FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

Transcripción

1 Libertad y Orn FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS DIRECCION DE DESCENTRALIZACION MARZO

2 RESPONSABILIDADES DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES GENERALIDADES PRESUPUESTO SISTEMA CONTABLE TESORERIA CONTENIDO LEY 715, 2001 ARTICULO 11. Las instituciones educativas podrán administrar FSE ARTICULO 12. Definición los FSE y contenido los reglamentos ARTICULO 13. Procedimientos para la contratación ARTICULO 14. Manejo Presupuestal. DECRETO 992,2002 Por el cual se reglamentan los artículos 11 al 14 la Ley

3 RESPONSABILIDADES DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES CON LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS RESUMEN DEL DECRETO 992 DE 2002 SOBRE OBLIGACIONES ENTIDAD TERRITORIAL Y FSE DEFINICION Y REGLAMENTACION: Articulo 1. Parágrafo. Las entidas territoriales finirán y terminarán los Establecimientos Educativos Estatales que dispondrán Fondo Servicios Educativos, y cuáles ben asociarse para ello, y las formas administración los mismos. Artículo 16. Transitorio. Mientras finen y terminan los establecimientos educativos estatales que dispondrán Fondos Servicios Educativos, las formas administración los mismos y las reglamentaciones especiales sobre su funcionamiento, los rectores. podrán seguir administrando los recursos los establecimientos educativos, ajustándose a los parámetros y principios señalados en la Ley

4 RESUMEN DEL DECRETO 992 DE 2002 SOBRE OBLIGACIONES ENTIDAD TERRITORIAL Y FSE CONTROL Y ASESORIA : Artículo 13. Control y Asesoría. Correspon a las respectivas entidas territoriales ejercer el control interno los Fondos Servicios Educativos. Igualmente, las entidas territoriales berán ejercer la asesoría financiera, presupuestal y contable las Instituciones Educativas Estatales, acuerdo con las normas vigentes. Las entidas territoriales berán registrar en su contabilidad los movimientos financieros los Fondos Servicios Educativos, acuerdo con las disposiciones vigentes que regulan la materia. Articulo 14. b) Enviar copia al inicio cada vigencia fiscal l acuerdo anual l presupuesto l Fondo,. a la secretaría educación. d) Presentar un informe ejecución presupuestal al final cada vigencia fiscal a las autoridas Educativas la entidad territorial incluyendo el excente recursos no comprometidos si los hubiere. (Artículo 11. h) ) Artículo 8. Para adicionar el presupuesto en cuantía superior al 20% se berá contar con autorización De la respectiva Secretaría Educación. Artículo 7. Manejo Tesorería. Las cuentas.se abrirán a nombre l respectivo Fondo, y berán ser autorizadas por la entidad territorial y su manejo se efectuará acuerdo con las normas tesorería la entidad territorial. ENTIDAD TERRITORIAL Y FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS MEN. SGP MEN. OTRAS FUENTES OTRAS FUENTES $ $ $ E N T I D A D T E R R I T O R I A L CONTRATA $ NOMINA DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS SERVICIOS PUBLICOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS MATERIALES ACTIVOS FIJOS SGP U OTROS FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE Contrata FUNCIONAMIENTO E INVERSIÓN DISTINTOS A LOS DE PERSONAL SERVICIOS PUBLICOS MATERIALES ACTIVOS FIJOS COMUNIDAD EDUCATIVA $ PARTICULARES 4

5 FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE QUE SON LOS FSE Decreto 992 mayo Artículo 1. Los Fondos Servicios Educativos FSE como mecanismo presupuestal las Instituciones Educativas Estatales, han sido dispuestos por la ley, para la acuada administración sus rentas e ingresos y para atenr sus gastos funcionamiento, e inversión, distintos a los personal. Mayo

6 FUNDAMENTO LEGAL FSE LEY 715, 2001 Y DECRETOS 992, 2002 Y 1857 DE 1994 LOS REGLAMENTOS DE LA SED CORRESPONDIENTE LOS REGLAMENTOS DEL CONSEJO DIRECTIVO NORMAS DE TESORERÍA DE LA E.T. PARA LO RELACIONADO CON LA APERTURA DE CUENTAS EN ENTIDADES FINANCIERAS. LAS NORMAS GENERALES DE LA ENTIDAD TERRITORIAL PARA EL MANEJO DE CAJAS MENORES. NORMAS DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO NORMAS DE CONTROL FISCAL LAS NORMAS EXPEDIDAS POR LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN FUNCIONES DE LOS FSE Presupuestal: Elaboración y Ejecución l Presupuesto Ingresos y Gastos (Art. 3,4,5,8 y 9 Decreto 992,2002) Contratación: Aplicación normas procesos contractuales, elección proveedor, sonos mercado, entre otras (Art. 15). Tesorería: Recaudo y pago (Art. 6 y 7 ) Contable: Registro e informe las operaciones (Art. 12 ) Rendición cuentas: Control e informes sobre la gestión realizada a organismos control y a la SED (Art. 14). Mayo

7 ORGANIZACIÓN N DE LOS F.S.E CONSEJO DIRECTIVO RECTOR PESONAL AUXILIAR Mayo FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO Decreto , artículo 10 b) Definir la administración y manejo l Fondo en concordancia con el articulo 7 (manejo tesorería) y hacer seguimiento y control permanente al Flujo Caja ejecutado. e) Reglamentar los procedimientos presupuestales, las compras, la contratación servicios personales, el control interno, el manejo inventarios y el calendario presupuestal, con sujeción a las normas vigentes. f) Determinar los actos y contratos que requieren su autorización expresa, cuando no sobrepasen los 20 salarios mínimos mensuales vigentes y reglamentar sus procedimientos, formalidas y garantías. Cuantías superiores reglas l estatuto contratación vigente. g) Establecer mecanismos control para el funcionamiento l FSE Mayo

8 PRESUPUESTO SISTEMA PRESUPUESTAL Qué es? Herramienta dirigida a organizar la Información financiera en los Fondos acuerdo con las Competencias que le han sido asignadas legalmente. Conformado por Plan Desarrollo Plan Educativo Institucional Plan Operativo Anual Inversiones El presupuesto Flujo caja 8

9 PRESUPUESTO Es el instrumento financiero mediante el cual se programa: Ingresos: grupos y fuentes financiación Gastos : funcionamiento: por rubros inversión : por proyectos. (Artículo 3 Decreto 992) ETAPAS DEL PRESUPUESTO PROGRAMACION INGRESOS GASTOS EJECUCION PROCESOS ( CDP Y RP ) CAMBIOS AL PRESUPUESTO ADICION REDUCCION TRASLADOS CIERRE 9

10 PRESUPUESTO PROGRAMACION TRAMITE DE APROBACION FUNCIONES DE LOS RECTORES O DIRECTORES. Decreto , artículo 11 a) Elaborar el proyecto anual l presupuesto. según el nivel sagregación señalado en el artículo cuarto y presentarlo para aprobación al Consejo Directivo FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO Decreto , artículo 10 a) Analizar, introducir ajustes pertinentes y aprobar mediante Acuerdo el presupuesto ingresos y gastos a partir l proyecto presentado por el rector o director Decreto 992/02, artículo 3 parágrafo: Le correspon, antes l inicio la Vigencia fiscal, elaborar el proyecto presupuesto teniendo en cuenta el sarrollo l plan operativo y el proyecto Educativo institucional. 10

11 PRESUPUESTO DE INGRESOS Los Fondos ben programar los recursos stinados al sector educativo provenientes todas las fuentes, consirando la stinación específica cuando así lo termina el recurso, en articulación con las estrategias, objetivos y metas sus Planes Desarrollo. El presupuesto contendrá la totalidad los ingresos, tanto los generados por las instituciones como los transferidos por las entidas públicas. (Parágrafo artículo 3, Decreto 992) RECURSOS DE LOS F.S.E Los FSE podrán estar financiados con recursos : Nación, entidas territoriales y entidas oficiales Particulares para favorecer a la comunidad Producto por la venta servicios que presta el establecimiento educativo. Siempre y cuando estén stinados a financiar gastos distintos los personal. En la administración estos recursos los establecimientos educativos estatales, a través su respectivo consejo directivo y l rector o director, berán sujetarse a lo dispuesto Mayo 05 en 2003 las normas legales y disposiciones pertinentes. (artículo 2 D 992) 11

12 CLASIFICACION DE LOS INGRESOS A. Ingresos Operacionales (ARTICULO 4 D 992,2002) Venta Servicios Derechos Académicos Cobros Complementarios Cobros Periódicos Comercialización Venta Productos proyectos Venta Productos Manufacturados Otras Rentas Arrendamientos Prestación Serv. Cursos extensión Asesorías B. B. Transferencias C. C. Recursos Capital 2. TRANSFERENCIAS Son los ingresos que pue percibir la institución Educativa, acuerdo con la asignación establecida en el presupuesto, sin carácter contraprestación, las entidas gubernamentales cualquier orn : Transferencias l ente territorial: Fuente Recursos Propios o SGP Transferencias la Nación : Ley 21 Estas transferencias son stinación específica, es cir que solamente puen ser utilizadas en el fin para el cual fueron asignados. 12

13 3. RECURSOS DE CAPITAL A. RECURSOS DEL BALANCE B. RENDIMIENTOS FINANCIEROS C. DONACIONES GASTOS (Articulo 5 D.992) El presupuesto contendrá la totalidad los gastos (parágrafo articulo 3 D.992) Apropiaciones que requiere para su normal funcionamiento y para las inversiones que el PEI man (Art. 5 ). Estricto equilibrio con los ingresos Incluir los gastos que correspondan a recursos con stinación específica (Transferencias, donaciones, SGP, otros) Prohibición gastos : Gastos personal, donaciones y Subsidios 13

14 Mantenimiento: Compra Equipo Materiales y suministros Arrendamiento bienes muebles e inmuebles Servicios Públicos Comunicaciones y Transportes Pago primas y seguros Impresos y Publicaciones Gastos Viaje Sostenimiento semovientes Remuneración por servicios técnicos Prestación servicios profesionales Inscripción y participación en competencias portivas, culturales y científicas PRESUPUESTO EJECUCION 14

15 EJECUCION Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales berán contar con certificados disponibilidad previa que garanticen la existencia apropiación suficiente para atenr estos gastos. Igualmente estos compromisos berán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean sviados a ningún otro fin. En este registro se berá indicar claramente el valor y el plazo las prestaciones a las que hay lugar. Esta operación es un requisito perfeccionamiento esos actos administrativos (DECRETO 111 DE ARTICULO 71) EJECUCIÓN Intificación necesidad Cotización valor mercado Tramite l CDP Tramites contratación Elaboración documento y firma: Orn, contrato, resolución Tramite Registro Presupuestal Inicio Ejecución compromiso 15

16 EJECUCION No se podrán comprometer gastos con fuente transferencias hasta tanto no se reciban los recursos en las cuentas.(parágrafo 1 Artículo 5 D.992) Los rectores NO podrán asumir compromisos, obligaciones o pagos por encima l flujo caja l FSE o que no cuenten con disponibilidad recursos en la tesorería. En consecuencia, el rector NO podrá contraer Obligaciones imputables al presupuesto gastos l FSE sobre APROPIACIONES INEXISTENTES O QUE EXCEDAN EL SALDO DISPONIBLE. ( artículo 9 D.922) MODIFICACIONES Adiciones, Reducciones, Traslados 16

17 TRAMITE DE APROBACION FUNCIONES DE LOS RECTORES O DIRECTORES. Decreto , artículo 11 c ) Elaborar los proyectos adición presupuestal bidamente justificado y presentarlos, para aprobación, al Consejo Directivo, así como también los proyectos relacionados con los traslados presupuestales. FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO Decreto , artículo 10 c) Aprobar las adiciones al presupuesto vigente, así como también los traslados presupuestales que afecten el acuerdo anual l presupuesto. Decreto 992/02, artículo 3 parágrafo: Le correspon. elaborar el proyecto presupuesto y sus correspondientes modificaciones, teniendo en cuenta el sarrollo l plan operativo y el proyecto Educativo institucional. PRESUPUESTO CIERRE EJECUCION RESERVAS CUENTAS POR PAGAR 17

18 FUNCIONES DE LOS RECTORES DIRECTORES. Decreto , artículo 11 O f ) Efectuar la rendición cuentas en los formatos y fechas establecidos por los entes control. g ) Publicar en un lugar la institución, visible y fácil acceso, el informe ejecución los recursos l FSE, con la periodicidad que indique el Consejo Directivo. h ) Presentar un informe ejecución presupuestal al final cada vigencia fiscal a las autoridas la entidad territorial que tiene a su cargo el establecimiento educativo estatal, incluyendo el excente recursos no comprometidos si los hubiere. EJECUCION INFORMES PUBLICIDAD. Decreto , artículo 14 a ) Rendir cuentas a los entes control en fechas establecidas, según competencias, periodicidad no mayor a 3 meses. c ) y d ) iguales a g) y h) INFORMES FUNCIONES DE LOS RECTORES DIRECTORES. Decreto , artículo 11 O e ) Firmar los estados contables y la información financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin. PUBLICIDAD. Decreto , artículo 14 Con el fin garantizar la moralidad, imparcialidad, publicidad y transparencia, los rectores y los consejos directivos ben: d ) Aprobar los estados financieros l FSE la respectiva institución, elaborados acuerdo con las normas contables vigentes. 18

19 CONTABILIDAD. TODOS LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS ESTATALES DEBEN LLEVAR CONTABILIDAD DE ACUERDO CON LAS NORMAS VIGENTES. (ARTICULO 12 D.922) ESTADOS FINANCIEROS MAS USUALES: BALANCE GENERAL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL ( P & G ) BALANCE GENERAL Presenta en forma clasificada, resumida y connsada la situación económica y social en una fecha terminada. Revela la totalidad sus bienes, rechos obligaciones y la situación l patrimonio. Esta conformado por el Activo, Pasivo y el Patrimonio y be ir acompañado las Notas a los estados contables. 19

20 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL Señala el resultado la actividad financiera, económica y social y revela el flujo recursos percibidos (INGRESOS) y consumidos (GASTOS) en cumplimiento su función durante un período terminado. NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES EFECTIVO Referencia a existencia saldos contrarios, cuando ellos existen. Grado actualización conciliaciones, partidas antiguas por conciliar, cajas menores constituidas activas o inactivas INVERSIONES Entidas don están las colocaciones; tipo inversión; rentabilidad pactada. DEUDORES Edas, Origen, metodología calculo provisión,deudas difícil cobro, Grado antigüedad, Acciones emprendidas para la recuperación la cartera morosa BIENES MUEBLES E INMUEBLES Fecha ultimo inventario; valor compras y/o ventas efectuadas; Activos inservibles. 20

21 Libros Contabilidad Principales Diario Mayor Nivel Cuentas CGN Cuatro dígitos d Auxiliares Nivel Auxiliar El más m s bajo información Ocho o más m s dígitos d Registros libros principales Acta apertura suscrita por el Representante legal o quien haga sus veces en las seccionales Inserta en el primer folio: Nombre ente público y nombre libro, fecha registro y número n folios 21

22 FORMALIDADES: PRINCIPALES - AUXILIARES Idioma español Conservación que garantice autenticidad e integridad Manual o medios magnéticos Copias respaldo Registro actualizado y cronológico FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS Numero y fecha los comprobantes contabilidad que los respaldan. No se pue alterar el orn o la fecha los registros, jar espacios en blanco, borrar, tachar, mutilar, arrancar las hojas o cambiar su orn, hacer interlineamientos, raspaduras o correcciones. Los errores transcripciones ben corregirse mediante una anotación al pie la pagina o por cualquier otro mecanismo que evincie su corrección La anulación un folio be hacerse sobre el mismo, indicando la causa fecha anulación, nombre y firma l funcionario responsable. 22

23 LIBROS, COMPROBANTES Y SOPORTES CONSERVACIÓN, N, CUSTODIA Y TENENCIA El representante legal o responsable la custodia y tenencia los libros contabilidad berá nunciar ante las autoridas competentes la pérdida, extravío o strucción, así mismo informará dicha circunstancia a la CGN. TESORERIA 23

24 TESORERÍA Es la parte l fondo que garantiza una eficiente labor recaudo y una óptima administración pagos utilizando como herramienta principal el programa anual caja, PAC. Debe velar por la custodia los fondos y valores. Flujo Caja. Instrumento para: Hacer programación anual mensualizada l presupuesto Definir mes a mes los recaudos y los gastos Clasificados acuerdo al presupuesto y con los requerimientos l Plan Operativo (articulo 6 D.922) Manejo Tesorería. Las cuentas para el manejo los recursos: Deben estar a nombre l respectivo FSE Deben ser autorizadas por la entidad territorial Manejadas conforme normas la tesorería la entidad territorial.(articulo 7 D.922) FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO. Decreto , artículo 10 h ) Determinar la forma realizar los pagos y los recaudos l FSE FUNCIONES DE LOS RECTORES O DIRECTORES. Decreto , artículo 11 b ) Elaborar el flujo caja estimado mes a mes, hacer los ajustes correspondientes y presentar los informes ejecución por lo menos cada tres meses al consejo directivo. 24

25 DEFINICIÓN Es el instrumento mediante el cual se fine el monto máximo mensual recursos disponibles en la tesorería, en lo que se refiere a sus ingresos, con el fin cumplir los compromisos adquiridos. FLUJO DE CAJA RESPONSABLES El Consejo Directivo es responsable su aprobación. El Rector es responsable su elaboración y sus modificaciones, en tanto no modifiquen los grans totales. El Auxiliar Financiero es responsable brindar la información necesaria relacionada con los compromisos que se ben atenr y los ingresos por percibir. CARACTERÍSTICAS Debe estar clasificado en la misma forma Que el presupuesto. Su finalidad es lograr que lo planeado como presupuesto se convierta en la ejecución real Tiene como propósito la intificación los meses en los cuales habrá ingresos y gastos mayores así como los meses en que será menor esta disponibilidad. Podrá reducirse en caso tectarse una ficiencia en la ejecución recursos acuerdo con las metas propuestas. Las apropiaciones adicionales que se presenten y las que se produzcan por el buen manejo los ingresos se incluirán en el PAC cuando estén bidamente aprobados por el Consejo. PROCESOS DE TESORERÍA INGRESOS PAGOS Es Es la la relación tallada valores que que se se estima habrá recaudarse y/o y/o reconocerse durante el el período fiscal (Enero 1 a Diciembre) Son las las erogaciones por por diferentes conceptos para atenr el el funcionamiento la la Institución Educativa 25

26 RECAUDO DE LOS INGRESOS DE LOS FSE Los dineros son recaudados únicamente a través consignación en entidad financiera en cuenta corriente o ahorros, para lo cual se tiene como soporte: Recibo Consignación. Recaudos ingresos propios. Planilla control recaudos. Nota crédito, enviada por el banco. Acta Ingreso. CONTROLES Acta Ingreso Prenumerado en forma consecutiva No be tener tachones ni enmendaduras Debe coincidir el total en letras y números Debe llevar fecha consignación en entidad financiera Debe ir firmada por el responsible Cheques Girados a nombre l fondo Girado con sello cruce restrictivo para consignar en cuenta l primer beneficiario Debe contener al respaldo los datos l tercero como: nombre completo, intifcación, dirección y teléfono 26

27 MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONTROL EN EL MANEJO DE LOS RECURSOS APERTURA DE CUENTAS Para Para la la apertura apertura cuentas cuentas ahorro ahorro y/o y/o corrientes, corrientes, las las personas personas que que las las van van a a manejar manejar ben ben tener tener presente: presente: a. a. Tener Tener conocimiento conocimiento los los procedimientos procedimientos y y requisitos requisitos que que las las entidas entidas financieras financieras exigen, exigen, puesto puesto que que no no son son iguales iguales en en todas todas las las entidas. entidas. b. b. El El Ornador Ornador l l Gasto Gasto y y el el Auxiliar Auxiliar Financiero, Financiero, son son los los únicos únicos funcionarios funcionarios que que ben ben tener tener firmas firmas autorizadas autorizadas para para el el manejo manejo conjunto conjunto las las cuentas. cuentas. c. c. Las Las cuentas cuentas ahorro ahorro se se manejarán manejarán únicamente únicamente con con talonario; talonario; en en ningún ningún caso caso puen puen ser ser manejadas manejadas con con tarjeta tarjeta débito. débito. d. d. Abrir Abrir y y mantener mantener cuentas cuentas en en las las entidas entidas financieras financieras terminadas terminadas por por la la entidad entidad territorial territorial e. e. Notificar Notificar por por escrito escrito al al banco banco sobre sobre las las restricciones restricciones manejo manejo la la cuenta cuenta 27

28 EN VACACIONES En época vacaciones no be jarse dinero en la cuenta corriente; ben positarse en cuenta ahorro o en títulos inversión, con excepción los recursos necesarios para amparar los cheques girados Antes salir a vacaciones se recomienda enviar una nota a la entidad financiera relacionando los cheques que puen ser cobrados durante ese periodo, indicando que no be pagar ningún cheque que no se encuentre relacionado. MANEJO DE CHEQUERAS El cheque be ir girado a nombre l beneficiario la orn pago y el valor be ser el que aparece en esta como valor neto a pagar. Al girar los cheques se be tener siempre en cuenta que se restrinja su negociabilidad, es cir be indicarse para consignar solamente en la cuenta l primer beneficiario. No se ben emitir cheques postfechados. No ben firmarse cheques en blanco. Si el cheque es elaborado en máquina escribir, colocar papel carbón por el reverso para que que consignada la información por los dos lados. Las chequeras o talonarios se ben utilizar en su totalidad y los esqueletos dañados o anulados se ben anotar en el libro bancos. Se be conciliar semanalmente el estado su cuenta en el banco con el libro bancos, no esperar hasta que llegue el extracto l banco. Todo sembolso Tesorería be tener doble control antes y spués por el Ornador l gasto y el Auxiliar Financiero; no se ben acumular pores y funciones en cabeza un solo empleado o penncia. 28

29 REQUISITOS ENTREGA DE CHEQUES PERSONA JUR PERSONA JURÍDICA DICA Exigir certificado existencia y representación legal, con vigencia mayor a un mes expedición y la tarjeta l NIT. Exigir cédula ciudadanía l representante legal. En caso no ser reclamado por el representante, solicitar: i. Carta autorización firmada por el representante legal. ii. Fotocopia la cédula ciudadanía l representante. iii. Cédula ciudadanía l autorizado. Se be confirmar telefónicamente con la empresa el nombre la persona que está reclamando el cheque y jar consignado en el comprobante pago que se realizó esta diligencia. Entregar el cheque con sello cruce restrictivo. Hacer firmar el comprobante pago con intificación y registrando la huella y firma. 29