: ASESORÍA Y Proceso: ASESORÍA Y Objetivo: Establecer los lineamientos y directrices para brindar información, orientación e intervención técnica a la comunidad, encaminadas a la satisfacción y a una respuesta oportuna. Actividad y Cómo se hace 1) EL SERVIDOR PUBLICO, identifica la oportunidad de realizar una asesoría y obedeciendo a una necesidad identificada ó a una solicitud de la comunidad y radicada el formato de registro de solicitudes. Considérese Asesoria: Brindar información y/o orientación al usuario sobre una problemática determinada, sea vía telefónica, personalizada en campo o realizada mediante visita a las oficinas de la dependencia. Considérese Asistencia Técnica: Realizar una intervención técnica de acuerdo a la asesoría suministrada inicialmente, y que pueda generar una posible o eventual entrega de insumos al usuario para la aplicación y/o solución de la problemática determinada en la asesoría inicial. Nota: las revisiones de cualquier índole que se realicen en los predios de los usuarios no son considerados como una asesoría o asistencia técnica. Documentación Registros Formato registro de solicitudes de AAT y Formato de informe de Asesoría y Asistencia técnica. Referencia 2) SERVIDOR PUBLICO, evalúa si cuenta con los recursos humanos, físicos y logísticos para prestar el servicio: 2. A) Si no existe la capacidad para prestar el servicio, se lo comunica al secretario de despacho para dar respuesta al usuario, el Secretario a su vez debe gestionar o dar solución a la necesidad de recursos para brindar la AAT adecuada, si se presenta solución se procede y se continúa con el paso 5 y 9 respectivamente. 2. B) Si existe la capacidad para prestar el servicio, se continúa con el. 3) SERVIDOR PÚBLICO, evalúa si la solicitud, corresponde a una asesoría y/o que la comunidad y/o externo requiere. 3 A) Si es una asesoría, el servidor público le brinda la información u orientación necesaria al usuario o grupo de personas frente a la problemática detectada y registra los resultados en el formato de asesoría y a la comunidad y se continúa con el paso 8. 3 B) Si es una asistencia, se continúa con el Formato informe la asesoria y. Formato asesoria y CLOPAD Informe asesoria y obras públicas e infraestructura municipal. Guías de asesoría y asistencia técnica a la comunidad. Página 1 de 5
Actividad y Cómo se hace 4) SERVIDOR PÚBLICO, evalúa con el secretario de despacho si es necesario contratar un servicio o realizar un convenio para la prestación servicio de asistencia. 4 A) Si es necesario la contratación servicio o la realización de un convenio, se aplica el de contratación y se continúa con el. 4 B) Si no es necesaria la contratación servicio o la realización de un convenio y se continúa con el proceso. 5) SERVIDOR PÚBLICO, realiza las actividades de Asesoría, teniendo en cuenta los parámetros dados en las guías de asesoría y y en el de propiedad ; si este aplica. 6) SERVIDOR PÚBLICO, identifica la existencia de producto no conforme en su proceso. 6 A) Si existe producto no conforme, se realiza la identificación, tratamiento, verificación y liberación producto no conforme 6 B) Si no existe producto no conforme, se continúa el. 7) LIDER DEL PROCESO, efectúa el seguimiento, medición y análisis al proceso de asesoría y, según el indicador y la encuesta de satisfacción al que se realiza cada seis meses. La encuesta se aplicara al 10% total de número de solicitudes atendidas en dicho periodo. 8) EL LIDER DEL PROCESO, evalúa la necesidad de tomar alguna acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al indicador, y a los resultados de la encuesta de satisfacción externo y auditoría interna y externa. 8 A) Si es necesario tomar alguna acción, se aplica el de acciones correctivas, preventivas o de mejora según el caso y se continúa con el. 8 B) Si no es necesaria ninguna acción, se continúa con el. 9) EL LIDER DEL PROCESO, conserva los documentos de acuerdo al control de documentos con el fin de dejar evidencia de las actividades realizadas y finaliza el. Registros Formato propiedad. Documentación Control Formato producto no conforme Encuesta satisfacción Referencia Proceso contratación Guías asesoría asistencia técnica. de y propiedad Guía propiedad. Guía producto no conforme producto no conforme. Guía aplicación de Encuestas de satisfacción. acciones correctivas, preventivas y de mejora. control de documentos. Página 2 de 5
Control de Documentos Control de los Registros Registro 1 Registro de solicitudes y atención de asesoría y 2 Formato para la asesoría y asistencia a la comunidad 3 Formato asesoria y CLOPAD 4 Informe asesoria y obras públicas e infraestructura municipal. 5 Formato producto no conforme 6 Formato control de documentos. 7 Encuesta satisfacción 8 Formato control propiedad Responsable de Diligenciarlo Lugar de Almacenamiento Servidor público Servidor público Servidor público Servidor público Servidor público Líder proceso Líder proceso Servidor publico. Tiempo de Retención Documentos de Referencia Referencia Breve Descripción Lugar de Almacenamiento 1 Proceso contratación Describe las actividades necesarias para realizar una contratación en la Administración Municipal de Girardota 2 Producto Describe las actividades necesarias para No conforme tratar un producto no conforme 3 para Describe las actividades necesarias para Acciones correctivas, realizar acciones correctivas, preventivas y preventivas y de mejora de mejora. 4 Guía Asesoria y Describe los parámetros que se deben Página 3 de 5
Referencia Breve Descripción Asistencia Técnica 5 propiedad 6 Guía propiedad 7 Guía producto y/o servicio no conforme 8 Guía Aplicación de Encuestas llevar a cabo para realizar una asesoria y/o en las diferentes áreas de la Administración Municipal Describe los aspectos a tener en cuenta para el uso, tratamiento y manejo de la propiedad dentro proceso. Describe los bienes que se utilizan en el proceso, código de identificación y tratamiento. Relación de los productos y/o servicios no conformes identificados en la Administración Municipal Describe la metodología que se utiliza para la aplicación de encuestas al externo y interno. Lugar de Almacenamiento Notas de Cambio y Anexos Notas de Cambio Naturaleza Cambio Inicial 1 00 No aplica para el Identificación Cambio En el en la referencia de la actividad dos se elimino el proceso de contratacion En la actividad 3 se elimino el registo de gormato de solicitudes Final 01 2 00 No aplica para la 01 actividad 3 00 Observación de la Se anexa en la actividad 4 la guia de asesoria 01 auditoria y asistencia tecnica 4 00 No aplica para la En la actividad 6 se cambia el documento de 01 actividad referencia proceso de elaboracion de documentos por el proceso de contratacion 5 00 Agilidad en el En el control de registros se cambio el tiempo 01 procedimeinto de rentencio de 3 a dos años 6 00 No conformidad en los En los documentos de referencia se actualizo 01 registros segun los descritos en las actividades 7 00 Observacion de la Se realizaron modificaciones en la guia de 01 auditoria asesoriany aistencia tecnica y el resumen de asesoria y asistencia tecnica, se creo el formato de asesoria y asistencia tecnica a la cominidad y asistencia tecncia CLOPAD 8 01 Observación Auditoria En el se realiza la encuesta de 02 externa satisfacción y se anexa como un nuevo formato 9 02 Al cambiar los Se eliminan los formatos Solicitud de 03 indicadores estos Asesoria y Asistencia Técncia y Resumen de formatos no generan Asesoria y Asistencia Técnica. informacion necesaria. 10 02 Se requiere registrar Se adiciona el formato Solicitud y atención de 03 Página 4 de 5
Inicial Naturaleza Cambio información para la medicion de los nuevos indicadores. 11 02 Observacion de auditoria externa. 12 03 Observacion auditoria interna 13 03 Mitigacion no conformindad menor sistema de gestión de calidad. 14 04 Se ajustan las actividades proceso Identificación Cambio Asesoria y Asistencia Técncia para el registro de solicitud y atencion de asesoria y. Cambios en el procedimeinto. Se adicionan los conceptos de producto no conforme Se especifica la metodologia para la aplicación de las encuestas de satisfacción. Dentro se tiene en cuenta en de propiedad. Se disminuye el porcentaje a evaluar en las encuestas de satisfacción, se asignan nuevos responsables a las actividades. Final 03 04 04 05 Anexos Código Nombre 1 G-AM-001 Guía de Asesoría y Asistencia 2 F-AM-008 Informe Asesoría y 3 F-AM-025 Asesoría y Asistencia técnica CLOPAD 4 F-AM-031 Informe asesoría y obras públicas e infraestructura Municipal. 5 F-AM-035 Encuesta satisfacción. 6 F-AM-044 Solicitud y Atención de Asesoría y Asistencia Técnica. 8 F-AM-055 Formato Historia Clínica 9 F-AM- 075 Registro Entrega De Materiales, Equipos E Insumos Elaboró Revisó Aprobó Carlos Alberto Salinas Janeth Alzate Restrepo Luís Fernando Ortiz Sánchez Página 5 de 5