más obvia, cuando se sabe que hay una alta demanda por parte de los usuarios y el Archivo desea mejorar el acceso a los documentos. Mejorar los servicios para un grupo creciente de usuarios proporcionando un acceso de mayor calidad a los recursos de la institución en relación con la Educación y la Formación continua. Reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles o utilizados intensivamente y crear una copia de seguridad para el material deteriorado como libros o documentos quebradizos. Impulsar el desarrollo de recursos cooperativos, compartiendo intereses comunes con otras instituciones para crear colecciones virtuales e incrementar el acceso a nivel nacional.

26 ELEMENTOS Los elementos claves de un proyecto de digitalización son: Política de selección Programa de control de calidad Gestión de la colección Presentación Mantenimiento del acceso a largo plazo Todos estos elementos tienen la misma importancia -la cadena no es más fuerte que su eslabón más débil.

27 PROCESO DEL DOCUMENTO A DIGITALIZAR OFICINA DE PARTES OFICINA DE ARCHIVOS REVISIÓN RECEPCIÓN A DIGITALIZACION REVISIÓN CLASIFICACIÓN DIGITALIZACIÓN CODIFICACIÓN PUBLICACIÓN WEB INTRANET DEVOLUCIÓN DE DOCTOS. PARA SU ARCHIVO FÍSICO.

28 DIGITALIZACION DE ARCHIVOS Objetivos Respaldar (papel) digitalmente todos los documentos oficiales originales y totalmente tramitados que lleguen a custodia al Archivo. Crear carpeta Responsable Descripción Unidad de Control Regional En el disco duro de su PC, debe crear una carpeta identificada bajo el nombre Digitalización, la cual poblara con la documentación oficial decepcionada en digitalización. Documentos a digitalizar Responsable Descripción Deberá proceder a escanear los siguientes documentos, quedando establecidos como obligatorios : Decretos exentos Decretos con toma de razón Resoluciones con toma de razón Resoluciones exentas Decretos con fuerza ley Oficios Leyes Se debe digitalizar en formato PDF, acordados. de acuerdo a los Estándares

29 Para dar nombre al archivo se asignará la nomenclatura usada en Área de Digitalización de Nivel Central: REX mencionada Respaldo del Proceso Responsable Descripción Unidad de Control Regional Crear y poblar una base de datos o consolidado; la cual debe ser respaldado periódicamente, en un dispositivo externo al servidor Comenzar a Digitalizar en forma paulatina hacia años posteriores, una vez que esté estructurado el Archivo físico y el Área de Digitalización, hasta completar los 5 años que exige la Ley

30 SOLICITUD DE DOCUMENTOS

31 5. SOLICITUD DE DOCUMENTOS Ningún documento original puede salir en forma de préstamo desde Oficina de Archivo, estos deben permanecer en custodia en este lugar, hasta su traspaso a Archivo Nacional. Los documentos pueden ser solicitados como copia del original, esta puede ser: Fotocopia Documento digitalizado Si lo que se necesita es una copia legal, esta se puede solicitar con los timbres para tales efectos y firmadas por ministro de fe, estos pueden ser Jefe de Parte y Archivo.

32 TIPS ADMINISTRATIVOS

33 6. TIPS ADMINISTRATIVOS OBJETIVO ESPECIFICO 1. Brindar un servicio de calidad, de acuerdo a las necesidades de los usuarios internos y público en general. 2. Mantener control sobre los préstamos otorgados 3. Equipamiento del depósito del Archivo Central. PROCEDIMIENTOS Mantener técnicamente organizada la información en el Archivo central para que se pueda acceder oportunamente. Dar mantenimiento a las bases de datos para mantener la información actualizada y de acceso oportuno. Mantener técnicamente organizado el fondo documental en el depósito para poder ubicar físicamente la documentación. Realizar revisiones periódicas a las fechas de préstamo de documentos, para poder determinar las fechas de vencimiento y recuperar los documentos no devueltos. Ubicar físicamente cada documento una vez devuelto, así como separar los formularios de los documentos que se devolvieron. Se emitirán informes sobre las necesidades de personal y equipo para el adecuado funcionamiento de la Unidad de Archivo. Hardware, aire acondicionado para la conservación documental del depósito, definición de las áreas de trabajo del Archivo, compra de estantería metálica, cajas revisteros, carpetas para la protección de los documento

34 ELIMINACION DE DOCUMENTOS

35 7. ELIMINACION Y DESCARTE DE DOCUMENTACION PÚBLICA. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS 1.- La eliminación de documentos sólo puede llevarse a cabo tras el correspondiente análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de la documentación. En todo caso, está prohibida la destrucción de todo documento de valor histórico o cultural, aunque haya sido microcopiado o micrograbado. Se entiende que tienen tal carácter aquellos documentos pertenecientes a la Administración Pública respecto de los cuales el Conservador del Archivo Nacional ejerza el derecho de oposición a que se refiere el artículo 6 de la ley Por regla general, la autorización para eliminar documentos de los Servicios de la Administración Pública propiamente tal, compete otorgarla al Presidente de la República, en uso de las atribuciones que como Jefe del Estado le confiere la Constitución Política. La autorización para eliminar documentos de los Organismos que gozan de autonomía administrativa compete a la respectiva Jefatura Superior. En este evento, la medida se adoptará mediante decreto o resolución exenta. 3.- Destrucción de documentos micrograbados o microcopiados conforme a la ley Se puede proceder a la destrucción de todos aquellos documentos originales que sean microcopiados o micrograbados, respecto de los cuales no exista prohibición de conformidad a la referida ley, una vez transcurridos 10 años desde la fecha de la microcopia o micrograbado si se trata de instrumentos públicos, o cinco años si se trata de instrumentos privados, siempre que se de cumplimiento a los demás requisitos establecidos en el mismo texto legal. Con todo, para la destrucción de documentos pertenecientes a archivos o registros públicos, será necesaria la notificación mediante un aviso que se publicará en el Diario Oficial con una anticipación mínima de sesenta días respecto de la fecha fijada para la destrucción. En el aviso se indicará dicha fecha, así como una breve descripción genérica de los

36 documentos y de su fecha o período en que se emitieron. Además, deberá enviarse carta certificada al Conservador del Archivo Nacional señalando que se ha hecho la correspondiente publicación en el Diario Oficial y su fecha. Por último, es preciso que el Conservador del Archivo Nacional no se oponga a la destrucción dentro del plazo antes indicado. Se considera como una buena práctica la utilización de aquellos medios alternativos a la incineración de documentos. En este entendido se proponen procedimientos de orden tanto físico como químico que garanticen la imposibilidad de reconstruir la información contenida en los documentos originales, y que fomente el reciclaje y la preservación de la naturaleza. MODALIDADES ESPECIALES DE ELIMINACIÓN Documentos de la deuda pública, especies valoradas u otros efectos. Eliminación dos años después del examen de la Contraloría General, trámite en el cual también debe intervenir mediante el Contralor o su delegado (artículo 14 en relación al artículo 42 de la Ley ). Libros, documentos y cuentas aprobadas. Incineración de documentos después de tres años desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor considere especial interés en conservarlos (LOCGR, Art. 211) (Dictamen CGR de 2003). Documentos relativos a personal. Puede prescindirse de aquellos que daten de cinco años, si los antecedentes constan en libros o tarjetas individuales. En caso contrario, deberán ser conservados, salvo el hecho de que las personas de las que se trata no pertenezcan a la Administración (Dictamen CGR N 10588, ) Adicionalmente, los antecedentes administrativos no ingresados al Archivo nacional y que justifiquen nombramientos de personal, podrán devolverse a los interesados después de cumplidos dos años desde la fecha de su designación, dejándose constancia de haberse retirado ( artículo 10 de la Ley N y Dictamen de la CGR Nº 931 de 1994).

37 Documentos representativos de obligaciones pendientes: La eliminación de este tipo de documentos, tales como letras de cambios, facturas..., deberán ser conservados más allá de la total extinción de la obligación para el examen de la Contraloría, toda vez que es necesaria su existencia por el eventual examen de las operaciones a que se refieran. De acuerdo a la recomendación dada por la Contraloría en la Circular de 1981, el destino definitivo de la documentación estará condicionado a los resultados de los exámenes que se practiquen. Documentos Tributarios: La conservación o exclusión de documentos de carácter tributario, se rige por las normas especiales contenidas, entre otras, en el artículo 92 bis, del Código Tributario, DL 830, de 1974, artículo 17, del DFL 7, de 1980, Ley Orgánica del Servicio de Impuestos Internos. Además, conforme al artículo yo de la ley , los Directores Regionales del Servicio de Impuestos Internos, en el ámbito de su competencia territorial, podrán autorizar la destrucción de los documentos señalados en el W16 del artículo 97 del Código Tributario, antes del transcurso de los plazos de prescripción indicados en el artículo 200 del mismo Código, siempre y cuando se proceda a su microcopia o micrograbación de acuerdo con la ley y con las normas generales que establezca el Director Nacional, sin perjuicio de las que, para cada caso particular, estime conveniente fijar el Director Regional respectivo. Otros no señalados. Contraloría recomienda dar de baja, previa consulta DESCRIPCIÓN:º Operación 01 Responsable Descripción Registro Responsable de Valoración de los Documentos: con el Acta que Administración área involucrada en su generación, establece General, Jefe de considerando la normativa legal y Criterios de Oficina de Parte criterios institucionales, dependiendo del Valoración y Archivo, y tema y la importancia que la Documental responsable de la documentación puede haber adquirido a de la oficina a quien través del tiempo para preservar y/o Institución corresponda la eliminar.

38 eliminación 02 Responsable de la oficina a quien corresponda la eliminación Las principales disposiciones legales e indicaciones asociadas al proceso de eliminación de documentos están contenidas en el oficio circular Nº (1981) de la Contraloría General de Republica, que sugiere, algunas directrices sobre la documentación relativa al personal, documentos del área operacional, entre otros. Inventario de los documentos a eliminar: Realizar un listado con los documentos a eliminar de las unidades generadoras de documentos, señalando la serie documental, fecha y número del documento. (Respaldo por Resolución Exenta) Listado de documentos a eliminar en Word o Excel 03 Jefe de Oficina de Parte y Archivo y responsable de la oficina a quien corresponda la eliminación 04 Responsable de Administración General, Jefe de Oficina de Parte y Archivo, y responsable de la oficina a quien Realizar acta de eliminación: Realización del Acta de eliminación con su correspondencia visaciones tramitación (Respaldo por Resolución Exenta) Eliminación Física de los Documentos: Encargado de Gestión de Archivo, junto a la Unidad de Operaciones, se establece un lugar para la eliminación física de los documentos, Establecido el lugar, se realiza la ejecución de la eliminación física Fotografías

39 05 corresponda la eliminación Jefe de Oficina de Parte y Archivo - Jefe de División de Administración Acta de Eliminación Física de los Documentos: Realización de Acta de Constancia de Eliminación física con su correspondientes visaciones de los funcionarios que presencian físicamente la eliminación. Esta acta debe ser acompañada con apoyo visual de la actividad (fotografías y/o videos). (Respaldo por Resolución Exenta) Acta de Constancia de Eliminación Física

40 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO ELIMINACION DE DOCUMENTACION VALORACION DE LA DOCUMENTACION ACTA CRITERIOS VALORACION SE ELIMINA EL DOCUMENTO? PRESERVAR ELIMINAR INVENTARIO DOCUMENTOS A ELIMINAR (XLS/DOC) ELIMINACION FÍSICA DE DOCUMENTOS ACTA DE ELIMINACIÓN FÍSICA CON FOTOS Y/O VIDEO FIN

41 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

42 8. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Es el procedimiento habitual mediante el cual los documentos pasan de un Archivo a otro, a medida que disminuye la la Transferencia documental frecuencia de consulta por parte de las oficinas productoras, como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos. La transferencia Secundaria Fuente Legal En Chile, el flujo de la documentación pública queda estructurado por los Arts. 13 a 18 del Decreto con Fuerza de Ley N º de 1929, que crea y establece las facultades del Archivo Nacional. LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Archivo de Oficina: Es el que reúne la documentación en trámite o activa, que es continuamente utilizada por la propia oficina para fines administrativos. Archivo de Concentración: Es el que recibe los documentos de los diferentes archivos de gestión que integran la estructura administrativa de una institución y cuya consulta es esporádica, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida o semiactivos. Art. 18 Facultades del Archivo Nacional El Conservador del Archivo Nacional tendrá facultad para visitar los Archivos de los ministerios, los judiciales y los de las Intendencias, Gobernaciones y juzgados, a fin de obtener uniformidad en las normas de conservación y ordenación de los documentos. Podrá delegar esta facultad en los empleados del Archivo Nacional, que designe.

43 Preparación de la Documentación Se debe proceder a la eliminación de duplicados, fotocopias, carpetas, clips, corchetes, papeles autoadhesivos. Tareas que deben considerarse como limpieza documental, nunca de selección o eliminación. Registro de documentos faltantes. Elaboración de ficha de encuadernación. Ejecutar procesos de encuadernación documental (oficio circular 342 de 1979). Organización de los Documentos Una vez encuadernados, los documentos se separarán por series documentales. Las series documentales se ordenarán cronológicamente desde lo más antiguo hasta lo más reciente y de acuerdo a su numeración interna por año. Se procederá a identificar los documentos en los formularios de transferencia respectivos.

44 Sistema de Gestión Documental

45 9. SISTEMA DE GESTIOS DOCUMENTAL El propósito del Sistema de Gestión Documental (SGD), es permitir manejar de manera efectiva la documentación generada en las diferentes secciones del Ministerio de Educación. El sistema de gestión documental es la plataforma ministerial de información electrónica elaborada para generación seguimiento consulta y gestión de la documentación institucional oficial. A través de esta se almacena información en forma centralizada y segura, considera la digitalización del documento y los datos que lo identifican y permiten hacer gestión sobre los documentos. Por su parte el sistema Mi escritorio es una plataforma de información electrónica para ingreso y seguimiento de documentación interna y externa recibida por el ministerio desde cualquier organismo y despachada a otros servicios que utilizan el mismo medio. El año 2011 se redactaron dos Ordinarios (ORD. N 276 y 544) para oficializar el uso del Sistema de Gestión Documental.

46 Modulo Mi Escritorio Ficha de ingreso de la información Esta tarea permite ingresar documentos de tipo Expediente, los que a su vez se subdividen, entre otros, en Solicitudes, Invitaciones, Audiencia, Oficio, Memorandum, Boleta de Garantía, etc.

47 Documentación ingresada y registrada en Modulo Mi Escritorio.

48 ANEXOS

49 Glosario. Archivo: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas. Archivo Administrativo: Todo Archivo que reúne los documentos que correspondan a cualquiera de las tres etapas de su ciclo (archivo de gestión, archivo central, archivo intermedio) Conservación: Conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido. Custodia: Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación de los documentos por parte de una institución. Documento: Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad. Documento electrónico: Toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior. Documento Público: Aquellos que no son ni reservados ni secretos y cuyo conocimiento no están circunscritos.

50 Documentos oficiales. La jurisprudencia administrativa ha considerado como sinónimos los términos "documentación oficial" e "instrumentos públicos o auténticos". (Dictamen CGR N 3191/04; dictamen CGR N 2921/87). Documentos Reservados: Aquellos que deben conocerse únicamente en el ámbito del departamento, sección u oficina a que se remitan y que conservarán su calidad de tales por el plazo de diez años, cumplido el cual deberán ingresar al Archivo Nacional (Decreto N 291 de 1974, del Ministerio del Interior, Dictamen CGR Na14870 de 1992 y Decreto Supremo 1193 de 1994, del Ministerio del Interior). Documentos Secretos: Aquellos que son conocidos sólo por las autoridades o personas a las que vayan dirigidos y por quienes deben intervenir en su estudio y resolución, y que conservan su calidad de tales por veinte años, cumplido el cual deberán ingresar al Archivo Nacional (Decreto Supremo N 291 de 1974, del Ministerio del Interior, Dictamen CGR N de 1992 y Decreto Supremo 1193 de 1994, del Ministerio del Interior). Eliminación de documentos: Destrucción de documentos empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización. Foliación: Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en enumerar correlativamente todos los folios de cada unidad. Fondo: Aquel que esta siendo generado por un organismo productor que continúa en el ejercicio de sus dependencias. Microforma: Es cualquier alternativa de formatos de películas fotográfica, microfilmes u otros elementos análogos que contengan imágenes de documentos originales como producto del proceso de microcopia o micrograbado que se haya realizado conforme al

51 procedimiento establecido en la ley , que establece Sistemas de Microcopias o Micrograbación de Documentos, y el DFL 4, de 1991, que Dicta Normas sobre el Registro, los Requisitos del Método de Microcopia y Micrograbado de Documentos, y que sean susceptibles de ser reproducidos. Repositorio: Estructura electrónica donde se almacenan los documentos electrónicos. Soporte: Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada, por ejemplo, 'tableta de barro, papel, pergamino, película, cinta magnética, disco compacto, etc. Serie: Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento. Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento, y cuyo formato, contenido informativo y soporte, es homogéneo, por ejemplo, decretos supremos. Transferencia: Procedimiento habitual de ingreso de documentos en un Archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas.

52 CONSERVACIÓN PREVENTIVA PARA ARCHIVOS Paloma Mujica González Conservadora jefe Laboratorio de Papel Centro Nacional de Conservación y Restauración - DIBAM OBJETIVO El objetivo de estas notas es ofrecer información sencilla y práctica sobre conservación de documentos de archivos y pautas para su protección y mantenimiento a largo plazo. QUÉ ES UN ARCHIVO? Se entiende por archivo un conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona u organismo público o privado durante el desarrollo de sus actividades, organizados y conservados para su utilización eventual con fines sociales, económicos o culturales. QUÉ DOCUMENTOS COMPONEN UN ARCHIVO? En los archivos actuales la gran mayoría de los documentos utilizan como soporte el papel y tintas como medio de registro; éstos son llamados documentos textuales o tradicionales. Por ejemplo: Documentos manuscritos, mecanografiados, impresos Mapas y planos Dibujos

53 Cada día se están integrando a los archivos más documentos en otro tipo de soportes o que utilizan otros medios de registro, los cuales son llamados documentos especiales. Por ejemplo: Fotografías Películas Discos Cintas (soportes magnéticos) Discos compactos (soportes digitales) ORGANIZAR Y CONSERVAR PARA CONSULTAR Todo el proceso de tratamiento de los documentos está en función de la consulta: con fines administrativos, legales o jurídicos con fines de investigación histórica o informativos en general DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS La materialidad de los documentos (textuales o especiales) es susceptible de degradación debido a: Causas internas Baja calidad de los materiales constitutivos Procesos de manufactura defectuosos Incompatibilidad entre los materiales Causas externas Almacenamiento deficiente Condiciones ambientales inapropiadas Falta de higiene Falta de mantenimiento Mala manipulación Catástrofes

54 Algunas de estas causas son de origen humano (ejemplo: almacenamiento deficiente) y otras son de origen natural (ejemplo: alta humedad). Algunas de estas causas tienen un efecto lento y acumulativo sobre los materiales (ejemplo: luz excesiva). Otras causas tienen efectos inmediatos y drásticos sobre los materiales (ejemplo: inundación). QUÉ HACER PARA PREVENIR ESTAS SITUACIONES DE RIESGO? EDIFICIO Es el principal y primer contenedor de los documentos. El edificio o recinto que albergue un archivo debe cumplir algunos requisitos mínimos para proteger los documentos de cualquier inclemencia externa. El depósito de un archivo debe ser seleccionado con cuidado y debe usarse SÓLO con este fin. Evite los recintos por donde pasan cañerías de agua. Evite los recintos en el último piso que no estén suficientemente aislados. Debe ser seguro, protegido contra riesgos de accidentes o catástrofes como: Robos Filtraciones Incendios Inundaciones Terremotos Debe tener buenas condiciones ambientales para estar libre de: Polvo Contaminación Plagas Humedad relativa excesiva Temperatura excesiva Fluctuaciones altas y/o bruscas de humedad relativa y temperatura

55 Iluminación excesiva Debe tener suficiente espacio para contemplar el crecimiento ALMACENAMIENTO Se debe contar con mobiliario y estanterías adecuadas: Metálicas pintadas al horno (son más apropiadas que las de madera). Separadas de los muros externos para disminuir la dependencia de las fluctuaciones del medio ambiente exterior (bastan algunos cm. para permitir la aireación). Ubicadas idealmente perpendiculares a los muros externos y a las ventanas. La bandeja inferior separada al menos 15 cm del suelo para permitir una fácil limpieza del piso y evitar accidentes en caso de inundaciones. Debe estar de acuerdo al tipo y tamaño de los documentos existentes: Estanterías abiertas o cerradas para las cajas, libros y periódicos. El ancho de las bandejas debe corresponder al formato de los documentos. Planeras para los mapas, planos, dibujos y fotografías de gran formato (ojalá con ruedas). Gaveteros para las fotografías de menor tamaño (ojalá con ruedas). ACONDICIONAMIENTO Es la protección de los documentos en contenedores, sirve para organizarlos, para aislarlos de las condiciones externas adversas y para disminuir la manipulación directa. Para cumplir con las normas internacionales de conservación, los contenedores deberían ser confeccionados con materiales libres de ácido. Los contenedores más usados son las carpetas, los estuches y las cajas. Las fotografías se protegen en sobres individuales. Los documentos se deben guardar sin ningún tipo de elemento metálico. Se deben eliminar también los cordeles, elásticos y los elementos extraños.

56 MANTENIMIENTO PERMANENTE Un depósito limpio es el mejor y menos tóxico pesticida. Realizar limpieza rutinaria de pisos y estanterías con aspiradora o con paños secos; no se deben usar plumeros ni materiales húmedos, La limpieza de los documentos la debe hacer sólo personal entrenado para ello. Realizar inspecciones periódicas para detectar cualquier anomalía. DUPLICADOS Y CAMBIOS DE FORMATO Duplicar un documento (copia de respaldo), es una buena manera de proteger el original cuando es muy valioso, es frágil o tiene una consulta frecuente. Fotocopias Es el método más económico y simple pero tiene sus desventajas: Un documento no puede ser fotocopiado muchas veces (lo afecta la luz). No se puede respaldar todo un archivo en fotocopias debido al aumento del espacio requerido para su almacenamiento. No se pueden fotocopiar formatos grandes. La fotocopia a color es difícil y costosa. Fotocopiar documentos encuadernados es riesgoso por la presión que se ejerce sobre las encuadernaciones. Se recomienda: Fotocopiar los documentos más consultados, guardar una copia y usarla para las próximas fotocopias. Se debe usar una buena máquina fotocopiadora y buen papel para que la copia sea lo más fiel posible al original. Microformas (microfilms y microfichas) Es el método de duplicación más aceptado para documentos de archivo.

57 Las microformas correctamente procesadas, usadas y conservadas pueden durar más de 100 años. Para microfilmar se debe recurrir a empresas especializadas que presten este servicio Se debe contar con un visor (sólo lee) o visor-impresor (lee e imprime) para la lectura de las microformas El proceso de microfilmación tiene varias etapas: Selección del material a microfilmar Preparación del material Filmación Procesamiento de la película Control de calidad físico y químico de la microforma Creación de un registro Almacenamiento adecuado de las microformas Para todo el proceso se deben seguir los estándares internacionales para asegurar la calidad y la conservación a largo plazo de las microformas. Se debe realizar siempre un master y una copia para uso del público Digitalización Es el método por el cual se capturan y almacenan imágenes utilizando la tecnología computacional. Un escáner o una cámara digital saca una fotografía electrónica, la que es convertida a un código digital y puede ser vista en una pantalla de computador o impresa en papel. Los datos son almacenados en un medio magnético (disco duro) y óptico (discos compactos). Es un cambio de formato desde soportes y registros análogos a soportes y registros digitales. Para que un texto escaneado sea legible se debe usar el software OCR (Reconocimiento de Caracteres Ópticos) NO se recomienda por ahora como único sistema para la preservación debido a: La discontinuidad en los equipos y programas computacionales. Faltan estándares para procesos que aseguren su vigencia a largo plazo. Requiere de inversiones permanentes para mantener actualizadas las tecnologías.

58 Se recomienda SÓLO como medio de difusión y comunicación EMERGENCIAS La emergencia más común es cuando los documentos se mojan debido a filtraciones o inundaciones. Procure actuar lo más rápidamente posible, secando el local y las estanterías. Es fundamental ventilar. Cuando los documentos se mojan, se deben secar interfoliando papeles absorbentes y con aire frío. No se debe usar calor. EDUCACIÓN DEL PERSONAL Y LOS USUARIOS La educación y capacitación del personal de un archivo y de los usuarios es fundamental para asegurar la conservación de los documentos. Manipulación cuidadosa Trabajar con los documentos sobre una superficie despejada y limpia. No hacer anotaciones en los originales. Las fotografías y películas se deben manipular con guantes de algodón. Mantener el orden de los documentos en sus contenedores. No utilizar cintas adhesivas, grapas, alfileres, clips o elásticos. No exhibir en forma permanente documentos originales (únicos) y sobre todo fotografías originales. No comer, beber o fumar en un archivo.