PLAN DE CONTROL INTERNO DE LA TERMINAL DE TRANSPÒRTES DE SOGAMOSO LTDA.

Transcripción

1 PLAN DE CONTROL INTERNO DE LA TERMINAL DE TRANSPÒRTES DE SOGAMOSO LTDA. PRESENTACIÓN: La Coordinación de Control Interno de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., fundamentada, articulada con los Principios y Objetivos del Plan de Desarrollo y Control Interno de la Empresa; desarrolla su responsabilidad de evaluación seguimiento y control de los Procesos, apoyado en las herramientas de gestión y control del SGC y MECI, logrando la eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia en el ejercicio de la actividades que desarrolla, para tal fin continua ejerciendo sus funciones acorde con tres (3) objetivos: 1. Evaluar, medir, acompañar, asesorar y hacer seguimiento en forma selectiva e independiente al sistema de control interno de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda. 2. Fomentar la cultura del control interno, autocontrol, autoevaluación y autorregulación, manteniendo relación con entes externos, como instrumentos de calidad en el servicio y gestión pública. 3. Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento resultantes de auditorias practicadas por: Contraloría General de la Nación, entes de Control y Oficina Coordinación de Control Interno. En el cumplimiento de estos objetivos, encausaremos nuestro actuar dentro del marco de los roles: Valoración de Riesgos, Acompañamiento y Asesoría, Evaluación y Seguimiento, Fomento de la Cultura de Control y Relación con Entes Externos. Estaremos en permanente actitud de cambio, trabajo dinámico e innovador. El Plan de Acción se sustenta en la Visión, Misión, Política de Calidad Institucionales; principios y valores que se dan a conocer en el Código de Ética de Terminal, también señala las acciones y plan de auditorias a realizar en el año. El Desarrollo del Plan, contará con la cooperación del Talento Humano de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., principal actor de control interno, evitando esfuerzos inoficiosos y logrando una comunicación efectiva, que redunde en el mejoramiento continuo y afianzamiento de los procesos de calidad.

2 FUNDAMENTOS: MISIÓN Y VISIÓN TERMINAL DE TRANSPÒRTES DE SOGAMOSO LTDA. 1. MISION: 1. MARCO INSTITUCIONAL Proporcionar los servicios de Tasa de Uso, conexos y complementarios con un Talento Humano competente y comprometido, mejorando continuamente nuestro sistema integrado de control, gestión e implementando y gestionando recursos, nuevas tecnologías y unidades estratégicas de negocios para alcanzar niveles superiores de competitividad en concordancia con el Plan De Desarrollo Municipal. 1.2 VISION: En los próximos cinco años, seremos un sistema dinámico de integración del transporte nacional, fundamentado en la responsabilidad social y el desarrollo económico con capital humano innovador y una infraestructura optima, ofreciendo nueva red de servicios que generen valor a los grupos de interés. 1.3 POLITICA DE CALIDAD: Trabajamos para la satisfacción de nuestros clientes mediante el mejoramiento continuo de los procesos del sistema integrado de control y gestión de la calidad, a través de la planificación efectiva de los recursos, trabajo en equipo, la actualización tecnológica, el cumplimiento de los requisitos de las Normas (NTC ISO 9001:2000, NTCGP1000:2004, MECI 1000:2005) y normatividad vigente del sector. 1.4 OBJETIVOS DE CALIDAD: 1. Mejorar continuamente nuestro sistema integrado de gestión y control de calidad. 2. Diseñar e implementar planes, programas y proyectos de acuerdo con las necesidades y expectativas de los clientes con eficacia, eficiencia. 3. Fortalecer el trabajo en equipo. Implementar nuevas tecnologías en la organización

3 OBJETIVO GENERAL DEL PLAN DE DESARROLLO DE LA TERMINAL DE TRANSPÒRTES DE SOGAMOSO LTDA. Dinamizar y articular el talento humano, la creatividad, las oportunidades y los recursos, a partir de un trabajo en equipo, que permita sentar bases coherentes para la Terminal del futuro y construir colectivamente una Empresa más incluyente, solidaria, comprometida y competitiva. PRINCIPIOS PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL. El ejemplo de los funcionarios, es la primera herramienta de la transformación cívica, por lo que se parte de que la gestión de lo público es transparente y los dineros públicos son sagrados. El rescate de valores es una prioridad en todos los ámbitos. No se aceptan transacciones de poder político, por intereses burocráticos o económicos, ni se utiliza el poder del Estado para comprar conciencias y acallar opiniones diferentes a las de la administración. La eficiencia, la economía y la eficacia son parte fundamental de todos los programas y proyectos. La planeación se constituye en soporte de la administración y no permite improvisación. Todos los espacios están abiertos a la participación ciudadana, el desarrollo de la Empresa es un compromiso entre los ciudadanos y ciudadanas y la administración de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda. El interés público siempre prevalece sobre el interés particular. La solidaridad y la cooperación son la base de las relaciones de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., con la Ciudad, la región, el Departamento, la Nación y la comunidad Internacional.

4 OFICINA COORDINACION DE CONTROL INTERNO DE LA TERMINAL DE TRANSPÒRTES DE SOGAMOSO LTDA La Coordinación de Control Interno, tiene las funciones de mantener implementado el Sistema de Control Interno, y en sus componentes del Modelo Estándar de Control Interno, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Dirección, en la continuidad del Proceso Administrativo, la reevaluación de los Planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de la metas y objetivos previstos. Ley 87/1993. CONTROL DE CONTROLES, Ley 1474 PLAN ANTICORRUPCIÓN. MISIÓN. La Coordinación de Control Interno acompaña, evalúa, controla y recomienda, contribuyendo al cumplimiento de la Misión Institucional de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., velando por la Implementación y Desarrollo del Sistema de Control Interno, propendiendo por la Cultura del Autocontrol, Autoevaluación y Autorregulación en todos los niveles de la administración y operación liderado por un Equipo Humano comprometido e inspirado en el bien común. VISIÓN. Para el año 2016, la Coordinación de Control Interno de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., será soporte permanente en el fortalecimiento y afianzamiento de los principios de AUTOCONTROL, AUTOGESTIÓN Y AUTORREGULACIÓN, aplicando Procesos de Mejoramiento Continuo, logrando desarrollar la Misión y alcanzar la Visión Institucional de La Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., siendo eficientes y eficaces en la prestación de los servicios inherentes al sector, con calidad humana y participación ciudadana. OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO. a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten. b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional.

5 c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la Entidad. d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la Gestión Organizacional. e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros. f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos. g) Garantizar que el Sistema de Control Interno, disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación. h) Velar por que la Entidad, disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características. PRINCIPIOS RECTORES DE LA COORDINACION DE CONTROL INTERNO DE LA TERMINAL DE TRANSPÒRTES DE SOGAMOSO LTDA. ECONOMÍA: Optimización de los recursos físicos, económicos y financieros, como del talento humano, de la Oficina de CI, para el logro de los objetivos propuestos. IGUALDAD: La oficina de Control Interno, brinda trato uniforme y equitativo a todos los servidores públicos, frente a las acciones de control y Asesoría. CELERIDAD: La oportunidad, agilidad, efectividad y confianza, caracterizan las acciones y actos de los servidores públicos de la Oficina de Control Interno. IMPARCIALIDAD: Las actuaciones de los Servidores de la Oficina de Control Interno, son transparentes. Sin discriminación alguna y afección de los intereses individuales y/o colectivos. RESERVA: En razón al desempeño de las funciones de los servidores públicos, mantendremos reserva de los aspectos y hallazgos encontrados.

6 Solo procederán al conocimiento público en virtud de la gestión positiva y proactiva. SISTEMA DE CONTROL INTERNO PROPÓSITO: El Sistema de Control Interno tiene como propósito fundamental lograr la eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia en el ejercicio de las funciones de las entidades que conforman el Estado Colombiano y cualificar a los Servidores públicos desarrollando sus competencias con el fin de acercarse al ciudadano y cumplir con los fines constitucionales para los que fueron creados. ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS. 1.1 AMBIENTE DE CONTROL DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO PLANES Y PROGRAMAS MODELO DE OPERACIÓN 1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CONTEXTO ESTRATÉGICO IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ANÁLISIS DE LOS RIESGOS VALORACIÓN DE LOS RIESGOS 2. SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS POLÍTICA DE OPERACIONES PROCEDIMIENTOS CONTROLES INDICADORES 2.2. ACTIVIDADES DE CONTROL. MANUAL DE OPERACIONES INFORMACIÓN PRIMARIA INFORMACIÓN SECUNDARIA 2.3. INFORMACIÓN. SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL COMUNICACIÓN INFORMATIVA COMUNICACIÓN PÚBLICA. SISTEMAS DE INFORMACIÓN AUTO EVALUACIÓN DE CONTROL 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN. 3.1 AUTO EVALUACIÓN. AUTO EVALUACIÓN DE GESTIÓN EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

7 3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. AUDITORIA INTERNA PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Y PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL. 4. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL. 4.1 PLANES DE MEJORAMIENTO. PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL. MARCO LEGAL: Constitución Política de Colombia, articulo 209 y 269 Ley 87 de 1993: Normas para el ejercicio de control Interno. Ley 489/1998, Ley 909/2004, Ley 951/2005, Ley 190/2005, Ley 962/2005, Ley 872/2003 SGC. Norma Técnica gestión Calidad NTCGP 1000:2004 Directiva Presidencial 02 de 1994, 01/1997, 01/2004, 08/2003, 02/2002, 09/1999, 013. Directiva Presidencial 04 de 2000: Contra la corrupción y Jefes de Oficina. Directiva Presidencial 10 de 2002: Programa de renovación de la Administración Pública: Hacia un estado comunitario. Decreto 1826 de 1994, 1738/1998, 4110/2004, 537/2004, 1217/2005, 3622/2005, 3361/2004, 2621/2006, 26/1998, 2097/2002 Decreto 1599 de 2005: Adopta el Manual Estándar de Control Interno. Decreto 2070 de 1997: composición del Consejo Asesor de Control Interno. Decreto 2145 de 1999: Normas Control Interno Nacional y territorial. Decreto 188 de 2004: Otorga competencias a través de la Dirección de C.I. y Racionalización de trámites. Decreto 280 de 1996: Consejo asesor del Gobierno Nacional en materia de C.I. Decreto 2539 de 2000: Modifica decreto 2145 de Jefes de O.C.I. representados ante el C.A.N. Decreto 1537 de 2001: reglamenta ley 87 de Elementos técnicos y Administrativos. Rol de las O.C.I. Decreto 1027 de 2007: Informe Ejecutivo anual. 28 de febrero. Resolución 644 de 2003: regula procedimientos para designación jefes O.C.I. Resolución 048 de 2004 de la C.G.N: Control Interno Contable y funciones O.C.I., 203/2003, 250/2003, 850/2000, 550/2005, 2674/2005 Circular 3 de 2005 del C.A.N. : O.C.I. Evaluador independiente., 002/2005, 006/2005, 02/2004, 507/2003, 052/2003, 06/2003, 05/2003, 01/2001, 002/2004, 1/2006, 004/2005, 004/2003, 003/2005,

8 003/2006, 002/2006, , /2006, 007/2005, 011/2006, 001/2006. Ley 1474 de Plan Anticorrupción. PROPÓSITOS DE LA COORDINACION DE CONTROL INTERNO. CONSOLIDACIÓN DE HERRAMIENTAS DE GERENCIA Y GESTIÓN PÚBLICA. Acompañar los procesos que consoliden, Herramientas de Gerencia y Gestión Pública: Modelo Estándar de Control Interno, Sistema de Gestión de la Calidad y Sistema de Desarrollo Administrativo, al interior de la Estructura Organizacional de la Empresa; cumpliendo los Principios de: Responsabilidad, transparencia, moralidad, igualdad, imparcialidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, publicidad y preservación del medio ambiente ; rectores permanentes, en cada uno de los actos Administrativos y de la mano, con los pilares esenciales de: Autorregulación, Autocontrol y Autogestión ; como camino cultural del Servidor Público, alcanzando los Objetivos del Sistema de Control Interno, Dignificando al Ser Humano y al Servicio Público. EDUCACIÓN Y FORMACIÓN HUMANA. Consolidar políticas de Educación y Formación Humana que rescaten: Valores, Principios, Derechos y Deberes Humanos, Participación del Ciudadano y del Servidor Público; coadyuvando a la construcción de Hombres y Mujeres, Ciudadanos en Acción; comprometidos con el Respeto, Honestidad, Competencias y Valorar la Dignidad del Otro; dispuestos a servir al Estado y Comunidad con: Responsabilidad, Solidaridad, Habilidades, Talentos y conocimiento en un mundo Global, que espera nuestro aporte de Amor y Paz, para frenar la destrucción violenta de la Familia y del planeta. GENERALIDADES DE LA TERMINAL DE TRANSPORTES DE SOGAMOSO. 1. RAZÓN SOCIAL: LA TERMINAL MINAL DE TRANSPORTES DE SOGAMOSO LTDA., su Nit. No ESTRUCTURA: La estructura organizacional como elemento de control y de diseño ha tomado como base un enfoque por procesos, que resulta coherente con la orientación del MECI en ese mismo sentido a demás

9 configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., permitiendo a todo su talento humano dirigir y ejecutar los planes, programas, proyectos y procesos y actividades de conformidad con su misión y su función constitucional y legal. La Estructura Organizacional está compuesta por la organización interna de la empresa, por su planta de personal y por el manual específico de funciones y competencias laborales; se define a partir de los procesos y procedimientos que se definen y conforman el Modelo de Operación y que permiten cumplir la Misión y los Objetivos Institucionales que se ha trazado la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., la parte que la dinamiza es el Talento Humano, por lo tanto, el diseño de los perfiles de los cargos esta acorde con este Modelo. La planta de personal actual de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., esta compuesta por los siguientes cargos en los diferentes niveles jerárquicos establecidos y aprobados por la junta directiva de la siguiente manera: NIVEL EJECUTIVO: NOMBRE DEL CARGO: GERENCIA, Código AG NUMERO DE CARGOS 01 NIVEL ADMINISTRATIVO: NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR GESTION DEL TALENTO HUMANO. Código AG040508, NUMERO DE CARGOS 01 NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR OPERATIVO, Código AG NUMERO DE CARGOS 01. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE PLANEACION, Código AGO040405, NUMERO DE CARGOS 01. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE TESORERIA, Código AG040304, NUMERO DE CARGOS 01. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE PRESUPUESTO Código AG040205, NUMERO DE CARGOS 01.

10 NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE CONTROL INTERNO NUMERO DE CARGOS 01. NIVEL ASISTENCIAL: NOMBRE DEL CARGO: ASISTENTE CONTABLE I, Código CT NUMERO DE CARGOS 01. NOMBRE DEL CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO II, Código CG NUMERO DE CARGOS 01. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR ADMINITRATIVO, Código CH NUMERO DE CARGOS 06. NIVEL OPERATIVO: NOMBRE DEL CARGO: GUARDA DE CONTROL Código CO011625, NUMERO DE CARGOS 09. NOMBRE DEL CARGO: RECAUDADOR, Código CT011514, NUMERO DE CARGOS 03. NOMBRE DEL CARGO: SERVICIOS GENERALES Código CO011718, NUMERO DE CARGOS 06. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR DE MANTENIMIENTO, Código CO NUMERO DE CARGOS 01. PLAN DE ACCIÓN Y AUDITORIAS, COORDINACION DE CONTROL INTERNO DE LA TERMINAL DE TRANSPORTES DE SOGAMOSO LTDA. OBJETIVO GENERAL. Alcanzar la sostenibilidad del Sistema de Control Interno, en la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda. Contribuyendo al fortalecimiento de los principios de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, como a consolidar la vocación de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda. Para el desarrollo regional sostenible y garantizar la calidad y equidad en la prestación de los servicios, satisfaciendo al ciudadano interno y externo.

11 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. PLAN DE ACCIÓN DE LA COORDINACION DE CONTROL INTERNO DE LA TERMINAL DE TRANSPORTES DE SOGAMOSO LTDA. ITEM CÓDIGO DESCRIPCIÓN % PONDERACIÓN 1 Evaluar, medir, acompañar, asesorar y hacer 40% seguimiento en forma selectiva e independiente al Sistema de Control Interno en la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda. 2 Fomentar la Cultura del Control Interno en la Terminal 30% de Transportes de Sogamoso Ltda., y fortalecer el Autocontrol, como instrumentos de Calidad en el Servicio y Gestión Pública. 3 Realizar seguimiento a los Planes de Mejoramiento 30% resultantes de las Auditorías practicadas por la Contraloría General de la Republica, Contraloría General de Boyacá, demás entes de Control, Coordinación de Control Interno de la Terminal y Auditoria Externa. TOTAL 100% ACCIONES META INDICADOR DE GESTION RESPONSABLES PLAN DE AUDITORIAS 2016 COORDINACION DE CONTROL INTERNO. El MECI define la auditoria interna como el Elemento de control, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la Terminal, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés. La Auditoria interna se constituye en herramienta de retroalimentación del Sistema de Control Interno, analiza debilidades y fortalezas del control, así como el desvío de los avances de las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones propuestas en la entidad. Su objetivo es formular recomendaciones de ajuste o de mejoramiento de los procesos a partir de evidencias, soportes, criterios válidos y servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones a fin de que se

12 obtengan los resultados esperados. La Auditoria Interna tiene alcance en tres aspectos básicos de evaluación: Cumplimiento: Verifica la adherencia de la Empresa a las normas Constitucionales, Legales y de Autorregulación que le son aplicables. Estratégico: Hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el Desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Evalúa el logro de los objetivos Misionales. Gestión y resultados: Verifica las actividades relativas al proceso de gestión de la entidad, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadanía o partes interesadas. De acuerdo con el IIA Global, el rol de evaluación de la Oficina de Control Interno, referido en la definición de auditoria interna, comprende la tarea de evaluación objetiva de las evidencias, efectuada por la Oficina Asesora de Control Interno, para proporcionar una opinión o conclusión independiente respecto de un proceso, sistema u otro asunto. La naturaleza y el alcance del trabajo de Evaluación son determinados por el responsable de CI., por tanto, debe estar atento a los cambios reales o potenciales en las condiciones internas o externas que afecten la capacidad de proporcionar seguridad desde una perspectiva de futuro. En estos casos, deben señalar y comunicar el riesgo de que los resultados puedan deteriorarse. Es importante resaltar que tanto para el proceso de evaluación como para el de auditoria interna, la Oficina Asesora de Control Interno debe contemplar el ciclo PHVA. El Programa de Auditorías a realizar por parte de la Coordinación de Control Interno para el año OBJETIVOS. 1. Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada Administración ante posibles riesgos que lo puedan afectar.

13 2. Garantizar la eficiencia, y economía en todas las operaciones promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional. 3. Velar porque todas las actividades y recursos de la Terminal, estén dirigidas al cumplimiento de sus objetivos. 4. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional. 5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros en libros. 6. Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos de la Administración. 7. Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación. 8. Velar porque la Terminal, disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo a su naturaleza y objeto social. Elaboro: CARLOS ARTURO CARDENAS RINCÓN Coordinador de Control Interno Aprobó: JORGE DILKER SANCHEZ MORENO Gerente