OROZCO Y ASOCIADOS OA PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO GENERAL DE CONFLICTOS DE INTERES IDENTIFICACIÓN: OA-01 REVISIÓN: 01 FECHA: 22/05/15 REVISÓ:

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1 OROZCO Y ASOCIADOS PROCEDIMIENTO OA REVISÓ: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN APROBÓ: DIRECTOR COPIA CONTROLADA No.: PÁGINA: Página 1 de 6

2 CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA RESPONSABILIDADES SITUACIONES EN QUE SE PRESENTAN INTERÉS REGISTRO DE INTERÉS ANEXO OBJETIVO Establecer los lineamientos que permitan detectar, analizar y solucionar conflictos de intereses, evitando que dichas situaciones lleguen a producirse o que, en el caso de que ello no resulte posible, se realice una gestión adecuada de los conflictos de interés producidos. 2. ALCANCE El presente procedimiento aplica para todos los integrantes de Orozco y Asociados, sin excepción del puesto desempeñado, ni el nivel de autoridad. 3. DEFINICIONES 3.1 CONFLICTO Es la oposición de interés en que las partes no ceden, es un choque o colisión de derechos o pretensiones. 3.2 CONFLICTO DE ES La situación originada cuando una persona puede ser influida en su juicio por una intención o un fin diferente al que está obligado a perseguir por su rol. 3.3 SGC Sistema de Gestión de la Calidad. 3.4 EFICACIA Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Página 2 de 6

3 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4.1 NORMAS. ISO 9001:2000 NMX-CC-9001-IMNC-2000 ISO 9004:2000 NMX-CC-9004-IMNC-2000 ISO 9000:2000 NMX-CC-9000-IMNC-2000 ISO/IEC 17025:2005 NMX-EC IMNC-2006 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos Sistema de Gestión de la Calidad Recomendaciones para la mejora del desempeño. Sistema de gestión de la Calidad Fundamentos y vocabulario. Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración. 4.2 MANUALES Y PROCEDIMIENTOS. MAINDOA MAORGOA MAPROADOA MAPROTECOA MAMAOA MASICI Manual de Inducción. Manual Organizacional. Manual de Procedimientos Administrativos. Manual de Procedimientos Técnicos. Manual de Métodos de Análisis. Manual de Usuario del Sistema Integral de Control de Información 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Ver la sección 6 Responsabilidades en el Manual Organizacional vigente. 6. SITUACIONES EN QUE SE PRESENTAN INTERÉS 6.1 Para dar eficaz cumplimiento a la política de Manejo General de Conflictos de Interés, Orozco y Asociados establece el siguiente procedimiento. 6.2 Orozco y Asociados respeta la vida privada de cada uno de sus colaboradores y espera de ellos, que sus intereses personales no afecten la toma de decisiones dentro de su área de trabajo. Y con esto evitar situaciones que den lugar a conflictos de interés. 6.3 Para poder cumplir con esta política, cada miembro del laboratorio deberá firmar de conformidad el Código de ética formato OA-94 (ver anexo), mismo que reafirma el compromiso que tiene con Orozco y Asociados El personal involucrado en actividades deshonestas es sujeto a diversas sanciones impuestas por la Dirección incluyendo el despido. 6.4 A continuación se presentan ejemplos de situaciones a las que hay que prestar atención: Oportunidades empresariales: El personal de Orozco y Asociados no puede beneficiarse de las oportunidades empresariales que descubra mientras desempeña sus obligaciones, si dicho acto pudiera ir en contra de los intereses de Orozco y Asociados. Por otra parte, no puede utilizar la información del laboratorio o su cargo para obtener beneficios personales. Página 3 de 6

4 6.4.2 Regalos, beneficios, reembolsos: Los empleados de Orozco y Asociados deben de abstenerse de aceptar regalos, beneficios, reembolsos o cualquier otro tipo de compensación por parte de clientes, proveedores o empresas con las que se tiene relación, que puedan afectar, o parecer que afectan, al juicio profesional sobre la ejecución del trabajo pertinente para el laboratorio Sobornos y/o chantajes: Bajo ninguna circunstancia está permitido el soborno, y/o chantaje. Si alguna persona en la empresa está siendo objeto de soborno y/o chantaje en sus relaciones de trabajo, dentro o fuera de la organización, debe reportarlo de inmediato. Es responsabilidad del empleado reportar tales situaciones a la Dirección Revelación de conflictos de intereses: Orozco y Asociados requiere que los empleados indiquen las situaciones de las que razonablemente pudiera esperarse que provoquen un conflicto de intereses. Si se tiene alguna sospecha y piensa que se está involucrado en una situación parecida, debe informar a su jefe inmediato o a la Dirección para gestionarlo Intersección de funciones laborales: Si se llegase a suscitar una situación en la que dos o más integrantes tuviesen un cruce en sus actividades o toma de decisiones con respecto a una misma actividad u objetivo, deberán remitirse al Manual Organizacional (ver manual) y revisar minuciosamente cada una de las responsabilidades y autoridades que como miembros de Orozco y Asociados deben asumir durante su estancia. Cabe mencionar que dentro de este manual se encuentra registrado el personal sustituto que una vez producido un conflicto de interés de este grado, asumirá su responsabilidad y se dará solución al conflicto. 6.5 La Dirección y el personal de Orozco y Asociados deben de estar libres de cualquier presión interna y externa, comercial, financiera y otras que puedan afectar la calidad de su trabajo. La integridad de los resultados de los ensayos son responsabilidad de todo el personal del laboratorio. La Dirección se asegura que los empleados nunca son forzados a cambiar o falsificar datos. Y revisar minuciosamente cada una de las responsabilidades y autoridades que como miembros de Orozco y Asociados deben asumir. 6.6 Así mismo, queda prohibido a los empleados de Orozco y Asociados: Falsificar registros, preparar reportes fraudulentos, hacer reclamaciones falsas. Buscar o usar la información confidencial de la empresa, o datos de cualquier cliente, para cualquier objetivo más allá del alcance de su empleo. Ser empleado, o afiliado a organizaciones cuyos productos o servicios compiten con productos del laboratorio o servicios que el laboratorio preste. Tomar algunas decisiones que proporcione beneficios o ventajas al empleado y / u otros. Tener un empleo que negativamente afecte o interfiera con el funcionamiento de sus deberes en el laboratorio. Competir con el laboratorio en la compra, la venta, o el arrendamiento de propiedad o bienes (mercancías). Página 4 de 6

5 7. REGISTRO DE INTERÉS 7.1 Es importante mencionar, que todo conflicto de intereses suscitado dentro del laboratorio, deberá quedar asentado por escrito en una minuta, donde se especificará de manera clara y precisa lo siguiente: El motivo de la aparición del conflicto de interés y la descripción detallada de la situación. Los instrumentos o servicios a los que hace referencia del conflicto de interés. Fecha de generación del conflicto de interés. Personas involucradas en dicho conflicto. Firmas al calce de las personas involucradas. Establecer las acciones a tomar para dar solución al conflicto de interés. Firmar el Director de enterado. 7.2 Estas actividades deberán ser realizadas por las personas directamente involucradas en el conflicto de interés, respaldadas por el Director. 7.3 Cuando derivados del análisis del conflicto de interés, se requiera implementar acciones correctivas, preventivas o de mejora, se les comunicará y establecerá el plazo en que estas se llevarán a cabo, de acuerdo a lo establecido en OA-09 Procedimiento para las acciones correctivas, preventivas y de mejora. 7.4 Una vez concluido el análisis de dicho conflicto de interés, el Representante de la Dirección procederá a archivar las minutas, así como los documentos de las acciones correctivas y preventivas generadas por el conflicto suscitado, con el objetivo de tener un control sobre ellas y supervisar su no recurrencia. Página 5 de 6

6 8. ANEXO CODIGO DE ETICA YO Como integrante de Orozco y Asociados, reconozco mi compromiso para: Observar lealtad a los principios y valores de Orozco y Asociados, buscando que al realizar todas mis actividades me encamine al logro de los objetivos de la empresa. Valorar el trabajo, respetar las creencias políticas, ideológicas y religiosas de mis compañeros de trabajo y clientes; y siempre respetar las mejores decisiones que convengan a Orozco y Asociados. Adoptar decisiones que concilien los intereses de todas las partes, pero sobre todo encaminarlas a siempre, anteponer a cualquier interés personal los intereses de Orozco y Asociados. Apoyar los objetivos y acciones de Orozco y Asociados, en beneficio del interés social y colectivo. Informar a la Dirección de Orozco y Asociados, de todas aquellas situaciones, conflictos o intereses personales, que puedan poner en peligro mi imparcialidad, integridad o mi juicio, las labores que desarrollo dentro del laboratorio. Rechazar todo tipo de beneficios personales que no emanen del ejercicio honrado de mi profesión, basar mi conducta en los lineamientos y disposiciones que dictan las leyes y reglamentos del país y muy especialmente, en los principios y procedimientos establecidos por Orozco y Asociados. Denunciar a toda persona física o moral que incurra en actividades ilícitas ó que actúe de forma contraria a las disposiciones establecidas por Orozco y Asociados. Favorecer el espíritu de lealtad, fraternidad, unión y respecto entre mis compañeros de trabajo, así como enaltecer el buen nombre de Orozco y Asociados. Obtener resultados confiables, objetivos, imparciales y veraces, de tal forma que reflejen claramente la realidad de las muestras analizadas. Cuando se realicen algún tipo de asesorías, dejar claramente escrito al cliente, que los resultados obtenidos son independientes a las actividades de asesoría llevadas a cabo. Manifiesto mi compromiso de Respetar el Código de Ética de Orozco y Asociados, el cual he leído íntegramente. FECHA: FIRMA: FORMATO OA FECHA ENTRADA EN VIGOR: Junio Página 6 de 6