Servicios Institucionales Parqueaderos Públicos y Privados Tabla de Contenido 1 OBJETIVO... 2 2 ALCANCE... 2 3 NORMATIVIDAD... 2 3.1 Directrices... 2 3.2 Lineamientos... 2 4 RESPONSABILIDADES... 2 4.1 Responsable del Proceso... 2 4.2 Responsabilidades específicas... 2 5 DEFINICIONES... 2 6 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 3 6.1 Descripción de actividades Cierre de Caja Parqueaderos Públicos... 3 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 4 8 INDICADORES... 4 9 RIESGOS... 4 10 CONTROL DE CAMBIOS... 4 11 APROBACIÓN... 4 12 ANEXOS... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1
Servicios Institucionales Parqueaderos Públicos y Privados 1 OBJETIVO Realizar el cierre de caja de los dos (2) puntos ubicados en el Parqueadero Público del Edificio Julio Mario Santodomingo y del punto ubicado en el Edificio Mario Laserna. 2 ALCANCE El proceso contempla desde la generación del reporte de facturación del sistema bytouch, el conteo físico de dinero y su correspondiente consignación en la entidad bancaria o depósito en la caja fuerte según corresponda al finalizar el turno. 3 NORMATIVIDAD 3.1 Directrices 3.2 Lineamientos 4 RESPONSABILIDADES 4.1 Responsable del Proceso Administrador de Negocios 4.2 Responsabilidades específicas Administrador de Negocios: Control y seguimiento a los reportes de facturación generados por bytouch Administrativo: Reportar las novedades del cierre de caja haciendo uso de la Planilla de Gestor Financiero: Verificar que los reportes coincidan con la consignación, revisión de novedades y archivo por 3 años. 5 DEFINICIONES Base de Caja: Corresponde a la cantidad de dinero establecida con la que cada turno debe iniciar su operación. Dirección de Planeación y Evaluación 2
Servicios Institucionales Parqueaderos Públicos y Privados 6 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1 Descripción de actividades Cierre de Caja Parqueaderos Públicos ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de realizar el cierre de caja Cierres de caja archivados Gestor Financiero y Administrador de Negocios 1 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Generación de tirilla de cierre Generar e imprimir la tirilla de cierre generada por el sistema bytouch. bytouch Tirilla de cierre 2 Realizar conteo físico de acuerdo a la Tirilla de cierre y diligenciar Planilla de recepción de Realizar el conteo manual de dinero de acuerdo a lo reportado por el sistema y validarlo con la tirilla. En caso de existir faltantes o sobrantes debe reportarlos en la sección de observaciones de la Planilla de. Planilla de 3 Realizar control de base de caja Se debe asegurar una base de $300.000 al momento de realizar el cierre de caja para el turno siguiente y dejarlo en el cajón monedero 4 Armar bolsa de cierre Como parte de su cierre de turno, el debe adjuntar la Planilla diligenciada a la Tirilla de cierre. En la bolsa debe incluir esto, el dinero y guardarlo en la caja fuerte de la taquilla SD. - Tirilla de cierre - Planilla de 5 Solicitar acompañamiento de seguridad Si el corresponde al turno asignado que debe realizar la consignación bancaria, debe solicitar acompañamiento a la Jefatura de Seguridad y Servicios Básicos. 6 Realizar consignación (si aplica) El Administrativo del turno de 7:00 a.m. a 3:00 p.m. debe en el horario de 10:00 am a 11:00 am realizar la consignación del dinero correspondiente al turno de 6:00 a.m. a 2:00 p.m. de ese día, y los del día anterior de los turnos de 3:00 p.m. a 10:30 p.m. y el suyo de 7:00 ByTouch - Comprobante de consignación Uniandes - Recibo de consignación bancario Dirección de Planeación y Evaluación 3
Servicios Institucionales Parqueaderos Públicos y Privados am a 3:00 pm. Para esto, debe generar el Recibo de consignación, ir al banco a consignar, y en cada paquete anexar el Comprobante de consignación Uniandes y el Recibo de consignación bancario. Estos documentos deben llevarse a la taquilla del SD. 7 Verificar documentos de cierre El Gestor financiero se apoya en la Aprendiz Administrativo Financiero para que de 11:00 am a 12:00pm recoja los documentos de cierre en la taquilla del SD, los verifica y valida las novedades con la Administradora de Negocios, para luego proceder a archivarlos. Gestor Financiero- - Tirilla de cierre - Planilla de - Comprobante de consignación Uniandes - Recibo de consignación bancario 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) Planilla de EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad). 8 INDICADORES. 9 RIESGOS OPERATIVO Mal conteo de dinero que tenga como consecuencia sobrantes o faltantes 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 10/10/2016 Publicación 01/12/2016 11 APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA Dirección de Planeación y Evaluación 4
Servicios Institucionales Parqueaderos Públicos y Privados ELABORÓ Angélica Rodríguez Ingeniera de Procesos 10/10/2016 REVISÓ Karol Tapias Administrador de Negocios 31/10/2016 APROBÓ Jimena Hernández Jefe de 29/11/2016 12 ANEXOS Dirección de Planeación y Evaluación 5