1. Objetivo El objeto del presente procedimiento es definir la metodología a seguir para la elaboración, modificación, revisión, aprobación, distribución y archivo de todos los documentos y registros que conforman el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la Dirección General de Aeronáutica Civil.. Alcance Este procedimiento se aplica a los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, entre ellos: a. Manual de Calidad de la DGAC. b. Manuales que forman parte del SGC c. Procedimientos. d. Instructivos. e. Formatos. f. Listas de Verificación. 3. Referencia rmativa a. rma Internacional ISO 9001 b. R.S. 05-003-MTC/04 Directiva para regular el Trámite Documentario en el MTC. c. R.S 00-005-MTC/04 Directiva 00-005-MTC/04.03 rmas para la transferencia de Central del MTC, así como la Guía de Organización de los Archivos de Gestión Periféricos y el Instructivo de Mudanza Nº 1 Archivos de Gestión o Secretariales y Archivos Periféricos del MTC 08.0.05 Modificada con R.S. 031-005-MTC/04 del 03.03.05. d. R.S. 033-007-MTC/04 Aprueba Directiva rmas para el Uso y Funcionamiento del Centro de Información y Documentación de la Oficina de Atención al ciudadano del MTC (CID-MTC) del 13.03.07. e. R.S. 018-008-MTC/04 Aprueba Directiva que regula la gestión documental del Ministerio de Transportes y Comunicaciones 07.0.08, modificada por R.S. Nº 011-009-MTC/04. 4. Documentos Relacionados a. I-DG-SIG-001: Codificación de la Documentación. b. I-DG-SIG-00: Estructura de la Documentación Técnica. c. I-DG-SIG-004: Administración de Archivos. d. I-DG-SIG-005: Estructura de la Documentación Administrativa. 5. mbolos y Abreviaturas a. CTNED: Coordinador Técnico de rmas, Evaluación y Difusión. b. CTSIG: Coordinador Técnico Sistemas Integrados de Gestión. c. DG: Director General. d. DGAC: Dirección General de Aeronáutica Civil. e. DL: Director de Línea. f. DRP: Dirección de Regulación y Promoción g. MTC: Ministerio de Transportes y Comunicaciones. h. RD: Resolución Directoral. i. SGC: Sistema de Gestión de Calidad. j. VºBº: Visto Bueno. 6. Términos y Definiciones a. Documentos Administrativos: Se incluyen dentro de ellos los memorando, informes, y oficios que se elaboran dentro del SGC. Página 1 de 10
b. Documentos Externos: Son aquellos documentos que se emplean en los procesos del sistema, pero cuyo origen es externo, en esta categoría se considera por ejemplo a: las leyes, normas, reglamentos, manuales de operadores, etc. c. Documentos Obsoletos: Documento que ha perdido vigencia, por actualización de la información. d. Documentos Técnicos: Se consideran dentro de ellos los manuales, procedimientos, formatos, instructivos y listas de verificación que se utilizan dentro del SGC. e. Elaborador: Persona(s) que elabora(n) el proyecto, comúnmente es(son) el(los) que ejecutan el proceso o actividad. f. Instructivo: Documento que proporciona las pautas explicativas necesarias que rigen una determinada actividad operativa o administrativa, generalmente constituye un elemento de apoyo a un procedimiento documentado. g. Lista de Verificación: Documento relacionado a alguna norma que permite valorar aquello que se somete a control con preguntas cerradas. h. Manual SIG: Documento que define y desarrolla el Sistema de Gestión de Calidad. i. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso. j. Proyecto: Es un expediente a través del cual se pretende elaborar o modificar algún documento del SGC. k. Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. El formato es el registro en blanco. l. Revisor: Persona(s) con suficiente conocimiento del proceso, capaz de determinar la utilidad y correcta elaboración del documento. m. Usuario: Dirección de Línea o Coordinación Técnica que requiere la aprobación del proyecto para realizar las actividades de trabajo. 7. Responsables a. Abogado Principal de la DGAC. b. Coordinador Técnico SIG. c. Coordinador Técnico de rmatividad. d. Personal en General. e. Responsable de la página Web de la DGAC. f. Secretarias de la DGAC. g. Usuario. 8. Actividades del Procedimiento Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 Elaboración y Modificación de Documentos Técnicos Usuario a. El Usuario desarrolla el Proyecto, cuando corresponda, en coordinación con las áreas técnicas relacionadas. Para la elaboración del Proyecto, debe tener en cuenta los Instructivos: I-DG-SIG-001: Codificación de la Documentación e I-DG-SIG-00: Estructura de la Documentación Técnica. ta: Cuando se hace revisiones a los documentos se debe utilizar la opción Control de Cambios del Microsoft Word, el cual deberá ser aplicado en la versión anterior del mismo documento, b. Cuando el Usuario desarrolle un Proyecto de elaboración o modificación genera en el encabezado del documento, los cambios en los casilleros de Revisión y Fecha. Página de 10
c. El Usuario debe consignar para la Revisión, el número correlativo siguiente a la versión vigente del documento y en Fecha, la de elaboración final del Proyecto. d. El Usuario envía a CTISG el Proyecto a través de un documento formal, teniendo en cuenta el instructivo I- DG-SIG-005: Estructura Documentaria Administrativa. e. El CTSIG recibe el Proyecto y evalúa quiénes serán los Revisores (CTNED, Legal u otras áreas) de acuerdo a lo establecido en el instructivo I-DG-SIG- 00: Estructura de la Documentación Técnica. f. De dicha evaluación: f.1. Requiere revisión del CTNED: i. El CTSIG envía a través de memorando a la DRP el Proyecto y continúa con los pasos 1g.; 1h. y 1m. f.. requiere revisión del CTNED: El CTSIG envía a través de memorando al Abogado Principal de la DGAC el Proyecto y continúa con los pasos 1i.; 1j y 1m. g. El CTNED recibe y evalúa que en la documentación no exista algún conflicto técnico, respecto a la normativa nacional. h. De dicha evaluación: h.1. Existe conflicto técnico: i. El CTNED proyecta memorando para la firma del DRP, detallando el/los conflicto/s técnico/s que existe/n en el Proyecto. ii. El CTSIG recibe el memorando, continua con 1m. h.. existe conflicto técnico: i. El CTNED prepara memorando para la firma del DRP indicando que en el Proyecto no existe conflicto técnico. iii. El CTSIG recibe el memorando, continua con 1m. i. El Abogado Principal de la DGAC recibe y evalúa que en la documentación no exista ningún conflicto legal. j. De dicha evaluación: j.1. Existe conflicto legal: i. El Abogado Principal de la DGAC prepara y envía memorando detallando el/los conflicto/s legal/es que existe/n en el Proyecto. iv. El CTSIG recibe el memorando, continua con 1m. Página 3 de 10
j.. existe conflicto legal: i. El Abogado Principal de la DGAC prepara y envía memorando indicando que en el Proyecto no existe conflicto legal. v. El CTSIG recibe el memorando, continua con 1m. k. El CTSIG evalúa que en la documentación no exista ningún conflicto con lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad de la DGAC. l. De dicha evaluación: l.1. Existe conflicto con el SGC: vi. El CTSIG determina cuáles son las observaciones existentes en el Proyecto, continua con 1m. l.. existe conflicto con el SGC: vii. Determina que en el Proyecto no existe conflicto con lo establecido en el SGC de la DGAC, continua con 1m. ta: Para contestar al área que envió el documento para revisión, no será necesario contar con todas las opiniones de las áreas revisoras, dado a que se le indicará en el documento de respuesta las áreas que no han enviado opinión y una vez que llegue la opinión de dicha área que faltó se le enviara esa respuesta mediante otro documento, en adición al que fue enviado primero. m. CTSIG consolida los resultados de las evaluaciones. n. De las revisiones hechas, se puede dar que: n.1. Existen observaciones: i. CTSIG prepara y envía memorando dirigido al Usuario indicando las observaciones y adjuntando copia de los documentos enviados por las áreas revisoras. ii. El Usuario recibe el memorando con observaciones. iii. El Usuario evalúa las observaciones recibidas. iv. Con dicha evaluación puede estar: - De acuerdo: El Usuario subsana las observaciones y continúa con los pasos a partir del 1d. En algunas oportunidades se realiza una reunión entre el usuario y el área revisora que levanto las observaciones a fin de que antes del envío del nuevo documento se encuentre levantadas las observaciones realizadas. - En desacuerdo: El Usuario justifica a través Página 4 de 10
de documento formal porqué no acepta las observaciones y continúa con los pasos a partir del 1d. n.. existen observaciones: i. CTSIG prepara un memorándum de respuesta indicando la conformidad del Proyecto adjuntando copia de las opiniones de las áreas revisoras. Asimismo solicita el envío del documento revisado con la opción Control de Cambios de Microsoft Word. ii. El CTSIG coordina, con quién corresponda de acuerdo a lo establecido en el instructivo I- DG-SIG-00: Estructura de la Documentación Técnica, la elaboración del documento de aprobación del Proyecto. iii. El CTSIG sella y coloca su VºBº en el Historial de Cambios y el Índice del Manual, sólo en el caso del Manual de Calidad. iv. El CTSIG coordina con quién corresponda a fin de que actualice los documentos en el Portal Web de la DGAC, mediante un correo electrónico, en el caso del Manual de Calidad. En los otros Manuales es el dueño del Manual quien realiza dicha acción. v. El CTSIG actualiza las copias impresas, retirando del Manual, la carátula, historial de cambios, índice y las páginas que han sido modificadas, en el caso del Manual de Calidad. En los otros Manuales es el dueño del Manual quien realiza dicha acción. vi. El CTSIG registra la entrega de la nueva versión y recojo de la anterior del Manual en el formato F-DG-SIG-001: Distribución de Manuales, en el caso del Manual de Calidad. En los otros Manuales es el dueño del Manual quien realiza dicha acción. vii. El CTSIG registra en el formato F-DG-SIG- 04: del SGC, los cambios realizados. viii. El CTSIG mantiene copia electrónica de las revisiones de los documentos que forman parte del Manual de Calidad. o. Si algún Usuario requiere imprimir algún documento del SGC, debe asegurarse que éste se mantenga vigente. Documentos de origen externo - CTSIG a. El CTSIG debe mantener actualizado el formato F- Página 5 de 10
DG-SIG-05: Control de Documentos Externos, donde se identifican los documentos externos existentes, se determina la ubicación de éstos y la persona responsable por el documento. b. En caso que durante la ejecución de los procesos dentro de la DGAC un documento de origen externo sufriera algún daño, éste deberá ser informado al Usuario por área a cargo del proceso en ejecución, a través de un oficio acompañado del formato F-DG- SIG-003: Deterioro en Bienes del Usuario. c. La persona responsable por el manejo de los documentos externos una vez que son actualizados, desecha las páginas modificadas y sólo si requiere guardar alguna de ellas colocará el sello Documento Obsoleto en cada página. 3 Foliación - Personal de la DGAC a. Para el caso de los expedientes, éstos deben ser foliados desde el primer escrito hasta un máximo de 00 folios, salvo que se trate de mantener un único documento. De ser necesario se van adicionando tomos correspondientes al mismo expediente. 4 Documentos Obsoletos - CTSIG a. El CTSIG será el responsable de que una vez modificadas las páginas del Manual, éste debe mantener los siguientes documentos en copia impresa en el file Documentos Obsoletos : la Resolución Directoral, la carátula, el Índice e Historial de Cambios y cada una de éstas páginas serán selladas con la frase Documento Obsoleto. El resto de páginas serán desechadas. b. En caso considere necesario guardar algún documento, debe sellar cada página con la frase Documento Obsoleto y colocarlo en el file Documentos Obsoletos. 5 Control de Registros - CTSIG - Personal de la DGAC a. El CTSIG será el encargado de mantener actualizado el formato F-DG-SIG-04: Control de Documentos y Registros del SGC, el cual relaciona al registro con la ubicación dónde estará almacenado, el tiempo de retención y la disposición final de éste. b. Los registros del SGC deben ser llenados correctamente, completando todos los datos de manera legible. 6 Archivo - Secretarias de la DGAC a. Las Secretarias de la DGAC son las responsables de archivar los documentos en files rotulados correlativos, debidamente separados, ordenando los documentos por orden cronológico, como se detalla en el I-DG-SIG-004: Administración de Archivos, lo cual permitirá una rápida ubicación de los documentos. Página 6 de 10
b. Las Secretarias serán responsables de dar cumplimiento a la Directiva Nº 001-014-MTC/14.0 sobre rmas para la transferencia de Documentos al Archivo Central del Ministerio de Transportes y Comunicaciones. c. Las Secretarias remitirán al Centro de Récords Técnicos todos los documentos que deban ser mantenidos para la revisión permanente del personal de la DGAC. 9. Indicadores Ítem mbre del Indicador Fórmula de Medición Criterios de Evaluación Meta Frecuencia 01 Promedio del tiempo de Aprobación de documento técnico Día de Aprobación del documento técnico - Día de ingreso del documento técnico Optimo: Menor o igual a 45 días. Aceptable: Mayor a 45 días y menor o igual a 75 días. Crítico: Mayor a 75 días. Aceptable Anual 10. Diagrama de Flujo Página 7 de 10
Elaboración, Modificación, Revisión, Aprobación y Distribución de Documentos Usuario CTSIG Abogado Principal de la DGAC DRP Inicio Desarrolla el Proyecto, cuando corresponda, en coordinación con las áreas técnicas relacionada teniendo en cuenta los instructivos I- DG-SIG-001 e I-DG-SIG-00 Recibe el Proyecto y evalúa quiénes serán los Revisores de acuerdo a lo establecido en el I-DG-SIG-00. Requiere revisión CTNED? 1 Genera los cambios en los casilleros de Revisión y Fecha del encabezado del Proyecto. En Revisión consigna el número correlativo siguiente a la versión vigente y en Fecha la de elaboración del Proyecto. Entrega el Proyecto a través de un documento formal, para ello debe tener en cuenta el instructivo I-DG-SIG-005 3 Envía a través de memorando al CTNED el Proyecto. Recibe el memorando. Recibe y evalúa que en la documentación no exista algún conflicto técnico. Existe conflicto técnico? Prepara y envía memorando detallando el/los conflicto/s técnicos/s que existe/n en el Proyecto. Recibe el memorando. Prepara y envía memorando indicando que en el Proyecto no existe conflicto técnico. 1 Envía a través de memorando al Abogado Principal de la DGAC, el Proyecto. Recibe y evalúa que en la documentación no exista ningún conflicto legal. Existe conflicto legal? Recibe el memorando. Prepara y envía memorando detallando el/los conflicto/s legal/es que existen en el Proyecto. Recibe el memorando. Prepara y envía memorando indicando que en el Proyecto no existe conflicto Legal. 1 Evalúa que en la documentación no exista algún conflicto con El SGC de la DGAC. Existe conflicto con el SGC? Determina cuáles son las observaciones existentes en el Proyecto. Determina que en el Proyecto no existe conflicto con lo establecido en el SGC de la DGAC. A Página 8 de 10
Elaboración, Modificación, Revisión, Aprobación y Distribución de Documentos Usuario CTSIG A Consolida y analiza los resultados de las evaluaciones. Recibe memorando indicando las observaciones existentes. Existen Observaciones? Prepara y envía memorando dirigido al Usuario indicando las observaciones Evalúa las observaciones recibidas. De acuerdo? Prepara un documento de acuerdo a lo establecido en los instructivos I-DG-SIG-00 e I-DG-SIG-005, indicando la conformidad del Proyecto con los requisitos existentes, solicitan el envío del cuadro de Historial de Cambios en archivo electrónico o impreso. Subsana las observaciones y devuelve los documentos. Recibe el cuadro de Historial de Cambios en archivo electrónico o impreso e incluye en la versión final del Manual. 3 Coordina, con quién corresponda, la elaboración del documento de aprobación del Proyecto. Justifica porqué no acepta las observaciones y devuelve los documentos. 3 Sella y coloca su VºBº en el Historial de Cambios y el Índice. Coordina con quién corresponda a fin de que actualice los documentos en el Portal Web de la DGAC. Actualiza las copias impresas, retirando la carátula, historial de cambios, índice y las páginas que han sido modificadas.. Registra la entrega de la nueva versión y recojo de la anterior en el formato F-DG- SIG-001. El CTSIG registra en el formato F-DG-SIG-06: Control de Documentos del SGC, los cambios realizados. Prepara y mantiene copia electrónica de las revisiones de los documentos. Sella con frase Documento Obsoleto la carátula, el índice e Historial de Cambios del documento actualizado y archiva en file Documentos Obsoletos Fin Página 9 de 10
11. Registros a. F-DG-SIG-001: Distribución de Manuales. b. F-DG-SIG-003: Deterioro en Bienes del Usuario. c. F-DG-SIG-04: del SGC. d. F-DG-SIG-05: Control de Documentos Externos del SGC. e. Correos Electrónicos f. Informe de Aprobación. g. Memorando de Aprobación. 1. Anexos a. Aplica. 13. Formatos a. F-DG-SIG-001: Distribución de Manuales. b. F-DG-SIG-003: Deterioro en Bienes del Usuario. c. F-DG-SIG-04: del SGC. d. F-DG-SIG-05: Control de Documentos Externos del SGC. Página 10 de 10