PE-01 Página 1 de 8 Edición: 1 Fecha: 01/05/12 ÍNDICE 1. OBJETO. 2. ALCANCE. 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA. 4. GENERALIDADES. 5. REALIZACIÓN 5.1 Detección y gestión de crisis 5.2 Realización de simulacros 6. FORMATOS APLICABLES COPIA CONTROLADA: SI NO ELABORADO DESTINATARIO: ENTREGADA A: REVISADO Y APROBADO FECHA: MODIFICACIONES RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR F-PG-01-01/01
PE-01 Página 2 de 8 Edición: 1 Fecha: 01/05/12 1.- OBJETO Describir la organización, responsabilidades y sistemática a seguir por JRC, S.A. de forma que se garantice la coordinación y la correcta toma de decisiones en caso de incidente o situación de crisis. 2.- ALCANCE El presente procedimiento es de aplicación a cualquier situación de crisis alimentaria que pueda producirse en JRC, S.A. y que esté relacionada con la detección de riesgos graves originados, de forma directa o indirecta, por los alimentos. 3.- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Manual de Calidad y Seguridad Alimentaria de JRC, S.A. Norma UNE-EN-ISO 9001:08. Protocolo BRC 4.- GENERALIDADES Crisis Alimentaria: Es aquella que entraña factores críticos de tal magnitud, que la gestión del riesgo derivado resulta tan compleja, que no puede gestionarse de una forma adecuada mediante los medios habitualmente establecidos. F-PG-01-02/01
PE-01 Página 3 de 8 Edición: 1 Fecha: 01/05/12 5.- REALIZACIÓN 5.1.- Detección y Gestión de Crisis Ante la detección de un incidente o situación de crisis o emergencia (problema de inocuidad de productos, catástrofes naturales, falta de suministro de servicios básicos,..), cualquier persona de JRC, S.A., debe comunicarlo a la Gerencia, que es la responsable de ejecución del presente procedimiento. En caso de no encontrarse disponible, el Responsable de Calidad y Seguridad Alimentaria será el responsable de la ejecución del mismo. Los distintos pasos a ejecutar en caso de crisis por el responsable de la ejecución son los siguientes: 1. Recopilación de Información y análisis del alcance. Se recoge o gestiona la recopilación de toda la información que pueda recopilarse, según el caso, tal como puede ser: - Origen del incidente (si se conoce). - Tipo de producto y envases potencialmente afectados. - Número de lote/s de producto potencialmente afectados. - Estimación de la cantidad potencialmente afectada. - Medio de recepción de la queja, denuncia, reclamación,.. - Ubicación del producto sospechoso. - Proveedores afectados, si los hubiera. - Nombre de clientes afectados, si los hubiera. La recogida de esta información debe ser tan rápida como sea posible. En caso de retraso, debe pasarse al siguiente paso y continuar de forma simultánea con las investigaciones. Todo el producto del lote-s afectado/s que estuviera en existencia en la planta debe quedar inmediatamente inmovilizado. 2. Gestión de la situación de crisis o emergencia. El responsable de la ejecución debe definir un Plan de Contingencia (PE-01-01) para la gestión de la situación. Este Plan debe contemplar varios de los siguientes aspectos, según aplique: - Análisis del impacto del incidente. - Propuestas de gestión eficaz del incidente o situación de crisis. - Plan de Comunicación (ver Apartado siguiente). F-PG-01-02/01
PE-01 Página 4 de 8 Edición: 1 Fecha: 01/05/12 En este momento es en el que se decida la conveniencia de iniciar el protocolo de Retirada de Producto. En caso de ello, se iniciará, según lo establecido en el PGH de Trazabilidad. 3. Plan de Comunicación. Se debe establecer, por parte de la Gerencia (o Responsable de Calidad y Seguridad Alimentaria), un Plan de Comunicación con las autoridades y clientes. Previamente se debe realizar una identificación de los grupos de interés (medios de comunicación, autoridades competentes, otros elementos de la cadena alimentaria como clientes, proveedores, consumidores,..) y una propuesta de comunicación (información a aportar, documentación de apoyo, secuencia de comunicaciones, etc.). JRC, S.A. dispone de un listado de contactos clave, que incluye Clientes (dentro y fuera de horario laboral), Proveedores (materia prima y servicios) y Este Listado se encuentra en la Base de Datos de la Empresa. Autoridades competentes en sanidad: AESAN http://www.aesan.msc.es/buscador_general/resultado_busqueda.jsp Subdirección General de Coordinación de Alertas Alimentarias y Programación del Control Oficial: 913380715 4. Si la decisión definitiva fuese la retirada del producto se procederá de la siguiente forma: o o o o El Responsable de Calidad y Seguridad Alimentaria y la Gerencia localizará todos los clientes que han retirado producto perteneciente a ese lote. Posteriormente se contactarán con todos los clientes de la lista del punto anterior. La información con los teléfonos de contacto y la persona a contactar están disponibles la base de datos interna El Responsable de Calidad y Seguridad Alimentaria y la Gerencia deben establecer un Plan para la recogida física de todo el producto de acuerdo con los responsables de cada empresa que lo retiró. 5. Cierre de la situación de crisis o emergencia. La gerencia o el Responsable de Calidad y Seguridad Alimentaria, debe dar por cerrada la situación de crisis en el momento en el que se confirme que todas las acciones escalecidas en el Plan de Contingencia se han verificado los efectos esperados (o éstos son razonablemente previsibles). En cualquier caso, se elaborará un Informe Final de Gestión de Crisis (F-PE-01-02), en el que se debe registrar la siguiente información: - Actuaciones desarrolladas. - Resultados obtenidos y balance de los mismos. - Conclusiones. F-PG-01-02/01
PE-01 Página 5 de 8 Edición: 1 Fecha: 01/05/12 En caso de ser necesario, se puede establecer un Programa o Plan de Seguimiento poscrisis, estableciendo para ello actividades a desarrollar, plazos, responsables y medios, en su caso. 5.2.- Realización de Simulacros Para asegurar que el Plan definido es válido para el objetivo planteado, el gerente se responsabiliza de realizar una verificación con una frecuencia anual. Esta verificación consiste en un simulacro de crisis, de modo que se active lo establecido en el presente documento. Se debe elegir un lote de producto supuestamente afectado y comenzar a trabajar a partir de ese dato. El planteamiento del ejercicio debe permitir activar el protocolo de retirada de producto y utilizar la metodología establecida en PGH de Trazabilidad y de ese modo integrar la verificación de los procedimientos de gestión de crisis, retirada de producto y trazabilidad. Una vez realizado el simulacro anual, se analizará el Informe final y en caso de detectar deficiencias en el planteamiento o ejecución del presente procedimiento, el gerente deberá plantear las acciones necesarias que analicen las causas y que establezcan acciones correctivas encaminadas a su eliminación y que debe quedar registrado en el correspondiente Registro de No Conformidades y Acciones Correctoras. 6.- FORMATOS APLICABLES Formato F-PE-01-01: Plan de Contingencias Formato F-PE-01-02: Informe final Gestión de crisis Formato F-PE-01-03: Informe Simulacro F-PG-01-02/01
Página de PLAN DE CONTINGENCIAS Fecha / / Incidente Lote/s afectados Propuesta de Gestión Plan de comunicación Verificación actuaciones ELABORADO APROBADO F-PE-01-01/01
Página de INFORME FINAL DE GESTIÓN DE CRISIS Fecha / / INCIDENTE: ACTUACIONES DESARROLLADAS RESULTADOS CONCLUSIONES ELABORADO (Fecha y Firma) APROBADO (Fecha y firma de la Gerencia): F-PE-01-02/01
SIMULACRO RETIRADA DE PRODUCTO Nº: FECHA: Retirada de Producto: F-PE-01-03/01