I. PARTICIPACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE LAS MEJORES EMPRESAS PARA TRABAJAR EN EL PERÚ:

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2 I. PARTICIPACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE LAS MEJORES EMPRESAS PARA TRABAJAR EN EL PERÚ: 1. Quiénes participan: Dentro de las actividades que anualmente realiza Great Place to Work Perú (GPTW) se encuentra el Estudio Anual de Clima Laboral. El realizar este estudio en su empresa le da la posibilidad de participar del proceso de selección de las Mejores Empresas para Trabajar en el Perú. La participación en el proceso de selección de Las Mejores Empresas para Trabajar en el Perú es opcional. Si una empresa optara por no participar del proceso de selección de las mejores empresas, igual puede aplicar el estudio. GPTW guardará las reservas y confidencialidad del caso. Todas las empresas que realicen el estudio de medición de clima laboral deberán informar por escrito a GPTW su intención de participar o no del proceso de selección de las Mejores Empresas para Trabajar antes de iniciar el proceso de encuestas en su empresa. Para ello deberán enviar a GPTW antes de iniciar la aplicación de las encuestas, la Declaración de Participación en el Ranking debidamente firmada por el representante legal de su empresa, ya sea en físico o escaneado a la dirección: Pe_info@greatplacetowork.com o al consultor con quien se coordina el estudio. 2. Qué implica: El participar del proceso de selección de Las Mejores Empresas para Trabajar en el Perú, implica la aplicación de dos herramientas en su empresa: Trust Index : encuesta cuantitativa de 58 enunciados y dos preguntas abiertas dirigida a los trabajadores de la empresa, que tiene como objetivo medir la percepción de los trabajadores con respecto al ambiente laboral en su lugar de trabajo. Los enunciados de la encuesta serán respondidos teniendo en cuenta 2 perspectivas: el área de trabajo y/o jefatura directa y la organización como un todo. Culture Audit : cuestionario dirigido al encargado de recursos humanos con el propósito de conocer las prácticas y políticas de recursos humanos que se aplican en la empresa. 3. Beneficios: El participar del proceso de selección de las Mejores Empresas para Trabajar en el Perú le proporciona una serie de beneficios que detallamos a continuación: NO requiere pago adicional alguno Recibirá gratis el benchmark de las Mejores Empresas para Trabajar vigente a la fecha de entrega del informe final. Le permite conocer el nivel de satisfacción de sus trabajadores respecto del mercado peruano La empresa conocerá el puesto en el que quedó respecto de las empresas evaluadas, esté o no dentro de las Mejores Great Place to Work Institute, Inc. rights reserved 2

3 En caso sea seleccionada dentro de las mejores: - Tendrá opción a un espacio en el suplemento especial que publica el diario El Comercio. - Automáticamente pasa a formar parte del proceso de selección de las Mejores Empresas para Trabajar en Latinoamérica y, de ser una empresa Multinacional, del Ranking Global de GPTW. No es necesario aplicar la encuesta nuevamente. GPTW guardará absoluta reserva del nombre de las empresas participantes, en caso no hayan sido seleccionadas dentro de las mejores. II. REQUISITOS PARA PARTICIPAR DEL PROCESO DE SELECCIÓN 2015: 1. Quiénes participan: puede participar cualquier empresa que reúna las siguientes condiciones: a. Antigüedad de la empresa: tener por lo menos 2 años de operaciones al b. Cantidad de trabajadores: tener más de 30 trabajadores en planilla. 2. Fechas a tomar en cuenta: Aplicación de la encuesta Trust Index : haber aplicado la encuesta entre el 01 de octubre de 2014 y el 18 de setiembre de Devolución de material a GPTW: el último día para devolver las encuestas contestadas, el cuestionario Culture Audit y material adicional es el viernes 18 de setiembre de Las empresas que apliquen y/o devuelvan las encuestas con posterioridad a esta fecha quedarán excluidas del proceso de selección de las Mejores Empresas para Trabajar en el Perú, edición Población a encuestar: la empresa podrá elegir entre aplicar la encuesta al 100% o a una muestra. Se deberán tomar en cuenta las siguientes indicaciones: a. Cantidad de personas a encuestar: Para empresas con 500 trabajadores o menos: la encuesta deberá aplicarse al 100% del personal en planilla. Para empresas con más de 500 trabajadores: la encuesta se aplicará a una muestra representativa de la población de la empresa (mínima de 500 trabajadores) o al 100% si la empresa así lo requiere. En caso de aplicar a una muestra, GPTW es quien seleccionará la muestra de manera aleatoria. b. A quiénes encuestar: independientemente de si la encuesta se aplica al 100% o a una muestra, para participar del proceso de selección de las Mejores Empresas para Trabajar en el Perú se requiere que la encuesta Trust Index se aplique a personal representativo de toda la empresa, tanto de Lima como de provincias, sean: - Empleados 2015 Great Place to Work Institute, Inc. rights reserved 3

4 - Obreros - Practicantes - Personal de services y contratas: siempre que realicen actividades que guarden estrecha relación con el giro del negocio. c. Índice de respuesta: la encuesta Trust Index deberá haber sido contestada, al menos, por una muestra mínima representativa establecida por GPTW en función al universo de trabajadores de la empresa, de manera tal que los resultados del Trust Index arrojen un margen de error de +4 como máximo. 4. Campaña de Comunicación Interna: la campaña de comunicación que realice la empresa a sus trabajadores, con el propósito de invitarles a contestar a la encuesta, deberá ser exclusivamente de carácter informativo y no persuasivo. Además de la Carta del Gerente General (carta firmada por el gerente general) que deberá ser distribuida a cada uno de los trabajadores según modelo a entregar, se podrán utilizar otros medios como charlas y/o presentaciones informativas, pancartas, y/o afiches, siempre que: Se les transmita el objetivo del estudio, que es: conocer su percepción respecto al ambiente laboral de su empresa con el propósito de conocer y entender cómo se sienten de manera tal que la empresa tome medidas correctivas para estar cada vez mejor. Se les solicite su participación sincera, honesta y confiable en el llenado de la encuesta. Se les transmita la logística de cómo se llevará a cabo el proceso: - si la encuesta se aplicará a una muestra o al 100% - si será manual u online - los cronogramas de aplicación - quién tendrá a cargo la aplicación, distribución y recojo de las encuestas: personal de GPTW o la empresa - el que cada trabajador debe introducir la encuesta en un sobre especialmente entregado para ello, y luego colocarlas en un ánfora o entregarlas a un facilitador de GPTW; que NO deben entregar las encuestas a ningún jefe o personal de su empresa. NO ESTÁ PERMITIDO: a. Utilizar información que sugiera o induzca a los trabajadores a contestar de manera positiva a la encuesta. b. Realizar una campaña en paralelo recordándole a los trabajadores las prácticas y políticas de recursos humanos de la empresa, así como los beneficios a los que están sujetos. c. Hacer referencia a la importancia que este proyecto tiene para el éxito de la empresa. d. Hacer referencia a que es importante formar parte de la lista de las Mejores Empresas para Trabajar, así como a ocupar algún puesto específico o mejorar su posición. e. Hacer referencia a lo importante que son sus respuestas para formar parte de la lista de Las Mejores Empresas para Trabajar en el Perú. f. Hacer referencia a los beneficios que tendría su empresa si formaran parte de la lista de Las Mejores Empresas para Trabajar (atraer mejores candidatos, retener al mejor personal, etc). g. Forzar a las personas a contestar a la encuesta Great Place to Work Institute, Inc. rights reserved 4

5 5. Material y documentación a ser entregados a GPTW: a más tardar el viernes 18 de setiembre de 2015 las empresas deberán haber enviado a GPTW: 1. Documentos: los siguientes documentos debidamente firmados, como señal de haberlos leído y estar en conocimiento de ellos: - Doc01. Bases del Proceso de Selección - Doc02. Declaración de Participación en el Ranking - Doc03. Acuerdo de consentimiento uso de encuesta Trust Index (firmado por el representante legal de la empresa) - Doc05. Término de Responsabilidad del Culture Audit 2. Material de comunicación y convocatoria: piezas y material utilizado por su empresa (incluido modelo de carta del Gerente General) para informar a sus trabajadores sobre la realización del estudio de clima laboral, así como para convocarlos a contestar a la encuesta. 3. Encuestas Trust Index : aplica únicamente para las empresas que utilizaron la modalidad manual (fichas ópticas para marcar) y que optaron por encargarse de la administración del proceso de encuestas (distribución, aplicación y recojo de encuestas): - Encuestas contestadas (cada encuesta deberá estar ensobrada en el sobre proporcionado por GPTW) - Encuestas en blanco - Un Cargo indicando: - Total encuesta contestadas - Total encuestas en blanco 4. Cuestionario Culture Audit : el Cuestionario Culture Audit : Parte I y Parte II serán llenados de manera virtual, a través de una plataforma online. Cada organización recibirá un correo con los datos para entrar a la plataforma y contestar ambos cuestionarios, teniendo como límite el viernes 18 de setiembre para completarlos y enviarlos en el sistema. Adicionalmente, las empresas podrán enviar a nuestras oficinas una caja con dimensiones máximas aproximadas de 60cm x 30cm x 40cm con el material sustentatorio que deseen presentar. Asimismo, deberán enviar firmados ya sea en físico o escaneado vía el Doc05. Término de Responsabilidad del Culture Audit 5. Relación de trabajadores encuestados: archivo Excel con los siguientes campos: nombre y apellidos, área de trabajo, ubicación física, teléfono y anexos Great Place to Work Institute, Inc. rights reserved 5

6 III. PROCESO DE SELECCIÓN: Todas las empresas participan de manera independiente, con excepción de las EMPRESAS VINCULADAS (ver Anexo 1). 1. Evaluación: la encuesta Trust Index y el cuestionario Culture Audit se evaluarán por separado, por equipos independiente, de la siguiente forma: Trust Index : encuesta cuantitativa a colaboradores Peso: 67%: - 56% correspondiente al resultado final de la encuesta - 11% correspondiente a la evaluación de los comentarios abiertos de los colaboradores. Culture Audit : prácticas y políticas de gestión de personas - Metodología global que evalúa cada una de las prácticas reportadas otorga puntajes en base a cinco aspectos (variedad, originalidad, inclusión, toque humano, integración) - Para garantizar la objetividad del proceso, se realizan dos evaluaciones independientes por empresa y el puntaje final corresponde al promedio. - Peso: 33% 2. Pre-selección: para ser preseleccionada las empresas requieren tener al menos 70% de puntaje final en la encuesta Trust Index (resultado de las 58 preguntas). Estas empresas deberán pasar por un proceso de verificación. 3. Verificación: GPTW realizará llamadas telefónicas y/o visitas de verificación a una muestra aleatoria de trabajadores de cada una de las empresas pre-seleccionadas con el objetivo de verificar que los trabajadores hayan contestado a la encuesta libremente, sin ningún tipo de presión. En caso Great Place to Work detectara que hubo dolo en alguna de las empresas preseleccionadas, ésta quedará descalificada para el proceso de selección y ocupará su lugar, la siguiente empresa en la lista general. 4. Causales de descalificación: las empresas que incurran en alguno de los casos aquí expuestos NO se les considerará para el proceso de selección de las mejores. a. Tamaño de muestra: que la encuesta Trust Index haya sido contestada por un número de trabajadores inferior al tamaño de muestra requerido. b. En caso la encuesta Trust Index se aplique a una muestra, seleccionar la muestra de forma distinta a la indicada. c. Excluir del proceso de selección a empleados de áreas y/o locales específicos. d. Obstaculizar de alguna forma la libertad de los empleados y obligarlos a contestar la encuesta. Ejm: el que un supervisor / jefe se pare junto al trabajador mientras éste llena la encuesta y/o le de instrucciones de cómo llenarla. e. Inducir a los trabajadores a contestar el cuestionario de alguna forma determinada. f. Llevar a cabo el proceso de encuestas violando el principio de anonimato del trabajador, ejemplo: cuando se lleva un control de qué encuesta fue entregada a qué trabajador. g. No seguir alguna de las pautas de la campaña de comunicación interna referidas en el acápite II.4 precedente Great Place to Work Institute, Inc. rights reserved 6

7 h. Presentar el Culture Audit o cualquiera de los documentos y/o material solicitados en el acápite II.5 precedente fuera del plazo establecido: 18 de setiembre de Rankings: GPTW seleccionará a las Mejores Empresas, las cuales serán luego agrupadas en 3 Listas de acuerdo al número de trabajadores en planilla de la empresa: 1. Ranking de las Mejores: Empresas entre 30 y 250 trabajadores 2. Ranking de las Mejores: Empresas entre 251 y 1,000 trabajadores 3. Ranking de las Mejores: Empresas con más de 1,000 trabajadores Para cada Ranking se listará a las empresas en orden de mérito. Todas las empresas que hayan sido seleccionadas dentro de las tres listas formarán parte de Las Mejores Empresas para Trabajar en el Perú, Edición Cuadro de honor: adicionalmente a los Rankings arriba descritos, se reconocerá a las mejores empresas por tipo de empresa en las siguientes listas, las cuales figurarán en orden alfabético: Las Mejores Empresas de Servicio del 2015 Las Mejores Empresas Industriales del 2015 Las empresas listadas en este reconocimiento podrían estar o no dentro de los Rankings arriba descritos. 7. Premios Especiales: además de los rankings precedentes, se premiará a las empresas que sobresalieron en los siguientes aspectos: Mayor progreso Excelencia en Liderazgo Excelencia en Capacitación y Desarrollo Excelencia en Bienestar y Cuidado Excelencia en Responsabilidad Social Excelencia en La Voz del Empleado Para cada premio especial se mencionarán a tres (3) empresas finalistas y de ellas a la ganadora. 8. Publicación: El Comercio publicará un Suplemento Especial con los 3 Rankings, dando cobertura especial a cada una de las empresas seleccionadas dentro de Las Mejores Empresas para Trabajar en el Perú, edición 2015, condición que debe ser aceptada para participar en el proceso de selección de las mejores. Periodistas de El Comercio visitarán a las empresas seleccionadas y sostendrán una entrevista con el Gerente General y/o Gerente de Recursos Humanos. 9. Confidencialidad: Great Place to Work guardará absoluta confidencialidad de los resultados del estudio en cada empresa. Así mismo, Great Place to Work guardará reserva absoluta del nombre y ubicación de las empresas participantes que no hayan sido seleccionadas dentro de las MEJORES. 10. Ranking Latinoamericano: si su empresa fue seleccionada dentro de una de las tres listas de Las Mejores Empresas para Trabajar en el Perú, Edición 2015, automáticamente se le considera para el proceso de selección de Las Great Place to Work Institute, Inc. rights reserved 7

8 Mejores Empresas para Trabajar en Latinoamérica a publicarse en mayo de Para participar en el proceso de selección de este Ranking, no es necesario aplicar la encuesta nuevamente. 11. Ranking Global: Las empresas Multinacionales que hayan sido seleccionadas dentro de una de las tres listas de Las Mejores Empresas para Trabajar en el Perú, Edición 2015, automáticamente se le considera para el proceso de selección de Las Mejores Multinacionales para trabajar en el Mundo. Para participar en el proceso de selección de este Ranking, no es necesario aplicar la encuesta nuevamente. 12. Premiación: la ceremonia de premiación se llevará a cabo el jueves 3 de Diciembre de Se invitará a todas las empresas que hayan realizado el estudio de medición de clima laboral en el periodo Informe Final: GPTW entregará un informe final a cada una de las empresas, hayan o no optado por participar de proceso de selección de las mejores. Las características del informe así como la fecha de entrega estarán en función a lo contratado y acordado con cada empresa. En Great Place to Work Institute creemos que cualquier organización puede convertirse en un excelente lugar para trabajar. Además, conocemos los procesos de cambio organizacional y sabemos que éstos son más exitosos cuando los miembros de la organización participan activamente de los cambios, razón por la cual nuestros estudios y metodologías se centran en conocer las percepciones, creencias y actitudes de los empleados de su empresa Great Place to Work Institute, Inc. rights reserved 8

9 ANEXO 1 NORMATIVA PARA LA PARTICIPACION EN EL RANKING DE EMPRESAS VINCULADAS Definición de Empresa Vinculada Se consideran empresas vinculadas a aquellas que pertenecen a un holding o a un grupo de empresas relacionadas, con un dueño mayoritario en común y/o que el mercado las identifica como parte de un mismo grupo económico y/o que comparten una marca en común (mismo nombre y/o apellido). Lineamientos: 1. Para participar: si se trata de dos o más empresas vinculadas que realizan actividades afines y/o complementarias, pero que por motivos diversos operan bajo razones sociales distintas, para poder participar del proceso de selección de las Mejores Empresas para Trabajar en el Perú, edición 2015, necesariamente deberán hacerlo de manera consolidada como una empresa y bajo un nombre o marca que las identifique. Independientemente de ello, cada empresa se evaluará por separado y recibirá su informe final correspondiente. GPTW evaluará la relación existente entre estas empresas en función a los siguientes criterios: relación comercial y de propiedad entre ellas giro del negocio y/o actividades a las que se dedican servicios generales comunes gestión de recursos humanos comunes identificación de marca 2. Para listar entre Las Mejores Empresas para Trabajar en el Perú: cuando cuatro o más empresas de un mismo grupo económico resulten seleccionadas para ocupar un lugar en la lista de las Mejores Empresas para Trabajar en el Perú, se podrá optar por una de las siguientes dos opciones: a. Figurar como Grupo: el nombre que figurará en la lista será el del grupo económico y el puesto que ocupen será el que resulte de consolidar los resultados de las empresas involucradas. Entre paréntesis se señalarán las empresas elegidas que lo conforman. Ejm: Puesto 3 : Grupo XXX (empresa A, empresa B, empresa C, empresa D, etc.) Al momento de la premiación se llamará a cada una de las empresas y se les entregará el diploma y trofeo correspondientes. b. Figurar como empresas independientes: cada empresa figurará en la lista de manera independiente. Al momento de la premiación se llamará a cada una de las empresas y se les entregará el diploma y trofeo correspondientes. IMPORTANTE: el grupo o las empresas involucradas deberán indicar a GPTW la opción elegida a más tardar el 18 de setiembre de 2015 (GPTW enviará comunicación formal), caso contrario GPTW optará por proceder con la opción b. Great Place to Work Institute se reserva el derecho a verificar el cumplimiento de los requisitos antes establecidos y su determinación es inapelable Great Place to Work Institute, Inc. rights reserved 9