Ejemplo de EVS (v 1.0). 1. Ámbito y alcance del proyecto. 2. Lista de usuarios participantes.

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1 Ejemplo de EVS (v 1.0). A continuación se incluye una documentación inicial de la fase EVS. Se ha producido tras la consolidación de diferentes entrevistas con los responsables y usuarios del sistema a desarrollar. No es un documento exhaustivo, sino una primera versión, con requisitos iniciales del futuro sistema a implantar que deben ser refinados en sucesivas entrevistas apoyándose en el diseño de prototipos y modelos gráficos. Por otra parte, el alcance de este proyecto es relativamente modesto, para que sea fácilmente manejable en las clases de la asignatura. 1. Ámbito y alcance del proyecto. El software a construir tiene, como objetivo principal, apoyar en la gestión de una agencia inmobiliaria. Dicha empresa tiene oficinas en diferentes ciudades de España, que deben compartir datos a nivel local. Se desea automatizar, fundamentalmente, la gestión de inmuebles en alquiler, de inquilinos y de propietarios. En cuanto a los alquileres, debe facilitarse su gestión integral, desde el momento en que un propietario ofrece un inmueble, pasando por la oferta de dicha vivienda a los posibles inquilinos, la gestión de las visitas y la posterior firma del contrato de arrendamiento. Se contempla la posibilidad de utilizar correo electrónico o mensajes SMS generados automáticamente, para agilizar la comunicación con los clientes. También se desea implantar un sitio web en el que se pueda consultar información sobre los inmuebles disponibles, de forma que se facilite la captación de clientes para la agencia. Los datos hechos públicos a través de la web deberán estar actualizados frecuentemente, siendo deseable que se sincronicen diariamente con las bases de datos internas. Nótese que el sistema debe utilizarse exclusivamente para la gestión de alquileres, y no de compras. 2. Lista de usuarios participantes. Las siguientes personas participarán en el proyecto: Gerente de la empresa inmobiliaria. El responsable, al más alto nivel, del funcionamiento de la empresa. Dos directores regionales. Coordinan los esfuerzos de un conjunto de oficinas de la empresa, se encargan de contratar a los agentes y supervisar su trabajo. En la actualidad, hay seis directores regionales. Dos agentes inmobiliarios de oficinas de la misma ciudad. Un agente inmobiliario de una oficina situada en una región diferente. José García Fanjul e Isabel Sevilla Rodríguez Página 1

2 3. Descripción del sistema actual Modelo físico Lista de problemas y necesidades. Problemas Actualmente la agencia inmobiliaria cuenta con un sistema manual poco eficaz ya que la búsqueda en fichas es lenta. José García Fanjul e Isabel Sevilla Rodríguez Página 2

3 Al contar con varias agencias en diferentes localizaciones de la ciudad, los datos pueden estar duplicados o faltar. El sistema de inserción de anuncios en los periódicos es poco eficaz al tener que comunicar los datos por teléfono o fax. Ausencia de una visión global de todos los datos que gestiona la agencia. Poca competitividad respecto a la competencia por no utilizar difusión de información por la red. Necesidades Centralizar los datos para facilitar la búsqueda y evitar duplicidades. Enviar los datos de los anuncios a los periódicos por medios telemáticos. Uso de las tecnologías de la información. 4. Catálogo de requisitos del sistema. Nota: En cuanto a los requisitos funcionales, nos centramos exclusivamente en los asociados a la cartera de inquilinos Requisitos funcionales. RF1. Cartera de inquilinos Gestión de inquilinos Actualización de datos RF1.1 RF1.2 RF1.3 RF1.4 RF1.5 Se permitirá introducir los datos de un nuevo inquilino en la cartera, típicamente, ante la visita de un cliente a una oficina. Al hacerlo, se facilitará la introducción de las preferencias de dicho cliente. Ver requisitos de datos manejados. Se debe permitir cambiar los datos personales o las preferencias de un inquilino. Un inquilino debe pasar a estar pendiente de contacto si transcurre cierto tiempo sin que tenga contacto con un agente. En este sentido, se considera que existe un contacto con el agente si: el inquilino pasa por la agencia a solicitar información. realiza una visita a un inmueble. Un inquilino debe pasar a estar inactivo tras firmar un contrato de alquiler o por expreso deseo del cliente. En caso de que un inquilino lo desee expresamente, se eliminarán sus datos personales de la base de datos. No podrá hacerse si existe un contrato firmado con dicho inquilino en los últimos cinco años. Consultas e informes RF1.6 RF1.7 En todas las consultas e informes deben aparecer sólo los inquilinos que desean alquilar un inmueble en la localidad en que se encuentra la oficina. Consulta de inmuebles que cumplen las preferencias de un inquilino. Media José García Fanjul e Isabel Sevilla Rodríguez Página 3

4 RF1.7.1 En la consulta del RF1.9 se mostrarán, en primer lugar, aquellos inmuebles que cumplen estrictamente las preferencias. A continuación se mostrarán aquellos que no las cumplen, pero que podrían resultar interesantes por: 1. Estar en zonas que están cerca de las que prefiere el inquilino. 2. Tener precios ligeramente superiores al máximo indicado por el inquilino. 3. No cumplen las preferencias de trastero ó garaje. 4. Tienen tamaños de finca ligeramente inferiores al indicado por el inquilino (para las casas de campo). 5. No cumplen la preferencia de piscina (para las casas de campo). RF1.8 Listado de inquilinos pendientes de contacto. Debe facilitar que el agente que lo consulte inicie un contacto con el inquilino por vía telefónica o de correo electrónico. RF1.9 Listado de inquilinos potenciales. Es una consulta en la que Media aparecen todos los datos de los clientes que han rellenado el formulario del sitio web de la empresa (ver requisitos de gestión de inquilinos vía web). Datos manejados RF1.10 Los datos de un inquilino serán: Nombre, Apellidos, Dirección, Teléfono móvil, . RF Sólo el nombre y apellidos serán datos obligatorios para los inquilinos. RF Para un inquilino también se manejarán datos para la gestión del pago del alquiler (ver requisitos de la cartera de inmuebles). RF1.11 Se recogerán las siguientes preferencias para los inquilinos: 1. Si desea un piso o una casa de campo. 2. La zona o zonas en las que desea alquilar. 3. Un intervalo para el número de habitaciones que desea. Por ejemplo: 3 ó 4 habitaciones. 4. Si desea trastero. 5. Si desea garaje. 6. Precio máximo que podría pagar por el alquiler mensual. 7. En cuanto a los que deseen casa de campo, se podrían recoger también las siguientes preferencias: a. Tamaño deseado de la finca (en m 2 ). b. Si desea que tenga piscina. RF En cuanto a las preferencias especificadas en el RF1.11, sólo serán obligatorias las dos primeras (números 1 y 2). Gestión de inquilinos vía web José García Fanjul e Isabel Sevilla Rodríguez Página 4

5 RF1.12 A través del sitio web de la agencia, inquilinos potenciales Media podrán rellenar una ficha con sus datos personales y sus preferencias. Esta información no pasará a estar, directamente, en las bases de datos internas de la agencia, sino que pasarán a un listado de inquilinos potenciales. RF Los agentes podrán consultar el listado de inquilinos potenciales Media y, si los datos que aparecen sobre los inquilinos parecen correctos, podrán incluir a dichos clientes en la cartera. RF1.13 Desde el sitio web se podrá hacer una consulta como la especificada en los requisitos RF1.7, aunque en este caso será el cliente quien deba decir en qué localidad desea alquilar el inmueble. Gestión de contactos con inquilinos A rellenar por el alumno: Describirían la manera en que el software apoya la gestión de los contactos. Los contactos podrían ser telefónicos, realizarse en una oficina o bien consistir en la visita a un inmueble. Los agentes deberían rellenar un pequeño formulario sobre cada visita. RF2. Cartera de propietarios Gestión de propietarios A rellenar por el alumno: Se gestionarían aquí los datos de contacto de los propietarios y la relación de inmuebles que poseen (interacción con la cartera de inmuebles). Además, los propietarios deberían facilitar un horario en que se pudieran hacer las visitas a sus inmuebles. Gestión de contactos con propietarios A rellenar por el alumno: Estos requisitos estarán muy relacionados con los de contactos con los inquilinos. De hecho, podría ser adecuado describirlos conjuntamente. RF3. Cartera de inmuebles Gestión de inmuebles A rellenar por el alumno: Los requisitos sobre inmuebles deben reflejar, sobre todo, la gestión de sus características. Hay consultas sobre inmuebles que están ya en la cartera de inquilinos. Publicidad de los inmuebles A rellenar por el alumno: Es habitual que las agencias publiciten los inmuebles que tienen en cartera por diferentes medios: Anuncios por palabras en periódicos. Pequeños carteles en los escaparates. El sistema debe facilitar, entonces, la realización de estas tareas. Gestión de alquileres A rellenar por el alumno: Se describirán las funciones relacionadas con la gestión final del alquiler: principalmente, la gestión del pago y de la firma del contrato. El gerente y los directores regionales estarán especialmente interesados en obtener informes sobre los alquileres Requisitos no funcionales. José García Fanjul e Isabel Sevilla Rodríguez Página 5

6 RNF1. Rendimiento. RNF1.1 Debe tenerse en cuenta que, en las oficinas grandes, puede haber hasta 20 personas accediendo simultáneamente a la aplicación. RNF1.2 En cuanto a la sincronización de las bases de datos, se debería hacer en horario nocturno para no interferir con el rendimiento de la aplicación RNF2. Volumen y frecuencia de tratamiento. RNF2.1 Volumen aproximado de datos activos manejados (por oficina): inquilinos inmuebles. 300 propietarios. RNF2.2 Mensualmente, pueden hacerse (por oficina): alquileres. 400 visitas guiadas a inmuebles. RNF2.3 Todos los requisitos de volumen y frecuencia de tratamiento - varían mucho de una oficina a otra, puesto que hay oficinas que tienen el triple de personal que otras. RNF3. Seguridad. Control de acceso. RNF3.1 Para acceder a la aplicación, los usuarios deben introducir un nombre de usuario y palabra de paso. RNF3.2 Habrá cuatro perfiles (tipos de usuarios): Media 1. Gerente. 2. Director regional. 3. Agente. 4. Cliente (para el sitio web). RNF3.3 Los diferentes perfiles tendrán asociada diferente funcionalidad Media (nota: aún no están definidas claramente las funciones que usarán el gerente y los directores regionales). RNF3.4 Debe identificarse el usuario y la fecha en que se realizan las siguientes operaciones: 1. Incluir un nuevo inquilino. 2. Contactar con un inquilino. 3. Incluir un nuevo propietario. 4. Contactar con un propietario. 5. Incluir un nuevo inmueble. 6. Incluir un nuevo contrato de alquiler. Copias de seguridad. RNF3.5 Deben realizarse copias de seguridad automáticas de toda la información de las oficinas, diariamente. Por el tipo de datos manejados en la aplicación, y según el artículo 14.3 del Reglamento de Medidas de Seguridad (Real Decreto 994/1999), este requisito garantiza el cumplimiento de dicho artículo. RNF3.6 Las copias de seguridad se realizarán por duplicado: en uno de los ordenadores de cada oficina. en un servidor central. José García Fanjul e Isabel Sevilla Rodríguez Página 6

7 ANEXO 1. Fichas utilizadas en el sistema actual. Ejemplo (Ficha de un inquilino): FICHA INQUILINO Nombre y apellidos Dirección Teléfono Preferencias Contactos Datos bancarios Código cuenta Código libreta Fecha inicio alquiler Fecha fin alquiler Fecha renovación alquiler José García Fanjul e Isabel Sevilla Rodríguez Página 7

8 ANEXO 2. Glosario. Cliente: Un cliente es un inquilino o un propietario. Inquilino: Llamaremos inquilino a la persona que está interesada en alquilar un inmueble o bien a la que ya ha alquilado un inmueble utilizando los servicios de la agencia inmobiliaria. Propietario: Es una persona que nos ha dado datos de un inmueble que posee, con el objetivo de que uno de los inquilinos lo alquile. Es habitual que los propietarios tengan más de un inmueble en la cartera de la agencia. José García Fanjul e Isabel Sevilla Rodríguez Página 8

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