MANUAL DEL MÓDULO DE TESORERÍA - 1 -

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1 MANUAL DEL MÓDULO DE TESORERÍA - 1 -

2 Introducción: Gestión de Tesorería... 4 Configuración... 6 Conceptos Presupuestarios... 7 Tipo Conceptos... 8 Códigos Analíticos... 8 Estatus... 9 Instrumentos Interfaces Sociedad Instrumentos Conceptos presupuestarios Códigos Analíticos Estatus Interfaces banco Condiciones sobre operaciones Condiciones intragrupo Tipos de cuenta Leyes de desglose Cuentas Enlazadas Archivos Entrada de datos Contabilidad Contabilidad Sociedades Contabilidad Cuentas Contabilización Instrumentos Contabilidad formatos Contabilización de transferencias Selección de asientos Consultas y mantenimiento Previsiones de Tesorería Movimientos Banco Bloques Tareas Iniciar saldos Conciliar automáticamente Conciliación multiapunte Conciliación manual Transferencias Ficha valor

3 Ficha valor extendida Presupuesto de Tesorería Informes Informe de saldos Conciliación Reparto bancario Coherencia de saldos Saldos medios Extractos cuenta Cuentas de Crédito Tesorería neta Tesoreria Neta Banco/Sociedad Control fechas valor Control de importes Liquidación de intereses Resumen liquidación intereses Condiciones sobre operaciones Condiciones cuentas Plan Periódico Tipos de interés Resultado de Intragrupo Comprobación saldos Disponible en cuentas Eficiencia CTO Desviación Periódica Informe detalle

4 Introducción: Gestión de Tesorería Parametrización del módulo Tesorería. En primer lugar, antes de iniciar con el tema, es importante destacar que la Tesorería es, sin lugar a dudas, una de las áreas de la empresa que más ha evolucionado en los últimos años, y por lo tanto, una de las que más cambios ha experimentado. En el pasado, se consideraba que el departamento de Tesorería era un mero departamento administrativo cuyas funciones eran la custodia de la Caja de la empresa y la realización de cobros y pagos. Sin embargo, a partir de las dos últimas décadas, se han venido potenciando los aspectos relacionados con la Gestión de Tesorería a través del proceso de toma de decisiones convirtiéndose así el departamento de Tesorería en un Centro de Beneficio. Las decisiones en el corto plazo Si se desea actualizar un departamento de Tesorería, el primer paso, en este proceso de evolución, ha de ser la optimización de las posiciones de tesorería en el corto plazo. A diario, la propia actividad de la empresa obliga a mantener situaciones de inversión y financiación que tienen una rentabilidad / coste que afecta directamente al resultado financiero de la empresa y por lo tanto, todos los días se deben tomar decisiones de Tesorería con el fin de optimizar dicho resultado, como por ejemplo: Decisiones para equilibrar saldos. Decisiones de financiación/inversión a corto plazo. 1. Origen de la información La determinación de los saldos diarios en fecha valor se puede realizar desde distintas fuentes: a. E x t r a c t o s b a n c a r i o s: La tecnología que actualmente se utiliza en las entidades financieras, permite proporcionar diariamente el detalle de todos los movimientos cargados o abonados en las cuentas bancarias así como, los saldos en valor originados por dichos registros. Sin embargo estos saldos bancarios, así obtenidos, no pueden ser tomados como referencia única para precisar la posición en valor diaria: Generalmente, en los extractos recibidos existe un decalaje de un día, es decir, lo que se recibe a día de hoy son los movimientos efectuados hasta el día de ayer. Hay movimientos cuya fecha valor es anterior a la fecha de operación Bancaria, por lo que, aunque estos registros modifican saldos anteriores a la fecha del día y afectan al saldo, ya no se podrá tomar ninguna decisión al respecto

5 b. Previsiones de Tesorería: Para la correcta toma de decisiones de Tesorería es necesario tener previstos todos los apuntes antes de su cargo o abono por parte del banco. Los movimientos los podemos clasificar en: Previsiones confirmadas. Previsiones no confirmadas por: Movimientos inciertos en importe. Movimientos inciertos en fecha e importe. Movimientos asignados o no asignados a una cuenta. Las previsiones no confirmadas requieren un especial seguimiento, por lo que se deberán de agilizar los canales de información (por ejemplo, esencial para transferencias o ingresos recibidos) e implementar una serie de técnicas que permitan estimar tanto importes como fechas de cargo o abono en valor. Gestión de las disponibilidades diarias en fecha valor: Si no se cuentan con todos los datos necesarios a la hora de definir las estrategias a seguir se puede provocar una toma de decisiones sesgadas. El impacto negativo provocado por no poder contar con todos los datos, conducirá a no maximizar el resultado Financiero (sobrefinanciación o sobreinversión). Con el objeto de minimizar las dificultades de posicionamiento, descritas anteriormente, es necesario considerar los siguientes aspectos: Todos los cobros y pagos deben estar previstos en fecha valor, día a día, y sobre un horizonte deslizante, normalmente a un mes. Se realizarán previsiones por cada tipo de pago y cobro, atendiendo al instrumento de tesorería, concepto presupuestario y estatus, que se utilicen para su materialización. A partir de estas previsiones se elabora una proyección de los flujos futuros en fecha valor denominada ficha en valor. A diario, se debe efectuar un punteo o conciliación entre los movimientos bancarios y las previsiones de Tesorería con el fin de ajustar las previsiones a la realidad, reducir la incertidumbre y controlar que las condiciones pactadas con los bancos se han cumplido. Aparentemente, puede parecer que gestionar la Tesorería en Fecha Valor, requiere una gran carga administrativa, pero con la ayuda de la Gestión de Tesorería, con los sistemas de conexión automática con los bancos y los interfaces con el ERP correspondiente en cada caso, esta carga administrativa se reduce considerablemente y establecer se convierte en una sencilla operación que se realizará en un breve espacio de tiempo

6 Alcance del módulo de Tesorería El módulo de Tesorería tiene como objetivo responder a las necesidades referentes a la gestión de las disponibilidades diarias en fecha valor, para lo cual existen una serie de funcionalidades que se pueden resumir en las siguientes: Entrada y mantenimiento de previsiones, de forma automática y manual. Cálculo de los saldos en valor futuro teniendo en cuenta los diferentes estatus (previsiones conciliadas, confirmadas, no confirmadas, etc.). Conciliar las previsiones con los datos reales de las entidades financieras o crear automáticamente o manualmente los movimientos bancarios que no se corresponden a ninguna previsión. Generar estadísticas, reparto bancario y Ficha en Valor por instrumentos o conceptos presupuestarios, tomando como base los movimientos de Tesorería y que pueden ser ordenados por el usuario en forma de plantillas. Configuración: Desde configuración vamos a parametrizar como queremos llevar nuestra tesorería. La parte de sociedades, bancos y cuentas las coge automáticamente de la parametrización principal del programa. Si quisiéramos podríamos añadir cuentas, bancos o sociedades que se volcarían automáticamente al módulo de extractos. Recordamos que en la parte de sociedades hay un apartado donde nos deja crear equivalencias entre sociedades para el módulo tanto de tesorería como de conciliación. Es decir, podríamos tener la misma sociedad con diferentes códigos en función de cómo lo llevemos por cada unidad. Es de gran utilidad sobre todo en sociedades que cambian de denominación

7 Conceptos Presupuestarios En este apartado nos estamos refiriendo a la naturaleza del flujo de tesorería es decir a quién? recibe el cobro o el pago. La pregunta de cómo se realiza el pago? queda respondida por el instrumento de cobro o pago. Por ejemplo, si pagamos 1000 euros a un proveedor por cheque: el instrumento sería pago de cheque y el concepto sería proveedor. Cualitativa y cuantitativamente los conceptos presupuestarios dependen de las rúbricas establecidas en el presupuesto de tesorería de la empresa. Este hecho nos permite establecer comparaciones entre lo que está previsto cobrar y pagar y cuanto se ha realizado hasta un determinado momento. Para dar de alta un concepto presupuestario, pulsamos el botón de Alta. IdConcepto: Es el nombre corto del concepto presupuestario (max.10 carácteres). Al actuar como identificador, no deberá contener espacios y ni caracteres no alfanuméricos. Descripción: Es la definición del concepto presupuestario

8 Signo: Se indica si es de cobro o de pago. Es un valor por defecto, pero al leer las previsiones podría darse el caso de que entrase un concepto presupuestario con un signo diferente al que se le asignó en la configuración del concepto. Un ejemplo podría ser que encontrásemos un pago a proveedores como cobro, sin ser un error ya que podría haber entrado como cobro indicando un abono de proveedores. Flujo de Explotación: Aquí le indicamos si pertenece a nuestro ciclo de explotación o no. Tipo Conceptos: Sirve para agrupar los distintos conceptos que hemos dado de alta en conceptos presupuestarios. Para que aparezcan estos tipos de conceptos, primero hay que darlos de alta en tipo de concepto. Tipo Conceptos Se utiliza para agrupar en tesoreria los conceptos presupuestarios, para poder utilizarlo en los distintos informes. Para dar de alta un tipo de concepto, tenemos que dar al botón Alta, y rellenar idtipoconcepto y descripción. Idtipoconcepto: es el nombre corto que vamos a utilizar para identificar el tipo de concepto. Descripción: es la definición del tipo de cuenta. Códigos Analíticos Se utilizan para poder gestionar una tesorería distribuida por proyectos o departamentos. Imaginemos que se está trabajando con el programa en una empresa constructora, en la que se están llevando a cabo simultáneamente una serie de proyectos y que pagamos por transferencia a un proveedor 1000 euros de la obra uno o proyecto uno. Proyecto1 se convertirá en el código analítico de este proyecto y todos los conceptos referentes al mismo se marcarán siempre y a partir de ese momento como Proyecto

9 Para dar de alta un nuevo código analítico, pulsamos el botón de Alta. IdCodigo Analitico: Es el nombre corto del código analítico (max.10 carácteres). Al actuar como identificador, no deberá contener espacios y ni caracteres no alfanuméricos. Descripción: Es la definición del código analítico. Estatus El estatus se utiliza para clasificar los movimientos de tesorería por el grado de certidumbre. Previsiones confirmadas. Previsiones no confirmadas por: Movimientos inciertos en importe. Movimientos inciertos en fecha e importe. Movimientos asignados o no asignados a una cuenta. La aplicación permite la creación de ilimitados estatus para clasificar las previsiones no confirmadas por tipo. Para dar de alta un nuevo estatus, pulsamos el botón de Alta

10 Id Estatus: Nombre corto (máximo 2 caracteres). Al actuar como identificador, no deberá contener espacios y ni caracteres no alfanuméricos. Descripción: Definición del tipo de flujo. Tipo: Existen las siguiente categorías PRE Previsión no confirmada. Comprende las previsiones de las cuales nos quede por confirmar valores tal como el importe o la fecha de vencimiento. REA Previsión Real. Estas previsiones ya no están sujetas a modificaciones. CON Previsión Conciliada. (Sólo se puede crear un estatus de tipo conciliado). INT Previsión Integrada. (Sólo se puede crear un estatus de tipo integrado). NCO Previsión no Conciliada. Con esto indicamos previsiones que de momento, no vamos a permitir que se concilien. Color: Le podemos asignar un color para cada estatus. Es interesante de cara al informe de Ficha Valor Extendida, ya que nos aparecerán las previsiones agrupadas por estatus. Cartera: Indicamos si las previsiones pertenecen a cartera o no. Si pertenecen a cartera, se irán renovando en cada carga de datos que se realice. Si tiene como valor de Cartera No, estas previsiones en la aplicación ya no sufrirán modificaciones, hasta que se concilien. Instrumentos Los instrumentos son las vías de cobro y pago que utiliza la empresa (cheque, pagaré, transferencia, etc.). Para dar de alta un nuevo instrumento, pulsamos el botón de Alta

11 IdInstrumento: Conjunto de caracteres que identifica el instrumento (máximo 10). Al actuar como identificador, no deberá contener espacios y ni caracteres no alfanuméricos. Descripción: Definición del instrumento. Signo: Si indica si es de cobro o de pago. Le indicamos un signo por defecto a cada instrumento, lo que no implica que nos lo podamos encontrar con otro signo dentro del aplicativo. Tipo de Operación: TE Traspaso Emitido para todas las operaciones que son de traspaso. TR Traspaso Recibido para todas las operaciones que son de traspaso Recibido. CO Común para la mayoría de las operaciones que no son de traspaso. BA Operación de Barrido. TF Transferencia a terceros. Estatus: Se selecciona el estatus por defecto para el instrumento que nos servirá para que la aplicación rellene de forma automática el estatus cuando introduzcamos manualmente algún movimiento. Concepto Presupuestario: Se selecciona un concepto por defecto. Al igual que ocurre con el signo, no significa que podamos encontrar un instrumento relacionado con varios conceptos presupuestarios, ya que siempre aparecen en el aplicativos con los valores que tengan en el origen (en el programa de gestión de cartera del que procedan). Flujo de Explotación: Aquí le indicamos si pertenece a nuestro ciclo de explotación o no. Interfaces Sociedad Se establecen las equivalencias entre los códigos que aparecen en los interfaces de previsiones y los códigos establecidos en la aplicación. La aplicación permite trabajar con tantos formatos como ficheros de previsiones distintos existan. La configuración del formato se establece en Parámetros Interfaces Entrada de Datos. Instrumentos En este menú se establecen las correspondencias entre los instrumentos exportados a través fichero de previsiones o de un procedimiento interno y los

12 instrumentos parametrizados en el programa. Antes de introducir los códigos debemos seleccionar el tipo de formato y a continuación se nos habilitarán las celdas para introducir la equivalencia. Las casillas: Instrumento: Se muestra el creado internamente. Entrada: Se introduce el código que se va a recibir en el fichero de previsiones, o que va a volcar mediante un proceso de volcado interno. Extraer: Se indica si se quiere exportar o no. Salida: Se introduce el código con el que se quiere exportar en un fichero de salida. Acción: Se puede seleccionar entre: Integrar: Es la más frecuente. Simplemente permite que cargue el movimiento en la aplicación que contiene el instrumento seleccionado en la aplicación. Nuevo: Renueva las previsiones que contengan dicho instrumento. Es decir, una previsión que ya tenga cargada en la aplicación, independientemente del tipo de estatus con el que venga, se renueva si se ha producido algún cambio en el origen. El control de correspondencia entre la previsión que ya estaba dentro de la aplicación y la que la va a sobrescribir lo llevamos a través del identificador en el sistema de origen. Pendiente: No carga los movimientos acompañados del instrumento seleccionado. Repartir: Se utiliza para cargar movimientos con leyes de desglose. (ver leyes de desglose) Duplicar: Se utiliza para llevar las previsiones sólo correspondientes a determinados instrumentos a las cuentas de control de riesgos. Se suele utilizar para las líneas de descuento, créditos documentarios y pagos mediante confirming. Ley: Sólo cuando hayamos establecido la acción Repartir se selecciona la ley correspondiente. CuentaEnlazada: Se utiliza sólo cuando el instrumento lleva asociado la acción de Duplicar y siempre que haya asociada a una cuenta más de un producto financiero

13 que necesite el control de riesgos. Las posibles cuentas que nos aparecerían en el desplegable son las generadas en Tesorería Configuración Cuentas Enlazadas (ver dicha parte). Conceptos presupuestarios En este menú se establecen las correspondencias entre los conceptos exportados en el fichero de previsiones o a través un procedimiento de volcado interno y los conceptos parametrizados en el programa. Antes de introducir los códigos debemos seleccionar el tipo de formato y a continuación se nos habilitarán las celdas para introducir la equivalencia. Las columnas de la rejilla son: Concepto: Se muestra el creado internamente. Entrada: Se introduce el código que se va a recibir en el fichero de previsiones o a través de un proceso de volcado interno. Extraer: Se indica si se quiere exportar o no. Salida: Se introduce el código con el que se quiere exportar en un fichero de salida. Ley: Sólo lo elegiríamos si quisiéramos asignarle al concepto una ley de desglose (ver Tesorería Configuración Leyes de Desglose) Códigos Analíticos En este menú se establecen las correspondencias entre los códigos análiticos exportados en el fichero de previsiones o a través de un proceso interno y los códigos analíticos parametrizados en el programa

14 Antes de introducir los códigos debemos seleccionar el tipo de formato y a continuación se nos habilitarán las celdas para introducir la equivalencia. Las columnas de la rejilla son: Código Analítico: Se muestra el creado internamente. Entrada: Se introduce el código que se va a recibir en el fichero de previsiones o a través del proceso de volcado interno. Extraer: Se indica si se quiere exportar o no. Salida: Se introduce el código con el que se quiere exportar en un fichero de salida Estatus En este menú se establecen las correspondencias entre los conceptos exportados en el fichero de previsiones o través de un proceso interno y los instrumentos parametrizados en el programa. Antes de introducir los códigos debemos seleccionar el tipo de formato y a continuación se nos habilitarán las celdas para introducir la equivalencia. Las columnas de la rejilla son: Estatus: Se muestra el creado internamente. Entrada: Se introduce el código que se va a recibir en el fichero de previsiones o a través de un proceso de volcado interno. Extraer: Se indica si se quiere exportar o no. Salida: Se introduce el código con el que se quiere exportar en un fichero de salida

15 Interfaces banco En el módulo de tesorería, vamos a necesitar ver los movimientos de banco, ya que una vez conciliados, se convertirán en previsiones históricas. El interface de banco nos sirve para establecer cómo vamos a querer ver los movimientos de banco desde el módulo de tesorería y cómo queremos que se comporten. Para ello, tenemos que establecer las correspondencias entre los códigos propios (códigos de operación del propio banco) o comunes (para toda la banca) que aparecen en el fichero bancario norma 43 y los códigos establecidos en la aplicación (instrumentos, conceptos presupuestarios). Los códigos propios y comunes se pueden ver desde la aplicación a través del extracto bancario. Para dar de alta un nuevo código, pulsamos el botón de Alta. Formato: Se selecciona el formato para el banco definido a través de Parámetros Interfaces Formatos. Si es un código común o propio ya quedó establecido en el formato la primera vez que se define. Código Entrada: Se introducen los códigos del fichero N43, tres o dos dígitos en función de si es propio o común. Signo: Es el signo asociado a la operación bancaria anterior. Instrumento: Es el código de tesorería que se corresponde con el código bancario para el signo seleccionado. Es decir, es el instrumento con el que queremos ver el movimiento de banco desde Tesorería. Concepto: Es el concepto de tesorería que se corresponde con el código bancario para el signo seleccionado. Es decir, es el concepto presupuestario con el que queremos ver el movimiento de banco en tesorería

16 Acción: El código del banco viene marcado por la Acción es decir queda definido por la operación que debe de hacer la aplicación con cada uno de los códigos bancarios que vamos a recibir, y que van a ser enviados diariamente por nuestro/s banco/s. Con la acción le indicamos como queremos que se comporten los movimientos bancarios en Tesorería. Las acciones posibles son: - Integrar: esta acción se utiliza en aquellas operaciones para las que no existe previsión, es decir que se producen en el banco antes que en la tesorería, por ejemplo un impagado o un cobro por transferencia. La aplicación crea una previsión o clon del movimiento bancario que posteriormente será conciliada cuando se ejecute el proceso de conciliación automática. El movimiento bancario se integrará como una previsión que aparecerá con el instrumento, signo y concepto presupuestario que le hayamos indicado. - Conciliar: se utiliza en aquellas operaciones en las que existe previsión de tesorería y que como ya están contempladas serán punteadas en el proceso de conciliación automática. - Pendiente: se utiliza en aquellas operaciones bancarias en las que el usuario desea conciliar manualmente, es decir que si se lanza un proceso de conciliación automática, éstas no serán tenidas en cuenta en el proceso. - Sustituir: se utiliza en aquellas operaciones bancarias en las que contamos con una previsión pero en las que no tenemos la garantía de que los datos registrados vayan a ser los reales enviados por el banco, por ejemplo los pagos de nóminas. Esta acción enlaza con una ley de conciliación para que se puedan detectar los movimientos implicados y discernir así entre los de previsión y los de banco. Estamos hablando de una ley de conciliación que no tiene en cuenta el importe como un criterio a seguir. Una vez encontrado el movimiento la aplicación sustituye el importe de la previsión por el real de banco y lo da por conciliado. - Agrupar/arrastrar: se utiliza en aquellas operaciones bancarias en las que no se conocen ni el importe ni la fecha valor. Por ejemplo, sería el caso de una remesa de cheques emitida, en la que, a priori, se desconoce la fecha de cobro y el montante que ser irá descontando a medida que se hagan efectivos los cheques que se han emitido. En este caso la aplicación agrupa todas las operaciones en una única. El importe de la agrupación realizada queda conciliado y la diferencia de importes entre los emitidos y los cobrados se arrastra al siguiente día hábil. La aplicación

17 cotejará siempre previsiones que tengan una fecha valor inferior o igual a la del último movimiento de la agrupación y que tenga el mismo soporte. En caso de no existir una previsión con fecha valor inferior o igual a la del último movimiento la aplicación dará por conciliado los n movimientos de banco contra una previsión que será creada automáticamente. Integrar/Eliminar: La diferencia fundamental entre la acción de integrar e integrar/eliminar, es que la primera únicamente integra el movimiento bancario como previsión y la segunda, además elimina todas las previsiones que tengan el instrumento asociado para dicha fecha valor en la que se integran. Condiciones sobre operaciones Desde esta opción de menú se parametrizan las condiciones sobre operaciones que van a tener en vigor desde una fecha determinada para un instrumento de tesorería y una cuenta dada. La aplicación en la versión actual permite la creación de dos operaciones. Un ejemplo sería la comisión que nos cobra el banco cada vez que hacemos una transferencia. El funcionamiento sería el siguiente: cuando entrase una transferencia, bien a través de la entrada automática de ficheros o entrada manual de previsiones, le crearía automáticamente la comisión que hemos parametrizado. Los campos cabecera son: Sociedad: Se selecciona la compañía en la que se va a añadir condiciones. Banco: Se selecciona el banco de la compañía a añadir condiciones. Cuenta: Se selecciona la cuenta bancaria a añadir condiciones. Instrumento de tesorería: Se selecciona la vía de cobro o pago que genera otras operaciones, generalmente comisiones bancarias. Los campos del cuerpo son:

18 Días Valor: Aquí se establecen los días sobre la fecha operación para conocer la fecha valor de la operación principal. Fecha Condiciones: Se inserta la fecha a partir de la cual serán válidas las condiciones. Las operaciones de gastos asociadas a una cuenta y a un instrumento son dos: % Cuando la comisión viene establecida en un porcentaje sobre la operación principal. También se puede introducir un gasto mínimo y máximo. Fijo Cuando la comisión o gasto siempre tiene un mismo importe, independientemente del importe de la operación principal. Instrumento Es el soporte deudor que recoge el gasto generado. Concepto Es el concepto presupuestario de la operación generada a raíz de la principal. La fecha de operación y la fecha de valor de la operación subyacente coinciden con la fecha de operación del apunte principal. Además, hemos incorporado la posibilidad de añadir una comisión más sobre cada condición principal. Es decir, esta comisión no va a consistir en un porcentaje o un importe fijo sobre la previsión que vayamos a introducir en la aplicación automática o manualmente, sino sobre la condición que hayamos ligado a dicha operación. A ésto le hemos llamado comisión enlazada. Para salir sin guardar. Salvar las condiciones. Por otra parte la aplicación también permite exportar una condición sobre operaciones a otras cuentas, bancos e incluso sociedades. De esta forma evitamos tener que crear una condición para cada cuenta e instrumento. Para poder exportar las condiciones primero debemos guardarlas. Una vez salvadas aparecerán en la parte inferior de la pantalla, a continuación nos situamos sobre ella y pulsamos con el botón derecho del ratón, seleccionado Aplicar a

19 Por último nos saldrá la siguiente pantalla de selección: Podemos seleccionar una o varias sociedades, uno o varios bancos, una o varias cuentas y uno o varios instrumentos. A continuación pulsamos aceptar para que copie las condiciones a los elementos seleccionados o cancelar para no realizar ninguna acción. Condiciones intragrupo. Desde esta parte, damos de alta las condiciones intragrupo. El objetivo es que, a partir de esta configuración, podamos conocer a una fecha dada cuanto debe una de las sociedades del grupo a otra y podamos realizar una liquidación de intereses entre sociedades del grupo. Vemos que datos son necesarios para dar las condiciones de alta

20 Sociedad Prestamista: sociedad que presta. Sociedad Prestataria: sociedad a la presta. Fecha desde: fecha desde la cual queremos que tenga en cuenta las condiciones. Fecha hasta: fecha hasta la cual queremos que tenga en cuenta dichas condiciones. Periodicidad Revisión: Si la revisión de tipos de interés es automática, aquí le indicamos cada cuanto se realiza la revisión. Fecha de referencia: Cuando la revisión de intereses está referenciada al Euribor al plazo que sea, esta fecha es la del día del que se toma el Euribor. Para las revisiones automáticas, esta será la fecha de referencia para cambiar el tipo de interés en función del periodo establecido de revisión. Al seleccionar una sociedad prestamista y prestataria, la aplicación nos dice si hemos inicializado la realización entre ellas. Es decir, a la fecha en la cual queremos partir, le tenemos que decir a la aplicación cuanto debía la sociedad prestataria a la prestamista. Para ello, pulsamos en el botón Inicializar

21 Le indicamos como vemos en el cuadro anterior, el saldo inicial y la fecha de dicho saldo, a partir de la cual se irá movimiento e irá contando para la liquidación de intereses. Una vez introducidos estos datos, le tenemos que indicar a la aplicación con qué tipos de interés se prestan entre empresas del grupo. Para ello, pinchamos en el tramo acreedor y en el deudor, tal y como hacemos cuando damos de alta las condiciones de las cuentas de crédito. Sólo nos quedaría darle al botón Aceptar, para tener generada ya la situación de partida. Tipos de cuenta. Aquí vamos a parametrizar los tipos de cuenta con los que vamos a trabajar para tesorería. Los diferentes campos que tenemos dar de alta para cada tipo de cuenta son los siguientes: IdTipoCuenta: Nombre corto que identifica un tipo de cuenta (máximo 3 caracteres). Al actuar como identificador, debe contener solo caracteres alfanuméricos. Descripción: Descripción larga del tipo de cuenta. Correspondencia: En este campo indicamos la naturaleza del tipo de cuenta a crear. Los diferentes tipos de cuenta son los siguientes: - Corriente. Indicado para cuentas corrientes - Crédito. Indicado para cuentas de crédito. - Efecto. Este tipo de cuenta se utiliza para las líneas de descuento. - Ficticia. Le asignamos como tipo de cuenta ficticia a las cuentas que no recogen movimientos de banco, sino sólo previsiones que no tienen cuenta bancaria todavía asignada pero que ya existen. - Crédito Documentario. Indicado para las cuentas que vayan a llevar el control de las cartas de crédito

22 - Confirming. Indicado para las cuentas que van a llevar el control del pago de confirming. Leyes de desglose. Introducción En la aplicación existen varias posibilidades. Se puedes traer las previsiones de forma individual (factura a factura) o agrupadas por vencimiento. Ésta es una de las decisiones más importantes que hay que tomar cuando se implanta una solución de tesorería. Veamos las ventajas que aporta cada una de ellas. El traerlas de forma agrupada se adapta mucho más a la idea de Tesorería pura, ya que lo que a un tesorero le interesa es saber, por ejemplo, cuantos cobros de los que tenía previstos han llegado y cuantos estén pendientes, y no quienes son los que han pagado con exactitud. Esta fórmula acelera la conciliación y permite que el tesorero obtenga su posición justificada de una forma muy rápida. El traerlas de forma individualizada hace que la conciliación sea más concreta, pero al mismo tiempo más lenta. Se utiliza en empresas en las que no existe una gestión de tesorería independiente de contabilidad, ya que no hay un segundo usuario que tome medidas posteriores sobre las previsiones contables no realizadas. Tiene además otro inconveniente importante, como es el de no poder repartir los movimientos en el tiempo porque no sabemos cuales se van a retrasar. Las leyes de desglose, aunque pueden ser utilizadas en ambos casos, están pensadas y son más beneficiosas para los que deciden traer los movimientos de forma agrupada. Lo que permite en si es una distribución programada de las operaciones previstas en el tiempo, y de paso, se han definido nuevos desgloses por cuenta, instrumento, concepto y código analítico. Tipos de Leyes de Desglose Hay varios tipos de desglose. Vamos a ver que utilidades tienen: Desglose por fecha valor. Sirve para desglosar un importe en varias fechas. Supongamos que tenemos varias facturas que vencen el 30 de este mes. Pero nuestra experiencia nos dicta que solo un porcentaje paga a vencimiento, y que el resto lo hace con retraso; pues bien, podemos desglosar un movimiento en varios con distintas fechas valor. Vamos a definir un caso. El importe previsto por facturación para una fecha concreta lo vamos a definir aplicando esta regla estadística: El 25% paga en la fecha prevista

23 El 20% paga 3 días mas tarde El 18% paga 5 días mas tarde El 20% paga 10 días mas tarde. El 17% restante paga 15 días mas tarde. En el sistema lo introduciremos de la siguiente forma: Le hemos dado un código y un nombre un tipo de desglose. Luego hemos introducido los porcentajes y los días de desfase. Hay que tener en cuenta las siguientes cosas: El campo fecha sirve para indicarle al sistema cuando queremos empezar a aplicar esta regla. El porcentaje debe de ser del 100%, en caso contrario el botón validar permanecerá inactivo El signo + indica añadir esos días, pero también se puede aplicar el signo para disminuir. También de forma opcional, podemos incluir un calendario (para que arrastre la fecha de valor a días hábiles por ejemplo). Desglose por cuentas. Sirve para desglosar un importe en varias cuentas. Supongamos por ejemplo que tenemos una previsión de cobro de X, pero no sabemos por qué cuentas van a llegar las transferencias o vamos a ingresar los documentos de pago de nuestros clientes. En este caso podemos aplicar una ley estadística según los porcentajes de cobros que hemos obtenido en el módulo de extractos (informe de reparto bancario) Un ejemplo sería este:

24 Hay que tener en cuenta las siguientes cosas: El campo fecha sirve para indicarle al sistema cuando queremos empezar a aplicar esta regla. El porcentaje debe de ser del 100%, en caso contrario el botón validar permanecerá inactivo Desglose por instrumento. Sirve para desglosar un importe en varios instrumentos. Al igual que en el caso anterior, disponemos de las previsiones de cobro, pero no sabemos con que instrumento nos van a pagar nuestros clientes (transferencia, cheque ). Podemos de nuevo pedir un informe en extractos (por flujos) y aplicar el desglose. Un ejemplo sería este: Hay que tener en cuenta las siguientes cosas:

25 El campo fecha sirve para indicarle al sistema cuando queremos empezar a aplicar esta regla. El porcentaje debe de ser del 100%, en caso contrario el botón validar permanecerá inactivo. Desglose por concepto. Sirve para desglosar uno o varios movimientos en varios conceptos. Supongamos que queremos asignar los pagos previstos a varios conceptos presupuestarios para luego poder pedir informes por concepto de una forma ajustada. Un ejemplo sería este Hay que tener en cuenta las siguientes cosas: El campo fecha sirve para indicarle al sistema cuando queremos empezar a aplicar esta regla. El porcentaje debe de ser del 100%, en caso contrario el botón validar permanecerá inactivo Desglose por Código analítico. Sirve para desglosar uno o varios movimientos en varios códigos analíticos. Supongamos que queremos asignar los pagos previstos a varios códigos analíticos para luego poder pedir informes por código analítico de una forma ajustada. Un ejemplo sería este

26 Hay que tener en cuenta las siguientes cosas: El campo fecha sirve para indicarle al sistema cuando queremos empezar a aplicar esta regla. El porcentaje debe de ser del 100%, en caso contrario el botón validar permanecerá inactivo Cuentas Enlazadas Cada vez es más habitual tener en una cuenta bancaria contratados varios productos financieros. Por ejemplo, en una misma cuenta puedo tener contratada una línea de descuento de pagarés y además un crédito documentario a la exportación. Desde Tesorería Configuración, en Cuentas Enlazadas vamos a unir cada cuenta madre (cuenta bancaria que recibe los cobros por descuentos o realiza pagos de operaciones comerciales exteriores), con las cuentas satélites desde las cuales vamos a descontar el riesgo de los diferentes productos. Las cuentas satélites son cuentas que vamos a dar de alta desde Parámetros Cuentas como tipo de cuenta de efecto, crédito documentario o confirming, según el producto del cual queramos llevar el control del riesgo. Es decir, para saber en cada momento cuanto tenemos disponible para seguir descontando o para poder seguir trabajando con el exterior o incluso para saber cuanto más puedo pagar mediante confirming. Para ello, también les tendremos que dar a dichas cuentas satélites unos límites contratados tal y como si fuera una cuenta de crédito. Vemos como lo parametrizaríamos. Crearemos tantos T. Cuenta mediante el + que aparece en la parte superior izquierda de la pantalla como cuentas de riesgo quiera enlazar. Lo que nos estaría indicando es el tipo de producto. En nuestro caso hemos creado el T.Cuenta LINEADESCUENTO y le hemos asociado la cuenta satélite donde queremos que lo lleve y, el T.Cuenta

27 CARTACREDITO con la cuenta satélite de las cartas de crédito asociada. En el cuadro posterior, vemos la relación existente en el Banesto para la Empresa 1. A ambas le hemos añadido dos días, que nos los sumará a los de vencimiento de las previsiones afectadas. Si quisiera darlo de alta en otra sociedad o con otros banco, la parte que permanecería fija es el T. Cuenta, lo único que cambiarían son las cuentas que entrarían en juego. Lo siguiente sería indicarle qué tipo de operaciones queremos que nos lleve a cada una de las cuentas de riesgo. Para ello vamos de nuevo (como en el caso de tener sólo un producto contratado) a Tesorería Configuración Interface sociedad Instrumentos. En este caso no sólo le tenemos que indicar la acción duplicar (en la cuenta de riesgo) cuando entre en la aplicación, sino que además le tenemos que decir en qué línea

28 Según lo tenemos parametrizado, la aplicación, cuando entrase una previsión con el instrumento Q (CPAGARE), llevaría las previsiones a las diferentes cuentas satélites que se hayan enlazado desde Cuentas Enlazadas para el T.Cuenta LINEADESCUENTO, en los diferentes banco y para las diferentes sociedades. Al igual ocurriría con las previsiones que vengan en el fichero de interface como J (PCREDIMPORT), con el T.Cuenta CARTACREDITO. Como ya hemos comentado, las cuentas satélites que creemos no todas van a ser un tipo de cuenta que tenga correspondencia efecto. Las cuentas que tengan contratadas cartas de crédito a la exportación tendrán asociadas cuentas satélite desde las cuales descontaremos el riesgo, que serán tipos de cuenta con correspondencia de créditos documentarios. Al igual ocurre con los confirmings, estos últimos con cuentas con correspondencia confirming. Es así porque todas ellas van a servir para descontar el riesgo, no se utilizan igual En los descuentos de efectos, a nivel bancario cobro hoy pero mi riesgo ha aumentado hasta que venzan los efectos cobrados. Sin embargo, tanto en los cartas de crédito a la exportación y los confirmings, realmente hoy no va a tener impacto bancario hasta que no venza, por lo que las dos previsiones (la que iría asignada a la cuenta bancaria real y la que va a la satélite), se moverían paralelamente en el tiempo hasta su vencimiento, teniendo en cuenta que se podría trasladar un par de días aproximadamente la liberación del riesgo. Archivos Aquí se va a guardar un histórico con los ficheros de previsiones que hemos integrado en la aplicación. Siempre que no haya previsiones conciliadas en un fichero, podremos eliminarlo, echando atrás así todas las previsiones integradas en el

29 Entrada de datos Desde esta pantalla vamos a realizar tanto la entrada automática de previsiones desde un fichero como de forma manual, de la misma manera que hemos hecho en el módulo de extractos y conciliación, con alguna variación. En la entrada automática de previsiones desde fichero tenemos la opción de aplicar a las previsiones las leyes de desglose que hayamos creado. Es decir, cuando entre una previsión determinada, en vez de quedarse como una previsión, se convertirá en varias en función de la ley de desglose que hayamos aplicado. También podemos señalar la opción de generar comisiones. En este caso la aplicación asignará las condiciones sobre operaciones a las previsiones que se encuentren en el fichero a integrar. La entrada manual de previsiones la realizamos desde la parte de debajo de la pantalla, al igual que hicimos en extractos y conciliación. Una vez dentro ya de la cuenta a la cual vamos a añadir la/s previsión/es pulsamos el botón derecho y pinchamos en nueva. Nos aparece la siguiente pantalla

30 Desde ella podremos introducir la previsión en el sistema. Tenemos la opción de poder repetir la entrada de uno o varios campos igual para varias previsiones, que funciona de la misma manera que en el módulo de extractos y conciliación. De esta forma, cuando aceptemos la operación, aparecerá un nuevo grid con todos los campos marcados en rojo de forma duplicada. También desde aquí nos permite asignar a la previsión que vayamos a introducir las diferentes leyes de desglose que hayamos creado. Además, vamos a poder generar una previsión durante varios periodos. Bastaría con señalar en la casilla que aparece al lado izquierdo de generar periodos. Vamos a elegir cada cuantos periodos queremos que se repita esta previsión: diario, semanal, quincenal, mensual, bimensual, trimestral, semestral, anual. Además elegimos si queremos que se repitan el mismo día del mes siguiente (día aniversario), si preferimos que sea a final de mes, o cuando pasen los días naturales del periodo seleccionado

31 Contabilidad: El Cash Flow Manager, está preparado para devolver al programa de contabilidad que tenga el cliente un fichero de interface con asientos de transferencias a terceros o transferencias intragrupo. Para conseguir el obtener el asiento, necesitamos realizar una serie de parametrizaciones previas. Vamos a ver como se realizan dichas parametrizaciones, y qué hay que hacer para exportar el fichero con los asientos desde el Cash Flow Manager. Contabilidad Sociedades: Desde esta pantalla vamos a dar de alta las cuentas de préstamo intragrupo que tiene cada empresa. Vemos como se darían de alta. Lo primero elegimos la sociedad para la cual queremos dar de alta las cuentas que se manejarán en las transferencias y traspasos intragrupo. Como vemos en la imagen superior, en cada línea, una vez seleccionada una sociedad, me aparecen el resto de sociedades. La aplicación está preparada para que cada una de las sociedades tenga dos cuentas de préstamo intragrupo con cada sociedad del grupo. Es decir, que permite que cada sociedad pueda tener una cuenta que se utilice para agrupar los saldos deudores por una parte y los acreedores por otra. Es probable que no se utilicen todas las posibilidades que deja abierta la aplicación. Puede ser la cuenta de préstamo intragrupo sea la misma para recoger los saldos acreedores y deudores. En este caso, se rellenarán las dos celdas con la misma cuenta contable en la columna de Cuenta Intragrupo Deudor y Cuenta Intragrupo Acreedor. Una vez dada de alta las cuentas correspondientes hay que pulsar el botón Validar

32 Contabilidad Cuentas: En esta parte de la parametrización de la contabilidad de transferencias y traspasos intragrupo y pago de transferencias a terceros, le indicamos las cuentas de contrapartida que nos faltarían para tener el asiento correspondiente. Vamos a ver una por una las opciones que nos da la aplicación. Las cuentas se van a dar de alta por sociedad y por banco. Los elegimos en la parte superior de la pantalla. Las columnas son las siguientes: Cta. Gastos. En esta columna vamos a introducir la cuenta de gastos que utilizaremos para recoger los gastos de las operaciones que tengan enlazada una comisión. Es decir, la aplicación buscará esta cuenta para las operaciones que tengan dadas de alta Condiciones de Operaciones. Tip.C.Gastos. Esta columna la utilizaremos cuando el ERP del cliente sea Sap. Le indicaremos el tipo de movimiento con el que tiene que entrar en Sap la comisión en Sap. Eq. Conta: Aquí introduciremos la cuenta contable en la queremos que se realice el asiento. Si no introducimos ninguna, tomará la cuenta contable que aparezca en Parámetros Cuentas. Tipo Cuenta. Especialmente creada para los clientes de Sap, aquí le indicamos el tipo de movimiento que es la línea que contiene la cuenta bancaria. Cód. analítico. Columna que recoge el centro de coste si existiese en la operación. Analítica y Analítica contrapartida. Estas dos columnas las rellenaremos si quisiéramos obtener el asiento de contabilidad analítica. Intrum. Gastos. Le indicamos el instrumento que queremos asociar a la comisión generada para ser exportado en el fichero. Para que una vez introducidas las cuentas se guarde la información, sólo tenemos que pinchar en el botón Validar

33 Contabilización Instrumentos: Como ya hemos visto en el apartado anterior, el Cash Flow Manager permite el exportar los asientos, indicándole en cada línea un instrumento (vía de pago o cobro). Si queremos exportar los instrumentos, los daremos de alta desde esta entrada del árbol de Tesorería. Vemos la pantalla de entrada. La aplicación nos muestra a la izquierda de la pantalla, en la primera columna, los instrumentos que tienen tipo de operación que no sea común. En las dos columnas siguientes, nos pide cómo queremos que exporte los cobros y los pagos. Para guardarlo, como siempre, pulsamos el botón Validar. Contabilidad formatos. En esta pantalla le indicamos a la aplicación, el aspecto del fichero, tal y como se va a exportar para que sea posteriormente introducido en el programa de contabilidad del cliente en cuestión. El formato es muy similar al que tenemos en la parte de Contabilidad de Extractos. Únicamente habría que marcar las posiciones donde queremos que nos escriba los diferentes campos, dentro del fichero

34 Contabilización de transferencias Para conseguir exportar los asientos en el fichero, tenemos que seleccionar de movimientos que queremos exportar. Esta pantalla es muy similar a la pantalla de Selección de Banco en el módulo de Contabilización. Simplemente tendríamos que realizar la selección de los movimientos que queremos exportar que no estén ya exportados, seleccionar el formato y pulsar el botón Exportar. Como en otros selectores, tienen las opciones de Tipo fecha desde y hasta, signo, importe desde hasta

35 Las novedades de esta pantalla de selección son las siguientes: - Estado Contabilización. En este caso, el estado contabilizado significa que se ha exportado de la aplicación. Esto no quiere decir que se haya llegado a integrar en el programa de contabilidad. Con esta opción, por lo tanto, podemos seleccionar los movimientos que ya se han exportado, lo que no y todos. - Con Comisión: Si los movimientos tienen comisión (condición sobre la operación), si queremos ver los movimientos que no tienen comisión y todos. Supongamos que quiero contabilizar los movimientos que tengo en pantalla. He seleccionado los movimientos que no he contabilizado todavía y que no tienen comisiones, para un periodo de tiempo en fechas valor. Para exportarlo sólo tengo que seleccionar formato plano de fichero y seleccionar el formato con el que quiero que se exporte. Pinchamos en el botón Exportar y nos aparecerá el explorador para que le demos nombre al nombre al fichero y lo guardemos

36 Una vez indicado nombre y ruta donde guardar, pulsaremos el botón Guardar, nos avisará que va a contabilizar (recordemos que se refiere a exportar) el número de movimientos seleccionados. Posteriormente nos aparecerá la pantalla con el mensaje de los movimientos que ha conseguido contabilizar. Puede darse el caso de que los movimientos seleccionados para contabilizar no coincidan con los finalmente exportados como en nuestro caso. contabilizado. Los motivos más habituales, son porque no tengan cuenta de contrapartida asociada (que no se haya llegado a parametrizar o a introducir manualmente) o que hayamos realizado una selección con todos los movimientos (contabilizados y no contabilizados) y lógicamente, no vuelva a exportar lo ya La aplicación, si pulsamos al botón derecho del ratón, nos da las siguientes opciones. Estas opciones nos facilitan, si la aplicación no ha conseguido enlazar las cuentas de contrapartida, o si

37 queremos realizar el asiento contra otras cuentas que no sean las predeterminadas, el poder asignarlas manualmente. Selección de asientos Desde esta entrada del menú vamos a poder no solo ver los asientos exportados sino también el desmarcarlos en caso de error. La pantalla de selección, es familiar ya para nosotros. La única peculiaridad es que entre la selección de fechas incluímos la fecha de contabilización. Con ella nos referimos a la fecha en la cual se exportaron los asientos. Vamos a buscar el asiento que hemos realizado anteriormente. Supongamos que nos hemos equivocado y queremos descontabilizarlo. Sólo tenemos que pulsar el botón derecho sobre el movimiento seleccionado, y se nos habilitará las siguientes opciones. Si pulsamos el botón Descontabilizar, el movimiento se descontabilizará. De esta manera se quedará desmarcado, estando preparado para volver a ser exportado. Si pinchamos dos veces en le movimiento, aparece el asiento contable que se ha realizado, y desde aquí también podremos descontabilizar el movimiento

38 Consultas y mantenimiento. Previsiones de Tesorería Introducción Al igual que en el resto de módulos de la aplicación, se ha creado una operativa que permita la rápida selección y modificación o baja de previsiones de tesorería. Selección de operaciones. La pantalla de selección ha sido diseñada para facilitar la selección rápida de movimientos por todos los campos posibles, sin tener que obligar al usuario a rellenar o dejar en blanco campos innecesarios. Veamos como funciona. Partiendo de la ventana principal: Supongamos que queremos seleccionar los movimientos con concepto CARTERA Y CTRASP de la cuenta 01GALL

39 Hemos bajado los campos sociedad, Cuenta y Concepto porque podemos ir discriminando fácilmente posibles selecciones, es decir, seleccionando sociedad CAR, solo aparecen los bancos con los que esta sociedad trabaja, seleccionando banco BBVA solo aparecen las cuentas de este banco y sociedad, y así sucesivamente. Esta forma de selección es especialmente útil para empresas con gran cantidad de cuentas y/o movimientos. Posteriormente, sólo nos queda por elegir el resto de opciones: Tipo de fecha, desde, hasta, y signo. Podemos también elegir desde que importe hasta que importe queremos seleccionar. Además podemos hacer la selección por la referencia, por el id de la previsión y por el id archivo de integración: Pantalla de trabajo Una vez que hacemos la movimientos: selección, nos aparecen los