DEFINICIÓN DE CONCEPTOS DE NÓMINA Los conceptos corresponden a las diferentes novedades de ingreso o deducciones que se capturaran a los empleados en cada periodo de nómina. Para realizar la creación de dichos conceptos se debe ingresar a: Nomina Parámetros Catálogos Apertura de Conceptos Al ingresar a dicha opción el sistema mostrara la siguiente ventana:
Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto de nómina que desea crear. Se permite crear hasta 999 conceptos. Esta nomina trae algunos conceptos previamente parametrizados los cuales se pueden consultar con el icono o la tecla de función F2. Se recomienda crear del código 01 a 199 los conceptos de ingresos o devengados y del 200 en adelante los conceptos correspondientes a las de deducciones o descuentos. Tipo (Ingreso/Deducción): Marcar la opción de Ingreso o Deducción de acuerdo al concepto que se está creando. Descripción: Nombre del concepto el cual se verá reflejado en la impresión del volante o desprendible de nómina. Cuenta: Digitar el código de la cuenta contable a registrar en el momento de contabilizar la nómina. Para afectar las cuentas de los grupos 51 Administración, 52 Ventas y 72 Mano de Obra (producción) con un mismo concepto, se deben dejar los cuatro primeros dígitos en cero (00000600 ejemplo de cómo asignar la cuenta de salario), para que el programa asuma el grupo correspondiente a cada empleado de acuerdo con el catálogo. Para los conceptos de salud, pensión y cesantías se deben digitar las cuenta hasta el sexto digito, es decir, hasta el nivel de subcuenta, y el código del auxiliar se debe dejar en cero (00), para que el programa tome el código del fondo asignado en la hoja de vida del empleado. A continuación realizamos un ejemplo: Teniendo en cuenta que algunas empresas manejan los tres grupos contables (51-52-72) y con la finalidad de no tener que crear tres conceptos diferentes debido a que la cuenta contable es diferente Detalle Cuenta Contable Sueldo de Administrador 5105060000 Sueldo de Comercial 5205060000 Sueldo de Producción 7205060000
Se debe asignar el número de la cuenta contable de la siguiente forma: Detalle Cuenta Contable Sueldo 0005060000 Los primeros ceros corresponde al grupo contable (51-52-72) y los dos ceros siguientes a la cuenta. De esta forma en el momento de contabilizar el programa tomara la información de grupo y cuenta del catálogo del empleado. Fórmula: Marcar la opción si el concepto que se está creando depende de una variable para su cálculo. Ej. Salario, horas extras, subsidio de transporte, incapacidades, esto se ve reflejado en la captura de las novedades y de conceptos fijos, ya que si el concepto esta formulado, permite cargar cantidades, caso contrario debe ingresarse un valor que será el que el sistema liquide. Para efectos del subsidio de transporte este concepto trabaja sin formula o debe estar formulado como 1/1 Numerador: En este campo se debe asignar el factor que se utilizará para el cálculo del valor del concepto que se está creando. El numerador siempre va multiplicado por el salario que tiene el empleado en el catálogo si el concepto que se está creando no posee una formulación especial para su cálculo. Denominador: Corresponde al número o factor en el que se debe dividir el valor del salario para el cálculo correcto del concepto que se está creando. El salario debe ser treinta (30) o si se liquida nomina por horas será doscientos cuarenta (240). Salario: Marcar la opción si los conceptos que se están creando se deben tomar como base salarial para los cálculos de parafiscales, Salud, Pensión, Retención en la fuente. Para la ARP, el sistema no toma como base salarial aquellos conceptos que estén marcados en su cálculo automático como incapacidades, vacaciones o licencias. Muestra Saldo: Esta opción únicamente aplica para el concepto de préstamo a empleados para que en la captura de novedades muestre el saldo del préstamo siempre y cuando la cuenta contable este parametrizada como detallada por Cobrar. Base ARP: Marcar la opción si el concepto hace base para el cálculo de ARP. Cálculo Automático: Este campo tiene relación con los procesos automáticos que se ejecutan en el módulo de nómina. Estos conceptos son: A- AVP Afiliado: Escoger la opción si se está creando el concepto de descuento por ahorro voluntario de pensión por parte del empleado C- AVP Empleador: Escoger la opción si se está creando el concepto que se utilizará para registrar el aporte voluntario de pensión por parte del empleador D- Aporte FSP: Escoger la opción si se está creando el concepto con el que se descontara el valor del Fondo de Solidaridad Pensional I Incapacidad: Escoger esta opción cuando se estén definiendo los conceptos de incapacidades. H Horas Extras: Escoger esta opción con el fin de diferenciar las horas extras de los recargos adicionales que se puedan generar. Ej. Recargo nocturno.
N Ninguno: Se deberá seleccionar cuando el concepto de nómina que se está parametrizando no hace parte de ningún proceso automático. O- Otros aportes de pensión no constituyen renta: Se deberá seleccionar esta opción cuando el concepto a crear haga parte de un aporte no constitutivo de renta ni ganancia ocasional, con el fin de que SIIGO en el momento de liquidar la retención en la fuente lo reste de la base salarial. P - Aporte de Pensión: Se debe escoger esta opción cuando se esté definiendo el concepto de pensión R Retención en la Fuente: Se debe escoger esta opción cuando se esté definiendo el concepto de retención en la fuente. S - Aporte de Salud: Se debe escoger esta opción cuando se esté definiendo el concepto de salud. T Auxilio de Transporte: Se debe escoger esta opción cuando se esté definiendo el concepto de subsidio de transporte. En este caso el programa solicitará el valor del subsidio de transporte y el tope de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se debe pagar el Subsidio de Transporte. De acuerdo a la legislación actual el tope corresponde a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Recuerde que esta información debe actualizarse cada año. V Vacaciones: Se escoge esta opción cuando se esté creando el concepto de vacaciones. K AFC: Escoger esta opción al crear el concepto de aporte al Fondo de la Construcción. L Ahorro Voluntario Pensión: Escoger esta opción si el concepto que está creando corresponde al ahorro voluntario de pensión Los conceptos así marcados sirven para que en el proceso de liquidación de nómina el programa calcule los valores automáticamente, si alguno no está definido, es posible que el sistema en algún momento arroje una novedad con el nombre de concepto desconocido A continuación se colocan algunos ejemplos para la creación de conceptos de ingresos los cuales dependen de las cuentas contables que maneje cada empresa. Concepto Concepto Concepto Sueldo Auxilio de Transporte Horas Extras Ingreso / Deducción Ingreso Ingreso Ingreso Cuenta Contable 0000060000 0000270000 0000150100 Formula Si Si Si Numerador 1 1 1.25 Denominador 30 1 240 Salario Si Si Si Muestra Saldo No No No Base Arp Si Si Si Calculo Automático Ninguno Ninguno Ninguno Concepto Liquidación Ninguno Ninguno Ninguno Activo Si Si Si En cuanto a los conceptos de pensión y salud en el momento de asignar la cuenta contable la cual debe estar auxiliarizada por cada fondo creado, no se debe incluir el auxiliar ya que el programa tomara esta información del catálogo del empleado.
A continuación se colocan algunos ejemplos para la creación de conceptos de gastos los cuales dependen de las cuentas contables que maneje cada empresa
Concepto Concepto Concepto Pensión Salud Retención Ingreso / Deducción Deducción Deducción Deducción Cuenta Contable 2380300000 2370050000 2365050000 Formula No No No Numerador No aplica No aplica No aplica Denominador No aplica No aplica No aplica Salario No No No Muestra Saldo No No No Base Arp No No No Calculo Automático Pensión Salud Retención Concepto Liquidación Ninguno Ninguno Ninguno Activo Si Si Si