Evaluación de Proyectos de Inversión Sesión #11: Estudio Organizacional
Contextualización Las sociedades humanas se han desarrollado por el esfuerzo colectivo de sus miembros que buscan mejorar sus condiciones de vida individual y grupal. Las organizaciones son grupos de personas que se juntan para trabajar por una meta común que implica logro de objetivos específicos; antes de iniciar el camino necesitan una idea clara sobre varias preguntas: Quiénes somos? Cómo estamos organizados? Dónde estamos? A dónde queremos llegar? Cómo llegamos ahí?
Introducción Las organizaciones que desean el éxito, primero definen: Meta que quieren lograr. Punto de partida. Estructura organizacional a utilizar. Estrategias generales y tácticas específicas a emplear. Objetivos a corto, mediano y largo plazo. En la formulación de proyectos de inversión, el estudio organizacional es la herramienta mediante la cual las organizaciones dan forma a su estructura para que ésta sea la adecuada a la consecución de sus objetivos y el logro de sus metas.
Explicación Determinación de la estructura organizacional El estudio organizacional determina la capacidad operativa de la organización para conocer y evaluar fortalezas y debilidades y definir la estructura requerida para el manejo de la inversión, operación y mantenimiento acorde con los requerimientos de la implementación del proyecto y la futura operación considerando las implicaciones económicas en las inversiones y los flujos netos de efectivo. Específicamente debe encontrar la estructura organizacional administrativa óptima y elaborar los planes de trabajo administrativos con que operará el proyecto al implementarse. De él se determinan las necesidades de personal, ubicación, mobiliario, equipos, tecnología y dinero para atender los procesos administrativos.
Determinación de la estructura organizacional Pasos del estudio organizacional: Definir los objetivos generales de la empresa; la estructura organizacional debe ir acorde a ellos. Enlistar las actividades administrativas necesarias para lograr los objetivos. Definir las actividades a subcontratar y las que se harán directamente. Agrupar en subsistemas las tareas y actividades relacionadas a las actividades que se harán directamente. Identificar las funciones específicas de cada subsistema. Identificar las necesidades de personal de cada subsistema. Expresar los subsistemas grupos de trabajo. Asignar funciones y definir cargos para cada grupo de trabajo. Elaborar el organigrama. Describir las funciones de cada cargo.
Estructura Organizacional Estructura organizacional: forma de dividir, agrupar y coordinar las actividades de la organización en las relaciones entre gerentes y empleados, entre sí y unos con otros; cumple los principios administrativos de división del trabajo, mando único, tramo de control, departamentalización y delegación de funciones y toma en cuenta las particularidades del proyecto; puede ser desde muy sencilla hasta muy compleja; hay 3 tipos básicos: Funcional: agrupa los elementos organización basada en su especialidad funcional. Divisional: partiendo de la departamentalización por productos, el diseño se compone por divisiones autónomas de producto o servicio. Matricial: combina las dos estructuras anteriores, su particularidad es que los empleados tienen, al menos, dos jefes: el gerente de departamento funcional y los de proyecto.
Determinación del perfil y descripción de costos Al determinar la estructura organizacional óptima hay que definir los perfiles del personal necesario para cada función y su costo. Se deberá simular detalladamente la estructura administrativa y de ahí se deberán desprender los gastos e inversiones asociados a la operación, los cuales afectarán, igualmente, el flujo de caja del proyecto y se deben considerar en el presupuesto de gastos de administración y venta como parte del estudio financiero.
Definición de la filosofía empresarial La filosofía empresarial es la estructura conceptual que la organización define para orientar o inspirar su comportamiento respondiendo a las cuestiones fundamentales su existencia y representa su forma de pensar oficial; define la forma de ser de una empresa basada en los principios y valores empresariales por lo que acaba siendo la visión compartida de la organización y se manifiesta en cómo se actúa ante los problemas, oportunidades y situaciones de cambio de la propia gestión empresarial. Tres elementos fundamentales y trascendentes: visión, misión y los valores de la organización.
Definición de la misión Misión: declaración perdurable de la razón de ser de la organización y el propósito de su existencia enumerando los productos y servicios que proveerá, el o los mercado(s) a que se dirige, su panorama de crecimiento y rentabilidad y su filosofía y actitud hacia sí misma y hacia el exterior. Elementos: principales clientes, consumidores y mercados, las áreas geográficas y/o económicas de cobertura, compromiso de crecimiento de la organización, principales productos y servicios, filosofía de existencia, la imagen pública buscada y la tecnología en que se apoya. Características: Que sea trascendente, congruente y basada en una norma de excelencia. Que englobe los objetivos de la organización en forma medible. Que diferencie a la organización. Que defina cuál es el giro de negocio que la organización desea. Que sea digna, significativa, estimulante y comprometedora. Que dé sentido social a la organización. Que sea clara, sencilla y atractiva.
Definición de la visión La visión se formula para comunicarse a toda la organización y define a dónde desea llegar y qué desea ser al llegar; define su dirección y características; busca integrar a todos los integrantes en pensamiento y acción de forma que su contenido se vuelva parte de la cultura organizacional. Para la visión se debe concebir una imagen ideal del proyecto, ponerla por escrito para crear el ideal del futuro de la organización, fijando todas las acciones en este punto; las decisiones y dudas se aclaran con facilidad. Características: Que represente el futuro de la organización. Que sea concreta y acertada para que permanezca estable y sin cambios. Que inspire y sea ambiciosa para que rete a la organización. Que sea atractiva y memorable para los miembros de la organización.
Definición de los valores Valores empresariales: son el núcleo de la cultura empresarial, dan sentido y orientación a la empresa y marcan la línea de acción cotidiana de la empresa; definen el carácter fundamental de la organización generando un sentido de identidad y pertenencia al propiciar un comportamiento ético (profesional, personal y social) y una capacidad flexible para la búsqueda de metas comunes; sobre todo, al marcar patrones para la toma de decisiones, son fuerzas impulsoras del cómo hacer correctamente las cosas.
Definición de los valores Para definir los valores de la organización, sus líderes deben definir los principios que la guiarán como normas de comportamiento para lograr los paradigmas o ideales a que la empresa aspira; sus elementos son: Voluntad: el deseo legítimo de la organización de lograr reconocimiento. Estrategia: referente a la orientación de la organización respecto de cómo se desea posicionar. Compromiso: se deben cumplir para volverse parte de la cultura y la vida cotidiana de la organización. Los valores de la organización se fundirán con las creencias y costumbres sobre la gente y el trabajo que definen el ambiente organizacional para formar la cultura de la organización que define las normas y estándares de comportamiento y los límites y posibilidades de pensamiento organizacional.
Conclusión El estudio organizacional define la estructura de la organización para administrar el proyecto incluyendo los requerimientos y perfiles de personal para operación y mantenimiento, así como instalaciones, mobiliario, equipo y consumibles para incluirlos en la inversión y en el presupuestos de gastos de administración del análisis financiero. El éxito del proyecto requiere definir la filosofía empresarial para determinar la meta hacia la que desea llegar la organización y cómo planea lograr su objetivo. La misión, visión y valores empresariales establecen las normas de conducta individuales y grupales de la organización y los criterios para la toma de decisiones cotidianas que forjen una cultura empresarial sólida que lleven al éxito y transcendencia del proyecto y de la organización.
Bibliografía Baca, Gabriel. (2006). Evaluación de Proyectos, Quinta Edición. México: McGraw Hill Interamericana. Ocampo, José E. (2006). Costos y Evaluación de Proyectos. México: Compañía Editorial Continental.