Paginas:1 de 7 1. PROPÓSITO: Asegurar que la adquisición de activos fijos se efectúe oportuna y adecuadamente los registros contables y de control en el sistema correspondiente, que permitan mantener un inventario real y una protección adecuada y actualizada en las respectivas pólizas de seguros. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud y aprobación para la compra de un activo y finaliza con la conciliación mensual de los movimientos de compras de activos. 3. POLÍTICAS Y NORMAS ESPECÍFICAS Estatuto Tributario 2005 de la Cámara de Comercio de Bogotá en lo que hace referencia a los activos fijos en sus Artículos: 37, 60, 69, 70, 71, 72, 90, 127 al 141, 158, 277, 278 y 332. Decreto 2649 de 1993 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en lo que hace referencia a los activos fijo en sus Artículos: 9, 13, 15, 47, 48, 50, 64, 66, 67, 68, 75, 96, 98 y 109. Decreto 2650 de 1993 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en lo que hace referencia a los activos fijos en sus Artículos: 3 al 8 y 14. Se consideran Activos Fijos todos los bienes muebles e inmuebles, adquiridos con la intención de emplearlos en forma permanente en la operación y que no están destinados para la venta. Los Activos Fijos Depreciables son aquellos que por su naturaleza y uso pierden valor a través del tiempo y por lo tanto deben depreciarse durante su vida útil así: ACTIVO Edificios Equipos, muebles y enseres Equipos de Cómputo y Comunicaciones VIDA ÚTIL 20 años 10 años 5 años Los Activos No Depreciables son aquellos bienes físicos que por su uso normal no pierden valor a través del tiempo. Ejemplo de ello son los terrenos. Los activos fijos se clasificarán de acuerdo a los siguientes grupos establecidos, y el listado de los activos que se clasifican en cada uno de los grupos: a) Activos Fijos No Controlables: Son aquellos elementos que a pesar de tener las características de un activo, no se requiere tener un
Paginas:2 de 7 control administrativo ni contable. Estos elementos se contabilizan directamente al gasto como activos de menor cuantía, y por lo cual no se registran en el sistema de activos fijos. Ejemplo: Bandejas y portapapeles, buzones de sugerencias, extintores, persianas, etc. b) Activos Fijos Controlables: Son aquellos elementos que por su naturaleza, requieren de la custodia, control y administración tanto en el sistema de activos fijos como contablemente. Estos elementos se registran como activos en los estados financieros de cada empresa. c) Activos Fijos Administrables: Son aquellos elementos que cumplen con las características de un activo, y requieren tener un control administrativo y contable. Estos elementos se contabilizan directamente al gasto como activos de menor cuantía, y se registran en el sistema de activos fijos. Ejemplo: Calculadoras, discos duros, memorias extraíbles, tarjetas de video, unidades de CD, etc. Los paneles, superficies y puertas modulares se manejarán como Activos Fijos No Controlables y se amortizarán como gasto en un periodo de 10 años. El costo total de cualquier activo fijo está integrado por el valor del bien más los costos ocasionados por su adquisición como el IVA. También forman parte del costo del activo el valor del montaje y adecuaciones físicas que deban hacerse hasta su puesta en funcionamiento así como los gastos incurridos en transportes, etc. La facturación por compra de activos debe realizarse individualmente por empresa, de tal manera que dicha factura sea el soporte legal de cada transacción. Los repuestos o accesorios que se le adicionen al activo se deben contabilizar directamente al gasto, salvo en algunos equipos que por su cuantía se manejan como diferidos, los cuales se amortizarán en la vida útil del repuesto o accesorio. Control y Administración de Activos El funcionario del área de Compras y Suministros es el responsable de coordinar todas las actividades relacionadas con el control de activos fijos, además es el responsable de controlar que se mantenga un registro permanente de los bienes muebles e inmuebles en el sistema. Se debe controlar y administrar por centro de costo: a. El registro detallado del inventario físico de activos en el sistema asignado para su control y administración.
Paginas:3 de 7 b. El registro del valor y fecha de compra de cada uno de los activos. c. El registro actualizado de las novedades sobre los activos. d. El cálculo de los valores a depreciar y ajustes por inflación sobre el valor de los activos. La Dirección Operativa es el único que genera las placas para marcación de activos para todas las empresas del Grupo Solidario. El ingreso de activos nuevos al sistema es llevada a cabo por la Dirección Operativa, quien informara las características especificas de cada uno de los activos que fueron adquiridos (serie, referencia, responsable, etc). La Dirección Operativa es la persona responsable de controlar los bienes que se envían a reparación, además coordinar con la Central de Ingeniería Hospitalaria y Mantenimiento la entrega de los mismos. El archivo y control de garantías sobre los Activos Fijos, debe ser administrada por: a. Área de Sistemas: Todo lo relacionado con equipos de cómputo y telecomunicaciones. b. Dirección Operativa: Lo correspondiente a máquinas, equipos diferentes de cómputo, muebles y elementos de oficinas en general. La Dirección Operativa debe mantener actualizando en el sistema los activos fijos con el fin de conocer las bajas que haya generado y de esta forma actualizar las respectivas pólizas, así mismo consultar los recobros y estimación de los valores de reposición. Identificación de Activos Cada uno de los activos del Grupo Solidario debe ser identificado con una placa numérica adherida al mismo ubicada de manera que no dificulte el uso del bien y sea fácilmente localizable, incluso en los componentes externos del mismo que son fácilmente intercambiables, en especial los de equipos de cómputo, permitiendo así, sin perder el control, su traslado para ser componente de otro equipo. No se adhiere placa a activos como paneles, superficies, puertas del sistema modular de oficina, inmuebles, la placa debe adherirse a la carpeta o documento en la que se mantiene actualizado. Administración y Asignación de Activos
Paginas:4 de 7 La Dirección Operativa debe velar porque los funcionarios den un trato cuidadoso a los activos a su cargo, los utilicen de forma adecuada y solamente para labores relacionadas con el Grupo. Los daños o pérdidas producidas por descuido o incumplimiento de las normas y procedimientos establecidos, dará lugar a que se tomen las medidas necesarias en caso de comprobarse negligencia y/o descuido por parte del funcionario que usa el activo. Funcionarios Cada uno de los funcionarios, es el directo responsable de los activos que le han sido asignados, por lo cual debe: a. Custodiar cada uno de sus activos bajo su responsabilidad. b. Reportar las novedades que se presenten en los activos. Esta terminantemente prohibido que los activos del Grupo, de cualquier naturaleza que sean, salgan de las oficinas para usos que no sean absolutamente de carácter laboral. Novedades de Activos Tan pronto como se presente una novedad sobre un activo, la Dirección Operativa es el responsable de reportarla al Ingeniero de Sistemas o Central de Mantenimiento. La pérdida de un activo deberá ser reportada por el funcionario que la detecte a la Dirección Operativa, tan pronto como tenga conocimiento del hecho, quien de inmediato debe notificarlo al área de Central de Seguridad. Compra de Activos La compra de Activos Fijos debe tramitarse exclusivamente a través de la Dirección Operativa del Grupo Solidario. El área de Contabilidad debe enviar a la Dirección Operativa las copias de las facturas de adquisición y ordenes de compra de activos una vez hayan sido registradas contablemente. Cuando se trate de activos que por su naturaleza lleven números individuales de identificación como seriales o referencias, estos deben estar relacionados en los documentos soportes a la factura. Contabilización de Activos
Paginas:5 de 7 Todos los activos clasificados como propiedades, planta y equipos deben ser registrados contablemente por el funcionario asignado de acuerdo al plan de cuentas vigente. El IVA pagado sobre todos los activos adquiridos, incluso los Activos Generadores de Renta, debe tratarse como un mayor valor del activo. (Artículo 41 del Estatuto Tributario). 4. RESPONSABLES 1. Area Solicitante 2. Director Operativo 3. Contabilidad 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Solicitud Compra del Activo Área Solicitante 1.0. Asegúrese de la necesidad real de la compra del activo y elabore una requisición detallando las características completas del bien solicitado. 2.0. Envíe la requisición para aprobación por parte de Gerencia. 3.0. Para equipos de cómputo evalúe la requisición comprobando las especificaciones técnicas requeridas. 3.1. Si la requisición está aprobada y se establece que el equipo o elemento se puede suministrar con uno ya existente en el Grupo defina el traslado de acuerdo con el procedimiento traslado de equipos. 3.2. Si la requisición no se aprueba informe al funcionario la respectiva decisión. Recepción y Asignación del Activo Dirección Operativa 4.0. Reciba el activo de acuerdo a la requisición u orden de compra que haya sido tramitada, verificando que cumpla con las especificaciones dadas en dicho documento. 5.0. Realice un informe tan pronto reciba el activo, y suministre la siguiente información: Ubicación física del activo, responsable del activo con su respectiva identificación, nombre y cargo, seriales o referencias, descripción general y naturaleza (si es portátil, eléctrico, parte de otro equipo, etc).
Paginas:6 de 7 6.0. Entregue a Contabilidad para su registro y determinación del número de identificación del activo. Contabilidad 7.0. Registre en el sistema de información contable las facturas enviadas por el proveedor, teniendo en cuenta para su causación la clasificación de activos fijos controlables y no controlables, así como las Normas Generales de Activos. 8.0. Entregue a Dirección Operativa fotocopia de la factura junto con el listado de los códigos. 9.0. Dirección Operativa 10.0. De acuerdo con las copias de facturas de activos enviadas por el área de Contabilidad y los datos específicos, complete la información del activo y genere la respectiva plaqueta. 11.0. Si el activo es una mejora o adición de otro ya existente, regístrelo como un valor adicional del mismo. 12.0. Ponga la plaqueta al activo. 13.0. Para el caso de equipo de cómputo y telefonía, solicite al Área de Sistemas la colocación de la plaqueta antes de ser entregado al funcionario del Grupo. 14.0. Solicite mensualmente al área de Contabilidad un informe de las compras realizadas por el Grupo Solidario con el fin de ser validadas. Fin del procedimiento 1 6. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
Paginas:7 de 7 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Los documentos que regulan y direccionan la actividad son: TIPO LUGAR DE UBICACIÓN OBSERVACIONES 8. REGISTROS: Los registros utilizados en el procedimiento son los siguientes: REGISTROS- CONTROLES OBSERVACIONES 9. GLOSARIO ACTIVOS FIJOS: COMPRA:???? 10. ANEXOS Anexo 1. XXXX