MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO

Transcripción

1 MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO PRIMER PROGRAMA DE LA RED VIAL CANTONAL PRÉSTAMO BID No. 2098/OC-CR MANUAL DE OPERACIONES DEL PRVC-I (MANOP- PRVC-I) 05 Agosto

2 INDICE SIGLAS Y ABREVIATURAS... 3 GLOSARIO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE PROYECTOS DE OBRAS... 5 SECCIÓN 1.- DISPOSICIONES GENERALES Sección 2.- OBJETIVOS, COMPONENTES Y ACTIVIDADES GENERALES DEL PRVC-I Sección 3.- ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL PARA LA EJECUCIÓN Sección 4.- ESTRATEGIA DE INTERVENCIÓN DEL PRVC-I EN LA RED VIAL CANTONAL Sección 5.- GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE LAS OBRAS DE LA RED VIAL CANTONAL Sección 6.- FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y MUNICIPAL Sección 7.- PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL PRVC-I Sección 8.- ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL PRVC-I Sección 9.- MONITOREO DE RESULTADOS Y EVALUACIÓN DEL PRVC-I ANEXOS DEL MANOP DEL PRVC-I APÉNDICES AL INTRUCTIVO METODOLÓGICO (Sección II del ANEXO III DEL MANOP del PRVC-I)

3 APCA: Banco: BID CCLIP CEC: CGC: CGR CONAVI CP CRC DCP DDL: DGAS DOP FVN GCR GIZ IAO: IFAM ISF JVC LPI LPN MANOP SIGLAS Y ABREVIATURAS Asociación en Participación, Consorcio o Asociación Banco Interamericano de Desarrollo Banco Interamericano de Desarrollo Línea de Crédito Condicional para Programas de Inversión Condiciones Especiales del Contrato Condiciones Generales del Contrato Contraloría General de la República Concejo Nacional de Vialidad Convenios de Participación Colones de Costa Rica Dirección de Crédito Público del Ministerio de Hacienda Datos de la Licitación Departamento de Gestión Ambiental y Social (MOPT) División de Obras Públicas (MOPT) Fondo Vial Nacional Gobierno de Costa Rica Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit Instrucciones a los oferentes Instituto de Fortalecimiento y Asesoría Municipal Índice de Serviciabilidad Funcional para determinar el grado de mantenimiento de una vía pública Junta Vial Cantonal Licitación Pública Internacional Licitación Pública Nacional Manual de Operaciones del PRVC-I MC-83 Manual de Construcción, versión 1983 MDR Marco de Resultados MER Microempresas de Mantenimiento Rutinario MGAS-CCLIP Marco de Gestión Ambiental y Social para la Línea de Crédito. MGAS-M Marco de Gestión Ambiental y Social para el ámbito Municipal. MINAET Ministerio del Ambiente, Energía y Telecomunicaciones MH Ministerio de Hacienda MOPT Ministerio de Obras Públicas y Transportes MIDEPLAN Ministerio de Planificación Nacional PA Plan de Adquisiciones del PRVC-I PDCV Plan de Desarrollo y Conservación Vial PEP Plan de Ejecución del Proyecto 3

4 PND PAO PRVC-I PRVC-II RVC RVN SEP SETENA SNIP SSVC TDR TIRE TPDA UEC UTGVM Plan Nacional de Desarrollo Plan Operativo Anual Primer Programa Red Vial Cantonal Segundo Programa Red Vial Cantonal Red Vial Cantonal Red Vial Nacional Sistema de Seguimiento y Evaluación del PRVC-I Secretaría Técnica Nacional Ambiental Sistema Nacional de Inversiones Públicas Sub Sector Vial Cantonal Términos de Referencia Tasa Interna de Retorno Económica Tránsito Promedio Diario Anual Unidad Ejecutora y de Coordinación del PRVC-I Unidad Técnica de Gestión Vial Municipal 4

5 GLOSARIO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE PROYECTOS DE OBRAS Administrador de Obras: El director técnico, ingeniero civil o equivalente, representante del contratista a cargo de la Dirección en los aspectos técnicos del proceso constructivo de una obra por contrato. Se entiende por dirección técnica de una obra el servicio que incluya la programación, ejecución y el control de esa obra. Mediante este servicio, el director se convierte en el profesional responsable de la obra. Calendario de Actividades: Plan proyectado de ejecución de las obras de una contratación, que sirve para indicar los plazos de ejecución y de sus componentes, para evaluar el equilibrio financiero de un contrato, para aplicar días compensables, entre otros. Consultor de Supervisión: Firma encargada de asistir al Gerente de Obras en todo lo relativo a muestreo de materiales, ensayos de laboratorio, control topográfico e interpretación de resultados, a fin de garantizar que la ejecución de las obras se ajuste a los volúmenes, estándares de calidad y cumplimiento de normas ambientales establecidas en el cartel de licitación y la normativa vigente. Gestor Social Municipal: Es la persona encargada de la Unidad de Gestión Socio-Ambiental del Gobierno Local, preferiblemente graduada de una entidad de educación superior, en un área afín al manejo ambiental, el cual asumirá la responsabilidad de la gestión de consulta y seguimiento del proyecto. Consultores de calidad: Persona física o jurídica registrada en el CFIA, ó Ingenieros civiles o en construcción, con amplia y reconocida experiencia (mínimo de tres años), en el control de calidad de obras viales y en la ejecución de ensayos de laboratorio de materiales, que debe ser contratada por el contratista para el autocontrol de la calidad. Control de calidad: Acciones emprendidas por el Contratista, a través de su Consultor de Calidad, para cumplir con la calidad requerida por la Administración, definida y pactada en los términos contractuales. El control de calidad es de exclusiva responsabilidad del contratista Gerente de Obras: Ingeniero Civil o en Construcción asignado por el Gobierno Local y que lo representa en todos los aspectos de responsabilidad técnica relacionados con la inspección de la ejecución de las obras, la verificación de la calidad y la administración del Contrato. 5

6 Gobiernos Locales: Municipalidades y Concejos Municipales de Distrito, participantes en el PRVC-I. Ingeniería de Proyecto: Personal del Gobierno Local integrado por el gerente de obra y sus inspectores, y demás funcionarios que tengan interacción directa con la ejecución de la obra, encargados de la inspección de las obras. Estos funcionarios pueden formar parte del personal de planta del Gobierno Local o ser contratados. Ingeniero Fiscalizador: Ingenieros de la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I encargados de visitar los proyectos, en forma aleatoria, con el fin de analizar, evaluar la documentación de los proyectos, la correcta ejecución de las obras (programación, control de calidad, cantidades, plazos, modificaciones, órdenes de servicio, entre otros) e informar sobre los hallazgos a quien corresponda. La fiscalización no implica, para el profesional, responsabilidad sobre la calidad de la obra en proceso, sin embargo, estará obligado el fiscalizador a notificar cualquier cambio en las condiciones pactadas o anomalías que pueda detectar en la obra. Ingeniero Regional del MOPT: Las Direcciones Regionales de la División de Obras Públicas del MOPT apoyarán a la UEC prestando asistencia técnica a las Gerencias de Obras de los proyectos, en particular emitiendo criterio sobre la viabilidad de los perfiles de proyecto y produciendo un informe sobre las estimaciones de obra. Firmarán además las órdenes de modificación y las órdenes de servicio, en un plazo máximo de una semana a partir de la recepción del documento respectivo, promoviendo así la cooperación técnica y financiera con los Gobiernos Locales para la atención de la Red Vial Cantonal Ingeniero Residente: Ingeniero Civil o en Construcción designado por el contratista para ser el encargado de la ejecución de lo establecido en el Cartel, los planos de construcción y las especificaciones técnicas de la obra y otros, y reporta al Administrador de Obras. Instructivo Metodológico para la Identificación, Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública para el PRVC-I: Procedimiento a seguir para la identificación, formulación y evaluación de los proyectos a ejecutar en el marco del PRVC-I, adecuado de la Guía Metodológica de Proyectos de MIDEPLAN, para el BPIP. No objeción del Banco: Autorización que otorga el BID para cada una de las etapas del proceso de planificación, contratación y ejecución de un proyecto o conjunto de proyectos, a solicitud de la Unidad Ejecutora y de Coordinación, conforme lo que establece este Manual de Operaciones. 6

7 Verificación de la calidad: Ensayos ejecutados por el Consultor de Supervisión que asiste a la Ingeniería de Proyecto, para verificar los resultados de control de calidad presentados por el Contratista de acuerdo al Manual de Disposiciones del MOPT. 7

8 INSTITUCIONES INVOLUCRADAS EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL PRVC-I Instituciones involucradas directamente en el PRVC-I: Ministerio de Hacienda: Firma el contrato de préstamo como representante del Gobierno de Costa Rica, en calidad de prestatario. A través de la Dirección de Crédito Público (DCP) realiza el seguimiento de la ejecución del PRVC-I y del Plan Global de Inversiones, tanto del avance físico como financiero de la obra, el estado de las licitaciones, y cumplimiento de objetivos entre otros. También es la autoridad encargada de negociar con el BID el II Contrato de Préstamo por USD millones. Por otra parte, los recursos provenientes del financiamiento son administrados por la Tesorería Nacional de conformidad con el principio de Caja Única del Estado. Asimismo la Tesorería Nacional es la responsable de realizar el pago del servicio de la deuda del financiamiento ante el acreedor. Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica: Los proyectos que se ejecutan con el PRVC-I deben registrarse en el Banco Integrado de Proyectos de Inversión (BIPI) del Ministerio conforme las condiciones del instructivo correspondiente al Anexo III de este Manual. Además, este Ministerio instala y juramenta la Comisión Evaluadora del PRVC-I de conformidad con el artículo No. 5 de la Ley No Ministerio de Obras Públicas y Transportes de Costa Rica (MOPT): El MOPT ejerce la rectoría sectorial en materia de vialidad. A través de la División de Obras Públicas (DOP), la que actuará apoyada por la Unidad Ejecutora y de Coordinación (UEC), será el Órgano Ejecutor del PRVC-I. La UEC contará además con el apoyo necesario de otras dependencias del Ministerio que sea requerido por la misma durante la ejecución del PRVC-I. Mediante el PRVC-I, el Ministerio impulsará el proceso de transferencia de competencias y fortalecimiento de la gestión vial cantonal en las dependencias correspondientes, de manera que en el futuro los Gobiernos Locales puedan planificar, construir, mantener y mejorar las calles y caminos de la Red Vial Cantonal en forma autónoma. Debe además coordinar con los Gobiernos Locales la ejecución del PRVC-I en el tiempo establecido, los que actuarán como organismos de apoyo en la ejecución de actividades, de organismos sub-ejecutores o de beneficiarios de las mismas, según establece el Capítulo IV del Anexo Único del Contrato de Préstamo y de acuerdo a las funciones previstas en el Numeral 3.8 del presente. 8

9 El MOPT gestiona el suministro de los fondos de contrapartida local según el contrato de préstamo con personal de la Unidad Ejecutora y de Coordinación, (recursos humanos, equipos y su mantenimiento, infraestructura física, equipo de cómputo) y de otras dependencias, y provee el software para la planificación y seguimiento de los proyectos, entre otros. A través de su Proveeduría institucional: a) Revisa los carteles de contratación de bienes y servicios que le proponga la UEC; b) Realiza los procesos de contratación de empresas constructoras, así como de bienes y servicios; c) Evalúa las ofertas en coordinación con la UEC y la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I; d) Realiza la declaración de adjudicaciones de los carteles que publique, en conjunto con el personal técnico de la UEC y del MOPT (Departamentos Legal y Financiero); y e) Contesta los recursos interpuestos al cartel y a las declaraciones de adjudicación, en conjunto con la UEC y los Departamentos Gobiernos Locales: Asumen la responsabilidad de identificar, planificar, priorizar, diseñar, presupuestar los proyectos del PRVC-I y valorarlos desde el punto de vista de la vulnerabilidad técnico-ambiental. Los Gobiernos Locales a través de las UTGVM asumirán también la responsabilidad de tramitar ante la SETENA, la obtención de la licencia o viabilidad ambiental, incluyendo si correspondiera, las medidas de mitigación del impacto ambiental de las obras a ejecutar, la ingeniería de proyecto y la supervisión de los contratos, así como la emisión del recibido conforme de cada proyecto. Prepararán además informes periódicos de avance y alimentarán el sistema de administración de proyectos del PRVC-I, con una periodicidad mensual. Además formarán parte integral del plan de fortalecimiento de capacidades de los Gobiernos Locales que proponga la UEC con la participación de la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I Para ejercer estas funciones los Gobiernos Locales suscribirán un convenio de participación con el MOPT. Además, los Gobiernos Locales deben velar por la coherencia, prioridad, rigurosidad técnica y carácter de oportunidad de los proyectos, así como del manejo coordinado y participativo de los mismos, procurando que los recursos provenientes del contrato de préstamo cumplan su cometido de impulsar el desarrollo local. Instituciones involucradas Indirectamente en el PRVC-I: Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones: Participa en lo relativo a permisos de explotación de fuentes de materiales y fiscalización de manera que los proyectos del PRVC-I no impacten el ambiente en forma indebida, de acuerdo con las recomendaciones y directrices que emita la Secretaría Técnica Nacional Ambiental (SETENA). 9

10 Secretaría Técnica Nacional Ambiental (SETENA): Responsable de analizar los documentos de diagnóstico ambiental, licencia de viabilidad ambiental, incluyendo si correspondiera, las medidas de mitigación del impacto ambiental de las obras a ejecutar, así como los planes de gestión ambiental propuestos, y resolver dentro de los plazos de la Ley General de la Administración Pública. Además realizará las inspecciones de campo correspondiente y, en caso necesario, fijará los montos de las garantías para cumplir con las obligaciones ambientales. Ministerio de Descentralización y el IFAM: Apoyarán al MOPT y los Gobiernos Locales en los proyectos de fortalecimiento que impulsará el PRVC-I, con miras a consolidar la gestión municipal de la Red Vial Cantonal en el mediano y largo plazo. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS): Considerará las peticiones de apoyo económico por concepto de auxilio por cesantía que le presenten organizaciones de desarrollo de la comunidad y otras organizaciones específicas, debidamente autorizadas para ejecutar recursos públicos en obras viales de interés del PRVC-I. Instituto Costarricense de Electricidad y Telecomunicaciones (ICE), Instituto Nacional de Acueductos y Alcantarillados (AyA) y Asociaciones Operadoras de Servicios de Acueducto y Alcantarillado (ASADA S), Regionales Eléctricas y de Servicios Públicos y todos aquellos servicios que necesiten el espacio determinado por el derecho de vía: Entidades públicas o de interés público con las cuales el PRVC-I podrá coordinar a fin de lograr un uso racional e integrado de los derechos de vía, para que sus instalaciones y servicios no interfieran con los proyectos. Unión Nacional de Gobiernos Locales y la Asociación Nacional de Alcaldías e Intendencias de Costa Rica (ANAI): El PRVC-I puede coordinar con estas organizaciones en aras de impulsar políticas que mejoren la gestión vial municipal. JAPDEVA, JUDESUR, CAPROBA: El PRVC-I podrá coordinar con estas organizaciones, según sus respectivas áreas de influencia, para apoyar a los Gobiernos Locales en el aporte de la contrapartida local de recursos para los proyectos. Instituto de Desarrollo Agrario (IDA): Es una entidad pública con roles en la planificación rural del territorio y sus implicaciones para el transporte local y regional. INVU: El PRVC-I puede coordinar con esta organización en lo relacionado con la planificación, diseño y definición de los estándares mínimos a aplicar para la rehabilitación de vías públicas urbanas, que propongan los Gobiernos Locales más poblados del país. Esto incluye el aporte de elementos para la evaluación de los planes de desarrollo y conservación vial de cantones y concejos de corte urbano. 10

11 Instituciones de Educación Superior, Para-universitaria y Vocacional: El PRVC-I puede analizar y valorar los posibles nexos de cooperación con estas instituciones y organizaciones, para la estructuración y aplicación del plan de fortalecimiento institucional y municipal, así como posibles contrataciones para servicios especializados de procesos enseñanza/aprendizaje, u otros. 11

12 SECCIÓN 1.- DISPOSICIONES GENERALES 1.1 Objetivo del Manual de Operaciones El presente Manual de Operaciones (MANOP) del PRVC-I establece los lineamientos y procedimientos generales que regirán la ejecución del Primer Programa de la Red Vial Cantonal (PRVC-I MOPT/BID) bajo las normas acordadas en el Contrato de Préstamo Nº 2098/OC-CR, suscrito por la República de Costa Rica y el Banco Interamericano de Desarrollo en fecha 22 de febrero de 2011 y aprobado por Ley de la República Nº 8982, del 5 de octubre de De acuerdo a las disposiciones del Contrato de Préstamo, los objetivos del MANOP del PRVC-I apuntan a ordenar y poner a disposición del Ministerio de Obras Públicas y Transporte (MOPT), así como de los Gobiernos Locales de los Gobiernos Locales que participan en la ejecución del PRVC-I, los siguientes elementos: (a) Objetivos y metas del PRVC-I; (b)estructura institucional, organización y funcionamiento administrativo para la coordinación global, administración y ejecución; (c) Mecanismos de coordinación necesarios para facilitar la ejecución y cumplir los requerimientos aplicables al PRVC-I; y (d)principales procesos, procedimientos, criterios específicos y normas que guiarán la ejecución de las operaciones y actividades incluidas en el PRVC-I (desembolsos, contabilidad, distribución de responsabilidades, controles internos, etc). Los lineamientos establecidos en el MANOP PRVC-I garantizan las seguridades técnica, administrativa y financiera, y socioambiental que son requeridas para alcanzar los resultados y metas esperadas de la ejecución del PRVC-I con base en parámetros de calidad, y de acuerdo al período de desembolso de los recursos del financiamiento previsto en el Contrato de Préstamo. El MANOP del PRVC-I adquirirá vigencia a partir de la fecha de recepción de la nota del Banco en la que éste comunicará al MOPT la no objeción sobre el Manual. Las modificaciones al MANOP del PRVC-I serán presentadas por nota al Banco con los fundamentos de los cambios 12

13 propuestos para que éste emita su no objeción sobre el texto modificado antes de entrar en vigencia. En caso de conflicto entre cualquier disposición del MANOP del PRVC-I y lo establecido en el Contrato de Préstamo, prevalecerá lo dispuesto en este último, destacando la aplicación de Salvaguardas Ambientales y Sociales del BID. 1.2 Marco Legal de la operación El PRVC-I se fundamenta en las disposiciones contenidas en los artículos 7 y 8 de la Ley No. 8757, ( Aprobación del Convenio de Cooperación para el financiamiento de proyectos de inversión - CR-X entre la República de Costa Rica y el Banco Interamericano de Desarrollo para financiar el Programa de Infraestructura de Transporte (PIT) ), así como en el Artículo N 4 Modificaciones de la Ley N 8845, el cual modifica el Artículo 7 Ejecución de las operaciones individuales de la red vial cantonal de la Ley De los doscientos millones de dólares estadounidenses (US$ ) provenientes del Convenio de Préstamo para el Financiamiento de Proyectos de Inversión (CR-X1007) para todos los Gobiernos Locales del país, el Ministerio asignará al Gobierno Local, conforme lo indicado en el párrafo segundo del artículo 7 de la Ley N 8757, los recursos disponibles para proyectos de caminos de la red vial cantonal, se distribuirán de acuerdo con la ponderación de los siguientes parámetros: el sesenta por ciento (60%) según la extensión de la red vial del Cantón/Distrito, de acuerdo a la base de datos actualizada a mayo de 2010 de la Dirección de Planificación Sectorial del MOPT, y un cuarenta por ciento (40%) según la cantidad de población del Cantón/ Distrito conforme a las cifras actualizadas del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) para el año Si transcurrido un plazo de dos años, contados desde la fecha de vigencia del préstamo 2098/OC-CR, el Gobierno Local no ha presentado proyectos aprobados por el MOPT y el BID por el 30% del total que le corresponda, se disminuirá su participación total en el 50% de la diferencia entre el máximo de participación otorgado y la suma en dólares estadounidenses de los proyectos presentados y aprobados. En caso que el Gobierno Local aún no haya presentado proyectos por el total que le corresponda al término de 4 años, desde el 5 de octubre del 2011, su participación se disminuirá en la diferencia entre dicho total y la suma de montos de los proyectos presentados. No obstante, el MOPT reconocerá plazos compensables para la aplicación de estas disminuciones, para aquellos casos, en los que el trámite de las propuestas de proyectos de los Gobiernos Locales se vean afectadas por causas ajenas a su voluntad, debidamente documentadas conforme lo que establece el MANOP del PRVC-I. Los Programas Red Vial Cantonal PRVC-I y PRVC-II incluyen a las 81 Municipalidades y 8 Concejos municipales de distrito del país, y están conceptualizados como un programa 13

14 plurianual enmarcado en el Programa de la Red Vial Cantonal Multifase por un monto global de US$ 250 millones, que se componen de US$ 200 millones del crédito acordado con el BID y US$ 50 millones de aporte de contrapartida local. El financiamiento del BID a la implementación de los Programas Red Vial Cantonal PRVC-I y PRVC-II se llevará a cabo en dos fases: la primera por US$ 60 millones que comprende el PRVC-I financiado por el préstamo del Banco Nº 2098/OC-CR, y en un futuro (PRVC-II) que será presentado al Banco para aprobación por los US$ 140 millones restantes. La Ley N 8982 ratificó el Contrato de Préstamo N 2098/OC-CR por un monto de hasta US$ 60 millones (sesenta millones de dólares de los Estados Unidos de América), que fue suscrito el 22 de febrero de Dicha ley fue publicada en el Alcance Digital N 74 a La Gaceta N 191 del 5 de octubre de Financiamiento del PRVC-I El costo estimado del PRVC-I (chequear es el equivalente de setenta y cinco millones de dólares (US$ ), de los cuales US$ corresponden al financiamiento con recursos del préstamo del Banco. La aprobación del PRVC-II por parte del Banco (banco a glosario) un total de US$ , dependerá de que se hay desembolsado el 50% del préstamo PRVC-I o se haya comprometido el 75% del total del PRVC-I 1.4 Presupuesto del PRVC-I El financiamiento por categoría de inversión y fuente se presenta en el siguiente cuadro: 14

15 Categoría de Inversión BID A. Local TOTAL 1. Ingeniería y Administración Administración Estudios y diseños de ingeniería Supervisión de Obras Auditoría Financiera Apoyo a las capacidades e instrumentos de gestión Obras Civiles * Rehabilitación de caminos Mantenimiento de caminos Desarrollo del Plan Piloto Fondo de inspección y vigilancia 0 0 T O T A L *Recursos provenientes de los aportes de los Gobiernos Locales participantes en el PRVC-I. 1.5 Plazo de desembolsos y vigencia del PRVC-I El plazo de desembolsos de los recursos del financiamiento del Banco será de cinco (5) años contados a partir de la entrada en vigencia del PRVC-I, que corresponde al 5 de octubre del 2011, como fecha de publicación en el Diario Oficial La Gaceta de la Ley que ratifica el Contrato de Préstamo por parte de la Asamblea Legislativa. 15

16 Sección 2.- OBJETIVOS, COMPONENTES Y ACTIVIDADES GENERALES DEL PRVC-I 2.1. Objetivo general El objetivo general del PRVC-I es mejorar las condiciones del estado de la Red Vial Cantonal (RVC) y sus puentes, lo que incidirá en una mejor calidad de vida e ingresos de sus habitantes y, por ende, en una reducción de los índices de pobreza Objetivos específicos Los objetivos específicos del PRVC-I son: (i) Aumentar el número de vías en buen estado de la RVC a través de intervenciones de rehabilitación, mantenimiento periódico de de las vías que se encuentren en regular o mal estado; (ii) Asegurar el mantenimiento rutinario a la totalidad de los caminos rehabilitados por el PRVC-I; (iii) Profundizar la participación municipal en el financiamiento de la rehabilitación y del mantenimiento periódico y rutinario; y (iv) Desarrollar e implementar un sistema sostenible de gestión municipal de la red vial cantonal, con apoyo técnico, institucional y financiero del gobierno central Componentes del PRVC-I Para el logro de sus objetivos, el PRVC-I comprende la realización de actividades agrupadas en los siguientes componentes: Componente 1. Componente 2. Componente 3. Ingeniería y administración Apoyo a las capacidades e instrumentos de gestión Costos directos. 16

17 2.4. Actividades a ser implementadas por el PRVC-I El PRVC-I atenderá el financiamiento de las siguientes actividades: (i) (ii) (iii) Rehabilitación y mantenimiento periódico de caminos. Rehabilitación de caminos existentes de la red rural cantonal en los Gobiernos Locales elegibles para recuperar la accesibilidad física, dando a los caminos condiciones operativas y de transitabilidad apropiadas a los vehículos livianos y de baja capacidad que atienden las comunidades. Las obras propuestas serán sencillas y no incluirán ampliación o cambios de trazado, y en ningún caso supondrán la construcción de nuevos caminos. La rehabilitación comprenderá la conformación de la superficie de ruedo y la aplicación de capas adicionales de material granular programables cada cierto período, tendientes a renovar la condición original de los pavimentos, (pudiendo incluir inversiones en pavimentación asfáltica para mejoramientos, tratamientos superficiales, sellos o recarpeteos asfálticos, así como losas de concreto o adoquinados, cuyo monto total no podrá ser mayor a 10 % del monto del PRVC-I conforme el orden de llegada de los proyectos, debidamente formulados ante la UEC. Asimismo, actividades de bacheo, relastrado, remoción de derrumbes y deslizamientos, pequeñas obras de estabilización y contención de laderas, mejoramiento del sistema de drenaje, construcción y limpieza de alcantarillas y cunetas de los caminos a intervenir, y control de la erosión, como parte de las obras a financiar con los recursos del PRVC-I (Préstamo BID y contrapartida local). Mejoramiento y rehabilitación de puentes. Incluye los puentes de la Red Vial Cantonal ubicados en los caminos que hayan sido seleccionados y priorizados para rehabilitación, por los Gobiernos Locales, que requieran ser construidos, mejorados o rehabilitados, con la aprobación previa del BID. Mantenimiento Vial. Se iniciará inmediatamente después de la rehabilitación de los caminos con estándares técnicos que aseguren su estabilidad y duración, incorporando prácticas de conservación vial que garanticen alcanzar plenamente la vida útil de diseño y aplicando adecuadas prácticas socio-ambientales y de participación de la población. Todo camino rehabilitado por el PRVC-I ingresará en un sistema de gestión del mantenimiento rutinario financiado íntegramente a través de los aportes provenientes de los recursos que aporten los Gobiernos Locales, incluyendo el mantenimiento de los caminos rehabilitados por el PRVC-I, que serán monitoreados para ajustar los mecanismos diseñados. 17

18 (iv) (v) Piloto de mantenimiento. Se implementará un plan piloto de mantenimiento rutinario orientado al desarrollo de procedimientos prácticos y de bajo costo. La ejecución de las labores se realizará por medio de microempresas de mantenimiento rutinario (MER) a ser creadas y capacitadas, debiendo analizarse los costos de mantenimiento, las modalidades de constitución de MER, la integración, rendimiento y sistemas de contratación. Apoyo a las capacidades e instrumentos de gestión. Las actividades a financiar en este campo son: (a) mejorar la capacidad de gestión sobre la infraestructura cantonal de transporte del Ministerio de Obras Públicas y Transporte (MOPT) y los Gobiernos Locales y sus Unidades Técnicas de Gestión Vial Municipal (UTGVM) para el desarrollo de sistemas de gestión vial y su implementación; mecanismos de financiación; capacitación en temas socio-ambientales de proyectos viales; revisión y actualización de manuales y guías técnicas y ambientales; y provisión de equipamiento informático; (b) prestar asistencia técnica a los Gobiernos Locales en planificación, adquisición de GPS para el levantamiento de inventarios viales, gestión técnica y financiera de la vialidad cantonal, talleres de capacitación, organización institucional, adquisición de computadoras, etc.; (c) actualizar los aspectos técnicos aplicados, en particular los relacionados al seguimiento de la condición de la red rehabilitada y los sistemas aplicables a la planificación vial; y (d) adquirir el equipo necesario para la UEC del PRVC-I, básicamente vehículos, equipos de oficina, computadoras, etc. para su adecuado funcionamiento. 2.5 Alcance del PRVC-I El área de cobertura del PRVC-I está constituida por los caminos de la RVC de todos los Cantones/Distritos que cumplan los requisitos de elegibilidad establecidos en el numeral 4.2 de este Manual de Operaciones. Los Gobiernos Locales deberán proponer a la UEC del MOPT para su aprobación los proyectos de caminos, puentes, seguridad vial y otras obras complementarias consideradas elegibles dentro del PRVC-I. Otro objetivo de las intervenciones del PRVC-I es mejorar la capacidad de gestión de los Gobiernos Locales y de sus UTGVM, en la medida de los fondos disponibles para este objetivo, en el sentido de impulsar el desarrollo y conservación de la red vial bajo su responsabilidad, con una mayor participación municipal en su financiamiento. 18

19 Esto incluye el establecimiento de un sistema de gestión vial que incluya el seguimiento de la condición de la red rehabilitada, a través de inventarios viales y los otros componentes aplicables. 2.6 Beneficiarios del PRVC-I Los beneficiarios del PRVC-I son: a) Las poblaciones de zonas de importancia económica y social del país serán las principales beneficiarias, para las cuales se proyectarán mejoras en las vías públicas principales de la Red Vial Cantonal, brindándoles de esa manera mayor movilidad y accesibilidad a través de una gestión vial eficiente y efectiva de los Gobiernos Locales. En particular, las poblaciones de bajos ingresos se beneficiarán a través de la rehabilitación de caminos rurales, lo que generará impactos sociales positivos para la reducción de la exclusión social y la pobreza. b) El sector turismo también será favorecido en forma directa, ya que las obras a financiar propiciarán mejoras en las rutas de accesibilidad a sitios turísticos importantes para el país. c) Las microempresas que se constituyan o consoliden para ejecutar los contratos de rehabilitación y mantenimiento de vías rehabilitadas y mejoradas, lo que redundará en fuentes de empleo para aquellos pobladores de las zonas atendidas por el PRVC-I. d) Finalmente, los funcionarios de los Gobiernos Locales y del MOPT serán beneficiarios de los planes de fortalecimiento institucional para mejorar la eficacia de la gestión de la red vial cantonal. 2.7 Metas y resultados del PRVC-I El PRVC-I tendrá las metas y resultados a alcanzar durante su ejecución incluidos en el Marco de Resultados (Anexo IV de este MANOP del PRVC-I). 19

20 Sección 3.- ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL PARA LA EJECUCIÓN 3.1. Organismo ejecutor y organismos co-ejecutores o beneficiarios El organismo ejecutor del PRVC-I será el MOPT. Los Gobiernos Locales darán apoyo a las actividades de ejecución del PRVC-I, y participarán en las mismas como co-ejecutores, como organismos corresponsables de la organización de los proyectos, así como también en calidad de beneficiarias en los términos previstos en las Estipulaciones Especiales y con los alcances del Anexo Único del Contrato de Préstamo. El PRVC-I será implementado a través de una Unidad Ejecutora y de Coordinación (UEC) adscrita a la División de Obras Públicas (DOP) del mencionado Ministerio. 3.2 Dirección estratégica La DOP del MOPT, como organismo ejecutor del PRVC-I tendrá las siguientes responsabilidades: (i) Aprobar las decisiones estratégicas para el desarrollo del PRVC-I y realizar el monitoreo global de sus avances; (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) Someter el MANOP del PRVC-I y sus modificaciones a la aprobación de las jerarquías del MOPT, y posteriormente enviar dichos documentos a la no objeción del Banco; Aprobar el Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) plurianual, así como a los Planes Operativos Anuales (PAO) y Planes de Adquisiciones del PRVC-I presentados por la UEC, los que serán sometidos a la no objeción del Banco; Revisar y aprobar los cambios necesarios durante la ejecución del PRVC-I y, en los casos que corresponda, tramitar la no objeción ante el Banco; Aprobar la inclusión de las necesidades de financiamiento anual de contrapartida del PRVC-I en el Presupuesto Nacional de Ingresos y Egresos; Recibir información sobre los resultados de las auditorías externas del PRVC-I, y velar por la implementación de sus recomendaciones; Supervisar el establecimiento de los controles internos y disponer el monitoreo de su funcionamiento; y 20

21 (viii) Preparar las comunicaciones dirigidas al Banco o a otras autoridades gubernamentales y locales. 3.3 Coordinación y ejecución de actividades del PRVC-I La Unidad Ejecutora y de Coordinación (UEC) adscrita a la DOP tendrá las responsabilidades de coordinar y ejecutar el PRVC-I. Con el apoyo de las dependencias responsables del MOPT se encargará de la gestión general de las actividades del PRVC-I. Ello implica especialmente la coordinación y participación en: (i) Establecimiento de programas de inversión y de asignaciones presupuestarias; (ii) Diseño y coordinación del componente 2 para el fortalecimiento institucional, incluyendo el apoyo a la promoción del PRVC-I y actividades programadas y a la coordinación institucional con los actores municipales y distritales; (iii) Formulación de actualizaciones al Manual de Operaciones del PRVC-I (MANOP del PRVC-I) así como a las guías, mecanismos y procedimientos aplicados en la ejecución del mismo; (iv) Aplicación y desarrollo del procedimiento de Seguimiento y Evaluación del Programa (SEP), y fiscalización y presentación de informes sobre la ejecución de los proyectos a su cargo; (v) Preparación de informes de avance del PRVC-I, tramitación de solicitudes de desembolso, evaluación y diseminación de resultados; y (vi) Coordinación con otros organismos gubernamentales. 3.4 Apoyos internos del MOPT Para el cumplimiento de sus funciones, la UEC recibirá apoyos específicos de al menos las siguientes dependencias del MOPT: División de Obras Públicas: Brindará asistencia técnica en todos los aspectos de dirección estratégica y gestión operativa de las obras públicas financiadas por el PRVC-I, incluyendo: 21

22 (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) A través de las Direcciones Regionales, notificar cualquier cambio o anomalía que pueda detectar en el aseguramiento de la calidad de las obras, a través del análisis y evaluación de los informes de autocontrol y verificación de calidad presentados por la gerencia de obras; A través de la Dirección de Ingeniería, o en su lugar el Área Vial de la UEC, revisar las normas especiales, dimensiones y volúmenes establecidos en los diseños o especificaciones técnicas de los proyectos; Apoyar en el cumplimiento de las metas de los convenios MOPT-Gobiernos Locales, de manera que las obras y otras actividades se ejecuten dentro de los presupuestos de tiempo e inversión originalmente previstos; Apoyar a los Gobiernos Locales en los trámites que debe realizar para presentar la evaluación ambiental del proyecto, la licencia ambiental, incluyendo si correspondiera, las medidas de mitigación del impacto ambiental de las obras a ejecutar, con sus correspondientes impactos y medidas de mitigación, según lo establecido por el SETENA; Gestionar para que la ejecución de los proyectos se ajuste a lo establecido en el contrato, armonizando la interacción entre la ingeniería del proyecto y el contratista para alcanzar el objetivo propuesto; A través de sus Direcciones Regionales prestar asistencia técnica a las Gerencias de Obras de los proyectos, así como emitir criterio acerca de la viabilidad de los proyectos y firmar las estimaciones de obra, las órdenes de modificación y las órdenes de servicio, en un plazo máximo de una semana a partir de la recepción del documento respectivo. Garantizar que el impacto ambiental que causará la obra sobre el entorno urbano y regional según el caso, se enmarque dentro de los límites admisibles establecidos por la SETENA, a través del esquema de asignación de responsabilidades que se establece en el presente Manual y el convenio de participación con los Gobiernos Locales, así como las salvaguardas del BID. Dirección de Gestión Municipal: Tendrá como principal objetivo apoyar a la UEC en la coordinación y participación de los Gobiernos Locales en el PRVC-I, en conjunto con la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I. Asimismo, realizará diagnósticos de los recursos, 22

23 administrativos y financieros de los Gobiernos Locales para establecer su capacidad de administración de la RVC, debiendo mantener actualizada una base de datos relativa a la ejecución efectiva de los recursos que les son asignados, conformación de las UTGVM, gestión de planificación, gestión de mantenimiento vial, formalizar los Convenios de Participación y colaborar en los planes y programas de trabajo anuales y quinquenales, así como cooperar con el régimen municipal, en áreas de interés del PRVC-I. También promoverá el fortalecimiento organizacional de los Gobiernos Locales generando las condiciones que redunden en un mayor desarrollo de la RVC y participará en la elaboración y ejecución de programas de capacitación, en coordinación con la UEC, para promover la descentralización y la autosuficiencia municipal a favor de la RVC. Dirección de Ingeniería: en la medida de sus capacidades colaborará en los diseños y su verificación básica, y en la verificación y establecimiento de los estudios de mercado. Dirección de Planificación Sectorial: apoyará el monitoreo y seguimiento del PRVC-I mediante los sistemas de información existentes. Departamento de Gestión Ambiental y Social: dará asistencia técnica y hará la verificación del cumplimiento de la normativa ambiental nacional y las políticas socio ambientales y salvaguardias del BID. Proveeduría Institucional: se encargará de conducir los procesos de adquisiciones y contrataciones financiados por el PRVC-I, con el apoyo de un funcionario (especialista en adquisiciones) que integre la UEC y actuará como enlace con la misma. Dirección Administrativa - Financiera: se encargará de procesar y hacer el registro final de la información financiera producida por el PRVC-I a través del Sistema CompraRED, en los módulos de tesorería, presupuesto y contabilidad. Auditoría Interna: se encargará de asegurar el cumplimiento de las normas de auditoría interna aplicables a la ejecución del PRVC-I, produciendo oportunamente los informes correspondientes. Servicios generales: Prestará apoyo logístico para la movilización de funcionarios y técnicos a los Gobiernos Locales Integración y funcionamiento de la UEC 23

24 La UEC estará conformada por el personal gerencial, profesional, técnico y de apoyo logístico necesario para el cumplimiento de los objetivos del PRVC-I, quienes serán funcionarios de la planilla regular del MOPT o de sus entes adscritos. Las siguientes áreas serán las que conformarán la UEC: Vial, Coordinación y Participación, y Administrativa - Financiera. En caso que no se cuente con personal apto en las áreas que lo demanden o el mismo no esté disponible, el MOPT gestionará el nombramiento de personal adicional para la UEC durante el período de ejecución del PRVC-I. Dada la complejidad del PRVC-I, el MOPT gestionará ante la Autoridad Presupuestaria del Ministerio de Hacienda la autorización para incorporar o reasignar en el programa presupuestario de la UEC las plazas de personal de gerencia, profesionales y técnicos necesarios, bajo el régimen de confianza. La UEC mantendrá enlaces permanentes con la DOP y la Dirección de Planificación Sectorial del MOPT, así como con la Unidad de Gestión Ambiental y Social (UGAS) del mismo con el propósito de agilizar la ejecución en los temas de su competencia. La UEC funcionará dentro de la estructura organizativa del MOPT, de acuerdo al siguiente organigrama básico: MINISTRO/VICEMINIS- TRO DE INFRAESTRUC- TURA Y CONCESIONES DIVISION DE OBRAS PÚBLICAS UEC Consultoría GIZ de Apoyo Área Vial Área de Coordinación y Participación Área Administrativa - Financiera Los flujogramas con los procesos aplicados durante la ejecución figuran como Anexo I del MANOP del PRVC-I. No figuran en este flujograma las consultorías y otras unidades de apoyo 24

25 esenciales para el desarrollo del PRVC-I. 3.6 Funciones generales de la UEC Las funciones de la UEC serán ejecutadas bajo la Dirección General de la UEC, en coordinación con las áreas competentes del MOPT vinculadas al PRVC-I, en estrecha coordinación con las Juntas Viales Cantonales (JVC) y Unidades Técnicas de Gestión Vial Municipal (UTGVM) de los Gobiernos Locales, para agilizar la ejecución del PRVC-I. AREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Objetivo del Área Administrativo-Financiero: Gestionar oportunamente los aspectos administrativos y financieros de la UEC y los recursos necesarios para la ejecución del PRVC-I, de acuerdo con las políticas y normas del Banco y normativa nacional aplicable, y lo que establece este Manual de Operaciones. (i) Funciones administrativas: Ejercer de manera funcional y operativa el planeamiento general de las actividades relativas a la ejecución del contrato de préstamo, en coordinación con los Gobiernos Locales. Sujetar su actuación a las regulaciones establecidas por las leyes vigentes, la reglamentación interna del MOPT y lo que indica el Contrato de Préstamo. Realizar la asistencia técnica a los Gobiernos Locales, por medio de la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I y direcciones regionales del MOPT, para la formulación técnica de los proyectos del PRVC-I, así como fiscalizar técnica y financieramente su ejecución a través de la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I. Elaborar los carteles de contratación de bienes y servicios del PRVC-I en conjunto con los Gobiernos Locales. Enviar a la Proveeduría del MOPT los carteles de licitación de obras, bienes y servicios para que sean publicados y tramitados, de acuerdo con la capacidad de gestión de los Gobiernos Locales. Contestar recursos de objeción al cartel y a las declaraciones de adjudicación, en conjunto con el Departamento Legal del MOPT. Realizar la declaración de adjudicaciones de los carteles que publique, en conjunto con los Gobiernos Locales y la Proveeduría del MOPT, para garantizar la transparencia de las adjudicaciones de cada proceso licitatorio, en conjunto con el Área Vial. Completar y enviar en los plazos acordados los formularios con información de seguimiento de la ejecución de obras y actividades del PRVC-I y a otras dependencias del gobierno a las que por normativa se les debe rendir cuentas para fines de monitoreo y 25

26 seguimiento en lo que se refiere al PRVC-I, con copia a la Dirección de Planificación Sectorial del MOPT Elaborar informes de avance del PRVC-I en coordinación con la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I, con base en los indicadores de desempeño y progreso establecidos para cada componente y acordados con el BID, así como los informes necesarios en los plazos requeridos. En caso de atraso en las actividades y obras, presentar las medidas correctivas con su respectivo calendario de implementación, en conjunto con el Área Vial. Dirigir, coordinar y fiscalizar la actuación de la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I en función de su contrato y los alcances del Contrato de Préstamo. Cumplir las condiciones previas y demás obligaciones estipuladas en el Contrato de Préstamo al amparo de la normativa vigente. Coordinar en conjunto con los Gobiernos Locales, instituciones y organizaciones públicas o privadas todo lo referente al desarrollo del PRVC-I. Coordinar la ejecución financiera del PRVC-I con todas las unidades de la DOP y de la Administración que correspondan. Mantener información actualizada sobre el avance del PRVC-I y el avance físico de cada proyecto que conforma el PRVC-I, y particularmente mantener informado a las dependencias involucradas sobre la marcha y desarrollo del PRVC-I, en conjunto con el Área Vial. Mantener actualizado el MANOP del PRVC-I, en el que se establecen las normas, procedimientos y criterios que rigen la Ejecución del PRVC-I, y someter los cambios a la aprobación de la DOP y a la no-objeción del BID. Proponer ante la Proveeduría Institucional las bases aprobadas para los carteles de licitación de los proyectos y compras a ejecutar con cargo a los recursos del PRVC-I. Realizar los análisis de ofertas y estudios de recomendación, así como participar en las comisiones de recomendación de adjudicación de los contratos financiados por el PRVC-I. Gestionar ante el BID la no-objeción del PAO, del PA y de los proyectos de licitación para los diferentes procesos tales como planes generales, especificaciones, presupuestos, otros documentos requeridos para la adquisición y contratación de obras, bienes y servicios, de conformidad con las políticas y normas del Banco. Requerir la información de los Gobiernos Locales y preparar los informes específicos requeridos por las entidades de Gobierno para el seguimiento del contrato de préstamo y del PRVC-I. Realizar las actividades correspondientes al Sistema de Seguimiento y Evaluación del Programa (SEP), en conjunto con la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I, en conjunto con el Área Vial. Atender misiones de supervisión y/o inspección, así como responder las solicitudes de informes y estados financieros solicitados por el BID. 26

27 Aprobar las facturas y cobros con cargo a los fondos del PRVC-I, tanto de los recursos de contrato de préstamo como los de contrapartida nacional. Coordinar con el área competente del MOPT la divulgación de los logros del PRVC-I. Coordinar con otros organismos gubernamentales para la ejecución efectiva de los proyectos. Propiciar que los Gobiernos Locales, en conjunto con las Sedes Regionales del Ministerio, prioricen y seleccionen los proyectos elegibles para financiamiento de acuerdo con los requisitos establecidos en el presente Manual de Operaciones y los recursos del PRVC-I disponibles para cada Gobierno Local. Establecer un Sistema de Control Interno, acorde con las atribuciones y el ámbito de las actividades de administración de la UEC que garantice el cumplimiento de sus objetivos; y autoevaluarse al menos una vez al año para determinar la efectividad del control interno. (ii) Funciones financieras: Asumir las responsabilidades enunciadas en la sección 7 de este Manual de Operaciones y lo correspondiente al programa presupuestario del MOPT, asumiendo las responsabilidades que establece la normativa que rige la materia, en calidad de área competente de la UEC. Formular y/o ajustar el anteproyecto del presupuesto financiero de la contrapartida del PRVC-I Establecer los programas de inversión en forma acorde con las metas establecidas, formular las asignaciones presupuestarias correspondientes según los proyectos presentados y aprobados para cada Gobierno Local. Tramitar ante el Banco las solicitudes de desembolso de fondos externos. En coordinación con las dependencias respectivas del MOPT y los Gobiernos Locales correspondientes, establecer los lineamientos de contabilización de costos a utilizar en el PRVC-I para documentar los aportes de contrapartida del MOPT, de los Gobiernos Locales, entre otros. En relación con lo establecido en el Artículo 7.03 de la Normas Generales, los estados financieros del PRVC-I se presentarán debidamente dictaminados por una firma de contadores públicos independientes aceptable al Banco, durante el período de su ejecución. Las auditorías serán efectuadas de acuerdo con los términos de referencia previamente acordados con el Banco y con los requerimientos de las políticas y los procedimientos sobre auditorías. En la selección y contratación de la firma encargada de realizar la auditoría del PRVC-I se utilizarán los procedimientos del Banco sobre la materia. 27

28 Establecer un sistema de control interno acorde con las atribuciones y el ámbito de trabajo de la UEC, que garantice el cumplimiento de sus objetivos de acuerdo con la legislación nacional de control interno y a satisfacción del BID. Cumplir con todas las obligaciones en materia administrativa-financiera establecidas en el Contrato de Préstamo y la Ley No AREA VIAL Objetivo del Área Vial: Gestionar oportunamente los aspectos técnicos del PRVC-I para su ejecución, de acuerdo con las políticas y normas del Banco, normativa nacional aplicable, y lo que establece este Manual de Operaciones. (iii) Funciones: Promover el PRVC-I conjuntamente con el Área de Coordinación y Participación y a través de la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I ante los Gobiernos Locales del país, mediante charlas, talleres, conferencias, entre otros. Preparar, ejecutar y mantener su operatividad en coordinación con la DOP, observando los principios financieros y técnicos de aplicación legal. Preparar el Plan de Ejecución del Proyecto (PEP), PAO, recibir de los Gobiernos Locales la información relacionada con las inversiones, a efecto de preparar, presentar, y comprobar toda la documentación relacionada con las inversiones y la información técnica, jurídica y económica del proyecto requeridas por el BID, en conjunto con el Área Administrativo- Financiera. Analizar y aprobar los estudios de costos (mercado), estimaciones de cantidades, diseños, y evaluaciones económicas y ambientales, a requerirse, y demás documentación que sustente la viabilidad de los proyectos enviados por los Gobiernos Locales para ser financiados con cargo a los recursos del PRVC-I. Recomendar, en coordinación con el Área Administrativa-Financiera, la Dirección de Proveeduría Institucional, el texto de las resoluciones sobre las apelaciones presentadas a las licitaciones y concursos públicos. Elaborar los carteles, en coordinación con el área financiera, así como los términos de referencia (TDR) y especificaciones técnicas para las licitaciones de bienes y servicios requeridos para la ejecución del PRVC-I. 28

29 Programar y coordinar con las Sedes Regionales del MOPT la supervisión técnica de los proyectos. Fiscalizar a las Unidades Técnicas de Gestión Vial Municipal (UTGVM) para que realicen adecuadamente la inspección de las obras contratadas en lo que corresponde al PRVC- I. En aquellos casos en que el Gobierno Local respectivo no se encuentre en condiciones de realizar esta actividad, la UEC gestionará ante la DOP la supervisión de los proyectos en ese cantón, o en su caso elaborará los TDR para contratar dicha actividad. Diseñar instrumentos técnicos para la planificación y priorización de proyectos, en materia de su competencia. Coadyuvar en la actualización del MANOP del PRVC-I. Suministrar información básica a la Consultoría GIZ de Apoyo a la Ejecución del PRVC-I, correspondiente a su área de competencia para la preparación de informes de avance del PRVC-I. Asegurar en coordinación con la Consultoría GIZ de Apoyo a la Ejecución del PRVC-I, el cumplimiento de los requisitos establecidos en este Manual de Operaciones para los proyectos. Programar y coordinar con la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I las necesidades correspondientes a la ingeniería de proyecto de las obras contratadas, que deben aportar las Unidades Técnicas de Gestión Vial Municipal (UTGVM). En los casos en que el Gobierno Local respectivo indique que no está en condición de cumplir esa responsabilidad o que la UEC observe ineficiencias en la misma, preparar los términos de referencia para contratar esos servicios de ingeniería. Verificar el cumplimiento de los requisitos técnicos y procedimientos para el proceso de facturación de las obras de los proyectos. Gestionar el cálculo de los factores de reajuste de las obras contratadas y remitirlos a las ingenierías de proyecto, de tal forma que se aplique de acuerdo a lo indicado en el programa de trabajo del proyecto y sus actualizaciones. Asegurar la aplicación de la normativa vigente para el aseguramiento de la calidad de los proyectos, a través de la Gestión de Inspección de los Gobiernos Locales, de la supervisión de las sedes regionales del MOPT o de los servicios especializados contratados al efecto, así como de la GIZ de Apoyo a la Ejecución del PRVC-I. Definir, en conjunto con la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I, los requisitos de los laboratorios para la verificación de calidad y avalar su contratación, en caso necesario. Dar seguimiento con las UTGVM el efectivo mantenimiento rutinario de los proyectos del PRVC-I. 29

30 Coordinar con el Área de Coordinación y Participación la planificación y desarrollo de los elementos necesarios para la implementación del Proyecto Piloto de Microempresas de Mantenimiento Vial en los Gobiernos Locales seleccionados. Rendir informes periódicos mensuales a la Dirección de la UEC sobre las labores realizadas. Realizar cualquier otra actividad que el marco normativo o el Director de la UEC le asignen. Garantizar la incorporación del componente de seguridad vial en todas las obras. Asegurar que los proyectos con cargo al PRVC-I se realicen en caminos que estén incluidos en el inventario de la red de calles y caminos del cantón o concejo municipal de distrito, considerando los parámetros contenidos en los formularios y herramientas que facilite la Dirección de Planificación Sectorial del MOPT, así como también los incluidos en este Manual de Operaciones o en su defecto cumplir con la directriz respectiva. Garantizar el cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas en los anexos de este MANOP del PRVC-I. Coordinar con la UTGVM de los Gobiernos Locales la realización de los estudios, diseños inspección y la administración de los contratos de obras, con el objeto de dar cumplimiento a los requisitos establecidos en este Manual de Operaciones para cada uno de los proyectos financiados con recursos del PRVC-I. Para este propósito se utilizará la normativa vigente en materia de gestión vial tal como el CR-2010, el Manual de Disposiciones del MOPT y el MC-83. Asegurar el cumplimiento de los planes de aseguramiento de la calidad para cada una de las obras y sus etapas, tanto a nivel del autocontrol del contratista, como de la gestión de verificación por parte de la Ingeniería de Proyecto. Cumplir con todas las obligaciones en materia técnica-ingenieril establecidas en el Contrato de Préstamo y la Ley No ÁREA DE COORDINACIÓN Y PARTICIPACIÓN Objetivo: Fomentar la participación de los Gobiernos Locales, así como de las instituciones y organizaciones públicas y privadas relacionadas con la gestión vial en los proyectos del PRVC-I, en cumplimiento de los objetivos y metas establecidas. (iv) Funciones de coordinación y participación En coordinación con la Dirección de Gestión Municipal del MOPT y el IFAM: 30

31 Apoyar la planificación local participativa de los proyectos, en coordinación con los Gobiernos Locales y sedes regionales del MOPT así como con otros entes estatales y privados. Tramitar en coordinación con la Dirección de Gestión Municipal y el Área Administrativa, ante las jerarquías del MOPT los convenios de participación (CP) a suscribir con los Gobiernos Locales y todos aquellos convenios de cooperación con instituciones u organizaciones que sean necesarios a los fines de la ejecución eficiente del PRVC-I. Realizar los diagnósticos de necesidades de fortalecimiento institucional de los Gobiernos Locales y dependencias del MOPT en aspectos relacionados con el PRVC-I, coordinar la implementación de los planes respectivos, aportar la metodología de evaluación de la capacidad de gestión de los Gobiernos Locales (contar con: UTGVM, Unidades de Gestión Ambiental y Social (UGAS) y una estructura administrativafinanciera, debidamente constituidas y en funcionamiento, entre otras), con la finalidad de determinar los Gobiernos Locales que, luego de ser fortalecidas, podrán asumir responsabilidades en la promoción y conducción de los procesos de adquisiciones como organismos sub-ejecutores del PRVC-I. Gestionar ante las dependencias e instituciones las soluciones en materia de tecnologías de información que faciliten los procesos que desarrollan la UEC y el PRVC- I, en el marco del componente de fortalecimiento institucional y municipal. Diseñar y coordinar el componente de fortalecimiento municipal del PRVC-I, así como promover el PRVC-I ante los Gobiernos Locales del país, a través de charlas, talleres y conferencias, entre otros, sobre la base de los diagnósticos de necesidades de fortalecimiento institucional de los Gobiernos Locales y dependencias del MOPT. Elaborar y validar las pautas y lineamientos tendentes a promover la coordinación y participación a nivel local, entre la UTGVM y las diferentes instituciones y organizaciones públicas y privadas relacionadas con la gestión vial, que contribuyan con el cumplimiento de los objetivos y metas del PRVC-I. Aportar metodologías, sistemas, procesos y herramientas del área social para la coordinación y participación de los actores locales en la elaboración y actualización de los planes de desarrollo y conservación vial de los Gobiernos Locales, así como para la elaboración de convenios participativos. Coordinar con el Área Técnica y las UTGVM, la planificación y desarrollo de los procesos necesarios para la implementación del Proyecto Piloto de Microempresas de Mantenimiento Vial en Gobiernos Locales seleccionados. Comunicar las experiencias y logros del PRVC-I, en coordinación con la Dirección de Relaciones Públicas del MOPT. Rendir informes periódicos a la Dirección de la UEC sobre las actividades realizadas 31

32 Preparar el plan de recursos necesarios para el cumplimiento de sus funciones y presentarlo al área Administrativa Financiera para su inclusión en el PAO. Realizar cualquier otra actividad que el marco normativo o el Director de la UEC le asignen. 3.7 Comisión Evaluadora del PRVC-I El Ministerio de Planificación y Política Económica (MIDEPLAN) instalará y juramentará cada año, una Comisión Evaluadora del Préstamo 2098-OC/CR, con el fin de realizar una evaluación integral de la Gestión, en cuanto a la adecuada asignación de los recursos, cumplimiento de metas, impactos sociales y económicos, creación de capacidades por los Gobiernos Locales en la gestión de proyectos, el rol desempeñado por el MOPT, la adecuación al Plan Nacional de Desarrollo y los asuntos que la Comisión considere relevantes. 3.8 Funciones de las Juntas Viales Cantonales (JVC) y sus respectivas Unidades Técnicas de Gestión Vial Municipal (UTGVM) Dentro de las actividades desarrolladas por las JVC y sus respectivas UTGVM, se destacan las siguientes funciones orientadas a brindar apoyo a la ejecución del PRVC-I: Promover la conservación vial participativa a través del fortalecimiento de las organizaciones locales y su vínculo con otras instancias afines, con el propósito de propiciar trabajos conjuntos de conservación de las vías públicas en los proyectos que se realicen. Vigilar el cumplimiento de los deberes viales de los propietarios y poseedores de los inmuebles contiguos a caminos y calles, establecidos en la Ley General de Caminos Públicos y el Código Municipal, pudiendo solicitar la colaboración de los Comités de Caminos, Organizaciones Comunales y otras agrupaciones afines según lo reglamentado por el Concejo Municipal. Elaborar y mantener, adicional al expediente de cada camino, un expediente de proyecto que debe contener toda la documentación generada por cada intervención vial que se realice en el marco del PRVC-I. Aplicar el componente de seguridad vial en todas las obras. Promover la divulgación de la labor realizada en el PRVC-I a través de los medios de prensa o electrónicos, murales gráficos, volantes y otros apropiados al cantón. 32

33 Cumplir con lo establecido en el Instructivo Metodológico para la Identificación, Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión para la Red Vial Cantonal (Anexo III). Elaborar y someter a la aprobación del Concejo Municipal los convenios de cooperación a ser suscritos con el MOPT en el marco del PRVC-I. Gestionar la obtención de autorizaciones de explotación de fuentes de material, para lo cual deberán cumplirse los requerimientos dispuestos al efecto por el MINAET, y mantener un inventario de posibles fuentes de material ubicadas en el cantón que sean de interés para la ejecución de las obras financiadas por el PRVC-I. Elaborar y ejecutar los planes y programas de conservación y de desarrollo vial, en concordancia con las políticas emitidas por el Concejo Municipal, el MOPT, los Planes Reguladores de Desarrollo Cantonal vigentes según los criterios técnicos emitidos por la Junta Vial Cantonal y según los lineamientos del MANOP del PRVC-I. Promover alternativas para la obtención de recursos orientados a la gestión del mantenimiento vial de la red de caminos y obras ejecutadas en el PRVC-I. Determinar la distribución de la contrapartida para los proyectos a realizar. Gestionar el acuerdo del concejo, fotocopia de la cédula del alcalde, personería jurídica, etc. para la firma de los convenios de participación con el MOPT para el PRVC-I. Diseñar, programar y ejecutar las posibles obras previas de los proyectos que deban estar finalizadas antes de la publicación de los posibles carteles de contratación con cargo a los recursos del PRVC-I. Documentar la información técnica, financiera y administrativa de los proyectos en los sistemas de información que se vayan a utilizar. Asumir la Gerencia de Obras de los proyectos de conformidad con el Convenio de Participación para lo cual nombrara un ingeniero civil o en construcción, capaz de dar cumplimiento a las responsabilidades que establece este Manual de Operaciones. La Gerencia de Obras será asistida por firmas supervisoras de proyectos, a contratar con cargo a los recursos del componente Ingeniería y Administración (Supervisión de Obras) del Préstamo BID, que incluirán entre otros, ensayos de materiales en campo y laboratorio, con interpretación de resultados, medición de cantidades y control topográfico, para la verificación de la calidad. Realizar las órdenes de servicio y órdenes de modificación necesarias para la correcta ejecución de los proyectos, así como llevar los libros de actas foliados para diario de inspección, control de muestreo y ensayos de laboratorio y registro de lluvias. Aplicar los planes de aseguramiento de la calidad para cada una de las obras y sus etapas. A través del Gerente de Obras realizar las órdenes de servicio y órdenes de modificación necesarias para la correcta ejecución de los proyectos, así como llevar los libros de actas 33

34 foliados para diario de inspección, control de muestreo y ensayos de laboratorio y registro de lluvias. Asegurar que el gerente de obras designado realice las anotaciones y haga las indicaciones y autorizaciones, que correspondan para la buena marcha de los proyectos en la bitácora del CFIA, conforme el reglamento que rige esta materia. Elaborar los informes finales de control de calidad, previo a la orden de modificación final (finiquito) de los proyectos. Analizar, evaluar y preparar los informes sobre los posibles reclamos administrativos. Analizar y preparar los informes para dar respuesta a los posibles recursos de amparo, acciones de inconstitucionalidad que afecten a los proyectos bajo su responsabilidad. Programar y ejecutar los planes de mantenimiento rutinario de los proyectos del PRVC-I. Dar el recibido conforme de los proyectos y analizar y avalar las estimaciones de pago de las obras bajo contrato. Verificar que las acciones consideradas en los PGAS, incluidos en cada cartel de obra se implementen por parte del contratista 3.9 Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I La DOP para la ejecución del PRVC-I contará con los servicios de una Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I, que brindará asesoría y asistencia técnica a la UEC en el análisis de la viabilidad de los proyectos, la supervisión de los procesos de contratación administrativa y la fiscalización de la correcta ejecución de los proyectos. De igual forma la Consultoría de Apoyo al PRVC-I deberá proponer un plan de ejecución que propicie la oportuna ejecución del PRVC-I y un sistema de seguimiento y evaluación tendente a programar las actividades futuras y dar seguimiento a los asuntos y trámites rezagados. La Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I deberá también asesorar y apoyar en la programación de actividades de capacitación y fortalecimiento organizacional que acompañe la planificación y ejecución de los proyectos para reafirmar la gestión vial cantonal. Asimismo, la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I brindará asesoría técnica a las UTGVM para el cumplimiento eficaz y eficiente de sus funciones en el marco de ejecución del PRVC-I. Esto incluye, entre otros, los apoyos técnicos necesarios para que las UTGVM puedan cumplir en tiempo y forma las actividades a su cargo previstas en este MANOP del PRVC-I (tales como estudios de viabilidad económico-social de los proyectos presentados), en los casos en que dichas tareas no puedan ser cumplidas en forma autónoma por el personal técnico disponible de las UTGVM. A esos efectos la UEC, con el asesoramiento de la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I, hará una evaluación preliminar de las capacidades de las respectivas UTGVM que participen en el proceso de selección de los proyectos, y acordará con las respectivas autoridades municipales los alcances de la asesoría y los apoyos técnicos subsidiarios que 34

35 fueran necesarios para facilitar la participación efectiva de dichos organismos municipales en la implementación del PRVC-I. La Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I dará apoyo y asistencia técnica a la UEC, así como a las UTGVM que lo necesiten según se acuerde con los Gobiernos Locales, tanto en la fase de planificación, organización, ejecución y control de los proyectos de obras viales como en las etapas de fortalecimiento institucional necesarias para la sostenibilidad del PRVC-I. Las actividades específicas que cumplirá la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I son las siguientes: - Elaborar los expedientes y documentación preliminar de los proyectos propuestos por los Gobiernos Locales a incluir en el PRVC-I y proponer una priorización de proyectos potencialmente elegibles para el PRVC-I, con base en los criterios técnicos, sociales y ambientales, aprobados al efecto. - Promover, capacitar y asesorar a los Gobiernos Locales, en la selección, planificación, elaboración de estudios, preparación de documentación, organización y financiamiento de los proyectos priorizados potencialmente elegibles de modo que se pueda cumplir con la meta de licitar proyectos y comprometer recursos de por lo menos el 75% del PRVC-I en el corto plazo. En esta acción, mantener estrecha coordinación con los Directores Regionales del MOPT. - Gestionar ante los Gobiernos Locales la inclusión de los proyectos priorizados en el presupuesto municipal, así como apoyar a sus Unidades Técnicas, en la gestión de los diseños, elaboración de cuadros de cantidades, presupuestos y en la realización de los estudios de vulnerabilidad y de evaluación ambiental que corresponda, acorde con el carácter de los mismos. -Realizar en coordinación con la UGAS del MOPT el PGAS respectivo para cada obra y cerciorarse de su inclusión en el Cartel de Licitación respectivo. - Asesorar a los Gobiernos Locales en la elaboración de los Planes Quinquenales y Anuales de Conservación y de Desarrollo Vial, que consideren la asignación de recursos para el mantenimiento vial, en especial de los proyectos del PRVC-I. - Apoyar a la UEC en el fiel cumplimiento de las etapas del proceso de contratación administrativa de los proyectos que licitará el MOPT, en la propuesta de carteles típicos de licitación, conforme las normas del BID, para diversos tipos de obra que sean objeto de financiamiento y que puedan ser usados como referencias por los Gobiernos Locales, así como en el apoyo a la elaboración de los análisis e informes técnicos de 35

36 recomendación de adjudicación. En esta labor podrá coordinar, en acuerdo con la UEC, la incorporación en la Comisión de Adjudicación, del ingeniero de la Unidad Técnica (UTGVM), en aras de contar con una representación local y lograr capacitación de los involucrados en estos procesos. - Según las necesidades específicas de cada proceso de contratación, a solicitud específica de la UEC y en casos puntuales participar en la resolución del trámite de apelaciones. - Realizado el contrato de obras con la empresa adjudicataria, apoyar la realización de reuniones de pre construcción con el ingeniero municipal y apoyará la correcta emisión de las órdenes de inicio por parte del Gobierno Local y el comienzo de los procesos de inspección de proyectos a cargo de los entes municipales. - Elaborar un plan de productos entregables (Plan de Trabajo) con su correspondiente descripción, cronograma de actividades e hitos e inversiones estimadas de su labor bajo contrato, que se constituirá en el instrumento principal de control, seguimiento y objeto de órdenes de modificación, informes y cierre de su contrato. El plan de trabajo del consultor deberá incluir apoyo a la elaboración de los planes de trabajo de los municipios y Juntas de Distrito. El Plan de Trabajo de la GIZ deberá ser aprobado por la Unidad Ejecutora y de Coordinación. - Preparar los informes de avance del PRVC-I para la Asamblea Legislativa, para su revisión por la UEC. - Colaborar con la UEC en la realización de todos sus objetivos específicos. - En apoyo de la UEC y en conjunto con el IFAM, preparar un programa de fortalecimiento municipal y de desarrollo de capacidades capacity building, en el campo de la vialidad y el transporte, tendente a propiciar la sostenibilidad de los proyectos y una mejora generalizada de la gestión vial cantonal, que deben realizar los Gobiernos Locales. - Dar apoyo a la Unidad Ejecutora y de Coordinación en la conceptualización y desarrollo de un plan piloto de creación de microempresas de mantenimiento con pobladores de la zona, como se establece en el Contrato de Préstamo. - Diseñar e implementar el Sistema de Seguimiento y Evaluación del Programa (SEP), capaz de programar las actividades futuras, monitorear y dar seguimiento a los proyectos y proponer acciones correctivas para los trámites y posibles proyectos 36

37 rezagados, y para el seguimiento de las metas del PRVC-I bajo supervisión y en coordinación con la Unidad Ejecutora y de Coordinación. - En conjunto con la Unidad Ejecutora y de Coordinación, establecer un sistema de archivo y documentación de órdenes de servicio, órdenes de modificación, de finiquito, entre otros, así como de control presupuestario de cada proyecto, acorde con las necesidades del PRVC-I, que garantice el cumplimiento de los procesos de inspección y fiscalización de los proyectos. Para esto se utilizarán los instrumentos con que cuenta el MOPT, por cuenta propia o por convenios. La administración particular y actualización del sistema a implementar será responsabilidad de los ingenieros municipales que inspeccionan las obras. - En forma aleatoria realizar visitas de fiscalización durante la ejecución de obras, para comprobar la adecuada inspección de los proyectos por parte de los Gobiernos Locales el buen aprovechamiento de los recursos invertidos y el aseguramiento de la calidad, con base en el sistema de archivo y documentación de órdenes de servicio, órdenes de modificación, de finiquito, entre otros, y de control presupuestario de cada proyecto, así como formular recomendaciones a la ejecución de los proyectos y en el uso de los formatos preestablecidos de control y pago. - Con el tiempo suficiente para no incurrir en falta de compromiso con los términos del Contrato de Préstamo y el cual deberá ser establecido en el Plan de Trabajo, elaborar los borradores de los informes trimestrales de avance del PRVC-I exigidos por el BID y un informe final al término de los 60 meses de ejecución y someterlos a la aprobación de la UEC, con base en la información suministrada por el MOPT y los Gobiernos Locales, así como los informes trimestrales de respaldo de pago de sus servicios y un informe final, al final del período de contratación para aprobación de la UEC. El pago de los honorarios y gastos de esta Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I se realizará con cargo a los recursos de contrapartida nacional presupuestados anualmente por el MOPT como parte de sus compromisos contractuales, con base en los términos de referencia y las cláusulas del contrato de servicios a ser suscrito entre las partes Uso de Consultores en el PRVC-I Conforme la demanda de servicios necesarios para la ejecución efectiva de los proyectos y actividades del PRVC-I, la Unidad Ejecutora y de Coordinación (UEC) contratará consultores individuales o empresas consultoras, para que realicen gestiones y/o desarrollen labores especiales de diseño, formulación, evaluación o inspección de proyectos, actividades de 37

38 fortalecimiento institucional o de comunicación y coordinación con los participantes en el Programa. Para los efectos y metas del Programa PRVC-I MOPT-BID, estos profesionales y los que aporta la GIZ, adquieren el carácter de servidores dedicados del Programa y se constituyen en parte integral de la organización, de manera que sobre la base de su acreditación profesional pueden emitir criterio y asumir funciones en representación del Programa, en virtud del acto válido y eficaz de su contratación y la correspondiente definición de funciones. En este sentido, a solicitud de la Dirección de la UEC los consultores podrán realizar o revisar diseños de proyectos, formular o revisar proyectos, hacer o revisar estimaciones de costos, preparar especificaciones técnicas y carteles de licitación, realizar análisis de ofertas, fungir como gerentes de obras, impartir capacitaciones de su ámbito profesional y otras de naturaleza similar, a criterio de la UEC. Se les inhibe únicamente de ingresar contrataciones en SIGAF/CompraRED, de realizar pagos o de firmar contratos en nombre del PRVC-I. 38

39 Sección 4.- ESTRATEGIA DE INTERVENCIÓN DEL PRVC-I EN LA RED VIAL CANTONAL 4.1 Modalidad de Ejecución Definición de Proyectos y Ejecución de Obras por Contrato El PRVC- I aplicará la modalidad de obra por contrato para cada uno de los proyectos que hayan sido presentados por los Gobiernos Locales y que los mismos hayan sido valorados y aprobados según los requisitos y parámetros establecidos en el Contrato de Préstamo, este Manual de Operaciones y la normativa nacional vigente en lo que resulte compatible con los anteriores. Podrán ejecutarse proyectos de diversa naturaleza en el campo de la vialidad, con materiales, maquinaria y equipos especializados, con base en concursos públicos y abiertos por medio de carteles de licitación y especificaciones preparadas a esos efectos, acordes con la normativa del Banco, con la finalidad de propiciar la mayor competencia entre los potenciales oferentes. Se analizarán las ofertas, y se adjudicarán las obras del proyecto al mejor oferente, el cual asumirá la responsabilidad de ejecutar los trabajos de acuerdo con un contrato, que se celebrará entre el MOPT y el contratista, incluyendo garantías de cumplimiento establecidas por las normas aplicables y otros requisitos. Para los proyectos financiados por el PRVC-I, cada gobierno local identificará las obras completas a ejecutar. El PRVC-I no considerará ni publicará carteles de licitación cuando existan dudas razonables acerca de los aportes locales de insumos, materiales, maquinaria u otros, no manejables en el marco de la contratación. 39

40 A fin de facilitar el aporte de la contrapartida local por parte de los Gobiernos Locales, con obras que puedan ser concluidas antes de las obras civiles a contratar con recursos BID, la DOP instará a los mismos para que apliquen la modalidad participativa de ejecución de obras establecida en el Artículo 5b de la Ley 8114 de Simplificación y Eficiencia Tributarias, para que construyan por su cuenta o en coordinación con organizaciones comunales e instituciones nacionales de bien social los componentes complementarios de las vías cantonales y que no comprometan las contrataciones programadas (por ejemplo la construcción de alcantarillas, cunetas, subdrenajes, cordón y caño, bastiones de puentes y otros elementos, en los que la organización comunal y la maquinaria municipal pueden hacer importantes aportes). En este último caso, en su solicitud de financiamiento de proyectos los Gobiernos Locales deberán enfatizar que el proyecto se ejecutará en dos etapas: una previa con financiamiento local y otra con financiamiento del PRVC-I. Los posibles aportes del MOPT u otras organizaciones públicas o privadas del país se podrán contabilizar como parte de la contrapartida local. De igual forma, se podrán considerar como parte de la contrapartida local para la ejecución de obras, los recursos dedicados a realizar estudios básicos, diseños y valoración del impacto ambiental, de esos mismos proyectos. En todas las contrataciones, la UEC asegurará las partidas para imprevistos, reajustes de precios de los contratos y que los Gobiernos Locales hayan cumplido todos los requisitos para proceder con la publicación de los carteles Supervisión de las Obras Civiles El Gobierno Local realizará los estudios, diseños, inspección y la administración de los contratos de obras, en cumplimiento de los requisitos establecidos en este Manual de Operaciones, para cada uno de los proyectos financiados con recursos del PRVC-I, y de conformidad con el CR-2010, el Manual de Disposiciones del MOPT, el MC-83 y demás normativa vigente, en lo que corresponda. En este sentido, el gerente de obras será el ingeniero civil o en construcción asignado por la Municipalidad, para el cumplimiento de estas responsabilidades. Conforme los objetivos del PRVC-I es imperativo que los Gobiernos Locales asuman esta responsabilidad, de manera congruente con el componente de fortalecimiento organizacional y desarrollo de capacidades del Programa, a fin de que, conforme las Unidades Técnicas de Gestión Vial Municipal asuman con mayor certeza sus competencias, estas se vean fortalecidas con las técnicas a aplicar en el PRVC-I, como la metodología aprender haciendo, cuya finalidad es apoyar en las áreas de mayor necesidad para una efectiva y eficiente gestión vial local. Para la función de verificación de la calidad, los Gerentes de Obras serán asistidos por firmas supervisoras de proyectos, a contratar con cargo a los recursos del componente Ingeniería y 40

41 Administración (Supervisión de Obras) del Préstamo BID, que incluirán entre otros, ensayos de materiales en campo y laboratorio, con interpretación de resultados, medición de cantidades y control topográfico. En este sentido, la UEC contratará los servicios de las firmas supervisoras, en un ámbito de cobertura regional, para que presten los servicios necesarios en cada proyecto, acorde con el Plan de Aseguramiento de Calidad de cada uno, a solicitud del Gerente de Obras y previo aval del Director Regional del MOPT. Asimismo, en caso de obras de carácter especial y cuando medien informes de avance del SEP e informes específicos de la Sede Regional del MOPT y/o la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I, señalando que alguna de las UTGVM no dispone de personal idóneo para estudios y/o diseño de los proyectos, a criterio de la UEC y con la no-objeción del Banco, se podrá contratar firmas consultoras y/o consultores individuales para este propósito, en apoyo a la UTGVM. Estos servicios, serían contratados con cargo a los recursos del Componente Ingeniería y Administración (Estudios y Diseños de Ingeniería)del Préstamo BID, de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos del Banco, y en función de las posibilidades económicas de cada Gobierno Local, conforme los criterios de distribución de recursos que establece la Ley 8982, en lo que respecta al Cuadro de Financiamiento por categoría de inversión y fuente de financiamiento (Capítulo 1, numeral 1.4 del MANOP). Los proyectos del Programa PRVC-I MOPT/BID serán ejecutados por las empresas adjudicatarias bajo la dirección de los Ingenieros Residentes aportados por el contratista, quienes para ello deberán hacer uso de los cuadernos de bitácora y dar cumplimiento a las especificaciones técnicas y demás normativa vigente en esta materia en el país, de manera que las obras bajo contrato se construyan en el plazo y según el monto y alcance estipulados en el cartel de licitación. En caso de que la UEC y la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I detecten insuficiencias en la administración del proyecto o irregularidades o prácticas que lesionen los intereses del Programa, emitirán una recomendación al Gobierno Local para el cambio del Gerente de Obras y condicionarán los pagos de las obras a la normalización de la situación. En caso que la situación prevalezca, la UEC asignará un sustituto del Gerente de Obras, para que concluya el proyecto en cuestión. El concepto de supervisión es comprensivo a todas las actividades de la obra, incluido los elementos considerados en el PGAS de cada obra. Así será responsabilidad del supervisor velar por la debida implementación que realice el contratista sobre las acciones en él contenidas. 4.2 Criterios de elegibilidad de proyectos del PRVC-I Criterios de elegibilidad de los Gobiernos Locales 41

42 Todos los Gobiernos Locales de Costa Rica son elegibles para el PRVC-I. No obstante, su participación debe ser ratificada a través de la suscripción del respectivo convenio, conforme se expone en el numeral de este Manual Criterios de elegibilidad de los caminos del PRVC-I Los proyectos deben cumplir con los siguientes criterios: Criterios Institucionales: - El camino en el cual se desarrolla el proyecto esté incluido en el Registro Vial de la Dirección de Planificación Sectorial del MOPT, ya sea mediante el procedimiento ordinario de actualización o a través del procedimiento sumario y excepcional diseñado exclusivamente para aquellos caminos a ser intervenidos con fondos del PRVC-I. - El proyecto fue formulado acorde con los lineamientos del MANOP del PRVC-I - Se verifique la existencia de contrapartida por al menos el 17% del monto de la obra civil del proyecto, y que el Gobierno Local se comprometa a aplicar al menos un 5,7% del monto total de la obra civil del proyecto para mantenimiento, según se establece en el Cuadro de Costo y Financiamiento, Numeral III.3.01 del Anexo Único del Contrato de Préstamo es objetivamente verificable y su objetivo está claramente definido en la documentación de los proyectos. - Se trata de proyectos viables de ejecutar por contrato. - Las especificaciones técnicas de los proyectos se ajustan a lo establecido en este Manual de Operaciones y las posibles especificaciones especiales no contempladas en el CR2010 aprobadas por la Dirección de Ingeniería del MOPT. - Los proyectos son viables de financiar con la cuota de recursos asignados por el PRVC-I aunada a la contrapartida local. - El Proyecto cuenta con la elegibilidad del BID. - Las Municipalidades disponen de una UTGVM, para hacerle frente a las responsabilidades del PRVC-I. - El Gobierno Local participa activamente en las actividades de fortalecimiento organizacional y de desarrollo de capacidades del PRVC-I, o en su lugar, su modelo de gestión evidencia capacidad suficiente para enfrentar las metas del PRVC-I. Criterios Técnicos: 42

43 - Previo al financiamiento de proyectos con cargo a los recursos del PRVC-II, los caminos del PRVC-I y los previstos en el PRVC-II deben formar parte del Plan Quinquenal de Desarrollo y Conservación Vial del Cantón o Concejo Municipal de Distrito, según corresponda (PDCV). - Se trata de caminos clasificados o vecinales, claramente identificados. - Se dispone de los registros del TPD a y composición de tránsito. - El camino se identifica en las hojas cartográficas del IGN, escala 1: o 1: Los estudios, planos y diseños que corresponde son verificables y se presentan con su respectiva memoria de cálculo. - Se dispone de una estimación de cantidades para cada uno de los rubros. - El proyecto cuenta con un estudio de mercado y una estructura de precios, lo suficientemente detallada. - La UTGVM dispone de un Plan de Mantenimiento orientado a conservar efectivamente los caminos rehabilitados en el PRVC-I, el cual consta en la propuesta del proyecto. - Se dispone de un informe del Director Regional respectivo del MOPT en torno a la viabilidad del proyecto (condiciones topográficas, la disponibilidad de los derechos de vía, estabilidad del terreno, volumen de materiales a remover, la no existencia de riesgos hidráulicos evidentes o de inestabilidad por sismos, entre otros) de acuerdo al perfil de proyecto, generado por UTGVM. Criterios Ambientales: - Dada su magnitud, no se presumen problemas severos de vulnerabilidad, de acuerdo con el Instructivo Metodológico, anexo a este documento. - El eventual impacto ambiental negativo de los proyectos, en construcción u operación, es posible prevenirlo, mitigarlo o compensarlo, con la implementación de acciones que se detallarán en el PGAS, mismo que será elaborado con el soporte técnico de la Unidad de Gestión Ambiental y Social MOPT (UGAS) o la orientación de la SETENA, si aplicase. - El PGAS será incluido en el Cartel de Licitación y será de acatamiento obligatorio para el contratista. Criterios Económicos: - Cada una de las inversiones propuestas para los proyectos arroja una rentabilidad según la Tasa Interna de Retorno Económica (TIRE) de al menos 12%, según Capítulo VII del Anexo III del MANOP. - Los presupuestos anuales de los Gobiernos Locales contienen las partidas presupuestarias correspondientes para hacerle frente a los costos de contrapartida 43

44 y de mantenimiento rutinario de los proyectos propuestos. Esta información es objetivamente verificable por el equipo de trabajo del PRVC-I. Criterios Sociales: - Los beneficiarios organizados en Comité de Caminos o por medio de su Asociación de Desarrollo, deben aportar documentos fehacientes de respaldo a los proyectos. - Existe evidencia de que la UTGVM haya coordinado con los beneficiarios las labores previas a la ejecución de las obras, así como el ejercicio del control social de los proyectos. - Se incorporará en el Anexo III las preguntas que documentarán la consulta realizada a las poblaciones del área de influencia del proyecto. - Debe establecerse el canal para la atención de quejas por parte de los pobladores del área de influencia. 4.3 Condiciones y requisitos para la inversión en proyectos Convenio de Participación Para participar en el PRVC-I, cada Gobierno Local, por medio de su alcalde o superintendente debidamente autorizado por el concejo, deberá firmar un convenio de participación con el MOPT, en el que se definirán las responsabilidades de las partes, conforme el Artículo N 4 Modificaciones de la Ley N 8845, el cual modifica el Artículo 7 Ejecución de las operaciones individuales de la red vial cantonal de la Ley El modelo consensuado del Convenio de Participación se presenta en el Anexo II del Manual Planificación y priorización de proyectos basada en planes locales de desarrollo y conservación vial (PDCV). Las UTGVM deben elaborar o actualizar los Planes Quinquenales y Anuales de Desarrollo y Conservación Vial (PDCV) de cada Cantón, como parte de los objetivos de desarrollo de capacidades del PRVC-I, así como asegurar la inclusión de los proyectos de caminos y/o sus puentes en el PDCV, etapa que debe estar concluida y ser objetivamente verificable, previo al financiamiento de proyectos, con cargo a los recursos del PRVC-II. La planificación y priorización de los proyectos a ejecutar con recursos del PRVC-I y PRVC-II será propuesta por los Gobiernos Locales del país 44

45 4.4 Ciclo de selección y aprobación de los proyectos Evaluación preliminar a través de perfiles de proyecto a) Se verificará que se trate de perfiles de proyecto para la rehabilitación y mantenimiento periódico de caminos, conforme los criterios que establece este Manual. b) Una vez firmado el Convenio de Participación respectivo, cada gobierno local, por medio de su JVC, someterá a la consideración de la UEC los perfiles de proyecto de las obras que considere prioritarias para su Cantón/Distrito en el formato de Ficha Técnica para la Identificación, Formulación y Evaluación de Proyectos de inversión Pública para la RVC en el marco del PRVC-I (incorporada en el Instructivo Metodológico para la Identificación, Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión del PRVC-I, Anexo III del MANOP del PRVC-I). c) La UEC, con participación de sus correspondientes áreas, analizará la viabilidad de cada perfil de proyecto propuesto con el apoyo de la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I, y en particular en lo referente a los siguientes criterios: i. La Ficha Técnica para la Identificación, Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública para el PRVC-I está completa y debidamente firmada por el Director de la UTGVM. ii. Los proyectos a ejecutar se refieren a caminos clasificados o vecinales de un cantón, según el Reglamento MOPT y el Manual de Inventario de Caminos de la Dirección de Planificación Sectorial del MOPT. iii. Las obras a financiar se refieren a caminos debidamente inscritos en el Registro Vial de la Dirección de Planificación Sectorial del MOPT. No se aceptarán caminos u obras en vías públicas, con códigos de camino provisionales. iv. Las inversiones propuestas arrojan una Tasa Interna de Retorno Económica (TIRE) de al menos 12%, la que se determinará según la metodología de evaluación de proyectos que se plantea en el Instructivo Metodológico para la Identificación, Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública para el PRVC-I(Anexo III) v. El Gobierno Local solicitante aporta documentación que respalda los montos o recursos de contrapartida local. vi. La Dirección Regional del MOPT emitió criterio respecto a la ejecución del proyecto propuesto. 45

46 vii. La UTGVM manifiesta que no se esperan impactos negativos de gran magnitud al ambiente o de aceptación social que puedan poner en riesgo las inversiones. viii. La UTGVM manifiesta que, preliminarmente, no se identifican amenazas o vulnerabilidades de riesgo de desastres, o que se requieren medidas de mitigación menores o moderadas para garantizar la seguridad, calidad y la sostenibilidad en el tiempo de la inversión. ix. La UTGVM manifiesta que existe una organización comunal (tipo comité de caminos, según Decreto MOPT) debidamente constituida para respaldar el proyecto. x. Existe un documento de la UGAS indicando las acciones que deban implementarse dentro del PGAS, en cumplimiento de la normativa local y de las salvaguardas del Banco. xi. Se constata con el formato del Anexo III, que se realizó un proceso de consulta con los afectados del área de influencia del proyecto. xii. Se describe el mecanismo que se utilizará para la atención de quejas y su canalización al Gerente de Obras d) Cuando el resultado de esta evaluación preliminar sea positivo, la UEC procederá a buscar la declaración de elegibilidad preliminar del BID. Una vez obtenido esta respuesta la comunicará a la UTGVM para que dé inicio a la formulación completa del proyecto a ejecutar, conforme se establece en la Sección 4, numeral de este Manual de Operaciones. En caso negativo, la UEC procederá a comunicarlo a la UTGVM para que modifique el alcance del perfil de proyecto o lo incluya en sus planes de inversión a través de Ley 8114 o por otro medio Criterios de selección de los proyectos propuestos Como parte del componente de desarrollo de capacidades del PRVC-I, el MOPT brindará apoyo y coordinará con los Gobiernos Locales, a fin de que los proyectos a financiar con cargo a los recursos del PRVC-I y/o PRVC-II queden incorporados y priorizados en el PDCV actualizado del cantón o concejo municipal de distrito correspondiente, con indicación de las asignaciones presupuestarias respectivas, tanto para el proceso de rehabilitación/mejoramiento, como para el posterior mantenimiento del camino o puente intervenido. Esta etapa debe estar concluida y ser objetivamente verificable, previo al financiamiento de proyectos con cargo a los recursos del PRVC-II. Cuando los proyectos a ejecutar su ubiquen en el territorio de dos o más Gobiernos Locales, cada uno correrá con el financiamiento proveniente del PRVC-I y la correspondiente 46

47 contrapartida proporcional a la longitud de camino o puente y a la intervención a realizar y la Gerencia de Proyecto será ejercida por aquel, con la mayor extensión ponderada, salvo que medien otros acuerdos, debidamente avalados por la UEC y el BID Requisitos generales y específicos para los proyectos: Los requisitos generales para los proyectos a ser propuestos por la UTGVM a la UEC, se cumplirán adjuntando la siguiente documentación: i. La formulación del proyecto acorde al Instructivo Metodológico para la Identificación, Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública para el PRVC-I (Anexo III del MANOP del PRVC-I), con toda la información de soporte y los estudios realizados, según se detalla en el referido Instructivo. ii. Constancias verificables respecto a la forma en que se estará asegurando el aporte de contrapartida local. iii. Copia de la boleta de pago de la garantía ambiental o de la declaración de compromisos ambientales solicitados por la SETENA, cuando así corresponda. Los requisitos específicos para los proyectos de rehabilitación o mantenimiento de carreteras son: iv. Cuando el Gobierno Local decida aportar la fuente de material como parte de la contrapartida local, adjuntar constancias de fuente vigente y al día, si se trata de fuentes municipales concesionadas, con autorizaciones para el beneficiado del material, así como certificados de calidad de los materiales. También se pueden aportar permisos de explotación de la Dirección de Geología y Minas del MINAET de fuentes de materiales amparadas a la Ley No. 8668, Gaceta No. 205 del 23 de octubre de 2008, con autorizaciones para beneficiado de los materiales, en caso necesario. La cuantificación de este aporte se hará por parte de la UTGVM conforme los precios de mercado vigentes en la zona geográfica correspondiente. v. Plan de mantenimiento rutinario del proyecto a 3 años plazo, con indicación de los costos anuales y las actividades a realizar. vi. El criterio del Director Regional respectivo del MOPT en torno a las condiciones topográficas del sitio de proyecto, la disponibilidad de los derechos de vía suficientes 47

48 para la sección transversal proyectada, las condiciones de estabilidad del terreno, el posible volumen de materiales a remover, la no existencia de riesgos hidráulicos evidentes o de inestabilidad por sismos, entre otros. Los proyectos que corresponden a esta categoría se tipifican en los Apéndices del Anexo III incorporados a este Manual. Los requisitos específicos para los proyectos de mejoramiento o rehabilitación de estructuras de puentes y alcantarillas mayores son: vii. Criterio profesional del MOPT a través de la UEC respecto a las dimensiones preliminares de la estructura de puente o alcantarilla mayor, ya sea para una licitación para diseño y construcción (condiciones topográficas del sitio de proyecto, la disponibilidad de los derechos de vía suficientes para la obra proyectada, las condiciones de estabilidad del terreno, la no existencia de riesgos hidráulicos evidentes o de inestabilidad por sismos, longitud preliminar del puente, entre otros), o en su lugar, para utilizar los Diseños Tipo del MOPT. Los proyectos que corresponden a esta categoría se tipifican en los Apéndices del Anexo III incorporados a este Manual Los anteriores requisitos servirán para otros proyectos como: Los proyectos de construcción, reconstrucción, rehabilitación o mejoramiento de obras complementarias como muros y estructuras de contención, sistemas de drenajes de vías públicas, elementos de seguridad peatonal, ciclovías, señalamiento vial, puentes, entre otros Trámite de aprobación de las solicitudes de proyectos Las propuestas de proyectos serán canalizadas a la UEC del PRVC-I por parte de las UTGVM, adjuntando el criterio profesional del Director de la dependencia correspondiente del MOPT. Con la asesoría de la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I y el apoyo institucional de la DOP, la UEC realizará el proceso de selección según los criterios señalados precedentemente y evaluará la viabilidad de los proyectos. En caso que los proyectos sean declarados viables y elegibles, la UEC solicitará la elegibilidad del BID. En caso negativo se comunicará al Gobierno Local correspondiente los problemas detectados para su eventual enmienda. Una vez obtenida la elegibilidad del proyecto por parte del Banco, la UEC procederá a la confección de la propuesta del cartel de licitación y dará inicio al proceso de contratación 48

49 administrativa, de acuerdo a las políticas y normas del Banco y a la legislación nacional en cuanto resulte de aplicación. 4.6 Ejecución de los Proyectos Los proyectos del PRVC-I serán ejecutados por las empresas adjudicatarias bajo la dirección de los Ingenieros Residentes aportados por el contratista, quienes para ello deberán hacer uso de los cuadernos de bitácora y dar cumplimiento a las especificaciones técnicas y demás normativa vigente en esta materia en el país, de manera que las obras bajo contrato se construyan con la calidad debida en el plazo y según el monto y alcance estipulados en el cartel de licitación. Cualquier modificación a lo estipulado en el contrato deberá contar con la aprobación del Director de la UEC y la no-objeción del Banco El PRVC-I modificará los recursos originalmente destinados a Estudios y Diseños de Ingeniería y/o Supervisión de Obras del Componente-1 Ingeniería y Administración en recursos para obra civil, de aquellos Gobiernos Locales que demuestren eficiencia y efectividad en la gerencia de las obras, a criterio del MOPT, a través de la DOP y de la UEC, y con la no-objeción del BID En caso de que la UEC con el asesoramiento de la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I detecten insuficiencias en la administración del proyecto o irregularidades o prácticas que lesionen los intereses del PRVC-I, emitirán una recomendación para el cambio de la Ingeniería de proyecto y condicionarán los pagos de las obras a la normalización de la situación. En todo lo referido al trámite y control de las adquisiciones sujetas a la liberación de impuestos de ventas, de consumo, impuestos al combustible y a las importaciones que prevé la Ley 8757, modificada mediante la Ley 8845, las ingenierías de proyecto de los Gobiernos Locales y la UEC se encargarán de extender las autorizaciones y llevar los controles correspondientes. 4.7 Participación de las organizaciones comunales El PRVC-I aprovechará la experiencia adquirida por los Gobiernos Locales en esquemas de participación y la aplicación de la modalidad participativa de ejecución de obras (reglamentación de los Comités de Camino en el Decreto MOPT y Ley 8114). En tal sentido promoverá una amplia participación social y comunal en los procesos de planificación, priorización de caminos en la ejecución dirigida de obras previas a los proyectos, en las actividades de Seguimiento y Evaluación (SEP) y en las actividades de mantenimiento rutinario manual, conforme las políticas y gestiones de las UTGVM de los respectivos Gobiernos Locales 49

50 para garantizar la sostenibilidad y el apoyo a los proyectos propuestos. El proceso permitirá ir mejorando lo formulado en el Anexo III. 4.8 Plazo para la presentación de proyectos El plazo para presentar será acorde con la vigencia de cada programa individual de crédito. En el caso del PRVC-I (Contrato de Préstamo Nº 2098/OC-CR) por USD 60 millones de dólares, el plazo máximo para presentar proyectos de rehabilitación y mantenimiento periódico de camino y de mejoramiento y rehabilitación de puentes será de cuatro años a partir del 5 de octubre del Si transcurrido un plazo de dos años contado desde la fecha de vigencia del PRVC-I (Préstamo Nº 2098/OC-CR) algún Gobierno Local no ha presentado proyectos aprobados por el MOPT y el BID por el treinta por ciento (30%) del total que le corresponda en la distribución de recursos del financiamiento (según extensión de red vial y población de cada cantón), se disminuirá su participación total en el cincuenta por ciento (50%) de la diferencia entre el máximo de participación legalmente otorgado y la suma en dólares estadounidenses de los proyectos presentados y aprobados. En caso que algún Gobierno Local no haya presentado proyectos por el total que le corresponda al término de cuatro años desde la vigencia del préstamo Nº 2098/OC-CR, su participación se disminuirá en la diferencia entre dicho total y la suma de montos de los proyectos presentados. Los montos liberados como consecuencia de estos procedimientos serán redistribuidos entre los Gobiernos Locales participantes, de acuerdo con los criterios de extensión de red y cantidad de población establecidos anteriormente. Sección 5.- GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE LAS OBRAS DE LA RED VIAL CANTONAL El PRVC-I tiene como condición para la inversión en proyectos de desarrollo y conservación vial en los Cantones/Distritos, que los Gobiernos Locales se comprometan a realizar en forma efectiva y fehaciente el mantenimiento rutinario de estas obras durante un período de al menos tres años a contar desde la recepción final de las mismas. La gestión de mantenimiento vial se iniciará inmediatamente después de la rehabilitación de los caminos con estándares técnicos que aseguren su estabilidad y duración, incorporando 50

51 prácticas de conservación vial que garanticen alcanzar plenamente la vida útil de diseño y aplicando adecuadas prácticas socio-ambientales y de participación de la población. El PRVC-I prevé que todo camino rehabilitado ingrese en un sistema de gestión del mantenimiento rutinario. Este sistema de gestión del mantenimiento será financiado íntegramente a través de los recursos que aporten los Gobiernos Locales al PRVC-I, e incluirá el mantenimiento de los caminos rehabilitados por el PRVC-I, los que serán monitoreados para ajustar los mecanismos diseñados. Con ese propósito se definirán los diferentes niveles de intervención en la conservación vial, de manera que se mantenga la vía a través de intervenciones sencillas, permanentes y de bajo costo para no tener que recurrir en forma anticipada a reconstrucciones o rehabilitaciones con las consecuentes pérdidas del capital invertido. Todo esto con base en los inventarios de necesidades a realizar al menos en forma semestral en cada obra. La conservación de los proyectos rehabilitados o mejorados debe abarcar las siguientes modalidades básicas de intervención: Mantenimiento Rutinario Mantenimiento Periódico Reparaciones de emergencia. (i) El Mantenimiento Rutinario es la modalidad que asumirán los Gobiernos Locales en los convenios de participación, y los recursos aportados para tal propósito en el marco de dichos convenios no podrán considerarse como aportes de contrapartida de los proyectos a financiar. Esta modalidad de mantenimiento consiste en realizar reparaciones muy localizadas en la superficie de ruedo, en el mantenimiento de los sistemas de drenaje (por ejemplo canales de entrada/salida, cunetas, contra-cunetas de los taludes laterales) y de los espaldones y bordes y otros componentes de las vías, por medio de actividades como chapeas y limpieza del derecho de vía, la limpieza de las señales de tránsito verticales y de las conformaciones en caminos de superficies expuestas. Dichas actividades se deben realizar una o más veces al año, dependiendo de las condiciones específicas de la vía, de la zona de influencia del camino, del volumen y composición del tránsito, entre otros. Los criterios para la intervención quedarán plasmados en los convenios de participación del PRVC-I y en los Planes de Desarrollo y Conservación Vial (PDCV) anuales y quinquenales del cantón o concejo municipal de distrito, que apruebe el Gobierno Local, conforme los criterios del PRVC-I, con salvaguarda del compromiso de las intervenciones, las reservas y la 51

52 programación de recursos y actividades necesarias para garantizar la sostenibilidad de la inversión realizada. (ii) El Mantenimiento Periódico se orienta a restablecer algunas características de la superficie de rodadura, sin constituirse en un refuerzo estructural. Entre sus características está la de preservar en buena forma la textura de la superficie de rodadura, de manera que asegure la integridad estructural del camino por un tiempo más prolongado y evite su destrucción; así por ejemplo, en un camino con superficie expuesta, el mantenimiento periódico se refiere a la reaplicación de la capa de grava cuando ésta aún se encuentre en un estado regular de conservación, antes de llegar al mal estado. Estos trabajos se realizan en forma periódica, acorde con la curva de deterioro proyectada de la vía que considera el volumen y composición del tránsito, condiciones atmosféricas, la estructura del pavimento y la condición de los sistemas de drenaje y por consiguiente deben estar comprendidos en los PDCV. (iii) Las Reparaciones de emergencia son aquellas que se realizan cuando el camino está en mal estado o incluso intransitable, como consecuencia de un desastre natural, por tratarse de eventos impredecibles que no es posible realizar su programación o planificación en los PDCV, por lo que las intervenciones de esta modalidad se deberán coordinar con las entidades nacionales competentes. Las actividades a ejecutar en las modalidades anteriores se deben clasificar por tipo de ejecución manual o mecanizada, y se pueden llevar a cabo por: a) administración con maquinaria o equipo propio, b) administración con Alquiler de Maquinaria o Equipo, c) contrato por rubros de ejecución, d) contrato por estándares de calidad, e) por participación directa de los usuarios, f) por contrato con microempresas de mantenimiento, g) por convenios MOPT-Gobiernos Locales, h) por alguna combinación de todas las anteriores. En el caso del PRVC- I, los Gobiernos Locales deben analizar las condiciones sociales, económicas, de disponibilidad de recursos y materiales en sus comunidades, y a partir de este análisis, escoger la modalidad de ejecución más apropiada al medio local y proponerla en el Plan de Mantenimiento que adjuntarán a cada solicitud de financiamiento para la ejecución de proyectos, que someterán oportunamente a la consideración de la UEC. 5.1 Efectividad de los Planes de Desarrollo y Conservación Vial La UTGVM asume la obligación de formular los PDCV, conforme lo dispuesto en este Manual de Operaciones e informar a la UEC acerca del cumplimiento de los mismos, en particular en lo 52

53 referente al cumplimiento efectivo y fehaciente de los planes de mantenimiento rutinario de las obras realizadas con cargo al PRVC-I y PRVC-II. Durante la fase de formulación de los PDCV, la UEC, en coordinación con las Sedes Regionales del MOPT y el asesoramiento de la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I, programarán visitas puntuales y aleatorias a los sitios de proyecto mejorados o rehabilitados para verificar la efectividad del compromiso asumido por los Gobiernos Locales, en la cláusula undécima del Convenio de Participación, en el sentido de brindarle mantenimiento a los caminos rehabilitados con la finalidad de asegurar su estabilidad y duración, para lo cual harán uso, entre otros del ISF, de acuerdo al Apéndice 4 al Anexo III del MANOP. Los informes de avance del PRVC-I deberán hacer referencia en forma anual a la gestión de mantenimiento de las obras del PRVC-I, con inclusión de los planes de mantenimiento correspondientes al año fiscal sub-siguiente al de la terminación de la primera obra en cada cantón o concejo municipal de distrito. En caso que se demuestre objetivamente que los caminos rehabilitados con recursos del PRVC-I no están siendo objeto del mantenimiento que corresponde, acorde con las cláusulas del Convenio de Participación, la UEC procederá a evaluar los logros del componente de fortalecimiento institucional y municipal para realizar los ajustes procedentes. En caso que, a pesar de esa medida, los proyectos financiados por el PRVC-I no reciban aún las actividades de mantenimiento necesarias, se procederá a suspender los contratos en fase de gestación o contratación para esos Gobiernos Locales. 5.2 Microempresas de Mantenimiento, bajo la modalidad de mantenimiento por estándares El PRVC-I implementará un piloto de Microempresas de mantenimiento, bajo la modalidad de mantenimiento por estándares, en un número determinado de cantones y/o concejos municipales de distrito, seleccionados por la UEC con base en criterios objetivos. Este piloto facilitará el desarrollo de procedimientos de mantenimiento rutinario prácticos y de bajo costo. La ejecución de las labores será realizada por medio de Microempresas de Mantenimiento Rutinario (MER) que serán creadas y capacitadas por el proyecto piloto. Bajo este componente se analizarán los costos de mantenimiento, las modalidades de constitución de las MER, su integración y rendimiento, entre otros. 53

54 Esta modalidad de MER se implementará en aras de: a) Introducir la modalidad de contratos por estándares con microempresas de mantenimiento en zonas seleccionadas del país, que muestren interés y capacidad, con cargo a los recursos del PRVC-I; b) Crear una cultura de mantenimiento como una nueva opción de desarrollo económico; c) Promover el desarrollo humano, la descentralización, y la integración social y económica de los sectores de menores ingresos de la población; d) Fortalecer el mercado interno, propiciando la reactivación económica de zonas agroecológicas y/o turísticas con potencialidad productiva; e) Propiciar el acceso al empleo directo asociativo; y f) Dar participación y control social a las comunidades mediante el desarrollo de procesos participativos de alcance local. El Área de Coordinación y Participación, en conjunto con el Área Técnica de la UEC, integrarán un equipo multidisciplinario que presentará el marco técnico de operación de las MER, los aspectos legales, la organización de la formación, la capacitación y asistencia técnica, el modelo de gestión y la promoción de la asociatividad, entre otros, aplicando en lo posible el marco de la Ley 8828 (Reguladora de la Actividad de las Sociedades Públicas de Economía Mixta). Las microempresas de mantenimiento serán unidades empresariales que brindarán un servicio técnico para el mantenimiento rutinario y periódico de los caminos pavimentados y no pavimentados, en aquellos lugares donde las actividades a ejecutar se realizan en forma manual o con equipo menor. Entre sus actividades estarán las de mantenimiento rutinario como la limpieza de calzada y pequeños derrumbes, la reparación localizada de defectos de la superficie de ruedo, el mantenimiento de los sistemas de drenaje y el control de la vegetación y mantenimiento de señalización; en tanto que, como actividades periódicas, pueden indicarse las reparaciones de las obras de arte y las reparaciones de los sistemas de drenajes. Las labores a ejecutar por estas unidades podrán ser fácilmente ejecutadas con mano de obra local y equipos menores, de tal forma que las mismas puedan ser promovidas entre los habitantes en las inmediaciones de las vías a rehabilitar. De este modo se espera articular la participación comunal en el cuidado y mantenimiento de los caminos con el fin de dinamizar y estimular la economía local, propiciando fuentes de empleo en las comunidades, y 54

55 estableciendo además capacidades institucionales y locales con base en un modelo de operación de las microempresas. La contratación de estas microempresas se realizará bajo la modalidad de cumplimiento de estándares o normas de calidad, que consiste en establecer una serie de indicadores de cumplimiento que deben atender estos equipos de trabajo, supervisados por la UTGVM para las estimaciones de pago. La supervisión de esta modalidad de contratación se realizará mediante visitas a la obra, en las cuales se verificarán los indicadores de cumplimiento. En caso que estos indicadores no hayan sido alcanzados, el supervisor emitirá una nota de observación. Si el problema persiste, deberá contemplarse la aplicación de una multa o penalidad por incumplimiento del contrato. Bajo esta modalidad no será necesario establecer un control sobre las cantidades de trabajo ejecutadas o la cantidad de horas trabajadas, sino solamente sobre el resultado logrado, siendo necesario solamente que la UTGVM sobre la base de parámetros tipo y en coordinación con UEC, establezca los criterios que serán utilizados para dichas intervenciones y evaluaciones de intervención. Una vez ejecutados y evaluados los proyectos piloto, la UEC realizará la divulgación de los resultados obtenidos por las MER en todos los demás Gobiernos Locales Mantenimiento de las obras financiadas por el PRVC-I El Organismo Ejecutor se compromete a: (i) que las obras comprendidas en la red vial cantonal sean mantenidas adecuadamente, de acuerdo con normas técnicas generalmente aceptadas; y (ii) presentar al Banco, durante cinco (5) años contados a partir de la terminación de la primera obra del PRVC-I y dentro del primer trimestre de cada año calendario, un informe anual de mantenimiento que incluya: (a) Información de carácter general que comprenda: (i) la estructura orgánica de la entidad encargada del mantenimiento y las responsabilidades a su cargo; (ii) la clasificación, el número y la distribución del personal en los distritos, así como el tipo, el número, la distribución y las condiciones de operación de los equipos destinados al mantenimiento; y (iii) los contratos de mantenimiento vigentes, su plazo, cobertura, y el grado de ejecución de los mismos; 55

56 (b) (c) (d) Un inventario actualizado de la red vial cantonal atendida por el PRVC-I, con el detalle de las condiciones en que se encuentran los distintos tramos de las carreteras que la integran; Una evaluación de la ejecución del plan de mantenimiento durante el año anterior, que incluya: (i) la comparación de las condiciones actuales de los distintos tramos de los caminos atendidos, con las que se indicaron en el inventario del año anterior; (ii) las estadísticas de las actividades realizadas, de los volúmenes de trabajo ejecutados y de los recursos físicos y monetarios utilizados, tanto en las actividades ejecutadas por administración directa como en las contratadas; y (iii) el nivel de cumplimiento del plan, su grado de eficacia y los ajustes que deban efectuarse en dicho plan; El plan de mantenimiento de los caminos para el ejercicio fiscal siguiente, con justificación de las prioridades que se establezcan, las actividades que se realizarán y el respectivo cronograma de ejecución. Igualmente, el plan deberá indicar tanto los recursos físicos requeridos como el presupuesto, debidamente desglosado. Este presupuesto incluirá recursos anuales suficientes para efectuar el mantenimiento. El primer informe anual de mantenimiento deberá incluir el plan correspondiente al año fiscal siguiente al de la terminación de la primera obra. Si de las inspecciones que realice el Banco, o de los informes que reciba, se determina que el mantenimiento se efectúa por debajo de los niveles convenidos, el Prestatario, por intermedio del Organismo Ejecutor, deberá adoptar las medidas necesarias para que se corrijan las deficiencias. Sección 6.- FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y MUNICIPAL 56

57 6.1. Objetivo del fortalecimiento Institucional y Municipal del PRVC-I El objetivo central del componente de fortalecimiento institucional y municipal del PRVC-I es apoyar el proceso de descentralización de las competencias de conservación y desarrollo vial hacia los Gobiernos Locales del país, a través de la creación de capacidades e instrumentos de gestión para los Gobiernos Locales del país, dentro de una estrategia tendente a fortalecer la gestión de la vialidad cantonal, sustentada en los diagnósticos respectivos. Por su parte, el MOPT será apoyado para fortalecer la transferencia de competencias y la rectoría pro-activa en los Gobiernos Locales impulsando políticas de interés nacional. 6.2 Programa de fortalecimiento Institucional y municipal para la gestión de la RVC La UEC, con el asesoramiento de la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I, preparará e implementará un programa para el fortalecimiento institucional y municipal del MOPT y los Gobiernos Locales, a fin de mejorar las capacidades e instrumentos de gestión de la red vial cantonal. Dicho programa será financiado con recursos del préstamo una vez obtenida la no objeción del Banco. El programa de fortalecimiento abarcará temas relativos a la planificación regional y local participativa de la Red Vial Cantonal, que incluirán entre otros los siguientes: a) Priorización de caminos, diseño geométrico vial, diseño de pavimentos, b) Evaluación de pavimentos y rehabilitación vial, c) Normativa para el desarrollo y la conservación vial, d) Capacitación en gestión y seguimiento de: seguridad vial, gestión ambiental, gestión social. e) Planes de aseguramiento de la calidad, f) Gestión de proyectos viales, g) Administración de obras por contrato, estimaciones de cantidades, reajustes y facturación, h) Conservación vial participativa, planes y programas de mantenimiento rutinario, mantenimiento periódico y rehabilitación vial, i) Sistema de monitoreo y evaluación. Esta programación incluirá un componente de construcción de capacidades capacity building orientado a consolidar el rol rector del MOPT en el sector transporte, con énfasis en la transferencia de competencias hacia los Gobiernos Locales (desarrollo del recurso humano, conocimientos, habilidades, acceso a información, capacitación para un mejor desempeño, 57

58 comportamiento organizacional, coordinación de las relaciones con otras organizaciones, entre otros, que contribuya en la fluidez, flexibilidad y funcionalidad del MOPT y los Gobiernos Locales). El programa general de fortalecimiento institucional y municipal se actualizará anualmente de acuerdo a las evaluaciones realizadas a través del sistema de SEP, talleres, seminarios, encuestas, visitas de campo, evaluación de proyectos, entre otros, de manera que se adapte a las necesidades a identificar de los grupos meta entendidos estos como las UTGVM, JVC, Concejos Municipales, Alcaldes, Direcciones Regionales del MOPT, DGAS, Dirección de Gestión Municipal, entre otras Criterios de selección de los funcionarios participantes Para la capacitación serán elegibles en forma prioritaria los funcionarios técnicos del MOPT y de las UTGVM directamente vinculados a la gestión vial cantonal. Asimismo podrán participar otros funcionarios que brinden apoyo a la misma. La UEC solicitará a los respectivos organismos la elaboración de nóminas de los postulantes a ser capacitados, de acuerdo a los siguientes criterios: a) que desempeñen tareas directamente vinculadas a los temas de cada curso o taller de capacitación o entrenamiento, y b) que tengan una antigüedad mínima de un año en el desempeño de esas funciones. 6.4 Convenios y contrataciones con cargo a los recursos del PRVC-I Las actividades de fortalecimiento institucional y municipal promovidas por el PRVC-I se realizarán con el apoyo de instituciones de educación superior, instituciones de educación parauniversitaria, e instituciones especializadas en educación vocacional. A esos efectos la UEC procurará otorgar convenios de cooperación, contratos de servicios o intercambios de interés mutuo con las mismas, según corresponda, aplicando en su caso las políticas y normas de contrataciones del Banco previstas en el contrato de préstamo y en el presente MANOP del PRVC-I. En todos los casos se seleccionarán instituciones con antecedentes relevantes en materia de capacitación técnica para la gestión vial y mantenimiento por estándares de caminos rehabilitados, y en aspectos ambientales y socio-culturales relacionados al fortalecimiento institucional de los organismos involucrados. 6.5 Seguimiento, Evaluación y ajustes necesarios 58

59 El componente de fortalecimiento institucional y municipal será objeto del Sistema de Seguimiento y Evaluación del Programa (SEP), con el asesoramiento de la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I. A través del SEP se medirá, entre otros, la efectividad e impacto de las actividades programadas con miras a mantener la programación, actualizar su contenido o en su caso revisarla en forma integral. 59

60 Sección 7.- PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL PRVC-I 7.1 Instrumentos de planificación Para la ejecución del PRVC-I y facilitar el monitoreo y seguimiento de actividades, resultados y productos, el PRVC-I utilizará las siguientes herramientas de gestión del ciclo de proyecto: Matriz del Marco Lógico del PRVC-I, Plan de Ejecución del Proyecto plurianual (PEP), Planes Operativos Anuales y Programación Financiera, Plan de Adquisiciones, Marco de Resultados (MDR), y una Metodología de Gestión de Riesgo en Proyectos (GRP) que incluya la estimación de la probabilidad de ocurrencia de riesgos así como las medidas a ser desarrolladas para su mitigación. 7.2 Plan Anual Operativo El Plan Anual Operativo (PAO) será la herramienta a utilizar para la planificación y programación de las inversiones anualmente realizadas en el PRVC-I. El PAO considerará además el ciclo y plazos establecidos por las instituciones de gobierno, normativas aplicables, siempre de acuerdo a los lineamientos y pautas acordadas con el Banco. La preparación del PAO tendrá en cuenta el MDR del PRVC-I, el Anexo Único del Contrato de Préstamo, el PEP, los principios y metodología acordados con el BID para ese propósito y los lineamientos del Manual de Operaciones, y deberá contarse con la no-objeción previa del BID. Para cada año de ejecución, se deben analizar los riesgos asociados, así como la relación del PAO con los PDCV de los Gobiernos Locales participantes. La UEC programará al menos dos (2) reuniones anuales de seguimiento y administración con el Banco Interamericano del Desarrollo (BID) y la participación de la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Hacienda y la Comisión Evaluadora del PRVC-I, con el objeto de revisar el avance en la implementación del plan de realización del PRVC-I y del Plan Anual Operativo. El MOPT, a través de la UEC, se compromete a presentar a satisfacción del Banco a más tardar el 30 de noviembre de cada año, el proyecto de Plan Anual Operativo (PAO) del año siguiente, con indicación de las actividades y los proyectos a ser financiados, el cronograma y el presupuesto estimado. El conjunto de informaciones señaladas anteriormente conformarán el Plan Operativo Institucional (POI) que el MOPT deberá preparar para cumplir las obligaciones derivadas de la 60

61 normativa nacional. Asimismo la UEC remitirá la información necesaria para el seguimiento de las metas e indicadores del PRVC-I consignados en el Plan Nacional de Desarrollo (PND) vigente Programación presupuestal, desembolsos y gestión de la ejecución financiera A efectos de incorporar los recursos necesarios para financiar el PRVC-I dentro del Presupuesto Nacional del país, la UEC preparará los insumos del PAO del año siguiente, y los presentará al MOPT para la inclusión de las actividades en el Plan Operativo Institucional y la comunicación de las necesidades presupuestales del PRVC-I al Ministerio de Hacienda en el mes de setiembre de cada año, para ser aprobado por este último en el mes de noviembre. Esta programación estará a cargo de la UEC y considerará los insumos entregados y el alcance de las metas al cierre del año respectivo, así como las proyecciones para el período subsiguiente. Para el registro de avance de los proyectos se utilizarán los procedimientos existentes en el MOPT que se sustentan en lo siguiente: con los proyectos aprobados por la Unidad Ejecutora y de Coordinación (UEC) y declarados elegibles por el BID, la UEC procede a confeccionar la Solicitud de Pedido y Reservas de Recursos en los Sistemas de Presupuesto (SINAEP, SIGAF, COMPRARED) que son los documentos de Ejecución Presupuestaria que separan los fondos para pagar los compromisos adquiridos por la Institución. Con los documentos aprobados por el la UEC, la Proveeduría Institucional y la Dirección Financiera, se procede a iniciar los procesos licitatorios. Los proyectos se financiarán con los fondos del préstamo y contrapartida local. La contrapartida que tienen que aportar los Gobiernos Locales se llevará independientemente. En los Convenios de Participación se establece un artículo en el que se autoriza a la UEC a solicitar las certificaciones e informes presupuestarios a la Tesorería Nacional que respaldarán los proyectos aprobados. La UEC y la Dirección Financiera, verificarán que los códigos presupuestarios (título, programa, subprograma, partida, subpartida y fuente de financiamiento) cumplan con todo lo dispuesto en la normativa vigente de ejecución presupuestaria. Los proyectos a ejecutar con recursos del PRVC-I, tanto de obras como de servicios recibirán un número de contratación que asigna el sistema COMPRARED-SIGAF, el cual se alimenta paralelamente en el Sistema Integrado de Adquisición e Información Presupuestaria en adelante conocido como SINAEP. El SINAEP es la herramienta informática de ambiente gráfico orientada a dar soporte a los procesos de de Contratación Administrativa y otros propios de la dinámica funcional Financiera, 61

62 enmarcados en el ámbito de ejecución presupuestaria, tesorería, contabilidad y formulación presupuestaria. Este Sistema fundamenta su dinámica en la formulación de una estructura presupuestaria ajustada a las necesidades funcionales del Ministerio, esto permite segregar las estructuras de costos al nivel de control requerido, caso tipo ha sido en el catálogo de cuentas la partida (Vías de Comunicación Terrestre), partida clave en el control de proyectos. Una vez adjudicada la contratación correspondiente, generará un contrato y el Pedido de Compra con el monto adjudicado así como las previsiones de reajustes de precios, para la empresa adjudicataria se consigna en el sistema COMPRARED por parte de la Proveeduría Institucional. Paralelamente la Dirección Financiera de la Institución, alimenta el sistema SINAEP con los documentos y montos de la contratación. Con el Pedido de Compra en mano, el adjudicatario coordina con la UEC para generar la Orden de Inicio de las obras o servicios. Conforme a los plazos y condiciones acordadas la Gerencia de Obras generará estimaciones de avance de obras o servicios, las cuales serán revisadas y aprobadas por la UTGVM de cada Gobierno Local, las Direcciones Regionales del MOPT, a través de informes técnicos y el Área Vial de la UEC. Los montos a pagar se registrarán en forma general en el SINAEP SIGAF contra el monto adjudicado en COMPRARED, donde se desglosa el detalle de los pagos en cuanto a: contratista, número de factura, monto, fecha, descripción del objeto, monto solicitado, comprometido, pagado y disponible de la contratación particular o proyecto. La UEC y la Dirección Financiera del MOPT, registran en el Sistema de Contratos el detalle de cada rubro de costo del proyecto, así como Órdenes de Servicio (OS) y Órdenes de Modificación (OM), lo cual permite comparar lo gastado en cada subpartida (catálogo de cuentas) respecto a lo contratado originalmente. Al igual que las estimaciones de avance de obras, las OS y OM deberán ser firmadas por el representante legal del contratista, por el Gerente de Obras, por el Director Regional del MOPT que corresponda, o su representante designado y el Director(a) del Área Vial de la UEC. El control financiero de las categorías o componentes del contrato préstamo, se realizará en los sistemas mencionados, los cuales automáticamente van sumando lo invertido en cada obra o servicio y separando por fuentes de financiamiento (contrapartida y préstamo), de manera que es posible preparar un Estado de Inversiones para el BID y para las entidades nacionales. Se considera importante reforzar la relación de registro y control financiero, en la gráfica adjunta (ver imagen #1) se muestra la relación del SINAEP con el Sistema de Contratos, de tal manera que, una vez definido el Contrato en el Sistema de Contratos los documentos de Ejecución Presupuestaria relacionados con dicho contrato e ingresados al SINAEP se vincularán automática ticamente (ver imagen #2). 62

63 SINAEP Definición de Estructura de Costos Desarrollo del Plan de Compras Registro de la Solicitud de Pedido Registro de Orden de Compra Registro de la Facturación CONTRATOS Definición del Contrato de Préstamo Registro de Ordenes de Modificación, Ordenes de Servicio, Adendum, enmiendas y otros. Actualización de Estados. Control Financiero de Proyecto. Dinámica Financiera Afectación Financiera Detalle de Contratos Unidad Ejecutora, Proveeduría Institucional y Dirección Financiera Unidad Ejecutora, Dirección Financiera Imagen #1. Relación de Sistemas Imagen #2. Vincular Solicitud de Pedido con Proyecto-Sección (Sistema Contratos) El proceso mostrado en la Imagen #2, permite explicar la forma en que el SINAEP vincula una Solicitud de Pedido y los documentos subsecuentes (Órdenes de Compra y Boletas de Pago) con el Contrato registrado en el Sistema de Contratos, de igual manera, si no existen documentos ligados a la Solicitud de Pedido, cuando estos se creen heredarán la información de su predecesor. Este vínculo permitirá afectar los registros financiero del Contrato en el Sistema de Contratos tal y como lo muestra la imagen #3 y #4. 63

64 Imagen #3. Consulta de Obra Sistema de Contratos Imagen #4. Consulta de montos de Obra Sistema de Contratos Cabe indicar que en razón de la diversidad y múltiples cambios en la gestión de contratos, se ha venido documentando nuevos requerimientos con el fin de realizar los ajustes pertinentes para optimizar y actualizar los Sistemas de Información que se mencionan en este Manual de Operaciones. 64

65 Los fondos del PRVC-I serán manejados conforme a los procedimientos y normas del Banco, y la legislación vigente para la administración de los fondos públicos y presupuestos nacionales Controles internos y registros contables El control financiero de las categorías o componentes del PRVC-I, se realizará en los sistemas mencionados, los cuales automáticamente van sumando lo invertido en cada obra o servicio y separando por fuentes de financiamiento (contrapartida y préstamo), de manera que es posible preparar un Estado de Inversiones para el BID y para las entidades nacionales. El MOPT mantendrá un adecuado sistema de controles internos contables y administrativos. El sistema contable está organizado de manera que provee la documentación necesaria para verificar las transacciones y facilitar la preparación oportuna de los estados financieros e informes. Los registros del PRVC-I se conservarán por un período mínimo de tres (3) años después del último desembolso del Préstamo de manera que: (a) permitan identificar las sumas recibidas de las distintas fuentes; (b) consignen, de conformidad con el catálogo de cuentas que el Banco haya aprobado, las inversiones en el Proyecto, tanto con los recursos del Préstamo como con los demás fondos que deban aportarse para su total ejecución; (c) incluyan el detalle necesario para identificar las obras realizadas, los bienes adquiridos y los servicios contratados, (d) dichos documentos deben incluir la documentación relacionada con los llamados a licitación y la ejecución de los contratos financiados por el Banco, las evaluaciones de las ofertas, los contratos, la correspondencia, los productos y borradores de trabajo y las facturas, incluyendo documentos relacionados con pagos a representantes, consultores y contratistas, y (e) demuestren el costo de las inversiones y el progreso de las obras, según las estimaciones descriptivas adjuntas a las facturas de pago. Como parte de los controles internos y registros contables, el MOPT solicitará a la Tesorería Nacional, en forma mensual un estado de cuenta del fondo rotatorio de la Caja Única del PRVC- I, en el que se reflejen los movimientos de ingresos y gastos, con la finalidad de cotejarlos con la información de flujos de caja con cargo al PRVC-I, registrados en el MOPT Caja Única del Estado Los recursos del financiamiento se administrarán de conformidad con el principio de Caja Única del Estado (CUE) de la Tesorería Nacional. A dicha CUE se transferirán los desembolsos de recursos del financiamiento del Banco. 65

66 Una vez autorizados los pagos a proveedores y contratistas por parte de la UEC, la Tesorería Nacional realizará los pagos a los proveedores y contratistas del PRVC-I a través del Sistema SINPE, con cargo a la Cuenta Única del PRVC-I, de manera que los pagos queden registrados en los estados de cuenta del PRVC-I Desembolsos de fondos del préstamo El PRVC-I será ejecutado bajo la modalidad de préstamo de inversión con un plazo de desembolsos de cinco años a partir de la vigencia del contrato, para lo cual se harán las incorporaciones necesarias en el Presupuesto Nacional. El PRVC-I solicitará desembolsos para atender las necesidades reales presentadas por la UEC del MOPT. Las necesidades serán incorporadas a un plan financiero que será preparado por la UEC, el cual deberá guardar una razonable consistencia con el Plan de Ejecución del Proyecto (PEP), y con el PAO y el Plan de Adquisiciones. Las solicitudes de desembolso deberán respaldarse en compromisos suscritos o anticipados en el Plan de Adquisiciones, con un grado de certeza y para un plazo predeterminado y acordado a fin de pagar puntualmente los gastos elegibles de los componentes del PRVC-I. La UEC preparará las solicitudes de desembolso y las justificaciones de gastos/documentos de respaldo que serán presentados al Banco en fotocopia, mientras que los originales serán resguardados por la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, durante todo el período de desembolsos del PRVC-I para su oportuna entrega al Banco (fotocopia), a solicitud de éste. Las solicitudes de desembolso deberán ser enviadas al Banco a través del Sistema Electrónico de Desembolsos del BID. Los fondos del préstamo se utilizarán bajo las siguientes modalidades: (a) Mediante giros en favor del Prestatario de las sumas a que tenga derecho de conformidad con el Contrato de Préstamo; (b) Mediante pagos por cuenta del Prestatario y de acuerdo con él a otras instituciones bancarias; (c) Mediante la constitución o renovación del Fondo Rotatorio (si así lo estableciere el Ministerio de Hacienda) a que se refieren las Normas Generales del Contrato de Préstamo; y (d) Mediante otro método que las partes acuerden por escrito. 66

67 El PRVC-I utilizará la modalidad de la constitución o renovación del Fondo Rotatorio, basado en una planeación financiera de la liquidez requerida en función del PA del PRVC-I. La modalidad de supervisión financiera será ex post, con base en la documentación soporte del expediente original, de cada uno de los pagos realizados con el financiamiento de PRVC-I, así como del aporte local. La Dirección de Proveeduría Institucional es la responsable de la documentación y archivo de los procesos de contratación y la Dirección Financiera es a su vez la responsable de la documentación y archivo de los procesos de pago. Revisiones ex post Consiste en la revisión de la documentación contractual y contable de soporte que justifica los gastos o pagos que se efectuarán con posterioridad al desembolso efectivo de los recursos por parte del BID. Para efecto, el MOPT archivará la documentación original de forma adecuada. La revisión ex post no reemplaza la responsabilidad fiduciaria de los ejecutores, por lo que estos deberán asegurar la calidad, pertinencia y transparencia de la documentación de soporte. Las revisiones ex post podrá incluir, además de la revisión de la documentación original de soporte: i) la identificación física de bienes vinculados al pago; ii) la verificación de la inclusión del pago o de los bienes que originaron el pago en los registros del sistema de información del Ejecutor; iii) presenciar recuentos de inventarios y establecer la confiabilidad de resultados; iv) visitar las obras y comprobar los avances reportados; v) verificar los sistemas de información y procesos financiero-contables; vi) revisar la implementación de recomendaciones de auditorías o informes de evaluación. Adicionalmente, el BID podrá contratar revisiones periódicas independientes de transacciones específicas (por muestreo). 7.7 Informes Financieros El MOPT a través de la UEC, presentará al BID los informes financieros auditados consolidados del PRVC-I e información financiera adicional, debidamente dictaminados por una firma de contadores públicos independiente, aceptable al BID. Esta información será presentada dentro del plazo de ciento veinte (120) días siguientes al cierre de cada ejercicio económico en Costa Rica, durante el plazo para desembolsos establecidos en el Contrato de Préstamo. Los informes financieros del PRVC-I se efectuarán sobre la base de los registros y reportes del sistema contable y presupuestario, expresados en dólares americanos, e incluirán como mínimo: Estado de Inversiones acumuladas, que debe ser consistente con el estado de flujos de efectivo y revelar por componente del PRVC-I a las inversiones realizadas y los saldos de la inversión de los fondos, al comienzo de cada período reportado y los movimientos 67

68 ocurridos hasta la determinación de los saldos de fondos disponibles al final de dicho período. Este informe lo deberá llevar de manera mensual la UEC. Estado de flujo de efectivo (origen y aplicación de fondos) en el que se reconozcan: i) todos los ingresos de fondos provenientes del BID, contrapartida y otras fuentes de recursos; ii) las erogaciones de recursos para la ejecución; y iii) los saldos en efectivo bajo responsabilidad del Ejecutor. Notas explicativas, que divulguen las políticas contables adoptadas y otra información considerada relevante al BID. Deberán presentarse en un formato sistemático, haciendo referencias cruzadas a la información contenida en los informes financieros. Los informe financieros se presentarán en forma comparativa con los del ejercicio inmediato anterior y deberán ser preparados por el método del efectivo. Las notas a los estados incluirán un resumen de las principales políticas, prácticas aplicadas y principios contables utilizados. Los informes de los estados financieros auditados serán remitidos en un ejemplar en formato electrónico PDF y un ejemplar impreso, correspondientes a la totalidad del PRVC-I. Como parte de estos informes financieros semestrales a presentar conforme lo que establece el Contrato de Préstamo, la UEC aportará la información de sus sistemas de control interno y registros contables respecto a los movimientos del fondo rotatorio en la Caja Única del PRVC-I, adjuntando la certificación por parte de la Tesorería Nacional respecto al estado de la Cuenta Única, con indicación del número de cuenta. Para este propósito el MOPT dispondrá de los 60 días siguientes a la finalización de cada semestre, para la presentación de estos informes y de 120 días posteriores al cierre de cada ejercicio económico del MOPT, para presentar los tres ejemplares de los estados financieros correspondientes a la totalidad del proyecto Auditorías Las Auditorías tienen por objeto determinar el grado de cumplimiento de las metas y actividades previstas, así como proporcionar a la UEC y al BID las bases necesarias para efectuar ajustes durante la ejecución. El dictamen de auditoría de los estados financieros del PRVC-I será realizado por una firma de contadores públicos independiente aceptable para el BID, en cumplimiento con los requisitos del BID para auditorías externas. Las auditorías se efectuará con base en términos de referencia previamente acordados con el BID, y deben responder a lo que establecen las políticas y procedimientos sobre Auditorías de Proyectos financiados por el BID: Política de Gestión Financiera para Proyectos Financiados por el Banco (OP-273-1) y la Guía Operacional de Gestión Financiera (OP-274-1). 68

69 Los costos de auditoría serán efectuados con cargo al financiamiento del Banco. El BID revisará y aprobará previamente el proceso de selección y de contratación de la firma de auditoría independiente, incluyendo los términos de referencia del trabajo propuesto y la lista corta de firmas auditoras. El MOPT deberá autorizar a la entidad auditora para que proporcione al BID la información adicional que razonablemente pueda solicitarle, en relación con los estados financieros e informes de auditoría emitidos. El informe de auditoría se presentará al BID, dentro de los 120 días siguientes al cierre del ejercicio fiscal, en calidad de dictamen a los estados financieros consolidados correspondientes al cierre de cada ejercicio económico, que suministrará el MOPT al BID, por medio de la UEC. El MOPT debe presentar al BID conciliaciones bancarias semestrales utilizadas para el manejo de los fondos del préstamo y de la contrapartida local, para los cuales no se requerirá de dictámenes de auditoría. 69

70 Sección 8.- ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL PRVC-I 8.1. Plan de Adquisiciones Antes de efectuar cualquier llamado a licitación para la adjudicación de un contrato de adquisición de obras, bienes y servicios y antes de iniciar los procesos para la selección y contratación de servicios de consultoría, el Organismo Ejecutor deberá presentar a la revisión y aprobación del Banco los respectivos Planes de Adquisiciones (PA) diseñados de conformidad con las políticas del mismo. Los PA detallarán lo siguiente: (i) (ii) (iii) (iv) (v) Las categoría de adquisiciones (obras, bienes y servicios) requeridos para llevar a cabo el PRVC-I; Metodologías y procedimientos de adquisiciones aplicables en cada caso; Costos estimados por cada categoría; La forma de revisión de las adquisiciones por parte del Banco de los procesos de adquisiciones y contrataciones; y Programación de los eventos clave del PA según el tipo de proceso. La UEC actualizará los Planes de Adquisiciones cada 12 meses, o cuando las necesidades lo exijan durante el período de ejecución del PRVC-I. Cada versión actualizada será sometida a la revisión y aprobación previa del Banco para ponerla en vigencia. Las versiones vigentes de los Planes de Adquisiciones aprobados por el Banco estarán siempre disponibles en la UEC. Los PAs serán también incorporados en el Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones (SEPA), previsto para el registro, aprobación, actualización y seguimiento a la ejecución del PA que permite conocer los planes previstos, el progreso en la ejecución de los mismos y el detalle específico de cada uno de los contratos financiados por el PRVC-I. En el primer PA del PRVC-I se incluirán criterios para promover que las obras, bienes y servicios adquiridos, así como también las demás actividades atendidas con recursos del financiamiento, sean producidos de manera ambiental y socialmente sostenible en todo lo referido al uso de los recursos, al entorno laboral y a las relaciones comunitarias, sin generar impactos negativos significativos. 70

71 8.2. Procesos de adquisiciones de obras, bienes y servicios no relacionados con servicios de consultoría. Las adquisiciones de obras y bienes no relacionados con servicios de consultoría, se llevará a cabo de conformidad con las disposiciones establecidas en el documento GN ( Políticas para la adquisición de bienes y obras financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo. El PRVC-I podrá aplicar en forma supletoria los requisitos formales contemplados en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, en la medida que sean compatibles con las mencionadas políticas y normas del Banco. En caso de conflicto prevalecerá lo previsto en el contrato de préstamo. Los procedimientos de adquisiciones de bienes y obras serán llevados a cabo por la UEC, con la asistencia técnica de la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I en las instancias que correspondan (sea la preparación de términos de referencia, especificaciones técnicas u otras relacionadas). La UEC mantendrá los archivos correspondientes a las adquisiciones financiadas con recursos del PRVC-I, y utilizará los formatos acordados para tal efecto y los procedimientos establecidos en el MANOP del PRVC-I. Todos los bienes y servicios a ser contratados deberán estar incluidos previamente en el Plan de Adquisiciones y en los PAO. Los TDR y especificaciones técnicas a incluir en los carteles de licitación, deberán indicar en forma precisa los productos a ser entregados así como las condiciones de calidad y oportunidad para su aceptación. En todos los procesos de adquisición de obras, bienes y servicios no relacionados a consultoría se deberá favorecer a las empresas proponentes con el establecimiento de condiciones competitivas. Los recursos del financiamiento del Banco sólo podrán usarse para el pago de bienes, servicios y consultorías originarios de países miembros del Banco, y deberán dedicarse exclusivamente para los fines del PRVC-I. La Licitación Pública Internacional (LPI) será aplicable cuando el costo de las obras sea mayor a US$ y el costo de bienes sea mayor a US$ Las contrataciones de obras por montos menores o iguales a US$ , así como las de bienes y servicios menores o iguales a US$ se realizarán por la modalidad de comparación de precios, adecuándola en el Sistema CompraRed/SIGAF de la siguiente manera: a) Contrataciones Directas con elaboración de Orden de Compra, para aquellas contrataciones de bienes y servicios hasta un límite de cincuenta mil dólares (US$50.000). 71

72 b) Licitaciones Abreviadas con elaboración de contrato, para aquellas contrataciones de bienes y servicios de entre cincuenta mil dólares (US$50.000) y doscientos cincuenta mil dólares (US$ ) c) Licitaciones Abreviadas con elaboración de contrato, según los documentos de licitación del BID para obras menores, para aquellas contrataciones de obras, hasta un límite de tres millones de dólares (US$ ). d) Licitaciones Públicas Internacionales con elaboración de contrato según los documentos de licitación del BID, para aquellas contrataciones de obras superiores a tres millones de dólares (US$ ) o de servicios superiores a US$ El Organismo Ejecutor, a través de la DOP, se compromete a llevar a cabo la adquisición de las obras y bienes de conformidad con los planos generales, las especificaciones técnicas, sociales y ambientales, los presupuestos y los demás documentos requeridos para la adquisición o la construcción y en su caso, las bases específicas y demás documentos necesarios para el llamado de precalificación o de una licitación; y en el caso de obras, donde se necesite adquirir inmuebles para su ejecución debe contar antes de la iniciación de las obras, la posesión legal, las servidumbres u otros derechos necesarios para iniciar las obras. Para la adquisición de obras la UEC observará el compendio de requisitos establecidos en la Sección 4 del MANOP del PRVC-I, así como el Instructivo Metodológico del Anexo III y los Apéndices respectivos incorporados en el presente Manual Selección y contratación de servicios de consultoría De acuerdo con lo previsto en las políticas del Banco (GN ) y con lo establecido en el Contrato de Préstamo y el Plan de Adquisiciones, la selección de los consultores estará basada en la calidad, costo, y la lista corta de consultores cuyo monto estimado sea menor al equivalente de doscientos mil dólares (US$ ) por contrato podrá estar conformada en su totalidad por consultores nacionales. También podrán utilizarse los siguientes mecanismos para la contratación de consultores que el Banco acuerde, según reúnan los requisitos establecidos en las Políticas de Consultores: (i) Selección Basada en la Calidad, (ii) Selección Basada en un Presupuesto Fijo, (iii) Selección Basada en el Menor Costo, (iv) Selección Basada en las Calificaciones, (v) Selección Directa, y (vi) Consultores individuales. Se requerirá publicidad internacional en el United Nations Development Business para la selección y contratación de firmas consultoras cuyo monto estimado sea igual o mayor a US$

73 Los consultores individuales serán responsables de dar cumplimiento a las obligaciones emanadas de la legislación vigente en materia tributaria o de colegiación profesional en los casos que aplique. Antes de que pueda efectuarse cualquier selección y contratación de consultores, el Prestatario, por intermedio del Organismo Ejecutor, deberá presentar a la revisión y aprobación del Banco un plan de selección y contratación de consultores que deberá incluir el costo estimado de cada contrato, la agrupación de los contratos y los criterios de selección y los procedimientos aplicables, de conformidad con lo dispuesto en las Políticas de Consultores. Este plan deberá ser actualizado cada doce (12) meses durante la ejecución del PRVC-I, y cada versión actualizada será sometida a la revisión y aprobación del Banco. La selección y contratación de consultores se llevará a cabo de conformidad con el plan de selección y contratación aprobado por el Banco y sus actualizaciones correspondientes. 8.4 Participación de los Gobiernos Locales seleccionados en los procesos de adquisición Conforme se establece en el Contrato de Préstamo, los Gobiernos Locales que demuestren suficiente capacidad de gestión (contar con: UTGVM, Unidades de Gestión Ambiental y Social (UGAS) y una estructura administrativa-financiera, debidamente constituidas y en funcionamiento, entre otras) podrán ser los responsables de promover y conducir los procesos de adquisiciones como organismos sub-ejecutores. En conjunto con la Dirección Financiera, Proveeduría Institucional y la Dirección Jurídica del MOPT, la UEC someterá a consideración del BID y del Ministerio de Hacienda, los criterios de selección de los Gobiernos Locales capaces de asumir la responsabilidad de promover y conducir los procesos de adquisiciones, como organismos sub-ejecutores Sistemas de seguimiento y control interno La UEC, con el apoyo de los sistemas de control interno del MOPT, ejecutará los sistemas de seguimiento y de control interno de los procesos de adquisiciones y contrataciones a través de los cuales se realizará el monitoreo interno de cada uno de los procesos en forma indistinta. La UEC será la responsable final de verificar que toda solicitud de adquisición y contratación esté incluida en el PA vigente y que además cuente con el respaldo presupuestario necesario y toda la documentación exigida para realizar los pagos. La UEC será responsable de efectuar el registro de los bienes adquiridos, cuando aplique, y de custodiar dicha documentación de respaldo de las operaciones respectivas. Las comunicaciones del proceso de licitación deberán respetar los canales oficiales que definan 73

74 la UEC, la DOP y el Banco. 74

75 8.6. Supervisión del Banco La supervisión de las adquisiciones de bienes y obras y de las contrataciones de servicios de consultoría realizados con recursos del PRVC-I se llevarán a cabo de manera ex ante, hasta el momento en que el Banco autorice a un procedimiento ex post de conformidad con las políticas de adquisiciones del Banco. La supervisión del Banco se lleva a cabo para verificar el cumplimiento de los procesos y procedimientos de adquisición con lo establecido en el Contrato de Préstamo Bienes, inventario y seguros para los bienes financiados por el PRVC-I Los bienes adquiridos con recursos del PRVC-I serán incluidos por parte del Área Administrativa- Financiera, en coordinación con la Proveeduría Institucional, en un sistema de inventario por separado para los bienes adquiridos, con indicación del costo y asignación de los mismos, con cargo a los recursos del PRVC-I, los cuales serán conciliados periódicamente con los registros contables auditados, por los sistemas de control interno y las auditorías independientes contratadas en el marco del PRVC-I en acuerdo con el Banco. Los bienes deberán contar con la cobertura de seguros que protejan adecuadamente su integridad, debiendo además, en su caso, contar con planes para su adecuado mantenimiento. La UEC supervisará el cumplimiento de estas obligaciones. Estos bienes serán objeto de un acta de traspaso del BID al MOPT al finalizar el PRVC-I. 75

76 Sección 9.- MONITOREO DE RESULTADOS Y EVALUACIÓN DEL PRVC-I 9.1. Instrumentos para el monitoreo del PRVC-I El esquema para el monitoreo incluye misiones de administración del BID, informes de avance semestrales, el PAO y auditorias anuales externas Sistema de seguimiento y evaluación del Programa (SEP) Con el asesoramiento y asistencia de la Consultoría GIZ de Apoyo al PRVC-I, la UEC implementará un Sistema de Seguimiento y Evaluación del Programa con base en los indicadores, líneas de base, metas, productos y resultados finales establecidos en el Marco de Resultados actualizado. A partir de estos elementos la UEC preparará una matriz de seguimiento y evaluación participativa, analizando la información técnica, financiera, socio-ambiental, administrativa y legal del PRVC-I y realizando visitas periódicas de campo para el seguimiento de la ejecución de los proyectos financiados por el mismo. También recopilará información de la inspección y fiscalización de los proyectos financiados. Con base en los mismos, preparará informes gerenciales periódicos que serán analizados por la UEC y la DOP, los que en su caso adoptarán las medidas de ajuste necesarias para alcanzar las metas establecidas. Los informes periódicos del SEP aportarán además información sobre: a) El plan de realización del programa, entendido este como el calendario o cronograma de trabajo del PRVC-I, en virtud de que este cronograma se sustenta en los planes individuales de trabajo de cada proyecto. b) Cuadro de origen y aplicación de fondos en el que consten el calendario de inversiones detallado de acuerdo con las categorías de inversión indicadas en el contrato de préstamo, así como el señalamiento de los aportes anuales necesarios de las distintas fuentes de fondos, el cual se reflejará en el cronograma de trabajo. c) De igual forma informará sobre los objetivos y metas previstos en el PAO y en el Plan Nacional de Desarrollo, a raíz de que el PRVC-I se constituye en un programa estratégico de gobierno una vez incorporados los fondos del Préstamo en el Presupuesto Nacional. 76

77 El SEP considerará también una estructura de seguimiento y evaluación del PRVC-I a nivel de cada Gobierno Local y a nivel central, con la participación de los grupos de interés de las obras a ejecutar, que defina cada Gobierno Local. La UEC será responsable de completar y enviar copia de los formularios de seguimiento previstos en el numeral 3.6 (i) del MANOP del PRVC-I a otras dependencias del Gobierno a las que por normativa se les debe rendir cuentas para fines de monitoreo y seguimiento en lo que se refiere al PRVC-I, con copia a la Dirección de Planificación Sectorial del MOPT 9.3. Reuniones de seguimiento y administración El SEP también constituirá un apoyo para las reuniones anuales (dos al menos) para el seguimiento y administración del PRVC-I, en las cuales participarán el Banco y la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Hacienda y la Comisión Evaluadora del PRVC-I, que se realizarán durante cada año calendario durante la ejecución del PRVC-I con el objeto de revisar el avance en la implementación del plan de realización del PRVC-I y del PAO, y de mantener un adecuado monitoreo técnico, ambiental, financiero y operativo del PRVC-I. Estas reuniones de seguimiento y administración tendrán por finalidad revisar, entre otros, los siguientes aspectos: (i) la ejecución de las obras; (ii) el desempeño de la UEC, la División de Obras Públicas (DOP), la Dirección de Gestión Municipal (DGM), y el progreso del desarrollo de capacidades locales y otras acciones institucionales; (iii) la idoneidad de los procedimientos utilizados; (iv) la justificación de la inversión realizada, propuestas institucionales a ser ejecutadas y plan de acción; (v) la contratación de obras y participación de contratistas locales; (vi) el Anteproyecto de presupuesto para el ejercicio siguiente; (vii) el cronograma de trabajo del PRVC-I e indicadores de desempeño; y (viii) el desempeño de los Gobiernos Locales así como sus Unidades Técnicas de Gestión Vial Municipal (UTGVM). En caso que el Banco encontrara deficiencias en la ejecución del PRVC-I, el prestatario a través del MOPT deberá presentar al Banco una propuesta de medidas correctivas con su respectivo calendario de implementación. 77

78 9.4. Informes de avance La UEC presentará informes de avance del PRVC-I en forma semestral. Estos informes serán preparados con base en las metas del PAO y de acuerdo al Marco de Resultados del PRVC-I, que serán remitidos al Banco dentro de los sesenta días de finalizado el semestre correspondiente y durante la vigencia del contrato de préstamo. Los informes de avance se realizarán en el formato que se acuerde con el Banco, y deberán contener información referente a los indicadores de resultado e indicadores intermedios incluidos en el marco de resultados del PRVC-I. Estos informes deberán contener, entre otros aspectos, los siguientes: (i) Una descripción de las actividades realizadas; (ii) Los cronogramas actualizados de trabajo, incluyendo el cuadro de origen y aplicación de fondos; (iii) El grado de cumplimiento de los indicadores de ejecución acordados; (iv) Un programa de actividades para el semestre entrante; (v) Un resumen del estado de ejecución financiera del PRVC-I y el flujo de recursos previsto para el próximo semestre; (vi) Una sección identificando posibles desarrollos o eventos que pudieran poner en riesgo la ejecución del PRVC-I a futuro (con base en los principales riesgos identificados); (vii) Una sección sobre la gestión socio ambiental del PRVC-I; (viii) Una sección sobre los Gobiernos Locales incorporados al PRVC-I y el avance logrado en cada uno de ellos, y (ix) En su caso el informe correspondiente al cierre anual, el Plan Anual Operativo (PAO) incluyendo el Plan de Adquisiciones actualizado. En forma anual, estos informes de avance contendrán además información sobre la cobertura de la población beneficiada y los niveles de avance, de acuerdo a las metas propuestas en el PRVC-I. Asimismo, la UEC preparará el Plan Operativo Institucional así como el PND con la frecuencia que la Dirección de Planificación Sectorial del MOPT lo solicite. Los mismos se remitirán a la Comisión Permanente Especial para el Control del Ingreso y del Gasto Público de la Asamblea Legislativa, a la Contraloría General de la República, Ministerio de Hacienda, despachos de Ministro y Viceministro de Infraestructura del MOPT y al Jefe de Equipo de proyecto del Banco dentro de los 30 días siguientes a la presentación de dicho informe a la Dirección de Planificación Sectorial del MOPT. Estos instrumentos se 78

79 preparan de acuerdo con los formatos diseñados y aprobados por cada uno de los entes Supervisión del PRVC-I Misiones de Administración del BID: El BID llevará a cabo misiones anuales de administración para la evaluación de las actividades del PRVC-I, con base en las auditorías y en los informes de Evaluación y Seguimiento entre otros. Durante estas revisiones la UEC proporcionará toda la información y datos requeridos disponibles sobre la ejecución del PRVC-I. Reuniones Anuales de Seguimiento: La UEC se reunirá con el BID a más tardar el 30 de abril de cada año de ejecución, con el fin de analizar el avance general del PRVC-I, verificar los indicadores de resultados y lograr acuerdos para las acciones previstas en el año siguiente. En esta ocasión se evaluará el cumplimiento del respectivo PAO, los objetivos, así como los indicadores de resultados y las medidas de contingencia para corregir atrasos y otras dificultades enfrentadas durante la ejecución del PRVC-I. La primera reunión anual se llevará a cabo con ocasión de la presentación del PAO correspondiente al primer año de ejecución del PRVC-I. Inspecciones: El BID podrá establecer los procedimientos de inspección que juzgue necesarios para asegurar el desarrollo satisfactorio del PRVC-I, para lo cual la UEC debe proporcionar el equipo y los materiales necesarios y poner a disposición los registros y documentos que el BID estime pertinentes Evaluación del PRVC-I El SEP facilitará información para los diferentes niveles de evaluación que determinarán oportunamente la toma de medidas correctivas o decisiones, según corresponda. Se aplicarán las siguientes evaluaciones: (i) Periódicas: sobre la base de los informes del Sistema SEP y la información recopilada de los sistemas financiero-contables y de avance físico de los proyectos que remitan los gerentes de obras de los proyectos y la información propia, se prepararán informes gerenciales para la toma de decisiones. (ii) De medio término: cuando el cincuenta por ciento (50%) de los recursos del Financiamiento BID haya sido comprometido, en la que se dará especial atención a la revisión 79

80 de los indicadores de impacto acordados entre el Prestatario y el BID y se proporcionarán recomendaciones para la continuidad de actividades del PRVC-I. (iii) Final: cuando el noventa por ciento (90%) de los recursos del Financiamiento haya sido comprometido, en la cual se revisarán los indicadores de resultados y metas acordadas con el Banco. 80

81 ANEXOS DEL MANOP DEL PRVC-I 81

82 ANEXO I DISEÑOS GRÁFICOS DE LAS OPERACIONES DEL PRVC-I 82

83 83

84 84

85 85