MANUAL DE PROCEDIMIENTO Tipo de Proceso: AP Habilitante de Apoyo Macroproceso: AP-01 Gestión Administrativa y Financiera Proceso: AP-01.2 Administración Financiera Subproceso: AP-01.2.2 Pago a Proveedores Procedimiento: Pagar a Proveedores por Servicios Básicos Dueño del Procedimiento: Director Nacional Financiero Versión: 01 FIRMAS DE RESPONSABILIDAD Elaborado por: Nombre Cargo Área Firma Ing. Daniel Mosquera Especialista en Procesos Dirección Nacional de Organización y Métodos Revisado por: Nombre Cargo Área Firma Lcda. Aída Salazar Espinoza Especialista Financiero 2 Dirección Nacional Financiera Ing. Yolanda Zambrano del Valle Ing. Angélica Bernal Eco. Gustavo Icaza Díaz Especialista Financiero 2 Especialista Financiero 1 Especialista Financiero 3 Dirección Nacional Financiera Dirección Nacional Financiera Dirección Nacional Financiera
Revisado por: Nombre Cargo Área Firma Ing. Hugo Alvarado Ing. Jessica Ramírez Director Nacional Directora Nacional Dirección Nacional Financiera Dirección Nacional de Organización y Métodos Aprobado por: Nombre Cargo Firma Ab. Suad Manssur Superintendenta de Compañías, Valores y Seguros 2
PAGAR A PROVEEDORES POR SERVICIOS BÁSICOS CÓDIGO: VERSIÓN: 01 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación 3
PAGAR A PROVEEDORES POR SERVICIOS BÁSICOS CÓDIGO: VERSIÓN: 01 ÍNDICE OBJETO...5 ALCANCE...5 NORMATIVA...5 GLOSARIO...6 CARACTERIZACIÓN...7 RESPONSABILIDADES...9 PROCEDIMIENTO... 11 FLUJOGRAMA... 16 FORMULARIOS... 22 4
PAGAR A PROVEEDORES POR SERVICIOS BÁSICOS CÓDIGO: VERSIÓN: 01 OBJETO Describir el procedimiento para realizar el pago a proveedores por servicios básicos de agua, luz y teléfono, estableciendo la documentación soporte que se debe archivar, a efecto de dar cumplimiento a la normativa establecida. ALCANCE El procedimiento inicia desde el envío de la solicitud de gasto y pago con la respectiva documentación de soporte, para solicitar el pago al Ministerio de Economía y Finanzas y concluye con la liquidación o devengamiento total del pago. NORMATIVA Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno. Reglamento para la Aplicación de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno. Directrices emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas. Normas Técnicas de Presupuesto. Normas Técnicas y Políticas de Contabilidad Gubernamental. Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos. Catálogo General de Cuentas. Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos. Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto y Pago de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. 5
PAGAR A PROVEEDORES POR SERVICIOS BÁSICOS CÓDIGO: VERSIÓN: 01 Código de Ética de los Servidores de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. GLOSARIO Autorizador del Gasto: Son autorizadores de gasto, las autoridades competentes de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros que, mediante acto administrativo cuenten con la facultad para ordenar y legalizar gastos acorde a los niveles previstos en el respectivo reglamento. Compromiso (COM).- Acto administrativo mediante el cual se conviene a contratar formalmente con un tercero la realización de obras, provisión de bienes o prestación de servicios. CUR.- Comprobante Único de Registro. Devengado.- Es el reconocimiento y registro de un ingreso o un gasto en el periodo contable a que se refiere. Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental.- Comprenden criterios que precisan y delimitan el proceso contable que está orientado a la creación, transformación, intercambio, transferencia, extinción y en general cualquier cambio producido en los hechos económicos y financieros en una entidad pública. Presupuesto.- El presupuesto es el instrumento en el cual constan las estimaciones de ingresos a obtener, así como de los gastos que podrán realizarse en función del financiamiento previsto. Es decir, constan por una parte el origen de sus fuentes de financiamiento a través de la identificación de las diversas fuentes tributarias y no tributarias y por otra, el destino que se dará a los recursos financieros durante su vigencia. Proveedor.- Es un ente, persona natural o persona jurídica, que se encarga del abastecimiento de un bien o servicio hacia otro ente al que le haga falta. 6
CARACTERIZACIÓN 7
TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 08/03/2018 MACROPROCESO: Gestión Administrativa y Financiera VERSIÓN: 02 PROCESO: Administración Financiera ELABORADO POR: Ing. Daniel Mosquera SUBPROCESO: Pago a Proveedores APROBADO POR: Ing. Jessica Ramírez PROCEDIMIENTO: Pagar a Proveedores por Servicios Básicos CONTROLES INDICADORES: VOLUMEN DE OPERACIONES: Cantidad de CUR s de Pago Procesados (Diario, semanal, mensual). NORMATIVA: Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno. Reglamento para la Aplicación de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno. Directrices emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas. Normas Técnicas de Presupuesto. Normas Técnicas y Políticas de Contabilidad Gubernamental. Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos. Catálogo General de Cuentas. Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos. Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto y Pago de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Código de Ética de los Servidores de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. ENTRADAS SALIDAS PROVEEDORES Proveedores de Servicios Básicos Factura. Detalle de consumo del servicio básico (en caso de aplicar). Solicitud de Gasto y Pago. PAGAR A PROVEEDORES POR SERVICIOS BÁSICOS CUR de Compromiso. CUR de Devengado. Comprobante de Pago. Confirmación de Pago. CLIENTES Proveedores de Servicios Básicos TECNOLOGICOS: Sistema esigef Excel HUMANOS: Director Nacional Financiero Especialista Financiero 3 (Quito) Especialista Financiero 1-2-3 (Contabilidad) Especialista de Presupuesto 1-2-3 Especialista Financiero 1-2-3 (Tesorería) Especialista Financiero 1-2-3 (Control Previo) Autorizador del Gasto Especialista Administrativo 3 (Servicios Generales) RECURSOS
PAGAR A PROVEEDORES POR SERVICIOS BÁSICOS CÓDIGO: VERSIÓN: 01 RESPONSABILIDADES DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO / ESPECIALISTA FINANCIERO 3 (QUITO) Revisar, autorizar y firmar la solicitud de gasto y pago. Revisar y firmar el CUR de devengado. Presentar información financiera a las autoridades de la Institución, cuando éstas lo requieran. ESPECIALISTA FINANCIERO 2 3 (CONTABILIDAD) Aplicar las normas, políticas y demás procedimientos contables. Definir procedimientos y clases de registro que permitan el registro y control de las operaciones contables y financieras. Revisar los documentos soporte relacionados con el CUR de devengado, para luego autorizarlos en el sistema esigef. ESPECIALISTA FINANCIERO 1 2 3 (CONTROL PREVIO) Verificar la legalidad, propiedad, veracidad, conformidad, confiabilidad de los documentos soportes que respaldan los egresos a realizar por la Institución. Verificar la existencia de la certificación presupuestaria para la realización de los pagos correspondientes. ESPECIALISTA FINANCIERO 1-2 (CONTABILIDAD) Verificar la legalidad, propiedad, veracidad, conformidad, confiabilidad de los documentos soportes que respaldan los egresos a realizar por la Institución previo al registro en el sistema esigef. ESPECIALISTA FINANCIERO 1-2 - 3 (TESORERÍA) Revisar y aprobar la documentación soporte y el CUR de devengado, previo a solicitar al Ministerio de Economía y Finanzas las autorizaciones de pago a favor de los beneficiarios en el sistema esigef mediante el uso de la herramienta biométrica. ESPECIALISTA DE PRESUPUESTO 1-2-3 Emitir y aprobar certificación presupuestaria en el sistema esigef. 9
PAGAR A PROVEEDORES POR SERVICIOS BÁSICOS CÓDIGO: VERSIÓN: 01 Registrar y aprobar el CUR de compromiso en el sistema esigef. ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO 3 (SERVICIOS GENERALES) Elaborar la solicitud de gasto y pago. Remitir la solicitud de gasto y pago con la respectiva documentación soporte al Autorizador del Gasto. Corregir y solucionar cualquier observación respecto a la solicitud de gasto y pago, o a la documentación soporte. AUTORIZADOR DEL GASTO Revisar y verificar que la solicitud de gasto y pago con la respectiva documentación soporte esté correcta y completa acorde a cada caso. Verificar el saldo de la certificación presupuestaria emitida anualmente, previo a la autorización del gasto por concepto de pago de servicios básicos. Autorizar con su firma la solicitud de gasto y pago, en caso que la misma se encuentre correcta y cuente con la documentación soporte requerida. Observar y devolver la solicitud de gasto y pago con la documentación soporte, en caso de existir observaciones. 10
PAGAR A PROVEEDORES POR SERVICIOS BÁSICOS CÓDIGO: VERSIÓN: 01 PROCEDIMIENTO ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO 3 (SERVICIOS GENERALES) O QUIEN HAGA SUS VECES 1. Elabora y firma formulario AP-01.2.2.01-F1 Solicitud de Gasto y Pago. 2. Adjunta documentación habilitante: Factura 1. Otros documentos especificados de respaldo, de detalle del consumo del servicio básico. 3. Remite al autorizador del gasto pertinente 2, la solicitud de gasto y pago con toda la documentación soporte. AUTORIZADOR DEL GASTO 4. Revisa la solicitud de gasto y pago con la respectiva documentación soporte. Nota: Para el pago de servicios básicos deberá verificar el saldo de la certificación presupuestaria emitida anualmente 3. 5. Determina las acciones a seguir acorde a cada caso: 5.1. En caso de autorizar solicitud de gasto y pago, remite documentación al Especialista Financiero 1-2-3 (Control Previo). Continúa en numeral 6. 5.2. En caso de existir observaciones en la solicitud de gasto y pago y/o documentación soporte, devuelve la documentación al Especialista Administrativo 3 (Servicios Generales) o quien haga sus veces. Continúa en numeral 1. 1 Acorde al proveedor de servicios básicos la factura será recibida en la matriz o en las regionales, descargando directamente del portal electrónico de cada proveedor; mediante correo electrónico; o, en su defecto la Unidad de Servicios Generales deberá ir a retirar la factura a las oficinas del proveedor pertinente. 2 El autorizador de gasto se definirá acorde al cuadro establecido en el Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto y Pago de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. 3 El Director Nacional Administrativo y los Intendentes Regionales (Machala, Cuenca, Portoviejo y Loja), solicitarán mediante memorando al Director Nacional Financiero una certificación presupuestaria anual a inicios de cada año, cuyo monto será un estimado con respecto al valor ejecutado en el ejercicio fiscal anterior. El Especialista Administrativo 2-3 de la Intendencia Regional de Quito, y el Intendente Regional de Ambato, solicitarán mediante memorando al Director Regional Administrativo y Financiero una certificación presupuestaria anual a inicios de cada año, cuyo monto será un estimado con respecto al valor ejecutado en el ejercicio fiscal anterior. 11
PAGAR A PROVEEDORES POR SERVICIOS BÁSICOS CÓDIGO: VERSIÓN: 01 ESPECIALISTA FINANCIERO 1-2-3 (CONTROL PREVIO) 6. Recibe la solicitud de gasto y pago con la respectiva documentación soporte. 7. Revisa la legalidad, propiedad, veracidad y conformidad de la solicitud de gasto y pago con su documentación soporte. 7.1. En caso de tener alguna observación devuelve la documentación al Autorizador del Gasto, continúa en numeral 5.2. 8. Firma la solicitud de gasto y pago. 9. Remite la solicitud de gasto y pago con la respectiva documentación soporte para la generación del CUR de compromiso presupuestario al Especialista de Presupuesto 1-2-3. Continúa en numeral 10. ESPECIALISTA DE PRESUPUESTO 1-2-3 10. Recibe la solicitud de gasto y pago con la documentación soporte, registra y aprueba el CUR de compromiso en el sistema esigef. 11. Imprime el CUR de compromiso y lo adjunta a la documentación soporte. 12. Remite la solicitud de gasto y pago con la documentación soporte y el CUR de compromiso al Especialista Financiero 2-3 (Contabilidad). ESPECIALISTA FINANCIERO 2-3 (CONTABILIDAD) 13. Recibe la solicitud de gasto y pago con la respectiva documentación soporte. 14. Asigna el trámite al Especialista Financiero 1-2 (Contabilidad), para el registro del CUR de devengado en estado solicitado en el sistema esigef. ESPECIALISTA FINANCIERO 1-2 (CONTABILIDAD) 15. Recibe la solicitud de gasto y pago con la respectiva documentación soporte. 16. Registra y genera en el sistema esigef el CUR de devengado en estado solicitado. 17. Imprime copia del CUR de devengado en estado solicitado. 18. Remite la documentación al Especialista Financiero 2-3 (Contabilidad) para su aprobación. ESPECIALISTA FINANCIERO 2-3 (CONTABILIDAD) 19. Recibe la documentación y revisa el valor registrado en el sistema esigef. 12
PAGAR A PROVEEDORES POR SERVICIOS BÁSICOS CÓDIGO: VERSIÓN: 01 19.1. Si existen errores devuelve acorde al tipo de error: 19.1.1. En caso de existir observaciones en la solicitud de gasto y pago o documentación soporte, devuelve documentación al Especialista Financiero 1-2-3 (Control Previo). Continúa en numeral 6. 19.1.2. En caso de error al generar el CUR de devengado en estado solicitado, se devuelve documentación al Especialista Financiero 1-2 (Contabilidad), para su corrección. Continúa en numeral 16. 20. Firma el CUR de devengado en estado solicitado. 21. Remite CUR de devengado en estado solicitado y documentación soporte al Director Nacional Financiero / Especialista Financiero 3 (Quito) para su firma. DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO / ESPECIALISTA FINANCIERO 3 (QUITO) 22. Revisa la solicitud de gasto y pago con la respectiva documentación soporte. 23. Firma CUR de devengado. 24. Autoriza con su firma la solicitud de gasto y pago. 25. Devuelve CUR de devengado al Especialista Financiero 2-3 (Contabilidad), para su aprobación en el Sistema esigef. ESPECIALISTA FINANCIERO 2-3 (CONTABILIDAD) 26. Recibe y revisa CUR de devengado con la respectiva documentación soporte. 27. Aprueba 4 en el Sistema esigef el CUR de devengado. 28. Remite CUR de devengado con la respectiva documentación soporte a Especialista Financiero 1-2-3 (Tesorería) para solicitar el pago al Ministerio de Economía y Finanzas. ESPECIALISTA FINANCIERO 1-2-3 (TESORERÍA) 29. Revisa en el sistema esigef CUR de devengado en estado aprobado y documentación soporte. 30. Solicita en el sistema esigef al Ministerio de Economía y Finanzas el pago a favor del beneficiario, mediante el uso de la herramienta biométrica. 31. Imprime ejemplar del CUR con los respectivos códigos de autorización. Nota: Los datos de aprobación detallarán el código de autorización, el usuario y la fecha. 4 Al aprobar en el sistema esigef el CUR de devengado cambia su estado a APROBADO. 13
PAGAR A PROVEEDORES POR SERVICIOS BÁSICOS CÓDIGO: VERSIÓN: 01 32. Genera los comprobantes de retención en la fuente por impuesto a la renta e IVA, en caso de ser necesario. 33. Entrega a los proveedores de bienes y servicios, vía correo electrónico, los comprobantes de retención en la fuente por impuesto a la renta e IVA, en caso de aplicar. 34. Confirma la transferencia en el sistema esigef, genera el CUR de pago respectivo e imprime el Comprobante de Pago y lo adjunta a la documentación soporte. 35. Remite vía correo electrónico, al Especialista Financiero 2-3 (Contabilidad), el detalle de las transferencias generadas en el día, para su confirmación con el mayor auxiliar de la cuenta 111.02.01 Recursos Fiscales del sistema esigef. ESPECIALISTA FINANCIERO 2-3 (CONTABILIDAD) 36. Recibe el detalle de las transferencias generadas en el día, y asigna al Especialista Financiero 1-2 (Contabilidad), para su revisión y confirmación. ESPECIALISTA FINANCIERO 1-2 (CONTABILIDAD) 37. Recibe el detalle de las transferencias generadas en el día y valida 5 con el mayor auxiliar de la cuenta 111.02.01 Recursos Fiscales, en el sistema esigef, que los valores hayan sido acreditados al beneficiario correspondiente. ARCHIVO MENSUAL DE CURs DE PAGOS CONFIRMADOS CON DOCUMENTACIÓN SOPORTE ESPECIALISTA FINANCIERO 2-3 (TESORERÍA) 38. Remite mensualmente al Especialista Financiero 2-3 (Contabilidad) CURs de pago confirmados con documentación soporte, para el archivo correspondiente. ESPECIALISTA FINANCIERO 2-3 (CONTABILIDAD) 39. Recibe CURs de pago confirmados con documentación soporte, correspondiente a las transacciones del mes. 40. Dispone la revisión de los números de CURs, y remite al Especialista Financiero 1-2 (Contabilidad) la documentación soporte para su archivo. 5 En caso de observaciones o inconsistencias, comunica vía correo electrónico al Especialista Financiero 2-3 (Contabilidad) con copia al Director Nacional Financiero / Especialista Financiero 3 (Quito), para que determinen las acciones que ameriten a cada caso. 14
PAGAR A PROVEEDORES POR SERVICIOS BÁSICOS CÓDIGO: VERSIÓN: 01 ESPECIALISTA FINANCIERO 1-2 (CONTABILIDAD) 41. Recibe y revisa los números de CURs de pago confirmados. 41.1. En caso de presentarse novedades informa al Especialista Financiero 2-3 (Tesorería) con copia al Especialista Financiero 2-3 (Contabilidad) y solicita la documentación requerida. Continúa en numeral 38. 42. Archiva la documentación. FIN DEL PROCEDIMIENTO 15
FLUJOGRAMA 16
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FORMULARIOS 22
AP-01.2.2.01-F1 SOLICITUD DE GASTO Y PAGO SOLICITUD DE GASTO Y PAGO No. Fecha: UNIDAD SOLICITANTE: Señor Presente.- Mucho agradeceré a usted se sirva autorizar el Gasto por la suma de: USD $ A favor de: Por concepto de: Para lo cual adjunto la siguiente documentación de respaldo: 1.- 2.- 3.- 4.- 5.- Observaciones adicionales: Atentamente, NOMBRE CARGO FIRMA ORDENADOR DEL GASTO: La Solicitud que Antecede ( ) ESTA AUTORIZADA FECHA DIRECCIÓN FINANCIERA/CONTROL PREVIO: La solicitud que antecede ( ) (f) CARGO ESTA AUTORIZADA Fecha: ORDENADOR DEL PAGO: Procede con el Pago. (f) RESPONSABLE CONTROL PREVIO Fecha: (f) CARGO AP-01.2.2.01-F1