PRO-21-6-1-8 12/12/214 Tabla de contenido 1. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. NORMATIVIDAD... 2 3.1 Directrices... 2 3.2 Lineamientos... 2 4. RESPONSABILIDADES... 2 4.1. Responsable del proceso:... 2 4.2. Responsabilidades:... 2 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 3 5.1 Diagrama de flujo - Compensación anticipada... 3 5.2 Descripción de actividades - Compensación anticipada... 4 6. DEFINICIONES... 7 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 7 8. INDICADORES... 8 9. RIESGOS... 8 1. CONTROL DE CAMBIOS... 8 11. APROBACIÓN... 8 1
PRO-21-6-1-8 1. OBJETIVO 12/12/214 Explicar el proceso de recaudo por medio de la compensación anticipada, la cual se efectúa cuando el Estudiante Vinculado no desea continuar con el compromiso de Compensación o Restitución al Fondo Quiero Estudiar Escala en los términos y condiciones pactadas en el Acuerdo de Reciprocidad, por lo cual tiene el derecho a ejercer la opción de compensación anticipada siempre y cuando haya recibido el beneficio QEE por lo menos en un semestre académico, independientemente de que se encuentre en la Fase de Estudio o de Actividad Profesional. 2. ALCANCE Desde que Financiero informa a la novedad del estudiante de realizar el pago a través de una Compensación anticipada, hasta que el estudiante efectúa el pago, se modifica el Estado de Compromiso y se le entrega el Acuerdo de reciprocidad y la Carta de agradecimiento. 3. NORMATIVIDAD 3.1 Directrices Reglamento del Programa Quiero Estudiar Escala 3.2 Lineamientos Protocolo de Recaudo Acuerdo de Reciprocidad 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: Jefe de Financiero 4.2. Responsabilidades: El Entidad : Realizar un proceso de custodia, recaudo y seguimiento de acuerdo a las condiciones estipuladas con la Universidad. 2
PRO-21-6-1-8 12/12/214 Garantizar el ingreso de los recursos al Fondo Quiero Estudiar Escala. El Jefe de Financiero: Supervisar que el proceso de compensación anticipada se efectué correctamente y cada una de las partes cumpla con sus responsabilidades. El Financiero: Supervisar el cumplimiento y registro de los procesos de recaudo de compensación anticipada. Gestionar la comunicación entre Financiero y. El : Gestionar la comunicación de información entre la Universidad y la Entidad asegurando la efectividad del proceso. El Gestor Estudiantil de Financiero: Realizar seguimiento a los estudiantes y asegurar de ingresar toda la información pertinente en la plataforma de acompañamiento. El Gestor de : Elaborar el Estado de compromiso siguiendo los lineamientos establecidos en el Protocolo de recaudo del programa QEE y siendo acorde con la información conciliada con la Entidad. Asegurar que la información sobre el pago de la compensación sea cargada en la plataforma de acompañamiento. El Estudiante: Cumplir con el reglamento del Programa y garantizar que la información brindada a la Universidad sea verídica y se proporcione oportunamente. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 Diagrama de flujo - Compensación anticipada 3
PRO-21-6-1-8 12/12/214 5.2 Descripción de actividades - Compensación anticipada Entrada Proveedor Salida Cliente Solicitud de pago a través de la modalidad de Compensación anticipada. Estudiante. Reporte de pagos recibidos. Pago realizado o el registro del soporte de seguimiento de los estudiantes que no realizaron el aporte, cargado en la Plataforma de Acompañamiento. Estado de compromiso modificado. Acuerdo de reciprocidad devuelto. Carta de agradecimiento. Financiero, Estudiante. No. Actividad Descripción Responsable Sistema Documentos Remitir solicitudes a Se remite la solicitud al a través de la 1 cuenta cartera@uniandes.edu.co Financiero 2 3 4 Conciliar información, generar y enviar Estado de Compromiso Enviar Estado de Compromiso al estudiante Imprimir el Estado de Compromiso, aprobar y radicar en Se realiza una conciliación manual del saldo en sistema financiero de la Universidad, se contrasta con información de la Entidad, se emite y envía al Financiero, el Estado de Compromiso con el saldo de Derechos Pecuniarios a la fecha ajustados con el IPC. Se envía el Estado de Compromiso a la cuenta de correo electrónico del Estudiante desde la cual envió la solicitud. Se imprime el Estado de Compromiso, se aprueba, firma y radica en las ventanillas de. Financiero Estudiante 5 Revisar Estado de En caso que el estudiante no apruebe el Estado de Estudiante/ Estado de compromiso 4
PRO-21-6-1-8 12/12/214 6 7 8 9 1 11 12 13 Cuenta Escanear y cargar Estado de Compromiso Generar y enviar novedad a la Entidad Generar recibo de código de barras y extracto de pago anticipado Enviar recibo y extracto por correo electrónico Imprimir recibo de pago de la compensación Realizar pago de cuota de compensación Registrar los pagos realizados por el estudiante y notificar a Enviar información sobre el recaudo a Financiero Compromiso, tiene el derecho de realizar una revisión con para realizar los ajustes. Se recibe el Estado de Compromiso, se escanea, y carga en la Plataforma de Acompañamiento. Se genera la novedad de acuerdo con lo establecido en el Anexo 1- Reporte de novedades de recaudo no regulares y se envía por correo electrónico a la Entidad. Se emite el recibo de pago con base en las novedades (Anexo 1- Reporte de novedades de recaudo no regulares) suministradas por la Oficina de. Se generan los recibos con código de barras y el Extracto de pago anticipado. Se envía el recibo de pago y el Extracto de pago anticipado a las cuentas de correo de Uniandes, a la cuenta de correo electrónico personal y físicamente a la dirección de correspondencia de cada estudiante. Se imprime el recibo de pago. Se realiza el aporte dentro de los siguientes 1 días hábiles en la Entidad correspondiente. Se registra el pago realizado por el estudiante y se actualizan los reportes. Se envía el reporte de pago al correo electrónico del. Se envía al Financiero la información sobre los pagos realizados. Entidad Entidad Estudiante Estudiante Entidad Plataforma de Acompañamiento Sistema Entidad Sistema Entidad Reporte de novedades de recaudo no regulares Recibo de pago/ Extracto de Pago anticipado Reporte de pago 5
PRO-21-6-1-8 12/12/214 14 15 Registrar monto y fecha del recaudo Solicitar Acuerdo de Reciprocidad Se registra el monto y la fecha del recaudo en la Plataforma de Acompañamiento según la información suministrada en el reporte de pago. Cuando el estudiante vinculado alcanza el pago total de la restitución se solicita el Acuerdo de Reciprocidad a la Entidad. Gestor Estudiantil de Financiero Plataforma de Acompañamiento 16 17 18 19 Enviar Acuerdo de Reciprocidad Entregar Acuerdo de reciprocidad, enviar carta de agradecimiento y registrar información Realizar seguimiento al estudiante Registrar en plataforma de acompañamiento La Entidad envía físicamente el Acuerdo de Reciprocidad al quien lo entrega al Financiero. Se entrega físicamente el Acuerdo de Reciprocidad al estudiante, se le envía una carta (Anexo 2- Formato Carta de agradecimiento) a través de correo electrónico para felicitarlo por haber logrado el cumplimiento de los compromisos QEE y se registra la información en la Plataforma de Acompañamiento. Se realiza el seguimiento a los estudiantes que no efectúan el aporte de la compensación anticipada. Se contacta con el estudiante y verifica los motivos del no pago del aporte. Se registran las novedades de las comunicaciones realizadas con los estudiantes en la Plataforma de Acompañamiento. Entidad / Coordinador de financiero Gestor Estudiantil de Financiero Gestor Estudiantil de Financiero Plataforma de Acompañamiento Plataforma de Acompañamiento Acuerdo de Reciprocidad Carta de agradecimiento 6
Macroproceso PRO-21-6-1-8 Fecha publicación Tipo Documento 12/12/214 6. DEFINICIONES Las siguientes definiciones fueron tomadas del documento Fondo Escala Uniandes: Protocolo de Recaudo. Acuerdo de Reciprocidad: Acuerdo de compromiso que deberá suscribir el estudiante seleccionado en el Programa, como requisito de vinculación al Fondo Quiero Estudiar Escala. Derechos pecuniarios: Valores correspondientes al pago de matrícula en la Universidad de los Andes. Estado de Compromiso: Documento que se entrega semestralmente al estudiante y que evidencia el monto total de derechos pecuniarios desembolsados por el Fondo Quiero Estudiar Escala, ajustados al IPC, y la equivalencia en meses de compensación. Estudiante(s) vinculado(s): Jóvenes colombianos talentosos, con dificultades económicas, que deseen estudiar en la Universidad de los Andes, que haya(n) sido seleccionado(s) para el Programa Quiero Estudiar Escala y que haya(n) suscrito el Acuerdo de Reciprocidad. Se considerará Estudiante Vinculado hasta tanto no haya concluido con sus compromisos de compensación por la ayuda económica recibida por el Fondo del programa. Fondo Quiero Estudiar Escala: Fondo de Financiero conformado por recursos de la Universidad, por donaciones de terceros, y por el recaudo de los pagos que efectúen los estudiantes vinculados una vez se gradúan, según lo dispuesto en el Acuerdo de Reciprocidad. Los recursos del Fondo Quiero Estudiar Escala se destinarán a cubrir los apoyos económicos de los estudiantes vinculados. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Internos (Cadena de Valor) Externos (Unidades académicas / administrativas/entidades externas ) Reglamento del Programa Quiero Estudiar Escala Protocolo de Recaudo Acuerdo de Reciprocidad 7
PRO-21-6-1-8 12/12/214 ANEXO 1: Plantilla de reporte de novedades de recaudos no regulares ANEXO 2: Formato de carta de agradecimiento 8. INDICADORES No aplica. 9. RIESGOS No aplica. 1. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 2/1/214 Publicación 12/12/214 11. APROBACIÓN Nombre Cargo Fecha Elaboró Karen Plazas Ingeniero de procesos 2/1/214 Revisó Tatiana Robayo financiero 3/1/214 Aprobó Ana Maria Neiza Jefe de Financiero 23/1/214 8
PRO-21-6-1-8 12/12/214 ANEXO 1 PLANTILLA DE REPORTE DE NOVEDADES DE RECAUDOS NO REGULARES 9
PRO-21-6-1-8 12/12/214 ANEXO 2 FORMATO CARTA DE AGRADECIMIENTO Bogotá, D.C., Julio 1 de 219. Señor (a) Nombre del estudiante Estudiante Dirección Estudiante Ciudad Apreciado (a) Nombre del (a) Estudiante : Para la Universidad de los Andes y la Comunidad Uniandina es un gran orgullo comunicarle, que ha terminado su fase de compensación al Fondo Quiero Estudiar Escala, y gracias a su solidaridad y reciprocidad, la Universidad ha podido apoyar a más estudiantes colombianos con excelentes calidades académicas y personales que como usted, no cuentan con los recursos económicos para acceder a un programa profesional de alta calidad. Le agradecemos, ya que su ejemplo inspira a los demás Estudiantes Vinculados a la Beca Quiero Estudiar Escala, a exaltar los valores de solidaridad, reciprocidad y apoyo colaborativo. Fue un honor contar con su vinculación al programa Quiero Estudiar Escala. Cordial saludo, ANA MARÍA NEIZA ROMERO Jefe de Financiero. Universidad de los Andes. 1