Manuel Rápido del Programa GECO

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1 Manuel Rápido del Programa GECO 1.1. Definir año contable Al iniciar el programa por primera vez aparece la ventana Seleccionar curso de trabajo con un año predeterminado por defecto. Selecciona aceptar para acceder a la zona de trabajo 1.2. Zona de trabajo En este apartado analizaremos la barra de iconos que aparece en la zona de trabajo. Los iconos son accesos directos a algunas de las opciones que se encuentran dentro de los diferentes menús de la aplicación. Barra de Windows: indica en qué programa nos encontramos y nos permite minimizar y cerrar. Barra de menús: al desplegarlos aparecen todas las opciones de la aplicación, que estudiaremos en los diferentes temas. Barra de iconos: acceso directo a algunas de las opciones de la aplicación. Proyecto de Ingresos Proyecto de gastos Apuntes contables Calculadora Actualizar partidas (Calcula ingresos, gastos y concilia las cuentas) Salir 1

2 1.3. Calculadora Es similar a la de Windows, con el fin de poder realizar cualquier operación dentro del programa. Se activa desde el icono o desde el menú Archivo Salir del programa Hay varias formas de salir de la aplicación: Opción 2 clic en Opción 1 menú archivo-salir Opción 3 clic en X 2

3 Al activar cualquiera de las opciones, la aplicación solicita la confirmación con esta ventana. Selecciona SI IMPORTANTE Fíjate bien al hacer la copia de seguridad que seleccionas el año en el que estás trabajando Hacer copia de Seguridad Aunque el menú Herramientas lo veremos en su momento, nos parece importante estudiar ahora el hacer copia de seguridad y el recuperar datos. Es conveniente realizar la copia de seguridad cada vez que trabajemos con la aplicación. Esta opción se encuentra dentro del menú herramientas. 1 seleccionar Hacer copia de seguridad 2 En esta ventana seleccionamos el fichero y la ubicación de la copia. El fichero lo seleccionamos al desplegar aquí las siguientes opciones: de toda la base de datos. la base de datos inicial sin datos (con el ficticio CEIP San Borondón) del año contable en el que estamos. IMPORTANTE Fíjate bien al hacer la copia de seguridad que seleccionas el año en el que estás trabajando. 3

4 3 seleccionar el destino (ubicación) de la copia de seguridad. Al hacer clic aquí aparece una lista de opciones donde guardar la copia de seguridad. Esta es la ventana que aparece al activar el botón de destino. 4 En este caso seleccionamos Mis Documentos 5 Aceptar Ya hemos elegido el fichero y el destino. 6 Para realizar la copia sólo hay que hacer clic en aceptar. Esta ventana nos indica que el proceso se ha realizado correctamente. 7 Clic en aceptar. El fichero aparece como carpeta comprimida. TEN EN CUENTA que el nombre del fichero comprimido es el mismo para todos los centros. Así que cuidado ya que pueden sobrescribirse los datos de un centro a otro. 4

5 1.6. Recuperar Datos Esta opción también se encuentra dentro del menú herramientas. 1 seleccionar recuperar datos 2 En esta ventana seleccionamos el origen y el programa localiza el fichero automáticamente. Al hacer clic en origen aparece el Explorador de Windows, donde localizar la copia de seguridad. El programa ha puesto el nombre del fichero. ASEGÚRATE que el fichero tiene el nombre del año/ejercicio en el que trabajamos. 3 Seleccionamos la carpeta y 4 seleccionar Aceptar IMPORTANTE Hay que tener mucho cuidado al recuperar las copias de seguridad de GECO, ya que al recuperar datos SOBREESCRIBE encima de lo que está hecho; es decir, borra lo que tienes, añade los datos de la copia recuperada y puedes perder datos. 5

6 5 Selecciona Si. Esta ventana nos indica que el proceso se ha realizado correctamente. 6 Clic en aceptar. Tema 2.- La gestión (menú archivo) 2.1. Seleccionar Año / Ejercicio 1 Seleccionar la opción 2 Seleccionar el curso de trabajo 3 Aceptar AÑO CONTABLE O EJERCICIO: AÑO CONTABLE O EJERCICIO: es el año natural de enero a diciembre. GECO trabaja por año natural; por eso cerramos el año en diciembre aunque presentamos dos cierres de semestres a la Consejería uno en junio y otro en diciembre. 6

7 2.2. Mantenimiento de datos del centro Nos permite añadir o modificar los datos: código del centro, denominación, localidad, municipio, provincia, nº de teléfono y nº de fax. 1 Seleccionar la opción 2 Añadir o modificar los datos 3 Aceptar 2.3. Mantenimiento de cuentas Podemos añadir o modificar las cuentas del centro. NO pueden estar los gastos del comedor y los gastos de funcionamiento en la misma cuenta. Deben estar en cuentas diferentes y creadas en la Caja de Ahorros de Canarias. 1 Seleccionar la opción 2 Esta es la ventana que aparece Nueva cuenta 1 seleccionar Nuevo 7

8 2 Aparece activada la sección de la ventana de comedor. 3 Añadir los datos de la cuenta. 4 seleccionar Aceptar Borrar cuenta 1 Seleccionar la cuenta 2 Clic en borrar 8

9 2.4. Mantenimientos de cargos Esta opción permite dar de alta, manualmente, a los cargos de director y secretario. Otra opción es la de pasar los datos desde PINCEL y comprobar si son correctos posteriormente. (siempre que no esté el la red Medusa, ya que los datos de Pincel están en P: y GECO no puede rescatar los datos). 1 Seleccionar la opción. Aparece esta ventana. Borrar cargo Volvemos a insistir en lo comentado en el apartado anterior. Lo recomendable es no borrar el cargo, sino darle de baja y dar de alta al nuevo, con un día de diferencia entre el cese y el alta, ya que GECO trabaja con tablas y el suprimirlo puede causar problemas en la aplicación Aunque aquí explicaremos también cómo suprimir un cargo, 1 Seleccionar cargo 2 Clic en la tecla supr. del teclado. 3 Aparece esta ventana, seleccionar SI 9

10 Modificar cargo Lo recomendable es no borrar el cargo, sino darle de baja y dar de alta al nuevo, con un día de diferencia entre el cese y el alta, ya que GECO trabaja con tablas y el suprimirlo puede causar problemas en la aplicación. 1 Seleccionar cargo. 2 Aquí poner la fecha de cese 3 Añadir el nombre y seleccionar cargo 4 Poner la fecha de inicio Sustituir un cargo Cuando hay que sustituir a un docente que detenta un cargo, los pasos son similares a los de la modificación, activando también la casilla Sustituir. Los apartados del 1 al 4 igual que en modificar cargo. 5 Activar Sustituir 6 Añadir la fecha de inicio 7 Aceptar y fin de la sustitución en del cargo 10

11 2.5. Mantenimiento de proveedores Los proveedores son las empresas que suministran de manera continuada material al centro. Esta opción permite tener un listado con los datos necesarios de cada uno de ellos. 1 Seleccionar la opción 2 Esta es la ventana de trabajo. Las barras de menús y de iconos son las comunes a la aplicación. Los botones de esta ventana Nuevo: añades un nuevo proveedor Editar: permite consultar o modificar los datos de un proveedor dado ya de alta. Borrar: eliminas un proveedor con el que ya no se trabaja. Salir: cierra esta ventana y vuelves a la zona de trabajo principal de la aplicación. Estos botones permiten ordenar la lista. 11

12 Ordenar el listado Para localizar con más facilidad a los proveedores, esta opción permite ordenarlos alfabéticamente con solo un clic en uno de estos dos botones. Buscar proveedor Para localizar a los proveedores listados, tenemos dos opciones: búsqueda por claves o búsqueda por columnas, poniendo las primeras letras del nombre, la aplicación desplaza la flecha que indica la posición hasta el primero con esa inicial. 12

13 Nuevo proveedor Si vamos añadir un nuevo proveedor, los pasos son los siguientes: 1 Clic en nuevo 2 en esta ventana añadir los datos del nuevo proveedor 3 Aceptar NOTA La Consejería estipula el límite de los gastos por empresa. 13

14 2.6. Gestión de control interno Esta opción se utiliza para controlar los presupuestos asignados a los departamentos, ciclos, aulas, biblioteca, etc. Por ejemplo, hemos asignado un presupuesto de 1000 a la biblioteca y realizamos un gasto de 100. Pasos para controlar el presupuesto de la biblioteca y ese gasto 1 Seleccionar esta opción 2 Se abre esta venta. Añadimos las observaciones, TEN EN CUENTA que la columna Gastos permanecerá a 0, hasta que realicemos el apunte contable de un gasto. 3 Aceptar 4 Anotamos el apunte contable de un gasto de 100 y, en la ventana de Mantenimiento de Gastos, en la lengüeta de Control Interno, adjudicamos los 100 a la partida creada. 5 Aceptar 14

15 6 Ahora en el menú Archivo, en gestión de control interno, en la columna de gastos aparece descontado el apunte contable que anotamos anteriormente. Los gastos que vaya realizando el departamento, biblioteca, en el control interno observamos lo que se va gastando. Cuando se ha gastado el presupuesto asignado, el programa no nos permitirá realizar el asiento contable, lo rechazará. 7 Aceptar 15

16 2.7. Apuntes contables Es en este apartado en el que se introducen los ingresos y gastos. Se recomienda añadir los registros siguiendo el orden en el que se realizan los ingresos y gastos y revisar con el extracto bancario. 1 Seleccionar la opción 2 Esta es la zona de trabajo. Nº: indica el orden en el que se anota el apunte contable. Tipo: indica la clase de apunte (gasto o ingreso). Fecha: en la que se realiza el ingreso o el pago. Concepto: la explicación del apunte. Banco/caja: indica en que cuenta está asignado el apunte. Importe: cantidad del ingreso o gasto Saldo: el remanente que queda en la cuenta 16

17 Selección de registros * Seleccionar la cuenta (funcionamiento o comedor) en la que vamos a trabajar *Seleccionar los registros que deseamos ver. Podemos seleccionar el tipo de registros que deseamos ver en la zona de trabajo; al seleccionar aquí, se despliega un listado de las opciones de los registros. *Todos los registros: observamos todos los apuntes contables de banco y caja. *Solo registro auxiliar de ingresos y gastos: aparecen sólo los apuntes de ingresos y gastos. *Solo registro auxiliar de cuenta bancaria: solo los cargos realizados a la cuenta bancaria. *Solo registro auxiliar de caja, aparecen los cargos hechos a la caja. *Solo talones sin fecha de realización, indica los talones a los que no se les ha puesto fecha de cobro. *Solo registro auxiliar de comedor, aparecen todos los apuntes de la cuenta de comedor. La vista de la zona de trabajo varía según la cuenta y el tipo de registros seleccionados. 17

18 Subir o bajar apunte Como comentamos al principio de este apartado, es recomendable tener los apuntes en el orden en el que aparecen en el extracto del banco. Esta opción permite reordenar los apuntes. 1 Seleccionar el apunte que vamos a mover (en este caso subir) 2 hacer clic en el botón subir apunte, hasta que coloquemos en la nueva posición el apunte. Estos botones: añadir ingreso, añadir gasto, añadir transferencia, añadir compra, facilitan el añadir los apuntes contables. Los estudiaremos a continuación. TENER EN CUENTA Añadir compra sólo se activa si se ha seleccionado la cuenta de comedor. 18

19 A.- Registros en la cuenta de funcionamiento Seleccionamos la cuenta de funcionamiento y todos los registros. Añadir ingreso 1 Clic en añadir ingreso 2 En esta ventana introducir los datos Nº de orden: lo añade el programa Fecha: la fecha del ingreso Destino: puede ser banco o caja Explicación: título al ingreso Clasificación del ingreso: seleccionar de dónde viene el ingreso. Al activar la flecha, se despliega una lista con las opciones de ingreso que están configuradas en el presupuesto. Importe: añadir la cantidad 3 una vez añadidos los datos, seleccionar aceptar. A TENER EN CUENTA Si el ingreso es de un organismo o dirección general que no se haya definido en el presupuesto, tendremos que realizar una modificación al presupuesto. 19

20 Añadir gasto 1 Clic en añadir gasto 2 En esta ventana introducir los datos Nº de orden lo pone el programa Fecha: en la que expedimos el talón. Destino: elegir entre banco o caja Explicación: comentario sobre el gasto (nombre de la empresa, nº de factura, ) Añadir el nº del talón (o escribir transferencia/ domiciliado, si el cargo es de un recibo a la cuenta). La fecha (cuando se expide el talón) La fecha de realización (se deja en blanco hasta que, con el extracto del banco, comprobemos cuándo lo han cobrado) hay que escribirla o la aplicación, al cierre del año contable nos dará problemas y no nos dejará imprimir los libros contables ni cerrar las cuentas. TENER EN CUENTA Los talones NUNCA deben expedirse al portador. Siempre nominales. La cuenta del centro es mancomunada, por lo que los talones SIEMPRE deben llevar dos firmas y el sello del centro. 20

21 3 Seleccionamos la naturaleza, la finalidad y el proveedor. Naturaleza: aquí seleccionamos el tipo de gasto. Haciendo clic dentro de la celda de naturaleza, se despliega un listado. % ejecutado Indica el porcentaje gastado del presupuesto de cada partida. A TENER EN CUENTA No podemos sobrepasar el 100% del presupuesto por partida; ya que el programa dará problemas. Finalidad: aquí seleccionamos la partida a la que añadiremos el gasto. 21

22 *Proveedores: Recordemos que los proveedores son las empresas que suministran de manera continuada material al centro. Como la Consejería tiene establecido un tope de gastos por proveedor, es necesario realizar el control de lo que gastamos con cada uno de ellos. Para realizar el control de proveedores, seleccionamos el proveedor al que realizamos la compra. Haciendo clic dentro de la celda proveedores, se despliega un listado. Seleccionamos y añadimos el importe. NOTA La Consejería estipula el límite de los gastos por empresa. Normalmente los pagos del centro se realizan con un talón, transferencia o domiciliación además recomiendan no tener dinero en efectivo (de caja); pero hay veces que se realizan pequeños gastos (sellos, gastos de correo, ) o compras en establecimientos, en los que no admiten talones o lo quieren conformado (lo que supone gastos para el centro). Para estos casos Y RESOLVER EL PROBLEMA, se crea el concepto de CAJA. Podemos hacer talones a nombre del centro y que necesitan, para una correcta gestión económica, que sigamos correctamente unos pasos cuando añadamos el gasto. Añadir transferencia *Esta opción nos permite transferir dinero de caja a banco o viceversa. *Pasos para añadir el gasto realizado con un talón a nombre del centro (transferencia de banco a caja). 1 Seleccionar la opción 22

23 2 En esta ventana, al igual que al añadir Ingreso o añadir gasto, hay que añadir datos Nº de orden: lo pone el programa Fecha: la misma que en la realización del gasto Tipo: seleccionar de banco a caja Explicación: comentario del gasto Nº de talón: añadir el número ES MUY IMPORTANTE añadir la Fecha de realización: puede ser la misma del gasto. Importe: la cantidad que se desea transferir 3 Aceptar 4 Añadir gasto con el importe de la transferencia. En el apartado destino, seleccionar caja. Al seleccionar caja, los apartados nº de talón y fecha de realización están desactivadas, por lo que recomendamos añadir el nº del talón en explicación. Mientras añades ingresos y gastos, la columna de saldo está a 0. Cuando termines de añadir los apuntes, selecciona actualizar partidas y el programa actualiza el saldo, o cuando se cierra o abre la aplicación, ésta lo hará automáticamente. 23

24 IMPORTANTE Para cerrar las cuentas no puede haber dinero en Caja. Se ingresa el remanente de caja, se cierran las cuentas y, en enero volvemos a recuperar en el dinero de caja. B.-Registros en la cuenta de comedor Seleccionamos la cuenta de comedor y sólo registro auxiliar de comedor. FÍJATE ahora está activado el botón añadir compra Añadir compra TENER EN CUENTA Antes de realizar el gasto en la cuenta de comedor, hay que realizar la compra. 1 seleccionar añadir compra 2 en esta ventana, añadir los datos. El nº de orden lo pone el programa., la fecha de la compra y el nombre del proveedor 24

25 3 Seleccionamos la naturaleza, la finalidad y el proveedor. *Naturaleza: aquí seleccionamos el tipo de gasto. Haciendo clic dentro de la celda de naturaleza, se despliega un listado. Seleccionamos y añadimos el importe. *Finalidad: aquí seleccionamos la partida a la que añadiremos el gasto. Haciendo clic dentro de la celda de finalidad, se despliega un listado. Seleccionamos y añadimos el importe. *Proveedores: para realizar el control de proveedores, seleccionamos el proveedor al que realizamos la compra. Haciendo clic dentro de la celda proveedores, se despliega un listado. Seleccionamos y añadimos el importe. 25

26 4 En la pantalla de apuntes contables, la compra ya está anotada. 5 El siguiente paso es añadir el gasto, siguiendo los mismos pasos explicados en añadir gasto en la cuenta de funcionamiento. En esta ventana se añaden los datos solicitados y Aceptar. 6 El gasto ya está anotado en la pantalla de apuntes contables. 26

27 2.8. El presupuesto Todo organismo público, necesita tener un presupuesto de ingresos y gastos equilibrado. Para trabajar debemos tener un presupuesto de ingresos y gastos. A TENER EN CUENTA El menú archivo de la aplicación es diferente si el presupuesto está pendiente de aprobación o aprobado. Esta es la visión del menú con las dos opciones: Pendiente Aprobado Para saber si está o no aprobado, observamos la parte inferior derecha de la zona de trabajo del programa. Pendiente Aprobado 27

28 Hacer Presupuesto Podemos encontrarnos con dos opciones: -Crear el presupuesto por primera vez, partiendo de cero, por lo que todos los remanentes que tengamos que anotar deberemos hacerlo a mano. -Crear el presupuesto con remanentes de cursos anteriores, al crear una contabilidad nueva, el programa traslada, automáticamente, los remanentes de las distintas partidas. Con esta opción realizamos el proyecto de ingresos y gastos; es decir el presupuesto para el año contable. Los pasos son: 1.-Crear el proyecto de Ingresos, 2.-Crear el proyecto de gastos 3.-Aprobar el presupuesto. En el presupuesto de ingresos y gastos estimamos el dinero que llegará al centro y el que se gastará durante el año contable. 1.-Crear el Proyecto de Ingresos (proyecto de capítulos y partidas de ingresos) 1 Seleccionamos esta opción, aparece esta ventana 2. Analizaremos los diferentes apartados. *Descripción de capítulos, hay cuatro: -Remanentes. Asignaciones Consejería de Educación. -Aportaciones de otros medios. -Comedor escolar. * En el desglose de partidas, aparecen las partidas configuradas para cada capítulo. Cada capítulo tiene asignadas partidas diferentes además aparecen o no las columnas de presupuesto y/o remanentes. 28

29 Analizaremos las ventanas de los distintos capítulos. *Descripción de capítulos: remanentes Las partidas son: -Consejería de Educación. -Aportaciones otros medios. -Comedor escolar. A TENER EN CUENTA *Si utilizas el programa por primera vez, los remanentes de Aportaciones de otros medios se añaden manualmente en esta ventana. *Si ya la aplicación tiene datos de más de un año contable, los remanentes de todas las partidas los añade el programa automáticamente. 29

30 **Descripción de capítulos: Asignaciones de la Consejería de Educación. Aquí aparecen las columnas de remanente y presupuesto. Estas son algunas de las partidas de ingresos de asignaciones de La Consejería de Educación. -Partida finalista es aquella que la Consejería, al hacernos el ingreso, nos indica que hay que gastarla en determinados conceptos y antes de una fecha determinada (como en algunos de los Proyectos de Mejora). -Partida no finalista es aquella que la Consejería ingresa pero no indica, sobre todo, la fecha en la que debemos gastarla. (por ejemplo el ingreso para funcionamiento del centro). MUCHO CUIDADO con activar la casilla finalista, en partidas que no lo sean.; ya que, en el caso de seleccionarla y no agotar el presupuesto en el tiempo estipulado, el programa no nos permitirá cerrar el CJ en diciembre y nos obligará a devolver el dinero NO gastado. 30

31 **Descripción de capítulos: comedor escolar Para evitar problemas no debemos tener remanentes en la partida Ayudas de este capítulo. Estas son otras las partidas de ingresos del capítulo: comedor escolar. **Descripción de capítulos: aportaciones de otros medios En este capítulo se añade el presupuesto de los posibles ingresos atípicos del centro (venta de fotocopias, aportaciones del APA, Estas son otras las partidas de ingresos de aportaciones de otros medios. 31

32 2.-Crear el Proyecto de gastos (proyecto de capítulos y partidas de gastos) Con esta opción añadimos el presupuesto de los gastos estimados durante un año contable. 1 Seleccionar esta opción 2 Aparece esta ventana. Analizaremos los diferentes apartados. Analizaremos las ventanas de los distintos capítulos. *Descripción de capítulos, hay dos: -Funcionamiento -Comedor *Capítulo de comedor Estas son otras de las partidas de gastos de Comedor escolar. FÍJATE Cuando no se gasta y/o está mal justificada la subvención de un organismo oficial y hay que devolver dicha subvención, se añade aquí, en Reintegro al Tesoro. El proceso de reintegro tendrás que consultarlo al habilitado de la Dirección Territorial. 32

33 *Capítulo de funcionamiento Estas son las partidas de gastos de funcionamiento. 3.- Aprobar el presupuesto Una vez realizado el proyecto de ingresos y gastos hay que aprobarlo, en sesión de Consejo escolar. En el menú Procesos, en el que aparece la única opción: aprobar el presupuesto Al activar esta opción, aparece esta ventana, DISTRIBUCIÓN DE REMANENTES, en la que se añade la fecha de la sesión del Consejo Escolar en la que se aprueba el presupuesto y los remanentes en Banco y Caja, si los hubiera. Seleccionar Aceptar. IMPORTANTE Si hay remanente de caja, se añade, MANUALMENTE aquí; por eso la casilla está activada y nos permite introducir datos. A TENER EN CUENTA *Una vez aprobado el presupuesto: -Las distintas opciones dentro de los menús son diferentes. -No se puede hacer un presupuesto nuevo, se modifica. 33

34 Modificaciones al presupuesto Con esta opción podemos realizar modificaciones a las partidas de ingreso y a las de gastos, presupuestadas a principio de año. Cuándo hacer una modificación? 1.- Cuando las aportaciones de ingresos previstas son mayores o menores a las presupuestadas en el proyecto de ingresos. 2.-Llega un ingreso imprevisto, no presupuestado. 1 Seleccionar la opción. 2 En esta ventana seleccionamos la partida (de ingresos o gastos) a la que realizar la modificación. 1.-Partida de ingresos Las partidas son ingresos independientes que no se suman, vienen con distinta finalidad. 1. Seleccionar partida de ingresos. 34

35 2. Aparece esta ventana, en la que podemos mayorar partida, minorar partida o crear nueva partida. 3 Podemos crear una nueva o modificar una ya creada. Mayorar partida Permite modificar, aumentando el presupuesto de la partida ya creada, cuando ingresan más dinero del presupuestado. Todas las opciones tienen los mismos apartados: -Partida a donde seleccionar la partida donde realizaremos la modificación. -Concepto: la justificación, el porqué del cambio. -Importe: es imprescindible añadirlo -Fecha: en la que se realiza la modificación. -Memoria: en el procesador de textos se crea un informe de la modificación, se imprime y se añade a los libros de cuentas. Minorar partida Permite modificar, disminuyendo el presupuesto de la partida ya creada, cuando nos ingresan menos dinero del previsto. 35

36 Crear nueva partida Permite crear una partida si viene una dotación imprevista. Cada vez que realizamos una modificación al presupuesto debemos redactar la memoria. Este botón abre un documento de Word. Aquí escribiremos el nombre de la partida a modificar y las razones del cambio. Habrá que imprimir y guardarla con la justificación económica. Una vez completados los datos del cambio y redactada la memoria, clic en Aceptar. 36

37 2.-Partida de gastos 1 Seleccionar capítulo 2 Seleccionar Nuevo 3 Aparece esta ventana, donde podemos elegir el tipo de modificación: mayorar por ingreso imprevisto, transferencia entre conceptos o minorar partida. La ventana es similar a la de partida de ingresos. -Partida a donde seleccionar la partida donde realizaremos la modificación. -Concepto: la justificación, el porqué del cambio. -Importe: es imprescindible añadirlo -Fecha: en la que se realiza la modificación. -Memoria: en el procesador de textos se crea un informe de la modificación. Siempre que se realiza una modificación hay que ajustarla en ingresos y gastos, para igualar el presupuesto. Mayorar por ingreso imprevisto Si al modificar el presupuesto aumentamos (mayorar) la partida de ingresos, debemos mayorar también la partida de gastos. 37

38 Transferencia entre conceptos En el caso de que hayamos gastado casi todo el presupuesto de una partida y en otras no y necesitemos ampliar el presupuesto de la partida agotada, esta opción nos permite pasar dinero de una partida a otra, compensando los gastos. Minorar partida Si al modificar el presupuesto aumentamos (minorar) la partida de ingresos, debemos minorar también la partida de gastos. 38

39 2.9. Seguimiento de ingresos Con esta opción podemos realizar el seguimiento de los ingresos, por capítulos y partidas del presupuesto aprobado. 1 Seleccionar la opción 2 En esta ventana, puedes elegir el capítulo 3 también puedes elegir entre desglose de partidas y contadores Contadores Esta es la ventana que aparece al seleccionar la opción contadores La opción contadores permite, bien de un capítulo o de una partida determinada, observar el presupuesto inicial, el presupuesto final, lo que hemos gastado y el remanente o saldo que queda. 39

40 Desglose de partidas 1 Clic en el cuadrado que aparece al final de la celda del nombre de la partida. A TENER EN CUENTA Los ingresos, aunque provengan de la misma dirección general (y/o institución) se anotan como ingresos diferentes, NO se suman. Tienen finalidad distinta. 2 De cada partida podemos observar los contadores y el desglose de ingresos y gastos adjudicados a la partida. *Contadores 3 Para regresar a la ventana seguimiento de capítulos y partidas de ingresos, clic en X 40

41 *Desglose de ingresos y gastos Seguimiento de gastos 1 Seleccionar la opción 3 también puedes elegir entre desglose de partidas y contadores 2 En esta ventana, puedes elegir el capítulo (funcionamiento o comedor) 41

42 Contadores Esta es la ventana que aparece al seleccionar la opción contadores La opción contadores permite, bien de un capítulo o de una partida determinada, observar el presupuesto inicial, el presupuesto final, las modificaciones realizadas al presupuesto o que hemos gastado y el remanente o saldo que queda. Desglose de partidas 1 clic en la partida que deseamos analizar 2 clic en el cuadrado que aparece al final de la celda del nombre de la partida. 42

43 3 De cada partida podemos observar los contadores y el desglose de ingresos y gastos asignados a cada partida. 4 Para regresar a la ventana, clic en la X Especificar impresora Si el PC tiene varias impresoras configuradas o si está en red con varias impresoras vinculadas, con esta opción puede elegirse la impresora en la que deseamos imprimir. IMPORTANTE Si no hay instalada ninguna impresora en nuestro equipo, el programa no permita ver ningún informe en vista previa. 1 Seleccionar Especificar impresora 2 Seleccionar la impresora 3 Imprimir 43

44 Tema 3.- Los procesos (menú procesos) Este menú tiene sólo dos procesos: actualizar partidas y reapertura de presupuesto Actualizar Partidas Es un proceso interno que calcula ingresos, gastos y se concilian las cuentas. Aparece el siguiente mensaje Reapertura del año contable. Para que esta opción esté activada, anteriormente debe haberse cerrado (a 31 de diciembre) el Ejercicio o año contable, que deseamos volver a abrir. Si no es así, la ventana que aparece estará inactiva. Para volver a abrir un ejercicio debemos redactar una diligencia. 44

45 Tema 4.- Los informes (menú informes) Este menú tiene todas las opciones necesarias para realizar el seguimiento, visionar e imprimir los diferentes informes, listas y libros contables necesarios para la gestión económica del centro. Todos se presentan en vista preliminar, para visualizar los informes antes de imprimirlos. Antes de estudiar las diferentes opciones, analizaremos la barra que aparece en la vista previa. Zoom: nos permite ampliar o disminuir el porcentaje en el que observamos la página. Página anterior o página siguiente: permite, si el documento tiene varias páginas, movernos por las diferentes páginas. Imprimir: damos la orden de impresión. Cerrar: Salimos de la vista previa. 45

46 4.1. Listar Cuentas Presenta un listado de las cuentas definidas 1 Seleccionar la opción 2 Esta es la vista previa En esta lista aparecen los datos de las cuentas definidas por el centro y sus características: nº de cuenta, destino, saldo banco, saldo caja y observaciones Listar Control Interno y control interno desglosado Obtendrá por presentación preliminar un informe del estado actualizado de las partidas de ingresos y gastos por departamentos. 46

47 4.3. Listar Partidas Las partidas son diferentes tipos de ingresos y gastos que tiene el centro. Accedemos a la presentación preliminar de un informe del estado actualizado de las partidas de ingresos y gastos. En dicho informe aparecen las cuentas definidas, el presupuesto, el remanente, los ingresos, los gastos y el saldo. 2 Esta es la vista previa 1 Seleccionar Listar partidas 4.4. Listar Compras mensuales de comedor Permite tener un listado de las compras realizadas cada mes. 1 Seleccionar la opción 2 47

48 4.5. Listar Proveedores Este informe presenta el estado, actualizado, de las empresas proveedoras, siempre que estén dadas de alta, en mantenimiento de proveedores; con el presupuesto y los gastos realizados en cada una de ellas. 1 Seleccionar la opción Esta es la vista previa de todos los proveedores. En esta columna aparece el gasto total presupuestado para cada proveedor. 48

49 Nos ofrece la opción de seleccionar los proveedores a los que hayamos pagado más de 3005,06. Este listado puede ser enviado a la Consejería de hacienda directamente o exportar los datos a Excel y luego enviarlos por correo electrónico ( esta opción es la más utilizada) 49

50 4.6. Anexo IV NOVEDAD Esta opción permite cumplimentar e imprimir el documento justificativo que en julio hay que presentar. Esta opción obtiene datos de dos años contables (los correspondientes al curso escolar). Si no encuentra los datos correspondientes, las casillas aparecen en blanco para añadir los datos manualmente. 1 Seleccionar la opción 2 Aparece este mensaje, clic en aceptar para continuar. 3 Si no encuentra los datos correspondientes, las casillas aparecen en blanco para añadir los datos manualmente. Al terminar, clic en aceptar 4 Al aceptar, aparece la ventana de vista preliminar del documento. Si los datos son correctos, clic en Imprimir. 50

51 4.7. Seguimiento de ingresos Esta opción permite obtener el listado de los ingresos por capítulos y partidas. 1 Seleccionar la opción 2 seleccionar las partidas y el capítulo a los que realizar el seguimiento. 3 Seleccionar Imprimir 4 Esta es la vista previa 51

52 4.8. Seguimiento de gastos Con esta opción se realiza el seguimiento de los gastos; podemos seleccionar el capítulo y las partidas a las que realizar el seguimiento. 1 Seleccionar la opción 2 seleccionar el capítulo y las partidas a las que realizaremos el seguimiento 4 Esta es la vista previa 3 Seleccionar Imprimir 4.9. Proyecto de Presupuesto Esta opción nos indica si cuadra o no, el presupuesto de ingresos con el de los gastos. Al seleccionar la opción, aparece una ventana en la que elegir el motivo de la impresión: la propuesta o el proyecto de presupuesto 52

53 *La propuesta para la comisión económica nos presenta un borrador del proyecto de presupuesto, en el que aún no está cerrado el proyecto y al que podremos realizar modificaciones, en el caso de que haya errores. *Al seleccionar proyecto de presupuesto, se activa la casilla donde seleccionar la fecha en la que se presenta al Consejo Escolar y se cierra la posibilidad de realizar correcciones. En el caso de que necesitáramos subsanar un error, deberemos generar una diligencia para modificar el presupuesto. Si la aplicación encuentra algún descuadre entre ingresos y gastos, no nos permitirá la vista previa ni imprimir el proyecto de presupuesto. Para tener controladas todas las modificaciones realizadas al presupuesto, ES OBLIGATORIO imprimir el de principios de año y el presupuesto final, para que contenga todas las modificaciones realizadas. 53

54 4.10. Cuentas justificativas (CJ) Semestralmente (junio y diciembre) hay que enviar a la Dirección Territorial, justificativas). el CJ (Cuentas Con el CJ de junio se cierran las cuentas del primer semestre. Con el CJ de diciembre, cerramos el año contable. 1 Esta opción nos permite seleccionar las cuentas justificativas que deseamos imprimir. 2 Seleccionar el motivo *cierre primer semestre, CJ de junio: en diligencia se activa la casilla de la fecha de reunión. *fin del ejercicio, CJ de diciembre: en diligencia se activa la casilla de la fecha de reunión del Consejo Escolar, en la que se aprueban las cuentas. *verificar el estado de cuentas: en rango de Fechas se activan las casillas desde y hasta 3 Seleccionar Imprimir 54

55 4 Esta es la vista previa. Aparecen los ingresos, los gastos y los remanentes, desglosados por partidas. 1 2 A TENER EN CUENTA Los datos de la columna remanentes del CJ actual, tienen que ser los datos de la columna saldo del CJ siguiente. 55

56 IMPORTANTE Además de realizar el control de las cuentas, al cerrar el año contable en diciembre, debemos tener impresos (firmados, sellados y archivados en el centro) los siguientes documentos: -Los proyectos de presupuesto, el primero y el último. -Los CJ de junio y diciembre sellados y aprobados por la Consejería. -Los registros auxiliares de caja y banco, -El primer y último presupuesto. -Las memorias de las modificaciones al presupuesto realizadas durante el año. -Facturas originales y/o fotocopias compulsadas numeradas. -Extracto bancario de todo el año Registros Auxiliares Esta opción nos permite seleccionar qué registro deseamos imprimir. 1 seleccionar esta opción 2 Aparece esta ventana donde elegir qué datos deseamos imprimir. 3 Seleccionar la cuenta (funcionamiento o comedor) 4 Seleccionar el motivo (cierre del primer semestre o fin del ejercicio) 56

57 5 Seleccionar los datos Imprimir Justificación de Ingresos y Gastos Registro Auxiliar de Banco Registro Auxiliar de caja 6 En Diligencia, añadir la fecha de la reunión 7 Seleccionar Imprimir IMPORTANTE Para imprimir los registros auxiliares de caja y banco, la aplicación solicita el saldo de banco o caja. Si no se añade, aparecerá un aviso e impedirá seguir con la impresión. Si hay talones en los que no se haya puesto la fecha de realización, la aplicación DA UN DESCUADRE EN LAS CUENTAS y no dejará imprimir los libros. 8 Esta es la vista previa de la Justificación de Ingresos y gastos 57

58 Tema 5.- Menú Herramientas En este tema analizaremos las opciones del menú herramientas; recordar que ya hemos estudiado tres de ellas en el tema Verificar Ficheros Esta opción realiza una comprobación de los campos y Las estructuras de las bases de datos que componen la aplicación, a efectos de actualizar en caso necesario. Al seleccionar esta opción, aparece esta ventana mientras el programa realiza la verificación Reparar Fichero defectuoso Si, en algún momento, el programa detecta que el fichero que recuperamos o con el que trabajamos tiene fallos, la aplicación puede repararlo activando esta opción. 1Al activar la opción, aparece esta ventana donde desplegar un listado de ejercicios y seleccionar el ejercicio a reparar. 58

59 2 Clic en aceptar. 3 Aparecerá una ventana que nos indicará que el proceso ha finalizado correctamente. Seleccionar aceptar Opciones Esta opción nos muestra la ubicación de la base de datos y nos permite añadir clave de acceso a la aplicación. 59

60 Localización de bases de datos Esta opción permite conocer la ubicación de la base de datos y, si se considera oportuno, cambiar de carpeta la base de datos. Aunque es aconsejable dejar la ubicación que el programa genera por defecto. 1 Al hacer clic aquí, conocerás dónde se encuentra la base de datos. 2 o seleccionar una nueva carpeta para la base de datos. 3 En la ventana inicial, seleccionar Aceptar. 60

61 Acceso por clave Esta opción permite seleccionar los usuarios que acceden a la aplicación. 1 Activar acceso por clave 2 Escribir la clave, su verificación y aceptar La ventana inicial ha cambiado. 3 Seleccionar Aceptar La próxima vez que iniciemos el programa, aparecerá esta ventana; escribir la clave y aceptar. Entonces aparecerá la zona de trabajo de la aplicación. 61

62 5.4. Definir año contable Esta opción permite definir un nuevo ejercicio contable y establecerlo como determinado. Los datos los añade el programa. 1 Seleccionar la opción 2 Aceptar en esta ventana Opciones: -Establecer como ejercicio predeterminado (activada por defecto) -Crear una contabilidad en blanco (cuando iniciamos la aplicación por primera vez) -Importar datos generales, remanentes y presupuesto desde (se activa al comenzar un nuevo año contable-enero-y permite cargar los datos del año contable anterior, automáticamente busca el archivo del año anterior) 3 Aparece este mensaje. 62

63 TENER EN CUENTA Si PINCEL está instalado en el PC y deseas pasar los datos, sólo tienes que seleccionar SI. Eso pasará de una aplicación a otra los datos del centro y los cargos directivos Editor de Textos Es un programa similar al Worpad de Windows que nos permite escribir documentos sencillos. 63

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