Actualización de estructura del balance

Transcripción

1 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/216 Tabla de Contenido Tabla de Contenido OBJETIVO ALCANCE INSTRUCCIONES DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA CONTROL DE CAMBIOS APROBACION Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/ OBJETIVO Mostrar las actividades necesarias para realizar la actualización de estructuras de balance utilizadas en los reportes de donaciones (BP8) y Estados Financieros Endowment (BP9). 2. ALCANCE La actividad inicia con la generación de un balance bajo la estructura que se va a actualizar, identificando las cuentas contables que están fuera de las estructuras, mensaje que se identifica al final de la generación del reporte, y finaliza con el transporte de la parametrización a los ambientes de calidad y producción. 3. INSTRUCCIONES A continuación se presentan las instrucciones necesarias para realizar la actualización de la estructura de balance utilizada para la generación de reportes de donaciones Generación de reporte de balance En primer lugar se debe generar un balance utilizando la estructura diseñada para los reportes de donaciones. Esta actividad se realiza durante el proceso de cierre mensual, previo a la generación de estados financieros, pero puede realizarse en cualquier momento del mes si existe algún requerimiento especial de información Ingresar al ambiente de producción en SAP Ingresar a la transacción F.1 Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/ Ingresar los parámetros para la generación del balance Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/216 Los parámetros que se deben ingresar son: Plan de cuentas: PUC Sociedad: UAND Ledger: Se selecciona de acuerdo a la necesidad del reporte: o ZL para datos bajo normatividad Colgaap o OL para datos bajo normatividad IFRS Estructura de balance /PyG (Puede ser cualquiera de las dos siguientes, según sea el caso): o BP8 (Corresponde a la estructura reportes donaciones) o BP9 (Corresponde a la estructura de estado Financiero Endowment) Año del informe, Periodos del informe, Año de comparación, Periodos de comparación: de acuerdo a la fecha que se está actualizando. Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/ Verificación e identificación de cuentas sin asignar a la estructura. Estas se visualizan al final del reporte y están agrupadas en el nodo llamado CUENTAS SIN ASIGNAR A LA ESTRUCTURA 3.2. Actualización de estructura Ingresar al ambiente 1 de desarrollo en SAP Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/ Ingresar a la transacción OB58 Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/ Seleccionar la estructura a actualizar (BP8 o BP9 según sea el caso), en este ejemplo la BP8, y dar clic en Posiciones bal/pyg Se despliega el árbol de la estructura para ubicar el lugar donde se incluirán las cuentas nuevas que se identificaron previamente en el reporte de balance (punto 3.1.4), dando clic en el botón señalado Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/ Si la cuenta que se va a incluir se debe acumular en un nodo ya existente, se ubica el agrupador (cuadro verde) y se da clic en Asignar cuentas (cuadro rojo) Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/216 Ejemplo: se va a incluir la cuenta en el agrupador BANCO DE OCCIDENTE En la ventana que se despliega, se digita el número de cuenta en el siguiente espacio vacío, marcando los D(debe) y H (haber), para que la cuenta acumule los saldos en estas dos columnas al momento de generar los reportes. Y se guarda la información: Dirección de Planeación y Evaluación 9

10 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/ Si la cuenta nueva necesita la creación de un agrupador nuevo, se ubica en el agrupador anterior (cuadro verde) y se da clic en el botón Crear posiciones (cuadro rojo) Ejemplo: Se va a crear un agrupador para el Banco de Antioquia, y se van a incluir las cuentas a la cuenta Se digita el nombre del nuevo agrupador en el espacio inferior. El nombre del agrupador se define teniendo en cuenta la descripción de la cuenta. Dirección de Planeación y Evaluación 1

11 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/ Se selecciona el nuevo agrupador y se le incluyen las cuentas dando clic en Asignar cuentas Dirección de Planeación y Evaluación 11

12 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/ Se guarda la nueva parametrización dando clic en el botón indicado Se solicita por correo electrónico la creación de un documento de cambio en el módulo Charm, a la persona del área de Contabilidad encargada. Dirección de Planeación y Evaluación 12

13 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/ Una vez se reciba por correo electrónico el número de documento de cambio asignado, en la nueva pantalla que se desplegó del paso 3.2.7, se da clic en el siguiente botón: Se selecciona el número de documento de cambio asignado: Se libera la orden para solicitar el transporte a los demás mandantes Dirección de Planeación y Evaluación 13

14 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/ Se ingresa en la transacción SE Se visualiza la orden que generó el sistema (cuadro rojo) y la tarea inferior de la orden (cuadro verde): Se libera inicialmente la tarea inferior, dando clic en el logo del camión. Dirección de Planeación y Evaluación 14

15 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/ Se repite el paso anterior con la orden Solicitud de transporte Vía correo electrónico se solicita al Departamento de Contabilidad el transporte de la orden a los mandantes en los cuales se necesita actualizar la parametrización Verificación Una vez recibida la confirmación de transporte por parte de Contabilidad, se verifica el ajuste en la parametrización, generando nuevamente un balance con la estructura actualizada. Dirección de Planeación y Evaluación 15

16 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/ DEFINICIONES Mandante: Ambiente del sistema en el que se realizan diferentes operaciones (ej: Desarrollo, Calidad, Producción). Nodo: Agrupador de cuentas dentro de la estructura de balance. Estructura de Balance: Tipos de organización de cuentas contables para la presentación de diferentes reportes de acuerdo a las necesidades de la Universidad. Ledger: Libro de contabilidad en el que se registra la información. Orden de transporte: Paquete que contiene los ajustes que se realizan a las parametrizaciones en el sistema, y que es replicado en los diferentes ambientes o mandantes. INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PRO registro de donación No aplica. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 27/1/215 Publicación 15/6/ APROBACION NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Nelson Matamoros Analista Contable 27/1/215 Dirección de Planeación y Evaluación 16

17 INS FECHA PUBLICACIÓN 15/6/216 Manuel Romero Coordinador Contabilidad 2/11/215 REVISÓ Edith Maritza León Analista Contable 11/11/215 Manuela Peña Ingeniera de Procesos 28/1/215 APROBÓ Manuel Romero Coordinador Contabilidad 2/11/215 Dirección de Planeación y Evaluación 17