1.0 OBJETIVO: Describir los pasos necesarios para la confección de la planilla de COPEG. 2.0 ALCANCE: El alcance de este punto comprende el pago de salarios quincenales, vacaciones, viáticos fijos, décimo tercer mes, liquidaciones y descuentos personales para funcionarios. 3.0 PROCEDIMIENTO: 3.1 La planilla de la Comisión se confecciona quincenalmente por medio de un programa especial para el pago de salarios. 3.2 Las fechas de pago de los salarios quincenales, serán los días 14 y 29 de cada mes, siempre y cuando sean días laborables. En caso de que las fechas indicadas correspondan a días sábados o domingos, el pago se realizará el día viernes anterior a la fecha establecida. En caso de caer día feriado, se realizará el pago el día hábil anterior. 3.3 Eliminado 3.4 El procedimiento de planilla comprende el pago de: a) Salarios quincenales (Acreditamiento de Salarios y Cheques). Se completan las tarjetas individuales de los funcionarios y se hacen los cambios correspondientes, a descuentos personales, aumento de salario, suspensión, salario retroactivo, etc. Código: PA-FIN-09 Revisión: 03 Aprobado por: Directores Administrativos Página 1 de 9
Se introducen los cambios de salarios en el programa de planilla. Se introducen los nuevos descuentos a cada funcionario en el programa de planilla. Se generan las transacciones. Se genera la planilla y se imprime un borrador de la planilla quincenal. Se verifica el borrador de la planilla contra las tarjetas individuales de los funcionarios. Una vez verificada y sin ningún error se imprime la planilla quincenal. Se genera la planilla a través del Sistema de Acreditamiento de Salarios y se verifica con la planilla quincenal. Se graba la Planilla de Acreditamiento de Salarios en un disquete 3.5 para el banco y se confecciona la carta autorizando la fecha de pago y el monto total de la planilla. Se envía la Planilla de Acreditamiento de Salario con la carta a los Directores Administrativos para la autorización. Una vez autorizada se envía al banco con tres días de anticipación por lo menos a la fecha de Acreditamiento. Se imprimen los comprobantes de pagos de Acreditamiento de salarios y se distribuyen por área. Se imprimen los cheques de salarios y se verifican contra la planilla quincenal. Se envía la planilla quincenal para la firma de los Directores Administrativos. Directores Administrativos con la máquina firmadora. Una vez firmados los cheques se confeccionan las notas por área para la distribución de los cheques especificando la fecha de pago. La misma deberá ser firmada y devuelta al Departamento de Contabilidad. Código: PA-FIN-09 Revisión: 03 Aprobado por: Directores Administrativos Página 2 de 9
b) Vacaciones (Acreditamiento de Salarios y Cheques). Se reciben los resueltos autorizando las vacaciones de los funcionarios con la fecha programada para el pago. El Jefe de Contabilidad autoriza el pago de las vacaciones. Se completan las tarjetas individuales de los funcionarios. Se introducen en el programa de planilla. Se generan las transacciones. Se genera la planilla y se imprime un borrador de la planilla de vacaciones. Se verifica el borrador de la planilla contra las tarjetas individuales de los funcionarios. Una vez verificada y sin ningún error se imprime la planilla vacaciones. Se genera la planilla a través del Acreditamiento de Salarios y se verifica con la planilla vacaciones. Se graba la Planilla de Acreditamiento de Salarios en un disquete 3.5 para el banco y se confecciona la carta autorizando la fecha de pago y el monto total de la planilla. Se envía la Planilla de Acreditamiento de Salarios con la carta a los Directores Administrativos para la autorización. Una vez autorizada se envía al banco con tres días de anticipación por lo menos a la fecha de Acreditamiento. Se imprimen los comprobantes de pagos de Acreditamiento de salarios y se distribuyen por área. Se imprimen los cheques de vacaciones y se verifican contra la planilla vacaciones. Se envía la planilla quincenal para la firma de los Directores Administrativos. Código: PA-FIN-09 Revisión: 03 Aprobado por: Directores Administrativos Página 3 de 9
Directores Administrativos. Una vez firmados los cheques se confeccionan las notas por área para la distribución de los cheques especificando la fecha de pago. La misma deberá ser firmada y devuelta al Departamento de Contabilidad. c) Viáticos Fijos al final de cada mes (Acreditamiento de Salarios y Cheques). Se deberá recibir los movimientos de personal los días 20 de cada mes. Se verifican los viáticos variables pagados contra el movimiento de personal y se descuentan los días que no tienen derecho a viático fijo. Se calculan los viáticos y se registran en el listado de viáticos (Excel). Luego se introducen en el programa de planilla, el cálculo del viático fijo por día en base a los días laborables. Se imprime el informe de viáticos fijos del programa de Planilla y se verifica contra el listado de viáticos (Excel). Al generar la planilla, se generan los viáticos. Luego al revisar la planilla contra las tarjetas, se verifican los totales de viáticos, y se sigue con el proceso de Acreditamiento de Salarios o Cheques. Se envía con la planilla para la autorización de los Directores Administrativos. d) Décimo Tercer Mes (Acreditamiento de Salarios y Cheques). Los pagos del Décimo tercer mes se realizarán los días 15 de los meses de abril, agosto y diciembre de cada año. No obstante, estas fechas pueden ser adelantadas por los Directores. Código: PA-FIN-09 Revisión: 03 Aprobado por: Directores Administrativos Página 4 de 9
Generales y Administrativos si lo consideran conveniente para la Comisión. Se llenan las tarjetas individuales de los funcionarios. Se verifican los acumulados en el programa de planilla. Se generan las transacciones. Se genera la planilla del XIII y se imprime un borrador de la planilla de XIII Mes. Se verifica el borrador de la planilla contra las tarjetas individuales de los funcionarios. Una vez verificada y sin ningún error se imprime la planilla de XIII Mes. Se genera la planilla a través del Acreditamiento de Salarios y se verifica con la Planilla de XIII Mes. Se graba la Planilla de Acreditamiento de Salarios en un disquete 3.5 para el banco y se confecciona la carta autorizando la fecha de pago y el monto total de la planilla. Se envía la Planilla de Acreditamiento de Salarios con la carta a los Directores Administrativos para la autorización. Una vez autorizada se envía al banco con tres días de anticipación por lo menos a la fecha de Acreditamiento. Se imprimen los comprobantes de pagos de Acreditamiento de salarios y se distribuyen por área. Se imprimen los cheques de salarios y se verifican contra la Planilla de XIII Mes. Se envía la Planilla de XIII Mes para la firma de los Directores Administrativos. Directores Administrativos con la máquina firmadora. Una vez firmados los cheques, se confeccionan las notas por área para la distribución de los cheques especificando la fecha de pago. Código: PA-FIN-09 Revisión: 03 Aprobado por: Directores Administrativos Página 5 de 9
La misma deberá ser firmada y devuelta al Departamento de Contabilidad. e) Liquidaciones (Cheques). Se recibe el resuelto notificando la destitución o que termina la relación laboral del funcionario con la Comisión. Se calcula el pago de salarios proporcional, vacaciones proporcionales, XIII mes proporcional y bonificación por antigüedad. Se llena la tarjeta con esta información y posteriormente pasa al programa de planilla. Se imprime la Planilla de Liquidación y se verifica con la tarjeta individual del funcionario. Una vez verificada y sin ningún error se imprime la planilla de liquidación. Se imprimen los cheques de liquidación y se verifican contra la planilla de liquidación. Directores Administrativos. Se envía la planilla de liquidación para la firma de los Directores Administrativos. Una vez firmados los cheques se confeccionan las notas por área para la distribución de los cheques siempre y cuando el beneficiario este Paz y Salvo. La misma deberá ser firmada y devuelta al Departamento de Contabilidad. f) Descuentos personales para funcionarios: Las órdenes de descuentos serán revisadas por la sección de planilla y aprobadas por el Jefe de Contabilidad, la cual deberá cumplir con la reglamentación de descuentos para funcionarios. La misma tomará para su tramitación de dos a tres días y deberán ser confirmadas con el funcionario que autoriza el descuento antes de su aprobación. Código: PA-FIN-09 Revisión: 03 Aprobado por: Directores Administrativos Página 6 de 9
Las deducciones provenientes de órdenes voluntarias emitidas por el funcionario solo podrán comprometerse hasta el 35% del salario. El porcentaje de descuento podrá elevarse hasta el 75% del salario cuando se trate de descuento para vivienda, pensiones alimenticias, no habrá restricciones en el porcentaje de descuentos. Las deducciones proveniente de secuestro y embargos solo pueden gravar hasta el quince (15%) del excedente del salario mínimo del funcionario. El total del las deducciones y retenciones que se autoricen en ningún caso excederá del (50%) del salario del funcionario, salvo que se trate de pensiones alimenticias o vivienda. No se aceptarán más de cinco órdenes de descuento por funcionario. Todo funcionario debe abstenerse de firma órdenes de descuentos si su capacidad de descuento ya está comprometida. La Comisión se reserva el derecho a rechazar cualquier orden de descuento si la misma no cumple con la reglamentación existente. No se aceptará descuentos de manera personal a personas naturales o jurídicas. El encargado de planilla deberá revisar la orden de descuento y si dispone de la capacidad de descuento. Si dispone o no de la capacidad de descuento, se le notifica a la Institución mediante una hoja de trámite y firmada por el Jefe de Contabilidad o Jefe de Compras. A las órdenes de descuentos aprobadas se le colocará el Sello y firma de aprobación. Una vez aprobado el descuento se procede a introducirlo en las tarjetas individuales y en el programa de planilla. Código: PA-FIN-09 Revisión: 03 Aprobado por: Directores Administrativos Página 7 de 9
Al final de cada mes se imprimirá el informe de descuentos y los cheques de descuento. Se revisarán los cheques contra el informe de descuentos y se llevará un control y registro de los descuentos personales por cada funcionario. Directores Administrativos con la máquina firmadora. Una vez firmados los cheques se confeccionan las notas por área para la distribución de los cheques de descuentos. Los cheques de descuento serán entregados a más tardar los primeros cinco días del mes siguiente. 4.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5.0 HISTORIAL DE MODIFICACIONES FECHA MODIFICACIONES 30/07/2008 Paso 3.2 y 3.3. Se establecen nuevas disposiciones para los días de pago a través de Acreditamiento y cheque. Adicional se establece el procedimiento a seguir en caso de que los pagos a través de cheque se den en días no laborables o feriados. Paso 3.4, Se establece que los Directores Generales y Administrativos puede adelantar la fecha de pago de Décimo Tercer mes. Código: PA-FIN-09 Revisión: 03 Aprobado por: Directores Administrativos Página 8 de 9
FECHA MODIFICACIONES 20/08/2010 Paso 3.4, De: f) Descuentos personales para funcionarios: Se elimina: Se le adjuntará la Carta por la comisión de manejo de 1%. La Comisión cobrará la suma de 1% mensual de estas deducciones para efecto de disminuir los gastos involucrados en el manejo de los descuentos como lo son emisión de los cheques, papelería etc. y quedarán exentos de este cargo los descuentos de préstamos hipotecarios, ahorros voluntarios y pensiones alimenticias. Este dinero será depositado en el banco como otros ingresos e incluido en el presupuesto final. 14/02/2013 Se elimina el paso 3.3: Las fechas de pagos de los salarios quincenales realizados por el Sistema de Acreditamiento de Salarios, serán los días 13 y 28 de cada mes. En caso de que las fechas indicadas correspondan a días domingos, se realizará el pago el sábado anterior a la fecha establecida. Código: PA-FIN-09 Revisión: 03 Aprobado por: Directores Administrativos Página 9 de 9