La información contable

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1 APUNTES DE ECONOMÍA DE LA EMPRESA 2º de Bachillerato La información contable Índice de contenido CONTABILIDAD...2 EL BALANCE DE SITUACIÓN...2 Patrimonio empresarial...2 El Activo: aplicación de los recursos...3 El Patrimonio Neto y Pasivo: origen de los recursos...4 LA CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS...6 Ingresos y gastos...6 LAS CUENTAS Y LOS ASIENTOS CONTABLES...7 Las cuentas...7 Los asientos contables...8 NORMATIVA CONTABLE...8 Los Libros de los empresarios...8 El Plan General de Contabilidad...9 Las cuentas anuales

2 1.CONTABILIDAD La contabilidad es una ciencia económica cuya principal función es acumular y comunicar información, principalmente de naturaleza financiera, de entidades económicas (empresas). La contabilidad proporciona información a los directivos y propietarios de una empresa, lo que facilita la toma de decisiones sobre la actividad empresarial; pero también lo hace a otras personas: las Administraciones Públicas, bancos y entidades de crédito, trabajadores, acreedores, clientes, proveedores, posibles inversores El objetivo de la contabilidad es reflejar la imagen fiel del patrimonio y los resultados de una empresa mediante la plasmación de los diferentes hechos económicos que se derivan de la actividad empresarial. El Balance de Situación refleja el patrimonio de la empresa La Cuenta de Pérdidas y Ganancias refleja el resultado de la empresa 2.EL BALANCE DE SITUACIÓN 2.1.Patrimonio empresarial El patrimonio de una empresa está formado, por un lado, por sus bienes (materiales e inmateriales) y derechos de cobro (dinero que otras personas deben a la empresa) y, por otro, por todas sus obligaciones de pago (préstamos y deudas que la empresa debe pagar). El conjunto de bienes y derechos de cobro se llama Activo y constituye la inversión o aplicación de los recursos de la empresa. El conjunto de las obligaciones de pago, se llama Patrimonio Neto y Pasivo y constituye el origen de los recursos o financiación de la empresa. El total del Activo es igual al total del Patrimonio Neto y Pasivo, porque siempre el conjunto de bienes y derechos de una empresa es igual al total de sus obligaciones. Así: Activo = Bienes y Derechos P.Neto y Pasivo = Obligaciones Bienes y Derechos = Obligaciones Activo = Patrimonio Neto y Pasivo Activo = Inversión o Aplicación de los recursos P.Neto y Pasivo = Financiación u Origen de los recursos Activo = Patrimonio Neto y Pasivo Inversión = Financiación 2

3 2.2.El Activo: aplicación de los recursos Como hemos visto, el Activo de una empresa está compuesto por la totalidad de sus bienes y derechos, es decir, aquello en lo que la empresa ha invertido su dinero, donde ha aplicado sus recursos. El Activo se ordena atendiendo al criterio de liquidez, es decir, a la capacidad que tiene cualquier elemento del activo de convertirse en dinero. El Activo está compuesto por dos masas patrimoniales: Activo no Corriente y Activo Corriente. Activo No Corriente. Está compuesto por todos los bienes y derechos que permanecerán en la empresa durante un periodo de tiempo superior a un año. Activo Corriente. Compuesto por todos los bienes y derechos que permanecerán en la empresa durante un periodo igual o inferior a un año. El orden dentro de cada una de estas masas está directamente relacionado con la capacidad que tiene cada elemento de convertirse en efectivo. ACTIVO NO CORRIENTE Inmovilizado Intangible Inmovilizado material Inversiones financieras a largo plazo ACTIVO Propiedad industrial (patentes, marcas, ) Fondo de comercio (imagen, clientela, ) Programas informáticos Terrenos Construcciones Máquinas y herramientas Muebles Equipos informáticos Transporte Amortización acumulada Inversiones en otras empresas Préstamos al Estado y a otras empresas (bonos, oblicaciones, ) Mercaderías Menor liquidez ACTIVO CORRIENTE Existencias Deudores comerciales Inversiones financieras a corto plazo Efectivo Materias primas Productos Envases Clientes Efetos (cheques y letras dados por clientes que se podrán cobrar cuando vezcan) Hacienda Pública deudora Participaciones, intereses y dividendos a cobrar en el año Caja (dinero disponible) Bancos (dinero en cuentas corrientes) Mayor liquidez 3

4 El Patrimonio Neto y Pasivo: origen de los recursos El Patrimonio Neto y Pasivo de una empresa está compuesto por todas las obligaciones contraídas, es decir, es el origen de los recursos de la empresa, lo que constituye su estructura financiera, sea la financiación propia o ajena. Está formado, pues, por el capital aportado por los socios y los beneficios o las pérdidas obtenidas por la sociedad durante el ejercicio de su actividad (lo que constituye el Patrimonio Neto) y por las obligaciones de pago que tenga frente a terceros (Pasivo). El Patrimonio Neto y Pasivo está compuesto por tres masas patrimoniales: Patrimonio Neto, Pasivo No Corriente y Pasivo Corriente. El Pasivo (no el Patrimonio Neto), al igual que el Activo, se ordena atendiendo al criterio de liquidez. Financiación propia Financiación ajena Patrimonio Neto Pasivo No Corriente Pasivo Corriente Patrimonio Neto. Lo forma la financiación propia de la empresa, es decir, todas aquellas obligaciones que no pueden ser exigidas por terceros. Pasivo No Corriente. Está compuesto por la financiación ajena de la empresa a largo plazo, es decir, obligaciones exigibles por terceros con un vencimiento superior a un año. Pasivo Corriente. Compuesto por la financiación ajena de la empresa a corto plazo, es decir, obligaciones exigibles por terceros con un vencimiento igual o inferior a un año. PATRIMONIO NETO Y PASIVO Capital social PATRIMONIO NETO Fondos propios Subvenciones y donaciones Reservas Pérdidas de ejercicios anteriores Resultados del ejercicio (beneficios o pérdidas) Subvenciones, donaciones y legados recibidos PASIVO NO CORRIENTE Provisiones a largo plazo Deudas a largo plazo Provisiones (fondos reservados para un gasto futuro y predecible en los próximos años) Préstamos a largo plazo Proveedores de inmovilizado a largo plazo Menor liquidez PASIVO CORRIENTE Provisiones a corto plazo Deudas a corto plazo Acreedores Provisiones (fondos reservados para un gasto predecible en el años, como gastos de personal) Créditos de entidades bancarias y préstamos a corto plazo Deudas a proveedores Efectos comerciales (cheques y letras que la empresa debe pagar cuando vezcan) Hacienda Pública acreedora Mayor liquidez 4

5 Esquema: representa Patrimonio empresarial que se compone de Bienes Derechos Obligaciones Activo Patrimonio Neto y Pasivo Activo No corriente Balance de situación Activo financiación financiación Corriente propia ajena Patrimonio Neto Pasivo No corriente Pasivo Corriente 5

6 3.LA CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS 3.1.Ingresos y gastos La Cuenta de resultados, o Cuenta de Pérdidas y Ganancias, está compuesta por todos los ingresos y gastos generados por la empresa durante un periodo de tiempo determinado. Si los ingresos son superiores a los gastos, la sociedad obtiene beneficios; por el contrario, si los gastos son superiores a los ingresos, la sociedad tiene pérdidas. Ingresos Gastos = Resultado (beneficios o pérdidas) En el lenguaje cotidiano tendemos a identificar ingreso con cobro y gasto con pago. En el lenguaje contable, sin embargo, los ingresos/cobros y gastos/pago suelen suceder en momentos diferentes. Ej.: se emite una factura (ingreso) con fecha 1 de enero y se cobra el 1 de marzo (cobro) El momento de imputación de un ingreso o un gasto en la Cuenta de Resultados no es el momento en que lo cobramos o pagamos, sino el momento en que se genera (principio de devengo). En el ejemplo anterior, el ingreso se general el 1 de enero, no el 1 de marzo. Debido a la diferente naturaleza de cada uno de los ingresos y gastos, es necesario clasificarlos en función del tipo de operación que los ha generado. Así, el Plan General Contable establece la siguiente estructura para la Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Ingresos ordinarios y extraordinarios Gastos ordinarios - = y extraordinarios Resultado de explotación Resultado de explotación + ( Ingresos financieros - Gastos financieros )= Resultado antes de impuesto Resultado antes de impuesto ± Impuesto sobre beneficios = Resultado del ejercicio 6

7 4.LAS CUENTAS Y LOS ASIENTOS CONTABLES 4.1.Las cuentas Los elementos patrimoniales de la sociedad (recogidos en el Activo y en el Patrimonio Neto y Pasivo) y los ingresos y gastos de la misma (recogidos en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias) se representan mediante un instrumento básico de la contabilidad: las Cuentas. Cada elemento patrimonial, cada ingreso y cada gasto tienen su propia cuenta. Las cuentas se representan gráficamente en forma de T, con el Debe en su parte izquierda y el Haber en la derecha: Debe Haber Debe y Haber no significan nada en concreto, es solo una representación de las cuentas. Terminología de las cuentas: Cargar/adeudar/debitar significa anotar un hecho en el Debe de una cuenta Descargar/abonar/acreditar significa anotar un hecho en el Haber de una cuenta Débito es la suma del Debe Crédito es la suma del Haber Saldo es la diferencia entre el Débito y el Crédito: - si el débito es mayor que el crédito, el saldo es deudor - si el crédito es mayor que el débito, el saldo es acreedor - si el débito es igual que el crédito, el saldo es cero o nulo Clasificación de las cuentas: Como hemos visto, cada elemento patrimonial, cada ingreso y cada gasto tienen su propia cuenta. Por este motivo las cuentas se clasifican en cuatro grandes grupos: 1. Cuentas de Activo. Su incremento se refleja en el Debe y su disminución en el Haber. Tienen siempre saldo deudor o cero. 2. Cuentas de Patrimonio Neto y Pasivo. Su incremento se refleja en el Haber y su disminución en el Debe. Tienen siempre saldo acreedor o cero. 3. Cuentas de Ingresos. Reflejan las operaciones que generan beneficios y se anotan en el Haber. Al final del periodo su saldo es acreedor. 4. Cuentas de Gastos. Reflejan las operaciones que generan pérdidas y se anotan en el Debe. Al final del periodo su saldo es deudor. Las Cuentas de Activo y Patrimonio Neto y pasivo se llaman cuentas patrimoniales; las de ingresos y gastos, cuentas de gestión. 7

8 4.2.Los asientos contables Realizar un asiento contable es, sencillamente, escribir en la cuenta correspondiente una operación económica. El reflejo de los diferentes movimientos de los elementos patrimoniales de una empresa se realiza a través de los asientos contables. En cualquier operación contable de una empresa siempre resultan afectadas dos o más cuentas. La relación entre estas cuentas es lo que se conoce como principio de partida doble o doble contabilidad. Este principio contable permite controlar el correcto registro de las operaciones realizadas y garantizar el equilibrio del Balance de Situación (es decir, Activo = Patrimonio Neto y Pasivo). Ejemplo: Una empresa compra un ordenador por valor de Esto genera movimientos en dos cuentas diferentes. Por un lado, se genera una cuenta de Activo (que llamaremos ordenador ) que hace aumentar el valor patrimonial de la empresa en Por otro lado, se genera una cuenta de Patrimonio Neto y Pasivo (que llamaremos proveedor de inmovilizado ) que hace aumentar las deudas de la sociedad, pues hay que pagar al vendedor del ordenador. ordenador proveedor de inmovilizado Debe Haber Debe Haber 1.000, ,00 5.NORMATIVA CONTABLE Las principales normas relativas a la contabilidad se recogen en el Código de Comercio y en el Plan General de Contabilidad. 5.1.Los Libros de los empresarios El Código de Comercio establece la obligación de comerciantes y empresarios de llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad y un Libro Diario y otro de Inventarios y Cuentas anuales. El Libro Diario es el conjunto de asientos contables ordenado cronológicamente. El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales es un único libro que contiene la siguiente documentación: un balance de comprobación de sumas y saldos y un inventario de cierre del ejercicio (inventario); balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria (cuentas anuales). - El balance de sumas y saldos es un resumen de todas las cuentas en el que se recogen únicamente las sumas del Debe y del Haber y la diferencia entre ambos, es decir, el saldo. El objetivo de este balance es comprobar que no existen asientos descuadrados. - El balance de situación, como vimos al principio, refleja la composición del patrimonio de la empresa. El balance de situación es una fotografía del patrimonio de la empresa, da una imagen estática de éste. - La cuenta de pérdidas y ganancias refleja el resultado de la actividad de la empresa (ingresos menos gastos) en un periodo de tiempo determinado. Da, por lo tanto, una imagen dinámica de la actividad empresarial. En la práctica resulta imprescindible también otro libro que no es obligatorio: el Libro Mayor. En él se recogen las distintas cuentas de una sociedad y los movimientos que se han realizado en ellas a lo largo del ejercicio. 8

9 5.2.El Plan General de Contabilidad La plasmación de los hechos económicos a través de las cuentas y los asientos necesita estar estandarizada, pues la información que proporciona la contabilidad debe ser inteligible para todos: empresarios, administraciones públicas, acreedores, trabajadores El PGC es el conjunto de normas que fijan los procedimientos y métodos a seguir en el registro de la actividad económica de la empresa. Su utilización es de carácter obligatorio para las empresas españolas. La última reforma del Plan General de Contabilidad responde a la necesidad de normalización de la información contable española para armonizarla con la de los demás países miembros de la Unión Europea, siguiendo las directrices de las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIF). De acuerdo con la reforma de 2007, hay dos Planes Generales de Contabilidad, de forma que las empresas españolas pueden utilizar uno u otro, dependiendo del tamaño de la empresa: el ordinario, y el de PYMES y microempresas. El Plan General de Contabilidad de PYMES (Pequeñas y Medianas Empresas) es una norma complementaria al Plan General de Contabilidad, con una estructura idéntica, pero con la reducción y simplificación de algunos de sus contenidos. Asimismo, dentro del PGC para PYMES se establecen una serie de criterios contables específicos para microempresas (empresas de muy reducida dimensión). En el resto de las materias, se mantienen los contenidos del Plan General de Contabilidad. El Plan General Contable fue aprobado mediante Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre. El Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas, mediante Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre. El PGC está estructurado en cinco partes: 1ª. Marco conceptual. Establece los requisitos que debe cumplir la información contable: ser relevante (útil) y fiable (sin errores y neutral). También establece los principios contables que deben seguirse para que las cuentas reflejen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa: Empresa en funcionamiento. De acuerdo con este principio, se presume que la empresa continuará con su actividad empresarial en un futuro previsible. Devengo. La imputación de un ingreso o un gasto ha de hacerse en el momento en que se genera, no en el momento en que se cobra o paga. Uniformidad. Establece la necesidad de establecer los mismos criterios para todos y cada uno de los ejercicios de la empresa. Prudencia. Establece la necesidad de ser prudente es las estimaciones y valoraciones, en especial si existen riesgos. No compensación. No pueden compensarse cuentas diferentes. Importancia relativa. En caso de conflicto entre principios contables, deberá prevalecer el que mejor refleje la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. 9

10 2ª. Normas de registro y valoración. Contiene los criterios concretos de valoración de los elementos patrimoniales y las reglas de aplicación en las operaciones. 3ª. Las cuentas anuales. Este apartado recoge la estructura y las normas de elaboración de las cuentas anuales. 4ª. Cuadro de cuentas. El PGC asigna a cada cuenta un código numérico. Las cuentas se clasifican en nueve grupos. Los grupos 1 a 5 corresponden a cuentas patrimoniales (con las que se elabora el Balance); los grupos 6 y 7 corresponden a cuentas de gestión (con las que se elabora la Cuenta de Pérdidas y Ganancias); los grupos 8 y 9 son exclusivos para grandes empresas (las PYMES y microempresas no los utilizan) y se refieren al Estado de Cambios en el Patrimonio Neto ECPN. Veamos estos nueve grupos que forman el cuadro de cuentas: Grupo 1. Financiación básica. Incluye el Patrimonio Neto y la financiación ajena a largo plazo. Grupo 2. Inmovilizado. Comprende los activos destinados a servir de forma duradera en las actividades de la empresa. Grupo 3. Existencias. Son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación, en proceso de producción o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios. Este grupo está formado por mercaderías, materias primas, otros aprovisionamientos, productos en curso, productos semiterminados, productos terminados y subproductos, residuos y materiales recuperados. Grupo 4. Acreedores y deudores por operaciones comerciales. Está formado por instrumentos financieros y cuentas que tienen su origen en el tráfico de la empresa, así como las cuentas con las Administraciones Públicas. Grupo 5. Cuentas financieras. Formado por instrumentos financieros por operaciones no comerciales, es decir, por operaciones ajenas al tráfico cuyo vencimiento, enajenación o realización se espera habrá de producirse en un plazo no superior a un año. Grupo 6. Compras y gastos. Este grupo comprende los aprovisionamientos de mercaderías y demás bienes adquiridos por la empresa para revenderlos, bien sea sin alterar su forma y sustancia, o previo sometimiento a procesos industriales de adaptación, transformación o construcción. Comprende también todos los gastos del ejercicio, incluidas las adquisiciones de servicios y de materiales consumibles, la variación de existencias adquiridas y otros gastos y pérdidas del ejercicio. Grupo 7. Ventas e ingresos. Comprende la enajenación de bienes y prestación de servicios que son objeto del tráfico de la empresa; y también otros ingresos, variación de existencias y beneficios del ejercicio. Grupos 8 y 9. Gastos e ingresos imputados al patrimonio neto (PYMES no). 5ª. Definiciones y relaciones contables. En este apartado se explican qué elementos recoge cada cuenta, cómo y dónde deben anotarse sus movimientos y donde transferir su saldo cuando se cancela. 10

11 5.3.Las cuentas anuales De acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio y en el Plan General Contable, las empresas deben presentar, al cierre de cada ejercicio, las Cuentas Anuales. Como hemos visto al principio, el objeto de la contabilidad es suministrar información a los distintos agentes económicos. Las cuentas anuales sirven, precisamente, para proporcionar dicha información a todos los agentes interesados. De ahí que los documentos que integran las cuentas anuales deban ser claros y expresar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa a la que se refieran. Las Cuentas Anuales se depositan anualmente en el Registro Mercantil del lugar donde la empresa tenga su domicilio. Las Cuentas Anuales comprenden los siguientes documentos obligatorios: Balance de Situación Cuenta de Pérdidas y Ganancias Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN) Estado de Flujos de Efectivo (EFE) Memoria 1. Balance de situación. Refleja la situación patrimonial de la empresa en un momento determinado del tiempo (por ejemplo, a 31 de diciembre de 2009). Como ya hemos visto anteriormente, está formado por el Activo y el Patrimonio Neto y Pasivo. 2. Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Como ya hemos visto, está compuesta por todos los ingresos y gastos generados por la empresa durante un periodo de tiempo determinado, por lo que refleja una imagen dinámica de la empresa (por ejemplo, desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de 2009) 3. Estado de cambios en el Patrimonio Neto. El ECPN completa la información de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias presentando un resumen de las operaciones que han dado lugar a cambios en el patrimonio y que no pueden atribuirse a la actividad normal de la empresa: movimientos con socios o propietarios, cambios de valor del activo no corriente, donaciones, Este documento permite comprobar como se comporta el capital de la empresa. El ECPN consta de dos partes: 1ª. Estado de ingresos y gastos reconocidos. Recoge los cambios en el Patrimonio Neto derivados del resultado del ejercicio, los ingresos y gastos que deban imputarse directamente al Patrimonio Neto de la empresa y las transferencias realizadas a la cuenta de pérdidas y ganancias según lo dispuesto en el PGC. Esta primera parte solo deben cumplimentarla las empresas acogidas al PGC ordinario que no puedan presentar las Cuentas Anuales en su versión abreviada, es decir, las grandes empresas. 2ª. Estado total de cambios en el Patrimonio Neto. Presenta los movimientos de las cuentas del Patrimonio Neto en el ejercicio. La gran mayoría de las PYMEs solo anotará las variaciones que hayan podido ocasionarse por la distribución de la distribución de resultados anuales. 4. Estado de Flujos de Efectivo. El EFE informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes. Este documento sólo deben cumplimentarlo las empresas acogidas al PGC ordinario que no puedan presentar las Cuentas Anuales en su versión abreviada, es decir, las grandes empresas. 5. La Memoria. La Memoria completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos que integran las Cuentas Anuales. 11

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