CDI-PR-0000004-09. OBJETIVO Pagar oportunamente la nómina de los Servidores Públicos, adscritos a la CDI, a través del establecimiento de las políticas y normas, que regulan la ejecución de las operaciones. 2. ALCANCE Unidades Administrativas de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas 3. MARCO JURÍDICO Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento. Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio correspondiente. Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto de Gasto para la Administración Pública Federal. Estatuto Orgánico de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. 4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4. La Dirección de Recursos Humanos y Organización (DRHO) deberá entregar al, cinco días hábiles antes de la fecha del pago de nómina, las pólizas de diario para el registro de los pasivos correspondientes. 4.2 La Dirección de Recursos Humanos y Organización, deberá entregar el Oficio de Solicitud de Pago de, los disquetes de Layout (Base de Datos de la ), así como la Servidores Públicos a los que se les emite pago vía cheque, dos días antes del pago quincenal al Departamento de, quien se encargará de realizar la Transferencia Electrónica para la dispersión de sueldos a cada una de las cuentas de los empleados, y en su caso la emisión de cheques correspondientes. 4.3 Los oficios que la DRHO deberá entregar al dos días hábiles antes de la fecha de pago calendarizado, son los siguientes: a. Oficio de Layout de los depósitos a las cuentas de Bancomer. b. Oficio de Layout de los Depósitos Interbancarios. c. Oficio donde señala la quincena a pagar y la afectación a la cuenta de Acreedores Diversos, correspondiente al pago de honorarios. 2 de 9
CDI-PR-0000004-09 d. Oficio donde señala la quincena y la afectación de la cuenta de por Pagar, correspondiente al personal de estructura. 4.4 El Oficio de Solicitud del y la Servidores Públicos correspondiente al pago vía cheque, deberán contener la firma del Titular de la Dirección de Recursos Humanos y Organización para que proceda el trámite. 4.5 El Jefe del es el responsable de autorizar vía Sistema Pagel y Pagel Interbancario la transferencia de recursos a la Institución Bancaria, con día hábil de anticipación, para el pago de nómina, mediante la clave de autorización de acceso al sistema. 4.6 La DRHO deberá entregar los clasificados por área al para que el Caja elabore la Relación clasificados por área y éstos sean turnados a los Enlaces Administrativos. 4.7 Los Enlaces Administrativos deberán recabar del empleado firma de conformidad en el original del Recibo de, para su devolución al Caja en un máximo de cinco días hábiles después de la quincena, para su resguardo. Cabe señalar que los, por ningún motivo serán entregados al interesado por el Caja. 4.8 Para el caso de por cheque, el es el responsable de elaborar las Pólizas Cheque por concepto de nómina, así como recabar las firmas en las Pólizas y cheques correspondientes y enviarlas al Caja para que el cheque sea entregado a los empleados. 4.9 Para entregar el cheque por concepto de pago de nómina, el empleado deberá presentar identificación con fotografía (credencial del elector, pasaporte o cartilla) vigente y que ésta no presente tachaduras o enmendaduras que puedan ser consideradas como alteraciones, firmando en la Póliza de Cheque y en el original del Recibo de. 4.0 Los expedientes bajo resguardo del, contendrán: RESPONSABLE DOCUMENTOS Encargado de Archivo Póliza de Diario (original), por concepto de pago electrónico. Póliza de Egreso (original), por concepto de cheques. la emisión de cheques Respaldo de transferencia, efectuado por el pago de nómina (en pantalla y/o impresa). 3 de 9
CDI-PR-0000004-09 5. DIAGRAMA DE FLUJO Coordinador del emisión de cheques Caja Jefe del Enlace Administrativo / Encargado de Archivo (según sea el caso) Inicio VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTE Recibe de la DRHO Pólizas Contables para registro de pasivos, por concepto de pago de nómina, de conformidad a la política 4. Pólizas Contables 2 Disquetes de Layout Recibe oficios de la DRHO de pago de nómina con los soportes de conformidad a la política 4.3 Oficios Servidores Púb. 3 Verifica que los soportes correspondan a los o ficios de solicitud de la DRHO de pago de nómina 4 Disquetes de Layout Oficios Servidores Púb. 4 de 9
CDI-PR-0000004-09 Coordinador del emisión de cheques Caja Jefe del Enlace Administrativo / Encargado de Archivo (según sea el caso) 3 Disquetes de Layout Coincide? Si Turna al la emisión de cheques para tramitar pago Oficios Servidores Púb. No 4 Turna soportes y oficios a la DRHO para que verifiquen soportes Recibe oficios de solicitud de la DRHO con los soportes 5 2 Disquetes de Layout Cheque Parámetros de pago Recibos Recibe Recibos de y copia de oficios de la DRHO Oficios Oficios 3 Dispersión electrónica 6 Servidores Púb. 7 Verifica que el monto de los coincida con el monto de los oficios Oficios Informa al Coordinador del Depto. de, para que notifique a la DRHO con doctos. soporte y realice la corrección Oficios No Son correctos? Si 4 6 5 de 9
CDI-PR-0000004-09 Coordinador del emisión de cheques Caja Jefe del Enlace Administrativo / Encargado de Archivo (según sea el caso) PAGO ELECTRÓNICO 4 7 Disquetes de Layout Disquetes de Layout Verifica que el monto señalado en los disquetes del Layout correspondan al monto reconocido por el Sistema Pagel y Pagel Interbancario Pagel y Pagel Interbancario Informa al Coordinador del Depto. de, para que notifique a la DRHO y turne los disquetes del Layout para su corrección 4 No Son correctos? Si 8 Prepara vía Sistema trámite de pago de nómina e informa al Jefe del Depto. de que la información esta lista para su autorización Disquetes de Layout Pagel y Pagel Interbancario Autoriza mediante clave de acceso el Sistema la transferencia de recursos, para que sea enviada a la Institución Bancaria y ésta proceda a la validación y dispersión de cuentas individuales 9 Pagel y Pagel Interbancario 0 Estado de Cuenta Verifica al siguiente día del pago de nómina en el Estado de Cuenta el cargo por concepto de nómina contra el monto del Layout Disquetes de Layout Coinciden los montos? No 2 Si 6 de 9
CDI-PR-0000004-09 Coordinador del emisión de cheques Caja Jefe del Enlace Administrativo / Encargado de Archivo (según sea el caso) 0 Informa a la DRHO el número de cuenta bancaria y el monto rechazado, para autorizar el pago con cheque 0 2 Póliza de Diario Elabora Póliza Diario por el registro del pago de nómina vía electrónica 6 PAGO CON CHEQUE 4 3 Póliza de Egreso / Cheque 4 Elabora cheques y Póliza de Egreso de acuerdo a la Servidores Púb., turna para su revisión al Jefe del Depto. de Servidores Púb. Verifica que este debidamente elaborado el cheque y Póliza de Egreso, en cuanto al nombre, importe, fecha y contabilización Póliza de Egreso / Cheque Servidores Púb. 3 4 Son correctos? No Cancela cheque y/o Póliza de Egreso 5 Si Póliza de Egreso / Cheque Servidores Púb. 7 de 9
CDI-PR-0000004-09 Coordinador del emisión de cheques Caja Jefe del Enlace Administrativo / Encargado de Archivo (según sea el caso) ENTREGA DE COMPROBANTES A EMPLEADOS 2 4 6 5 Recibos Entregados Elabora Recibos Entregados y turna a los Enlaces Administrativos de cada área, adjuntando los correspondientes Rubrica de revisado en la Póliza de Egreso y recaba en cheques dos de las firmas de los Servs. Púbs. autorizados y la rúbrica de autorización del DPP en la Póliza de Egreso, envía a Caja Gral Póliza de Egreso / Cheque Servidores Púb. 7 Recibos Entregados 8 Resguarda Recibos de originales, firmados por los empleados y Recibos de Recibos Entregados Enlace Administrativo recaba en el Recibo de original, firma de conformidad del empleado y turna al Caja 9 Archiva los documentos en los expedientes de conformidad a la política 4.0 Fin Póliza de Diario Póliza de Egreso Respaldo por Transferencia 8 de 9
CDI-PR-0000004-09 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad Verificación de Documentos Soporte Coordinador del Recibe de la DRHO las Pólizas Contables para el registro de pasivos por concepto de pago de nómina, de conformidad a la política 4. 2 Recibe oficios de solicitud de la DRHO de pago de nómina a servidores públicos, de conformidad a la política 4.3, disquetes del Layout (base de datos de la nómina), servidores públicos que se emite su pago vía cheque y clasificados por área. 3 Verifica que los soportes correspondan a los oficios de solicitud de la DRHO de pago de nómina a servidores públicos. Coinciden? No: Turna soportes y oficios a la DRHO para que verifiquen soportes. Reinicia en el paso 2. Si: Turna al la emisión de cheques para tramitar pago. 4 emisión de cheques 5 Caja Recibe del Coordinador del oficios de solicitud de la DRHO de pago de nómina a servidores públicos, disquetes del Layout (bases de datos de la nómina), servidores públicos que se emite su pago vía cheque y. Realiza pago de acuerdo a los siguientes parámetros: Recibos: Turna al Caja. Ir al paso 5. Dispersión electrónica: Ir al paso 7. Cheque: Ir al paso 3. Recibe del emisión de cheques clasificados por área y copia de los oficios de la DRHO de pago de nómina a servidores públicos. 6 Verifica que el monto de los coincidan con el monto de las copias de los oficios de la DRHO de pago de nómina a servidores públicos. Son correctos? No: Informa al Coordinador del, para que éste a su vez notifique a la DRHO con documentación soporte y se realice la corrección necesaria. Reinicia en el paso 4. Si: Ir al paso 6. 9 de 9
CDI-PR-0000004-09 Paso núm. 7 Responsable emisión de cheques Pago Electrónico Descripción de la Actividad Verifica que el monto señalado en los disquetes del Layout correspondan al monto reconocido por el Sistema Pagel y Pagel Interbancario. Son correctos? No: Informa al Coordinador del, para que éste a su vez notifique a la DRHO y turne los disquetes del Layout para su corrección, señalando el problema. Reinicia en el paso 4. Si: Ir al paso 8. 8 Prepara vía Sistema Pagel y Pagel Interbancario trámite de pago de nómina, para la transferencia de recursos, de conformidad a la política 4.5. 9 Jefe del 0 emisión de cheques Informa al Jefe del que la información esta lista para su autorización. Autoriza mediante clave de acceso el Sistema Pagel y Pagel Interbancario la transferencia de recursos, para que sea enviada por Sistema a la Institución Bancaria y ésta proceda a la validación y dispersión a las cuentas individuales. Verifica al siguiente día del pago de nómina en el Estado de Cuenta el cargo por concepto de nómina contra el monto del Layout. Coinciden los montos? No: Ir al paso 2 Si: Ir al paso 2 Informa a la DRHO el número de cuenta bancaria y el monto rechazado, para autorizar el pago con cheque. Ir al paso 3 Elabora Póliza Diario por el registro del pago de nómina vía electrónica. Pago con Cheque 3 Elabora los cheques y Póliza de Egreso de acuerdo a la servidores públicos para pago con cheque, turna para su revisión al Jefe del. 0 de 9
CDI-PR-0000004-09 Paso núm. Responsable 4 Jefe del Descripción de la Actividad Verifica que este debidamente elaborado el cheque y Póliza de Egreso, en cuanto a nombre del servidor público, importe, fecha y contabilización. Son correctos? No: Cancela cheque y/o Póliza de Egreso. Reinicia en el paso 3. Si: Ir al paso 5. 5 Jefe del Rubrica de revisado en la Póliza de Egreso y recaba en los cheques dos de las firmas de los servidores públicos registrados en la Institución Bancaria y la rúbrica de autorización del Director de en la Póliza de Egreso y envía a Caja General para su pago. Entrega de Comprobantes a Empleados 6 Caja 7 Enlace Administrativo 8 Caja 9 Encargado de Archivo / emisión de cheques Elabora Recibos Entregados y turna a los Enlaces Administrativos de cada área. Recaba en el Recibo de original, firma de conformidad del empleado. Turna al Caja original, firmado por el empleado, para su resguardo. Resguarda original firmados por los empleados y. Archiva los documentos en los expedientes de conformidad a la política 4.0. de 9
CDI-PR-0000004-09 7. REGISTROS Registro Tiempo de conservación conservarlo Póliza de Diario Póliza de Egreso Recibos Entregados 5 años Encargado de Archivo 5 años Caja General 8. CONTROL DE CAMBIOS Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio De nueva creación. Incluye los apartados y formatos de la recientemente publicada Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de la CDI, versión 2.. 2 de 9
CDI-PR-0000004-09 9. GLOSARIO CDI Encargado de Archivo Enlace Administrativo Coordinador del la emisión de cheques Unidades Administrativas Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Servidor público adscrito al, que entre sus funciones está la del resguardo de los expedientes generados por el. Servidor Público adscrito a la CDI, que entre sus funciones está la de realizar trámites administrativos en general a los empleados del área correspondiente. Servidor público adscrito al, que entre sus funciones está la revisión de pólizas para su adecuada aplicación de afectaciones y el trámite la petición de recursos para cubrir el pago de nómina. Servidor público adscrito al, que entre sus funciones está la elaboración de cheques, pagos electrónicos y el trámite de firmas para el pago de nómina. Unidades, Coordinaciones, Direcciones Generales sustantivas y Direcciones de área de la CDI. 0. ANEXOS 0. Póliza de Diario 0.2 Póliza de Egreso 0.3 Recibos Entregados 3 de 9
CDI-PR-0000004-09 Anexo núm. 0. Póliza de Diario COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS ÁREA: () CLAVE: (2) PÓLIZA DE: DIARIO (3) FECHA (4) POLIZA N CUENTA N N O M B R E PARCIAL D E B E H A B E R (5) (6) (7) (8) (9) SUMAS IGUALES (0) $. $. ELABORADA POR REVISADA POR REGISTRADA POR () (2) (3) 4 de 9
CDI-PR-0000004-09 Anexo núm. 0. Póliza de Diario.Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse Área Nombre del área o unidad ejecutora. 2 Clave La clave o número que identifica a la unidad ejecutora 3 Fecha En números y letras, la fecha de elaboración de la póliza de diario. 4 Póliza no. El número consecutivo asignado a la póliza. 5 Cuenta no. El número de la cuenta contable afectada. 6 Nombre El nombre de la cuenta contable afectada. 7 Parcial Con números arábigos, en pesos y centavos, la cantidad por subcuenta. 8 Debe Con números arábigos, en pesos y centavos, el importe del cargo a la cuenta. 9 Haber Con números arábigos, en pesos y centavos, el importe del abono a la cuenta. 0 Sumas iguales Con números, en pesos y centavos, las sumas por columna del debe y el haber (columnas 8 y 9). Elaborada por Nombre completo y firma autógrafa de quien elabora la póliza. 2 Revisada por Nombre completo y firma autógrafa de la persona que revisa los registros de la póliza. 3 Registrada por Nombre completo y firma de la persona que registra la póliza de diario en el sistema contable automatizado vigente. 5 de 9
CDI-PR-0000004-09 Anexo núm. 0.2 Póliza de Egreso POLIZA DE CHEQUE COPIA DEL CHEQUE ( ) CONCEPTO DEL PAGO ( 2 ) FIRMA CHEQUE RECIBIDO ( 3 ) DISTRIBUCIÓN CHEQUE BENEFICIARIO COPIA COLOR ARCHIVO CON COMPROBANTES COPIA BLANCA NUMERICO CONTABILIDAD BANCARIAS CUENTA SUB-CUENTA N O M B R E PARCIAL D E B E H A B E R ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) SUMAS IGUALES ( 0 ) HECHO POR: REVISADO: AUTORIZADO: DIARIO: POLIZA No. ( ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) 6 de 9
CDI-PR-0000004-09 Núm. Dice Anexo núm. 0.2 Póliza de Egreso. Instructivo de llenado Debe anotarse Copia del Cheque Copia fotostática del cheque que se le queda al Cajero. 2 Concepto del pago Una breve descripción del concepto del pago o motivo por el que se elabora el cheque. 3 Firma cheque recibido La firma autógrafa de la persona beneficiaria; en formato DD/MM/AA, la fecha de entrega del cheque. 4 Cuenta El número de la cuenta contable afectada. 5 Sub-Cuenta El número de la sub-cuenta contable afectada. 6 Nombre El nombre de la cuenta contable afectada. 7 Parcial Con números arábigos, en pesos y centavos, la cantidad por subcuenta contable. 8 Debe Con números arábigos, en pesos y centavos, el importe del cargo a la cuenta. 9 Haber Con números arábigos, en pesos y centavos, el importe del abono a la cuenta. 0 Sumas iguales Con números, en pesos y centavos, las sumas del debe y el haber (columnas 8 y 9). Hecho por Iniciales del nombre completo de quien elabora la póliza. 2 Revisado Nombre completo y firma autógrafa del Jefe del pagos que revisa los registros contables de la póliza. 3 Autorizado Nombre completo y firma autógrafa del Director de Programación y Presupuesto. 4 Diario Se anota Egreso y la fecha en formato DD/MM/AA en la que se elaboró la póliza. 5 No. Póliza El número consecutivo asignado a la póliza. 7 de 9
CDI-PR-0000004-09 Anexo núm. 0.3 Recibos Entregados RELACION DE RECIBOS ENTREGADOS POR LA CAJA GENERAL DE LA CONADEPI CDI AL () No. N DE COBRO NOMBRE QUINCENA IMPORTE (2) (3) (4) (5) (6) TEL. 54-80-2-07 EXT. 848 MEXICO D.F. A (7) ENTREGÓ RECIBIÓ (8) (9) 8 de 9
CDI-PR-0000004-09 Núm. Dice Anexo núm. 0.3 Recibos Entregados. Instructivo de llenado Debe anotarse Al: El nombre de la Unidad Administrativa, la cual corresponden los. 2 No.: El consecutivo de los. 3 No. de Cobro: El número de empleado con el que fue registrado en la CDI. 4 Nombre: El (los) nombre(s), apellido paterno y materno del empleado. 5 Quincena: El número de quincena y el mes correspondiente a los 6 Importe: El monto señalado en el Recibo de. 7 México, D.F., a: El día, mes y año en que se elabora el formato. 8 Entregó: El nombre completo del Caja General. 9 Recibió: El nombre completo del Enlace Administrativo del área correspondiente. 9 de 9