PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Transcripción

1 Aprobado: 29/09/2014 Página: OBJETIVO Establecer el procedimiento adquisición Bienes y servicios que requiere la Universidad l Pacifico para el normal cumplimiento sus funciones. 2. ALCANCE Para la adquisición bienes inicia con la recepción l Plan Compras aprobado y priorizado hasta la elaboración informes seguimiento a la ejecución l plan compras. Para la contratación servicios profesionales, inicia con la requisición l servicio ante la y termina con trámite pago mediante el procedimiento sembolso. 3. DEFINICIONES Bienes: Son elementos materiales inventaríales que posee la Universidad, l cual se excluye el dinero en efectivo. Los bienes se clasifican en Bienes Consumo y Bienes Devolutivos. Requisición: Documento en el cual se scriben en talle los productos, bienes o servicios que se necesitan adquirir para el buen funcionamiento las actividas Académicas y Administrativas la Universidad l Pacifico. Servicios: Conjunto actividas que responn a las necesidas la Universidad. Servicios profesionales: Toda actividad en la cual predomina el ejercicio l intelecto y que se ejerce a través las profesiones liberales. Profesiones Liberales: Aquella actividad personal en la que impera el aporte intelectual, el conocimiento y la técnica y cuya remuneración, se hace mediante pago honorarios, teniendo en cuenta que no están subordinados. Su relación con la entidad no es un contrato laboral si no un contrato prestación servicios. : Dirección Administrativa y Financiera CDP: Certificado Disponibilidad Presupuestal APOYO LOGISTICO: La Universidad reconoce dos tipos apoyo logístico: a) El que requiere recursos financieros tales como honorarios, refrigerios, almuerzos, papelería, medios divulgación impresos o virtuales, transporte.

2 Aprobado: 29/09/2014 Página: 2 13 b) Los que no requieren recursos financieros adicionales como apoyo equipos, instalaciones físicas y personal la Universidad. 4. CONDICIONES GENERALES Realizar las compras preferiblemente en la Ciudad Buenaventura, excepto cuando los proveedores no cumplan con los estándares calidad y precio o con los requisitos para contratar con entidad pública. En caso que la mercancía se adquiera en otra ciudad el proveedor berá entregarla en las instalaciones la Universidad l Pacifico. Para la solicitud un bien o servicio, be presentarse bidamente diligenciados, los formatos certificado disponibilidad presupuestal y estudio conveniencia y oportunidad. El Estudio conveniencia y oportunidad be ser enviado por medio electrónico al Asesor Jurídico para su revisión y visado. La solicitud un bien o servicio, la solicitud la disponibilidad presupuestal y el estudio conveniencia y oportunidad visado, ben ser remitidos por el lír l eje estratégico a la Oficina compras y almacén. En el caso los ejes Desarrollo Físico y Administrativo y Financiero, el lír eje legará en el responsable cada proyecto. Los requerimientos bienes o servicios ben ser tramitados con mínimo 35 días hábiles antelación a la necesidad l bien o servicio. Esta condición pue variar, pendiendo l tiempo entrega l bien o servicio por parte l proveedor. Para efectos finir la clase proceso contractual y la necesidad participación l comité contratación en el procedimiento adquisiciones, se tendrá en cuenta el estatuto contratación vigente para la fecha la solicitud la necesidad l bien o servicio. Para la adquisición equipos tecnológicos y materiales especializados, quien lo solicite be informar todas las especificaciones y contar con el visto bueno un funcionario la Universidad conocedor l tema, el cual podrá ser invitado al comité compras y/o contratación para efectos selección. Las necesidas apoyo logístico a eventos berán solicitarse con 20 días hábiles a la realización l evento, intificando el proyecto al cual se le be cargar dicho apoyo. En el caso l apoyo logístico para proyectos investigación, el mismo be estar especificado en el

3 Aprobado: 29/09/2014 Página: 3 13 proyecto investigación y este be estar bidamente aprobado por el Comité Investigaciones. El apoyo financiero para tal fin, se suministrará mediante acto administrativo a nombre l lír l eje estratégico. Las solicitus apoyo logístico a las salidas campo, ben cumplir con las actividas planteadas en el Procedimiento para Salidas Campo o Prácticas Investigación (MI-IN- PR14) Los requerimientos insumos como papelería, implementos aseo, material didáctico para la docencia (marcadores, borradores, etc.), ben solicitarse directamente al Almacén General. La adquisición estos insumos, be ser solicitada directamente por el responsable l Almacén. Las penncias que necesiten la utilización medios divulgación impresos o virtuales (volantes, pasacalles, pendones, afiches, espacios radiales, etc.), para los diferentes eventos institucionales, ben realizar previamente la solicitud a la Oficina Comunicaciones, garantizando el cumplimiento l PROTOCOLO DE DIVULGACIÓN, la Oficina Comunicaciones. El trámite administrativo final ante la, será realizado por el Jefe Comunicaciones con cargo al proyecto a sarrollar. Una vez recibido el bien, servicio o apoyo logístico, el solicitante be reportar el respectivo recibo a satisfacción y diligenciar el formato evaluación proveedores, en los casos que fuere necesario. Toda adquisición be estar contemplada en el Plan Compras, en caso no estarlo, be analizarse la conveniencia y realizarse la modificación l plan compras y publicación l mismo. Se be informar al proveedor por medio físico y/o correo electrónico su selección. Sí se trata invitación pública, se publicará, por lo menos durante cinco (5) días hábiles, en la página web la universidad el acta selección, jando como evincia una impresión pantalla, don se intifique la fecha inicio y retiro la publicación. El responsable gestionar la publicación en la página es el encargado la Oficina Compras. El Lír estratégico y/o el funcionario solicitante son responsables l seguimiento al estado ejecución la solicitud. Para ello, be dirigirse por medio electrónico a la oficina compras y

4 Aprobado: 29/09/2014 Página: 4 13 un funcionario ésta, le informará por el mismo medio. La evaluación proveedores, se realizará para aquellos proveedores que suministren artículos directamente involucrados con la prestación los servicios misionales la Institución, como son: Equipos cómputo, equipos audiovisuales, silletería las aulas clase, equipos, materiales y reactivos laboratorio, etc. Todo bien o equipo adquirido por la Universidad, ya sea por donación, convenio etc., be ser asegurado. Los informes se presentaran semestralmente a la Dirección Administrativa y Financiera. El corte para recibo facturas será hasta el día 25 cada mes. El Comité Evaluador, en el caso la contratación servicios profesionales, estará conformado por: Lír l eje estratégico solicitante l servicio profesional, el jefe la penncia involucrada y el (la) profesional en psicología 5. CONTENIDO/DESARROLLO: 5.1 Adquisición bienes Nº Actividad Responsable Documento 1 Envía a la Oficina Compras el plan compras para la vigencia Jefe Oficina Asesora Planeación Plan Compras 2 Publica en la página Web la Universidad el Plan Compras Jefe Compras Página web

5 Aprobado: 29/09/2014 Página: 5 13 Nº Actividad Responsable Documento 3 Solicita ante la Oficina Compras materiales, suministros y equipos, especificando características l bien o servicio a adquirir, diligenciando solicitud CDP y estudio conveniencia y oportunidad visado Lír l eje estratégico. Formato Solicitud Disponibilidad Presupuestal AP- GA-FO01, estudio conveniencia y oportunidad visado 4 Registra la solicitud en el formato Seguimiento a requisiciones y envía la solicitud a la para su aprobación Jefe Compras Formato seguimiento a requisiciones AP- GA-FO43 5 Envía a la Oficina Compras, la solicitud insumos, la Disponibilidad Presupuestal y el estudio conveniencia y oportunidad aprobados con visto bueno la Formato Solicitud Disponibilidad Presupuestal AP- GA-FO01, estudio conveniencia y oportunidad aprobados 6 Verifica que los insumos solicitados estén incluidos en el Plan Compras. En el caso no estar incluido, se realiza modificación l Plan Compras y se Registra Jefe Compras Plan Compras Modificado 7 Elabora formato solicitud cotizaciones o invitación pública Jefe Compras o secretaria general y Solicitud Cotización o Invitación Pública

6 Aprobado: 29/09/2014 Página: 6 13 Nº Actividad Responsable Documento 8 Recibe, revisa y analiza cotizaciones, propuestas y documentos los posibles proveedores Jefe Compras Cotizaciones Documentación proveedores y 9 Elabora cuadro comparativo precios y condiciones comerciales Jefe Compras Formato Cuadro Comparativo AP- GA-FO02 10 Convoca a reunión Comité Compras y Contratación Oficio 11 Análisis propuestas y elaboración acta Selección compras o contrato Comité Compras Contratación y Acta Selección Compras y Contratación 12 Revisión y visado Acta selección. Secretario(a) General Acta Selección legalizada 13 Elaboración solicitud suministros direccionados con especificaciones técnicas, cantidas, condiciones la adquisición, solicitud CDP, datos l proveedor y documentación en general y se envía a la, para elaboración minuta. Jefe Compras solicitud suministros s solicitud CDP direccionado, datos l proveedor 14 Elabora minuta y/o contrato y lo envía al Asesor Jurídico o a la Secretaría General para Revisión y visado CDP direccionado, Minuta 15 Revisa minuta o contrato. Si hay alguna inconformidad la regresa a la para corrección. Si no, envía minuta o contrato visado a la Asesor Jurídico y/o Secretario(a) General Minuta o Contrato Visado

7 Aprobado: 29/09/2014 Página: 7 13 Nº Actividad Responsable Documento 16 Recibe la Orn Compra, Orn servicio y/o contrato elaborado con sus respectivas actas inicio y solicita firmas proveedor, l solicitante los insumos y l interventor si es necesario Jefe Compras Minuta o Contrato Visado y firmado por las partes 17 Envía minuta o contrato firmado a la para la firma l Rector Jefe Compras Minuta o Contrato Visado y firmado por las partes Solicita al proveedor envío insumos y factura para solicitar registro presupuestal compromiso. Si es pago contra entrega, continúa en el paso 22 Envía orn compra o contrato legalizado a la Oficina presupuesto para el Registro Presupuestal l compromiso Jefe Compras Jefe Compras Factura Minuta o Contrato Visado y firmado por las partes 20 Envía copia orn compra y especificaciones los suministros solicitados a Almacén. Jefe Compras orn compra, factura y especificaciones los suministros solicitados a Almacén 21 Recibe suministros por parte l proveedor, verifica cumplimiento acuerdo a la orn compra y/o contrato y a las especificaciones. 1. No cumple: no se recibe mercancía y se notifica al Jefe compras y almacén para el trámite pertinente 2. Si cumple: realiza el ingreso l bien, diligenciando el formato ingreso al almacén Auxiliar Almacén Comprobante ingreso al almacén

8 Aprobado: 29/09/2014 Página: 8 13 Nº Actividad Responsable Documento 22 Realiza entrega l bien adquirido al solicitante y/o supervisor l contrato (puen ser la misma persona) Auxiliar Almacén Formato Comprobante egreso almacén AP-GA- FO27 23 Elabora el certificado recibo a satisfacción y diligencia formato evaluación proveedores (en los casos que aplique) y lo envía a la oficina compras Lír estratégico, y/o solicitante Certificado recibo satisfacción, evaluación proveedores a Envía a Oficina Compras el acta recibido a satisfacción y formato ingreso al almacén y la factura original con copias. Envía a la orn compra, acta recibido a satisfacción y formato ingreso al almacén y la factura Auxiliar Almacén y Supervisor contrato Jefe Compras acta recibido a satisfacción y comprobante ingreso al almacén y la factura original con copias acta recibido a satisfacción y comprobante ingreso al almacén y la factura 26 Verifica cumplimiento requisitos contractuales, gestiona acta liquidación contrato y envía a la oficina presupuesto para registro presupuestal Orn compra, contrato, acta recibido a satisfacción y comprobante ingreso al almacén y la factura

9 Aprobado: 29/09/2014 Página: 9 13 Nº Actividad Responsable Documento 27 Envía documentos con registro presupuestal a contabilidad para liquidación Asistente Administrativo documentos con registro presupuestal 28 Revisa documentación, liquida y envía a Tesorería para pago Contador(a) 29 Realiza seguimiento al cumplimiento l plan compras y envía informes a la y a los organismos control Jefe Compras Informe seguimiento 30 Implementa acciones preventivas y correctivas Jefe Compras y almacén Plan Mejoramiento 5.2 CONTRATACIÓN DE PROFESIONALES No Actividad Responsable Documento 1 Solicita ante la la requisición l servicio profesional necesitado, anexando formato solicitud disponibilidad presupuestal y estudio conveniencia y oportunidad. Lír eje estratégico Requisición servicios profesionales, formato solicitud disponibilidad presupuestal AP- GA-FO01 y estudio conveniencia y oportunidad

10 Aprobado: 29/09/2014 Página: No Actividad Responsable Documento 2 Establece la viabilidad la requisición. 2.1 Viabilidad aprobada: continúa con el paso Viabilidad rechazada: se vuelve al lír solicitante mediante oficio. Jefe la Oficina Asesora Planeación y Oficio 3 Realiza solicitud hojas vida. 3.1 solicitud direccionada, continua con el paso Convocatoria pública, solicita a la Oficina Comunicaciones la publicación la convocatoria y continúa con el paso 4 Oficio 4 Publica invitación pública para la contratación l personal requerido Jefe Comunicaciones Página impresión pantalla web, 5 Recepciona hojas vida y/o propuestas y las envía a la 6 Verifica cumplimiento datos y requisitos contratación 7 Informa a la cumplimiento requisitos por parte los aspirantes 8 Convoca al comité evaluador para evaluar hojas vida y propuestas Auxiliar la División Desarrollo Personal Ejecutiva la Ejecutiva la Hojas vida y/o propuestas Hojas vida y requisitos contratación Oficio 9 Selecciona servicios profesionales elegibles y programa entrevistas con el Lír l eje estratégico, el jefe la penncia involucrada y el (la) profesional en psicología Comité evaluador Acta preselección

11 Aprobado: 29/09/2014 Página: No Actividad Responsable Documento 10 Realizan entrevistas y envían conceptos al comité evaluador 11 Selecciona servicio profesional, lo reporta al Lír l eje estratégico y a la Lír l eje estratégico, el jefe la penncia involucrada y el (la) profesional en psicología Comité evaluador Oficio Acta Selección 12 Elabora minuta orn prestación servicios o contrato y lo envía a Secretaría General o al Asesor Jurídico para revisión y aprobación Ejecutiva la Orn prestación servicios contrato o 13 Revisa orn prestación servicios o contrato. Si hay alguna inconformidad la regresa a la para corrección. Si no, envía minuta o contrato visado a la Secretario(a) General y/o asesor Jurídico Orn prestación servicios contrato o 14 Solicita firma y constitución pólizas ( ser requerido) l profesional a contratar y envía Orn prestación servicios o contrato firmado a Rectoría para firma l Ornador l gasto Ejecutiva la Orn prestación servicios o contrato, pólizas 15 Envía Orn prestación servicios o contrato legalizado a la Oficina presupuesto para el Registro Presupuestal l compromiso. Ejecutiva la Orn prestación servicios contrato legalizados o 16 Redacta acta inicio y la envía al profesional seleccionado para su firma. Ejecutiva la Acta inicio

12 Aprobado: 29/09/2014 Página: No Actividad Responsable Documento 17 Remite para continuar con el procedimiento sembolsos Ejecutiva la Procedimiento para sembolsos AP- GA-PR04 18 Elabora y gestiona acta liquidación Ejecutiva la Acta liquidación 6. DOCUMENTOS REFERENCIA Plan Compras para la vigencia Presupuesto Ingresos y Egresos Estudio Conveniencia y Oportunidad Cotizaciones Contratos Ornes Servicios Ornes Compra Pólizas Acta Recibo a Satisfacción Acta Inicio Acta Liquidación Comprobante ingreso bienes al almacén 7. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción 11/09/ Primera edición Se modifica el alcance l procedimiento Se adiciona la finición servicios profesionales, profesionales

13 Aprobado: 29/09/2014 Página: liberales y apoyo logístico Se reglamentan nuevas condiciones generales Se modifica la secuencia actividas y se adicionan nuevas actividas y responsabilidas Se adicionan las actividas para contratación servicios profesionales Modifica tipo letra 29/09/ Cambia relación tamaño los escudos, según el Manual Intidad Visual 8. ANEXOS: Formato Solicitud Disponibilidad Presupuestal AP-GA-FO01 Formato seguimiento a requisiciones AP-GA-FO43 Formato Cuadro Comparativo AP-GA-FO02 Formato Comprobante egreso almacén AP-GA-FO27 Procedimiento Desembolsos AP-GA-PR04 Item: Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO Nombre Alba Yolima Alegría Javier Celis Viveros Florencio Canlo Estacio Cargo Jefe Compras Representante la Dirección Rector