Título documento Planifica los recursos humanos de tu empresa

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1 Título documento Planifica los recursos humanos de tu empresa Autor Martha Cecilia Baldovino Nombre documento Documento para descargar Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 1

2 Tabla de contenido Página 1. CONOCE SOBRE LA PLANEACIÓN DEL RECURSO HUMANO Qué es la planeación del recurso humano Para qué planear el recurso humano de la empresa Beneficios de la planeación del recurso humano Importancia de la planeación del recurso humano La estructura organizacional de la empresa y su importante para la planeación del recurso humano Qué es la estructura organizacional de una empresa Importancia de la estructura organizacional de la empresa Cómo se realiza la estructura organizativa de la empresa El organigrama de la empresa El Proceso de planeación del Recurso Humano Cómo se planea el recurso humano de la empresa El Modelo de Planeación Estratégica del Recurso Humano (PERH) a. a. Fase de análisis b. b. Fase de previsión c. c. Fase de realización Referencias bibliográficas Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 2

3 CONOCE SOBRE LA PLANEACIÓN DEL RECURSO HUMANO La planeación del recurso humano es el proceso que permite programar y cuidar el recurso más valioso de la empresa el personal. El presente documento permite conceptuar temas como planeación del recurso humano, estructura organizacional y conocer cómo se desarrollan estos procesos en la empresas. Qué es la planeación del recurso humano (PRH) La PRH, es el proceso que permite ubicar a las personas con los conocimientos adecuados, en los cargos específicos a sus competencias, garantizando el desempeño eficiente y el logro de metas establecidas. La PRH consiste en un sistema interrelacionado con las demás dependencias o áreas organizacionales (departamento de finanzas, mercadeo, producción y recursos humanos), que permite acoplar la oferta interna de personal (empleados con los que cuenta la empresa), la oferta externa (empleados por contratar), y las vacantes que requieren cubrirse a futuro 1. El correcto proceso de PRH, resuelve los siguientes interrogantes 2 : Con cuantos empleados se cuenta en la empresa? Cuál es la necesidad de personal futura? Qué aptitudes, habilidades y competencias deberán tener? Cuál es el porcentaje de rotación de personal? Se requiere capacitar al personal o es preferible contratar personal capacitado? Para qué planear el recurso humano de la empresa El proceso de planeación del recurso humano se realiza para 3 : Saber cuál es el recurso humano actual y disponer de este cuando se requiera. Optimizar la mano de obra de la empresa. Garantizar la cantidad de empleados, cualitativa y cuantitativamente. 1 FLOREZ, María. Planeación del Recurso Humano. California: Universidad Autónoma de Baja California, Consultado en: /EEKEEAIEZFQjDqvPDU.PHP. 2 CALDERA, Rodolfo. Planeación Estratégica de Recursos Humanos. Nicaragua: Universidad Politécnica de Nicaragua. 2004, pág CALDERA Rodolfo, Op. Cit, Pág. 7. Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 3

4 Determinar las necesidades de capacitación y promoción de personal. Beneficios de la planeación del recurso humano Algunos de los principales beneficios de la planeación del recurso humano son: Permite cubrir vacantes con mayor eficacia, recursos y tiempo. Permite planear el recurso humano de la empresa teniendo en cuenta el plan de empresa, lo que garantiza un personal acorde con las necesidades. Fomenta la disciplina y organización en la planeación y administración del recurso humano. Disminuye la contratación imprevista de empleados que no cumplan con las habilidades y competencias requeridas, disminuyendo las equivocaciones y costos en contrataciones inadecuadas. Importancia de la planeación del recurso humano La planeación del recurso humano es importante porque constituye un mapa a seguir, el cual guía a los empresarios en el proceso de planeación del personal que necesitará para el logro de los objetivos de su empresa. La PRH, permite determinar con anterioridad como estarán organizadas las funciones y responsabilidades de los empleados de la empresa, si se requiere trabajadores de planta, por horas, trabajadores eventuales o contratar empleados independientes 4. La PRH posibilita retener en calidad y cantidad el recurso humano valioso para la empresa, en calidad porque a través de este se determinan las habilidades, conocimientos, destrezas y aptitudes de los empleados que necesito (ver proceso de planeación estratégica del recurso humano, fase de previsión, formato descripción de perfil, página 12); y en cantidad porque me ayuda a planear cuantos empleados necesitaré en un futuro para cumplir con las metas de la empresa. La PRH es importante permite prever los cambios internos y externos que afectan la empresa en relación con el recurso humano, entre ellos: los relacionados con despidos, renuncias, oferta y demanda externa de profesionales, competencia, apertura de nuevas líneas de producción, sucursales, adquisición de nueva maquinaria, uso de nuevas tecnologías, y procesos; los cuales exigen el desarrollo 4 ROBERTS, Cynthia. Planificación del Recurso Humano. Chile: Diario PYME, Consultado en Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 4

5 de nuevas tareas y la contratación de nuevo personal. Para ello, en la fase de previsión del proceso de planeación del recurso humano, se explica la importancia de tener en cuenta los objetivos, los cambios internos como por ejemplo los cambios del negocio en cuanto a nuevas líneas de productos y los cambios externos como las nuevas legislaciones o el hacerle frente a la competencia, como aspectos que determinan la necesidad de contratar nuevos empleados, necesidades de capacitación, traslados, entre otros aspectos, que requieren ser previstos con anterioridad. La estructura organizacional de la empresa y su importante para la planeación del recuso humano La estructura organizativa de la empresa debe ser la que mejor se ajuste a las necesidades, intereses y relaciones funcionales interna y externas; para diseñarla se debe analizar muy bien la empresa en relación con los tipos o modelos de estructura organizativas existentes. Tener claro la estructura organizativa de la empresa es importante para la planeación del recurso humano porque me permite visualizar cómo se darán las relaciones de mando, jerarquía y comunicación, al igual que la distribución de responsabilidades y tareas, lo cual me ayuda a determinar qué personal necesito, tanto en calidad como en cantidad. Qué es la estructura organizacional de una empresa La estructura organizacional de una empresa es la organización de cargos y responsabilidades que deben cumplir los miembros de una organización; es un sistema de roles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar en equipo, de forma óptima y alcanzar las metas propuestas en el plan estratégico 5 y plan de empresa. Es la forma en que se organizan las actividades de una empresa, específica la división, agrupación y coordinación de sus actividades, relaciones entre los gerentes y los empleados, y de cada uno entre sí. Según DELGADO y VENTURA (2005) 6, la estructura organizativa de la empresa está formada por: El conjunto de elementos (cargos y responsabilidades) que la integran. Las funciones que tienen asignadas cada uno de los cargos. 5 Portal de estudiantes de RRHH Uch. Administración y gerencia. La Estructura Organizacional. Consultado en 6 DELGADO, Susana y VENTURA, Belén. Recursos Humanos. Cengage Learning Editores, Consultado en: Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 5

6 Tecno - estructura Staff de apoyo Las relaciones jerárquicas y funcionales existentes entre los distintos elementos (cargos). Los principios que guían el diseño de la estructura de la organización son 7 : Principio de autoridad y jerarquía: se fundamenta en la existencia en la empresa diferentes niveles de autoridad, ordenados en jerarquías según el grado de responsabilidad y control. Ejemplo: el director general ejerce la autoridad principal y de él se desprenden los jefes de área (jefe de finanzas, mercadeo, producción y recursos humanos), que dependen de la jerarquía del director y a su vez ejercen mando y control en los empleados de sus respectivas áreas. Principio de unidad de dirección: debe existir una dirección única encargada de definir los objetivos generales y estrategia de la empresa, ejemplo: el director o gerente general. Principio de departamentalización: consiste en la agrupación de tareas y funciones en áreas funcionales, departamentos o divisiones que coordinen las diferentes relaciones de la empresa, ejemplo: departamento de finanzas, departamento de mercadeo y ventas, departamento de recursos humanos y departamento de producción. Principio de comunicación: debe existir un sistema de comunicación en varios sentidos: descendente (de superior a subordinado), horizontal (de jefe a jefe o de empleado a empleado), y ascendente (de subordinado a superior). La partes fundamentales de una organización según MINTZEBERG, H.,(1985), son 8 : Ápice estratégico Línea media Núcleo de operaciones 7 Gráfica 1: Estructuras de las organizaciones según Mintzberg. Tomada de DELGADO Susana BRULL, y VENTURA Enric Belén, y Op, GILL, Cit. Sección María. 1. Webfacil.tinet.org/usuario/ebrull/CdG- 8 BRULL, Enric Mintzberg_ pdf y GILL, María. Estructuras de - Adobe las Reader Organizaciones según Mintzberg. Consultado en Webfacil.tinet.org/usuario/ebrull/CdG-Mintzberg_ pdf - Adobe Reader Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 6

7 Núcleo de operaciones: conformado por los empleados operarios que realizan funciones básicas de compra, producción, ventas, entre otras; ejemplo: los operarios de una planta de producción, los vendedores de un almacén. El ápice estratégico: son los altos directivos, ocupan los cargos de mayor jerarquía y supervisan todo el sistema, son responsables de hacer realidad la misión, visión y diseño del plan estratégico; ejemplo: los gerentes y empresarios. Linea media: profesionales responsables de las áreas funcionales, y departamentos, divisiones y procesos; ejemplo: los jefes de departamentos. Tecno-estructura: son analistas responsables del estudio, planeación y control en la organización, normalizan las actividades de la empresa; ejemplo: jefes de control de calidad, diseñadores, creativos e investigadores de área. Staff de apoyo: son unidades especializadas que se encargan de asesorar en temas específicos, asesor fiscal, de finanzas, o cualquier profesional que asesora al gerente en procesos y toma de decisiones. Importancia de la estructura organizacional de la empresa Permite darle organización y control a la empresa. Ayuda a establecer estrategias y distribuir las responsabilidades para el logro de objetivos y metas. Define los deberes, responsabilidades y actividad de cada persona. Fija líneas de autoridad y subordinación de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. Cómo se realiza la estructura organizativa de la empresa Primero que todo el empresario debe tener claro los tipos de estructura organizacional 9 que existen, los cuales dependiendo de las características de la empresa permitirán guiarlo hacia la elaboración del diseño organizativo que mejor se ajuste a sus necesidades y relaciones empresariales; este análisis y diseño es un trabajo que debe involucrar a los directivos que tienen poder de decisión y conocen muy bien la empresa en sus funciones, objetivos, misión y visión. 9 DELGADO Susana y VENTURA Belén, Op, Cit. Sección 1. Consultado en: Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 7

8 Los tipos de estructura organizativa sobre los cuales se basan los diseños organizativos de las empresas son: Modelo lineal: basado en la jerarquía y autoridad, con unidad de mando; la dirección se encuentra en la cúspide, los mandos medios se desprenden de ella y los trabajadores están en la base, la información fluye de forma descendente; este es el modelo más utilizado en PYMES, y su desventaja radica en el exceso de control y deficiente respuesta a los cambios. Dr. general Dr. producción Dr. RRHH Dr. comercial Dr. financiero Empleados Empleados Empleados Empleados Gráfica 2: modelo de estructura lineal. Tomado de SANTOS, Tom. Recursos y Relaciones Humanas. Chile: Universidad Católica del Maule, Escuela Ingeniería Civil Informática. Consultado en Lineal Funcional: combina los dos tipos de modelos (lineal y funcional), conformado por una estructura central que maneja la ejecución, supervisión y control de la parte especializada, la cual es representada por unidades horizontales de asesoramiento (staff), que aportan especialización y apoyo logístico. Director Asesor jurídico laboral Asesor finanzas Asesor fiscal Director comercial Director producción Director financiero Director RRHH Empleados Gráfica 3: modelo lineal funcional. Tomado de DELGADO, Susana y VENTURA, Belén. Recursos Humanos. Cengage Learning Editores, Consultado en: Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 8

9 Modelo matricial: los empleados tienen dos cadenas de mando, una subordinada de los jefes de departamento, graficada verticalmente, y la segunda controlada por un director de proyectos o negocios, quien conforma equipos de trabajo con empleados de diferentes departamentos; esta cadena de mando es graficada horizontalmente y en la gráfica es señalada con un recuadro rojo superpuesto. Gerente de proyectos Gerente general Subgerente Administración Producción Ventas RRHH Proyecto 1 Proyecto 2 Empleados de las dependencias que participan en el proyecto. Proyecto 3 Grafica 4: Tomado de SANTOS, Tom. Recursos y Relaciones Humanas. Chile: Universidad Católica del Maule, Escuela Ingeniería Civil Informática. Consultado en Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 9

10 Modelo de hoja de trébol: parecido a un trébol de 4 hojas, donde la hoja central corresponde a la alta dirección, la hoja superior o núcleo central es un grupo pequeño de profesionales, la hoja izquierda son las actividades subcontratadas con empresas financieras, la hoja derecha son trabajadores temporales, y la hoja inferior los clientes quienes realizan parte del trabajo, ejemplo de ello son las estaciones de autoservicio de gasolina, o los restaurantes de comida rápida donde el cliente retira la bandeja. Núcleo de profesionales Subcontratación Alta dirección Trabajadores flexibles Clientes Gráfica 4: modelo de Hoja de Trébol. Tomado de DELGADO, Susana y VENTURA, Belén. Recursos humanos. Cengage Learning Editores, Consultado en: sección 1. Una vez analizada las relaciones funcionales y características de mi empresa y escogida la estructura organizativa que se acomoda más a ella, el paso siguiente es graficarla, para lo cual se hace uso del organigrama. Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 10

11 El organigrama de la empresa Se define como la representación gráfica de la estructura formal de la empresa, que permite mostrar las relaciones de jerarquía y coordinación entre sus áreas y niveles. Para la construcción del organigrama de la empresa, es importante tener en cuenta los símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama, las cuales se ejemplifican y describen a continuación 10 : Gerente general Junta directiva Subgerente (1) Director producción (1) Director RRHH (1) Director comercial Director finanzas Líneas sin interrupciones verticales indican autoridad. Líneas sin interrupciones horizontales indican especialización y relación de comunicación. Líneas de puntos o discontinuas indican relación de coordinación y relaciones funcionales. Un recuadro indica condición especial o autónoma. Los efectos de sombra o bordes más oscuros en uno de los cuadros sirven para resaltarlo o llamar la atención sobre este como una función especial. (1) Los números entre paréntesis o entre círculos colocados en espacios especiales del organigrama, indican un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número. Gráfica 5: construcción del organigrama. Tomado de SALAZAR, Ada y MAGGIORANI, Richard. Estructura organizativa y tipos de organigramas. Instituto Politécnico Santiago Mariño - Extensión Mérida - Cátedra: Teoría de la Organización consultado en: 10 Tomado de SALAZAR, Ada y MAGGIORANI, Richard. Estructura organizativa y tipos de organigramas. Instituto Politécnico Santiago Mariño - Extensión Mérida - Cátedra: Teoría de la Organización consultado en: Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 11

12 El Proceso de planeación del Recurso Humano Hasta el momento es claro que se debe planear el recurso humano de la empresa, y para ello se parte del diseño de la estructura organizativa de la misma, el siguiente paso es poner en marcha el proceso de planeación del recurso humano. Cómo se planea el recurso humano de la empresa Se escoge un modelo de planeación del recurso humano para desarrollar el proceso, en este caso se trabajará el modelo de Planeación Estratégica de Recursos Humanos (PERH). El Modelo de Planeación Estratégica del Recurso Humano (PERH) Consiste en un modelo sistemático que tiene la misión de adquirir y mantener en cantidad y en calidad el personal que se requiere para el buen funcionamiento de la organización, previendo los excesos o déficit de empleados con el fin de desarrollar estrategias de acción para mantener el equilibrio entre la oferta y la demanda de trabajadores. Los tres elementos fundamentales del proceso son: 1. Pronosticar la demanda de recursos humanos. 2. Analizar la oferta. 3. Equilibrar las condiciones de oferta y demanda de personal. Estos tres elementos fundamentales del proceso se desarrollan a través de cuatro fases: a. Fase de análisis Consiste en conocer muy bien la empresa, y a partir de este conocimiento establecer la planeación del recurso humano, para ello se debe: Conocer la importancia de los objetivos, misión y visión de la empresa, su estructura organizativa y organigrama, a través del plan de empresa. Luego se busca interrelacionar el plan de empresa y la planeación del recurso humano, a partir de la formulación de objetivos y tareas que permitan vincular las necesidades de personal con los objetivos de la empresa. Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 12

13 Ejemplo de la fase de análisis: Se redacta la misión Preparar las más exquisitas salsas picantes y aderezos con productos colombianos y 100 % naturales. Se redacta la visión Ser reconocidos a nivel nacional e internacional como una de las empresas con las mejores salsas y aderezos a base de productos naturales. Se redactan los objetivos 1. Producir las mejores e innovadoras salsas picantes y especias, con altos estándares de calidad. 2. Conquistar nuevos mercados nacionales e internacional es. Se redactan las estrategias para lograr cada objetivo 1. Tener una planta de producción que cumpla con los requerimientos tecnológicos de calidad y capacidad de producción. 2. Diseñar la infraestructura técnica y profesional para conquistar el mercado nacional e internacional. Se determinan las necesidades de personal relacionadas con las estrategias 1. Mano de obra para la infraestructura de la planta de producción. 2. Jefe de producción, personal de producción, ingenieros y técnicos de alimentos, investigadores de mercado, especialistas en mercadeo y ventas. b. Fase de previsión El objetivo de esta fase es conocer la situación actual de la empresa en recursos humanos, los cambios del negocio que se producirán y las necesidades futuras de personal; para ello se debe: Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 13

14 Prever los cambios de personal. Consiste en estimar los movimientos que afectarán al personal. Algunos de los factores que afectan al recurso humano son 11 : Factores externos Factores organizativos Factores laborales Factores económicos como la caída del dólar, el aumento del costo de la canasta familiar. Planes estratégicos, decisiones para el logro de objetivos, nuevos procesos, productos y servicios. Jubilaciones que dejan vacante que deben ser previstas con anterioridad para tomar las acciones de contratación correspondientes. Factores sociales como el desplazamiento forzado, la pobreza y falta de oportunidades. Factores tecnológicos, como computadores, software, equipos que optimizan esfuerzo y tiempo. Competitivos, lucha entre empresas por mantenerse el mercado y tener mayores clientes. Presupuestos, recorte o incremento del presupuesto que generan cambios que pueden afectar el recurso humano. Ventas y producción, disminución o aumento de producción y ventas, generan requerimientos de aumento o disminución de personal. Nuevas actividades, nuevas operaciones, líneas de productos o sucursales puede afectar la demanda de RH. Renuncias, contratación externa o selección interna para cubrir vacantes. Embarazos, licencias por cubrir temporalmente. Despidos, enfermedades, muertes entre otras, generan cambio, movimientos internos y necesidades de personal. Pronosticar la demanda del recurso humano; es decir, cuántos empleados tiene la empresa actualmente, para lo cual se utiliza el inventario de habilidades; y cuántos necesitará, para ello se utilizan las técnicas cualitativas y cuantitativas. El inventario de habilidades 12 consiste en realizar un relación y descripción de los empleados con los que cuenta la empresa. Ejemplo: 11 CALDERA, Rodolfo. Planeación Estratégica de Recursos Humanos. Nicaragua: Universidad Politécnica de Nicaragua THOMAS, H., citado por CALDERA, R., Op.cit, página 22. Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 14

15 Datos del cargo Datos personales. Calificación. Calificaciones especiales. Sueldo e historia laboral. Datos de la empresa. Capacidad del individuo. Preferencias especiales del individuo. Nombre del cargo: jefe de preparación de salsas. Departamento al que pertenece: producción. Jefe inmediato: Andrés López (director de producción). Nombre: Carlos Pérez. Edad: 30 años. Sexo: masculino. Estado civil: casado. Profesión: técnico en cocina. Experiencia: 7 años. Capacitaciones: preparación de salsa y especias. Pertenencia a grupos profesionales: Asociación Colombiana de Chef. Méritos especiales: empleado del mes en 3 ocasiones. Sueldo actual: $ Sueldo anterior: $ Fechas de ascensos: julio de Empleos ocupados: operario de mezclas de salsas y especias. Datos sobre plan de prestaciones: de acuerdo a requerimientos de ley por contratación fija. Información sobre jubilación: jubilación por edad a los 65 años, en el año Antigüedad: 4 años en la empresa. Puntaje en pruebas psicológicas: cumple requisitos de perfil, puntaje (8.3/10). Puntaje en pruebas técnicas y de conocimiento: demostró conocimientos en el área de trabajo, puntaje (9.2/10). Información sobre salud: estado de salud sano en exámenes de ingreso y según seguimiento de salud ocupacional. Localización geográfica: Bogotá, localidad de Puente Aranda. Tipo de empleo: técnico administrativo. Una vez se realiza el inventario de los empleados, se continua con el pronostico de la demanda futura de personal, para ello se pueden utilizar técnicas cualitativas o cuantitativas; entre las técnicas cualitativas o también llamadas técnicas basadas en la experiencia se encuentran: a. Método de muestreo: consiste en realizar un muestreo a cerca de las necesidades de personal que cada director o jefe de área tiene en su departamento, para ello se utiliza un cuestionario sencillo como el siguiente: 1. Qué necesidades de personal tiene su departamento? 2. Con qué objetivos del plan estratégico están relacionados estos requerimientos de personal? 3. Cuáles son sus principales argumentos para justificar su contratación? 4. Cuánto le costarán a la empresa las nuevas contrataciones? 5. Cuenta su departamento actualmente con el presupuesto para realizar estas contrataciones? Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 15

16 b. Técnica del grupo nominal: en la cual un grupo de directivos o gerentes de área, o en su defecto los socios de una empresa que inicia, se reúnen para identificar los aspectos, cambios del negocio, planes estratégicos o demás factores que pueden generar contratación de personal o creación de nuevos cargos. Cada participante realiza sus aportes por escrito y luego se discuten los diferentes puntos de vista, seleccionando al final los prioritarios. c. Técnica Delphi: consiste en un panel de gerentes y directivos de área quienes individualmente hacen una estimación de la demanda futura de RRHH, para ello cada director de área escribe cuanto personal nuevo necesitará de acuerdo a los objetivos y plan estratégico de su departamento, luego un intermediario presenta las estimaciones de cada directivo y les permite revisar sus posiciones; este proceso se repite hasta que se logre un consenso con estimaciones más realistas. Las técnicas cuantitativas o basada en tendencias, tienen en cuenta datos históricos para proyectar las necesidades de recurso humano. Una de estas técnicas es la técnica de extrapolación, la cual tiene en cuenta el promedio de empleados contratados en varios años o en meses anteriores, como referencia de las necesidades futuras de personal. Ejemplo: Año 2007 Unidades producidas Recurso humano Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Sumatoria Promedio 5.455/12= /12=42 Pp = up/ rrhh 455/42=11 Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 16

17 Los resultados muestran una producción de unidades durante el año 2007, lo que significa un promedio mensual de producción de 455 unidades; trabajaron en la producción 42 empleados al mes, los cuales produjeron cada uno 11 unidades mensuales. Si se desea promediar las necesidades de personal para producir unidades en el año 2008, se debe realizar una regla de tres a partir de los datos obtenidos, de la siguiente forma: Si en un año 42 empleados producen unidades del producto, cuántos empleados se necesitarán para producir unidades? X = número de empleados que se necesitan. X = 7.000*42/5.455 X = /5.455 X = 54 empleados. También podemos encontrar técnicas basadas en otros métodos para pronosticar la demanda de recursos humanos futura, entre las que se encuentran: a. El análisis y planeación de presupuestos, que consiste en analizar el presupuesto que cada área o departamento tiene para contratación de nuevos empleados, para realizarlo los jefes del departamento con la necesidad de personal y el director de finanzas, determinan los costos de las contrataciones y la disponibilidad de presupuesto. b. El análisis de nuevas operaciones. Consiste en analizar la necesidad de personal comparando la empresa con otras parecidas. Esta técnica se utiliza cuando se proyectan cambios y giros impredecibles en el negocio que dificultan la planeación del recurso humano; ejemplo, se observa cuantos vendedores se contratan en empresas parecidas a la nuestra, o cuantos operarios necesitan para alcanzar sus metas, luego se imita la cantidad y perfiles de los contratados. Analizar la oferta del recurso humano. Esta parte de la fase de previsión consiste en analizar el mercado laboral interno a través del inventario de directivos, utilizado por los directivos de área cuando tienen personal disponible para asenso; y el mercado laboral externo, a través del análisis aspectos que influyen como la taza de desempleo, los cambios sociales que pueden afectar la fuerza laboral (como el desplazamiento, el aumento o disminución de oportunidades), porcentajes de egresados en las profesiones de interés y Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 17

18 campo de acción para estos profesionales. Estos datos permiten orientar la elección de métodos y fuentes de reclutamiento efectivos. A continuación se muestra un ejemplo del inventario de directivos. Datos biográficos del candidato: Evaluación del desempeño o actuación profesional: Fortalezas y debilidades: Potencial de progreso: Responsabilidades del puesto: Número de empleados: Presupuesto que maneja: Deberes de los empleados: Tipo de empleados que supervisa (técnicos, profesionales, etc.): Capacitación gerencial recibida: Labores gerenciales anteriores: Nombre: Antonio Pérez Edad: 32 años Sexo: masculino Estado civil: casado Departamento al que pertenece: producción Cargo: jefe de preparación de salsas. Jefe del departamento: Carlos Fernández Puntaje sobresaliente en evaluación de desempeño, cumplimiento de metas y objetivos. Cómo fortalezas se destacan alto sentido de pertenencia, liderazgo participativo, capacidad de gestión. Entre las debilidades se encuentra dificultades para la toma de decisiones. Alto potencial de progreso y asimilación de nuevos aprendizajes. Supervisa y controla un grupo de operarios del área de preparación de salsa. Supervisa y controla 8 empleados operarios de la preparación de salsas. Ninguno. Mezcla y preparación de salsas. Operarios de mezclado y preparación de salsas. Ninguna. Ninguna. c. Fase de realización En esta fase se ponen en práctica las actividades requeridas para optimizar el recurso humano de la empresa, a través del desarrollo de acciones para el aumento o recorte de personal dependiendo del diagnostico establecido a partir de la fases anteriores. En este documento se enunciarán las acciones para aumento de personal por ser la necesidad de los empresarios en etapa de creación de empresa. EL desarrollo de acciones para aumento de personal; se lleva a cabo cuando los resultados de las fases de análisis y previsión determinan la necesidad de cubrir cargos en un futuro inmediato o próximo, para ello se parte de realizar las siguientes acciones: Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 18

19 1. Estrategias de reclutamiento interno: a través del cubrimiento de la vacante con el recurso humano disponible para ascenso y promoción, según recomendaciones de los jefes o directivos. 2. Estrategias de reclutamiento externo: cuando es necesario acudir a la oferta externa para cubrir una necesidad de personal por falta de disponibilidad en RH en la cantidad o calidad requerida (conocimientos, competencias y habilidades necesarias para desempeñar el cargo). 3. Estrategia de contrataciones fijas o eventuales: consistente en incorporar personal para cubrir necesidades temporales, por contratos de duración determinada. Esta estrategia es utilizada cuando la producción es variable y temporal, haciendo necesario cubrir etapas o periodos picos como vacaciones, inicio de la temporada escolar, navidad, etc. 4. Estrategias de formación: cuando se suple una necesidad de personal a través de la capacitación de cierto número de empleados para un cargo. Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 19

20 Referencias bibliográficas Elaborado por el equipo de Bogotá Emprende a partir de las siguientes fuentes de información: BRULL, Enric y GILL, María. Estructuras de las Organizaciones según Mintzberg. Consultado en webfacil.tinet.org/usuario/ebrull/cdg- Mintzberg_ pdf - Adobe Reader. CALDERA, Rodolfo. Planeación Estratégica de Recursos Humanos. Nicaragua: Universidad Politécnica de Nicaragua Consultado en: DELGADO, Susana y VENTURA, Belén. Recursos Humanos. Cengage Learning Editores, Consultado en: FLOREZ, María. Planeación del Recurso Humano. California: Universidad Autónoma de Baja California, Consultado en: /EEKEEAIEZFQjDqvPDU.PHP. Portal de estudiantes de RRHH Uch. Administración y gerencia. La Estructura Organizacional. Consultado en h.htm. ROBERTS, Cynthia. Planificación del Recurso Humano. Chile: Diario PYME, Consultado en SALAZAR, Ada y MAGGIORANI, Richard. Estructura organizativa y tipos de organigramas. Instituto Politécnico Santiago Mariño - Extensión Mérida - Cátedra: Teoría de la Organización consultado en: SANTOS, Tom. Recursos y Relaciones Humanas. Chile: Universidad Católica del Maule, Escuela Ingeniería Civil Informática. Consultado en THOMAS, H., citado por CALDERA, Rodolfo. Planeación Estratégica de Recursos Humanos. Nicaragua: Universidad Politécnica de Nicaragua Consultado en: Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 20