CONTROL DE DOCUMENTOS

de 9 1. OBJETIVO Establecer las directrices para el manejo y control de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad en Aguas de Buga S.A. E.S.P, bajo las normas NTC ISO 900, NTCGP 1000, NTC ISO/IEC 17025, así como para los documentos de origen externo, empleados en la organización. 2. CAMPO DE APLICACION Aplica para todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, durante las etapas de elaboración, verificación y/o aprobación, uso y actualización según sea el caso. Para los documentos de origen interno el control inicia desde la creación hasta su retiro como documento obsoleto y para los de origen externo solo el control de su identificación y distribución. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PR-01 Estructura y presentación de los documentos. PR-03 Control de Registros. 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Procedimiento: Es el modo de hacer las tareas, es decir, son los pasos que deben seguirse para la realización de un proceso. Qué se hace?, Quién lo hace?, Cómo lo hace?, Para qué lo hace?, Dónde se hace? Instructivo: Documento que describe de forma detallada el cómo realizar y registrar las tareas. Cubren una faceta de trabajo indicada pero no desarrollada en un Procedimiento. Registro de Calidad: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Es inmodificable. Documento General: Dentro de esta categoría se integran documentos de carácter general, tales como planes, manuales, listas, tablas, etc., que no pueden ser catalogados como Procedimientos, ni como Instructivos.

de 9 Documento Externo: Documento emitido por una entidad diferente a Aguas de Buga S.A. E.S.P. el cual es necesario para la realización de las actividades que conforman los sistemas de gestión de calidad. En Aguas de Buga S.A. E.S.P se han definido como documentos externos, las fichas técnicas de los productos y/o insumos, los manuales de operación de equipos, la normatividad y/o legislación, entre otras, que se consideren necesarios, para el desarrollo de las diferentes actividades de la organización. Documento controlado: Aquel documento que cuando existan modificaciones en él, es necesario informarlo a quienes tienen copia del mismo. Si la forma de distribución de la copia es física se colocará sello de Copia Controlada en todas sus páginas y se firmará el listado de distribución; si la distribución es a través de archivo magnético no llevará sello. El listado de distribución de la copia controlada (firmas) se conserva en la Oficina de Mejoramiento Continuo. Documento no controlado: Es aquella copia que se emite con fines informativos o comerciales y no será necesario actualizarlo cuando existan modificaciones en el documento original, pueden llevar el sello de si su distribución es física. Las fotocopias que se realicen de los documentos del SGC se consideran copias no controladas. Elaborador: Persona(s) responsable(s) dentro de la organización de realizar un documento especifico, por su conocimiento y experiencia con relación al tema que se este documentando. Verificador: Persona(s) responsable(s) dentro de la organización de revisar el documento elaborado, con el fin de asegurar que es apto para su uso, que lo que se haya escrito sea realmente lo que se hace y que cumpla con los requerimientos de cada proceso. Aprobador: Persona(s) responsable(s) de la aceptación de lo escrito en el documento, para iniciar su aplicación. SGC: Sistema de Gestión de Calidad basado en la Norma NTC GP 1000, NTC ISO 9001 y NTC ISO/IEC 17025.

de 9 5. DESCRIPCIÓN Los documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad se clasifican en: documentos generales, procedimientos, instructivos de trabajo, registros y los documentos de origen externo. 5.1 Elaboración de Documentos Los responsables de cada proceso o el responsable del Sistema de Gestión de Calidad, identifican la necesidad de elaborar un documento. Una vez identificada la necesidad, el responsable de este proceso debe generar un borrador del documento en computador garantizando que sea legible, que cumple con los lineamientos de identificación, estructura, codificación y presentación de los documentos que se detalla en el PR-01 Estructura y presentación de los documentos. Cuando ya se tenga el borrador, éste debe enviarse al proceso de Mejoramiento Continuo para la revisión del documento y la asignación del código, de tal manera que cumpla con el PR-01 Estructura y presentación de los documentos, en caso de no cumplir se envía nuevamente al elaborador para los ajustes correspondientes. Cuando el documento este ajustado, se pasa al responsable de la verificación para que éste emita sus comentarios. En el evento que se desee poner en prueba un documento antes de emitirlo bajo las directrices del Sistema de Gestión de Calidad, quien lo elaboro, deberá tener en cuenta: Definir una fecha de inicio y fin para aprobar el documento. Si el documento en prueba implica el diligenciamiento de un formato, este deberá llevar en el pie de página la frase formato en prueba hasta el xx-xxxx (aa-mm-dd). Informar al jefe de Mejoramiento Continuo antes de la fecha de inicio de la prueba del documento; esto con el fin de poder hacer seguimiento y al finalizar dicha actividad determinar o no la incorporación del documento al SGC. 5.2 Verificación La verificación tiene por objeto asegurar que el documento es apto para su uso, que lo que se haya escrito sea realmente lo que se hace, que cumpla con los

de 9 requerimientos de cada proceso y que se tienen en cuenta los puntos de vista de aquellas personas o áreas que se puedan afectar directa o indirectamente en aquello que se está documentando, aunque no tengan la responsabilidad en su elaboración. Los documentos pueden ser verificados por más de una persona o área, cuando así se estime conveniente. La responsabilidad por la verificación de los documentos, está en cabeza de los responsables de cada área que estén más involucrados con el proceso o actividad objeto a documentar. Cuando lo descrito en los documentos pueda afectar a varias áreas funcionales deben ser conocidos por los máximos responsables de cada área antes de ser aprobados, comunicando a la persona que lo elaboro, las observaciones que fueran necesarias. Corresponde al elaborador valorar las observaciones realizadas y volver a someter a una nueva verificación el documento. Si existieran discrepancias importantes, se lleva a cabo una reunión con las áreas implicadas, donde se debe alcanzar un acuerdo antes de la edición final del documento. Si el acuerdo no es posible, la Gerencia arbitrará la solución que considere más adecuada. 5.3 Aprobación La aprobación del documento significa la aceptación de lo escrito en él y por quienes tienen la responsabilidad de ejecutar las actividades descritas en el mismo, así como constatar la aplicación del documento. Los documentos son aprobados por el Director del área donde se genera el documento. En algunos casos pueden ser aprobados por la Gerencia cuando el documento tenga implicaciones en el cumplimiento de requisitos legales o normativos o en los casos que la Gerencia o el Jefe de Mejoramiento Continuo considere pertinente que el documento sea aprobado por la alta dirección. Queda constancia de la elaboración, verificación y aprobación, mediante la firma de los responsables de cada etapa en la tabla de firmas del documento. Nota 1: En el evento que el área generadora del documento pertenezca directamente a la Gerencia el aprobador del documento será el Gerente.

de 9 5.4 Distribución El proceso de Mejoramiento Continuo, conserva los documentos originales aprobados. No se distribuyen para su aplicación y uso los documentos que previamente no hayan sido aprobados. El proceso de Mejoramiento Continuo realiza la distribución de los documentos a través de la Intranet en el link de Sistema de Gestión de Calidad y cuando sea el caso, por medio físico a cada persona responsable del proceso o actividad, de la siguiente forma: a. Saca las copias de los documentos aprobados que se van a entregar a los interesados y se coloca el sello de Copia Controlada No_.. b. Entrega la copia controlada y se registra el correspondiente acuse de recibo del documento mediante la firma de quien recibe en el FT-GGA- 001 Listado de Distribución de Copias Controladas, estos documentos se archivan como evidencia de la recepción del documento. c. Relaciona el documento aprobado en el DG-01 Listado Maestro de la Documentación, y almacena el documento original aprobado y el control de distribución de copias controladas. Nota 2. Cuando un documento sea impreso a través de la Intranet, pierde su calidad de documento controlado, contando con una anotación en el pie de página de documento no controlado. El control de las entregas de los documentos modificados se realiza igualmente en el FT-GGA-001 Listado de Distribución de Copias Controladas. Cuando se realiza una revisión el documento anterior se retira y se hace entrega de la nueva versión del documento, relacionando en el mismo formato la entrega de la versión anterior. El control de los documentos solo garantiza que las versiones vigentes son las que conserva cada persona interesada en su área de trabajo con el sello original de Copia Controlada No, el proceso de mejoramiento continuo no se hace responsable de fotocopias efectuadas de documentos, ni de las impresiones de éstos de la intranet. En los casos en que una persona natural o jurídica requiera documentación del Sistema de Gestión de Calidad, el Jefe de Mejoramiento Continuo previa evaluación de la necesidad podrá emitir copias, en cuyo caso estarán selladas como DOCUMENTO NO CONTROLADO. En los casos que por exigencias legales se solicite información de manera electrónica o en medio magnético, el

de 9 proceso de Mejoramiento Continuo deberá implementar todos los controles necesarios que garanticen que se salvaguarda la información suministrada. Nota 3: Los documentos que se entregan para fines de certificación no llevarán el sello de Documento no controlado. 5.5 Difusión Una vez aprobado el documento (por creación o actualización), es responsabilidad del líder del área donde se creó el documento, realizar su difusión a todo el personal que se vea involucrado en el mismo, de tal manera, que sean conocidas las razones de su elaboración, su necesidad y su utilización. Cuando sea por actualización, la difusión se realizará siempre y cuando, se generen cambios que modifiquen las actividades del personal diferente a quien elaboró y aprobó, y/o que requieran ser socializados para su aplicación. La metodología es libre, puede ser a través de, capacitaciones, talleres y/o reuniones. Se deben conservar registros de esta difusión, en el FT-GGA-002 Listado de difusión de documentos. Una vez realizada la difusión del documento, el proceso de Mejoramiento Continuo debe realizar la publicación en la Intranet y/o entrega física del documento (según sea el caso), antes de que este empiece a regir. 5.6 Modificaciones En caso de requerirse la modificación de un documento, esta debe ser informada por el responsable al Jefe de Mejoramiento Continuo para proceder con la actualización del documento relacionado a fin de garantizar la integralidad del proceso o actividad. Los cambios a los documentos se deben revisar y aprobar por las mismas personas que desempeñaron la revisión anterior, a menos, que se designe específicamente de otra manera. Cuando se modifica un documento, se deben registrar los cambios en la lista de modificaciones, que se encuentra al final del documento, este registro permite tener acceso a la información de respaldo pertinente para soportar la revisión y aprobación e informar en caso de que algún usuario requiera conocer los textos alterados o nuevos en el documento. No es permitida la enmienda sobre documentos en forma manual hasta la nueva expedición del documento. Todo lo anterior aplica de igual manera para los documentos que se manejan de electrónicamente, en el caso de los registros se

de 9 procede de acuerdo al PR-03 Control de Registros, para la elaboración o modificación de éstos, se maneja el formato impreso con las firmas de quien elaboro, verifico y aprobó. Nota 4: Para el sistema de gestión de calidad del laboratorio de control de calidad del agua, los documentos deben revisarse mínimo cada dos años, para asegurar su conveniencia y cumplimiento con los requisitos aplicables, o en menor tiempo en caso de requerirse, por cambios en actividades del proceso, que sean identificados por el personal del mismo. 5.7 Documentos Obsoletos Cada vez que un documento sea actualizado implica un cambio de revisión, por lo tanto, toda documentación obsoleta es retirada de cada área o responsable de la tenencia de los documentos y se destruye; el documento original se conserva en la carpeta de documentos obsoletos ubicada en el proceso de Mejoramiento Continuo e identificado con el sello de documento obsoleto, teniendo en cuenta que se conservará como obsoleto en medio físico la última versión y en forma magnética se conservará solamente en los equipos de computo del personal de Mejoramiento Continuo, identificándolo como documento obsoleto en el pie de página. 5.8 Control de Revisiones A través del DG-01 Listado Maestro de la Documentación, se puede evidenciar para todos los documentos que conforman el SGC, su revisión vigente. 5.9 Entrada en Vigencia El documento empieza a regir una vez se haya realizado la aprobación y difusión del mismo. La fecha establecida para la entrada en vigencia se define teniendo en cuenta el tiempo requerido por el responsable para la realización de las difusiones y posteriormente la publicación en la Intranet o entrega física del documento. 5.10 Control de Documentos Externos El responsable de cada proceso evalúa la necesidad de aplicar algún documento de origen externo de acuerdo con las disposiciones legales que éste deba cumplir o con los requerimientos para el desarrollo de sus actividades. El manejo de los documentos externos, se ha definido teniendo en cuenta si el documento es de tipo legal o funcional, como se muestra a continuación:

de 9 1. De tipo legal: Se consideran de este tipo las normas, leyes, decretos, resoluciones, etc. Una vez se defina la aplicabilidad de un documento, el responsable del proceso debe notificar al Jefe Jurídico para su control, conforme al PR-48 Gestión Jurídica y se incluya en el FT-GGA-024 Normograma. 2. De tipo funcional: En este tipo de documentos están los manuales de los equipos, guías o planes para la operación de los procesos y los documentos que una vez revisados por el líder del proceso, éste determine que inciden en el funcionamiento permanente del proceso. El responsable del proceso, una vez reciba este tipo de documento, debe actualizar el FT-GGA-025 Listado maestro de la documentación externa, incluyendo el documento identificado y enviarlo al proceso de Mejoramiento Continuo.

de 9 LISTA DE MODIFICACIONES Rev. Fecha Página Descripción de las Modificaciones 07 2010-10-29 6, 7 y 8 Se incluyó el tiempo de revisión de los documentos del laboratorio de control de calidad de aguas y la nota 4. Se definió el manejo de los documentos externos y el procedimiento para su control y distribución. 06 2009-10-15 6 Se incluyó en la nota 2, que los documentos que se impriman a través de la intranet, tendrán en el pie de página la anotación documento no controlado. 05 2009-02-04 5, 6 y 7 Se modifico la forma de distribución de los documentos, para su realización a través de la Intranet; la manera como se realiza la difusión de los documentos aprobados y la forma como se maneja la entrada en vigencia del documento. 04 2008-12-05 11 Se actualizó el anexo No 03. 12 Se actualizó el anexo No 04. 1 Se modificó el objetivo y campo de aplicación. En el punto No 4. Se adicionó la definición de Elaborador, verificador, aprobador y registro. 3 En el punto 5.1, se cambió el nombre por elaboración de 03 2008-06-11 documentos y se amplió su explicación, lo mismo que en el 5.2. 4 En el punto 5.4 distribución, se adicionó que el sello de copia controlada tendrá el No_ de copia. 6 7 En los puntos 5.6 y 5.7 se amplió la explicación. En el punto 5.9 se modificó la fecha de aplicación por la fecha a partir de la cual rige el documento, de acuerdo al PR-01 Estructura y presentación de los documentos. En general se cambio el nombre de coordinador de calidad, por Jefe de Mejoramiento Continuo. 02 2007-10-12 3 6 7 No 5. Modificación del nombre de procedimiento PR-01. No 5.4 Cambio de nombre de formato y numero de anexo, el código del listado maestro de la documentación a DG-01. No 5.6. Cambio en los requisitos para la realización de modificaciones del documento. No 5.8. Cambio de nombre de DG-01 8 01 2007-03-08 ----- No aplica. Creación del documento. Elaborado: Paola Verificado: Sandra Aprobado: Luz Mary Arenas Potes. Gallego Carmona. López Echavarria. Cargo: Auxiliar de Cargo: Jefe de Cargo: Directora Mejoramiento Mejoramiento Administrativa y Continuo. Continuo. Financiera. Firma: Firma: Firma: Fecha de aprobación: 2010-10-29 Rige a partir de: 2010-11-11