MANUAL DE USUARIO CIERRE CONTABLE

Transcripción

1 CIERRE CONTABLE Página: 1 de

2 Fecha de Impresión, 04/02/2013 Derechos de autor de PUNTOEXE Soluciones Informáticas S.A.S Todos los derechos están reservados. Impreso en Pereira Risaralda Colombia. La información de este documento no puede ser alterada o cambiada sin la autorización escrita de PUNTOEXE Soluciones Informáticas S.A.S Este manual es suministrado exclusivamente con efectos informativos. Toda información contenida en el mismo está sujeta a cambios sin previo aviso. De PUNTOEXE Soluciones Informáticas S.A.S no es responsable de daño alguno, directo o indirecto, resultante del uso de este manual. FICHA TÉCNICA DEL MANUAL DE CONTABILIDAD Control de Distribución Distribución Punto Exe soluciones Informáticas Personas que participaron en el Desarrollo del Documento Nombre: Carlos Andrés Abello Mondragon Función: Coordinador de Soporte Aprobación Nombre Fecha Aprobación: Alexander Carmona Ortiz 04/Febrero/2013 La aplicación de contabilidad PUNTOEXE está diseñada para realizar el manejo de cualquier tipo de transacción contable, así como generar los informes necesarios para evaluar la información contable ingresada, de igual manera está en la capacidad de recibir la información proveniente por medio de interfaces de las demás aplicaciones financieras de PUNTOEXE. Este manual busca que el usuario final tenga una herramienta que le permita utilizar de manera óptima el aplicativo. Página: 2 de

3 TABLA DE CONTENIDO CIERRE CONTABLE... 1 TABLA DE CONTENIDO... 3 PRELIMINARES AL CIERRE CONTABLE... 4 NIT:... 5 EMPRESA:... 5 DEPARTAMENTO Y MUNICIPIO... 5 FECHA INICIO CONTABILIDAD:... 5 AÑO DE VIGENCIA:... 5 CUENTA DE DÉFICIT:... 5 CUENTA DE SUPERÁVIT... 5 CUENTA CIERRE CONTABLE... 5 NIT DIAN:... 6 IMPUESTO DE RENTA:... 6 RESERVA LEGAL:... 6 RESERVA ESTATUTARIA... 6 COMPROBANTE IMPUESTO Y RESERVAS:... 6 CIERRE CONTABLE...13 NOTA:...15 Página: 3 de

4 PRELIMINARES AL CIERRE CONTABLE Para realizar el cierre contable, se debe configurar los siguientes parámetros: Debemos ingresar a parametrizacion y ahí ubicamos la opción empresa. Al ingresar a dicha opción se despliega el siguiente formulario y se debe diligenciar cada una de ella. Página: 4 de

5 Los datos a ingresar en este formulario son: NIT: Número de identificación tributaria de la empresa. EMPRESA: Es el nombre de empresa a la cual se le llevara la contabilidad. DEPARTAMENTO Y MUNICIPIO: Ubicación de la empresa. FECHA INICIO CONTABILIDAD: Indica el instante en que se empezó a llevar la contabilidad. AÑO DE VIGENCIA: Define el año actual en que se está trabajando en la contabilidad. Campos se describen a continuación son los utilizados en el proceso del cierre contable: CUENTA DE DÉFICIT: En este campo se ingresa una cuenta contable ya creada y que reciba movimiento, la cual va a llevar el valor del déficit o pérdida que se genere al momento de realizar el cierre contable. Estando sobre este campo si se presiona la tecla tabulación sale una ventana de búsqueda con las cuentas contables creadas para escoger una, este formulario es una ayuda para el llenado correcto del campo. CUENTA DE SUPERÁVIT: En este campo se ingresa una cuenta contable ya creada y que reciba movimiento, la cual va a llevar el valor del superávit o ganancia que se genere al momento de realizar el cierre contable. Estando sobre este campo si se presiona la tecla tabulación sale una ventana de búsqueda con las cuentas contables creadas para escoger una, este formulario es una ayuda para el llenado correcto del campo. CUENTA CIERRE CONTABLE: En este campo se ingresa una cuenta contable ya creada y que reciba movimiento, la cual va a ser la cuenta puente contra la que se genera el cierre contable. Estando sobre este campo si se presiona la tecla tabulación sale una ventana de búsqueda con las cuentas contables creadas para escoger una, este formulario es una ayuda para el llenado correcto del campo. Página: 5 de

6 NIT DIAN: Se ingresa el NIT de la DIAN contra el cual se realiza el cierre de los terceros en el momento se genera cierre contable. Estando sobre este campo si se presiona la tecla tabulación sale una ventana de búsqueda con los terceros creados para escoger el correspondiente, este formulario es una ayuda para el llenado correcto del campo. Es importante aclarar que el cierre afecta solo a las cuentas que se han paremetrizado que manejan retención SI en el PUC. IMPUESTO DE RENTA: Se escoge si al realizar el cierre contable el sistema calcula el impuesto de retención -si o no-, para que calcule dicho impuesto se debe ingresar el código de la cuenta contable por la que se generara la transacción del impuesto de renta, así como el porcentaje con el que se calculara el valor del impuesto de renta solo si se obtiene como resultado del ejercicio contable un superávit o ganancia, también se cuenta con la posibilidad de ingresar el valor neto del impuesto de renta por el cual se quiere se realice la transacción contable solo si el resultado del ejercicio contable es superávit. RESERVA LEGAL: Con esta opción se puede definir si se quiere que al momento generar el cierre contable se desea que se genere movimiento contable que cree la reserva legal solo si el resultado ejercicio contable tiene superávit al escoger que si se debe ingresar la cuenta contable y el porcentaje con el que se realizara el cálculo de la reserva legal. RESERVA ESTATUTARIA: Con esta opción se puede definir si se quiere que al momento generar el cierre contable se desea que se genere movimiento contable que cree la reserva estatutaria solo si el resultado ejercicio contable tiene superávit al escoger que si se debe ingresar la cuenta contable y el porcentaje con el que se realizara el cálculo de dicha reserva. COMPROBANTE IMPUESTO Y RESERVAS: Si se determino que al momento del cierre contable se calculara algún impuesto o reserva se debe escoger el tipo de documento por el cual se va a llevar el movimiento contable, este tipo de documento debe estar creado ya en la contabilidad (Véase Documentos Contables), presionando la tecla Tab sobre dicho campo se muestra ayuda de búsqueda con los documentos Página: 6 de

7 contables creados actualmente. Una vez se realiza esta configuración, se procede a generar el documento de cierre contable; este documento permite visualizar el cierre de las cuentas de resultado o transitorias y afectando la cuenta puente del cierre contable. Este documento se puede crear en cualquier periodo de tiempo y es un requisito para poder generar el cierre contable. Para generar el documento de cierre debemos ingresar a la opción PROCESOS ESPECIALES Y UBICAR CIERRE CONTABLE. Al ubicar dicha opción ingresamos a la vista del formulario y ahí damos click en el botón generar documento de cierre. Si no se ha realizado la configuración en PARAMETRIZACION EMPRESA, el sistema muestra el mensaje que se observa en la imagen y no se podrá crear dicho documento hasta tanto se realice dicha parametrizacion. Página: 7 de

8 Una vez este realizada la configuración el sistema permitirá crear el documento de cierre, para poder obtener dicho documento, damos clic en la opción SI. El tipo de documento corresponde a CC. Cuando se termina de genenerar se obtiene la siguiente imagen. Página: 8 de

9 Para buscarlo en las transacciones se debe buscar el tipo documento CC que corresponde a cierre contable. Página: 9 de

10 Después de realizar este proceso, ubicamos en el menú principal CONSULTAS E INFORMES LIBROS OFCIALES LIBRO MAYOR Y BALANCES. Al ingresar a la venta para obtener dicho informe, seleccionamos en la opción que dice incluir documento de cierre SI, de esta forma se obtiene el informe antes del cierre y Página: 10 de

11 muestra el movimiento saldado en las cuentas de resultado o transitorias y el saldo que traslada a la cuenta puente del cierre contable ; si no se genera de esta forma se visualizará el informe en su forma tradicional. Página: 11 de

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13 CIERRE CONTABLE Finalmente par realizar el cierre definitivo ingresamos nuevamente PROCESOS ESPECIALES CIERRE CONTABLE a la opción Página: 13 de

14 En la sección que dice NUEVA BASE DE DATOS, ingresamos el nombre de la base de datos del año 2013 que se encuentra en el motor del SQL, para lo cual debemos confirmar con el administrador del sistema de información de la institución. Página: 14 de

15 En dicha casilla (NUEVA BASE DE DATOS) se digita el nombre de la base de datos que nos ha informado el administrador del sistema y finalmente se da click al botón GENERAR CIERRE. NOTA 1: TODO EL PROCESO DE CIERRE SE REALIZA SOBRE LA CONTABILIDAD DEL AÑO QUE CULMINA, NUNCA SOBRE EL QUE INICIA, Y TODOS DEBEN ESTAR FUERA DEL SISTEMA FINANCIERO, A EXCEPCION DEL USUARIO QUE GENERA EL CIERRE CONTABLE. Cuando damos click al BOTON CIERRE, el sistema nos muestra un cuadro de dialogo donde nos pide que confirmemos la acción, para lo cual damos click en el botón SI, en caso contario damos en NO y el proceso se cancela. NOTA 2: SI SE HA CREADO UN DOCUMENTO DE CIERRE TEMPORAL, ESTE PODRA ELIMINAR DEL SISTEMA EN CUALQUIER MOMENTO Y NO AFECTARA EL MOVIMIENTO CONTABLE. DESPUES DE REALIZADO EL CIERRE DICHO DOCUMENTO NO SE PODRA ELIMINAR. En este caso vamos a dar click en la opción. SI. Página: 15 de

16 Confirmamos dando click en el botón SI. Al terminar el proceso se visualiza la siguiente imagen. Página: 16 de

17 Damos click en el botón ACEPTAR y ha terminado el proceso del cierre contable. Para visualizar el documento el documento que cancela la cuenta puente del cierre Página: 17 de

18 contra el traslado a la utilidad o la perdida, debemos ingresar a las transacciones contables y buscar el tipo documento CC. Página: 18 de

19 El último proceso que queda es ingresar a la contabilidad del año en vigencia y generar el libro mayor y balances y verificar los saldos que se trasladaron automáticamente en la casilla saldo anterior. Para Lo cual debemos ingresar en el menú principal CONSULTAS / INFORMES LIBROS OFICIALES - LIBRO MAYOR Y BALANCES. Página: 19 de

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