MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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1 MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES CODIGO: REVISIÓN: B FECHA:

2 CONTENIDO INTRODUCCION Pág. 1. GENERALIDADES Objeto del Manual Alcance Control Documento de referencia General Específicos Términos y definiciones 6 2 NIVEL DIRECTIVO Director de la Seccional Jefe de Planeaciòn Director de la División de Investigación y Extensión Subdirector Académico Decano de la Facultad Jefe de Granja Subdirector Administrativo Coordinador de la División de Bienestar Universitario Jefe de la División de Personal Jefe de la División de Sistemas Secretario General Jefe de Admisiones Registro y Control 51 3 NIVEL ASESOR Jefe de Control Interno Asesor 56 4 NIVEL PROFESIONAL Director de Departamento Director de Plan de Estudios Docente Universitario Jefe de Relaciones Institucionales Director de Posgrados Coordinador de la Unidad de educación abierta y a distancia Jefe de la División de Biblioteca Jefe de Contabilidad Jefe de Presupuesto Profesional Universitario Oficina de Planeación Profesional Universitario Proceso Gestión Académica Profesional Universitario Facultad de Ciencias Administrativas y 87 Económicas 4.13 Profesional Universitario Facultad de Ciencias Agrarias y del 90

3 Ambiente 4.14 Profesional Universitario Facultad de Ingenierías Profesional Universitario Facultad de Educación Artes y 96 Humanidades 4.16 Profesional Universitario División de Sistemas Profesional Universitario División de Bienestar Universitario Profesional Universitario NIVEL TECNICO Jefe de la Unidad de Almacén Técnico NIVEL ASISTENCIAL Secretaria Ejecutiva Secretaria grado Secretaria Auxiliar Contable Ayudante de Oficina Auxiliar del Centro de Computo y Sistemas Auxiliar Administrativo Auxiliar de Servicios Generales División de Personal Auxiliar de Servicios Generales grado Operario Calificado Auxiliar de Mantenimiento Auxiliar de Servicios Generales 142

4 INTRODUCCION El Manual específico de funciones, requisitos y de competencias laborales que se presenta, procura ser un aporte dentro del proceso de organización de la Universidad y adaptación a las normas sobre control interno, es un instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de la Universidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de los cargos en los diferentes niveles de empleo, lo que permite dar cumplimiento a los principios de la función administrativa. El Manual específico de funciones, requisitos y de competencias laborales, se orienta al logro de propósitos como: instrumentar la marcha de los procesos administrativos, generar en los funcionarios el compromiso con el desempeño eficiente de los empleos, proporcionar información soporte para la Implementación de medidas de mejoramiento y modernización administrativa y facilitar los parámetros de eficiencia y criterios de autocontrol. El presente Manual, fue ajustado del original existente en la Oficina de La División de Personal, aprobado mediante Resolución del 16 de marzo de 1998, por medio del cual se adopta el Manual de Funciones por cargos para la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña. El decreto 770 de 2005, establece la obligatoriedad de implementar los criterios en las entidades del orden Nacional, para definir e incorporar en los manuales específicos de funciones y de requisitos, las competencias laborales para el ejercicio de los empleos. De la misma manera el decreto 2539 de 2005, determina los criterios de obligatorio cumplimiento para definir las competencias funcionales. El presente manual permite contribuir y orientar los procedimientos para establecer el propósito principal, las competencias funcionales con sus respectivas contribuciones individuales y requisitos específicos en los empleos de la Universidad. Con base en lo anterior se hace necesario que por disposiciones del Gobierno Nacional, para los Entes Universitarios Autónomos, el Manual especifico de funciones, se acompañe con las Competencias Comunes e Individuales, por nivel jerárquico.

5 1. GENERALIDADES: 1.1 OBJETO DEL MANUAL a) Instrumentar la marcha de procesos administrativos tales como: selección de personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación y entrenamiento en los puestos de trabajo y la evaluación del desarrollo laboral. b) Generar en los miembros de la Institución el compromiso con el desempeño eficiente de los cargos, entregándoles la información básica sobre los mismos. c) Proporcionar información de soporte para la planeación e implementación de medidas de mejoramiento y modernización administrativa, estudio de cargas de trabajo. d) Facilitar el establecimiento de parámetros de eficiencia y criterios de autocontrol. e) Implementar el sistema por competencias laborales asegurando la competitividad del personal que se incorpora al sector público, al igual que entender la complejidad de las situaciones de trabajo y su evolución. f) Garantizar que el ingreso de servidores a las entidades públicas se realice no solo en conocimientos, sino en la demostración de habilidades, destrezas, aptitudes y actitudes, con evaluación y capacitación desarrolladas bajo este mismo criterio. g) Ayudar en el cumplimiento eficaz y eficiente de las políticas de administración del personal al servicio de las entidades públicas. h) servir de soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos relacionados con la Institución. 1.2 ALCANCE En el Manual de Funciones se describen: los cargos, propósito principal del cargo, funciones, habilidades, requisitos de estudio, experiencia y competencias laborales. Por consiguiente es compromiso de todos los funcionarios de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, cumplir con Manual de Funciones para el buen desempeño de la Institución. 1.3 CONTROL Para la actualización del Manual de Funciones se siguen los lineamientos establecidos en el Instructivo para el ajuste del manual especifico de funciones y de competencias laborales. Establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). La responsabilidad y autoridad de evaluar el Manual corresponde al equipo de CONTROL INTERNO, MECI-CALIDAD, OFICINA DE PERSONAL Y EL DIRECTOR.

6 La actualización del Manual de Funciones y la validez de su contenido se hizo bajo la responsabilidad de la oficina de personal. 1.4 DOCUMENTO DE REFERENCIA GENERALES Instructivo para establecer o ajustar el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales ESPECIFICOS Decretos leyes No. 770, 785 del 17 de Marzo de 2005, Decreto No. 2539, del 22 de Julio de 2005, Decreto No del 10 de Agosto de 2005 expedidos por el Gobierno Nacional, para dar respuesta a la necesidad de contar con un sistema que asegura la competitividad del personal que se incorpora al sector público. Acuerdo No. 084 de Septiembre 11 de 1995, Acuerdo No. 029 de Abril 12 de 1994, de la estructura orgánica de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña. ARTICULO 73 DEL ACUERDO 084 DE SEPT 11/95. Donde se estipula que la calidad, funciones y procedimientos para el nombramiento de Decanos, Director de Departamento, Directores de Planes de Estudio y sus organismos académicos serán las mismas que contempla la Estructura Orgánica de la Sede Central de Cúcuta. Incluidos en el Acuerdo No. 126 de 1994 de la Estructura Orgánica de la Universidad Francisco de Paula Santander Cúcuta. La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña con la finalidad de garantizar la efectividad del derecho de los funcionarios y tomar acciones correctivas o preventivas instaura el comité disciplinario mediante Resolución 2018 del 2002 de la Institución, dando así cumplimiento a la Ley 734 del 05 de Febrero de TERMINOS Y DEFINICIONES Los términos y definiciones utilizados en el presente Manual, corresponden a las contenidas en el Instructivo para establecer o ajustar el Manual Especifico de Funciones de Competencias Laborales, y el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).

7 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES El manual específico de funciones y de competencias, es un instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de la Universidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de los cargos en los diferentes niveles de empleo. NIVELES JERÁRQUICOS DE LOS EMPLEOS Según la naturaleza general de sus funciones, las competencias y los requisitos exigidos para su desempeño, los empleos de las entidades territoriales se clasifican en los siguientes niveles jerárquicos: Nivel Directivo, Nivel Asesor, Nivel Profesional, Nivel Técnico y Nivel Asistencial. NATURALEZA GENERAL DE LAS FUNCIONES. A los empleos agrupados en los niveles jerárquicos de que trata el párrafo anterior, les corresponden las siguientes funciones generales: Nivel Directivo: Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de Dirección General, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos. Nivel Asesor: Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos de la alta dirección territorial. Nivel Profesional: Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley y que según su complejidad y competencias exigidas les pueda corresponder funciones de coordinación, supervisión y control de áreas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales. Nivel Técnico: Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología. Nivel Asistencial: Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución.

8 COMPETENCIAS COMUNES Y COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERÁRQUICO Éstas competencias deben acompañar el manual específico de funciones y requisitos, para dar cumplimiento a las disposiciones del Decreto 2539 de COMPETENCIAS COMUNES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS. Las competencias comunes para los diferentes empleos a que se refiere el presente manual específico de funciones y de competencias laborales serán las siguientes: Todos los servidores públicos a quienes se aplican los Decretos 770 y 785 de 2005, deberán poseer y evidenciar las siguientes competencias: COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS Cumple con oportunidad en función de estándares, objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. Orientación a Resultados. Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad. Asume la responsabilidad por sus resultados. Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan.

9 Orientación al Usuario y al Ciudadano Transparencia Atiende y valora las necesidades y peticiones de los usuarios y de ciudadanos en general. Dirigir las decisiones y Considera las necesidades acciones a la satisfacción de de los usuarios al diseñar proyectos o servicios. las necesidades e intereses de Da respuesta oportuna a los usuarios internos y las necesidades de los externos, de conformidad con usuarios de conformidad las responsabilidades públicas con el servicio que ofrece la asignadas a la entidad entidad. Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. Reconoce la interdependencia entre su Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso a la información gubernamental. trabajo y el de otros. Proporciona información veraz, objetiva y basada en hechos. Facilita el acceso a la información relacionada con sus responsabilidades y con el servicio a cargo de la entidad en que labora. Demuestra imparcialidad en sus decisiones. Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio.

10 Compromiso con la Organización Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales. Promueve las metas de la organización y respeta sus normas. Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles. Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERÁRQUICO Las competencias comportamentales por nivel jerárquico de empleos que como mínimo, se requieren para desempeñar los empleos a que se refiere el presente manual específico de funciones y de competencias laborales, serán las siguientes: NIVEL DIRECTIVO COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS Liderazgo Guiar y dirigir grupos y establecer y mantener la cohesión de grupo necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales Mantiene a sus colaboradores motivados. Fomenta la comunicación clara, directa y concreta. Constituye y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares. Promueve la eficacia del equipo. Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores. Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones. Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales.

11 Planeación Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas Anticipa situaciones y escenarios futuros con acierto. Establece objetivos claros y concisos, estructurados y coherentes con las metas organizacionales. Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles Busca soluciones a los problemas. Distribuye el tiempo con eficiencia. Establece planes alternativos de acción. Toma de Decisiones Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con acciones concretas y consecuentes con la decisión Elige con oportunidad, entre muchas alternativas, los proyectos a realizar Efectúa cambios complejos y comprometidos en sus actividades o en las funciones que tiene asignadas cuando detecta problemas o dificultades para su realización. Decide bajo presión. Decide en situaciones de alta complejidad e incertidumbre.

12 Dirección y Desarrollo de Personal Conocimiento Identifica necesidades de formación y capacitación y propone acciones para satisfacerlas Permite niveles de Favorecer el aprendizaje y autonomía con el fin de desarrollo de sus estimular el desarrollo integral del empleado colaboradores, articulando Delega de manera efectiva las potencialidades y sabiendo cuándo intervenir y necesidades individuales cuándo no hacerlo. con las de la organización Hace uso de las habilidades para optimizar la calidad de y recurso de su grupo de las contribuciones de los trabajo para alcanzar las equipos de trabajo y de las metas y los estándares de productividad. personas en el cumplimiento Establece espacios regulares de los objetivos y metas de retroalimentación y organizacionales presentes reconocimiento del y futuras desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño. Tiene en cuenta las opiniones de sus colaboradores. Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto. Es consciente de las condiciones específicas del entorno organizacional. Estar al tanto de Esta al día en los las acontecimientos claves del circunstancias y las sector y del Estado. relaciones de poder que Conoce y hace seguimiento influyen en el entorno a las políticas organizacional gubernamentales. Identifica las fuerzas políticas que afectan la organización y las posibles alianzas para cumplir con los propósitos organizacionales.

13 COMPETENCIA Experticia Profesional Conocimiento del Entorno NIVEL ASESOR DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de problemas y transferirlo a su entorno laboral Conocer e interpretar la organización su funcionamiento y sus relaciones políticas y administrativas CONDUCTAS ASOCIADAS Orienta el desarrollo de proyectos especiales para el logro de resultados de la alta dirección. Aconseja y orienta la toma de decisiones en los temas que le han sido asignados. Asesora en materias propias de su campo de conocimiento, emitiendo conceptos, juicios o propuestas ajustados a lineamientos teóricos y técnicos. Se comunica de modo lógico, claro, efectivo y seguro. Comprende el entorno organizacional que enmarca las situaciones objeto de asesoría y lo toma como referente obligado para emitir juicios, conceptos o propuestas a desarrollar. Se informa de manera permanentemente sobre políticas gubernamentales, problemas y demandas del entorno. Construcción Establecer y mantener relaciones cordiales de relaciones y recíprocas con redes o grupos de personas internas y externas a la organización que faciliten la consecución de los objetivos institucionales. Utiliza sus contactos para conseguir objetivos. Comparte información para establecer lazos. Interactúa con otros de un modo efectivo y adecuado.

14 Iniciativa Anticiparse a los problemas iniciando acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas concretas Prevé situaciones y alternativas de solución que orientan la toma de decisiones de la alta dirección Enfrenta los problemas y propone acciones concretas para solucionarlos Reconoce y hace viables las oportunidades. COMPETENCIA NIVEL PROFESIONAL DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS Aprendizaje Continuo Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos, destrezas y habilidades, con el fin de mantener altos estándares de eficacia organizacional Aprende de la experiencia de otros y de la propia. Se adapta y aplica nuevas tecnologías que se implanten en la organización. Aplica los conocimientos adquiridos a los desafíos que se presentan en el desarrollo del trabajo. Investiga, indaga y profundiza en los temas de su entorno o área de desempeño. Reconoce las propias limitaciones y las necesidades de mejorar su preparación

15 Experticia profesional Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de problemas y transferirlo a su entorno laboral. Asimila nueva información y la aplica correctamente. Analiza de un modo sistemático y racional los aspectos del trabajo, basándose en la información relevante. Aplica reglas básicas y conceptos complejos aprendidos. Identifica y reconoce con facilidad las causas de los problemas y sus posibles soluciones. Clarifica datos o situaciones complejas. Planea, organiza y ejecuta múltiples tareas tendientes a alcanzar resultados institucionales. Trabajo en Equipo y Colaboración Trabajar con otros de forma conjunta y de manera participativa, integrando esfuerzos para la consecución de metas institucionales comunes Coopera en distintas situaciones y comparte información. Aporta sugerencias, ideas y opiniones. Expresa expectativas positivas del equipo o de los miembros del mismo. Planifica las propias acciones teniendo en cuenta la repercusión de las mismas para la consecución de los objetivos grupales. Establece diálogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas en condiciones de respeto y cordialidad. Respeta criterios dispares y distintas opiniones del equipo.

16 NIVEL PROFESIONAL CON PERSONAL A CARGO COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS Creatividad Generar y desarrollar nuevas ideas e Innovación, conceptos, métodos y soluciones Ofrece respuestas alternativas. Aprovecha las oportunidades y problemas para dar soluciones novedosas. Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologías. Busca nuevas alternativas de solución y se arriesga a romper esquemas tradicionales. Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas específicas.

17 Liderazgo de Grupos de Trabajo Toma de Decisiones Asumir el rol de orientador y guía de un grupo o equipo de trabajo, utilizando la autoridad con arreglo a las normas y promoviendo la Efectividad en la consecución de objetivos y metas institucionales. Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema y tomar las acciones concretas y consecuentes con la elección realizada. Establece los objetivos del grupo de forma clara y equilibrada. Asegura que los integrantes del grupo compartan planes, programas y proyectos institucionales - Orienta y coordina el trabajo del grupo para la identificación de planes y actividades a seguir Facilita la colaboración con otras áreas y dependencias. Escucha y tiene en cuenta las opiniones de los integrantes del grupo. Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas. Garantiza que el grupo tenga la información necesaria. Explica las razones de las decisiones. Elige alternativa de solución efectiva y suficiente para atender los asuntos encomendados.

18 . Decide y establece prioridades para el trabajo del grupo. Asume posiciones concretas para el manejo de temas o situaciones que demandan su atención. Efectúa cambios en las actividades o en la manera de desarrollar sus responsabilidades cuando detecta dificultades para su realización o mejores prácticas que pueden optimizar el desempeño. Asume las consecuencias de las decisiones adoptadas. Fomenta la participación en la toma de decisiones. COMPETENCIA NIVEL TECNICO DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS Experticia Técnica Entender y aplicar los conocimientos técnicos del área de desempeño y mantenerlos actualizados Capta y asimila con facilidad conceptos e información. Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas. Analiza la información de acuerdo con las necesidades de la organización.

19 Trabajo en Equipo Creatividad e Innovación Trabajar con otros para conseguir metas comunes. Presentar ideas y métodos novedosos y concretarlos en acciones Comprende los aspectos técnicos y los aplica al desarrollo de procesos y procedimientos en los que está involucrado. Resuelve problemas utilizando sus conocimientos técnicos de su especialidad y garantizando indicadores y estándares establecidos. Identifica claramente los objetivos del grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos. Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales. Propone y encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas. Es recursivo. Es práctico. Busca nuevas alternativas de solución. Revisa permanentemente los procesos y procedimientos para optimizar los resultados.

20 COMPETENCIA NIVEL ASISTENCIAL DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS Manejo de la Información Adaptación al Cambio Disciplina Manejar con respeto las informaciones personales e institucionales de que dispone. Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positiva y constructivamente. Adaptarse a las políticas institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad competente. Evade temas que indagan sobre información confidencial. Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea. Organiza y guarda de forma adecuada la información a su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales y de la organización. No hace pública información laboral o de las personas que pueda afectar la organización o las personas. Es capaz de discernir qué se puede hacer público y qué no. Transmite información oportuna y objetiva. Acepta y se adapta fácilmente a los cambios. Responde al cambio con flexibilidad. Promueve el cambio. Acepta instrucciones aunque se difiera de ellas. Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo. Acepta la supervisión constante. Realiza funciones orientadas a apoyar la acción de otros miembros de la organización.

21 Relaciones Interpersonales Establecer y mantener relaciones de trabajo amistosas y positivas basadas en la comunicación abierta y fluida y en el respeto por los demás. Escucha con interés a las personas y capta las preocupaciones, intereses y necesidades de los demás Transmite eficazmente las ideas, sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conflictos. Colaboración Cooperar con los demás con el fin de alcanzar los objetivos institucionales Ayuda al logro de los objetivos articulando sus actuaciones con los demás. Cumple los compromisos que adquiere. Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo.

22 NIVEL DIRECTIVO

23 I. IDENTIFICACIÒN DEL CARGO NIVEL: DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: DIRECTIVO DIRECTOR DE LA SECCIONAL GRADO 35 DEPENDECIA: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: PROCESO: DIRECCIÓN DE LA SECCIONAL RECTOR DIRECCION Y PLANEACIÓN II. PROPOSITO PRINCIPAL Dirigir la actividad y gestión académica, administrativa, cultural, artística, económica y financiera de la Universidad, en conformidad con el plan de desarrollo, presupuesto, estatutos y reglamento de la Universidad, dentro del marco de la Constitución Política y las leyes vigentes, ejerciendo su representación legal. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Cumplir y hacer cumplir las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes. Evaluar y controlar el funcionamiento general de la Seccional y el Consejo Académico en los casos de su competencia. Ejecutar las decisiones del Consejo Superior Universitario. Presentar a consideración del Comité de Dirección el proyecto de presupuesto de la Seccional para su análisis y posterior presentación al Consejo Superior Universitario para su aprobación. Nombrar o remover al personal administrativo y de servicio de la Seccional, con arreglo a las disposiciones pertinentes. Administrar los recursos de la presupuesto. UFPS - Ocaña, ciñéndose a las normas fiscales y de

24 Suscribir los contratos y expedir los actos que sean necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la Universidad, ateniéndose a las disposiciones legales vigentes sobre la materia. Presentar ante el Consejo Académico, los nombres de las personas que a juicio del Comité de Dirección sean merecedoras de distinciones, previo concepto de la instancia respectiva. Responder ante el rector por el cumplimiento de las actividades académicas y administrativas que se desarrollen en la UFPS - Ocaña. Presentar al Consejo Superior Universitario en cada reunión, un informe sobre las actividades de la Seccional. Presentar a la comunidad universitaria y en general un informe anual de las actividades realizadas durante el año. Aplicar las sanciones disciplinarias que le correspondan por ley o reglamento. Presentar al Comité de Dirección el proyecto de Plan General de Desarrollo y del Sistema de Auto evaluación previo concepto de los entes involucrados en su formulación y ejecución. Conocer y resolver los recursos de reposición y apelación establecidos en los reglamentos, garantizando el derecho a la defensa. Nombrar y remover a los funcionarios de su competencia de acuerdo con las disposiciones vigentes. Coordinar y atender las visitas de entidades oficiales y particulares que tengan relación con la UFPS Ocaña. Establecer relaciones con otras Universidades y Entidades para la celebración de convenios o contratos necesarios para el desarrollo de las actividades académicas y administrativas de la Seccional.

25 Las demás que le correspondan conforme a las Leyes, al Estatuto General, y a los Reglamentos de la Universidad, y aquellas que no estén expresamente atribuidas por tales normas a otra autoridad universitaria. IV. HABILIDADES Y DESTREZAS Objetividad Mente analítica Capacidad de negociación Claridad de expresión verbal y escrita Comportamiento ético Manejo de relaciones públicas Toma de decisiones Visión V. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional y de postgrado. Acreditar tres (3) años de experiencia administrativa en el sector público o privado. Dos (2) años en cargos de administración académica. Un (1) año como Decano en una Universidad legalmente reconocida. VI. FORMACION ESPECIFICA CURSOS, DIPLOMADOS Y/O SEMINARIOS EN LAS SIGUIENTES AREAS: Legislación Universitaria. Gestión Pública. Contratación pública Administración del Talento Humano. Manejo de TIC`S.

26 VII. COMPETENCIAS COMUNES VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

27 I. IDENTIFICACIÒN DEL CARGO NIVEL: DENOMINACION DEL EMPLEO: DIRECTIVO JEFE DE PLANEACION GRADO: 30 DEPENDENCIA: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: PROCESO: OFICINA DE PLANEACION DIRECTOR DIRECCION Y PLANEACION II. PROPOSITO PRINCIPAL Coordinación, apoyo y asesoría a las actividades de planeación universitaria, en concordancia con lo establecido en el estatuto general de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Coordinar y participar en la formulación y determinación de los planes y programas de planeación de la Universidad, para cual deberá recopilar, ordenar y suministrar la información relacionada con las actividades de la Universidad. Dirigir, supervisar, promover y participar en los estudios e investigaciones que permitan mejorar la prestación de los servicios a su cargo y el oportuno cumplimiento de los planes, proyectos y programas. Asistir a las directivas de la Universidad y asesorar a los órganos de dirección y gobierno de la Universidad en la adecuada aplicación de las normas y procedimientos propios del ámbito de la planeación. Administrar, dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de los programas, proyectos y las actividades de la dependencia y del personal a su cargo. Proponer e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la Oficina de planeación y las diversas dependencias de la

28 Universidad. Rendir los informes que le sean solicitados y los que normalmente deban presentarse a cerca de la gestión adelantada en el área de su desempeño. Asesorar a los organismos responsables de la autoevaluación institucional en el desarrollo de los modelos, estándares y normas sobre desempeño, a fin de garantizar la calidad de los procesos que tienen lugar en la Universidad. Asesorar a las diversas dependencias académicas y administrativas de la entidad en la definición de los niveles de planeación, grados de participación de los organismos y estamentos universitarios, elaboración de proyectos, planes y programas, los canales de comunicación, los sistemas de información y en los procesos de toma de decisiones. Elaborar y proponer los modelos conceptuales y de gestión que se requieren en los procesos académicos y administrativos que tienen lugar en la Universidad. Apoyar a la Subdirección Administrativa en los procesos de planeación económica y presupuestal, y en la preparación del proyecto de presupuesto anual de la entidad. Elaborar los proyectos sobre utilización, requerimiento y modificación de la Planta Física de la entidad, con el apoyo de la Sección de Planeación física y administrativa y el Comité Administrativo. Elaborar el Plan de Desarrollo. Presentar Informe de Indicadores de Gestión. Los demás que asignen los reglamentos específicos. IV. HABILIDADES Y DESTREZAS Objetividad Iniciativa Mente analítica Capacidad de negociación Facilidad para trabajar en equipo Relaciones interpersonales

29 V. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional universitario en áreas relacionadas con la planeación y la gestión administrativa. Cinco (5) años de experiencia profesional o docente universitario, de los cuales, mínimo dos (2) años de vinculación permanente con la Universidad. VI. FORMACION ESPECIFICA CURSOS, DIPLOMADOS Y/O SEMINARIOS EN LAS SIGUIENTES AREAS: Metodología en la elaboración y evaluación de proyectos. Metodología en la elaboración y evaluación del Plan de Desarrollo. Metodología en la elaboración y evaluación del Plan de Acción. Normatividad en planeación. Presupuesto público Contratación pública Desarrollo Organizacional. Manejo de TIC`S. VII. COMPETENCIAS COMUNES VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

30 I. IDENTIFICACIÒN DEL CARGO NIVEL: DENOMINACION DEL EMPLEO: GRADO: DEPENDENCIA: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: PROCESO: DIRECTIVO DIRECTOR DE LA DIVISION DE INVESTIGACION Y EXTENSIÓN UNICO DIVISION DE INVESTIGACION Y EXTENSION DIRECTOR INVESTIGACION Y EXTENSION II. PROPOSITO PRINCIPAL Fomento, organización, dirección y supervisión de las actividades de Investigación y Extensión que realizan las facultades y departamentos, según las políticas establecidas por la Institución. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Establecer una relación directa con los organismos encargados de la investigación y Extensión en la sede central para intercambio de información, recursos y el desarrollo de actividades de carácter investigativo y la presentación de servicios de extensión en forma conjunta. Fomentar, apoyar y asesorar las actividades de Investigación y Extensión de la Universidad. Presentar al Comité de Dirección los proyectos de Investigación y Extensión aprobados por el Comité de Investigación y Extensión que deban desarrollarse en la Universidad. Presentar al Comité de Dirección y al Comité de Apoyo Académico informes semestrales sobre los avances de los proyectos y programas de Investigación y Extensión que se adelanten en la Universidad. Adelantar los contactos con entidades Nacionales y Extranjeras para el establecimiento de

31 convenios interinstitucionales que le permitan llevar a cabo en forma conjunta estudios de Investigación y Extensión con entidades encargadas de promover y financiar la Investigación. Asesorar y apoyar programas de Investigación y Extensión aprobados por el Comité de Investigación, en los aspectos metodológicos y de disponibilidad de recursos. Presentar a la Subdirección Académica el presupuesto de los diferentes proyectos y programas de extensión e investigación y de las demás actividades propias de la División. Determinar las necesidades de infraestructura física, equipos, materiales y otros recursos necesarios para el funcionamiento de los programas de Investigación y Extensión, y elaborar proyectos encaminados a estas necesidades. Crear y mantener actualizado un archivo de la investigación y programas de Extensión realizados en la Universidad Seccional Ocaña y su área de influencia. Coordinar con las otras dependencias de la Seccional los trámites administrativos para agilizar los programas de Investigación y Extensión. Preparar los respectivos formatos para tramitar los aspectos administrativos y evaluativos de los proyectos y programas de Investigación y Extensión. Diligenciar la información especializada y metodológica requerida para el establecimiento de programas de Investigación y Extensión. Convocar y presidir las reuniones del Comité de Investigación y Extensión y ser su representante. Las demás funciones relacionadas con las dependencia y que le sean asignadas por el Director y reglamentaciones especificas. IV. HABILIDADES Y DESTREZAS Actitud positiva Objetividad Mente analítica

32 Capacidad de negociación Relaciones interpersonales V. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional universitario, como mínimo estar en la categoría de profesor asociado preferiblemente investigador. Dos (2) años de experiencia profesional VI. FORMACION ESPECIFICA CURSOS, DIPLOMADOS Y SEMINARIOS EN LAS SIGUIENTES AREAS: Gestión Universitaria. Legislación Universitaria. Metodología en la elaboración y evaluación de proyectos. Investigación e innovación Manejo de TIC S VII. COMPETENCIAS COMUNES VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

33 I. IDENTIFICACIÒN DEL CARGO NIVEL: DENOMINACION DEL EMPLEO: GRADO: DEPENDENCIA: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: PROCESO: DIRECTIVO SUBDIRECTOR ACADEMICO UNICO SUBDIRECCION ACADEMICA DIRECTOR GESTION ACADEMICA II. PROPOSITO PRINCIPAL Orientar, planear, organizar y supervisar las actividades de gestión académica de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, en concordancia con las políticas y normas generales de la Universidad. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Reemplazar al Director en su ausencia según lo previsto en el Estatuto General de la Seccional. Coordinar las actividades encaminadas al desarrollo académico de la Seccional y al cumplimiento de las políticas definidas por los organismos de dirección y gobierno universitario. Direccionar el desarrollo de los procesos curriculares encaminados al cumplimiento de los objetivos de formación y docencia. Fomentar la creación, modificación, supresión de planes de estudio formales y no formales, en los diferentes niveles y modalidades. Dirigir y supervisar con la colaboración del Director de la División de Investigación y Extensión el desarrollo de las actividades de investigación y extensión encaminadas al cumplimiento de

34 las políticas y objetivos del área, definidos por los organismos de dirección y gobierno. Desarrollar el proceso de autoevaluación Institucional previsto en el Estatuto General de la Universidad. Proponer y apoyar la celebración de seminarios, congresos, conferencia y demás eventos que complementen las actividades académicas. Establecer relaciones con otras universidades y entidades para la celebración de convenios o contratos necesarios en el desarrollo de las actividades académicas. Enmarcar los programas académicos de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, a los parámetros nacionales e internacionales fijados por el Ministerio de Educación Nacional a través del sistema de créditos. Ajustar todos los programas académicos de pregrado y de postgrado, de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, al sistema de créditos. Las demás que le asignen los reglamentos específicos y el Director. IV. HABILIDADES Y DESTREZAS Objetividad Iniciativa Mente analítica Capacidad de negociación Facilidad para trabajar en equipo

35 V. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional y postgrado. Acreditar competencia profesional y experiencia en el área por lo menos de cinco (5) años. Ser docente de dedicación exclusiva o tiempo completo de la Universidad Francisco de Paula Santander, Ocaña en la categoría de profesor asociado o titular. VI. FORMACION ESPECIFICA CURSOS, DIPLOMADOS Y/O SEMINARIOS EN LAS SIGUIENTES AREAS: Legislación Universitaria. Gestión Pública. Sistemas de Evaluación. Manejo de TIC`S. VII. COMPETENCIAS COMUNES VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES I. IDENTIFICACIÒN DEL CARGO NIVEL DENOMINACION DEL EMPLEO: GRADO: DEPENDENCIA CARGO DEL JEFE INMEDIATO PROCESO: DIRECTIVO DECANO DE FACULTAD UNICO FACULTAD ASIGNADA SUBDIRECTOR ACADEMICO GESTION ACADEMICA II. PROPOSITO PRINCIPAL

36 Cumplir con las tareas de organización, administración, control y gerenciamiento de la Facultad de manera optima, velando por la conservación, manejo y preservación de recursos económicos y físicos, contando con los recursos humanos, técnicos y tecnológicos necesarios para el buen funcionamiento de la misma. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Proponer junto con el Consejo de Facultad respectivo, a los organismos de dirección y gobierno, las políticas, programas y proyectos de desarrollo de la Facultad en los campos de la docencia, la investigación y la extensión. Proponer las reformas administrativas y organizativas que considere necesarias para el desarrollo de la facultad. Presentar al Subdirector Académico las necesidades del personal que a juicio del Consejo de Facultad y del Departamento respectivo sean necesarios para el cabal cumplimiento de sus actividades. Someter a consideración del Consejo Académico el Plan de Desarrollo previamente aprobado por el Consejo de Facultad. Diligenciar y controlar el uso de recursos físicos y necesarios para el cumplimiento de las actividades docentes, investigativas y administrativas de la facultad. Presentar al Consejo de Facultad y al Consejo Académico los nombres de los candidatos a profesores de cátedra. Evaluar semestralmente el cumplimiento de las actividades de la Facultad y presentar al Subdirector Académico los informes. Presentar el plan anual de capacitación del personal adscrito a la Facultad. Nombrar y designar los representantes de la Facultad ante los organismos y eventos que requieran la presencia de la misma. Coordinar y atender las visitas de entidades oficiales y particulares que tengan relación con la Facultad. Organizar los Comités necesarios para el desarrollo académico, investigativo y de

37 extensión a la Facultad. Asignar en coordinación con el Consejo de Facultad la carga académica y en general distribuir el tiempo de los profesores en asocio con los Directores de Departamentos Académicos, teniendo en cuenta los requerimientos propios de su Facultad. Imponer las sanciones disciplinarias que sean de su competencia de acuerdo con lo previsto en las normas y reglamentos. Presidir el Consejo de Facultad. Atender como profesor un programa docente, investigativo o de evaluación. Las demás relacionadas con el cargo. IV. HABILIDADES Y DESTREZAS Actitud positiva Objetividad Mente analítica Capacidad de negociación Relaciones interpersonales V. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Titulo de formación Profesional universitaria en una de las áreas del saber que correspondan a la Facultad. Tener al menos la categoría de profesor asociado. Haber desempeñado en propiedad el cargo de Director de Programa o Director de Departamento. VI. FORMACION ESPECIFICA CURSOS, DIPLOMADOS Y/O SEMINARIOS EN LAS SIGUIENTES AREAS: Normatividad relacionada con la docencia. Conocimientos en gestión y en gerencia educativa.

38 Pedagogía. Sistemas de Evaluación. Metodología en la elaboración y evaluación de proyectos. Investigación e innovación Manejo de TIC`S. VII. COMPETENCIAS COMUNES VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

39 I. IDENTIFICACIÒN DEL CARGO NIVEL: DENOMINACION DEL EMPLEO: DIRECTIVO JEFE DE GRANJA GRADO: DEPENDENCIA: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: PROCESO: FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS Y DEL AMBIENTE DECANO DE LA FACULTAD GESTION ACADEMICA II. PROPOSITO PRINCIPAL Coordinar y dirigir las actividades operativas y de apoyo académico de la granja, en función de la autosostenibilidad y el apoyo a la misión institucional. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Realizar la logística para los diferentes proyectos de la granja. Manejar los estados financieros, relativos a la administración de los proyectos implementados en la granja. Rendir informes a los superiores sobre el manejo de la granja. Realizar pedidos del material requerido para el buen funcionamiento de la granja. Supervisar y coordinar las funciones de los trabajadores. Autorizar la venta y salida de semovientes. Las demás relacionadas con el cargo que le asignen los reglamentos específicos y el jefe

40 inmediato. IV. HABILIDADES Y DESTREZAS Objetividad Iniciativa Mente analítica Capacidad de negociación Facilidad para trabajar en equipo V. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Cuando sea desempeñado por un profesional Universitario o tecnólogo especializado, devengara una asignación mensual equivalente al grado 25, en el caso de ser desempeñado por un tecnólogo su asignación mensual será el equivalente al grado 20. Dos (2) años de experiencia laboral relacionada VI. FORMACION ESPECIFICA CURSOS, DIPLOMADOS Y SEMINARIOS EN LAS SIGUIENTES AREAS: Metodología en la elaboración y evaluación de proyectos. Manejo de personal. Legislación ambiental. Investigación Manejo de TIC S VII. COMPETENCIAS COMUNES VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

41 I. IDENTIFICACIÒN DEL CARGO NIVEL: DENOMINACION DEL EMPLEO: DIRECTIVO SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO GRADO: 30 DEPENDENCIA: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: PROCESO: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA DIRECTOR GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA II. PROPOSITO PRINCIPAL Procurar la óptima utilización de los recursos financieros, garantizando la gestión administrativa y financiera para el logro de los objetivos institucionales. Gestionar la adquisición de bienes y servicios garantizando oportunidad y calidad en la realización de las actividades institucionales. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Administrar el patrimonio de la Institución, ciñéndose a las normas establecidas por la Ley y los reglamentos de la institución. Asistir a las reuniones de los Consejos, Comités y Juntas de las cuales es miembro. Asegurar la disponibilidad y operación de los sistemas de información y procesamiento electrónico de datos que requiera la gestión administrativa. Efectuar la Programación Anual de Caja y desarrollar los sistemas para su control y ejecución periódica de acuerdo con lo previsto en la Ley de Presupuesto. Dar el visto bueno al pago de matrícula de los estudiantes de la Seccional, según los plazos estipulados por la Institución una vez analizada por los comités administrativo y académico. Gestionar las cotizaciones para la adquisición de bienes que requiera la Universidad, con base en el registro de proveedores y los respectivos anexos. Efectuar los procesos de contratación de compras de materiales, suministros servicios

42 y obras, una vez analizado en el comité de compra. Realizar consecución de créditos una vez autorizado por la dirección. Revisar las liquidaciones de matrícula y efectuar las de los alumnos nuevos. Vigilar permanentemente las adiciones que se realicen al PAC y al presupuesto. Supervisar la contabilización de la ejecución del presupuesto. Revisar y firmar las conciliaciones bancarias, balances de bancos, boletines de caja, relaciones de egresos, una vez revisado el libro de bancos. Revisar permanentemente los saldos del libro de bancos y de las entidades bancarias. Supervisar los CDT. Y otros títulos valores. Estar pendiente de los sobregiros bancarios. Elaborar, revisar y firmar los Informes de contratación para la Rendición de Cuentas a la Contraloría General del Departamento. Las demás que les asignen los reglamentos específicos y el Director. IV. HABILIDADES Y DESTREZAS Objetividad Iniciativa Mente analítica Capacidad de negociación Facilidad para trabajar en equipo V. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional universitario y preferiblemente con título de postgrado en el Cinco (5) años de experiencia profesional relacionada con las

43 área administrativa y financiera. funciones del cargo. Matrícula profesional vigente en los casos reglamentados por la ley. VI. FORMACION ESPECIFICA CURSOS, DIPLOMADOS Y SEMINARIOS EN LAS SIGUIENTES AREAS: Normatividad en relación con la docencia. Conocimientos en gestión y gerencia Pública. Contratación Estatal. Planeación y finanzas Públicas. Administración del recurso humano. Manejo de TIC`S. VII. COMPETENCIAS COMUNES VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

44 I. IDENTIFICACIÒN DEL CARGO NIVEL: DENOMINACION DEL EMPLEO: GRADO: 25 DIRECTIVO COORDINADOR DE LA DIVISION DE BIENESTAR UNIVERSITARIO DEPENDENCIA: DIVISION DE BIENESTAR UNIVERSITARIO CARGO DEL JEFE INMEDIATO: SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO II. PROPOSITO PRINCIPAL Gestionar las actividades relacionadas con el bienestar integral de la comunidad universitaria, para el logro de los objetivos institucionales. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Estructurar planes, dirigir y coordinar las actividades de Bienestar Universitario. Supervisar, organizar y controlar el funcionamiento general de las áreas adscritas a la División de bienestar universitario, propendiendo por la prestación del servicio con eficacia y eficiencia hacia el desarrollo social y cultural de la comunidad universitaria. Coordinar con las unidades organizativas de la División la programación de actividades orientadas al desarrollo de bienestar universitario en cumplimiento de las políticas definidas por los organismos de dirección y gobierno. Dirigir y supervisar con la colaboración de los jefes de área el desarrollo de los programas encaminados a asegurar el bienestar físico, mental y socioeconómico de la comunidad universitaria y presentar a la rectoría la programación y el informe semestral de cada una de las divisiones a su cargo y el programa general de la vicerrectora. Dirigir y supervisar con la colaboración de los jefes de división las actividades establecidas a la difusión y preservación de los valores culturales, la práctica integral del deporte y la convivencia e integración de la comunidad universitaria, buscando la integración con otras universidades e instituciones y la comunidad en general en las áreas de su competencia.

45 Evaluar las necesidades de desarrollo de la vicerrectoría de bienestar universitario y coordinar la preparación del proyecto anual de presupuesto. Establecer vínculos de comunicación e integración de la universidad con sus egresados y jubilados de tal manera que se garantice un mejoramiento y desarrollo mutuo hacia el mejoramiento de la calidad de vida. Las demás que le asignen los reglamentos y el rector de la universidad. IV. HABILIDADES Y DESTREZAS Objetividad Iniciativa Gestión de proyectos Capacidad de negociación Relaciones Interpersonales Facilidad para trabajar en equipo V. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Ser docente de dedicación exclusiva o tiempo completo de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña. Haber ocupado un cargo de dirección en organismos académicos o administrativos de la Universidad por un periodo no inferior a un (1) año. Experiencia profesional superior a tres (3) años, en actividades relacionadas con el cargo. VI. FORMACION ESPECIFICA CURSOS, DIPLOMADOS Y SEMINARIOS EN LAS SIGUIENTES AREAS: Gestión Universitaria. Metodología de proyectos.

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