Guía de Manejo de Oportunidades para Asociados de Negocios de Hardware y Servicios

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1 Guía de Manejo de Oportunidades para Asociados de Negocios de Hardware y Servicios STG Channels Management Noviembre 2014

2 Guía para el Manejo de Oportunidades de Asociados de Negocios 1. Introducción 1.1. Cuál es el objetivo de este documento? Este documento busca definir los procedimientos de registro de oportunidades de Asociados de Negocios IBM en los sistemas de IBM para las Brands de HW y Servicios, así como aclarar las pautas que seguirá IBM para la administración de las oportunidades de negocio de sus Asociados, buscando una mayor claridad y confiabilidad en el proceso de registro y gestión de oportunidades Qué busca el proceso de Manejo de Oportunidades de Asociados de Negocios? Conservar adecuadamente la información provista por los Asociados de Negocios. Formalizar los criterios para el registro y administración de oportunidades en los sistemas de gestión de oportunidades IBM. Evitar la duplicidad de registro de oportunidades, así como el conflicto entre diferentes rutas al mercado para cubrir una misma transacción. Mantener un registro preciso, suficientemente detallado y confiable de las oportunidades que IBM y el Asociado de Negocios vienen manejando en el mercado. Dar visibilidad dentro de IBM de las oportunidades identificadas por los Asociados de Negocios, a fin de alinear recursos internos y poder de esta manera, entregar un adecuado soporte. Este proceso no permite: La discusión de negociaciones de los Asociados de Negocios directamente con otro Asociado Acuerdos verbales El cambio de una oportunidad que estaba registrada a un Asociado de Negocios o a cualquier otra ruta (IBM.com, ISVs, etc.), sin aprobación de la Organización de Canales; El pago de comisiones o incentivos a otros asociados que no participaron de la venta; La discusión de los márgenes de las negociaciones del Asociado de Negocios con el cliente; Influenciar en la metodología de ventas de los Asociados de Negocios hacia sus clientes en el mercado. El Asociado de Negocios decide la forma de presentar sus propuestas a sus clientes Por qué registrar una oportunidad? Al registrar una oportunidad, su empresa podrá acceder a soporte preferente de parte de IBM para dicha transacción; IBM tendrá en consideración de manera preferente, al Asociado de Negocios que tiene registrada y aprobada la oportunidad en Global Partner Portal, ya sea identificada por él (oportunidades que comienzan con la sigla 1JF-) o derivada por IBM a través de Lead Management (oportunidades que comienzan con la sigla 2-), al momento de otorgar condiciones especiales de precio, soporte, o aplicación de incentivos (Ej: Descuento cobertura, incentivos transaccionales exhibit). Esta condición no aplica para cuentas de sector público/gobierno, de acuerdo con la definición de Sector Público de IBM. Al registrar una oportunidad se mide la capacidad y actividad de generación de negocios de un Asociado. Esto permitirá a usted e IBM reconocer la contribución del Asociado de Negocios a la identificación y generación de oportunidades de negocio, y al negocio de IBM en general. En aquellos países donde hayan sido anunciadas localmente condiciones especiales o programas adicionales, las oportunidades del sector público/gobierno se regirán bajo dichas condiciones. 2

3 1.4. Ventajas para el Asociado de Negocios Busca la confidencialidad de los datos provistos por el Asociado de Negocios; Busca una mejor coordinación entre las áreas de negocio de IBM y el Asociado de Negocios, evitando conflictos y maximizando la cobertura de los clientes; Otorga una mayor claridad en el tratamiento que IBM dará a las transacciones reportadas 1.5. Un registro de una oportunidad no es Una asignación de cuenta; Una garantía de exclusividad en el Cliente; El compromiso de IBM de otorgar precios o condiciones especiales Qué oportunidades deben registrarse en IBM? Todas las oportunidades de negocios deben registrarse en IBM a través de la herramienta Global Partner Portal (GPP), a excepción de las Oportunidades de Stock Oportunidades de Hardware Los mayoristas pueden declarar oportunidades de una empresa que no tiene contrato firmado con IBM, siempre que los productos solicitados sean de distribución abierta. Los resellers o SP2 pueden declarar oportunidades de productos de volumen sin necesidad de detallar el Mayorista asociado a la transacción. Para el resto de las oportunidades se le solicita indicar al Mayorista en el campo descripción Oportunidades de Servicios Integrated Technology Services (ITS) Toda oportunidad por comisión deberá ser previamente aprobada y ejecutada de acuerdo con el Proceso de Pago de Comisiones vigente, y su aprobación debe tenerse antes de haberse cerrado el negocio, en caso contrario no aplicará al cobro de comisiones. El número de la oportunidad en cuestión deberá ser informado en la solicitud de pre-aprobación. Para el caso concreto de aquellas oportunidades de servicios ITS que correspondan a las líneas de BCRS y MRX la manera correcta de declararlo en el formulario es indicando la cantidad de meses del servicio declarado y el precio unitario mensual por el mismo Oportunidades de Servicios de Mantenimiento (TSS) Para el caso concreto de aquellas oportunidades de servicios de mantenimiento la manera correcta de declararlo en el formulario es indicando la cantidad de meses del servicio declarado y el precio unitario mensual por el mismo. 3

4 1.7. Responsabilidades de IBM Tratar con máxima confidencialidad la información provista por los Asociados de Negocios; Arbitrar en caso de conflicto con otras áreas o Asociados de Negocios; Cumplir con las pautas estipuladas en este documento; Actualizar permanentemente las oportunidades de negocio en Sales Connect, reflejando correctamente el estado de progresión del negocio. Definir los criterios de limpieza de las oportunidades de los Asociados de Negocios registradas en el sistema Responsabilidades de los Asociados Respetar las normas y directrices descritas en el presente documento. Registrar las oportunidades de negocios vía la herramienta Global Partner Portal (GPP), con el máximo detalle posible, llenando todos los campos requeridos en ella. En el caso de que estuviera registrando más de una oportunidad en un mismo Cliente, deberá informar a IBM Partner World Contact Services (PWCS) en el momento de la solicitud de registro, que son proyectos diferentes para que la oportunidad pueda ser aceptada. Proveer la información complementaria que requieran PWCS o Lead Management para el adecuado entendimiento y registro de una oportunidad. Consultar el Manual de Usuario de Global Partner Portal y en caso de requerir soporte, contactar a PartnerWorld Contact Services de su país. Es responsabilidad y riesgo del Asociado de Negocios el actuar en oportunidades no registradas según este proceso, o que no hayan sido derivadas formalmente a través de Global Partner Portal (GPP), según proceso ejecutado por el área de Lead Management de IBM. 2. Registro de Oportunidades 2.1. Solicitud de registro de oportunidades de Asociados con contrato El proceso de registro de oportunidades es muy simple. Basta que su empresa acceda a la herramienta Global Partner Portal (GPP), la que permite el registro de oportunidades on-line con su contraseña de Asociado, completar todos los datos mandatorios y darle seguimiento a la solicitud y el registro de la oportunidad. De esta manera, los análisis son más ágiles y confiables con base en las informaciones de registros en el sistema IBM. Para cualquier duda sobre este acceso, consulte el Manual de Usuario de Global Partner Portal (GPP), o contacte a PartnerWorld Contact Services de su país. Campos Obligatorios a diligenciar: Empresa (La empresa debe ser consultada y seleccionada del sistema de IBM, de lo contrario la oportunidad no será aceptada. Solo en los casos en que se trate de una cuenta nueva para IBM, se permitirá la creación de la cuenta). Descripción (indicar alcances del proyecto, Mayorista/SP2 involucrado o si se trata de una Licitación de Gobierno, TAX ID, tipo de productos). Etapa de Ventas (siempre crear una oportunidad con etapa de ventas 4) Fecha de decisión Ingresos Ingresos detallados (incluyendo fecha de facturación mayor o igual a la fecha decisión) 4

5 Probabilidad Moneda (USD) Tax ID (RUT, NIT, CUIT, según sea el país), el cual debe ser incluido en el campo Descripción. Código del producto, el cual debe ser incluido en el campo Notas. Cambiar el estado de validación a Enviado y guardar. Puntos importantes a tener en cuenta: El nombre de la empresa a ser relacionada en la oportunidad deberá ser consultada en el sistema. Para efectuar una búsqueda eficiente utilice el siguiente formato: ~LIKE(*XXXX*), donde XXXX será el nombre del cliente que desea buscar. Ejemplo: ~LIKE (*BANCO*) Verifique que estén destildadas las opciones Trabajar en GPP y Restringido. El tildar estas opciones impide que la oportunidad fluya correctamente a IBM. GPP contiene una serie de campos que si bien no son mandatorios para el registro de una oportunidad, pueden serle de utilidad a efectos de complementar información relevante acerca de la oportunidad de negocios. Un ejemplo de ello, es el campo Códigos origen / oportunidad de comarketing, el cual permite asociar a la oportunidad de negocios, un código de campaña de marketing proveniente del CRM de IBM. Para mayores detalles le recomendamos consultar el manual de usuario de GPP. Nota: Cuando la oportunidad involucre una solución y/o Value Net, esta condición se debe especificar en el registro, en el campo de Descripción, ya que esto implica contar con argumentos que permitirán una mejor validación de la oportunidad Validación de oportunidades de Asociados de Negocios Al recibir una solicitud de registro, el equipo de PWCS (Partner World Contact Services) verifica si su empresa posee autorización para comercializar la línea de producto solicitada y si están completos todos los campos mandatorios. En caso afirmativo, PWCS verificará si la oportunidad ya está registrada en los sistemas IBM, ya sea por IBM Directo, ibm.com o por otro Asociado de Negocio. De ser así, su empresa recibirá un , rechazando el registro de la oportunidad. En esta nota se le indicará, entre otra información, el 5

6 número de oportunidad que esta siendo rechazada, nombre del cliente y motivo del rechazo, para su mejor entendimiento. La comunicación descrita anteriormente, es enviada de manera automática desde un servidor de Global Partner Portal (GPP), ante lo cual, si usted requiere información adicional sobre el motivo de rechazo, le solicitamos contactar a PartnerWorld Contact Services de su país. En el caso de que la oportunidad no esté registrada PWCS validará la oportunidad, confirmando al Asociado de Negocios la aceptación de la misma en nuestros sistemas. Se enviará una notificación haciendo referencia al número de oportunidad y cliente, para su mejor entendimiento. PWCS tendrá entre 48 a 96 horas de plazo para responder al Asociado de Negocios sobre la aceptación o rechazo de la oportunidad. Comentarios sobre rechazo de oportunidades Al recibir el registro de oportunidad, el equipo de PartnerWorld Contact Services verifica algunas condiciones, según el listado a continuación: Si su empresa está autorizada para comercializar el producto especificado en la oportunidad Si su empresa estuviera autorizada, PartnerWorld Contact Services verificará si la oportunidad registrada a través de GPP, ya estaba previamente registrada en el sistema CRM de IBM. En caso de ya existir otra oportunidad previamente registrada, el Asociado de Negocios recibirá un con la negativa para este nuevo registro. En caso que una oportunidad sea rechazada por encontrarse otra oportunidad para la misma brand y el mismo cliente, y el Asociado de Negocios considere que está registrando un proyecto diferente, el Asociado de Negocios debe informar al equipo de PartnerWorld Contact Services (PWCS), para que esto sea revisado por IBM. El Ejecutivo de Cuenta, la Brand, el CRBP o Lead Management podrán proveer información adicional a PWCS respecto a la validación de una oportunidad Oportunidades Cliente Gobierno Para Clientes Gobierno, el registro de oportunidades no genera ningún beneficio diferencial con otros Asociados de Negocios. En caso de otorgarse un precio especial, IBM otorgará el mismo nivel de descuento para el mismo tipo de producto, a todos los Asociados que deseen presentarse en el pedido de precios o licitación. IBM aceptará el primer registro a efectos de reflejar la oportunidad en sus sistemas. Al momento de enviar una oportunidad de Gobierno o licitación para ser validada por el team de PartnerWorld Contact Services, es requerido que se especifique en el campo descripción del formulario de GPP que se trata de una licitación. Las oportunidades correspondientes a clientes gobierno serán rechazadas en caso ya exista una oportunidad previa ingresada en el CRM de IBM, indistintamente si fue identificada por otro Asociado de Negocios o por IBM. En los casos en que un Asociado de Negocios registre una oportunidad en clientes gobierno y ya exista otra en el sistema con anterioridad, la oportunidad será rechazada como se menciona, pero al Asociado de Negocios se le incluirá en el equipo de ventas de la primera oportunidad registrada. En aquellos países donde hayan sido anunciadas localmente condiciones especiales o programas adicionales, las oportunidades del sector público/gobierno se regirán bajo dichas condiciones. 6

7 2.3. Registro de oportunidades para Resellers sin contrato Empresas sin contrato de sociedad comercial con IBM, pueden registrar oportunidades de la siguiente manera: Oportunidades vía Distribuidores Mayoristas Cuando un reseller, que no tiene contrato para adquirir productos directamente de IBM, requiere desarrollar una oportunidad con productos IBM de distribución abierta, la oportunidad deberá ser registrada a través de un Distribuidor Mayorista quien la reportará a IBM, a través de la herramienta GPP, incluyendo en el campo descripción, el nombre del reseller que está solicitando registrar la oportunidad. Oportunidades donde no es posible realizar el negocio a través de un Distribuidor Mayorista En algunas transacciones no es posible realizar el negocio involucrando al Distribuidor Mayorista, en razón de competitividad, línea de productos exclusiva IBM (casos donde el Distribuidor Mayorista no comercializa esa línea), etc. En estos casos, se deberá contar con la autorización previa de la Organización de Canales para poder realizar la transacción. La oportunidad será registrada en IBM. 2.4 Colaboración de Oportunidades A través de GPP los Asociados de Negocios tienen la posibilidad de compartir sus oportunidades con su Distribuidor, si así lo desean. Esta opción sólo puede ser habilitada por el Asociado de Negocios dueño de las oportunidades, seleccionando aquellas oportunidades que quiera compartir, lo que le permitirá al otro Asociado de Negocios al cual se le otorga acceso, ver y editar todos los campos de las oportunidades compartidas, pero no podrá modificar el Asociado de Negocios propietario de la oportunidad, o eliminar la oportunidad. 7

8 3. Motivos para Rechazar el Registro de oportunidades La validación de la solicitud se efectúa con base en varios criterios, y por consiguiente, se puede producir un rechazo del registro de la oportunidad. A continuación algunos de los motivos de un posible rechazo: Registro de oportunidad sin todos los datos mandatorios requeridos en GPP. Oportunidad registrada en una etapa de ventas inferior a 4. Tipo de Producto y familia de marca inconsistente (Ejemplo: Tipo de Producto Software / Familia de marca IBM Blade Center). No informar el código del producto en el campo Notas El Asociado de Negocios no cuenta con contrato para comercializar los productos de IBM registrados en la oportunidad (PWCS verificará con la unidad de canales local, autorización especial para oportunidades de Asociados de Negocios que no cumplan con los requisitos requeridos, y eventualmente se manejará el caso como Transacción Única); El Asociado de Negocios no cuenta con la autorización para comercializar dichos productos. Registro previo de la oportunidad (por otro Asociado de Negocios o directamente por IBM), PWCS constatará que sea de la misma Brand y que haya sido registrada con anterioridad; En la confirmación de rechazo, el equipo de PartnerWorld Contact Services informará al Asociado de Negocio el motivo por el cual la oportunidad está siendo rechazada. 4. Asignación de oportunidades por parte de IBM a un Asociado de Negocios IBM podrá asignar oportunidades identificadas por el equipo de ventas de IBM a sus Asociados de Negocios, siguiendo los criterios de Matriz de cobertura, en los casos que aplique, líneas de producto habilitadas con el Asociado de Negocios, consideraciones de cubrimiento geográfico, relacionamiento en el cliente, experiencia en proyectos similares o complejidad de la solución, entre otros factores. Estas oportunidades serán derivadas por medio de GPP al usuario GPP Focal Point 1, quién recibirá una notificación como la que se detalla a continuación: From: Global Partner Portal bcc@us.ibm.com Subject: Important! You have been assigned an Opportunity #2-XXXXXXX to "Accept" in Global Partner Portal Los Asociados de Negocios preferentemente deberán responder en 48 horas a IBM, indicando su aceptación o rechazo de la oportunidad, ingresando a GPP y especificando la aceptación/rechazo de la oportunidad en el campo Estado de Aceptación de la Oportunidad, luego cambiar el estado de validación a enviado, y finalmente guardando el registro. El no tomar acción alguna no implica un rechazo de la oportunidad enviada por IBM. Transcurrido el plazo de 48 hrs, si IBM no recibe respuesta alguna del Asociado de Negocios por medio de GPP, podrá re-asignar la oportunidad a otro Asociado de Negocios y marcará esta ausencia de respuesta para una posible inclusión en la RedList al Asociado de Negocios que no respondió a tiempo la asignación de la oportunidad (Ver punto 7 de este documento). 8

9 5. Administración de Conflictos 5.1. Situaciones de conflictos entre Asociados de Negocios En los casos de conflicto entre Asociados de Negocios en una misma oportunidad, IBM analizará la situación y comunicará al Asociado de Negocios la decisión: Criterios Se utilizarán, entre otros los siguientes criterios para el análisis: Asociado que solicitó originalmente el registro de la oportunidad (orden cronológico de registro de la oportunidad, el cual está dado por la fecha en que el Asociado de Negocios envía la oportunidad para validación de PWCS). Tax ID y Nombre de los Clientes registrados en las oportunidades. Conocimiento de la transacción de parte de la brand y/o territorio. Específico para Hardware y Servicios En caso de que IBM identifique que una oportunidad ha sido duplicada, con otra ya existente en el sistema registrada por otro Asociado de Negocios, durante los primeros 15 días después de haberse aprobado la oportunidad, la misma podrá ser cerrada y el asociado recibirá una comunicación del equipo de PartnerWorld Contact Services informando su cierre. En caso de que la oportunidad duplicada aprobada se encuentre activa en el sistema por más de 15 días, la oportunidad se mantendrá y, durante la solicitud de Special Bid, se trabajará con una diferencia de descuentos de acuerdo al orden de llegada de las oportunidades en conflicto, otorgando un mayor descuento al Asociado que registró primero la oportunidad. Esta diferencia deberá ser aprobada por el gerente de la brand involucrada y el gerente de canales local. En situaciones en las cuales el proceso anterior no pueda ser aplicado para la resolución del conflicto, IBM será responsable por tomar la decisión que juzgue adecuada a cada situación Otras situaciones de conflictos En aquellos casos en que a un Asociado de Negocios le sea aprobada una oportunidad y posterior a la aprobación de la misma, IBM detecte una situación de duplicidad con otra oportunidad similar registrada por IBM en su CRM, el caso será analizado internamente y se comunicará al Asociado de Negocios la decisión. 6. Actualización del ciclo de ventas de las Oportunidades 9

10 6.1. Actualización de Oportunidades La actualización de las oportunidades de negocio serán realizadas directamente en Sales Connect por los IBMistas responsables por el cliente en la Brand o por el representante de ventas del Canal. 6.2 Criterios de Limpieza de Oportunidades (Opportunity Clean-up) IBM periódicamente realizará limpieza de oportunidades registradas en el sistema de IBM, a fin de asegurar que el mismo este debidamente actualizado y refleje el potencial de negocios real. Para este fin, se han definido las siguientes pautas de limpieza de oportunidades para la brand de hardware (STG): STG Small deals Oportunidades 100K para Mainframe, Power y/o Storage. Se borrarán todas las oportunidades que tengan más de 120 días en el sistema que no se encuentren cerradas (etapas de ventas 7 ó 11). Large deals Oportunidades > 100K para Mainframe, Power y/o Storage. Se borrarán todas las oportunidades que tengan más de 160 días en el sistema que no se encuentren cerradas (etapas de ventas 7 ó 11). Sector Gobierno Cualquier oportunidad de Mainframe, Power y/o Storage. Se borrarán todas las oportunidades que tengan más de 180 días en el sistema que no se encuentren cerradas (etapas de ventas 7 ó 11). * La limpieza de las oportunidades implica la actualización en el sistema de la etapa de ventas a 11 (Oportunidad Pérdida) y el campo Estado de Validación a "Rechazado". El Asociado de Negocios ya no podrá realizar ningún cambio sobre estas oportunidades. En otras palabras, se podrá dar de baja una oportunidad registrada en los sistemas de IBM cuando se de cualquiera de las condiciones antes mencionadas. Oportunidades cerradas por criterios de limpieza no deben ser reactivadas. En caso tal de llegar a existir una justificación válida para realizar una reactivación de oportunidades de este tipo como excepción, esto será analizado por la unidad de canales de IBM para determinar si la oportunidad se reactiva o no. Los criterios mencionados anteriormente, pueden ser eventualmente modificados por IBM, situación que será comunicada a los Asociados de Negocios. 10

11 7. Clasificación del Asociado en la Red List de IBM 7.1. Qué es la RedList? Cuando un Asociado de Negocios es incluido en la RedList de IBM, este deja de ser elegible para recibir oportunidades identificadas por IBM por un período determinado de tiempo. Esto puede ocurrir en la siguiente situacion: Cuando el Asociado de Negocios no informa en forma repetitiva su aceptación/no aceptación de las oportunidades asignadas por IBM a través de GPP. Si en oportunidades asignadas por IBM al Asociado de Negocios o identificadas por el Asociado de Negocios en el sistema de registro de oportunidades de IBM, el Asociado presenta productos de competencia, sin previa autorización y conocimiento del Ejecutivo de Cuenta IBM o sin haber dado de baja con anterioridad la oportunidad en los sistemas, informando a IBM de esta situación, se podrá considerar dicha práctica como desleal, pudiendo incluirse en la Red List en forma permanente o incluso ser considerado como causal de término de contrato. El periodo de tiempo por el cual un Asociado deja ser elegible para recibir oportunidades identificadas por IBM, cuando es incluido en la Red List, será definido por el Gerente de la Unidad de Canales y los Gerentes de las brands involucradas localmente, comunicándolo al área de Lead Management. 8. Re-asignación de Oportunidades a otro Asociado de Negocios Los casos más comunes de solicitud de re-asignación de oportunidades a otro Asociado de Negocio son: Desempeño deficiente del Asociado de Negocios. Falta de foco en la oportunidad y/o en la cuenta. Escaso o nulo progreso en el desarrollo de la oportunidad. Falta de autorización o certificaciones para cubrir apropiadamente la oportunidad y/o la cuenta. Falta de información sobre el estado de la oportunidad en GPP. En esos casos, la re-asignación de la oportunidad a otro Asociado de Negocios podrá realizarse, tras la revisión por parte de IBM, y será comunicado a los Asociados de Negocios involucrados. NOTA: En los casos en los que el Asociado de Negocios haya reportado la oportunidad, esta será únicamente dada de baja de los sistemas, pudiendo ser eventualmente reportada y registrada por otro Asociado de Negocios. 11