CID-PR-AR-RM-002 C. P. Judit Rivera Montealvo Directora de administración Ing. 05/05/25 Ing. Angel Ayala Orduña Ing. Roberto C. Amores Reyes Subdir. de Recursos Materiales s Responsable de almacén 1 / 32 00 PROYECTO EN CUMPLIMIENTO AL SEGUNDO TRANSITORIO DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACION DE ALMACENES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA FEDERAL. (DOF 11-NOV-2004) ÌNDICE Pág. CAPITULO 1 DISPOSICIONES GENERALES 3 1.- Objeto 2.- Definiciones CAPITULO 2.- MARCO JURÍDICO 5 CAPITULO 3 ALCANCE 5 CAPITULO 4 RESPONSABILIDADES 5 CAPITULO 5 ACTIVIDADES REFERENTES AL ALMACÉN GENERAL 7 ANTECEDENTES AL PROCESO DE ALMACÉN 5.1 RECEPCIÓN DE MATERIALES Y FACTURAS 5.2 ENTREGA DE MATERIALES 5.3 ENTREGA DE PAPELERIA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO 5.4 ENTREGA DE CAFETERÍA 5.5 ENTREGA DE TORNILLERIA 5.6 ADMINISTRACION DEL ALMACÉN 5.7 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO 5.8 RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES EN EL ALMACÉN 5.9 RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA COMPROBACIÓN 5.10 CONTROL DE MATERIAL NO CONFORME
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 2 / 32 00 CAPITULO 6 CONTROL DE ACTIVO FIJO 28 6.1 OBJETIVO 6.2 ALCANCE 6.3 PROCEDIMIENTO DE ALTAS Y BAJAS EN INVENTARIOS DE ACTIVO FIJO (ASIGNACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS) CAPITULO 7 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIÓN DE BIENES OBSOLETOS 30 CAPITULO 8 INDICADORES 31 CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES En cumplimiento a lo dispuesto en los Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal y demás ordenamientos jurídicos. Se emite el presente manual. 1. Objeto Artículo 1.- El presente documento es de observancia obligatoria para todos los servidores públicos del Centro de Ingeniería y Desarrollo Industrial y tiene por objeto establecer las normas que regirán la administración, planeación, programación, operación, control, recepción y salida de materiales de almacén, así como todo lo relativo al control, manejo y desincorporaciòn de los activos fijos de esta Entidad en el marco regulatorio de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. 2. Definiciones Para los efectos del presente documento se entenderá por:
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 3 / 32 00 I. Entidad: El Centro de Ingeniería y Desarrollo Industrial (CIDESI). II. Bienes de consumo: los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. III. Bienes Instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. IV. Ley: La Ley General de Bienes Nacionales. V. SHCP: La Secretaría de Hacienda y Crédito Público Vl. Órgano de Gobierno: Junta de Gobierno de la Entidad Vll. Secretaria: La Secretaria de la Función Pública Vlll. ALMACEN GENERAL: Es donde se registran y controlan todos los bienes de consumo y bienes instrumentales así como los servicios que ingresan al Almacén. IX. Comité: El comité de Bienes Muebles X. Bienes no útiles: Los que por su estado Físico o cualidades Técnicas no resulten funcionales, no se requieran para el servicio al cual se destinaron o sea inconveniente seguir utilizándolos. XI. Enajenación: La venta de Bienes. Xll. Destino final: La determinación de enajenar, donar, permutar, transferir, destruir u otorgar en dacion de pago los bienes no útiles. Xlll. Baja de Bienes: La cancelación de los registros de los Bienes en los inventarios de la Entidad. XlV. Responsable de los Recursos Materiales: Es la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Entidad. XV. Precio Mínimo: El precio general o específico que fije la Secretaria o para el cual esta establezca una metodología que lo determine.
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 4 / 32 00 XVl. Valuador: Las instituciones de crédito o terceros capacitados, considerando dentro de estos últimos a la Comisión de Avaluos de Bienes Nacionales, a los corredores públicos y a cualquier otra persona acreditada para ello. XVll. Avalúo: El resultado del proceso de estimar en dinero el valor de los bienes por parte de los valuadores. XVlll. Normas: Las normas para la administración y baja de bienes muebles de las Dependencias de la Administración Publica Federal. XIX. Sistema R.P. Administrativo: Sistema computarizado por medio del cual se controlan varios de los procesos principales de la Entidad, entre ellos lo referente a la recepción y control de bienes que ingresan a los inventarios de la Entidad. CAPITULO 2 MARCO JURÍDICO El Marco Jurídico que será aplicable a los actos, recepción, salida de materiales, alta, bajas, enajenaciones y donaciones de activo fijo, materia del presente manual. I.El artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. II. La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. III. La Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. IV. El Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal correspondiente. V. La Ley Federal del Procedimiento Administrativo. VI. La Ley General de Bienes Nacionales VII. La Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. VIII. La Ley Federal de las Entidades Paraestatales. IX. El Código Civil Federal. X. El Código Federal de Procedimientos Civiles. XI. El Decreto de Creación del Centro de Ingeniería y Desarrollo Industrial (CIDESI). XII. Las demás Leyes, Reglamentos, Decretos, Políticas, Lineamientos y Circulares que sean aplicables.
Manual para la administración de bienes muebles y el mane jo de almacenes del centro de ingeniería y desarrollo industrial CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 5 / 32 00 CAPITULO 3 ALCANCE Aplica a todas las actividades relacionadas con la recepción, almacenamiento, entrega y resguardo de los bienes de consumo y de activo fijo que ingresan al CIDESI. Incluye altas, bajas, desincorporaciones y resguardos de activo fijo descritas en el alcance del Sistema de Gestión Calidad. CAPITULO 4 RESPONSABILIDADES 4.1 DIRECTOR GENERAL: Verificar el correcto aprovechamiento y uso de los recursos materiales, en apego a las medidas de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal. Autorizar en situaciones justificadas el arrendamiento de almacenes. 4.2 DIRECTORES DE AREA: Elaborar el programa anual de inversión en activo fijo para su área en base a sus necesidades y someterlo a la aprobación del Director General de la Entidad. Así como promover el cumplimiento del presente lineamiento 4.3 DIRECTOR ADMINISTRATIVO: Elaborar el anteproyecto de presupuesto, solicitar a la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico y ante el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, la autorización del presupuesto destinado a las adquisiciones y vigilar la correcta aplicación del mismo. 4.4 SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES: Coadyuvar en la elaboración de políticas y procedimientos encaminados al control y resguardo de los bienes patrimoniales del Centro. Así como administrar las funciones del área. Elaborar programas de inversión anual, programa anual de adquisiciones y coordinar los esfuerzos del personal de Adquisiciones, Servicios Generales y Almacén.
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 6 / 32 00 4.5 COORDINADOR DE ALMACEN: Administrar el área del almacén optimizando el manejo de materiales mediante indicadores. Así como también llevar a cabo las actividades de recepción y entrega de materiales, sello de facturas y todas las actividades relacionadas con la recepción, entrega administración de la información del almacén. 4.6 CONTADOR FINANCIERO: Encargado de revisar y controlar los Registros Contables así como la elaboración de estados financieros para la toma de decisiones. 4.7 COORDINADOR DE INVENTARIOS: Administrar, asegurar, resguardar tramitar altas y bajas de activo Fijo así como todas las actividades relacionadas encaminadas al control, resguardo, aseguramiento, asignación y/o reasignación de los bienes propiedad de la Entidad. 4.8 CONTADOR GENERAL: Encargado de elaborar estados financieros. Así como también llevar el control de gasto presupuestal por medio de seguimiento a proyectos en base a la autorización de requisiciones. 4.9 SERVIDOR PUBLICO: Mantener actualizado su registro de vales de resguardo y cumplir el procedimiento. 4.10 RESPONSABLE DE SUMINISTROS: Realizar las compras de las requisiciones autorizadas. CAPITULO 5 ACTIVIDADES REFERENTES AL ALMACEN GENERAL Antecedentes al Proceso del Almacén: El usuario genera su Requisición de Compra en el sistema R.P. Administrativo en base a sus necesidades específicas. El Director de Área aprueba la Requisición de Compra mediante su firma electrónica. El Contador Financiero recibe los reportes de entradas y salidas de papelería y consumibles de cómputo del Almacén para su registro y conciliación contable.
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 7 / 32 00 El Contador General analiza las requisiciones que el usuario genera y las libera generando una Lista de Compra que a su vez por medio del Sistema R.P. Administrativo le asigna a un Responsable de Suministros. El Responsable de Suministros, una vez que recibe su Lista de Compra se avoca a conseguir el proveedor mas idóneo en base a las políticas de la Entidad y apegándose a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Verificando que el bien no se encuentre en existencia. Una vez seleccionado el proveedor, el Responsable de Suministros elabora la Orden de Compra correspondiente y finca el pedido al proveedor seleccionado El proveedor procede a entregar los materiales o servicios solicitados en el Almacén General y presenta su factura a revisión En cuanto al manejo de Almacén se describen las actividades necesarias para su efectivo desempeño. 5.1 RECEPCION DE MATERIALES Y FACTURAS 5.1.1 En esta actividad se revisan tanto los materiales que el proveedor entrega al área, así como las facturas correspondientes. Se coteja que los materiales cumplan con las especificaciones solicitadas por CIDESI. Datos fiscales de la factura. Que el contenido de dichas facturas corresponda al servicio o material solicitado así como que coincidan con la Orden de Compra relacionada. Una vez cotejada esta información, las facturas son capturadas en el sistema R.P. Administrativo y son selladas para tramitar de pago. 5.1.2 El Coordinador de Almacén imprime la Orden de compra correspondiente y le anexa una copia de la factura sellada. 5.1.3 Archiva en carpetas por orden consecutivo de las Órdenes de Compra atendidas para su futura consulta. 5.1.4 El coordinador de Almacén coloca el material en anaqueles y avisa al usuario para que recoja su material y firme de recibido en la copia de la factura. VER FORMATO ORDEN DE COMPRA
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 8 / 32 00 CENTRO DE INGENIERIA Y DESARROLLO INDUSTRIAL Av. Playa pie de la Cuesta Orden de Compra Col. Desarrollo Sn Pablo CP 761 Santiago de Querétaro, Qro. Orden / Compra: Comprador: Proveedor: Requisición: Tipo: Solicitante: Proyecto: Partida Presupuestal: Núm. Artículo Cantidad Um Mon Precio Neto Total Neto Subtotal: Descuento: Iva: Total: Fecha: Reporte: cs_ordenes_compra_r
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 9 / 32 00 5.2 ENTREGA DE MATERIALES. 5.2.1 Se entregan materiales de papelería y cafetería solicitadas por las Asistentes de cada área, así como tornillería y los diferentes materiales a los usuarios que son proporcionados por los proveedores después de ser revisados en el almacén. Para esto el almacén se divide en tres grupos: 1) Artículos de papelería y consumibles de computo 2) Cafetería 3) Tornillería. 5.3 ENTREGA DE PAPELERIA Y CONSUMIBLES DE COMPUTO. 5.3.1 El usuario genera y libera la solicitud de papelería por medio del sistema R.P. Administrativo. 5.3.2 Se le da aviso al Coordinador de Almacén para que este imprima y observe la solicitud por medio del mismo sistema computacional. Posteriormente, se surte el material requerido según la solicitud. 5.3.3 Una vez surtido el material, se da aviso al usuario para que este reciba el material firmando de conformidad la solicitud atendida, para después dar de baja en el sistema las cantidades entregadas para que a su vez se modifique el inventario. Por ultimo la solicitud impresa y firmada por el usuario será archivada para consultas posteriores. INSTRUCTIVO PARA GENERAR UNA SOLICITUD DE MATERIAL DE ALMACEN (PAPELERIA) 1. Ingresar al Sistema R.P. Administrativo con la clave personal del usuario. 2. Ingresar al campo Solicitud de Material. 3. Llenar los campos: Fecha, nombre del solicitante, justificación y observaciones. Así como asignar el número del proyecto para descargar la solicitud así como el área que la solicita. 4. Dar clic en recuadro de despliegue de información (Muestra la relación del material que se encuentra controlado bajo el sistema R.P. Administrativo) para seleccionar la partida que se requiera.
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 10 / 32 00 5. Una vez seleccionado el material, se guarda la información y el sistema automáticamente genera un número consecutivo que servirá para que el Coordinador de Almacén lo visualice e imprima para surtir materiales y este a su vez procese la información una vez terminado el proceso de entrega. VER FORMATO SOLICITUD DE MATERIAL DE ALMACÈN Centro de Ingeniaría y Desarrollo Industrial Solicitud de material de almacén Fecha: Folio: Solicitante: Área: Proyecto: Justificación: Observaciones: Cantidad Cantidad No. Cons. Descripción Solicitada Recibida Unidad Totales: Fecha: Reporte: al_consumibles_pedidos_r
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 11 / 32 00 5.4 ENTREGA DE CAFETERIA 5.4.1 Para este caso, el usuario registra la cantidad de lo requerido de cafetería en un formato impreso generado en el programa Excel en el registro correspondiente a su área. Posteriormente, el Coordinador de Almacén revisa el registro y entrega las cantidades solicitadas. 5.4.2 A fin de mes se realiza un cierre para así determinar el monto de lo consumido por cada área. Posteriormente estos montos le son entregados al Subdirector de Recursos Materiales para su análisis y se archivan electrónicamente los datos para consultas posteriores. INSTRUCTIVO DE REGISTRO EN EL FORMATO PARA SOLICITAR MATERIAL DE CAFETERIA 1. Se registra la fecha de cuando se requiere del material. 2. Se registra el número de proyecto al cual será cargado el consumo. 3. Se indica en cada campo con número la cantidad de material que se requiere. 4. Se anota en la casilla correspondiente el nombre del usuario así como la firma y posteriormente se indica para que evento se requiere el material solicitado. VER FORMATO RELACION DE CONSUMO DE CAFETERÌA
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 12 / 32 00 CENTRO DE INGENIERIA Y DESARROLLO INDUSTRIAL RELACION DE CONSUMO DE CAFETERIA UEN: REC. MATER. FECHA PROYECTO AGUA REFRESCO GALLETAS AZUCAR NESCAFE SUBSTITUT O CREMA VASOS SERVILLLE. CUCHARA TE FIRMA EVENTO REC. MATERIALES
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 13 / 32 00 5.5 ENTREGA DE TORNILLERIA 5.5.1 Para la entrega de tornillería, existe un formato que el usuario tendrá que llenar con todos los datos que se le piden. 5.5.2 El usuario presenta dicho formato al Coordinador de Almacén para que este proceda a surtirlo. Y así poder llevar un control sobre las áreas que solicitan y a que proyecto se cargaran. Estos datos son estregados cada semana a las áreas que solicitaron tornillería para que analicen sus gastos. 5.5.3 Cuando el Coordinador del Almacén observa que el inventario de tornillos llega a su punto mínimo, da aviso mediante un formato en Excel a la Asistente de área para que proceda a generar una nueva requisición de compra. INSTRUCTIVO PARA REGISTRAR DATOS EN EL FORMATO DE TORNILLERIA 1. Se registra el nombre del usuario quien solicita el material. Así como el proyecto al que se le va a cargar el pedido del material. 2. Anotar la clave del tornillo solicitado, así también como la cantidad y la fecha de cuando se recibe el material. VER FORMATO RELACION DE SALIDAS DE TORNILLOS
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 14 / 32 00 RELACION DE SALIDAS DE TORNILLOS (LINEAS DE PROCESO) NOMBRE PROY CLAVE CLAVE TORNILLO CANT. FECHA NOMBRE PROY TORNILLO CANT. FECHA
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 15 / 32 00 5.6 ADMINISTRACIÒN DEL ALMACEN 5.6.1 Se controlan todos los materiales que se encuentran en dicha área. Para llevar a cabo esto se cuenta con indicadores para optimizar el manejo del Almacén y evitar pérdidas. 5.6.2 Se cuenta con un nivel de máximos y mínimos y estos son revisados constantemente para conocer nuestras existencias y no caer en problemas de faltantes o sobre inventario. 5.6.3 En el caso de los materiales de papelería y consumibles para cómputo, por ser adquiridos por la modalidad de Licitación Publica se controlan por medio del sistema informático R.P. Administrativo. Este sistema nos ayuda para consultar en tiempo real las entradas, salidas y existencias en el almacén. 5.6.4 Cada fin de mes en el Almacén se realiza un cierre de inventario y de esta manera nos aseguramos sobre la confiabilidad del inventario. Los datos obtenidos son conciliados con el Contador Financiero, y los registros generados se archivan para una futura consulta. 5.6.5 En el caso de la cafetería, se adquiere a través del fondo revolvente y cuando su existencia llega al mínimo se solicita la cantidad necesaria para operar en el centro y surtir a los usuarios. 5.6.6 Periódicamente se realiza una revisión al área con el fin de optimizar espacios evitando acumulamientos y eliminando artículos obsoletos en el área. Ya que por política de la Dirección General, no podemos sobre inventariarnos y debemos adecuarnos al espacio disponible. Nota: Dados los procesos productivos de las diferentes Unidades de Negocio de la Entidad, no se compran materiales de producción para stock, solo se compra lo que se requiere para la fabricación de los dispositivos relacionados con los proyectos específicos y una vez que llegan esos materiales al Almacén, estos se entregan inmediatamente a los usuarios, por lo tanto, no se almacenan. En el Almacén solo se controlan papelería, consumibles de cómputo y algunos tornillos. Sin embargo, la importancia del almacén estriba en que allí se registran todas las operaciones de recepción de bienes y servicios que ingresan a la Entidad relacionadas a una Requisición de Compra. Por razones de racionalidad presupuestal, esta prohibida la utilización de inmuebles para ser utilizados como almacenes.
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 16 / 32 00 5.7 TOMA DE INVENTARIO FISICO 5.7.1 Se ingresa al sistema R. P. Administrativo a través de un Pass Word personal. 5.7.1.1 Ingresar al campo (ALMACENES). Posteriormente al campo (MOVIMIENTOS). 5.7.1.2 Después entrar al campo (EXISTENCIA POR UBICACIÓN). Para después imprimir la relación de papelería y material de cómputo. 5.7.1.3 Se toma el inventario tal como muestra la relación impresa para después cotejar existencias físicas contra teórico (sistemas). 5.7.1.4 Después de tomar inventario, se regresa al punto no. 5.7.1.1 Ingresar a los campos (ALMACENES) y (MOVIMIENTOS). 5.7.1.5 Se ingresa al campo (NOTAS DE SALIDAS). En este campo registran los datos que el sistema solicita que se llenen y posteriormente oprimir el botón de despliegue de datos donde el sistema agrupa todas las solicitudes de material que se le asignaron a un proyecto. Después de esto, se procesan los datos y así se van agregando uno por uno las notas de salida de las áreas que consumieron durante un mes artículos de papelería y computo. Estos datos servirán para conjuntarlos para el momento de conciliar con el área de Recursos Financieros. Cada Nota de Salida es impresa para ser firmada de enterado por cada asistente de área y esta impresión se archiva para el cierre de mes. INSTRUCTIVO PARA GENERAR EL REPORTE DE NOTAS DE SALIDA 1. Una vez ingresado al campo (NOTAS DE SALIDA), se ingresa a la opción (AGREGAR). 2. Automáticamente el sistema dará un número consecutivo de referencia y se llenan los campos: Concepto, almacén, proyecto, número de clave del usuario y dar clic en el botón de despliegue de datos para que se muestre la información. Después de esto imprimir el reporte. VER FORMATO REPORTE DE NOTAS DE ALMACEN POR REFERENCIA (SALIDAS)
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 17 / 32 00 Centro de Ingeniería y Desarrollo Industrial Reporte de Notas de Almacén por referencia (Salidas) Referencia: Almacén: Tipo de Movimiento: Estatus: Concepto: Costo Total: Moneda: TC: Part Grupo Artículo Nombre Cantidad Costo Unitario
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 18 / 32 00 5.7.2 Se ingresa al sistema R. P. Administrativo a través de un pass Word personal. 5.7.2.1 Para el caso de material de nuevo ingreso. Se ingresan a los campos (ALMACENES) Y (MOVIMIENTOS) 5.7.2.2 Posteriormente ingresar al campo (NOTAS DE ENTRADA). En este campo se registran los campos que el sistema solicita que se llenen y posteriormente con la copia de la factura del proveedor del material surtido se va ingresando cada partida indicando (cantidades y precio unitario). Después de ingresar los datos completos se procesan y se imprime la Nota de Entrada para archivarla para el cierre de mes. INSTRUCTIVO PARA GENERAR EL REPORTE DE NOTAS DE ENTRADA 1. Una vez ingresado al campo (NOTAS DE ENTRADA), se ingresa a la opción (AGREGAR). 2. Automáticamente el sistema dará un número consecutivo de referencia y se llenan los campos: Concepto, almacén y posteriormente ir agregando el número de partidas para recepción de cada material entrante, así como las cantidades y el precio unitario. VER FORMATO REPORTE DE NOTAS DE ALMACEN POR REFERENCIA (ENTRADA)
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 19 / 32 00 Centro de Ingeniería y Desarrollo Industrial Reporte de Notas de Almacén por referencia (Entrada) Referencia: Almacén: Tipo de Movimiento: Estatus: Concepto: Costo Total: Moneda: TC: Part Grupo Artículo Nombre Cantidad Costo Unitario
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 20 / 32 00 5.7.3 Al terminar de capturar tanto las Notas de Salida como las Notas de Entrada, el sistema R.P. Administrativo realiza la operación para obtener la información siguiente. Se analizan los datos obtenidos. El Saldo anterior de consumo de papelería y consumibles de cómputo del mes pasado, mas el monto total de las Notas de Entrada menos el monto total de las Notas de Salida. Esto nos dará como resultado, el Monto del inventario Final del mes actual. 5.7.4 Los datos de este resultado son conciliados con el área de Recursos Financieros y para esto se imprime un reporte de conciliación para ser firmado por el Contador Financiero y el Coordinador de Almacén. Así también se requiere se agrupen las impresiones de Notas de Salida, así como las Notas de Entrada, y la relación del Inventario Final obtenido. Los reportes elaborados para la conciliación son archivados en la carpeta (CONSUMIBLES) para una consulta futura. VER FORMATO CONCILIACION DE ENTRADAS Y SALIDAS
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 21 / 32 00 REPORTE DE CONCILIACION DE ENTRADAS Y SALIDAS MES AÑO FECHA FOLIO DE SALDO ANTERIOR MONTO DE ENTRADAS MONTO DE SALIDA CONCILIACIÒN CONCILIACION CONCILIACION FECHA MOV. No. MOV. MONTO ENTRADA MONTO SALIDA SALDO ACTUAL:
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 22 / 32 00 5.8 RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES EN EL ALMACEN Recepción de facturas A continuación se describen las dos formas de cómo se reciben y se entregan materiales y facturas en el almacén, cuando apliquen: RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES. CON PAGO A TRANSFERENCIA BANCARIA (BUZON). 5.8.1 Se recibe el material con su factura correspondiente y se coteja el material contra la factura con el fin de observar que la descripción de dicha factura coincida con el con el material o servicio. Nota: La factura debe estar acompañada por tres copias: 1) Proveedor, 2) Usuario y 3) Almacén (para archivo). 5.8.2 Se revisa que la factura cuente con los datos fiscales de CIDESI y que sean los correctos. Así también que tenga una Orden de Compra asignada y liberada. 5.8.3 Si los datos completos antes mencionados son correctos, se ingresa al sistema R. P. Administrativo. En este sistema se busca la Orden de Compra en el campo (ORDENES DE COMPRA). Posteriormente ingresar al siguiente campo (CONSULTA DE ORDENES DE COMPRA). En esta ultima, por medio de filtros se obtiene la Orden de Compra que se necesita para cotejarla con el contenido de la factura. Nota: En caso que la descripción de la factura no coincida con la Orden de Compra. El Coordinador del Almacén tiene la facultad de regresar al proveedor el material y la factura o bien dar aviso tanto al Responsable de Suministros como al usuario a fin de determinar que acción tomar. (Se regresa al proveedor o bien se acepta el material). Y se modifica o corrige la descripción de la Orden de Compra y continúa el proceso en el punto (5.8.4). Si la descripción de la Orden de Compra coincide con el contenido de la factura se continúa en el punto (5.8.4). 5.8.4 Una vez impresa la Orden de Compra y revisado contra la factura, se ingresa al campo (RECEPCION DE FACTURAS). En este campo se registra la Orden de Compra, se revisan que los datos tales como: Descripción, cantidad, precio y monto total sean iguales a lo que indica la factura. Posteriormente se captura el numero correspondiente a la factura y se procesan los datos oprimiendo la tecla (PROCESAR).
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 23 / 32 00 5.8.5 Al ser procesado los datos, se sellan tanto la factura original como las copias. Existen 4 tipos de sellos: 1) Almacén General (No requiere nota de entrada). Y se usa para aquellos artículos y/o productos que son consumidos dentro del Centro y no requieren ser inventariados. 2) Servicio. Aquellas facturas que indiquen que se ha realizado o prestado un servicio para el Centro. 3) Activo Fijo. Cuando un articulo requiere ser inventariado por su importancia. 4) Recibo. Cuando se ha entregado el material al usuario y como forma de contra recibo para el proveedor. 5) Cancelado. Para el caso que se requiera cancelar una factura. Para saber que tipo de sello usar, deberá fijarse en la Orden de Compra impresa y observar que partida presupuestal (material de consumo o activo fijo) determina esta compra y así se sabrá el tipo de sello se ha de utilizar. A) Si es partida presupuestal indica (2000). El sello a utilizar es el Num. (1). Indicado anteriormente. Almacén General B) Si la partida presupuestal indica (3000). El sello a utilizar es el num. (2). C) Si la partida presupuestal indica (5000). El sello a utilizar es el num. (3). D) El sello num. (4) se ocupa para sellar las 3 copias de factura que contengan cualquiera de las 3 partidas presupuestales antes mencionadas. 5.8.6 Una vez sellada la factura original y sus copias. Se entrega la factura y una copia (contra recibo) al proveedor. La factura original la ingresa el proveedor al buzón de Tesorería para la programación de su pago. La segunda copia se anexa a la hoja de Orden de Compra impresa y con la 3ª. Copia se deposita junto con el material o servicio en uno de los anaqueles ubicados dentro del Almacén cuidando no se dañen y quede separado de otros materiales para una mejor visualización e identificación. Nota: En el caso de las sustancias químicas, se encuentran con un área especial para estos cuidando también no juntarlos cuando sean sustancias diferentes. 5.8.7 Posteriormente se da aviso al usuario vía red o telefónica para que este reciba el material solicitado. En la hoja de Orden de Compra impresa indica a que persona hay que entregarle el material o servicio.
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 24 / 32 00 5.8.8 Cuando el material sea entregado, se incluye también una copia correspondiente al usuario para que este revise y archive posteriormente. Si el usuario esta de acuerdo con el contenido, firmara de conformidad la copia para el Almacén (fecha y nombre), y a continuación se archivará esta última copia de factura firmada en la carpeta correspondiente al número de Orden de Compra asignada. 5.9 RECEPCION DE FACTURAS PARA COMPROBACION Para este caso, se siguen los mismos pasos del 5.8.1 al 5.8.5 de la recepción de facturas y materiales con forma de pago por transferencia bancaria. Con la aclaración que para esta forma de pago, se requiere de una copia de la factura para archivo del almacén. Ya que el contra recibo para el proveedor es firmada por el Responsable de Suministros y una copia para el usuario también le es entregada. El último punto se describe continuación: 5.9.1 Una vez sellada y firmada la factura original y la copia por Coordinador del Almacén, se entrega la factura al Responsable de Adquisiciones para que este compruebe los gastos de la compra realizada y la copia se anexa a la hoja de Orden de Compra impresa. Esta última se archivará en la carpeta correspondiente al número de Órden de Compra. 5.10 CONTROL DE MATERIAL NO CONFORME El Almacén cuenta con un procedimiento documentado que asegura que los materiales que no cumplan con los requerimientos sean detectados, identificados, evaluados y notificados para implantar acciones. 5.10.1 Cuando se detectan materiales no conformes, estos se colocan en el área asignada para tal fin (en la zona de los anaqueles). 5.10.2 Se registra en el formato (REGISTRO DE ORDENES DE COMPRAS RECHAZADAS). El número de Órden de Compra Descripción del insumo Área a la que pertenece el solicitante Razón del Rechazo Fecha de Rechazo Fecha de aceptación (en su caso)
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 25 / 32 00 5.10.3 Se anexa una copia de la factura y la hoja de Órden de Compra impresa como referencia. Nota: No olvidar registrar todos los datos mencionados en el punto No. 5.10.2 todo esto para ver que acciones se tomaron y llevar un registro histórico. 5.10.4 El formato una vez llenado en todas sus líneas, se archivará en la carpeta Registros de Órdenes de Compra Rechazadas para fines estadísticos, de consulta y para tomar acciones preventivas. VER FORMATO REGISTRO DE ORDENES DE COMPRAS RECHAZADAS
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 26 / 32 00 No. DE ORDEN CENTRO DE INGENIERIA Y DESARROLLO INDUSTRIAL REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRAS RECHAZADAS DESCRIPCION DEL INSUMO AREA SOLICITANTE RAZON DEL RECHAZO FECHA DE RECHAZO FECHA DE ACEPTACION
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 27 / 32 00 6.1 OBJETIVO CAPITULO 6 CONTROL DE ACTIVO FIJO Establecer los lineamientos generales para llevar a cabo la administración eficiente (altas-bajas, resguardos y desincorporaciones de activo fijo) de la Entidad, en el marco regulatorio de los Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal y demás leyes aplicables. 6.2 ALCANCE Aplica a todas las actividades relacionadas con la recepción, asignación, reasignación, resguardo y desincorporación de los bienes muebles (activo fijo) que ingresan a la Entidad. 6.3 PROCEDIMIENTO DE ALTAS Y BAJAS EN INVENTARIO DE BIENES INSTRUMENTALES (ACTIVO FIJO). Este procedimiento está sujeto a las Normas Generales que expide la Secretaría, a la Ley y demás leyes aplicables. ASIGNACION Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS 6.3.1 Se reciben los bienes muebles que se han de inventariar verificándolos contra su factura original con los requisitos siguientes: descripción, marca, modelo, y número de serie para alimentar esta información en el sistema R.P. Administrativo. 6.3.2 El valor de los bienes instrumentales al momento de su ingreso a los inventarios debe hacerse a precio de adquisición del bien de que se trate. (De conformidad la Sexta Disposición General del Cap. II de las Normas para la Administración y baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal. 6.3.3 Registro de bienes en la base de datos del R.P. Administrativo.
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 28 / 32 00 6.3.4 Se elabora la etiqueta y se pega en un lugar visible del bien, que contiene lo siguiente: los primeros diez dígitos corresponden al CABMS, año de adquisición, clave estado y numero consecutivo del bien del año en que se adquirió. Esto es de conformidad a la V Disposición General del Capítulo II de las Normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal. 6.3.5 Se captura esta información en el Sistema R.P. Administrativo alimentándose: a) Número de inventario b) Descripción del Bien c) Marca y modelo d) Número de serie e) Proveedor f) Fecha de adquisición g) Número de factura y monto h) Familia a la que pertenece el bien (por ejemplo bienes informáticos, autos, escritorios, etc) i) Usuario quien va a resguardar el bien j) Lugar de operación del bien. 6.3.6 Se consulta al Director del Área para que designe a la persona quien ha de resguardar el bien y lugar de operación o colocación del mismo. 6.3.7 Cuando hay la necesidad de hacer una reasignación de algún bien, se actualiza el vale de resguardo por cada movimiento durante el ejercicio, utilizándose el formato Baja / Reasignación de mobiliario o equipo; y lo debe firmar el usuario para demostrar que está de acuerdo en que se le reasigne ese Bien a su cargo. Se archiva el resguardo en el expediente. 6.3.8 Toda reasignación de bienes deberá ser notificada por el usuario a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales (mediante el formato baja / reasignación de mobiliario o equipo) para su conocimiento y control por parte del Coordinador de Inventarios, quien se encarga de actualizar en el R.P. Administrativo todos los movimientos que afecten los inventarios de la entidad. 6.3.9 Los usuarios tienen la responsabilidad de mantener la copia del o (los) vales de resguardo que firmó y le fueron entregado (s) por el Coordinador de Inventarios; donde demuestra la responsabilidad sobre los bienes que le han sido asignados.
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 29 / 32 00 6.3.10 Bajo ninguna circunstancia deben ser dañadas o retiradas las etiquetas que contienen el número de identificación de los equipos, es responsabilidad del usuario notificar al Coordinador de Inventarios la ausencia de esta en el bien, a efecto de que sea colocada nuevamente y el bien mantenga su identificación. 6.3.11 En los casos de robo de un bien, el usuario deberá de notificar por escrito a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y a su vez notificar a las autoridades competentes, es decir, a través, del levantamiento del acta ministerial en la Agencia del Ministerio Publico del fuero Federal correspondiente. 6.3.12 Cuando esto sucede, el representante Legal nombrado por el Director General, debe ratificar la denuncia ante el Ministerio Público del Fuero Federal para que proceda la reclamación ante la aseguradora y que el Coordinador de Inventario efectúe la baja correspondiente en los inventarios de la Entidad. (La disposición de este punto y el que le antecede, son de acuerdo al Capítulo III fracción décima primera de las Normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal Afectación, Destino final y Baja de Bienes Muebles. 6.3.13 La asignación de mobiliario y equipo se hará únicamente a los empleados al servicio del Centro, en el caso de personal de estancia temporal se les asignará bienes muebles bajo la responsabilidad del Director del Área correspondiente. 6.3.14 Se hace la conciliación mensual y anual con la Subdirección de Recursos Financieros, para cotejar los bienes por grupo de activo. CAPITULO 7 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACION DE BIENES OBSOLETOS Para llevar a cabo la desincorporaciòn de bienes muebles activo fijo, se hace bajo los Lineamientos de los artículos 131, 132 y 133 de la Ley General de Bienes Nacionales. 7.1 El Coordinador de Inventarios recibe físicamente los bienes que los usuarios le entregan porque ya no son útiles, verificando contra el formato de bajas y reasignación.
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 30 / 32 00 7.2 El Coordinador de Inventarios Concentra los bienes en un solo lugar para esperar su avalúo, necesario para que no se incremente el costo del servicio. 7.3 El Coordinador de Inventarios prepara la relación por sistema dando una clave al activo para identificar la baja y que el bien se elimine del vale de resguardo del usuario. 7.4 El avalúo se realiza de conformidad con el artículo 45 del Reglamento de la Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público. 7.5 Preparar la información para presentarlo ante la Junta de Gobierno para su autorización. 7.6 Esperar la Sesión de la Junta de Gobierno siguiente para poder determinar la Donación. 7.7 La Donación solamente la puede autorizar el Director General de la Entidad. 7.8 Elaborar el Contrato de Donación. 7.9 Preparar los reportes de bajas para determinarlas por grupo de activo y conciliar con la Subdirección de Recursos Financieros para desincorporarlos de nuestra base de datos. 7.10 Imprimir un reporte final por grupo. CAPITULO 8 INDICADORES Para controlar los niveles de inventarios se dan a conocer las definiciones de algunos indicadores que se emplean en el área. Nivel Máximo: Es el nivel de existencias que se debe respetar y no exceder. El exceder este nivel produce un costo alto en el valor del inventario. Nivel Mínimo: Es el nivel de existencias por abajo del cual la operación puede llegar a parar y por lo tanto al llegar a este nivel es critico volver a surtirse.
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 31 / 32 00 Punto de Reorden: Este punto esta ubicado entre el máximo y mínimo, es la existencia en la cual debe hacerse el pedido y depende de la rapidez de respuesta para surtirse. Lote de Reposición: Es la cantidad programada a comprar. A) ROTACION DE INVENTARIOS. Dada la naturaleza de los bienes que se controlan (Papelería, y consumibles de computo), no se aplica la rotación de inventarios, ya que estos artículos se adquieren por Licitación Pública Nacional y se pacta la entrega de dichos materiales con el proveedor cuando las existencias llegan al punto mínimo, además de que por la naturaleza de las actividades de la Entidad, los consumos de estos materiales no son regulares mes con mes, sino que varían de acuerdo a los proyectos que se atiendan. Por lo regular se solicitan 3 pedidos durante el ejercicio. Uno en Marzo, el segundo en Julio y el tercero en Noviembre. B) CONFIABILIDAD DE LOS INVENTARIOS. Dado que al término de cada mes se tiene que reportar el monto total del cierre ante la Subdirección de Recursos Financieros para la conciliación de datos obtenidos, además de contar con dos periodos de auditoria externas (Apertura y Cierre), se asegura que los datos manejados sean los confiables para ser consultados en cualquier momento. C) Determinación optima de existencias. Para poder determinar que las cantidades con las que el área de Almacén sean las óptimas, se debe de apegar a los indicadores de máximos y mínimos. Esto para no sobre inventariarnos o bien que tengamos faltantes por no contar con parámetros adecuados. D) Tiempos de reposición. Este punto va relacionado con el tipo de de material que se maneja en el Almacén, el consumo que se tenga de dicho material, así como de la ubicación del proveedor para una pronta reposición del material que haga falta surtir. Dado que los volúmenes de material que se manejan son muy pequeños, el tiempo de reposición de estos se basa mas que nada en la inspección visual que se realiza diariamente, lo que nos permite solicitar los materiales oportunamente antes de agotarse.
CID-PR-AR-RM-002 05/05/2 32 / 32 00 E) Confiabilidad en los registros de movimientos. Para asegurar la confiabilidad en los registros obtenidos por las operaciones que se realizan diariamente en el Almacén, se capturan en el sistema R.P. Administrativo, además que se pueden imprimir la información para el caso de ser analizados como por ejemplo: Órdenes de Compras recibidas, que son auditadas por el Órgano Interno de Control. Además de otros documentos como Reportes de Entradas y Salidas que son conciliadas con la Subdirección de Recursos Financieros. F) Compras directas a través de Fondos Revolventes. Las compras de materiales con fondos revolventes, son exclusivamente para compras de mostrador, es decir compras de monto mínimo. Y las llevan a cabo los Responsables de Suministros y solo se compra lo requerido para realizar los proyectos; por lo tanto estos materiales no se almacenan.