CONTRALORIA GENERAL DEL CAUCA. DEPENDENCIA: Dirección de Talento Humano y Servicios de Apoyo a la Gestión

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1 ANEXO 05 FORMATO 01 PLAN DE ACCIÓN CONTROLADO SI X NO CODIGO: FO-ME-PI-S1-01 VERSIÓN: 03 FECHA: 17 / 09 /2010 PÁGINA 1 DE 2 CONTRALORIA GENERAL DEL CAUCA AÑO: 2014 PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA: Dirección de Talento Humano y Servicios de Apoyo a la Gestión PERIODO DEL PLAN: ENERO A DICIEMBRE OBJETIVO ESTRATEGICO: Mantener el sistema integardo MECI-CALIDAD, a traves de acciones conjuntas y mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos. Comunicar los resultados del control fiscal y de las actuaciones de la gestión institucional con el fin de mejorar la confianza y credibilidad de la comunidad caucana. ESTRATEGIA INSTITUCIONAL: Articular acciones conjuntas a nivel interno para mantener la certificación en el SGC. Diseñar e implementar la politica operacional de comunicaciones electrónicas oficiales, con aplicación de la normatividad vigente. OBJETIVO ESPECIFICO: Mejorar el sistema de gestión documental con el fin de aplicar los procesos archivísticos y garantizar la conservación y custodía de los documentos producidos en la entidad.

2 ESTRATEGIAS ESPECIFICAS DEL PROCESO INDICADOR (Eficacia, Eficiencia, Efectividad, Calidad..) NOMBRE CLASE METAS 1 TRIM VALORES PLANEADOS 2 TRIM 3 TRIM. 4 TRIM. TOTAL 1.-Conservar la documentación Eficiencia en la existente en el Depuración de Fondo la información del Fondo () Documenal para la consulta (Archivo de los usuarios Central) externos y externos Eficiencia 1.-Depurar el 30% de la información que reposa en el Fondo 25% 25% 25% 25% 100% 2.-Verificar la organización de los archivos de gestión de acuerdo con las Tablas de Retención Eficacia en la aplicación de las Tablas de Retención. Eficacia 2.-Verificar la aplicación de las Tablas de Retención en el 100% de los procesos 25% 25% 25% 25% 100%

3 Eficacia en la 3.-Conservar el conservación Patrimonio del Fondo de la Entidad (Archivo Central) Eficacia 3.-Ejecutar limpieza técnica de documentos del 100% 100% METAS ACCIONES PLAZO RESPONSABLE INDICADOR PONDERACION PRODUCTO PROGRAMADO RECURSOS NECESARIOS (Tecnológicos, Financieros, Humanos NIVEL DE CUMPLIMIENTO(para seguimiento) 1.-Depurar el 30% de la información que reposa en el Fondo 1.-Organizar las cajas de archivo Revisión de la 2.-Verificar la organización de aplicación de las los Archivos de Tablas de Gestión en las Retención ocho (8) en el dependencias 100% de los de acuerdo a procesos las Tablas de Retención 12 meses DTHSAG 6 meses DTHSAG No. cajas de archivo con carpetas depuradas / 75 cajas de archivo con carpetas depuradas proyectadas No. de Dependencias con el archivo organizado de acuerdo a las TRD / 8 dependencias proyectadas 30% 30% Carpetas depuradas. Informe de seguimiento a la aplicación de las TRD Funcionario encargado del Funcionario encargado del

4 2.2.-Programar y verificar las transferencias documentales de las 8 dependencias de la entidad. 6 meses Responsable del Transferencias es Realizadas / 8 Transferencias es Proyectadas 20% Informe de Transferencias es Funcionario encargado del 3.-Ejecutar limpieza técnica de documentos del Archivo Central 3.-Contratar una limpieza anual, a los documentos del Archivo Central. 1mes DTHSAG Limpieza técnica de documentos realizada / Limpieza de documentos programada 20% Acta de recibo del servicio $ ,00 NOTA: RESPONSABLE: Mónica María Duran Dorado, Directora de Talento Humano y Servicios de Apoyo a la Gestión

5 ANEXO 05 FORMATO 02 CRONOGRAMA CONTROLADO SI X NO CODIGO: FO-ME-PI-S1-01 VERSIÓN: 03 FECHA: 17/09/2010 PÁGINA: 1 DE 1 OBJETIVO ESPECIFICO: Mejorar el sistema de gestión documental con el fin de aplicar los procesos archivísticos y garantizar la conservación y custodía de los documentos producidos en la entidad. ACCIONES 1er Trimestre 2 Trimestre 3er Trimestre 4 Trimestre 1.-Organizar las cajas de archivo. X X X X X X X X X X X X 2.1.-Revisión de la organización de los Archivos de Gestión en las ocho (8) dependencias de acuerdo a las Tablas de Retención X X X X X X 2.2.-Programar y verificar las transferencias documentales de las 8 dependencias de la entidad. X X X X X X 3.-Contratar una limpieza anual, a los documentos del. X X X

6 ANEXO 05 FORMATO 03 PRESUPUESTO DE COSTOS CONTROLADO SI X NO CODIGO: FO-ME-PI-S1-01 VERSIÓN: 03 FECHA DE EMISIÓN: 17/09/2010 PÁGINA: 1 DE 1 OBJETIVO ESPECIFICO: Mejorar el sistema de gestión documental con el fin de aplicar los procesos archivísticos y garantizar la conservación y custodía de los documentos producidos en la entidad. ACTIVIDAD DESCRIPCION CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL 3.-Contratar una limpieza anual, a los documentos del. Limpieza técnica de los documentos del archivo inactivo 1 $ ,00 $ ,00 Profesional en Gestión en Contratar un profesional en gestión documental, por termino de 3 durante al año 1 $ ,00 $ ,00 Papelería Boligrago Plus Caja Borrador Nata PZ-40 unidad Cajas Archivo Inactivo No. 12 unidad Chinches*50 und caja

7 Cinta pegante rollo pequeño 12*40 Unidad Correctores 8 ml * FCO Unidad Disco Compacto Grabable con sobre unidad Fechador unidad Gancho Clip Mariposa Caja Gancho Clip Sencillo Caja Grapas para Cosedora 26/6 caja Lámpara Flourescente 48" 40W Unidad Libro 3 columnas X 100 hojas Unidad Numerador 8 digitos Unidad

8 Papel Carta 75 grs Resma Papel Oficio 75 grs resma Portaminas 0,7 unidad Repuesto portaminas 0,7 *12UND Resaltadores Variados Unidad Sobres manila - Carta Unidad Sobres manila - Oficio Unidad Tijeras para oficina unidad Recarga impresoras , TOTAL $

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