Manual de Inventarios
Índice P R Ó L O G O Pág. 1 Sistema de Captación y Control de Bienes Patrimoniales 1 1.1 Objetivos 1 1.2 Activo Fijo 1 1.2.1 Criterios para Considerar un Bien como Activo Fijo 1 1.2.2 Clasificación 2 1.3 Personal que Interviene en el Sistema 2 1.3.1 Funciones Básicas 2 1.4 Fases del Sistema 3 2 Levantamiento del Inventario Físico 4 2.1 Canales de Captación de los Bienes 4 2.2 Normas 5 2.2.1 Unidad Inventariable 5 2.2.2 Marcaje 5 2.3 Procedimiento para el Levantamiento de Inventarios 5 2.3.1 Levantamiento Inicial 5 2.3.2 Catálogos 6 3 Manejo de Reportes 6 3.1 Por Número de Inventario 6 3.2 Por Dependencia 6 3.3 Por Artículo 6 3.4 Por Área 7 3.5 Por Dependencia y Fecha de Adquisición 7 3.6 Substitución de Reportes 7 4 Altas de Activo Fijo 7 4.1 Concepto de Alta de Activo Fijo 7 4.2 Normas para dar de Alta Bienes de Activo Fijo 7 5 Bajas de Activo Fijo 8 5.1 Concepto de Baja de Activo Fijo 8 5.2 Normas para dar de Baja Bienes de Activo Fijo 8 6 Préstamo de Bienes de Activo Fijo 8 6.1 Normas para Prestar Bienes de Activo Fijo 8 7 Conciliación de Registros de las Dependencias 9 8 Visitas Periódicas a las Dependencias 9 Instructivo para el llenado de la Ficha de Captación 10 Ficha de Captación 11
Prólogo Con el presente Manual de Inventarios, pretendemos proporcionar la información de la forma en que funciona el Sistema de Captación y Control de los Bienes Patrimoniales de la UASLP. (SCCBP) La información aparece ordenada de acuerdo con las etapas del Sistema.
1. Sistema de Captación y Control de los Bienes Patrimoniales 1.1 Objetivos Levantar, etiquetar, controlar, preservar y mantener actualizado el inventario de todos los Bienes Patrimoniales de la UASLP, al servicio de cada una de las Dependencias. Proporcionar información eficiente y oportuna a todas las autoridades y dependencias con respecto a los bienes de Activo Fijo que les correspondan. El cumplimiento de los objetivos anteriores, nos llevan a la consecución de planeación que responda a las necesidades de crecimiento de la UASLP y un mejor aprovechamiento de los recursos con que cuente. 1.2 Activo fijo 1.2.1 Criterios para considerar un bien como activo fijo En el Departamento de Inventarios se utilizan dos criterios para definir si un bien es considerado como activo fijo. El primer criterio es: por su costo Cuando el bien tiene un costo de $ 1,000.00 (un mil pesos 00/100 M.N.) o más y no es consumible, considerando en forma unitaria, aquellos muebles que tengan un valor inferior a dicha cantidad, pero que por sus características y volumen se consideren como Activo Fijo. El segundo criterio es: por su durabilidad Cuando se considera que el bien tiene una durabilidad, permanencia o funcionamiento de por lo menos un año a partir de la fecha en que este es utilizado por primera vez. Cuando el bien o bienes son adquiridos a través de proyectos CONACYT, se toman como activo fijo todos y cada uno de ellos, así sean consumibles, no duraderos, o que su costo no sobrepase los mil pesos. 1
1.2.2 Clasificación Para el SCCBP, los bienes de Activo Fijo, se clasifican en los siguientes grupos: 1.- Bienes Raíces 2.- Maquinaria pesada 3.- vehículos 4.- Equipo de cómputo 5.- Equipo de laboratorio 6.- Máquinas y herramientas 7.- Mobiliario y artículos de oficina 8.- Equipo de audio y video 9.- Mobiliario escolar 10.- Equipo de seguridad 11.- Muebles y enseres complementarios 1.3 Personal que interviene en el sistema Secretaría Administrativa Departamento de Inventarios Personal Comisionado Dependencias Director Secretario Administrador Jefe de Departamento Personal Administrativo, Técnico, Académico y de Investigación. Departamento Jurídico Departamento de Mantenimiento y Construcción 1.3.1 Funciones básicas Secretaria Administrativa: Corresponde señalar las políticas para el control y captación de Activos Fijos. Departamento de Inventarios: Corresponde a este Departamento proporcionar los datos relativos a adquisiciones, costos y resguardo de todos los bienes, así como coordinar el levantamiento de los inventarios. Promover el alta y baja de los activos fijos de acuerdo a las necesidades y movimientos de las Dependencias, así como la cultura de entrega-recepción. Mantener actualizado el Sistema. Personal Comisionado: Corresponde a estos practicar la captación de información y realizar las visitas periódicas para su actualización. Dependencias: Deben de proporcionar las facilidades necesarias para que en coordinación con el personal de Inventarios se realice el levantamiento y revisiones periódicas. 2
Personal Administrativo, Técnico, Académico y de Investigación: Corresponde a estos, proporcionar la información sobre la identificación correcta de los bienes, su ubicación y características técnicas al personal comisionado. Departamento Jurídico: Corresponde a este intervenir en los casos de pérdidas o desaparición de los bienes de activo fijo, sujetándose a los trámites necesarios para su recuperación o determinación de responsabilidades. Departamento de Mantenimiento y Construcción: Es la obligación de este Departamento, proporcionar la información necesaria de las obras que bajo su dirección o supervisión se realicen, ello con el fin de proceder a su inventario al momento de su terminación. Debiendo participar además en la dictaminación de bajas por obsolescencia y deterioro de bienes inmuebles. 1.4 Fases del sistema El Sistema de Captación y Control de Bienes Patrimoniales, consta de las siguientes fases: a) Levantamiento. b) Conciliación. c) Revisión. d) Procesamiento de datos. e) Emisión de resguardos y etiquetas. f) Pegado de etiquetas. g) Firma de resguardos. h) Archivo. i) Envío de copias de resguardos. Levantamiento: Consiste en la localización y toma de datos del bien, asignándole a cada uno un número fijo e intransferible para su control. El inventario de los bienes de activo fijo Universitario, lo practica el personal que se designe para tal efecto por el Departamento de Inventarios en coordinación con los jefes de Departamentos y/o Dependencias. Los datos se tomarán en fichas de captación elaboradas de acuerdo a un programa de computación. Cuando los bienes adquiridos lleguen al Almacén General, se registrará su alta antes de ser entregado al usuario o Dependencia, asignándole el número de inventario que le corresponda, emitiendo la etiqueta para ser pegada en el bien, así como el resguardo para su firma. Cuando los bienes adquiridos lleguen directamente a la dependencia, se trasladará personal del Departamento de Inventarios para hacer el levantamiento correspondiente. Si el activo fijo se incrementa por obras de contrato, el inventario se levantará una vez terminada esta, cotejando las existencias con los documentos de entrega. Si el patrimonio Universitario se incrementa por donaciones o convenios, se integrará al Sistema, previo levantamiento que se practique por el personal designado para tal efecto. 3
Conciliación: Consiste en comparar los datos registrados contra los bienes existentes. Revisión: Consiste en corregir y completar la información captada en el levantamiento. Procesamiento de datos: Consiste en capturar en el Sistema de Inventarios la información recabada por el personal comisionado en las fichas de captación. Hacer correcciones y obtener listados de los bienes de activo fijo concentrados en su memoria. Emisión de resguardos y etiquetas: El Sistema emite los resguardos de los activos fijos inventariados con todos los datos que a estos describen. También emite la etiqueta de código de barras con el número de inventario. Pegado de etiquetas: El personal comisionado vuelve al lugar donde recabó la información del bien y le pega la etiqueta en un lugar visible para su fácil acceso. Firma de resguardos: Cuando el bien es inventariado fuera del Almacén General, el personal comisionado le entrega el resguardo del bien inventariado al usuario o al Administrador para que se firme dejándole una copia como comprobante. Cuando el bien es inventariado en el Almacén General, se le entrega el resguardo del bien inventariado a la persona designada por el Departamento de Proveeduría para entregar el bien, para que él sea quien recabe la firma de quien le recibe dicho bien. Archivo: La secretaria del Departamento de Inventarios, archiva el resguardo original, acompañado de la ficha de captación y de una copia de la factura cuando ésta última esté disponible. Envío de copias del resguardo: La secretaria del Departamento de Inventarios envía una relación a Secretaría Administrativa, de los resguardos que serán enviados en copia a Contabilidad (copia azul) y en listado a Contraloría. La copia amarilla se le deja al usuario. La copia rosa se le envía al Administrador. La copia verde se archiva en un consecutivo dentro del Departamento de Inventarios. 2. Levantamiento del Inventario Físico 2.1 Canales de captación de los bienes Los bienes de activo fijo, para fines de inventarios, se considerarán de la siguiente forma: a) Los que ya existen en la UASLP. b) Las nuevas adquisiciones. 4
2.2 Normas 2.2.1 Unidad inventariable Se consideran todas las Dependencias y sus partes integrantes para el funcionamiento, cuyo denominador común sea la asignación presupuestal. 2.2.2 Marcaje Se hace por medio de etiquetas de código de barras que consta de un número de identificación del bien, seguido de AA, BB o CC, que identifica la computadora en que se capturó y de un consecutivo del bien que nos indica cuantos bienes iguales han sido ya inventariados. Esta etiqueta se adhiere al bien. En aquellos bienes en los que por su tamaño, construcción, material o funcionamiento, no sea posible pegar la etiqueta, deberá pegarse ésta en el resguardo. En caso de ser necesario, se hará un marcaje especial y las instrucciones deberán ser giradas por el responsable del bien. Formas de marcaje a) Mobiliario: En la parte superior derecha. b) Sillas: Debajo del asiento. c) Maquinaria: Junto a la marca y/o número de serie. d) Aparatos: Lugar visible y de fácil acceso. e) Vehículos: Debajo del tablero. f) Cuando los equipos estén formados por varios componentes y exista la posibilidad de separarlos, se debe de marcar con el mismo número cada componente, reproduciéndose este en las etiquetas que sean necesarias. g) Bienes por lote: Son aquellos que existen en grandes cantidades y que son iguales por sus características y costo, tales como, sillas, mesas, butacas, etc. En estos casos los bienes se marcarán pegando una etiqueta en cada uno de los bienes, en la cual sólo se modificará el folio que dará un consecutivo. 2.3 Procedimiento para el levantamiento del inventario 2.3.1 Levantamiento inicial 1.- Se acuerda el levantamiento inicial. 2.- Se notifica a los Directores, Administradores, Jefes de Dependencia, sugiriendo proporcione todo tipo de facilidades a las brigadas. 5
3.- El Coordinador del Sistema, celebra reunión con Directores, Administradores o Jefes de Dependencia, para informar objetivos, elaborar plano o distribución de la Dependencia, acordar calendario de trabajo y fijar ubicación de inicio y término del levantamiento. 4.- El Administrador de la Dependencia designa personal de apoyo, muestra la Dependencia y señala si hay centros de trabajo que dependan de ésta. 5.- Las brigadas y personal de apoyo realizan el levantamiento según manual. 6.- El Administrador, jefe o coordinador de laboratorio, despejan dudas en la nominación de bienes y en caso de ser necesario, indica donde se debe marcar. 7.- Terminado el trabajo de recabación de información, se remite ésta al Departamento de Inventarios para proceder a su captura. 8.- Se procesa la información, se emiten etiquetas, resguardos y listados para proceder a etiquetar y recabar firmas de conformidad. 9.- Se hace entrega de copias de resguardos a usuarios y Administradores. 2.3.2 Catálogos De Bienes: Los bienes existentes en cada uno de los diferentes espacios de la Dependencia, aparecen registrados en un catálogo que comprende más de 1000 nombres de los diferentes bienes. 3 Manejo de Reportes 3.1 Por número de inventario Muestra un listado consecutivo de todos los bienes inventariados, con fecha de adquisición, cantidad y área. 3.2 Por dependencia Muestra un listado de los bienes que tiene inventariados una Dependencia, con número de inventario, fecha de adquisición, cantidad y costo. 3.3 Por artículo Muestra un listado de los bienes iguales que tiene inventariados una Dependencia, con número de inventario, fecha de adquisición, cantidad, costo y área. 6
3.4 Por área Muestra un listado de bienes que posee un área específica dentro de una Dependencia, con número de inventario, cantidad y costo. 3.5 Por dependencia y fecha de adquisición Muestra un listado de los bienes de una Dependencia, ordenados por fecha de adquisición específica, con artículo, número de inventario, cantidad y costo. 3.6 Substitución de reportes Los reportes por inventario, serán renovados anualmente. Los Administradores y Directores que deseen tener un listado específico antes del año, podrán solicitarlo al Departamento de Inventarios. 4 Altas de Activo Fijo 4.1 Concepto de alta de activo fijo a) Compras a través del Departamento de Adquisiciones b) Compras a través de las Dependencias c) Donaciones d) Traspasos e) Permutas f) Otros. 4.2 Normas para dar de alta bienes de activo fijo Los bienes de activo fijo adquiridos a través del Departamento de Adquisiciones, son dados de alta e incorporados al inventario de la Dependencia correspondiente en cuanto llegan al Almacén General, por lo tanto, los Secretarios o Jefes de las Dependencias, sólo tienen que firmar el resguardo que les presenta el Departamento de Proveeduría al entregar el bien. Todas las altas por donaciones, traspasos, permutas de los activos fijos, deberán ser tramitadas por la Administración de la Dependencia mediante oficio dirigido al Departamento de Inventarios. Las permutas y las transferencias son dictaminadas por la Secretaría Administrativa. El conocimiento oportuno de estos cambios, permite tener actualizados los registros de inventarios. 7
5 Bajas de Activo Fijo 5.1 Concepto de bajas de activo fijo a) Obsolescencia b) Extravío c) Destrucción d) Robo e) Traspaso f) Permuta g) Otros. 5.2 Normas para dar de baja bienes de activo fijo Todas las bajas deberán ser del conocimiento de la Secretaría Administrativa y del Departamento de Inventarios mediante oficio emitido por el Director y/o Administrador de la SUO. Una vez recibido el oficio en el Departamento de Inventarios, un grupo de auxiliares de Inventarios se desplazarán a la SUO para recoger el mobiliario y/o equipo y llevarlo a resguardar al Almacén de bajas. Este mobiliario y/o equipo será reubicado en alguna otra SUO que lo requiera, o quedará a disposición de Delegaciones, diputados, Escuelas o Instituciones rurales o de escasos recursos, Asociaciones de beneficencia, etc., para recibirlos en donación, previa solicitud dirigida a la Rectoría y/o Secretaría Administrativa con copia al Departamento de Inventarios. Las pérdidas y robos, deberán ser notificadas al Departamento Jurídico mediante el acta administrativa correspondiente. Simultáneamente, deberá informarse a la Secretaría Administrativa, a través de la copia de la misma. 6 Préstamo de Bienes de Activo Fijo Esta modalidad puede ocurrir entre Dependencias de la UASLP, o Instituciones extra Universitarias, con objetos de índole académica o administrativa. Deberá ser previo acuerdo de la Secretaría Administrativa. 6.1 Normas para prestar bienes de activo fijo Las Direcciones de las Dependencias y las Unidades Administrativas, como responsables de los bienes de activo fijo, solicitarán mediante oficio la aprobación de la Secretaría Administrativa para realizar el préstamo de los bienes, tanto del interior de la UASLP, como Instituciones y Dependencias no Universitarias. 8
Los préstamos se harán bajo las siguientes condiciones a) La Dependencia solicitante debe firmar un documento por el cual se compromete a preservar y cuidar los bienes y a devolverlos en las mismas condiciones en que fueron recibidos. b) La Secretaría Administrativa, a través del Departamento de Inventarios, dará fe previo dictamen del estado de los bienes que se pretenden prestar. c) En ningún caso se podrán prestar bienes en malas condiciones o si el bien está en peligro de destrucción durante el traslado o uso, salvo que la Dependencia solicite este acuerdo. 7 Conciliación de Registros en las Dependencias Los Secretarios y Jefes de las Unidades Administrativas, deben verificar periódicamente sus registros, con los listados que les envíe la coordinación del Sistema, para asegurarse que los datos de su inventario coinciden con la información del Departamento de Inventarios. En caso de haber discrepancias, se efectúan las aclaraciones correspondientes, ya sea por teléfono o cuando el caso lo amerite, acudiendo al Departamento de Inventarios con la documentación comprobatoria. La conciliación entre el registro de las Dependencias y los reportes de los bienes de activo fijo, son de gran importancia para asegurar el adecuado control de los inventarios. 8 Visitas Periódicas a las Dependencias Las visitas periódicas a las Dependencias por el Departamento de Inventarios, tendrá como objetivos los siguientes: a) Verificar que todos los bienes se encuentren inventariados. b) Asesorar en la actualización de su inventario. c) Revisar que todos los bienes cuenten con su etiqueta de código de barras correspondiente en el lugar adecuado y que esté legible. d) Incorporar al Sistema todos aquellos bienes que no estén incorporados. 9
Instructivo para el Llenado de la Ficha de Captación Inventario anterior: Cuando el bien ha sido registrado ya ha sido inventariado. Inventario nuevo: Este lo da el sistema al capturar la información. Código: Lo emite el sistema y se refiere al número que identifica al bien. Nombre: Se refiere al nombre con que se le conoce al bien. Fondo: Se refiere al tipo de fondo con que fue adquirido el bien. Pedido: Se refiere al número con que se identifica al pedido que será surtido por el proveedor. Documento: Es el número de Factura. Fecha del documento: Es la fecha de la factura. Costo: Es el valor monetario del bien, ya sea en pesos Mexicanos o en dólares. Grupo: Se refiere al número asignado al tipo del bien. Cantidad: Se refiere al número de bienes iguales. Especificaciones Marca: Se refiere al fabricante del bien. Serie: Se refiere al número de serie que le da el fabricante al bien. Proveedor: Es la persona física o moral que surte cualquier tipo de bien o servicio. Descripción: Se refiere a mencionar características específicas del bien. Estado Nuevo: Cuando el bien esté recién desempacado. Usado: Cuando el bien ya ha sido utilizado. Observaciones: Información adicional que describa de forma más concreta al bien. Dependencia: Se refiere a la Sub Unidad Organizacional. Área: Se refiere al área que pertenece el bien dentro de la Dependencia. 10
Ubicación: Se refiere al lugar específico en que se encuentra el bien dentro del área. Equipo adicional: Cuando el bien necesita de otro u otros bienes para su funcionamiento. No. de serie: Se refiere al número de serie que le da el fabricante al bien que integra el equipo adicional. Notas: Cualquier comentario que se tenga que hacer con respecto al bien inventariado y a la facilidad que se haya tenido para realizar el inventario. Fecha de elaboración: Es la fecha en que se levanta la ficha de captación. Elaboró: Persona que levantó los datos del bien. 11