Registro inicial al abrir el Sistema Punto de Venta Diconsa

Transcripción

1 Registro inicial al abrir el Sistema Punto de Venta Diconsa Nos aparece una ventana de sincronización, está la cerramos dando clik en el botón x (color rojo) Este mensaje nos aparecerá cuando no tengamos información del registro de la tienda. En esta opción vamos a ingresar el número contable del almacén y el número de la tienda, damos click en importar, una vez que hayamos seleccionado la ruta donde se encuentran los archivos. Una vez concluidos los datos solicitados, vamos a dar de alta tres usuarios, se va a llevar la siguiente nomenclatura: número de almacén + número de tienda + letra mayúscula A significa administrador S Significa supervisor T Encargado de tienda

2 Para la alta de usuarios nos mostrara esta pantalla: Id.= Nombre de Usuario con que ingresara. Nombre:= Nombre completo del usuario Password: Digitar Un password asociado al usuario. Perfil: Seleccionar dependiendo el Rol. Ya que dimos de alta los tres usuarios nos salimos y volvemos a ingresar al programa PV_Diconsa, nos va a pedir que ingresemos usuario y contraseña. Nota: es importante que cuando concluya el usuario que está trabajando con sus procesos, cierre sesión ya que si omite este paso cuando quiera entrar cualquier otra persona va entrar al sistema con el usuario que entro anteriormente.

3 PROCESOS DE SUPERVISOR Cuando el supervisor inicie en la tienda la implementación de Punto de Venta Diconsa, llega a la Tienda y antes de que empiece a vender realiza un inventario (Para tener la existencia inicial de los artículos en tienda); para ello entra al programa PV (Punto de Venta Diconsa) e ingresa su clave y contraseña de supervisor. Nos ubicamos en la pestaña Procesos de Supervisión, y damos clic en el botón Herramientas de Auditoria Nos aparece la ventana Herramientas de Auditoria y activamos la opción Toma de Inventario, presionamos en botón Continuar(F8)

4 Y nos aparece la siguiente ventana en la cual vamos activar la opción Captura Toma Inventario(Manual), clic en continuar Nos aparece la siguiente ventana donde vamos a empezar la captura de nuestro inventario, esta ventana se clasifica de la siguiente manera: Fecha de conteo, es el día en que se va a realizar el inventario, No. Conteo, Terminal/Manual y Id. Terminal no es obligatorio ingresar datos se queda en blanco Con el lector de Código de Barras paso un artículo, una vez detectado el código y que se desplego la descripción del articulo, nosotros agregamos la cantidad en piezas y presionamos el botón agregar o tecleamos (F7), si requerimos borrar algún articulo activamos la casilla del artículo que se quiera borrar y se elimina de forma automatica, una vez terminado el inventario presionamos el botón salir El siguiente paso es realizar un listado de nuestra toma de inventario, seleccionando listado de conteo. Seleccionamos la fecha de nuestro inventario y el conteo presionamos Continuar(F8)

5 Y nos aparece la siguiente pantalla es la forma en la cual nos va a imprimir el reporte del inventario que tomamos en tienda con descripción de artículos, capacidad, precio, cantidad etc., para esta opción vamos a seleccionar en Pantalla siempre y tecleamos Aceptar, y nos genera el reporte en pdf, el cual podemos guardar. Cuando se selecciona la opción de comparativo teorico-fisico. Nos mostrara este reporte, el cual es de suma importancia. Este reporte nos reflejara la existencia que entrara al sistema por toma de inventario y la salida de existencia, en caso de haber existencia teórica (esto sucederá en tomas de inventario posteriores, cuando no concuerde la existencia en el sistema y la capturada en la toma de inventario) El movimiento 5 reflejara entrada de inventario al sistema y el movimiento 6 reflejara salida de inventario teórico.

6 Una vez concluido el inventario y haber revisado muy bien el reporte anterior, hacemos una Afectación Toma de Inventario Fisica-Teorica, para que refleje en sistema. Aceptar Nos salimos de Todas las ventanas procedemos a copiar los archivos que lleva el supervisor del almacén y dejarlos en el equipo del encargado. Estos archivos son: Catálogo de Artículos Catálogo de Artículos sin hambre Factura de Venta. Los archivos que le genera la capturista dentro de la carpeta de C:\Diconsa_TPV\exportar se tienen que entregar al Supervisor para que el vaya a la tienda, llega en la Computadora del Encargado Abre MiPC\Disco local C\Diconsa_TPV\importar y en esta carpeta va a pegar los Archivos que le envian desde el almacén

7 Una vez copiados los archivos en la ruta mencionada, entra al programa PV (Punto de Venta Diconsa) e ingresa su clave y contraseña de supervisor. Nos ubicamos en la pestaña Procesos de Supervisión, y damos clic en el botón Actualizar PV Nos aparece la siguiente ventana Actualización de Archivos, ahi activamos la opción Catalogo de Articulos en esta opción nos va a subir todos los articulos que estén dentro del almacén, en la trayectoria para ello presionamos el boton de tres puntos suspensivos seleccionamos C:\Diconsa_TPV\importar y seleccionamos el archivo GARTICULOS, damos clic en abrir, y despues en el botón continuar.

8 Una vez cargados los artículos nos manda el siguiente mensaje: Se termino de actualizar el archivo de articulos, y damos clic en aceptar. Para cargar los articulos del programa Sin Hambre; ahora activamos la opcion Cat. Articulos Sin Hambre, en esta opción nos va a subir todos los articulos que estén dentro del programa PAL Sin Hambre, en la trayectoria para ello presionamos el boton de tres puntos suspensivos seleccionamos C:\Diconsa_TPV\importar y seleccionamos el archivo GSHARTICULOS, damos clic en abrir, y despues en el botón continuar Una vez cargados los artículos nos manda el siguiente mensaje: Se termino de actualizar el archivo de articulos, y damos clic en aceptar.

9 ACTUALIZACION DE FACTURA DE VENTA De la misma manera que se actualizaron los catálogos se actualizara la factura que proviene del almacén. Con esta actualización se sumara la cantidad a la existencia actual y la de la factura y actualizara el nuevo precio por cada artículo de la factura. Nos pregunta si queremos visualizar la factura Si procedemos a presionar el botón si, nos mostrara el siguiente reporte: Si actualizamos dos veces la misma factura nos indicara que ya se afectó esa factura. Presionar el botón SI para continuar En caso de no coincidir la factura con la tienda, mandara este mensaje

10 SALDO INICIAL.- Se actualiza el importe del saldo final del cliente en el sistema punto de Venta (proviene del sistema SIAC Saldo del estado de Cuenta). En la siguiente opción seleccionar el archivo de registro XML que se emite del sistema SIAC el cual contendrá el importe. ESTE PROCESO SOLO SE REALIZARA UNA VEZ. Al presionar el botón aparecerá el siguiente mensaje indicándonos si deseamos continuar, si presionamos que si nos aparecerá un mensaje indicando la actualización del importe del saldo inicial. Todo esto se grabara en la nueva tabla de saldo inicial. REPORTA PV ReportarPV.- permite realizar un respaldo de archivos de todo lo que se está llevando a cabo en la tienda, para que así el supervisor lo guarde en su memoria y lo lleve a la capturista para poder subirlo al servidor, los archivos que debe respaldar se encuentran dentro de disco local c\diconsa_tpv\exportar

11 Antes de exportar la información nos mandara una pantalla la cual nos permitirá seleccionar el rango de información a enviar. En Seleccionar Opción nos permite: Toda la información, del mes anterior, del mes actual, Semanal o bien por periodo. Esta opción validara las facturas activas (Facturas que tengan pagos.) SINCRONIZACION DE USB.- Este proceso hará la sincronización de enviar y recibir archivos. (Los dos puntos descritos anteriormente, pero de forma automática). NOTA: Este proceso lo puede hacer posteriormente al corte de cobranza, para enviar la información completa. Los archivos que se encuentren en la USB (Archivos que emite el sistema SIAC, como son facturas, el registro de la tienda, la actualización de archivos de artículos y de artículos sin Hambre) los detectara con ayuda del archivo autocopy.xml la cual permitirá actualizar de forma automática todos estos archivos a nuestro sistema punto de venta. Una vez presionado el botón de sincronización nos mandara el siguiente mensaje: (En este momento se validaran facturas Activas) al presionar aceptar nos mostrara la siguiente pantalla, la cual enviara la información de nuestro sistema punto de venta a la carpeta USB_PV\Exportar de nuestra USB. Esta pantalla nos permitirá seleccionar el rango de fechas que deseamos enviar: (Enviar toda la información, de mes anterior, del mes actual, Semanal o por periodo).

12 Una vez que presiones el botón continuar te mandara el mensaje que termino de exportar la información, (Favor de asegurarse que la información este en la trayectoria mencionada al terminar el proceso). Posteriormente presionar el botón salir y en este instante buscara en la trayectoria raíz de la USB la información para actualizar el archivo GARTICULOS.XML, GHSARTICULOS.XML, REGISTRO.XML Y FACTURAS. Por cada archivo actualizado te enviara un mensaje de actualización. La actualización del archivo REGISTRO.XMZ registrara por primera vez la actualización del saldo inicial para nuestro estado de cuenta (Solo en caso de no contar con este importe en el sistema punto de venta nos mostrara la siguiente pantalla): Finalizando con la visualización y actualización de la Factura. En caso de afectarla nos mandara el número de orden asignado:

13 CAPTURA DE COBRANZA Y ESTADO DE CUENTA. Entrar en la pestaña procesos de supervisión, herramientas de auditoría, y entrega de cobranza. Al presionar continuar se validaran facturas Activas. Para la generación del ticket de cobranza se realiza ahora capturando por separado el efectivo y los vales. La primera parte es la selección de los tickets de cobranza BANSEFI. Al presionar continuar aparecerá la pantalla de captura de efectivo y de vales (Capturar solo el importe para efectivo y vales). La validación de afectación de la cobranza no cambia, por otra parte en el ticket de cobranza se imprimirá una leyenda que indica un saldo aproximado de deuda de la tienda, tomando en consideración el saldo inicial que previamente actualizamos.

14 La leyenda en el ticket de cobranza es el siguiente: Su saldo actual aprox. es de : 37, Donde también se puede observar este dato es en el estado de cuenta (Opción de Reportes): Como se visualiza este reporte va reflejando un estado de cuenta de la tienda. En el cual reflejara las facturas entrantes y los cortes de cobranza.

15 GENERAR RESPALDO Se anexan opciones como recuperar una base de datos, crear y borrar vistas y re indexado de base de datos. Para la parte el re-indexado mostrara la siguiente pantalla (Si queda la pantalla de ms-dos abierta, favor de presionar Enter para salir de la aplicación).