Ficha Informativa de Proyecto 2015

Transcripción

1 * Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social Unidad de Servicios de Atención a Afiliados, Beneficiarios y Empleadores PROYECTO: DG I012 Fortalecimiento Institucional para la mejora de servicios Líder del Proyecto: (rchamorrov@iess.gob.ec) Patrocinador Ejecutivo: Guevara Llanos, Roberto Programas Relacionados: Titular: Rodríguez Jiménez, Guilber Ricardo Ficha Informativa de Proyecto 2015 Prioridad: 3 Tipo de Proyecto: Organización / Cultura Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 3 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Media Estimado Al Fin Del Proyecto: 1,547, Tipo de Ppto. Externo: de Inicio - de Fin: 01/01/ /12/2015 de última actualización: 04/08/2015 de Fin Base: 31/12/2015 Modificado por: del siguiente Hito: 01/06/2015 DATOS GENERALES Descripción SITUACIÓN ACTUAL El IESS no dispone de: -Directrices para gestionar proyectos de mejora en la atención -Modelo de atención -Procedimientos,procedimientos de mejora y normas -Registro de la información en función a requerimientos de los usuarios -Medición cualitativa y cuantitativa de la satisfacción del Afiliado, Beneficiario y Empleador -Instrumentos de innovación tecnológica que le permitan incrementar la satisfacción de los usuarios. PROPÓSITO Medición, diagnóstico, mejora e Innovación del servicio presencial y virtual, mejora en procesos, organización y cultura para los usuarios PRODUCTO -Directrices para el mejoramiento de servicios en hospitales y unidades médicas. -Investigación de las necesidades del Afiliado Beneficiario y Empleador. -Diseño de un modelo de evaluación, monitoreo y control de la calidad de los servicio y prestaciones del IESS -Canales presenciales y virtuales que mejoren la atención de los servicios -Innovación tecnológica para la mejora en el servicio y atención. -Mejoramiento en los procedimientos y normas Beneficios Cualitativos Mejorar la imagen institucional Generar valor agregado a nivel institucional. Mejora de calidad en el servicio Optimizar recursos del IESS (tiempo,costos, talento humano) Incrementar la eficiencia en la atención de los Afiliado Beneficiario Empleador Incrementar la calidad y calidez en la atención de los Afiliado Beneficiario Empleador Incrementar la calidad de respuestas a requerimientos de afiliados beneficiarios y empleadores Tipo de Beneficiario CLIENTES INTERNOS Personal que trabaja en el IESS Personal que trabaja para el IESS (prestadores de servicios de salud) Dependencias, hospitales y centros de atención del IESS CLIENTES EXTERNOS Afiliados Beneficiarios Empleadores Pensionistas o Jubilados Usuarios Restricciones TIEMPO: Retrasos en el levantamiento de la información puede dilatar el cierre del proyecto en el tiempo planificado Falta de cumplimiento en los compromisos adquiridos por los involucrados dilatará el tiempo para la ejecución del proyecto. 05/08/2015 9:34 AM GPR 1/10

2 Restricciones COSTO: Mejoras en los procesos y proyectos. Recursos ocultos no contemplados Re procesos en la información ALCANCE: La Implementación de los procesos dependiendo de la jerarquía departamental que maneja el IESS Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % de Inicio: 01/01/2015 de Fin: 31/12/2015 Porcentaje de Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic programado acumulado 16 % 18 % 19 % 19 % 19 % 30 % 45 % 48 % 54 % 56 % 70 % 100 % real acumulado % 17 % 19 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización JULIO 2015: Desde el mes de julio 2015 los líderes de proyectos que estaban a cargo de gestionar los componentes del proyecto Fortalecimiento Institucional para la mejora de servicios; fueron trasladados a la DIRECCIÓN NACIONAL DE PROCESOS. Se envía el memorando IESS-DNPR M solicitando se informe a la Dirección Nacional de Planificación sobre los cambios de líder y directrices en el proyecto DG I012 Fortalecimiento Institucional para la mejora de servicios. Se solicita que el proyecto esté CONGELADO hasta que se definan las directrices. JUNIO 2015: El 16 de junio se presenta el nuevo Jefe la USAABE y se realiza la presentación de los componentes de fortalecimiento de servicios El 29 de junio la Dirección Nacional de Planificación indica que patrocinara los proyectos de fortalecimiento de servicios El componente INDICADORES esta a la espera del pronunciamiento de Procuraduría para el cambio del cronograma de entregas parciales, pronunciamiento solicitado por la Dirección Financiera MAYO 2015: se procedió a reprogramar los pagos del proyecto ya que al momento existen problemas con la obtención de certificación PAC y TDR. - Desde el 23 de abril 2015 no tiene Jefe la USAABE por lo que no se ha podido enviar el pedido de modificación al PAC - Se presento el estado del proyecto a los vocales del Consejo para que definan la continuidad o posterguen el proyecto, esta pendiente la definición que se debe realizar con el nuevo Jefe de la Unidad. 04/08/ :44 AM 30/06/ :36 AM 30/06/ :36 AM 05/08/2015 9:34 AM GPR 2/10

3 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización - La Dirección Nacional de Planificación y la Dirección Nacional de Procesos revisaron el alcance del proyecto para analizar su traspaso a otras unidades ejecutoras, hasta el momento no se tiene disposiciones al respecto. - El componente INDICADORES no inicia a pesar de haber sido firmado el contrato debido a que no se le entrega el anticipo ABRIL Se efectúa un Taller de socialización para la ejecución del Portafolio de proyectos, convocado por DNPL en el cual indican que para la obtención de las certificaciones PRESUPUESTARIAS se debe contar con: - Las certificaciones PAC y que para la obtención de las mismas indican que necesitan se realice una Resolución Motivada del Director General para el movimiento de partidas del proyecto aprobado, y detalle de los ítems que corresponde a cada proyecto. - Los TDR con el aval de la DNA o la Secretaria de Contratación según corresponda. Hito asociado Debido al cambio de autoridades en la institución, no se ha podido dar continuidad del trabajo con las áreas involucradas, para poder solicitar la resolución motivada a la DG el Jefe de la USAABE, debe firmar esta petición, pero al momento no se ha designado al mismo. 3. Las revisiones con la DNTI, no se han realizado, los técnicos designados indican que por los cambios de autoridades aún no cuentan con las directrices por su parte para continuar con las revisiones, 4. Por lo antes expuesto no hay avance en el proyecto, los hitos asociados a la obtención de partidas, validación de tdr, inicio del proceso de contratación y demás a cumplirse hasta la fecha se encuentran con retraso y se muestran en color Amarillo, se deberá realizar un re ajuste a las fechas de los hitos de las etapas de planificación. 5. El componente para la implantación del APP-IESS (aplicativo para teléfonos inteligentes): no se subió al portal de compras a pesar de tener todo listo, debido al cambio de autoridades el Director de Adquisiciones devolvió el proceso para que se vuelva a poner en consideración del Director General. 6. El componente Indicadores: todavía no se realizar el pago de anticipo y no se han iniciado los trabajos. 7. Los componentes BUZONES y AFC están a la espera de la re formulación del PAC 8. El componente CAPACITACIÓN: se lo trabajará con la Dirección Nacional de Talento Humano 9. La mejora de Servicios en Hospitales: quedo en stand-by hasta que se emitan las directrices para la intervención de la USAABE 10. Los aplicativos de apoyo cubos de información están ya revisados y pueden entrar en producción en el mes de mayo: productividad de médicos, listas de espera, MARZO 2015: 1. En el componente APP el área de ADQUISICIONES no subió al portal SERCOP el proceso, están esperando disposiciones por cambio del Presidente del Consejo 2. En el componente INDICADORES esta firmado el contrato, el contratista aun no recibe el anticipo y se han iniciado las actividades de inicio del estudio 3. En el componente BUZONES se necesita re formular el PAC 2015 para solicitar la contratación del servicio en el portal SERCOP 4. En el componente AFC se necesita re formular el PAC 2015 para solicitar la contratación del servicio en el portal SERCOP 5. En el componente CAPACITACIÓN, se están esperando disposiciones por cambio del Presidente del Consejo 6. En la mejora de servicios en HOSPITALES se levanto y tabulo las encuestas de satisfacción de servicio en los HTMC y HJC, HCAM del mes de febrero En la elaboración de aplicativos de apoyo a la gestión, se esta revisando con la DNTI los cubos de productividad, agendamiento médicos, listas de espera y claves para agendamiento en call center 8. Se coordino con los hospitales y C.A.A. de nivel N2 que seleccionen y contratan al menos 2 anfitriones. FEBRERO En el componente APP se envio a ADQUISICIONES la documentación para la contratació. 2. En el componente INDICADORES esta en proceso la consultoria una vez firmado el contrato 3. En el componente BUZONES se esta revisando la figura de contratación para que el servicio sea contratado por licitación 4. En el componente AFC se cuenta con los terminos de referencia y redefinición del alcance revisados conjuntamente con la DNTI 5. En el componente CAPACITACIÓN se redefinio el alcance una vez que ADQUISICIONES dio por anulado el proceso de contratación por errores en la propuesta del proveedor 6. En la mejora de servicios en HOSPITALES se levanto las encuestas de satisfacción de servicio en los HTMC y HJC, esta pendiente la información del HCAM 04/05/ :01 PM 04/05/ :00 PM 27/03/ :15 AM 05/08/2015 9:34 AM GPR 3/10

4 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización 7. En la elaboración de aplicativos de apoyo a la gestión, se esta revisando con la DNTI los cubos de productividad, agendamiento médicos, listas de espera y claves para agendamiento en call center 8. Se renovo los contratos de trabajo a los HOSTESS de los hospitales HTMC HCAM y HJCA 28/02/ :42 PM PROBLEMAS ABIERTOS DEL PROYECTO Problema Falta de empoderamiento en los involucrados de las áreas vinculadas Problemas cerrados: 0, Abiertos: 1 de última actualización 28/01/2015 Chamorro V. Responsable Urgencia Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales /1 Riesgos cerrados: 1, Abiertos: 0 LOCALIDADES Localidad de Impacto 1 Internacional - Exterior > America Latína y el Caribe > Embajada / Consulado 2 Nacional - Nivel 1 > Nacional - Nivel 2 > Nacional - Nivel 3 HITOS Hito Categoría Comprometida 1 DEFINICIÓN:Documentación del proyecto conforme a los lineamientos de la DNPL (Perfil y ficha), enviada. El proyecto Fortalecimiento tiene proyectos de inversión (5 componentes) y proyectos de mejora con gasto corriente 2 DEFINICIÓN:Ficha y perfil proyecto aprobado, proyectos de inversión : 1) INDICADORES 2)TABULACIÓN 3)APP 4) MONITOREO 5) CAPACITACIÓN y proyectos de mejora con gasto corriente 3 PLANEACIÓN: Certificación PAC / Certificación Presupuestaria, asignada. Componentes: 1) INDICADORES y 3)APP 4 PLANEACIÓN: TDR Validados: proyectos de inverisión componentes 1) INDICADORES y 3)APP 5 EJECUCIÓN: Análisis de Proyectos de Mejora 6 EJECUCIÓN: 1)INDICADORES / Proceso iniciado/contrato suscrito. Estimada 05/08/2015 9:34 AM GPR 4/10 Real A tiempo Hito Cumplido Físico 2. Definición 01/01/ /01/2015 Sí Definición 01/01/ /01/2015 Sí Planeación 01/01/ /01/2015 Sí Planeación 01/01/ /01/2015 Sí Ejecución 05/01/ /01/2015 Sí Ejecución 12/01/ /01/2015 Sí 2.0

5 HITOS 7 EJECUCIÓN: Proyectos de Mejora / Salas de agendamiento Web en hospitales 8 EJECUCIÓN: Proyectos de Mejora / Agendamiento por whatsapp 9 EJECUCIÓN: Proyectos de Mejora / Hosstes Unidades Médicas 10 EJECUCIÓN: Proyectos de Mejora / Agendamiento WEB 11 EJECUCIÓN: 1)INDICADORES /Desarrollo cronograma de trabajo entregado 12 EJECUCIÓN: Proyectos de Mejora / Cubo productividad médicos 13 EJECUCIÓN: Proyectos de Mejora / Sistema de generación de claves de acceso 14 EJECUCIÓN: Proyectos de Mejora / Calificación atención médica recibida 15 EJECUCIÓN: Proyectos de Mejora / Manejo de colas de agendamiento 16 EJECUCIÓN: Proyectos de Mejora / Certificados médicos por web 17 PLANEACIÓN: TDR Validados: proyectos de inverisión componentes 2)TABULACIÓN 4) MONITOREO y 5) CAPACITACIÓN 18 PLANEACIÓN: Certificación PAC / Certificación Presupuestaria, asignada. Componentes: 2)TABULACIÓN 4) MONITOREO y 5) CAPACITACIÓN 19 EJECUCIÓN: 2)TABULACIÓN - Proceso iniciado /Contrato Suscrito 20 EJECUCIÓN: 3)APP - Proceso iniciado /Contrato Suscrito 21 EJECUCIÓN: 4) MONITOREO / Proceso iniciado /Contrato Suscrito 22 EJECUCIÓN: 5) CAPACITACIÓN / Proceso iniciado /Contrato Suscrito 23 EJECUCIÓN: 5) CAPACITACIÓN / Implementación de la capacitación Fase 1 Quito - Guayaquil entregado 24 EJECUCIÓN: 2) TABULACIÓN / Hito Categoría Comprometida Estimada 05/08/2015 9:34 AM GPR 5/10 Real A tiempo Hito Cumplido Físico 4. Ejecución 26/01/ /01/2015 Sí Ejecución 11/02/ /03/2015 Sí Ejecución 13/02/ /02/2015 Sí Ejecución 13/03/ /03/2015 Sí Ejecución 01/06/ /06/2015 No Ejecución 03/06/ /06/2015 No Ejecución 04/06/ /06/2015 No Ejecución 05/06/ /06/2015 No Ejecución 05/06/ /06/2015 No Ejecución 05/06/ /06/2015 No Planeación 30/06/ /06/2015 No Planeación 01/07/ /07/2015 No Ejecución 03/07/ /07/2015 No Ejecución 03/07/ /07/2015 No Ejecución 03/07/ /07/2015 No Ejecución 03/07/ /07/2015 No Ejecución 15/07/ /07/2015 No Ejecución 16/07/ /07/2015 No 0.5

6 HITOS Hito Categoría Comprometida Implementación y tabulación de Buzón físico y en la web 1er parcial 25 EJECUCIÓN: 1)INDICADORES / Linea Base entregado 26 EJECUCIÓN: 5) CAPACITACIÓN / Implementación de la capacitación Fase 2 Guayaquil - Cuenca entregado 27 EJECUCIÓN: 2) TABULACIÓN / Implementación y tabulación de Buzón físico y en la web 2do parcial 28 EJECUCIÓN: 4) MONITOREO / Sistema de monitoreo centralizado + desarrollo 29 EJECUCIÓN: 2) TABULACIÓN / Implementación y tabulación de Buzón físico y en la web 3er parcial 30 EJECUCIÓN: 3) APP/ Publicación : on-line y off-line servicio fase 1 31 EJECUCIÓN: 4) MONITOREO / Instalación de Sistemas AFC 32 EJECUCIÓN: 3) APP / Publicación : on-line y off-line servicio fase 2 33 EJECUCIÓN: 3)APP / Publicación : on-line y off-line servicio fase 3 34 EJECUCIÓN:1)INDICADORES / Estudio cualitativo entregado 35 EJECUCIÓN: 2) TABULACIÓN / Implementación y tabulación de Buzón físico y en la web 4to parcial 36 EJECUCIÓN: Proyectos de Mejora / Reducción de tiempos en citas 37 EJECUCIÓN: 1)INDICADORES / Tablero de control de indicadores en versión web actualizada a la fecha entregado 38 EJECUCIÓN: Proyectos de Mejora / Implementación sistemas médicos individuales 39 EJECUCIÓN: Proyectos de Mejora / Servicios IESS en infocentros 40 EJECUCIÓN: Proyectos de Mejora / Nuevo modelo de atención en ventanillas Estimada 05/08/2015 9:34 AM GPR 6/10 Real A tiempo Hito Cumplido Físico 4. Ejecución 30/07/ /07/2015 No Ejecución 30/07/ /07/2015 No Ejecución 17/08/ /08/2015 No Ejecución 20/08/ /08/2015 No Ejecución 01/09/ /09/2015 No Ejecución 01/09/ /09/2015 No Ejecución 03/09/ /09/2015 No Planeación 15/09/ /09/2015 No Ejecución 18/09/ /09/2015 No Ejecución 30/09/ /09/2015 No Ejecución 16/10/ /10/2015 No Ejecución 20/10/ /10/2015 No Ejecución 09/11/ /11/2015 No Ejecución 10/11/ /11/2015 No Ejecución 10/11/ /11/2015 No Ejecución 10/11/ /11/2015 No 5.0

7 HITOS 41 EJECUCIÓN:2) TABULACIÓN / Implementación y tabulación de Buzón físico y en la web 5to parcial 42 EJECUCIÓN: 3)APP / Publicación : on-line y off-line servicio fase 4 43 EJECUCIÓN: 1)INDICADORES / Sistema de Indicadores entregado 44 EJECUCIÓN: 4) MONITOREO / tablero de control 45 EJECUCIÓN: 1)INDICADORES / Estudio Cuantitativo entregado 46 EJECUCIÓN: Proyectos de Mejora / Nuevo portal web interactivo-optimización 47 EJECUCIÓN: Proyectos de Mejora / Externalización de farmacias 48 EJECUCIÓN: 3)APP / Sistema completo entregado 49 CIERRE: Acta entregarecepción firmada Hito Categoría Comprometida Estimada Real Ficha Informativa de Proyecto 2015 A tiempo Hito Cumplido Físico 4. Ejecución 16/11/ /11/2015 No Ejecución 20/11/ /11/2015 No Ejecución 25/11/ /11/2015 No Ejecución 25/11/ /11/2015 No Ejecución 18/12/ /12/2015 No Ejecución 29/12/ /12/2015 No Ejecución 30/12/ /12/2015 No Ejecución 30/12/ /12/2015 No Cierre 31/12/ /12/2015 No CIERRE: Producto aceptado 5. Cierre 31/12/ /12/2015 No 5.0 INDICADORES DEL PROYECTO 1 Porcentaje procesos de servicio mejorados. Indicador Estado al Período Meta Resultado del Período de Inicio Último Período Actualizado /04/ /08/2015 9:34 AM GPR 7/10

8 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO MONTO TOTAL DEL PROYECTO Anticipo Total Entregado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 1,547, ** Monto Total del Proyecto: 1,547, Total Devengado: 0.00 % Monto Total Devengado: 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % MONTO TOTAL DEVENGADO % Monto Total Devengado: 0.00 % Perfil Económico 2015 Años Previos Año Actual (2015) Años Futuros Total Ppto. Planeado ,547, ,547, Ppto. Aprobado Inicial ,547, ,547, Ppto. Codificado ,547, ,547, Ppto. Comprometido , , Planeado - Codificado (2015) 0.00 Ppto. Programado a Devengar ,547, ,547, Ppto. Devengado Estimado a ejecutarse a fin de año Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs. Devengado * ,547, ,547, * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % * Ppto. Devengado PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2015 Mes Prog. a Devengar (Mensual) Devengado (Mensual) Presupuesto Mensual 2015 Prog. a Devengar (Acumulado) Devengado (Acumulado) Acumulado Estado Anual Ene % 0.00 % Feb % 0.00 % Mar % 0.00 % 05/08/2015 9:34 AM GPR 8/10

9 Mes Prog. a Devengar (Mensual) Devengado (Mensual) Presupuesto Mensual 2015 Prog. a Devengar (Acumulado) Devengado (Acumulado) Ficha Informativa de Proyecto 2015 Acumulado Estado Anual Abr % 0.00 % May 90, , % 0.00 % Jun 101, , % 0.00 % Jul 242, , % 0.00 % Ago 347, , % 0.00 % Sep 143, , % 0.00 % Oct 143, ,067, % 0.00 % Nov 240, ,307, % 0.00 % Dic 240, ,547, % 0.00 % Total 1,547, OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 5 Incrementar la aplicación de las normas para la atención de los servicios al Afiliado, Beneficiario y Empleador MEDIANTE la actualización de la información de los requisitos de los servicios del IESS y su estandarización 9 (*) Incrementar la calidad y calidez en la atención de los Afiliado Beneficiario y Empleador MEDIANTE el fortalecimiento y la implementación de tecnología de la información en apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes; y la implementación de estrategias de servicio de atención in situ 10 incrementar la calidad en las repuestas de la atencion al afiliado beneficiario y empleador MEDIANTE el desarrollo de las competencias del personal de atención y sistemas tecnológicos innovadores. IMPACTO A SERVICIOS IESS-002 SGSIF Atención en consulta externa Servicios ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo de Alta 1 Ficha aprobada del proyecto fortalecimiento _FICHA_Fortalecimiento.PDF 08/06/ memorando solicitando se definan las directrices respecto al proyecto y se sugiere se CONGELE el proyecto 3 perfil aprobado del proyecto del fortalecimiento institucional para la mejora de servicios IESS-DNPR M.pdf 04/08/ _Perfil_FORTALECIMIENTO.PDF 08/06/2015 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Arias Delgado, Francisco Adrian Jefe de la unidad de Atención al afiliado, beneficiario y empleador Jefe de la Unidad de Servicios de Atención a Afiliados, Beneficiarios y Empleadores Arias Delgado, Francisco Adrian Administrador Jefe de la Unidad de Servicios de Atención a Afiliados, Beneficiarios y Empleadores fariasd@iess.gob.ec fariasd@iess.gob.ec Cela, Isabel Analista informático Funcionario USABE acelah@iess.gob.ec Líder Metodológico Planificador rchamorrov@iess.gob.ec 05/08/2015 9:34 AM GPR 9/10

10 Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Noboa Erazo, Carlos Pául Administrador Administrador 05/08/2015 9:34 AM GPR 10/10