CONTENIDO. El Manual de Descripción de Funciones del Centro de Información Bibliotecaria está compuesto por las siguientes fichas:

Transcripción

1

2 CONTENIDO El Manual de Descripción de Funciones del Centro de Información Bibliotecaria está compuesto por las siguientes fichas: 1. Director 2. Secretaria del CIB 3. Ayudante Administrativo 4. Coordinador de Videoteca-Audiovisuales 5. Clasificador/Catalogador 6. Coordinador de Circulación y Préstamos 7. Ayudante de Circulación 8. Coordinador de Recursos Técnicos 9. Analista de Sistemas 10. Auxiliar de Servicios

3 1. PUESTO DIRECTOR 3. JEFE VICERRECTOR GENERAL 4. SUPERVISA A PERSONAL DE APOYO Coadyuvar al cumplimiento de los objetivos de la ESPOL con la enseñanza- aprendizaje e investigación, administrando la optimización de los servicios informativos técnico científicos para los diferentes niveles de usuarios. 1. Representar al Centro dentro y fuera de la ESPOL. 2. Responder por la marcha y desarrollo del Centro, y por el cumplimiento de las metas previstas en los POAs. 3. Formular los POAs con sus respectivas proformas presupuestarias y presentarlos ante la Junta Directiva. 4. Buscar, dentro y fuera del país, recursos financieros, tecnológicos, asistencia técnica y más beneficios para el Centro. 5. Formular y negociar proyectos de colaboración recíproca, de prestación de servicio o de investigación autofinanciados, de acuerdo con los lineamientos formulados por el Rector, Vicerrector General, Decano-Director. 6. Presidir las reuniones de autoevaluación. 7. Solicitar al Rector la contratación de personal permanente y los temporales requeridos para los proyectos específicos. 8. Actuar como Secretario de las sesiones de la Junta Directiva, elaborar las actas correspondientes y llevar el registro de las resoluciones. 9. Presentar ante su correspondiente Junta Directiva la propuesta conteniendo el instructivo de gestión del Centro. 10. Presentar la información del Centro a través de la página WEB de la ESPOL. 11. Rendir cuentas según el Reglamento de Rendición de Cuentas aprobado por el Consejo Politécnico. TITULO DE CUARTO NIVEL. MAS DE DOS AÑOS EN ACTIVIDADES SIMILARES. FORMACION: BIBLIOTECONOMIA, INGLES, SERVICIO AL CLIENTE, LIDERAZGO, RELACIONES INTERPERSONALES, MARKETING DE SERVICIOS, ELABORACION DE PROYECTOS. TECNICA, CONCEPTUAL, INVENTIVA Y HUMANA. UTILITARIOS, PROJECT, INTERNET.

4 1. PUESTO MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES SECRETARIA DEL CIB 4. SUPERVISA A Programar, organizar y ejecutar labores secretariales dentro del Centro. 1. Receptar, despachar, archivar y custodiar todos los documentos generados, recibidos y enviados por la unidad en el área de su competencia. 2. Elaborar informes, facturas, certificados, comunicaciones y demás documentos que sean requeridos dentro de su área. 3. Atender y conectar llamadas telefónicas; tomar nota de novedades e informarlas a los interesados, coordinar citas, reuniones y eventos. 4. Llevar el archivo en forma técnica y organizada. 5. Realizar listado de requerimientos de suministros de oficina de la Unidad, coordinando la existencia de materiales y suministros que sean necesarios. 6. Brindar información al público en general sobre asuntos referentes a la unidad a la que pertenece. 7. Dar orientación física de las instalaciones a los usuarios que lo requieran. 8. Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo solicitase su jefe inmediato. IV REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL PUESTO: LICENCIADA EN SECRETARIADO EJECUTIVO. UN AÑO EN PUESTOS SIMILARES FORMACION: CONOCIMIENTOS DE COMPUTACIÓN, INGLES, ARCHIVOLOGIA. TÉCNICA Y HUMANA. UTILITARIOS, INTERNET.

5 ADMINISTRATIVO Y DE APOYO ADMINISTRATIVO : 1. PUESTO AYUDANTE ADMINISTRATIVO 4. SUPERVISA A Ayudar en la tarea de administración y supervisión de activos fijos y bienes muebles dentro de la Unidad. 1. Proponer normas y procedimientos para el mejor control de bienes adquiridos por donaciones, compras o transferencias y traslados a su Unidad. 2. Registrar, consolidar y actualizar la documentación de todos los movimientos de ingresos, egresos, existencia de saldos, destino y ubicación de los bienes dentro de la Unidad. 3. Organizar y efectivizar el levantamiento de inventario de bienes que se encuentran bajo su custodia. 4. Participar en las acciones de control de entrega-recepción de bienes muebles e inmuebles de la Unidad, para la realización del informe respectivo. 5. Solicitar el mantenimiento para el buen uso de todos los equipos, bienes/muebles y vehículos bajo su responsabilidad; mantener base de datos de los equipos que ingresan al plan de mantenimiento. 6. Elaborar órdenes de compra de equipos y demás insumos que se requiera dentro de la Unidad. 7. Ser responsable de las diferentes publicaciones que se realicen en las carteras del centro. 8. Supervisar las diferentes áreas administrativas y de consulta a la unidad. 9. Ser el responsable de la bodega de equipos y materiales de la Unidad, en caso de tenerla. 10. Recibir y entregar material de oficina a cada una de las dependencias de la Unidad. 11. Revisar que el material receptado se encuentre en buen estado, de acuerdo a lo establecido en la unidad. 12. Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo fuese solicitada por su jefe inmediato. FORMACIÓN: SEGUNDO AÑO EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y/O CARRERAS AFINES DOS AÑOS EN LABORES SIMILARES. CURSO DE COMPUTACIÓN, RELACIONES INTERPERSONALES, ARCHIVOLOGÍA, BIBLIOTECOLOGIA. TÉCNICA Y HUMANA UTILITARIOS, SISTEMA DE INVENTARIOS

6 1. PUESTO COORDINADOR DE VIDEOTECA-AUDIOVISUALES 4. SUPERVISA A Apoyar en la logística a docentes, estudiantes, administrativos y particulares sobre los servicios que presta la sala de audiovisuales. 1. Llevar la responsabilidad de la sección de videoteca, audiovisuales, y Cinespol. 2. Mantener el control, orden y mantenimiento de las colecciones de videos, CD, diskettes, cassettes, microfilm, películas y otros. 3. Dar mantenimiento y limpieza a todos los materiales audiovisuales. 4. Llevar la custodia de todos los equipos y materiales de videoteca; siendo además responsable del manejo de todos los equipos de audio y video. 5. Realizar préstamos y devoluciones de todos los materiales y equipos dentro de su área. 6. Llevar un informe estadístico de la atención a usuarios. 7. Actualizar y llevar un control de las adquisiciones de materiales de audio y videos educativos, científicos, de recreación y entretenimiento. 8. Atender a los usuarios que requieran ver videos, documentales, conferencias y clases de las diferentes materias que son dictadas con audiovisuales. 9. Ser responsable de la publicación del boletín informativo cultural del Centro. 10. Brindar apoyo en las actividades culturales que se desarrollan en el CIB, dentro de su campo de acción. 11. Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo solicitase su jefe inmediato. TITULO DE TERCER NIVEL. UN AÑO EN LABORES SIMILARES. FORMACION: CURSO DE COMPUTACIÓN, RELACIONES INTERPERSONALES, MANTENIMIENTO DE EQUIPOS AUDIOVISUALES. TÉCNICA Y HUMANA. UTILITARIOS INSUMOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS AUDIOVISUALES

7 1. PUESTO CLASIFICADOR/CATALOGADOR 4. SUPERVISA A Ejecutar trabajos de clasificación y catalogación analizando la bibliografía y el contenido de documentos como: tesis de grado, reportes e informes técnicos, resúmenes, folletos, revistas, libros, mapas, papers y soportes de información que son ingresadas a la biblioteca de la ESPOL. 1. Receptar el material bibliográfico inventariado físicamente por el ayudante administrativo. 2. Revisar el material bibliográfico ingresado en fase de inventario. 3. Clasificar y catalogar mediante reglas, normas o sistemas establecidos todo material bibliográfico. 4. Indexar documentos bibliográficos como tesis de grado y papers. 5. Ingresar al sistema las publicaciones periódicas dentro de su unidad así como el ingreso del catálogo de la biblioteca en forma automatizada. 6. Realizar el proceso técnico en forma manual el material bibliográfico tales como: sellado, marbeteado, códigos de barra y bandas de seguridad. 7. Elaborar hojas de ruta de material entregado a circulación, entregar los materiales ya revisados al área de circulación, préstamos y videoteca. 8. Realizar la entrega a sistemas de los papers ingresados. 9. Atender a los usuarios cuando éste lo requiere en áreas de procesos técnicos. 10. Revisar el material inventariado en el sistema. 11. Dar asesoría al personal de bibliotecas seccionales cuando lo requieran, en su campo de acción. 12. Cumplir con los reglamentos internos de los servicios bibliotecarios. 13. Dar charlas sobre el sistema bibliotecario, en el área de su competencia. 14. Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo solicitase su jefe inmediato. LICENCIADO EN BIBLIOTECOLOGÍA. UN AÑO EN ACTIVIDADES SIMILARES. FORMACION INGLÉS, COMPUTACION. TÉCNICA Y HUMANA. UTILITARIOS

8 1. PUESTO COORDINADOR DE CIRCULACION Y PRÉSTAMOS 4. SUPERVISA A PERSONAL DE APOYO Realizar una actividad eficiente de apoyo y soporte académico que facilite el proceso de enseñanza aprendizaje y optimizar los recursos informativos técnico científicos de los servicios de bibliotecarios de la institución. 1. Coordinar las diversas actividades con la dirección. 2. Realizar préstamos, devoluciones y renovación de material bibliográfico. 3. Ingresar todo lo referente a deudas al Sistema Académico. 4. Notificar a la dirección sobre los materiales bibliográficos más consultados por los usuarios, en base a lo registrado en el sistema actualizado de la unidad. 5. Coordinar y controlar las actividades de los ayudantes. 6. Receptar el material bibliográfico por el área de procesos técnicos. 7. Supervisar las estanterías y correcta ubicación de libros. 8. Vigilar el patrón de conducta de los estudiantes en la sala de estudios libres y fondo bibliográfico. 9. Informar al jefe inmediato sobre deudas del material bibliográfico de profesores, empleados y estudiantes. 10. Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo solicitase su jefe inmediato. LICENCIADO EN BIBLIOTECOLOGIA. MAS DE UN AÑO EN LABORES SIMILARES. FORMACIÓN: INGLÉS, COMPUTACION, ARCHIVOLOGIA, RELACIONES INTERPERSONALES. TÉCNICA Y HUMANA UTILITARIOS

9 1. PUESTO AYUDANTE DE CIRCULACIÓN 3. JEFE COORDINADOR DE CIRCULACION Y PRÉSTAMOS 4. SUPERVISA A Facilitar el proceso de enseñanza- aprendizaje y optimizar los recursos informativos técnico científicos de los servicios bibliotecarios de la institución. 1. Realizar préstamos internos y externos del material bibliográfico a los usuarios y llevar control eficiente de los mismos. 2. Receptar el material bibliográfico clasificado que ingrese al área de circulación y préstamo. 3. Entregar las certificaciones a los estudiantes de no adeudar material bibliográfico. 4. Cuidar que se cumplan las normas de silencio, orden y aseo de las salas de circulación así como también hacer cumplir el orden del material bibliográfico en las estanterías. 5. Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo solicitase su jefe inmediato. BIBLIOTECOLOGIA. UN AÑO EN LABORES SIMILARES. FORMACION: CONOCIMIENTO DE INGLES, ARCHIVOLOGIA, RELACIONES INTERPERSONALES. HUMANA UTILITARIOS, SISTEMA BIBLIOTECARIO ESPOL.

10 1. PUESTO COORDINADOR DE RECURSOS TÉCNICOS 4. SUPERVISA A Implementar recursos tecnológicos dentro del área bibliotecaria, capacitación, soporte y apoyo sobre el software y hardware utilizado. 1. Establecer la demanda de servicios informáticos en la biblioteca. 2. Coordinar con el CSI la disponibilidad y confiabilidad del sistema integrado de comunicaciones, redes locales, equipo de computación, base de datos y sistema de información bibliotecaria. 3. Llevar la responsabilidad de la administración y mantenimiento de servidores y las redes de computadoras y tener seguridad de la información así como también del establecimiento de derechos de acceso. 4. Dar un seguimiento a las tendencias tecnológicas en el área de servicios de información, en coordinación con el área de servicios. 5. Integrar el sistema de información bibliotecario de la ESPOL con otras bibliotecas locales, nacionales e internacionales. 6. Apoyar a las otras áreas de recursos bibliotecarios y de servicios en la implantación de nuevas tecnologías. 7. Implantar procedimientos de control, seguridad y conservación de los recursos bibliotecarios 8. Desarrollar una metodología para evaluar el uso de hardware y software de la biblioteca haciendo además los requerimientos respectivos de los mismos. 9. Supervisar la disponibilidad de la información en línea. 10. Administrar los servicios que brindan los laboratorios del Centro así como la implementación de modernos servicios en los mismos. 11. Llevar la responsabilidad de la disponibilidad de los equipos que corresponden al área de laboratorios. 12. Emitir el plan de trabajo en forma semestral o anual, previa reunión con la Dirección y Coordinadores así como la preparación de reportes periódicos de las actividades del área. 13. Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo solicitase su jefe inmediato. INGENIERIA EN COMPUTACION O CARRERAS AFINES. TRES AÑOS EN PUESTOS SIMILARES. FORMACION: CONOCIMIENTO REFERENTE A REDES, MANEJO DE RECURSOS TECNICOS, CURSO DE RELACIONES INTERPERSONALES. TECNICA, CONCEPTUAL, INVENTIVA Y HUMANA.. UTILITARIOS, PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE REDES, INTERNET. INSUMOS DE INFORMÁTICA

11 1. PUESTO ANALISTA DE SISTEMAS 4. SUPERVISA A PERSONAL DE APOYO Ser el responsable de planificar, coordinar y dirigir todas las actividades y recursos de servicios informáticos del Centro. 1. Garantizar la prestación de servicios informáticos eficientes, de acuerdo a las necesidades de los usuarios internos y externos del Centro - ESPOL. 2. Formular proyectos y programas que promuevan el desarrollo tecnológico del Centro. 3. Analizar, diseñar, desarrollar y administrar los sistemas de información bibliotecarios del Centro como: Sistemas de Administración Bibliotecaria, Sistemas de Información Virtuales, Sistema de Seguridades. 4. Organizar y dirigir a los programadores en el desarrollo de programas de información del Centro. 5. Instruir al Web master para el desarrollo de los sitios WEB y biblioteca Virtual del Centro. 6. Diseñar, planificar y administrar la publicidad de la unidad. 7. Diseñar, implementar y administrar la Base de Datos tanto la administrativa como la de los documentos bibliográficos digitalizados. 8. Planificar, organizar y dirigir los programas sociales como el Navegante Infantil y los Jóvenes Navegantes, entre otros. 9. Asistir al personal de las oficinas administrativas y a los coordinadores de las bibliotecas seccionales en el área de informática. 10. Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo solicitase su jefe inmediato. FORMACIÓN: INGENIERIA EN COMPUTACION, ANALISTA DE SISTEMAS Y/O CARRERAS AFINES. DOS AÑOS EN ADMINISTRACION DE SISTEMAS. TÉCNICAS PARA DESARROLLO DE SISTEMAS (LENGUAJES Y BASES DE DATOS), CURSOS EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS, DISEÑO Y PUBLICIDAD, RELACIONES INTERPERSONALES Y COMPUTACIÓN. TECNICA, INVENTIVA Y HUMANA UTILITARIOS, ACCES, PROJECT, ADOBE ILUSTRATOR, COREL DRAW, BASE DE DATOS, LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN. INSUMOS DE INFORMÁTICA

12 : 1. PUESTO AUXILIAR DE SERVICIOS 4. SUPERVISA A Ejecutar labores de limpieza, guardianía y mantenimiento en general. 1. Realizar el aseo de las áreas asignadas y sus muebles y equipos. 2. Revisar el edificio y oficinas antes de retirarse verificando que todo se encuentre en orden, apagando luces, equipos, cerrando llaves de agua, etc. 3. Vigilar los bienes institucionales en su jornada de trabajo. 4. Detectar e identificar a personas extrañas a su Unidad, proceder a comunicar cualquier novedad a Seguridad. 5. Transportar máquinas, equipos y materiales para su utilización. 6. Realizar el mantenimiento de las instalaciones y equipos de la institución. 7. Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo fuese solicitada por su jefe inmediato. FORMACIÓN: BACHILLER. SEIS MESES EN LABORES DE LIMPIEZA. CURSO DE SEGURIDAD. HUMANA. NO NECESARIA INSUMOS DE LIMPIEZA