Objetivo: Describir las actividades que se realizan para Identificar las constantes actualizaciones sobre temas de Comercio Exterior para ofrecer un servicio de educación continúa. Alcance: Agentes Aduanales, personal de Agencias Aduanales, Estudiantes y público en general interesado y/o relacionado al Comercio Exterior. Definiciones: AAARAC: Asociación de Agentes Aduanales de Reynosa, A. C. Agremiados: Agentes Aduanales Socios de AAARAC CAAAREM: Confederación de Asociaciones de Agentes Aduanales de la República Mexicana IUCAAAREM: Instituto Universitario CAAAREM. Personal Involucrado: Presidente de AAARAC: Autorizar lo relacionado con los cursos (fecha y costos) Presidente de Operadora: Autoriza las órdenes de compra (AAA03) para insumos, coffee break, viáticos, expositores, etc. (folio) Director de AAARAC: Gestiona con la Encargada de Capacitación todo lo necesario para el curso y/o videoconferencia Comisionada de Capacitación: Revisa los temarios de cursos disponibles, cotizaciones para validación de cursos y autoriza el curso elegido. Encargada de Capacitación: Gestiona todo lo necesario para impartir un curso en las instalaciones de AAARAC ya sea modo presencial o videoconferencia. Informar al Presidente, todo lo relacionado con los cursos que se quieren llevar a cabo (costos, programación etc.) 1
Solicitar la aprobación de la invitación en conjunto con la Comisionada de Capacitación Presentar informe de la asistencia a curso realizados. Enviar a la encargada de IUCAAAREM, la información del curso como temario, objetivo y duración, para que se otorguen los puntos para los Agentes Aduanales en caso de ser presencial. Enviar la lista de Asistencia por correo electrónico para la elaboración de las constancias. Asegurar que se realicen las gestiones necesarias sobre viáticos de instructores, aplicables para cursos presenciales Informar del avance y pendientes que existan, a la asistente de presidencia. Informarle al encargado de Sistemas las fechas programadas de Cursos para el apoyo y la revisión de los aparatos que se utilicen. Así como el envío del archivo de la presentación que se transmitirá en el curso. Solicitar a la encargada de finanzas, el pago de los recursos que se utilizarán para el curso programado. Proporcionar la lista de Asistencia a finanzas (por empresa), para el cobro del mismo. Asistente de Presidencia: Apoyo en gestionar los vuelos del avión del expositor (en caso de aplicar). Recepción AAARAC: El día del curso recibe a los participantes y elabora el anuncio de bienvenida. Soporte de Sistemas: Coordinación de salón en cuanto a sonido y proyección del material a impartir Finanzas: Gestiona órdenes de compra autorizadas, elabora facturas para cobro de asistencia a cursos, paga validaciones a IUCAAAREM y honorarios de expositores en caso de cursos presenciales. Personal de Intendencia: Coordina acomodo de mobiliario del salón de eventos así como la limpieza del mismo y los sanitarios. 2
Auxiliar Administrativo: Entregar las constancias en las agencias aduanales del personal participantes de los cursos. Instrucción: La Comisionada de Capacitación y/o el Presidente de la AAARAC, dan la autorización para programar el Curso Presencial o Videoconferencia. Cuando se trata de una Videoconferencia, la encargada de capacitación solicita a finanzas realice el pago de forma previa. La encargada de capacitación, realiza el envío del comprobante de pago a IUCAAAREM y se realiza la inscripción correspondiente. En caso de tratarse de un curso presencial, se procede con lo siguiente: La Encargada de Capacitación, establece comunicación con el expositor y/o despacho donde labora, para solicitar lo necesario y validar el curso ante IUCAAAREM, que es lo siguiente: CV TEMA OBJETIVO TEMARIO DURACION DEL CURSO MATERIAL PARA EXPONER Dicha información, se envía IUCAAAREM al personal de Ventas y Atención al cliente, excepto el material para la validación correspondiente. Una vez validado el curso, la encargada de capacitación, solicita la compra, para los boletos de avión a la Asistente de Presidencia. La encargada de capacitación realiza la reservación del hospedaje en el hotel elegido, con la tarifa convenio con la AAARAC, anexando carta garantía por los servicios que el huésped requiera, con la finalidad de evitar que le genere costo al expositor. Imprime el itinerario y numero de confirmación del hotel, para su entrega al Director General AAARAC, quien se encarga de la coordinación del traslado Aeropuerto Hotel Asociación Aeropuerto del expositor. 3
La encargada de capacitación entrega el CV del Expositor, a la Comisionada de Capacitación y al Presidente de AAARAC, para que puedan realizar la correspondiente presentación previa al inicio del curso. La encargada de capacitación, genera circular con invitación formal con la información del curso en mención, cubriendo los siguientes datos: Tema Dirigido a Horario Fecha Lugar Costo Registro Logos Objetivo Previo a fecha de curso de forma diaria se envía la invitación al público que va dirigido, así como al personal involucrado de la AAARAC, el registro se realiza mediante la página oficial de AAARAC, en la invitación se anexa el link y las indicaciones correspondientes. La encargada de capacitación, realiza una revisión de mobiliario y se realizan pruebas equipo electrónico a utilizar con el personal de Soporte de Sistemas. La Encargada de Capacitación reproducirá el material de apoyo previendo 20 materiales extras por asistentes sin registrar. Autorizada por el Director General, solicita a Finanzas la compra de Coffee Break (aplica en curso presencial y/o videoconferencia) El material a proyectar se envía al área de Sistemas de la AAARAC para que esté listo el día del curso. Con apoyo de personal de limpieza, la Encargada de Capacitación realizará un recorrido en el salón de eventos para revisar que todo este en perfecto estado. En caso de Videoconferencia un día antes, se realizan pruebas de sonido y de enlace para verificar la calidad de los mismos con apoyo de personal del Soporte Técnico de Sistemas DURANTE EL CURSO 4
En curso presencial, se recibe a los participantes quienes presentan su comprobante de registro, con el cual se confirma la asistencia y se lleva el control de dichos participantes, además se está al pendiente a las posibles necesidades de los asistentes y/o del expositor. En videoconferencia de igual manera se recibe a los participantes quienes presentan su comprobante de registro, con el cual se confirma la asistencia y se lleva el control de dichos participantes, además de monitorear el estado de la recepción de la videoconferencia y las necesidades que se presenten. En ambos cursos se entrega junto con el material, La Evaluación de Capacitación AAA-34 a los participantes con el objetivo de establecer mejoras en la calidad del servicio. DESPUES DEL CURSO La Encargada de Capacitación genera una lista de asistencia para el departamento de Finanzas por Agencia Aduanal o Empresa para que efectúe las facturas correspondientes. Se realiza otra lista para enviar al personal de Ventas y Atención al cliente de IUCAAAREM y generan las constancias por asistencia para entregar a los participantes. Una vez que envían por correo las constancias, se imprimen y preparan los paquetes por agencia para que el Auxiliar Administrativo haga entrega personalmente del sobre y firmen un documento de recibido. Documentos Relacionados Evaluación de Capacitación AAA-34 Lista de Asistencia para Finanzas Lista de Asistencia para IUCAAAREM Nivel de Revisión Descripción del Cambio Fecha 00 Emisión Inicial 04-Abr-16 Revisó Aprobó 5