MANUAL DE ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN DE GOBERNACIÓN Administración 2013-2016 www.gomezpalacio.gob.mx
ÍNDICE Presentación 2 Antecedentes. 3 Marco Jurídico. 3 Objetivo General. 3 Estructura Orgánica. 4 Atribuciones. 4 Funciones: Director de Gobernación 5 Coordinador de Enlace. 6 Jefe de Depto. de Organización y Participación Ciudadana. 7 Jefe de Depto. de Atención Ciudadana. 8 Coordinador de Asuntos Políticos y sociales. 9 Organigrama. 10 1
PRESENTACIÓN En la actualidad las instituciones públicas, viven una dinámica constante, motivada por la necesidad imperante de dar respuesta a los requerimientos de la población, en forma expedita, con eficiencia, eficacia y calidad. En el caso del municipio de Gómez Palacio, Dgo., que ha tenido un crecimiento constante en todos los ámbitos y por tanto, exige la aplicación de estrategias tendientes a mejorar su entorno administrativo mediante un estudio de análisis de su estructura orgánica, ejecutando una reingeniería que optimice sus recursos humanos y materiales. Sobre la base de los conceptos señalados y el contar con un documento definido, como manual de organización, nos permitirá identificar a detalle la estructura orgánica de los puestos y la relación existente entre ellos, la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, así como las funciones y actividades de la Dirección de Gobernación. Un manual en general, es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones, sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una organización que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo. Este Manual representa las bases de la Dirección de Gobernación y pretende administrar en una forma completa y coherente las acciones que cada una de sus áreas realiza diariamente. La metodología utilizada en el presente manual, consistió en analizar las responsabilidades de la Dirección de Gobernación y la observación en el ámbito de trabajo. Posteriormente se elaboró el organigrama y se definieron las funciones de cada uno de los puestos, las cuales fueron objeto de una minuciosa revisión por parte del director. 2
ANTECEDENTES Actualmente, los enormes retos que presenta una sociedad tan amplia, plural y participativa como lo es la de Gómez Palacio, muestran claramente la necesidad de que el gobierno no puede estar por encima de la sociedad, sino que tiene que ser causa y efecto de la democracia. Asimismo, la actual administración se ha comprometido con la construcción de una sociedad incluyente a través de un gobierno fuerte que se distinga por el diálogo permanente, representativo y participativo de la ciudadanía. Es por eso, que la Dirección de Gobernación, surge como una nueva Dirección, dentro de la Administración Municipal 2010 2013 del Municipio de Gómez Palacio, sus obligaciones y atribuciones se han establecido en razón del estilo de gobierno del Ayuntamiento en turno y su responsabilidad es la preservación de las condiciones propicias para que la obra de gobierno llegue a todos los habitantes de Gómez Palacio, en un ambiente de tranquilidad política y armonía ciudadana. MARCO JURÍDICO La Dirección de Gobernación, fundamenta su actuación en diversos marcos normativos, siendo los fundamentales los siguientes: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Durango Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Durango Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Durango Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de sus Municipios Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Durango Bando de Policía y Gobierno Reglamento Interior del Municipio de Gómez Palacio, Dgo. Reglamento de de Transparencia y Acceso a la Información del Municipio de Gómez Palacio, Dgo. OBJETIVO GENERAL Coordinar, controlar, dar seguimiento y vincular las actividades encaminadas a atender la política interior del Municipio, así como aquellas tendientes a mantener buenas relaciones con la Ciudadanía, Organizaciones Sociales y Autoridades Municipales o de cualquier otro nivel de Gobierno dentro del marco legal vigente, y así lograr la gobernabilidad del municipio a través de la participación organizada y corresponsable de la ciudadanía en torno a la administración y gestión de los Programas que el Ayuntamiento desarrolle en el periodo 2013-2016. 3
ESTRUCTURA ORGÁNICA El Director de Gobernación será auxiliado en el ejercicio de sus facultades por: - Coordinador de Enlace - Jefe del Departamento y Participación Ciudadana - Coordinación de Asuntos Políticos y Sociales ATRIBUCIONES Son atribuciones de la Dirección de Gobernación las siguientes: I. Coordinar una red de información que le permite captar las demandas de la población relacionada con la administración publica. I Organizar en coordinación con los habitantes de las colonias populares, fraccionamientos y unidades de la ciudad, así como en ejidos, la integración y conformación de comités. Generar un registro único de organizaciones pertenecientes al Municipio, para la identificación minuciosa de cada una de ellas. Coadyuvar con las dependencias de la Administración Municipal, en la atención y solución de los asuntos relacionados con organizaciones, dando contestación en tiempo y forma a lo solicitado ante la autoridad competente. V. Incidir en el otorgamiento de apoyos a la ciudadanía de los diferentes programas que desarrollan cada una de las dependencias de la Administración Municipal. VI. V IX. Contribuir en la selección y designación del personal para los cargos de las Juntas Municipales, Jefaturas de Cuartel y Jefaturas de Manzana. Auxiliar en coordinación con el Secretario del Ayuntamiento a las autoridades Federales y Estatales, en el desarrollo de los procesos electorales dentro del territorio municipal. Establecer canales de comunicación y atención permanente con los grupos políticos, sectores y organizaciones respectivos del municipio. Controlar la realización de eventos especiales tales como visitas de trabajo, reuniones con Instancias Federales y Estatales. X. Las demás que le encomienden el ayuntamiento, el presidente municipal y demás disposiciones legales y reglamentarias. 4
FUNCIONES DIRECTOR DE GOBERNACIÓN Genéricas: Contribuir como apoyo en la actual Administración, apegado a resolver los actuales desafíos que enfrenta el Municipio de Gómez Palacio, atendiendo la problemática de éste y contando con la coordinación de los diferentes departamentos, en el campo de atención a actividades políticas, organizaciones sociales y autoridades municipales o de cualquier otro nivel de gobierno dentro del marco legal vigente. Específicas: I. Planear y evaluar el desempeño de las actividades administrativas, adscritas a la Dirección de Gobernación. Verificar la organización y coordinación de los habitantes de las colonias populares, fraccionamientos, unidades de la ciudad y ejidos, la integración y conformación de comités. I Generar un registro único de Organizaciones Sociales dentro del Municipio, para su identificación minuciosa. Participar en la selección y designación en los cargos de las Juntas Municipales, Jefaturas de Cuartel y Jefaturas de Manzana. V. Dirigir el manejo de la información sobre los otorgamientos de cualquier tipo de apoyo a la ciudadanía por parte de los diferentes programas que desarrollan cada una de las dependencias de la Administración Municipal. VI. Inspeccionar en coordinación con el Secretario del Ayuntamiento a las autoridades Federales y Estatales, en el desarrollo de los procesos electorales dentro del territorio municipal. V Vigilar que la interacción con los grupos políticos, sectores y organizaciones respectivos del municipio tenga atención permanente. Intervenir en la resolución de problemáticas como manifestaciones, invasiones, o de cualquier tipo, siempre y cuando tenga relación con las organizaciones sociales. 5
COORDINADOR DE ENLACE Genéricas: Dar seguimiento y control a la ejecución y cumplimiento del Plan Anual de Trabajo y conjuntamente con el Director, dirige y supervisa las actividades de la dirección y otras intervenciones, coordinando las funciones entre departamentos. El Coordinador de Enlace sustituye al Director en caso de ausencia temporal, por lo que debe apoyarlo en la totalidad de las actividades que realiza. Específicas: I. Coordinar las acciones entre las jefaturas de departamento logrando acuerdos y cooperación entre los mismos. I Organizar y controlar las actividades administrativas de la dirección. Elaborar cronograma de actividades complementarias y especiales. Asistir a reuniones en representación del director. V. Coordinar la recopilación de los datos, necesidades e inquietudes de la población relacionada con la administración del municipio. VI. V IX. Revisa las notas certificadas, oficios, circulares y boletines. Supervisar y tener bajo control la organización en los eventos especiales tales como visitas de trabajo, reuniones con Instancias Federales y Estatales. Dirigir la participación con las dependencias de la Administración Municipal, en la atención y asuntos relacionados con organizaciones, dando contestación, en una manera veraz y puntual en lo solicitado ante la autoridad competente. Entrevistar, indagar y reportar para atender oportunamente incidencias sociales en giras de trabajo del C. Presidente Municipal y del C. Gobernador del Estado de Durango. 6
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA Genéricas: Atender los vínculos con los ciudadanos de Gómez Palacio, conocer sus necesidades, y así fomentar su participación y organización para trabajar de la mano en temas de interés social. Específicas: I. Promover la organización y participación ciudadana. I Propiciar vínculos entre la ciudadanía y las autoridades municipales, informando sobre los acuerdos establecidos, con el propósito de dar seguimiento y cumplimiento a los mismos. Emitir opinión, previa evaluación que en materia de participación y organización ciudadana haya lugar. Realizar seguimiento de cada instancia de organización y participación ciudadana, a través de los comités sociales urbanos y rurales. V. Mantener informado al presidente municipal y jefe inmediato superior sobre los resultados tangibles que en el renglón de la participación ciudadana, que se esté dando dentro del municipio. VI. V Representar en el ayuntamiento en eventos y actos en que sea parte, así como ante las autoridades federales, estatales y municipales. Coordinar y supervisar la organización y funcionamiento de los comités sociales de participación ciudadana relacionados con sus actividades de enlace y gestión. Vigilar el cumplimiento de los programas de trabajo de los promotores y de las actividades propias del departamento. IX. Apoyar en la coordinación de los programas de RAMO 33 y RAMO 20. X. Las demás funciones que le indiquen las disposiciones legales correspondientes y aquellas que le confiera el Director de Gobernación. 7
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN CIUDADANA Genéricas: Canalizar adecuadamente las demandas de la ciudadanía, mediante gestiones con los tres niveles de gobierno y los diferentes departamentos del ayuntamiento teniendo en cuenta siempre el sentido social y de servicio. Específicas: I. Brindar una atención directa y personalizada al ciudadano. I Recepción de gestiones directas de la ciudadanía. Solución a corto, mediana o largo plazo según el asunto. Sumar beneficiarios a la Administración que encabeza nuestro Alcalde. V. Enlace directo con el ciudadano. VI. V IX. Hacer la gestión de sus problemáticas de su entorno social. Generar sinergia entre el ciudadano y gobierno municipal. Dar respuesta a las demandas ciudadanas de manera atenta, ágil y oportuna. Fomentar la participación de la sociedad en la planeación de proyectos institucionales. X. Crear las condiciones institucionales, donde la sociedad decida sobre las prioridades de la acción gubernamental del municipio. XI. Las demás funciones que le indiquen las disposiciones legales correspondientes y aquellas que le confiera el Director de Gobernación 8
COORDINACIÓN DE ASUNTOS POLÍTICOS Y SOCIALES Genéricas: Proporcionar una atención correcta y objetiva a cada conjunto de problemas políticos y sociales relacionados con alguna disciplina, actividad o situación, comprometiendo el esfuerzo institucional en la búsqueda de soluciones posibles. Específicas: I. Recepción y atención de organizaciones, identificando el nombre de grupo, líder o representante, en el directorio y/o base de datos, para el control de información. I Documentar, y clasificarla la solicitud o problemática de cada organización, registrando las especificaciones en cuanto a formato para tener una clara identificación de las organizaciones. Entrevistar e indagar la situación, solicitud y tipo de organización, para un adecuado registro y pleno conocimiento de condiciones. Canalización a la instancia de competencia en caso de requerir algún tipo de gestión social. V. Intermediar y proponer respuesta ante la solicitud de apoyos a organizaciones. VI. Coordinar y vigilar la valoración de incidencias en las giras de trabajo del C. Presidente Municipal y del C. Gobernador del Estado de Durango. V IX. Estar en constante comunicación con los diferentes puntos de Gómez Palacio, conocer su situación, necesidades e inquietudes. Aportar la información de interés a las áreas que así lo requieran o soliciten. Atender problemáticas de migrantes como: Realización de trámite, para aquellas personas que trabajaron en el extranjero y son acreedores a una indemnización y/o liquidación por medio de su Seguro Social Americano y certificación de documentación Extranjera X. Las demás funciones que le indiquen las disposiciones legales correspondientes y aquellas que le confiera el Director de Gobernación. 9