Aspectos importantes que se deben de tomar en cuenta para realizar una contratación para la implementación de las Normas Internacionales de

Transcripción

1 Aspectos importantes que se deben de tomar en cuenta para realizar una contratación para la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP). CONTABILIDAD NACIONAL

2 Contenido Introducción CAPACITACIÓN (NICSP, NIIF, PGCN)... 6 a) Objetivo de la contratación:... 6 b) Alcance del Trabajo:... 7 c) Metodología de Trabajo:... 7 d) Características productos entregables:... 8 e) Requerimientos mínimos: f) Plazos: g) Perfil del Consultor: h) Composición del equipo de Proyecto de implementación de la normativa contable: ACOMPAÑAMIENTO Y/O SOPORTE a) Objetivo de la contratación: b) Alcance del Trabajo: c) Metodología de Trabajo: d) Características de los productos entregables: e) Informes: f) Plazo: g) Perfil del Consultor: h) Composición del equipo de Proyecto: SEGUIMIENTO Y CONTROL a) Objetivo de la contratación: b) Alcance del Trabajo: c) Metodología de Trabajo: d) Características productos entregables: e) Informes: f) Plazo: g) Perfil del Consultor:... 17

3 h) Composición del equipo de Proyecto: POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES (IDENTIFICACIÓN DE LAS UNIDADES PRIMARIAS DE REGISTRO) Procedimientos contables ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERAR LAS INSTITUCIONES EN EL MOMENTO DE LA DEFINICIÓN CONCEPTUAL DEL DESARROLLO O ADAPTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Introducción TERMINOS DE REFERENCIA QUE SE DEBEN CONSIDERAR PARA LA ADQUISICION DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PARA LA IMPLEMENTACION DE LAS NICSP: Definiciones de una Arquitectura Tecnolo gica de Base TRATAMIENTOS CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS ANEXO No Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar Inventario de materiales y suministros Cuentas y documentos por cobrar Cuentas y documentos por pagar Valoración de Activos Balance Final con Principios de Contabilidad y Balance Inicial con NICSP El traslado de los saldos Responsables del periodo de transición en las instituciones del Sector Público

4 Introducción La implementación de las NICSP, es un proceso que se inició desde finales del año 2008, con la emisión por parte del Poder Ejecutivo, del Decreto N H, y la decisión de las municipalidades y otras instituciones de amplio nivel de autonomía de adoptar e implementar normativa contable internacional. Hay instituciones que han avanzado en este proceso, con sus propios recursos, básicamente humanos. Otras han contratado servicios de consultoría y acompañamiento, ya sea con fines muy específicos, como determinar las brechas entres sus procesos contables actuales y los requerimientos de las NICSP, la generación de determinadas herramientas, o para propósitos más generales de asesoría y acompañamiento a lo largo del proceso de implementación de la normativa contable en la institución. La Dirección de Contabilidad Nacional, ha generado y suministrado herramientas necesarias para el proceso de implementación de las NICSP en el conjunto del sector público, como el Plan General de Contabilidad Nacional, capacitación con una consultoría internacional, una guía de implementación que analiza los diferentes elementos que se deben tomar en cuenta en todo proceso de implementación y atención de consultas. También ha generado en nuevas herramientas como la metodología y guía de implementación técnico contable, el portal NICSP, capacitación en la metodología y guía técnico contable, y en las nuevas normas adoptadas. Con ello se pretende fortalecer los procesos de implementación institucionales, pero también se ha considerado necesario, brindar elementos y criterios para aquellas instituciones que consideren que necesitan servicios de asesoría, consultoría y acompañamiento externos, y deben formular términos de referencia para los carteles de contratación. Este documento pretende ayudar en la formulación de términos de referencia, en los aspectos directamente vinculados con requerimientos de implementación de normativa contable, ya que en los términos de referencia, generales y comunes a diversos tipos de carteles, las instituciones los conocen y tienen experiencia en su formulación.

5 Cuáles son las herramientas básicas en la implementación de normativa contable? Para implementar las NICSP, se requieren los siguientes instrumentos básicos: 1- Un plan de cuentas, con la estructura, los niveles y las aperturas necesarias para registrar las transacciones que la institución realiza, aplicando el tratamiento contable establecido en esa normativa. 2- La descripción y delimitación de cada cuenta para que se sepa, que es lo que se puede registrar en ella, y que no. 3- Las políticas contables necesarias y suficientes, elaboradas a partir de las normas, que definan sin ambigüedades, los temas de reconocimiento, medición, presentación y revelación, con respecto a cada tipo de transacción. 4- Un manual institucional de procedimientos contables, elaborado con una visión integral de la transacción, que vincule los momentos presupuestarios con los contables, definiendo las partidas presupuestarias y cuentas contables que se afectan en cada paso a lo largo de la trayectoria de la transacción, que considere las políticas contables que aplican, y que además contenga las plantillas de asientos. Estos cuatro, son los instrumentos fundamentales para realizar la implementación de las NICSP. Por supuesto que el proceso es más complejo, porque involucra cambios a veces radicales en conceptos, prácticas, cultura organizacional y otros temas, que ya fueron abordados en la Guía de Implementación de las NICSP, emitida en julio de 2010 y se supone que ya las instituciones han venido trabajando en esos temas. Además posterior a la elaboración de los procedimientos contables, se deben ajustar los sistemas de soporte al proceso contable, en aquellas instituciones que cuentan con ellos. Con qué cuentan las instituciones para realizar sus procesos de implementación? Ya se tiene el plan de cuentas, la descripción de las cuentas y las políticas contables generales, lo cual está plasmado en el Plan General de Contabilidad Nacional, el cual fue oficializado por medio de la Directriz CN Las instituciones pueden proceder a identificar en ese plan, las cuentas y políticas contables que les aplican, por lo que no se ocupan consultorías para elaborar planes de cuentas, descripciones de cuentas, o políticas contables generales. Hay instituciones que han contratado la realización de diagnósticos para determinar cómo están sus procesos contables en comparación con los requerimientos de las NICSP. Esto puede ser de utilidad para aquellas instituciones que tienen contabilidad financiera,

6 con el fin de adecuar sus procedimientos contables a los requerimientos de las NICSP. En caso de que contraten esos diagnósticos, lo deseable es que vaya asociado a la elaboración de los procedimientos contables. Para las instituciones que solo tienen contabilidad presupuestaria, no es de gran ayuda, contratar diagnósticos al margen de objetivos más amplios como la implementación de contabilidad financiera a base de devengo en el marco de las NICSP, contemplando la elaboración de los manuales de procedimientos contables. El presente documento pretende ayudar a aquellas instituciones que quieren hacerse acompañar de asesores y consultores externos y que disponen de los recursos para hacer las correspondientes contrataciones, con el fin de colaborar en el uso eficiente, eficaz y económico de los recursos públicos destinados al proceso de implementación de la normativa contable internacional. 1. CAPACITACIÓN (NICSP, NIIF, PGCN) a) Objetivo de la contratación: El primer año de realización del proceso contable con base en normativa contable internacional, va a requerir que el personal contable de cada institución, esté suficientemente preparado para el análisis de transacciones con base en la nueva normativa y la correcta solución de los problemas que se presenten tanto en la unidad contable, como en las unidades del resto del sistema de gestión financiera institucional y de otras áreas que suministran datos e información para el proceso contable.

7 Por lo anterior, la contratación tiene como objetivo fortalecer el proceso de adquisición de conocimientos por parte de los funcionarios inmersos en el proceso de implementación de normativa contable internacional, a través de la capacitación teórico-práctico. La contratación tiene que ser de expertos en el sector público, con el desarrollo de casos prácticos en materia pública y altamente calificados en instrumentos financieros. b) Alcance del Trabajo: Que los funcionarios que conforman la administración y que intervienen en el proceso contable financiero (proveeduría, tesorería, recursos humanos, entre otros) cuenten con las herramientas necesarias para realizar los asientos y análisis correspondientes para poner en práctica la normativa internacional, ya sean las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público o las Normas Internacionales de Información Financiera. Además de tener el conocimiento suficiente para el manejo del Plan General de Contabilidad Nacional, el cual podrá también ser utilizado por las Empresas Públicas en sus sistemas contables, ya que el mismo permite su utilización como una herramienta que facilita el quehacer contable. c) Metodología de Trabajo: Los consultores contratados serán responsables de llevar a cabo la capacitación de los funcionarios de la entidad, para lo cual deberán coordinar y ejecutar todas aquellas actividades necesarias para la realización de las mismas, entre las cuales se incluyen la preparación del material didáctico y la bibliografía que será entregada en medios magnéticos (CD). En cuanto a la capacitación propiamente dicha, los consultores serán responsables de orientar adecuadamente cada uno de los temas de interés del grupo participante. No se trata de impartir sólo exposiciones de la normativa internacional sino que, los participantes puedan aplicar los conocimientos dentro de su ámbito laboral, para lo cual

8 debe lograrse un importante grado de profundización en los temas, mediante casos prácticos aplicables a hechos puramente del sector público. Para la capacitación de los funcionarios, se debe tomar en cuenta que serán estos quienes tendrán la responsabilidad de aplicar posteriormente las normas en materia contable, por lo que se requiere que la capacitación contenga un alto grado de aplicabilidad en casos estrictamente del sector público, que permita a los funcionarios adquirir los conocimientos necesarios para ese cometido. Por tal razón, dicha capacitación debe programarse conforme a sus contenidos esenciales para mantener la coherencia de su desarrollo. La metodología teórico-práctica implica desarrollar habilidades por medio de casos en que se usen transacciones similares a las que realiza la entidad integrando presupuesto y contabilidad en los asientos contables con base a las partidas de los clasificadores presupuestarios y las cuentas contables contenidas en el PGCN, identificando además las políticas de dicho plan que deben usarse en el tratamiento contable de esas transacciones. d) Características productos entregables: La capacitación deberá ser consistente con el Plan General de Contabilidad Nacional y demás normativa emitida por la Contabilidad Nacional en su condición de órgano rector, considerando además su relación con los clasificadores presupuestarios. La Contratación de un seminario taller teórico- práctico para el manejo e implementación de las NICSP deberá contener el total de la normativa emitida por el IFAC y traducida al español, y la normativa emitida por la Contabilidad Nacional, como por ejemplo: Normas Internacionales de Contabilidad del sector Público (NICSP), vigentes y publicadas al español en el momento de impartir la capacitación. NICSP 1, Presentación de Estados Financieros; NICSP 2, Estado de Flujos de Efectivo; NICSP 3, Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores; NICSP 4, Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera

9 NICSP 5, Costos por Préstamos NICSP 6, Estados Financieros Consolidados y Separados NICSP 7, Inversiones en Asociadas; NICSP 8, Participaciones en Negocios Conjuntos NICSP 9, Ingresos de Transacciones con Contraprestación; NICSP 10, Información Financiera en Economías Hiperinflacionarias; NICSP 11, Contratos de Construcción NICSP 12, Inventarios; NICSP 13, Arrendamientos; NICSP 14, Hechos Ocurridos después de la Fecha de Presentación NICSP 15, Instrumentos Financieros: Presentación e Información a Revelar (dejada sin efecto por la NICSP 28). NICSP 16, Propiedades de Inversión NICSP 17, Propiedad, Planta y Equipo NICSP 18, Información Financiera por Segmentos; NICSP 19, Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes NICSP 20, Informaciones a Revelar sobre Partes Relacionadas; NICSP 21, Deterioro del Valor de Activos No Generadores de Efectivo; NICSP 22, Revelación de Información Financiera sobre el Sector Gobierno General NICSP 23, Ingresos de Transacciones sin Contraprestación (Impuestos y Transferencias) NICSP 24, Presentación de Información del Presupuesto en los Estados Financieros NICSP 25, Beneficios a los Empleados; NICSP 26, Deterioro del Valor de Activos Generadores de Efectivo. NICSP 27, Agricultura; NICSP 28, Instrumentos Financieros: Presentación; NICSP 29, Instrumentos Financieros: reconocimiento y medición; NICSP 30, Instrumentos Financieros: Información a revelar; NICSP 31, Activos intangibles; y NICSP 32, Concesiones. Así como también contemplar el Plan General de Contabilidad Nacional. Guía de implementación emitida por la Contabilidad Nacional en el año Demás documentos emitidos por la Contabilidad Nacional en su condición de órgano rector.

10 Casos prácticos relacionados al Sector Público y concretamente al quehacer diario de la institución. Metodología y Guía Técnico Contable. Clasificadores presupuestarios. El Contratista, deberá brindar capacitación a los funcionarios involucrados en la utilización y aplicación del PGCN utilizando la metodología participativa y combinando las actividades de generación de los productos señalados, con actividades de capacitación para el personal del Departamento Financiero (Contabilidad, Proveeduría, Recursos Humanos, Legal, auditoría Interna, Presupuesto y Tesorería), así como los encargados de los departamentos administrativos y el personal Institucional involucrado en la implementación de las NICSP. e) Requerimientos mínimos: El consultor presentará informes de avance de acuerdo con la finalización de las actividades establecidas en el plan de trabajo aprobado por las partes. El consultor debe tomar en cuenta las orientaciones brindadas por Contabilidad Nacional, y que la entidad podrá solicitar la colaboración de CN para definir los elementos fundamentales de la capacitación a contratar. Se debe preparar una memoria de capacitación, en la que queden reflejados aspectos de logística (lugar, fechas, horarios, asistentes, capacitadores CN) y demás información que permita actualizar el cronograma del proyecto de implementación de la normativa internacional en la institución. Se debe generar además, documentación electrónica sobre la capacitación (temario, casos de estudio, ejercicios, evaluaciones, material de apoyo adicional que ayude a los funcionarios a la hora de analizar los asientos contables a confeccionar). Acordar con la institución aspectos relacionados con Certificados de participación. Evaluar la posibilidad de efectuar las capacitaciones virtuales y en línea.

11 Acordar el tipo de evaluación cuando trate de capacitaciones donde se entreguen títulos de aprovechamiento. f) Plazos: Los plazos de entrega de los productos deben ser razonables por la complejidad de las tareas, y suficientes para poder realizar todas las actividades relacionadas con la consultoría, sin necesidad de extensión o renovación del contrato, tomando en consideración las fechas establecidas en el plan de acción institucional para implementación de la normativa internacional y en el Decreto Ejecutivo H y su reforma. El responsable o responsables del seguimiento de los mismos será establecido previamente por la institución. g) Perfil del Consultor: El especialista que imparta el seminario-taller debe tener especialidad académica en el área financiera contable, con conocimientos plenos en NICSP y/o en NIC/NIIF, para lo cual deberá presentar copia de los certificados que lo acrediten. Asimismo, poseer amplia experiencia en la producción y tratamiento de información presupuestaria y contable en el sector público y que preferiblemente que labore o haya laborado en el mismo. La empresa o capacitadores a contratar deberán tener como mínimo cinco años de experiencia como capacitadores y experiencia en el campo de los servicios contables, específicamente experiencia en la elaboración de Manuales de Políticas Contables y Manuales de Cuentas Contables, Estructura de Estados Financieros, y amplio conocimiento de la normativa que rige el sector público costarricense en materia de NICSP y/o NIIF. El personal de la empresa a contratar y que participe como capacitadores, deberán tener experiencia comprobada en este tipo de labores, lo cual deberá comprobar El Contratista, con certificaciones o cartas de clientes que así lo demuestren con al menos un año de haber brindado el servicio. Preferiblemente, todo el personal de la consultoría que participará en la misma, deberá tener, como mínimo, el grado de licenciatura en Contaduría Pública, y estar incorporado al Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica.o Colegio de Contadores Privados.

12 h) Composición del equipo de Proyecto de implementación de la normativa contable: En caso de requerirse, el equipo de proyecto deberá estar integrado por un jefe, contar con 5 años de experiencia como capacitador, quien deberá tener al menos el grado de licenciatura en Contabilidad y preferiblemente una Maestría. Asimismo, en caso de ser necesario, deberá proveer un equipo de apoyo compuesto por profesionales en contabilidad, los cuales deberán tener al menos de 3 a 5 años de experiencia comprobada en capacitaciones o similares o en proyectos relacionados con la administración pública. 2. ACOMPAÑAMIENTO Y/O SOPORTE a) Objetivo de la contratación: Dotar a la institución, de una hoja de ruta que oriente efectiva y asertivamente a los funcionarios involucrados en la implementación de la normativa contable internacional, de cómo abordar secuencialmente el proceso de implementación. Acompañamiento dentro del proyecto de implementación de Normativa contable internacional en la institución. El equipo responsable del acompañamiento y soporte realizará la revisión de los avances de la institución según los puntos de control contenidos en la Guía Técnico/Contable de la Implementación de las NICSP para Costa Rica, emitida por la Contabilidad Nacional y los Planes de Acción propios de las instituciones (junto a sus respectivos informes de avance), con el fin de garantizar excelencia en el establecimiento de la nueva normativa contable internacional. Y así realizar las observaciones y correcciones en caso de requerirse para lograr el cumplimiento en las fechas establecidas.

13 Se establecerá un esquema de trabajo (hoja de ruta) con la Institución bajo alcance, haciendo uso de la Metodología y Guía Técnico Contable e Implementación de las NICSP, para poder evaluar y dar seguimiento del avance real de la Implementación NICSP dentro de la institución, con el objetivo de asegurar una exitosa labor de apoyo en la Implementación de las NICSP. b) Alcance del Trabajo: Generar la estrategia y método de Acompañamiento y Soporte con la Institución bajo alcance, para asegurar una exitosa labor de apoyo en la Implementación de las NICSP, la cual deberá incorporar todos aquellos factores que se determinen claves para el cumplimiento en la implementación de la normativa internacional. Se deben considerar y cubrir a satisfacción los requerimientos, requisitos, atributos y características del producto, según la normativa y guías que emita la Contabilidad Nacional, en su condición de órgano rector. c) Metodología de Trabajo: El consultor inicialmente confeccionará un análisis tipo diagnóstico (Ejemplo, metodología FODA) de la situación de la institución en miras a la implementación de normativa contable internacional. Los diagnósticos no deben limitarse a la identificación de brechas, sino deben tomar en cuenta la situación integral de la institución para afrontar o avanzar en la implementación. El Producto/Servicio (planeación) a ser generado, debe dar adecuado tratamiento a los hallazgos inicialmente determinados en el Análisis FODA efectuado. Realizar sesiones de seguimiento y en caso de requerirlo modificar la planeación efectuada. d) Características de los productos entregables:

14 Establecer los procedimientos, responsables, actividades concretas, tiempos para realizar la revisión de los avances de la institución según los puntos de control contenidos en las Guías de Implementación NICSP emitidas por la Contabilidad Nacional, así como el Plan de Acción propio de la institución (junto a sus respectivos informes de avance), con el fin de garantizar la excelencia en el establecimiento de la nueva normativa contable internacional. Se debe establecer un procedimiento para comunicar a los jerarcas respectivos como máximos responsables de este proceso, los resultados de los estudios efectuados y las recomendaciones, así como los informes de avance. Asimismo se deberá, informar a la Contabilidad Nacional sobre estos avances periódicamente. Incorporar dentro de los informes de avance semanales, las secciones requeridas para poder resumir las novedades o aspectos relevantes obtenidos en el proceso de acompañamiento. Generar un proceso de revisión presencial de los resultados en la implementación de la normativa dentro de la institución, para verificar el adecuado proceso de aplicación de la normativa internacional, incluyendo la verificación de los procedimientos contables. e) Informes: El consultor presentará informes de avance de acuerdo con la finalización de las actividades establecidas en el plan de trabajo aprobado por las partes. f) Plazo: Los plazos de entrega de los productos deben ser razonables por la complejidad de las tareas, y suficientes para poder realizar todas las actividades relacionadas con la consultoría sin necesidad de extensión o renovación del contrato. Tomando en consideración las fechas establecidas en el Decreto Ejecutivo H y su reforma, así como Decreto Ejecutivo H. g) Perfil del Consultor:

15 El especialista debe tener especialidad académica en el área financiera contable, en NICSP en NIC/NIIF, para lo cual deberá presentar copia de los certificados que lo acrediten. Con amplia experiencia en la producción y tratamiento de información presupuestaria y contable en el sector público, preferiblemente costarricense, específicamente experiencia en la elaboración de Manuales de Políticas Contables y Manuales de Cuentas Contables, Estructura de Estados Financieros, Capacitación, y conocer la normativa que rige el sector público en materia de NICSP. h) Composición del equipo de Proyecto: El equipo de proyecto deberá estar integrado por un jefe, contar con 5 años de experiencia en el sector público, quien deberá tener al menos el grado de licenciatura en Contabilidad y preferiblemente una Maestría en Administración de proyectos. Todo el personal que participe en la consultoría, debe tener preferiblemente el grado de licenciatura en Contaduría Pública, y estar incorporado al de Contadores Públicos de Costa Rica o Colegio de Contadores Privados, lo cual debe probar con fotocopia certificada notarialmente y fotocopia del carné respectivo. 3. SEGUIMIENTO Y CONTROL a) Objetivo de la contratación: La contratación tiene como objetivo medir y supervisar regularmente el avance de la implementación de la normativa contable internacional, a fin de identificar las variaciones respecto del Plan de Acción de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. b) Alcance del Trabajo: Comprende todas y cada una de las acciones definidas en el Plan de Acción de la institución, que permitirán establecer un esquema de trabajo haciendo uso de la Metodología y Guía Técnico Contable de Implementación de las NICSP, para poder evaluar y dar seguimiento del avance real de la Implementación de la normativa

16 internacional en la institución, así como implementar las medidas correctivas de forma inmediata cuando se presenten incumplimientos de las actividades programadas. Se debe contemplar la normativa emitida por la Contabilidad Nacional, como órgano rector. c) Metodología de Trabajo: Establecer un esquema de trabajo con las Instituciones bajo alcance, haciendo uso de la Metodología y Guía Práctica de Aplicación e Implementación de las NICSP y las orientaciones e instrumentos proporcionados por la Contabilidad Nacional, para poder evaluar y dar seguimiento del avance real de la Implementación NICSP. d) Características productos entregables: La labor realizada por el consultor medirá y supervisar regularmente el avance en la Ejecución del Proyecto de implementación de normativa internacional (actividad que se ejecuta en paralelo con la Etapa de Ejecución del Proyecto), a fin de identificar las variaciones respecto del plan de acción del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del Proyecto. El consultor comparará el rendimiento real del proyecto con el plan de acción establecido por la institución, evaluar el rendimiento para determinar si está indicado algún tipo de acción correctiva o preventiva, y luego recomendar dichas acciones cuando sea necesario. También analizará y efectuará el seguimiento y supervisará los riesgos del proyecto para asegurarse de que los riesgos se identifican, se informará sobre su estado y si se están ejecutando los planes de respuesta con respecto al riesgo identificado. El personal contratado y/o asignado mantendrá una base de información precisa y actualizada en lo que respecta al producto o productos del proyecto y a su documentación relacionada, hasta la conclusión del proyecto. Supervisar la implementación de los cambios aprobados y a medida que éstos se produzcan. e) Informes: El consultor presentará informes de avance de acuerdo con la finalización de las actividades establecidas en el plan de trabajo aprobado por las partes.

17 Debe entregar informes semanales del estado del proyecto, que incluya un control de cambios en la programación, en la calidad de los productos, en los riesgos y hallazgos detectados. Proporcionar información para respaldar el informe del estado de situación y la medición del avance. Así como confeccionar un informe final. f) Plazo: Los plazos de entrega de los productos deben ser razonables para la complejidad de las tareas, y suficientes para poder realizar todas las actividades relacionadas con la consultoría sin necesidad de extensión o renovación del contrato. Tomando en consideración las fechas establecidas en el Decreto Ejecutivo H y su reforma H, y demás documentación proporcionada por Contabilidad Nacional.. g) Perfil del Consultor: El especialista que imparta el seminario debe tener especialidad académica en el área financiera contable, en NICSP en NIC/NIIF, para lo cual deberá presentar copia de los certificados que lo acrediten. Con amplia experiencia en la producción y tratamiento de información presupuestaria y contable en el sector público La empresa debe tener como mínimo cinco años (2005 al 2012) de amplia experiencia como capacitador y experiencia en el campo de los servicios contables, específicamente experiencia en la elaboración de Manuales de Procedimientos contables y Manuales de Cuentas Contables, Estructura de Estados Financieros, Capacitación, y conocer la normativa que rige el sector público en materia de NICSP. Todo el personal que participe en la consultoría, debe tener el grado de licenciatura en Contaduría Pública, y estar incorporado al Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica o Colegio de Contadores Privados, lo cual debe probar con fotocopia certificada notarialmente y fotocopia del carné respectivo. El personal que participe en la capacitación solicitada, deberá tener experiencia comprobada en este tipo de labores, lo cual deberá probar El Contratista, con certificaciones o cartas de clientes que así lo demuestren con al menos un año de haber brindado el servicio.

18 h) Composición del equipo de Proyecto: El equipo de proyecto deberá estar integrado por un jefe, contar con 5 años de experiencia en el sector público, quien deberá tener al menos el grado de licenciatura en Contabilidad y preferiblemente una Maestría en Administración de proyectos. Todo el personal que participe en la consultoría, debe tener el grado de licenciatura en Contaduría Pública, y estar incorporado al Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica o Colegio de Contadores Privados, lo cual debe probar con fotocopia certificada notarialmente y fotocopia del carné respectivo. 4. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES (IDENTIFICACIÓN DE LAS UNIDADES PRIMARIAS DE REGISTRO) Las políticas contables son criterios y reglas, derivados de la normativa contable adoptada y que la entidad aplica en todo su proceso contable hasta culminar en la presentación de los estados financieros. El Plan General de Contabilidad Nacional contiene las políticas contables generales que deben ser de aplicación uniforme en todas las instituciones públicas, que con base en los decretos N H y N H, o por decisión propia en razón de su grado de autonomía, están implementando las NICSP. Es necesario que existan políticas contables generales, de aplicación uniforme para todas las instituciones públicas cuyos procesos contables se basan en las NICSP, con el fin de elaborar estados financieros consolidados del sector público costarricense, que cumplan con los criterios de presentación razonable, relevancia, fiabilidad, imagen fiel y comparabilidad. Si las instituciones no aplican políticas contables generales uniformes, se estaría consolidando información financiera generada por transacciones iguales o similares, que se tratadas contablemente de manera diferente en cada institución, conllevando a que la información financiera consolidada no cumpla con las condiciones

19 anteriormente señaladas, y por lo tanto no represente razonablemente la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo del conjunto del sector público, resultando inútil para la toma de decisiones, la transparencia y la rendición de cuentas. El párrafo 49 de la NICSP 6 es claro al respecto, disponiendo que: Los estados financieros consolidados se elaborarán utilizando políticas contables uniformes para transacciones y otros eventos que, siendo similares, se hayan producido en circunstancias parecidas. Las políticas contables generales incluidas en el Plan General de Contabilidad Nacional, son la base para la elaboración de políticas contables particulares, aquellas instituciones que requieran normas sobre transacciones específicas de las mismas, deberán a partir de la norma general elaborar y emitir las normas específicas. Estas políticas contables particulares, deben ser sometidas a conocimiento y aprobación de la Contabilidad Nacional, como ente rector del SubSistema de Contabilidad, por lo que esta entidad debe asegurarse que el tratamiento contable de dichas políticas particulares prescríbanse ajusten y/o sean concordantes con las generales, con el fin de mantener un control sistemático sobre las políticas contables similares para transacciones similares, independientemente de la institución que las vaya a aplicar. La contratación de asesorías o consultorías relacionadas con políticas contables, podría ser de utilidad si de lo que se trata es de identificar las políticas contables generales contenidas en el Plan General de Contabilidad Nacional que aplican a las transacciones que la institución realiza, identificar si la institución requiere elaborar políticas contables particulares, también denominadas Normas Particulares de Contabilidad, y formular esas políticas particulares para ser sometidas a conocimiento y aprobación de la Contabilidad Nacional. Procedimientos contables

20 Los procedimientos contables son las secuencias de acciones y/o actividades que una entidad debe realizar para registrar las transacciones, con el fin de generar información financiera. El manual de procedimientos contables, es por lo tanto, el conjunto de secuencias de registro de las transacciones, para el desarrollo de las actividades que generen registros contables, con el fin de emitir los estados financieros con propósitos de información general de una entidad y de consolidación de los Estados Financieros en la Contabilidad Nacional. Este es el nivel de mayor concreción en la aplicación de una determinada normativa contable, donde se define la secuencia de pasos que se deben seguir para registrar las transacciones que tienen implicaciones contables. En el tema de procedimientos contables, la Contabilidad Nacional emitió la Directriz DCN que establece la obligación de las entidades públicas de remitir los manuales de procedimientos contables esta entidad. Esa directriz también contiene indicaciones generales respecto a los requisitos que debe contener dichos manuales, lo que está más detallado en el boletín N de la Contabilidad Nacional. El producto final de los procesos contables que realizan las entidades del sector público, son los estados financieros consolidados del sector público costarricense, los cuales deben elaborarse a partir de una normativa contable homogénea, lo que implica que transacciones similares en diferentes instituciones, son tratadas con procedimientos contables similares, lo que se deriva del párrafo del párrafo 46 de la NICSP 6, antes citado. Se recomienda a las instituciones públicas que decidan contratar la elaboración del manual de procedimientos contables, tener en cuenta las Directrices CN y CN , particularmente en cuanto a los requerimientos y características de los procedimientos contables establecidos en esa directriz, en el Plan General de Contabilidad Nacional y en criterios complementarios emitidos por el órgano rector en materia contable. Es importante en la formulación de los términos de referencia, dejar muy claro las características del producto con base en lo anteriormente expuesto, de tal manera que no deje espacio a ambigüedades, que puedan conducir a que se reciban manuales

21 operativos del sistema informático u otros tipos de manuales operativos, que no son los manuales de procedimientos contables contratados. Hay que recordar que esos manuales deben ser remitidos a la Contabilidad Nacional para su revisión, y decisión de aceptación de la información financiera que con ellos se genere. 5. ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERAR LAS INSTITUCIONES EN EL MOMENTO DE LA DEFINICIÓN CONCEPTUAL DEL DESARROLLO O ADAPTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Introducción En el mundo actual la gestión institucional o corporativa, difícilmente es posible realizarla sin el soporte que brindan las tecnologías de información. A la fecha algunas instituciones públicas han tenido la práctica de llevar la contabilidad de su institución en hojas electrónicas o incluso en hojas de trabajo contables; eso se torna muy difícil o imposible con la nueva normativa contable, ya que el proceso contable se vuelve más complejo y los requerimientos en cuanto a reconocimiento, medición, presentación y revelación, no tienen comparación con los correspondientes a la normativa actualmente vigente de los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense y directrices emitidas. Esto significa que se requieren sistemas informáticos integrados en los cuales las operaciones que se realizan en cualquiera de los módulos y que tienen implicaciones contables, deben afectar en línea el módulo contable que constituye el módulo central de dicho sistema informático. Sólo así se puede cumplir con el registro único con eventos múltiples, que ha sido expuesto anteriormente y que es base fundamental de una contabilidad moderna y ágil para la toma de decisiones. Los sistemas informáticos para el soporte de la gestión institucional, usualmente requieren inversiones cuantiosas, ya sea que los desarrolle a la medida la propia institución, que contrate esos desarrollos a la medida, o que adquiera software de gestión existente en el mercado. Por esa razón es que las decisiones con respecto al soporte informático de los procesos de gestión, requieren análisis muy cuidados, en los que es

22 necesario asesorarse con expertos informáticos y contables, para lograr soluciones eficientes, eficaces y de largo plazo para la institución. En el mercado nacional se ofrecen actualmente soluciones contables, que deben ser analizadas con mucho cuidado antes de adquirirlas, como se detalla a continuación en este documento, ya que aunque se diga que están elaborados con base a las NICSP, esto no indica que realmente cumpla con los requerimientos técnicos del Plan General de la Contabilidad Nacional, incluyendo las políticas contables y la estructura de las cuentas contables contempladas dentro de este documento, además, como ya se ha definido anteriormente de los procedimientos contables debidamente avalados por la Contabilidad Nacional. TERMINOS DE REFERENCIA QUE SE DEBEN CONSIDERAR PARA LA ADQUISICION DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PARA LA IMPLEMENTACION DE LAS NICSP: Para el diseño, desarrollo, adaptación e implementación de un sistema integrado de información que apoye la gestión administrativa y financiera, al menos considerar lo siguiente: Al iniciar un proceso de diseño para el desarrollo o adopción e implementación de un sistema de Administración Financiera se debe definir el alcance institucional y funcional; considerando todas aquellas unidades organizacionales donde se registran los datos por ejemplo: presupuesto, inversiones públicas, tesorería, adquisiciones, inventarios; activos fijos; recursos humanos, ingresos, gestión de deuda; contabilidad; generación de Estados Financieros y análisis financieros, entre otros. Ver gráfico

23 1 Para la definición de los principales requerimientos funcionales es de suma utilidad el desarrollo de un Modelo Conceptual de la administración financiera que contenga, al menos, los siguientes aspectos: Objetivo, alcance y cobertura del sistema Definición de las principales reglas de negocio relativas a: Integración automática del plan de cuentas y el clasificador presupuestario Reglas de cierre y apertura presupuestario y contable mensual y anual Reglas para la elaboración de escenarios en la etapa de formulación Nivel de aplicación del principio de centralización normativa / descentralización operativa A su vez, es necesario definir las principales características funcionales del Sistema de Administración Financiera, en particular las relacionadas con: 1 Cabe indicar que existen otras unidades que pueden proporcionar información, como lo son las Direcciones Jurídicas.

24 -Funciones de apoyo a la gestión financiera -Funciones de apoyo a la gestión administrativa -Funciones de apoyo a las tareas de auditoria -Generación de Reportes en formatos flexibles -Funciones de apoyo para el Marco de Gasto de Mediano Plazo -Funciones de apoyo para la captura y seguimiento de metas e indicadores de desempeño. -Funciones de apoyo para la Evaluación de Programas. Además, analizar el entorno de la institución, las organizaciones e individuos que existen fuera de ella pero que tienen influencia directa o indirecta sobre ella, tales como las diferentes instancias del Gobierno, los usuarios de los servicios, las instituciones rectoras a nivel sectorial, los proveedores, los sindicatos y otras organizaciones de trabajadores. Desde la perspectiva del proceso contable, es necesario identificar si se realizan transacciones con esos elementos del entorno, que características tienen esas transacciones y de qué forma se realizan. Además, definir la forma como deberían realizarse en el contexto de aplicación de NICSP, de acuerdo a los estándares de desempeño definidos para el sistema informático con que se operará. Identificar los subsistemas que constituyen la institución, determinar el nivel de integración entre esos subsistemas, las interrelaciones e intercambios de datos e información. Para los efectos de implementación de NICSP, es necesario analizar la integración que existe entre el subsistema contable y los subsistemas que le suministran datos e información y determinar si se requieren cambios o ajustes en la estructura organizacional para formular las respectivas propuestas a las instancias competentes. Analizar todas las fuentes que suministran datos e información a la contabilidad, que forman parte de los diversos subsistemas; cómo están suministrando esa información actualmente y cómo deberían de ser suministrada de acuerdo a los estándares de desempeño definidos para la evaluación de las alternativas. Este estudio va a ser útil posteriormente para la definición de los procedimientos operativos y contables. Identificar y evaluar las alternativas de soportes informáticos robustos para la operación del proceso contable basado en las NICSP, el nuevo Plan General de Contabilidad Nacional (PGCN), y eventualmente la implementación de nuevos clasificadores presupuestarios ajustados a la estructura de las cuentas contables incluidas dentro del PGCN.

25 Definiciones de una Arquitectura Tecnológica de Base La adopción de una arquitectura tecnológica de base común para un sistema de contable integrado, sirve para establecer los lineamientos generales a utilizar en todos los módulos que conforman el sistema de administración financiera de la institución. Es necesario identificar y priorizar los atributos de calidad del sistema requeridos por los principales actores de la administración financiera de la institución, así como identificar las capas de software comunes a todas las aplicaciones. Definir capas de arquitectura comunes, que permitan unificar, por ejemplo, aspectos de conectividad o seguridad. El desarrollo de un Sistema de Administración Financiera de la Institución se produce en etapas, generalmente asociadas a las fases del ciclo presupuestario y contable. Por lo tanto, es necesario reducir al mínimo posible los problemas de integración entre sus distintos módulos. A su vez esta situación también facilitará la operación y mantenimiento del sistema en la etapa de producción. Así mismo, considerar al menos los siguientes atributos de calidad en un Sistema de Administración Financiera de la Institución: 1. Oportunidad de la información 2. Desempeño 3. Capacidad de incorporar nuevos campos de información en forma rápida (flexibilidad) 4. Capacidad de del sistema desarrollado de poder comunicarse con otros sistemas de registro auxiliar 5. Potencialidad de conectividad que permita la posibilidad de brindar información a otros sistemas, como por ejemplo al SIGAF. 6. Seguridad Con base a los atributos de calidad identificados y a las definiciones funcionales será posible definir una arquitectura tecnológica de base, considerando las siguientes opciones: - Arquitectura cliente-servidor vs Arquitectura web

26 -Desarrollo bajo enfoque multicapas vs Desarrollo bajo enfoque BPM+SOA Definir el stack de software de base, por ejemplo sistemas operativos y motores de BBDD, que compondrán la arquitectura básica sobre la cual se desarrollará y operará el SIAF. Definir si se utilizará software libre (open source) o software propietario, o la forma en que se combinarán ambos. Principales opciones para desarrollar e implementar un Sistema de Administración Financiera: 1.Desarrollo a medida, o Locally Developed Software (LDSW), mediante dos estrategias: a)utilización de recursos internos o recursos externos gestionados en forma directa por el sector público, alternativa denominada in house. b)tercerización del desarrollo a firmas privadas. 2) Parametrización de un paquete comercial de software, o Commercial-off-the- Shelf (COTS) Es importante analizar las alternativas que en este momento existen en el mercado, incluyendo sistemas en plataforma SAP; desarrollo a la medida de las necesidades Institucionales. Para la definición de la opción que más convenga a la Administración, es fundamental identificar las ventajas y desventajas de cada alternativa en cuanto a dichos estándares de desempeño, también hay que tener en cuenta criterios de costo beneficio de cada una de las alternativas, por ejemplo considerar al menos lo siguiente: a) Costos de adquisición o de desarrollo de un sistema nuevo, en relación a ajustar o adaptar un sistema que ya se tiene. b) Vida útil de cada opción. c) Posibilidad que las alternativas tienen que emigrar a nuevas versiones prolongando su vida útil. d) Costos comparativos de mantenimiento o de licencias de las diversas alternativas. d) e) Costos comparativos de los equipos informáticos que se requieren para las diversas alternativas (hardware).

27 f) Costos y tiempos que se requieren para adecuar el sistema a las particularidades institucionales, y los tiempos que se necesitan para tener las soluciones en condiciones de operar eficaz y eficientemente. Esa información comparativa es necesario organizarla en cuadros o tablas de tal manera que se muestre la forma más clara posible las ventajas, desventajas, costos, tiempos y demás variables relevantes para la toma de decisiones. Para la selección de la mejor alternativa, es necesario que previamente se haya definido el procedimiento para tomar la decisión y los caminos para hacerlo. Donde al menos participe la comisión de implementación de las NICSP en la institución, apoyada con expertos contables e informáticos, u otro equipo previamente definido; realice un análisis sistemático de todas las alternativas partiendo de los estándares de desempeño y demás variables, sistematizadas. Otro de los elementos a considerar es que el sistema informático que vaya a ser el soporte a la gestión de la institución, particularmente del proceso contable, esté listo y debidamente probado, antes de la fecha de rige de la nueva normativa contable basada en NICSP. Una vez implementado el sistema, se mantendrá un seguimiento detallado de la operación del mismo, para cerciorarse de que la solución logre el desempeño deseado. Todas las alternativas que se consideren para la solución del soporte informático para el proceso contable basado en las NICSP y el nuevo Plan General de Contabilidad Nacional, van a requerir recursos que deben contemplarse en los respectivos presupuestos, por lo han de hacerse las estimaciones y presupuestar los recursos teniendo presente los plazos y normativa vigente al respecto Otro aspecto muy importante a considerar, es el mantenimiento continuo al sistema desarrollado, además de considerar los ajustes que se requieran conforme la evolución de las NICSP se vayan presentando en el tiempo, y así lo disponga el ente rector al respecto.

28 6. TRATAMIENTOS CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS En relación al tema de la implementación de las NICSP con relación a los activos fijos, las instituciones pueden realizar la toma física de los mismos con su mismo personal. Sin embargo, cuando se trata de dar valor a aquellos activos que a la fecha no se tenían debidamente registrados y/o a los existentes, se requieren los servicios especiales de tasadores o expertos en diferentes campos. Tomar en consideración la Directriz CN emitida por la Dirección General de Contabilidad. La institución que tiene dentro de sus planes de acción destinados los recursos financieros para realizar contrataciones que les ayuden con la implementación de las NICSP, en tal caso se recomienda tener en cuenta los parámetros que a continuación nos referiremos a la hora de formular términos de referencia en cuanto a activos fijos. El concepto de activo fijo en el Plan General de Contabilidad Nacional, comprende el valor de los bienes tangibles e intangibles, incluidos los activos biológicos, recursos naturales y objetos de valor no concesionados y concesionados de propiedad del ente público, adquiridos a cualquier título, o construidos para ser utilizados en la producción de bienes, prestación de servicios o para cumplir con su función. Se incluyen los bienes tangibles que el ente público ostenta como consecuencia de contratos de arrendamiento financiero, por lo que tiene sustancialmente todos los riesgos y beneficios inherentes a la propiedad de los mismos, así como los bienes tangibles dados en concesión a terceros, para su administración Estos bienes usualmente representan sumas muy importantes dentro del patrimonio de la institución, los cuales forman parte del balance de situación de la misma, por lo que su reconocimiento y presentación es fundamental para cumplir con la condición de presentación razonable e imagen fiel contenida en el párrafo 27 de la NICSP1. En el proceso de implementación de las NICSP, en los activos fijos del ente contable, es necesario tener en cuenta que la disposición transitoria del párrafo 95 de la NICSP 17, brinda un periodo de cinco años a partir de la aplicación por primera vez de las NICSP, para el reconocimiento de los elementos de propiedad, planta y equipo. Esta es una opción a la que el ente contable puede acogerse, si no tiene posibilidades de poder reconocer y presentar esos elementos a partir del año en que comienza a aplicar las NICSP. Sin embargo, si está en condiciones de reconocerlos a partir de dicho año, lo mejor es que lo haga, ya que eso atiende a los criterios de razonabilidad e imagen fiel,