1 Desarrollo Estudiantil 2015 COORDINACIÓN DE FINANZAS Lo que se trabajará en esta coordinación será principalmente en el compromiso y la honestidad. Se busca crear una conciencia en los estudiantes, principalmente en los encargados de las finanzas de cada Sociedad o Grupo Estudiantil. Es importante entender el por qué la existencia de un proceso de finanzas, que es una herramienta que permite llevar un orden y un control dentro del sistema correspondiente. De igual forma el enriquecimiento personal y profesional, así como la conciencia del manejo del dinero (gasto-inversión). Es fundamental tener conocimiento de que el dinero obtenido a través de las diversas actividades que la Sociedad o Grupo Estudiantil realice, no es de los miembros de la misma, ya que si bien es cierto que éste es resultado de su esfuerzo y dedicación, no hubiera sido posible sin la presencia e imagen del Tecnológico de Monterrey. En caso de haber un remanente de su Evento / Congreso, este dinero se utilizará para realizar proyectos futuros similares, quizás con otros miembros participantes.
2 Desarrollo Estudiantil 1. PRESUPUESTOS Todo evento debe tener una planeación para lograr su realización de la mejor manera posible, es por eso que uno de los requisitos para realizar eventos es entregar el presupuesto para así analizar su factibilidad. Se deberá entregar el presupuesto, después de hacer el ALTA DE PROYECTO, a la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil en el formato ANEXO. Es necesario que éste quede autorizado para continuar con el proyecto y PREVIO a la realización de cualquier gasto. De no ser entregado, la actividad no se puede llevar a cabo. Una vez que se entregue el presupuesto, éste quedará autorizado o rechazado en aproximadamente tres días hábiles. El Coordinador de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil será quien recibirá la notificación del status de su documento. Dicha autorización estará sujeta a la viabilidad del proyecto. Para fijar el precio del evento, se debe tomar en cuenta que éste incluye I.V.A. Además, será necesario reportar cualquier cambio en éste. En caso de haber pérdidas financieras debido al evento, el Comité Organizador deberá comprometerse a saldar esa cantidad, a través de una carta compromiso en un período determinado. Importante: La Asociación o Grupo Estudiantil podrá realizar compras mediante dos formas: CAJA CHICA: será manejada por el Coordinador de Finanzas de Desarrollo Estudiantil, así como por el Coordinador de Finanzas de la Asociación o Grupo Estudiantil. *La caja chica estará topada en $10,000.00, sin embargo, el monto puede exceder, siempre y cuando, se estén haciendo ingresos y egresos constantes. En caso del que el grupo planee Eventos Magnos, los gastos que se podrán efectuar de caja chica serán los equivalentes a un 10% del presupuesto que el grupo presente para su evento.
3 Desarrollo Estudiantil Los gastos realizados de caja chica deberán comprobarse con un ticket o recibo (NO es necesaria FACTURA), en caso de no contar con el comprobante correspondiente no podrá ser contemplado como gasto y este deberá ser liquidado por los miembros del Grupo Estudiantil. ENTIDAD DE PROYECTO (CeCo: Centro de Costos): Con base al presupuesto realizado y el carácter del proyecto, se solicitaría la apertura de una entidad de proyecto en caso de que la Asociación o Grupo Estudiantil no cuente con una. El trámite administrativo tarda alrededor de tres semanas. Si ya se contará con una entidad de proyecto esta se presupuestaría para que se pueda utilizar y el trámite administrativo tarda alrededor de 1 semana. Los Congresos que inician con saldo en cero, será necesario que comiencen a tener ingresos para así poder realizar gastos. Todos los eventos y/o actividades deben ser AUTOFINANCIABLES. Al cierre de cualquier evento el estatus del mismo deber ser positivo.
4 Desarrollo Estudiantil 2. COTIZACIONES Es indispensable realizar cierto número de cotizaciones oficiales dirigidas al Departamento de Compras del ITESM con Empresas que brinden el mismo producto o servicio. Cuando se soliciten compras con las cuentas de proyecto (CeCo / entidad), que sean menores a $ 5,000.00 MN se deberá entregar de una a dos cotizaciones; para compras mayores a $5,0000.00 MN pero menores a $10,000.00 MN deberán entregar dos cotizaciones y para compras mayores a $10,000.00 MN se deberá entregar tres cotizaciones. Siempre se deberá dar prioridad a los Proveedores registrados. (Revisar ejemplo de cotización oficial). Las cotizaciones oficiales entregadas a la Coordinación de Finanzas deberán incluir la siguiente información: Hoja membretada Deberán estar dirigidas al Departamento de Compras del Tec de Monterrey. Especificaciones del producto o servicio: Cantidad, Materiales, Medidas etc. Precio unitario Precio total antes de IVA Precio total después de IVA Tiempo de entrega Datos de contacto: nombre, dirección, teléfono y correo electrónico de la persona que realiza la cotización. De no existir empresa en la cartera que cubra la necesidad requerida, se buscarán proveedores externos a ella, siempre y cuando éstos cubran los filtros de calidad, precio y servicio que la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil y el Departamento de Compras del Campus establecen. (Alta de nuevos proveedores). El alta de cualquier proveedor requiere 5 días hábiles para su activación una vez entregada toda la documentación necesaria para hacer el trámite. La selección final del proveedor a autorizar será con base en las cotizaciones realizadas y el análisis de costos, calidad y servicio que provee la empresa. Este proceso lo llevarán a cabo la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil en conjunto con la Asociación o Grupo Estudiantil correspondiente y el Departamento de Compras.
5 Desarrollo Estudiantil 3. COMPRAS Los pasos a seguir son: 1. Enlistar los gastos que se harán durante el evento, basados en el presupuesto, definiendo los que se harán de caja chica y los que se harán de la entidad de la Asociación o Grupo Estudiantil (Check List de compras). 2. Para las compras que se harán de la entidad (CeCo) será necesario cotizar dichos gastos según los lineamientos del Departamento de Compras y del CSA (Centro de Servicios de Apoyo) mencionados anteriormente en el punto número 2 (Cotizaciones). 3. Una vez autorizada la compra, se generará por parte de la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil el trámite correspondiente en SAP Compras para las compras con la entidad del Grupo Estudiantil, y las compras de caja chica* las harán directamente los encargados del Grupo Estudiantil y tendrán que solicitar ticket de todas las compras para la comprobación de los gastos realizados. 4. Las compras en SAP requieren autorizaciones por parte de Directivos asignados, por lo cual, se requieren máximo cinco días posteriores a su generación para la liberación de la misma. 5. A partir de que el trámite quede autorizado en SAP, se inicia el proceso de compra por parte del Comprador asignado del CSA, proceso que implica la relación directa con el proveedor elegido. Es muy importante tomar en cuenta los tiempos de entrega de los proveedores seleccionados. Por esta razon las compras de entidad se requieren hacer al menos 30 días hábiles antes de requerir el servicio o productos. 6. Deben considerar que el producto será entregado en el Almacén General del Campus, junto con la factura para tramitar el pago. Ningún producto podrá entregarse directamente al Grupo Estudiantil. Esto no aplica para los servicios, los cuales se deberán de entregar en el lugar y hora indicado y la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil, una vez recibido el servicio, deberá de firmar la orden de compra para que así el proveedor pueda llevar su factura a Almacén General del Campus.
6 Desarrollo Estudiantil El Grupo Estudiantil NO PUEDE ACORDAR NINGUNA COMPRA CON LOS PROVEEDORES, SOLO SE ENCARGARÁN DE COTIZAR. De ser así, el Grupo Estudiantil se hace responsable del pago con fondos personales.
7 Desarrollo Estudiantil 4. FACTURAS DE PROVEEDORES: Las facturas se solicitan para comprobar cada uno de los gastos realizados a través de la entidad (CeCo) del Grupo Estudiantil y es importante que TODO gasto tenga un comprobante fiscal, para que pueda ser pagado. La posibilidad de que los alumnos tengan en su poder una factura es remota, ya que ésta tiene que llegar directamente al Almacén General del Campus y así el Departamento de Compras se encargará de realizar los pagos correspondientes a los proveedores contratados. Las facturas deben tener CORRECTAMENTE los datos del ITESM: Nombre: ITESM RFC: ITE-430714-KI0 (K de Kilo, I de Ignacio, 0 Cero). Av. Gral. Ramón Corona #2514 Col. Nuevo México Zapopan, Jalisco C.P. 45201 DE CLIENTES: Los participantes del Congreso / Evento o Patrocinadores que hagan su pago en la entidad (CeCo) del Grupo Estudiantil y soliciten factura deberán enviar a la Coordinación de Finanzas el comprobante de pago de inmediato, ya que solo se cuenta con 5 días hábiles para poder solicitar la factura correspondiente en Tesorería, así como el siguiente formato:
8 Desarrollo Estudiantil SOLICITUD DE FACTURA Fecha de Solicitud: Datos Fiscales Favor de llenar correctamente la siguiente información: RFC: Razón Social: Dirección: Colonia: Ciudad y estado: C.P.: Datos del Depósito: Importe total del depósito: $ pesos M.N. 00/100) Método de pago: Fecha de pago: Últimos cuatro dígitos de la cuenta de cheques que se utilizó para pagar: *No aplica para pagos en efectivo. Solicitante GE
9 Desarrollo Estudiantil 5. PATROCINIOS Patrocinio: Es una aportación de dinero o especie que una persona física o moral (empresa) otorga a otra persona física o moral a cambio algún beneficio por el apoyo que está otorgando, (generalmente es publicidad). Tipos de Patrocinios: EFECTIVO: Al recibir un patrocinio en efectivo, el patrocinador recibe publicidad y una FACTURA (solicitar el comprobante de pago y el formato de solicitud de factura. En caso de que el patrocinador solicite una factura previa al pago se podrá solicitar su factura con el compromiso de entrega del comprobante de pago para poderlo enviar a Tesorería y rastreen el pago correspondiente). Es indispensable contar con una cuenta de proyecto (CeCo / entidad) para recibir patrocinios en efectivo. ESPECIE: Si el patrocinio es en especie, el trámite de una factura NO puede llevarse a cabo, ya que en este proceso existe un intercambio de bienes y sólo recibe publicidad. NO es indispensable contar con una cuenta de proyecto (CeCo / entidad) para recibir patrocinios en especie. Está estrictamente prohibido promocionar en eventos estudiantiles oficiales (dentro y fuera del Campus) marcas de cigarros, bebidas alcohólicas o energéticas. Sólo se podrá incluir el logotipo y nombre de la empresa cuando éste no aluda a lo mencionado anteriormente. Consultar el manual de Imagen y Comunicación correspondiente. Algunos de los beneficios en la promoción impresa que se pueden ofrecer al patrocinador son: impresión de su logotipo, marca o nombre en papelería, posters, reconocimientos, lonas, stands, entre otros artículos promocionales o espacios que brinden la posibilidad de presencia de marca. El tamaño del logotipo, nombre del patrocinador o marcas de sus productos incluidos en la promoción impresa, deberá cumplir con el reglamento de imagen del TEC de Monterrey.
10 Desarrollo Estudiantil Los pasos sugeridos para obtener patrocinios son: 1. Generar una lista de contactos. 2. Generar una tabla de patrocinios con todas las ofertas. (Solicitar formatos establecidos de referencia con la Dirección de Asuntos Estudiantiles). 3. Contactar una cita para exponer la negociación y/o enviarles una carta donde se explique el proyecto y el apoyo solicitado. 4. Darles seguimiento y firmar contrato o carta compromiso. (Solicitar formatos establecidos de referencia). 5. Llevar a cabo los trámites necesarios con la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil. 6. Los pasos para solicitar las facturas para patrocinios con la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil son: 1. Obtener los datos necesarios de la empresa (FORMATO SOLICITUD DE FACTURA): Razón Social, R.F.C., Dirección, Ciudad, C.P. 2. Preguntar si la cantidad que van a patrocinar incluye I.V.A. o se le debe agregar Por ejemplo: (Si van a patrocinar $8,000 incluyendo IVA o los $8,000 + I.V.A.). 3. Entregar el formato de Solicitud de Factura y el comprobante de pago en la cuenta de la entidad (CeCo) del Grupo Estudiantil a la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil. El dinero puede ingresar al Tec de diferentes maneras: En caso de ser cheque nominativo de la empresa a la que se facturará, deberá estar a nombre del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (el nombre debe estar escrito sin abreviaturas y de esta manera). Hacer el depósito del cheque a la cuenta de la entidad (CeCo) del Grupo Estudiantil y entregar la ficha del banco como comprobante a la Coordinación de Finanzas de Desarrollo Estudiantil. Si es depósito en efectivo a la cuenta de la entidad (CeCo) del Grupo Estudiantil, se debe entregar la ficha del banco como comprobante a la Coordinación de Finanzas de Desarrollo Estudiantil.
11 Desarrollo Estudiantil El comprobante de todo ingreso deberá ser entregado inmediatamente después de haber realizado el depósito bancario a la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil para la facturación correspondiente, ya que a partir de eso sólo se tienen 5 días hábiles para tramitar la factura digital en Tesorería. La factura digital se enviará después de 5 días hábiles de su solicitud. RECUERDA QUE ANTES DE CUALQUIER INGRESO AL CAMPUS, SE DEBERA GENERAR UNA FICHA DE PAGO CORRESPONDIENTE A TU ENTIDAD DE PROYECTO O SOLICITARLA CON LA COORDINACIÓN DE FINANZAS DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ESTUDIANTIL.
12 Desarrollo Estudiantil 6. DONATIVOS Donativo: Es una aportación en dinero o en especie que una persona física o moral (empresa) llamada donante otorga a otra llamada donataria. La principal característica de un donativo es que se da sin esperar ningún tipo de contraprestación a cambio de la aportación, es decir, es gratuito y la donataria NO está obligada a brindar ningún beneficio por el donativo recibido, como por ejemplo, publicidad o asistencia al evento. Sólo se le entrega un recibo de donativo 100% deducible de impuestos, siempre y cuando la donación haya sido mayor a $1,000.00 M.N. Tipos de Donativos: Efectivo y/o Especie Debido a que el TEC es una Institución Educativa, los donativos que recibe deberán estar relacionados con el ámbito de la educación, por lo que se recomienda preguntar antes a la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil si es posible recibir el donativo. Los pasos a seguir una vez que se consiguió el donativo, son: 1. Solicitar a la empresa el dinero para ser ingresado al concepto de DONATIVO (Ficha de pago DONATIVOS solicitarla a la Coordinación de Finanzas de Desarrollo Estudiantil): a. En Cheque nominativo de la empresa Donadora, a nombre del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (el nombre debe estar escrito sin abreviaturas y de esa manera). La cuenta deberá estar a nombre de la Empresa (nominativo) y se deberá anexar la copia del cheque a la ficha de depósito. 2. Solicitar a la empresa los datos necesarios. Donativo en Especie: Factura en ceros con el desglose del apoyo brindado y una carta membretada con el desglose del mismo pero con costos reales en el mercado. Donativo en Efectivo: Cheque con la información adecuada (sacarle copia al cheque antes de depositarlo) o depósito bancario y datos fiscales de la empresa patrocinadora. 3. Llenar la solicitud de Recibo de Donativo (anexo) 4. Entregar la solicitud a la Coordinación de Finanzas Los recibos de Donativos se expiden en Campus Monterrey, por lo requieren un mes aproximadamente para generarse.
13 Desarrollo Estudiantil SOLICITUD DE RECIBO DE DONATIVO EN ESPECIE Fecha: Nombre de contacto: Datos Fiscales Favor de llenar correctamente la siguiente información: RFC: Razón Social del donante: Dirección: Colonia: Ciudad y estado: C.P.: Descripción del material donado: Importe aproximando de la donación: $ pesos M.N. 00/100) Campaña o Proyecto: Concepto del Donativo (Descripción): Destino del donativo (CeBe) Cuenta contable: Nombre y Firma Solicitante Nombre y Firma Responsable Coordinador de Finanzas Favor de anexar a la presente la factura original en ceros, y una carta anexa (De la persona física o moral que nos está Donando) con el detalle del donativo.
14 Desarrollo Estudiantil SOLICITUD DE RECIBO DE DONATIVO EN EFECTIVO Fecha: Nombre de contacto: Datos Fiscales Favor de llenar correctamente la siguiente información: RFC: Razón Social del donante: Dirección: Colonia: Ciudad: C.P.: Importe de la donación: $ pesos M.N. 00/100) Campaña o Proyecto: Destino del Donativo (Descripción): Destino del donativo (CeBe) Cuenta contable: Nombre y Firma Solicitante Nombre y Firma Responsable Coordinador de Finanzas Favor de anexar a la presente la copia del cheque y/o el comprobante de la transferencia y la boleta ficha de depósito.
15 Desarrollo Estudiantil 7. CIERRE FINANCIERO Los representantes del proyecto deberán realizar el cierre financiero correspondiente al evento, el cual involucra los siguientes puntos: Todos los pagos a proveedores deberán estar realizados. Todos los ingresos de patrocinio y cierres de convenios con empresas u organizaciones gubernamentales deberán estar debidamente reflejados en la entidad, firmados y autorizados. La comprobación de gastos de caja chica deberá estar debidamente realizada, y con el comprobante del depósito a la entidad del proyecto (CeCo) del remanente que exista y sea superior a los $10,000.00 pesos. Todas las facturas se deberán entregar a las personas correspondientes. (El plazo de trámite es de 5 días hábiles después de haberse generado el pago, previo a la entrega del comprobante del pago). Realizar el conteo del boletaje final y firmar el documento correspondiente que avale esta información Firmar el documento de Cierre Financiero realizado por la Coordinación de Finanzas de GE en el cual se establezca el resultado financiero del proyecto/evento organizado. En caso de que el resultado obtenido sea un saldo negativo se deberá establecer fecha límite de pago de la deuda. En caso de no cumplir con el compromiso adquirido el monto total de la deuda divido entre el número total de los integrantes del Grupo Estudiantil y cargado a su matrícula. Cualquier pendiente que surja después del cierre del evento, tales como envío de reconocimientos, premios, etc., sólo podrá realizarse 60 días después del evento, posterior a este plazo no se podrá utilizar dinero de la entidad para dichos gastos.
16 Desarrollo Estudiantil 8. OBLIGACIONES DEL COORDINADOR DE FINANZAS El Coordinador de Finanzas es la persona encargada del control financiero, es decir, monitorea el estado financiero del Grupo Estudiantil, elaborará los presupuestos manejando los egresos e ingresos, vigila el buen manejo de sus recursos. Es responsable de la entrega oportuna de los reportes financieros con sus comprobantes fiscales a las autoridades correspondientes. Responsabilidades Hacer un buen uso de los recursos económicos del Grupo Estudiantil. Recibir asesoría de los procesos financieros dentro del Campus, por parte de la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil. Cumplir y hacer cumplir con las normas establecidas por la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil y las normas de recepción de Donativos y Patrocinios del Tecnológico de Monterrey. Poder de decisión sobre los egresos que busque realizar el Grupo Estudiantil. Monitorear la búsqueda de apoyos económicos a través de Patrocinios y /o Donativos. Realizar en conjunto con los diferentes Comités Organizadores del Congreso / Evento los presupuestos y entregarlos en tiempo y forma a la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil para su autorización. Tomar en cuenta la planeación de su Sociedad o Grupo Estudiantil y fecha del Congreso / Evento para solicitar las compras en tiempo. Para cualquier evento, el precio debe incluir I.V.A
17 Desarrollo Estudiantil Realizar y entregar los reportes de eventos (máximo 5 días hábiles después del evento, para Congresos se entrega máximo 2 semanas después). Dar seguimiento a los pagos. (verificar que el proveedor ya recibió su pago) Entregar a la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil los ingresos de caja chica de cada evento (junto con el reporte de evento). Mantener comunicación constante con los demás integrantes de la Sociedad o Grupo Estudiantil e informales de todo lo contenido en este documento y sobre los procedimientos establecidos por la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil (facturas, fechas, compras, proveedores, procedimientos, etc.). Solicitar solamente los servicios de aquellos proveedores que se encuentren registrados como proveedor del ITESM, o en su defecto aquellos que hayan sido autorizados. Pedir comprobantes de pago para cada una de los gastos realizados de caja chica, para la comprobación de gastos. En caso de ser una Sociedad de Alumnos o Congreso similar a realizarse un año después, entregar a la Mesa Directiva siguiente un reporte que debe contener todos los ingresos y egresos que existieron en su periodo. Entregar a la Mesa Directiva entrante la base de datos de patrocinadores.
18 Desarrollo Estudiantil 10. NOTAS IMPORTANTES El dinero es de la Sociedad de Alumnos o Grupo Estudiantil, no es de los miembros de la Mesa Directiva. Cada una de las Sociedades o Grupos Estudiantiles, están representando al ITESM y por lo tanto está de por medio el nombre de la Institución, por lo que es muy importante cuidar la imagen de ésta. No se pagan uniformes con dinero de la Sociedad. Las compras o eventos que requieran un gasto mayor a $50,000.00 de la cuenta de proyecto del grupo deberán pasar por un proceso de reflexión el cual implica un mayor tiempo de planeación y es indispensable que se realice y autorice este proceso para poder realizar cualquier gasto.
19 Desarrollo Estudiantil 11. SANCIONES El compromiso de ser miembro de alguna Sociedad o Grupo Estudiantil, trae consigo el cumplimiento de reglamentos y requerimientos establecidos por el Departamento de Desarrollo Estudiantil. De igual forma la Coordinación de Finanzas del Departamento de Desarrollo Estudiantil tiene requerimientos específicos del área, y a consecuencia del incumplimiento de éstos, las situaciones posibles son: Congelación de su saldo por un periodo de tiempo. Congelación de su saldo permanentemente. Baja de Desarrollo Estudiantil.