AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Secretario(a) General LIDER PROCEDIMIENTO: Experto G3-7 Secretari'a General PROCESO OBJETIVO ALCANCE Gestion GD-C-01 Transferir los expedientes cerrados fi'sicos y virtuales una fase archivo a otra, acuerdo con cronograma, y una vez hayan cumplido con los tiempos establecidos en la Tabla Retencion (TRD); bidamente organizados, y con el fin que cumplan con las retenciones y la disposicion final finidas. El procedimiento inicia s la elaboracion l cronograma s, hasta el envio al respetivo archivo. Gui'a Elabora el cronograma tablas s primarias y s retencion durante los dos (2) primeros meses documental y cada ano y se comunica y publica organizacion teniendo en cuenta la Aplicacion las archivo Tablas Retencion. GD-G-02 Proceso Gestion Manual Gestion GD-M-01 1. Elaborar cronograma s primarias y s Cronograma s primarias y s Procesos Estrategicos, Misionales, Apoyo y Evaluation. Cronograma s primarias 2. Preparar primaria. Asistencial Asistencial G5 El realiza aplicacion Tablas Retencion intificando las series documentales para primarias. El, genera los inventarios los expedientes ya cerrados por penncias que hayan cumplido con la retencion establecida en la Tabla Retencion - TRD, y acuerdo con el Cronograma. Formato Intification carpetas GD-F-07 Formato Intificacion cajas GD-F-13 Procesos Estrategicos, Misionales, Apoyo y Evaluacion. Pagina 1 6
Asistencial G5 acuerdo a los inventarios realiza ubicacion fi'sica y Acta entrega Asistencial G5 retiro la estanteri'a los documentosexpedientes en el Centro Custodia Archivo Gestion CCAG Agencia y Centro Custodia Archivos Gestion - CCAG Boga. s primarias) Realiza la puracion eliminando el material metalico los expedientes. Realiza embalaje en nuevas cajas para primaria con la bida intification unidas conservation. El, con base en el inventario verificado, elabora el ACTA DE ENTREGA DE DOCUMENTOS El, socializa el acta y el inventario con el Experto G3-7 y con el Jefe la penncia dueno la documentation a transferir con el fin que se verifiquen y firmen en constancia y esta manera conste formalmente la respectiva entrega y recibo los documentos con stino al Archivo Central. Nota: Cuando los archivos a transferir se encuentran en la parte l Centro Custodia Archivos Gestion - CCAG que funciona en la misma boga l Archivo Central, en este sitio el previa documentacion en Pagina 2 6
regla ( y Acta firmada) supervisa la materialization la respectiva. El coordina las siguientes actividas: Asistencial G5 Acta entrega as primarias) as primarias) Cronograma s s 3. Enviar primaria al Archivo Central. 4. Preparar. Asistencial Asistencial G5 Asistencial Programa el transporte los archivos a transferir en los vehi'culos acuados. Asistencial G5 realiza el cargue las cajas archivo a transferir., supervisa el cargue las cajas acuerdo con las series o sub series y las cantidas registradas en los inventarios y entrega copia y Acta al Transportista. El realiza aplicacion Tablas Retencion intificando las series documentales para s. El, genera los inventarios los expedientes ya cerrados por penncias que hayan cumplido con la retencion establecida en la Tabla Retencion - TRD, y acuerdo con el Cronograma. Asistencial G5 acuerdo a los inventarios realiza ubicacion fi'sica y retiro la estanteri'a los expedientes en el Archivo Central. Realiza la limpieza los expedientes y su embalaje fi'sico en nuevas cajas y Pagina 3 6 s primarias) Acta entrega s primarias) Documentos Archivo Central s s) -Acta entrega s s) - Diagnostico Experto G3-7 Archivo General la Nation (AGN)
carpetas sacidificadas para la Oficio con la bida intificacion y rotulacion. solicitando El, con base en el inventario verificado elabora el ACTA DE ENTREGA DE DOCUMENTOS El, socializa el inventario con el Experto G3-7. El Experto G3-7 realiza la solicitud al Archivo General la Nation, a traves Oficio previamente firmado por El Secretario(a) General. Conjuntamente con el responsable la l Archivo General la Nacion - AGN, verifican el inventario y la documentation, y solicita ajustes si es necesario. El Experto G3-7, elabora en forma conjunta con el responsable la l Archivo General la Nacion - AGN el plan s documentales acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas por el Archivo General la Nacion - AGN. Plan s documentales El elabora el Diagnostico la documentation a transferir y socializa el acta y el inventario finitivo con el Experto G3-7 y con el Pagina 4 6
responsable la l AGN con el fin que se verifiquen y firmen, y esta manera conste formalmente la respectiva entrega y recibo los documentos con stino al Archivo General la Nacion - AGN. Asistencial G5 as s) -Acta entrega as s) - Diagnostico Oficio solicitando Plan s documentales 5. Enviar al Archivo Historico Asistencial Asistencial G5 El y el responsable la l Archivo General la Nacion - AGN programan el transporte los archivos a transferir en los vehi'culos acuados. El Asistencial G5, realiza el cargue las cajas archivo a transferir. El supervisa el cargue las cajas acuerdo con las series o sub series y las cantidas registradas en los inventarios y entrega copia y Acta al Transportista. Transportista realiza el transporte las cajas archivo con stino al Archivo Historico. Si como producto la ejecucion l procedimiento se intifican mejoras a incorporar en el mismo, estas se documentan acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y mejora-mc-p-01. s s) -Acta entrega s s) Documentos archivo historico Archivo General la Nacion (AGN) Pagina 5 6
POLITICAS DE OPERACION Las Transferencias documentales, se beran programar con base en la aplicacion las Tablas Retencion la Agencia. REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS Ver Normograma Las gestiones alantadas frente a los documentos, beran estar sujetas a lo establecido en la Poli'tica Gestion y la Poli'tica Ambiental y cero papel, adoptadas por la Agencia. Puestos trabajo Servidores publicos Sistema Gestion documental Sistema Information Litigiosa Presupuesto asignado en la vigencia RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS Gui'a tablas retencion documental y organization archivo GD-G-02 Manual Gestion GD-M-01 Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y mejora-mc-p-01. Formato Intification carpetas GD-F-07 Formato - Formato Intification cajas-gd-f-13 Formato Acta entrega ELABORO: AAAA MM DD REVISO: AAAA MM DD APROBO: AAAA MM DD Fanny Salazar Contratista Secretari'a General Luisa Mestre Experto G3-7 Secretaria General Luisa Mestre Experto G3-7 Secretaria General Jose Antonio Buelvas Contratista Secretari'a General Pagina 6 6
Version: 1 l.e laborar cronogram a s prim arias y s. 2.Preparar prim aria... Asistencial G5. 3.Enviar prim aria al Archivo Central... Asistencial G5. 1r 4.P rep arar tran sferen cia... Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y m ejora-m C-P-01. 5.Enviar al Archivo Historico... Asistencial G5. r FIN