NIT. 819-8 DESCRIPCION ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN Para la elaboración de las Tablas de Retención del Hospital Especializado Granja Integral de Lérida Tolima, se tuvo en cuenta la estructura funcional, el manual de funciones, y las series documentales identificadas en las encuestas. ESTRUCTURA FUNCIONAL JUNTA DIRECTIVA REVISOR FÍSCAL ASESOR JURÍDICO GERENCIA COMITÉS CONTROL INTERNO PLANEACIÓN Y CALIDAD ATENCIÓN AL USUARIO Y CALIDAD DE SERVICIOS EN SALUD AREA DE PERSONAL Y RECURSOS FISICOS AREA FINANCIERA Y DE PRESUPUESTO HOSPITALIZACIÓN MERCADEO Y CONTRATACIÓN CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO REHABILITACIÓN-HOSPITAL DIA TESORERIA CONSULTA EXTERNA FACTURACIÓN Y CARTERA URGENCIAS SUMINISTROS, ALMAEN Y FARMACIA APOYO DIAGNOSTICO MERCADEO, CONTRATATCIÓN INFORMACIÓN AL USUARIO Y VERIFICACIÓN DE DERECHOS Teléfonos: (8) 28926-289-28950 Fax: 28934 Página 1 de
NIT. 819-8 IDENTIFICACION SERIES DOCUMENTALES Se identificaron los códigos de acuerdo a la ubicación en la estructura funcional, en su orden grupos funcionales: GERENCIA: 0 ATENCION AL USARIO Y CALIDAD DE SERVICIOS EN SALUD: 200 HOSPITALIZACION: 200.01 REHABILITACION HOSPITAL DIA: 200. CONSULTA EXTERNA 200. URGENCIAS: 200. APOYO DIAGNÓSTICO: 200. INFORMACION AL USARIO: 200. AREA DE PERSONAL: 300 MERCADEO Y CONTRATACIÓN: 300.01 AREA DE FINANCIERA Y PRESUPUESTO: 400 CONTABILIDAD Y PRESUESTO: 400.01 TESORERIA FACTURACIÓN Y CARTERA: 400. RECURSOS FÍSICOS: 400. SUMINISTROS ALMACEN Y FARMACIA: 400. CONTROL INTERNO: 500 PLANEACIÓN Y CALIDAD: 600 En cuanto a las series documentales se han tenido en cuenta de acuerdo a las encuestas a cada funcionario de cada grupo de trabajo, revisando por todas las áreas las series que se fueron identificando para unificarlas y determinarlas. Teléfonos: (8) 28926-289-28950 Fax: 28934 Página 2 de
NIT. 819-8 CUADRO DE CLASIFICACION LISTADO DE SERIES CODIGO SERIE 01 ACCIONES DE CONSTITUCION ACTAS CERTIFICACIONES CIRCULARES COMUNICACIONES OFICIALES CONCILIACION BANCARIA CONTRATOS CONVENIOS ENCUESTAS ESCRITURAS PUBLICAS FACTURAS GIROS PRESUPUESTALES GLOSAS HISTORIAS CLÍNICAS HISTORIAS LABORALES HOJAS DE VIDA EQUIPOS INFORMES INVENTARIOS 19 LIBROS 20 MANUALES 21 MOVIMIENTOS DIARIOS 22 NOMINA 23 OFERTA DE SERVICIOS 24 ORDENES DE COMPRA 25 PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 26 PLANES 27 POLIZAS 28 PROCESOS 29 PROGRAMAS 30 PROTOCOLOS 31 PROYECTOS 32 REGISTROS 33 RESOLUCIONES Teléfonos: (8) 28926-289-28950 Fax: 28934 Página 3 de
NIT. 819-8 LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES 01 ACCIONES DE 01 Acciones De Constitución CONSTITUCIÓN Estudios Técnicos ACTAS 01 Actas de Asamblea de Bienestar Social. Actas de Auditoría Interna. Actas de Conciliaciones Patronales Actas de Comité de Archivo Actas de Comité de Bienestar Social Actas de Comité de Calidad Actas de Comisión de Personal Actas de Comité de Adquisiciones Actas de Comité de Conciliación Actas de Comité de Historias Clínicas Actas de Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo. copasst Actas de negociación Pliegos empleados ANTHOC Actas de Junta Directiva Actas de Asociación de Usuarios Actas de Comité de convivencia Laboral. Actas de Comité de Granja Actas de Copaco Comité de participación Comunitaria Actas de Gadgas, Grupo administrador de Gestión Ambiental y sanitaria. 19 Acta de Comité de Emergencias 20 Actas de Auditorías e inspecciones de Salud Ocupacional. 21 Acta de Comité Institucional de control Interno. 22 Actas de Vigilancia Epidemiológica Cove 23 Actas de Educación e investigación. CERTIFICACIONES 01 Certificados de Ingresos y Retenciones Certificados de disponibilidad presupuestal. Certificaciones Laborales Certificaciones Historia Clínica Certificaciones de Bono Pensional. CIRCULARES 01 Circulares Internas COMUNICACIONES 01 Comunicaciones Calidad OFICIALES Comunicaciones Oficiales Gerencia Teléfonos: (8) 28926-289-28950 Fax: 28934 Página 4 de
NIT. 819-8 Comunicaciones Talento Humano Comunicaciones Oficiales Cartera Comunicaciones Oficiales Presupuesto Comunicaciones oficiales facturación Solicitudes a gerencia Solicitudes de Saldos Presupuestales Comunicaciones oficiales de sistemas Comunicaciones oficiales de tesorería Comunicaciones oficiales de contabilidad Comunicaciones Oficiales de Control Interno. CONCILIACION 01 Conciliación Bancaria BANCARIA CONTRATOS 01 CONVENIOS 01 ENCUESTAS 01 ESCRITURAS PUBLICAS FACTURAS GIROS PRESUPUESTALES GLOSAS 01 Glosas por EPS HISTORIAS CLINICAS 01 Contratos de Arrendamiento Contratos de Prestación De Servicios. Contratos de Suministros Contratos Interadministrativos. Contratos de compraventa Contratos de consultoría Contrato de Interventoría Contratos de Ventas de servicios de Salud Contrato de Comodato Convenios docente asistenciales Convenios de prestación de servicios Convenios interadministrativos Convenios Interinstitucionales- Comodatos Encuestas Trabajo Social Encuestas Grupos funcionales Encuestas de Clima Encuesta de Principios y valores Encuesta de Satisfacción del Evento Encuesta de seguridad del Paciente Anamnesis Signos vitales Hojas de Tratamiento Evolución Epicrisis Notas Médicas Consentimientos Informados Teléfonos: (8) 28926-289-28950 Fax: 28934 Página 5 de
NIT. 819-8 HISTORIAS LABORALES HOJAS DE VIDA EQUIPOS 01 INFORMES 01 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 INVENTARIOS 01 Laboratorios Electrocardiogramas Electroencefalogramas Hojas de vida equipos de computo Hojas de vida equipos biomédicos Informes de Almacén Informes de Calidad e indicadores Informes de Cartera Informes de Contabilidad Informes de Coordinador Asistencial. Informe Ejecutivo Anual de Control Interno. Informe de Estados Financieros Informe declaración de Renta Informes de Enfermería Informes de Estadísticas Informes de Facturación Informes de Gerencia y Junta directiva Informes de investigación de Accidentes e incidentes de Trabajo Informe pormenorizado de Control Interno. Informes de Presupuesto Informe Retención en la fuente Informes de Salud Ocupacional Informes de Supersalud Informes de Supervisión de Contratos Informes de Estadísticas de Talento Humano Informes de Trabajo Social Informe propuesta organización Gestión documental. Informes de Gestión (áreas) Informe de Gestión Hospitalaria 2193 Informes de Rendición de cuentas Informes de Control interno Informes de Contratación Otros informes de Calidad Informes a entidades y organismos de control. Inventario de Admisiones Inventarios de Almacén Inventario de Archivo Inventario de Caja Inventario de Calidad Inventario de Cartera Teléfonos: (8) 28926-289-28950 Fax: 28934 Página 6 de
NIT. 819-8 19 LIBROS 01 20 MANUALES 01 19 20 21 22 23 24 25 Inventario de Contabilidad Inventario de Coord. Calidad Inventario de Consulta Externa Inventario de Enfermería Inventario de Facturación Inventario de Gerencia Inventario de Financiera Inventario de Salud Ocupacional Inventario de Sistemas Inventario Talento Humano Inventario de Transferencias documentales Libro de Caja Menor Libros de Bancos Libros de Novedades Manuales de Calidad Manuales de Bioseguridad Manual de Limpieza y desinfección Manual de Funciones y procesos Manual de Enfermería en Psiquiatría Manual de Esterilización Manual de Procedimientos básicos de Enfermería. Manual Integral de Residuos Hospitalarios. Guía de Manejo de Trastornos Mentales y del Comportamiento debido al uso de sustancias Psicoactivas. Manual de Convivencia UAICA. Manual de Prueba rápida de detección de SPA. Manual de Procesos de Archivo Manual de procesos de Gerencia Manual de Procesos de Enfermería Manual de procesos de Financiera Manual de Procesos de Recursos Físicos Manual de Planeación de Talento Humano Manual de Procesos de Sistemas Manuales Obsoletos Manual de direccionamiento Manual de Indicadores Manual de Administración del Riesgo. Manual de operación Manual de elaboración Documental Manual de Guías prácticas clínicas Manual Del Sistema De Administración Teléfonos: (8) 28926-289-28950 Fax: 28934 Página 7 de
NIT. 819-8 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 21 MOVIMIENTOS DIARIOS 22 NOMINA 23 OFERTA DE SERVICIOS 24 ORDENES DE COMPRA 25 PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 26 PLANES 01 De Riesgos De Lavado De Activos Y Financiación Del Terrorismo - Sarlaft Manual de Referencia y contrareferencia Manual de evaluación de consulta externa infantil Manual de Evaluación Terapia ocupacional Hospitalaria Manual de Farmacovigilancia Manual del usuario Manual de manejo de administración de los bienes Manual de políticas contables. Manual de tecnovigilancia Manual de gestión de la tecnología Manual de reuso de dispositivos biomédicos Manual de TVD Manual de Supervisión Manual de control Interno. 01 Movimientos diarios de Caja Plan de Acción Plan Anual de Adquisiciones Plan de Anticorrupción Plan de Austeridad Plan Bienal Plan de Capacitación Plan de Contingencia HCL. Plan Estratégico 20-20 Plan de Emergencias Hospitalarias Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos. Plan de Mantenimiento Planes de Mejoramiento Continuo Plan Pinar. Plan de Reordenamiento Físico y funcional Plan de Bienestar Social Plan de Desarrollo Plan de Auditoría 27 POLIZAS 01 Pólizas de Seguros de Bienes. 28 PROCESOS 01 Procesos Disciplinarios Teléfonos: (8) 28926-289-28950 Fax: 28934 Página 8 de
NIT. 819-8 29 PROGRAMAS 01 19 30 PROTOCOLOS 01 31 PROYECTOS 01 32 REGISTROS 01 Procesos Jurídicos- demandas Acción de tutela Programa de Auditoría de Calidad para el mejoramiento contínuo de la calidad en salud. Programa de Paciente Seguro Programa Humanización Programa capacitación en salud mental para agentes psicosociales Programa Ambulatorio Programa de Tele Salud Mental. Programa de Hospitalización Programa de Rehabilitación Programa de Fármaco vigilancia. Programa de Asesoría farmacológica al Egreso. Programa de Información, educación y atención al usuario. Programa Continuidad del tratamiento y el fortalecimiento de la adherencia terapéuticas. Programa de Inducción y reinducción Programa de Bienestar Social. Programa de Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo Programa de Gestión Documental. Programa de Gestión y comunicación Organizacional. Programa de Inimputables. Programa de Sivigila Programas Obsoletos Protocolo Manejo de Oxígeno Protocolo de Atención VIH Positivo Protocolo de Detección de Sustancias Psicoactivas. Protocolo de Manejo de Historia Clínica. Protocolos Obsoletos Proyecto Administrativos Proyectos Asistenciales Proyectos de Investigación. Registros de Ausentismo Laboral Registros de Calidad Registros de Cesantías, Fondos Privados y Fondo Nacional del Ahorro. Registro Distribución de comunicaciones Interna. Reporte de Novedades Enfermería. Teléfonos: (8) 28926-289-28950 Fax: 28934 Página 9 de
NIT. 819-8 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 Registro Préstamo de Documentos Registros Presupuestales de Compromiso Registros presupuestales de Obligación Registro de radicación de comunicación enviada Registro de radicación de comunicación recibida. Registro de Saldo de compromiso y disponibilidades. (electrónico) Registro Cuadros de Turno. Registro Boletín de Caja. Registro de Entrada a Almacén Registro de Salida de Almacén Registro Inventarios Documentales Registro de comunicaciones internas Registros Obsoletos Lista de verificación de historias clínicas servicio ambulatorio Formato manual Formato protocolo Formato programa Formato instructivo Formato acta Formato directrices Formato calificación estándares Formato autoevaluación y pm estándares Formato oficio interno o externo Formato programa de auditorias Formato plan de auditoria Formato lista verificación hc Formato lista verificación adherencia guías Formato lista de verificación en auditorias internas Formato informe de auditoria Formato plan Formato guía clínica Formato control reuniones Formato lista de verificación visita referenciación Formato análisis de causa Plan de mejoramiento no conformidades Formato gestión de riesgos Formato reporte de eventos adversos Formato presentación en diapositiva Formato paciente trazador hegi Teléfonos: (8) 28926-289-28950 Fax: 28934 Página de
NIT. 819-8 45 Formato lista de chequeo ronda de seguridad del paciente 46 47 Formato ficha tecnica Formulario unico sarlaft 33 RESOLUCIONES 01 Resoluciones Con las series definidas de acuerdo a la normatividad se procede a la aplicación en las Tablas de Retención Documental de Acuerdo a las Grupos de trabajo definidos en la Estructura funcional del Hospital. Se adjunta Cuadros de Excel, con las tablas. Teléfonos: (8) 28926-289-28950 Fax: 28934 Página de