Hojas de cálculo: Estructura y funciones. Diseño y formato de las hojas. Funciones y fórmulas. Referencias a otras celdas. Macros.

Transcripción

1 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 1 TEMA 53: Hojas de cálculo: Estructura y funciones. Diseño y formato de las hojas. Funciones y fórmulas. Referencias a otras celdas. Macros. Esquema: 1. Introducción REV.: 08/07 información@preparadoresdeoposiciones.com Web: 2. Estructura y funciones 2.1. Selección y activación de celdas 2.2. Introducción de datos 3. Diseño y formato de las hojas de cálculo 3.1. Autoformato 3.2. Formato de celdas 3.3. Combinación de celdas 3.4. Altura de filas y anchura de columnas 3.5. Restricciones en el contenido de una celda 4. Referencia a otras celdas 4.1. Referencias absolutas, relativas y mixtas 4.2. Nombres de celdas y de conjuntos de celdas 5. Fórmulas y Funciones 5.1. Introducción de fórmulas 5.2. Asistente de Funciones 5.3. Edición de funciones 6. Macros 7. Conclusiones 8. Referencias bibliográficas y documentales 1. INTRODUCCIÓN Una Hoja de Cálculo es un programa que organiza la información en filas (identificadas con números) y columnas (identificadas con letras), donde la intersección de éstas se conoce con el nombre de Celda (letra, número). Los datos pueden ser procesados a través de fórmulas para obtener así un resultado o total. Para ejecutar estas fórmulas, las Hojas

2 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 2 de Cálculo obtienen la información desde varias celdas especificadas por el usuario, que representan información en diferentes formatos. Las Hojas de Cálculo no son simples celdas para introducir números con los que realizar diferentes operaciones, son herramientas que permiten tratar esos números y hacer gráficos o exportarlos a otros documentos. La integración entre todos los elementos que componen el programa, la posibilidad de compartir la información de un documento con otras aplicaciones, y su total compenetración con Internet, son las principales características que definen estos programas. Sólo con ellos ya sería posible realizar una multitud de tareas con el ordenador. Excel, sin duda el programa más difundido, es una aplicación del tipo hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows y desarrollada por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de cálculo normal, base de datos, programa de gráficos bidimensionales y tridimensionales, entorno de Internet, lenguaje propio de programación y generación de macros; todo dentro de la misma aplicación. Las hojas de cálculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas de uso más general y extendido. La última versión en el mercado es la Excel puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de cálculo siempre que la memoria del ordenador lo permita. Distintas hojas de cálculo se agrupan formando un fichero denominado libro de trabajo. Cada hoja puede contener hasta filas y 256 columnas, haciendo un total de celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C,..., AA, AB,..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante números (1, 2, 3,..., 65536). De ordinario una casilla se identifica con la/s letra/s indicadoras de la columna, seguidas del número indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.). Como se ha apuntado, con Excel se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numéricos, textos y fórmulas; dicho programa permite además presentar rápidamente todos estos datos mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en otro fichero independiente. Estos gráficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de líneas, de sectores, etc.) y estar representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de las necesidades del usuario.

3 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 3 Excel permite establecer relaciones entre los valores de distintas celdas y hojas, para realizar análisis de sensibilidad de forma rápida, recalculando toda la hoja al mínimo cambio que se efectúe en alguna de las celdas relacionadas. Permite asimismo generar aplicaciones a la medida del usuario (Macros), ya que cuenta con un lenguaje propio de programación (Excel Visual Basic). La utilización de Excel se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en el entorno Windows, esto es, mediante ratón (haciendo clic y arrastrando para seleccionar y haciendo doble clic para accionar) o mediante el teclado, haciendo uso de distintas teclas tales como las flechas para los desplazamientos, la tecla Intro para accionar, etc. 2. ESTRUCTURA Y FUNCIONES Cuando se ejecuta Excel se abre un nuevo libro de trabajo, que por defecto tiene 3 hojas de cálculo, llamadas también por defecto Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Haciendo clic en los controles adyacentes (a la izquierda) pueden llegar a verse las pestañas de todas las hojas, o bien desplazarse hasta la primera o la última con una sola operación. En todo momento Excel tiene, para cada libro de trabajo, una hoja de cálculo activa (aquélla cuya pestaña aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla). Por defecto, la hoja activa es la primera, en este caso Hoja1. Puede activarse una hoja u otra sin más que hacer clic con el ratón en la pestaña correspondiente. También pueden mantenerse activas varias hojas de cálculo al mismo tiempo, pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se hace clic sobre las pestañas de otras hojas (si la hoja esta activada, al hacer clic sobre su pestaña con la tecla Ctrl pulsada la hoja se desactiva, y viceversa). Cuando varias hojas están activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen también en las demás hojas activas, en las posiciones correspondientes. Si se presiona el botón derecho del ratón sobre alguna de las pestañas, se despliega un menú contextual, en el que se permite insertar una nueva hoja de cálculo, borrarla, cambiarle el nombre, moverla y/o copiarla de un lugar a otro, o seleccionar todas las hojas. La forma más sencilla de cambiar el nombre a una hoja de cálculo es hacer clic dos veces sobre la pestaña que lleva su nombre, en cuyo

4 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 4 caso el fondo da la pestaña pasa a ser negro, pudiendo escribir directamente el nuevo nombre. Por otra parte, es posible cambiar el orden en el que aparecen las hojas de cálculo sin más que hacer clic sobre la pestaña de una de ellas y arrastrarla con el ratón hasta la nueva posición que se desea que ocupe Selección y activación de celdas En la hoja de cálculo hay en todo momento una celda activa (y sólo una). La celda activa se distingue claramente de las demás, pues aparece enmarcada de modo diferente o si pertenece a un conjunto de celdas seleccionadas, en color más claro. La celda activa es la única celda que está preparada para recibir cualquier cosa que se introduzca por el teclado. Así pues, antes de introducir (o borrar) algo en una celda, hay que hacer que esa celda sea la celda activa. Una celda se convierte en celda activa haciendo clic sobre ella. La celda activa se puede desplazar a celdas vecinas con las flechas del teclado. Puede también avanzar o retroceder una pantalla con las teclas AvPag y RePag. El contenido de la celda activa aparece en la parte derecha de la Barra de Fórmulas, y es en esta barra o sobre la propia celda donde se realizan las operaciones para modificar el contenido de la celda. Las modificaciones se hacen efectivas al pulsar la tecla Intro o al hacer clic sobre el icono Introducir en la Barra de fórmulas, o al cambiar de celda activa con las flechas del teclado. Un concepto muy importante en Excel es el concepto de celdas seleccionadas. Si se selecciona un rectángulo de celdas, al pulsar la tecla Intro la celda activa se va desplazando por la zona seleccionada, recorriéndola por columnas. Cuando se llega a la última celda seleccionada, se vuelve a comenzar por la primera. Esto es útil para introducir texto o números en un rango de celdas, desplazándose automáticamente al pulsar Intro. Aparte de la introducción de texto, hay muchas otras operaciones que se pueden realizar simultáneamente sobre varias celdas a la vez (tales como copiar, borrar, formatear, etc.) siempre que dichas celdas hayan sido previamente seleccionadas. Las celdas seleccionadas se distinguen porque aparecen sombreadas. A continuación se van a describir algunas de las formas de que dispone Excel para seleccionar celdas:

5 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 5 Para seleccionar toda la hoja de cálculo basta con hacer clic con el ratón en la esquina superior izquierda de la hoja (intersección de la fila con los nombres de columnas y la columna con la numeración de filas). Para seleccionar una determinada fila o columna, bastará hacer clic una sola vez sobre la etiqueta (el número o la letra correspondiente a la fila o a la columna, respectivamente). Para seleccionar un rango de varias filas y/o columnas contiguas, basta hacer clic sobre la primera (o última) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botón del ratón hasta la última (primera) etiqueta del rango deseado. Para seleccionar un bloque contiguo de celdas (un rectángulo), hay que hacer clic con el ratón en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta la celda ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial. También se puede seleccionar un rectángulo haciendo clic primero sobre la celda de una esquina y luego (manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas) volviendo a hacer clic sobre la celda en la esquina opuesta; esta operación selecciona todo el rango de celdas entre las dos operaciones de clic. Para seleccionar bloques no contiguos de celdas basta seleccionar cada bloque por el procedimiento explicado, manteniendo presionada la tecla Ctrl. De esta forma la nueva selección no anula los bloques seleccionados precedentemente Introducción de datos 2.2.a. Introducción de datos en una celda La forma más sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se convierta en celda activa, y a continuación introducir en ella los datos (texto, números, fórmulas, etc.) mediante el teclado o pegando una selección previamente almacenada en el Portapapeles. Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Referencia. Estos datos pueden ser editados (borrar e insertar caracteres, sustituir texto, etc.) de la forma habitual en todas las aplicaciones de Windows. Para desplazarse sobre el texto introducido puede utilizarse el ratón o las flechas del teclado. También la selección de una parte del texto se hace del modo habitual. Los datos se terminan de introducir haciendo clic sobre el botón de validar en la Barra de Referencia, pulsando Intro, o simplemente cambiando de celda activa.

6 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 6 Recuérdese que pueden introducirse los mismos datos y/o formatos en varias hojas de cálculo simultáneamente, teniéndolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo. 2.2.b. Introducción de datos en un rango de celdas Como ya se ha dicho, la selección de celdas puede emplearse también para introducir datos en un conjunto de celdas de una hoja de cálculo. Cuando una zona de la hoja está seleccionada, los datos que se teclean se introducen en la celda activa de dicha zona. Cada vez que se pulsa Intro, la celda activa se traslada de modo automático a la celda siguiente de la selección. Las zonas rectangulares se recorren primero por columnas y luego por filas. Cuando se termina de recorrer toda la selección, si se pulsa Intro vuelve a comenzarse otra vez por la primera celda. 2.2.c. Inserción de filas, columnas y bloques de celdas Para insertar n filas, basta seleccionar las n filas delante de las cuáles se quiere realizar la inserción. A continuación se elige el comando. De modo análogo, para insertar n columnas, basta seleccionar las n columnas delante de las cuáles se quiere realizar la inserción. A continuación se elige el comando Insertar del grupo Celdas en la ficha Inicio. Para insertar un bloque de celdas rectangular, basta seleccionar un bloque de las mismas dimensiones delante del cual se quiere realizar la inserción. A continuación se elige el comando Insertar del grupo Celdas en la ficha Inicio, y se abre una caja de diálogo que pregunta si, para realizar la inserción, se quieren desplazar las otras celdas hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie de fila) o hacia abajo (sin que ninguna celda cambie de columna). En el mismo cuadro de diálogo también se ofrece la posibilidad de insertar filas o columnas completas, de acuerdo con la selección realizada. 2.2.d. Inserción de imágenes y objetos. Tanto las imágenes como los gráficos o los objetos se insertan sobre la hoja de Excel sin estar fijados a una celda o grupo de celdas, sino que podemos moverlas libremente y modificar sus dimensiones.

7 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 7 Para introducir una imagen se hace clic sobre la opción Imagen del grupo Ilustraciones de la ficha Insertar y, en la ventana que aparece, se selecciona el origen de la imagen (archivo en el disco duro, escáner, etc.). Un objeto es un documento de otro programa (Microsoft Editor de Ecuaciones, por ejemplo) que se importa a Excel por ofrecer mayores facilidades para desarrollar un trabajo (representar una ecuación, en este ejemplo). Para insertar un objeto se hace clic sobre el comando Objeto del grupo Texto en la ficha Insertar, el cual abre un cuadro de diálogo donde se elige el archivo si ya se encuentra en el disco duro o el programa desde el que se va a exportar el objeto. Si el programa se inserta como icono, se ejecutará al hacer clic sobre él (sin necesidad de salir de Excel). 2.2.e. Borrado de celdas El borrado de celdas puede entenderse de dos formas: Borrado de las celdas y todo su contenido. Se selecciona la zona a borrar y se ejecuta el comando Eliminar celdas del grupo Celdas en la ficha Inicio. Se abre una caja de diálogo en la que pregunta qué celdas se quiere desplazar (las de la derecha o las de debajo) para que ocupen el lugar de las celdas que van a ser borradas. Borrado del contenido de las celdas, pero no de las celdas propiamente dichas. Se realiza con el comando Borrar del grupo Modificar en la ficha Inicio. Se abre un submenú en el que hay que especificar qué elementos de las celdas (todo, formatos, contenidos o notas) se quieren borrar. También se pueden borrar los contenidos de toda una selección de celdas por medio de la tecla Supr. Por supuesto el contenido de cada celda individual puede modificarse eligiéndola como celda activa y operando sobre ella en la barra de fórmulas. Las modificaciones no se hacen efectivas hasta que se pulsa Intro. 2.2.f. Mover y copiar celdas Para trasladar (o copiar) el contenido de una selección de celdas (de una hoja Excel o incluso de una página Web) a otra hoja de cálculo (o a otra parte de la misma hoja de cálculo), puede procederse de los modos siguientes:

8 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 8 Después de seleccionar las celdas, elegir el comando Cortar (o Copiar) del grupo Portapapeles de la ficha Inicio. La selección queda rodeada por un contorno especial (contorno circulante), que indica que su contenido está dispuesto para ser pegado en otro sitio. A continuación, se elige el comando Pegar o Pegado especial, del grupo Portapapeles. Con el comando Pegado especial puede controlarse exactamente lo que se quiere copiar: datos, fórmulas, formatos, o todo. Por supuesto, pueden utilizarse también los iconos correspondientes de la barra de herramientas. El contorno circulante se elimina al Pegar o al Copiar o Cortar de nuevo sobre otra selección. Los comandos Pegar y Pegado especial superponen la selección sobre las celdas correspondientes a partir de la posición de la celda activa. Muchas veces la forma más sencilla de trasladar o copiar una selección de celdas es por medio del ratón. Una vez que se ha realizado la selección, se coloca el cursor sobre el borde de la misma y adquiere la forma de flecha apuntando hacia la izquierda y arriba. En ese momento se hace clic y se arrastra la selección hasta la posición deseada. Arrastrando simplemente, la selección se traslada; apretando al mismo tiempo la tecla Ctrl, el texto se copia (aparece un signo + junto al cursor que indica que se está copiando). Con lo indicado en el párrafo anterior, la selección de celdas se superpone sobre las otras celdas ya existentes. Si se desea insertar la selección, hay que mantener apretada la tecla Mayúsculas. En la hoja de cálculo aparecen contornos y marcas que indican cómo se va a realizar la inserción. Es muy conveniente practicar con estas posibilidades de Excel para copiar y trasladar datos, que se encuentran entre las más utilizadas. 3. DISEÑO Y FORMATO DE LAS HOJAS DE CÁLCULO La opción Formato del grupo Celdas, en la ficha Inicio, controla la mayoría de los formatos que se pueden aplicar a las celdas de las hojas de cálculo. Aplicar formato es fácil: basta con seleccionar la celda o el rango y elegir las opciones deseadas. Una celda con formato asignado permanece así hasta que se aplica un nuevo formato o borramos el que tiene. Cuando sobrescribimos o editamos un dato de entrada, no necesitamos volver a formatear la celda. Podemos borrar todos formatos asignados seleccionando la celda o rango y desde el comando Borrar del grupo Modificar en la ficha Inicio,

9 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 9 seleccionar Borrar Formatos. Para borrar también los valores de las celdas, seleccionamos Todo. En grupo Portapapeles de la ficha Inicio, se encuentra el botón Copiar formato. Este botón permite copiar formatos desde las celdas seleccionadas a otras celdas y hojas de cálculo en el libro de trabajo activo o en otros libros de trabajo Autoformato Se puede ahorrar mucho tiempo utilizando la opción Dar formato como tabla del grupo Estilos en la ficha Inicio. Los formatos automáticos de Excel son combinaciones predefinidas de formatos: numéricos, fuentes, de alineación, de bordes, de diseños, de anchura de columnas y de altura de filas. La orden Dar formato como tabla utiliza las fórmulas y rótulos de texto existentes para la determinación de los formatos a aplicar. Podemos usar otras órdenes de formato, después de utilizar Dar formato como tabla, para ajustar la presentación completa. También podemos seleccionar únicamente las regiones de la hoja de cálculo sobre las que deseamos que Dar formato como tabla tenga efecto Formato de celdas La mayoría de las herramientas necesarias para modificar el formato de celdas están disponibles en la ficha Inicio, grupo Fuente, Alineación, Número, Estilo y Celda. Desde la ficha Inicio, grupo Celdas, también se accede a la opción Formato; y al pulsar sobre ella se abre un desplegable en el que se pueden seleccionar las posibilidades más usuales y, al final, aparece la orden Formato de celdas, que abre una ventana que contiene varias pestañas para aplicar formatos. A ellas me referiré en los apartados siguientes: 3.2.a. Los formatos General El formato General es la primera categoría del cuadro de diálogo Formato de celdas que aparece al ejecutar Formato del grupo Celdas. A menos que se modifique de forma explícita el formato de una celda, Excel visualiza cualquier texto o número que introduzcamos en el formato General.

10 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo b. Los formatos Número La categoría número contiene una serie de opciones que visualizan números con formatos enteros, con decimales fijos y con puntos. 3.2.c. Los formatos Moneda Los formatos moneda son similares a los formatos de la categoría Número, exceptuando que en vez de utilizarlos para controlar la presentación de puntos, se utilizan para controlar el símbolo monetario mostrado con el número y que se selecciona en una lista desplegable. 3.2.d. Los formatos Contabilidad Excel ofrece formatos especiales que satisfacen las necesidades de los profesionales de la contabilidad. Cuando se utilizan estos formatos con fuentes contables subrayadas, se pueden crear fácilmente estados de cuantas, hojas de balances y otros documentos que se adapten a los principios contables aceptados normalmente. 3.2.e. Los formatos Porcentaje Los formatos de la categoría Porcentaje visualizan números como porcentajes. La coma decimal del número formateado salta dos posiciones a la derecha, y se añade un signo de tanto por ciento al finan del número. Por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1234 como 12%; al seleccionar dos cifras decimales, 0,1234 se visualiza como 12, f. Los formatos Fracción Los formatos de la categoría Fracción visualizan cantidades fraccionales como fracciones en vez de cómo valores decimales. Estos formatos son particularmente útiles par introducir precios de acciones o medidas. Por ejemplo, el formato de un solo dígito visualiza 123,456 como 123 ½, redondeando el número al valor más cercano que puede representarse como una fracción de un solo dígito. Si introducimos el mismo valor en una celda en la que se ha aplicado el formato de dos dígitos, Excel utiliza la precisión adicional permitida por el formato y visualiza /57. El valor real no se modifica en ningún caso. 3.2.g. Los formatos Científico

11 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 11 Estos formatos visualizan un número en notación exponencial. Por ejemplo, el formato Científica con dos cifras decimales visualiza el número como 9,88E+10. El número 9,88E+10 es 9,88 por 10 elevado a la décima potencia (9,88x10 10 ). El símbolo E representa la palabra exponente, un sinónimo para las palabras 10 elevado a la enésima potencia. Podemos utilizar el formato Científica para visualizar números muy pequeños. Por ejemplo, este formato visualiza el número 0, como 9,0E-09, que es el número 9 por 10 elevado a la novena potencia negativa (9x10-9 ). 3.2.h. El formato texto Al aplicar este formato a una celda, indicamos que el contenido de dicha celda va ser tratado como texto. Por ejemplo, un valor numérico se alinea normalmente a la derecha de su celda, Sin embargo, si aplicamos a la celda el formato Texto el valor queda alineado a la izquierda como si fuera texto. A efectos prácticos, una constante numérica formateada como texto se sigue considerando como un número, debido a la habilidad inherente de Excel para reconocer valores numéricos. 3.2.i. Alineación de los contenidos de las celdas La ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas posiciona texto y números en las celdas. También podemos utilizar esta ficha para crear rótulos de texto con varias líneas, repetir una serie de caracteres en una o más celdas y formatear texto verticalmente o en cualquier ángulo. Hay siete opciones de alineación en la lista desplegable Horizontal: General, Izquierda (sangría), Centrar, Derecha, Llenar, Justificar y Centrar en la selección. La lista desplegable Vertical incluye cuatro opciones de alineación: Superior, Centrar, Inferior y Justificar, similares a las opciones de alineación horizontal. La sección Orientación permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (por omisión), de arriba abajo (apilado) o en cualquier ángulo, desde 90 grados en sentido opuesto a las agujas del reloj a 90 grados en el sentido de las agujas del reloj. Excel ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a menos que antes o después fijemos

12 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 12 explícitamente la altura de la fila. Si deseamos recuperar la orientación original en las celdas seleccionadas, utilizaremos la posición horizontal. La opción Reducir hasta ajustar de la sección Control del texto de la ficha Alineación reduce el tamaño de la fuente de la celda seleccionada hasta que su contenido pueda mostrarse entero en las celdas. Esta opción resulta útil cuando se tiene una hoja en la que ajustar el ancho de columna para hacer visible una determinada entrada de celda tiene efectos no deseados sobre el resto de la hoja, o cuando inclinar el texto, ponerlo en vertical o ajustar el texto no son soluciones viables. El formato Reducir hasta ajustar se adapta automáticamente al cambiar el ancho de la columna, incrementando o decrementando el tamaño de fuente según sea necesario. 3.2.j. Fuentes de letra Técnicamente, el término fuente se refiere a una combinación de tipografía (por ejemplo Arial), un tamaño (por ejemplo, 10 puntos) y un estilo de carácter (por ejemplo, negrita). En Excel, utilizamos la ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas para seleccionar la fuente y el color de los datos de las celdas. La ficha Fuente incluye los recuadros de edición y de lista Fuente, Estilo y Tamaño, y opciones como Subrayado, Color y Efectos. Podemos volver a la fuente por omisión seleccionado fuente normal. 3.2.k. Bordes personalizados Los bordes pueden ser elementos efectivos para definir áreas en la hoja de cálculo o para remarcar celdas importantes. Los 13 estilos de bordes incluyen cuatro líneas continuas de anchuras diferentes, una línea doble y ocho tipos de líneas discontinuas. El color por omisión para los bordes es el negro, que aparece como Automático en el cuadro Color. Para seleccionar un color distinto al negro, se pulsa la flecha hacia abajo del extremo derecho del cuadro Color. Se puede escoger uno de los colores listados o se puede modificar la paleta para cambiar estas opciones. Después de la selección del estilo y color de la línea, necesitamos especificar dónde situar el borde de la celda. La sección Preestablecidos contiene el valor predefinido Contorno, que pone una línea alrededor del perímetro de la selección activa, sea una celda simple o un bloque de celdas. La opción predefinida Ninguno suprime todos los bordes de la selección. La sección Borde incluye un área de vista previa, que se puede usar para definir bordes.

13 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 13 También se pueden aplicar muchas combinaciones de formatos de bordes utilizando el botón Bordes de la barra de herramientas Formato. Cuando se pulsa la pequeña flecha del botón bordes, Excel visualiza una paleta desplegable desde la que podemos seleccionar un estilo de borde. 3.2.l. Colores, tramas y sombreado La ficha Tramas del cuadro de diálogo Formato de celdas permite añadir colores y sombreados a las celdas seleccionadas. La ficha Tramas incluye la paleta de colores activa y una lista desplegable de colores y sombreados. La sección Color de la ficha Tramas controla el fondo de las celdas seleccionadas. Cuando se elige un color y no se indica ningún diseño, en las celdas seleccionadas aparece el fondo coloreado. Si se escoge un color y después se selecciona un diseño desde la lista desplegable, el diseño se combina con el fondo sólido. Se pueden utilizar los estilos de sombreado disponibles en la ficha Tramas para añadir énfasis a las celdas seleccionadas de nuestra hoja de cálculo. Por ejemplo, podríamos utilizar el sombreado para mantener aparte los totales de una hoja de cálculo o atraer la atención sobre las celdas que deseamos utilizar para realizar una entrada de datos en la plantilla de una hoja Combinación de celdas La cuadrícula de la hoja de cálculo es un documento muy versátil, no obstante, en ocasiones es necesario realizar algunos trucos de formato con las cuadrículas para obtener el efecto deseado, especialmente al crear formularios. La característica de combinación de celdas dota a la antigua cuadrícula de nuevos poderes para crear formularios e informes más claros y legibles. Al combinar las celdas seleccionadas, se empieza con dos o más celdas y se termina con una única celda del mismo tamaño que la selección original. La nueva celda grande usa la dirección de la celda del extremo superior izquierdo. El resto de las celdas combinadas dejan de existir Altura de filas y anchura de columnas

14 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 14 Las alturas de las filas y las anchuras de las columnas pueden modificarse de varias maneras: Con el ratón, arrastrando el borde de la cabecera de la fila o de la columna (la modificación afecta a la fila o columna anterior al borde arrastrado). Sobre el cursor aparece la dimensión de la fila o columna que se está modificando. También con el ratón, con elección automática de la anchura de la columna de acuerdo con el contenido de sus celdas, haciendo clic dos veces en el borde derecho de la cabecera de una columna. Seleccionando las filas y/o columnas cuya altura y/o anchura se desea modificar, y eligiendo los comandos Fila Alto y/o Columna Ancho en la orden Formato del grupo Celdas de la ficha Inicio. En el cuadro de diálogo que se abre se teclea la dimensión deseada Restricciones en el contenido de una celda Muchas veces resulta interesante llamar la atención hacia una celda en función de su contenido, para poder identificar un error o para destacar un resultado. Si lo que se quiere es simplemente contrastar, se debe aplicar un formato condicional de modo que se pueda distinguir fácilmente si un resultado es favorable o no, si es mayor que cierto valor, etc. No obstante, también podemos restringir el contenido de una celda, indicándose un error en caso de introducir datos no válidos. 3.5.a. Formato condicional El formato condicional se desarrolla a partir de un cuadro de diálogo que se abre con el comando Formato condicional del grupo Estilos en la ficha Inicio. Se pueden establecer tantas condiciones como sea necesario haciendo clic sobre el botón Agregar. Estas condiciones pueden depender de valores fijos o dependientes de otras celdas. El botón Formato correspondiente a cada condición permite aplicar formatos independientes a cada rango de resultados. 3.5.b. Validación de datos Este comando permite restringir el rango de datos admitidos en el contenido de una celda. Para ello, dispone de un asistente al que se accede mediante el comando Validación de datos del grupo Herramientas de datos, donde se procede a completar los siguientes aspectos: Restricción. En el cuadro de diálogo Configuración, determinamos el criterio de validación.

15 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 15 Mensaje de error. Aparecerá cuando se intente introducir un dato no válido. En el cuadro Mensaje de error, seleccionamos el carácter del mensaje, pudiendo ser informativo, de advertencia o de parada (este último no permite introducir los datos). También se escribe el texto del mensaje que aparecerá en caso de introducir un dato no válido. Mensaje de entrada (opcional). Similar al anterior, el Mensaje de entrada tiene carácter informativo y aparece al activarse la celda restringida. 4. REFERENCIA A OTRAS CELDAS Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de cálculo para realizar determinados cálculos. Una celda se referencia siempre por su identificador de columna (una letra o conjunto de 2 letras) y de fila (un número). Por ejemplo, la celda A21 es la que se encuentra en la intersección de la fila 21 con la columna A. La referencia de la celda activa se muestra en el cuadro situado a la izquierda de la barra de fórmulas. Los rangos de celdas se expresan por medio del operador dos puntos (:), que separa la referencia a la primera celda del rango de la de la última celda. Las referencias múltiples consisten en referencias sencillas separadas por el carácter punto y coma (;). Se pueden introducir también referencias a celdas de otra hoja de cálculo, introduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las celdas, y separándolos por el signo de admiración (!), por ejemplo: (Hoja1!B5:C6). Conviene saber que en las referencias a celdas o grupos de celdas, Excel no distingue entre letras mayúsculas y minúsculas Referencias absolutas, relativas y mixtas Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las fórmulas. Esto significa que las referencias usadas cambiarán de modo acorde tras copiar la fórmula de una celda a otra. Con mucha frecuencia éste es el comportamiento deseado.

16 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 16 El método más eficaz para definir referencias a celdas consiste en utilizar el ratón para apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar. Cuando se desea introducir la referencia a una celda en una fórmula, basta hacer clic en dicha celda. De esta forma, se minimizan también los errores en la inserción de referencias a celdas. Para introducir una fórmula en una celda mediante el sistema anterior, con una referencia a otra celda, basta seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda donde se desea introducir la fórmula. 2. Teclear un signo igual (=). 3. Señalar con el ratón la celda cuya referencia desea introducir y hacer clic. La dirección de la celda apuntada aparece en la posición del punto de inserción, en la barra de fórmulas. 4. Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+). 5. Si se desea introducir más referencias celdas en la fórmula, basta repetir los pasos 3 y 4 cuantas veces sea necesario. Para dar la fórmula por terminada se pulsa Intro. En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la fórmula a una nueva posición. Para ello hay que utilizar referencias absolutas. Es posible utilizar referencias absolutas para filas y relativas para columnas, o viceversa. Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo el carácter dólar ($) antes de la letra de la columna o el número de fila, que se quieren mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el índice de filas ni de columnas, hay que poner el carácter $ delante de cada uno de los dos índices. Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes: 1. Conforme se introduce la fórmula, se teclea el carácter $ delante del índice de fila y/o de columna que se quiere mantener constante. 2. Colocando el punto de inserción en la barra de fórmulas de manera que esté dentro de la referencia a la celda, pulsando la tecla F4 se pasa cíclicamente por referencias relativas, absolutas y por los dos casos mixtos. En efecto, en algunos casos, se pretende que tan sólo una de las dos dimensiones, fila o columna, permanezca constante. En tales casos, se utiliza una referencia mixta, es decir, una referencia que contenga a la vez referencias absolutas y relativas. Por ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientras que la fila se adapta cada vez que se copia la fórmula. Con B$5 ocurre lo contrario: la columna cambia, mientras que la fila 5 siempre permanece constante.

17 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo Nombres de celdas y de conjuntos de celdas A veces resulta molesto tener que utilizar repetidamente referencias tales como B2:B4 ó B2:D3;C5:D6 en una hoja de cálculo, o seleccionar los mismos rangos una y otra vez. Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres y asignarlos a una celda o a una selección. Estos nombres de celdas o de rangos se pueden utilizar en las fórmulas sin ningún problema. También se pueden crear nombres compuestos, e incluso asignar un nombre más significativo a las constantes de uso más frecuente. El uso de nombres en las hojas de cálculo disminuye la posibilidad de introducir errores y permite recordar con mayor facilidad las referencias a celdas. A la hora de crear nombres, conviene tener en cuenta ciertas reglas. Los nombres deben siempre empezar por una letra o por el carácter subrayado (_); tras este primer carácter, se puede usar cualquier conjunto de letras, números y caracteres especiales. Sin embargo, no se pueden utilizar espacios en blanco. Como alternativa a los espacios en blanco, se puede emplear un carácter de subrayado o un punto. Por ejemplo, no son válidos los nombres VENTAS ANUALES ó 1993 ó %Compras. En cambio, sí son válidos VENTAS_ANUALES ó Año1993 ó Compras%. Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres, conviene que sean más cortos. Puesto que las fórmulas están limitadas a 256 caracteres, los nombres largos dejan menos espacio para operadores y funciones. Además, estos nombres tan largos no se muestran bien en los cuadros de diálogo o en las propias celdas. La forma más simple de definir nombres es mediante el comando Asignar nombre a un rango del grupo de la ficha Fórmulas. Para ello, se pueden seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda, rango o rango múltiple al que desee asignar el nombre. 2. Elegir el comando, Asignar nombre a un rango con lo cual se abre un cuadro de diálogo Definir nombre. 3. Teclear el nombre que deseado en Nombres en el libro. 4. Hacer clic en Agregar o en Aceptar. Otra posibilidad, más sencilla, es seleccionar la celda o rangos de celdas a las que se desea dar un nombre, y luego hacer clic sobre el

18 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 18 cuadro de nombres de la barra de referencia. La referencia a la celda activa se sustituye por el nombre tecleado. Al pulsar Intro las celdas seleccionadas quedan registradas con el nombre tecleado. Si lo que se desea es cambiar un nombre a unas celdas se debe proceder del siguiente modo: 1. Seleccionar la celda, rango o rango múltiple al que desee cambiar el nombre. 2. Activar el cuadro de nombres en la barra de referencia. 3. Cambiar el nombre y pulsar Intro. Para borrar un nombre se puede utilizar la opción Administrador de nombres del grupo Nombres definidos. 5. FÓRMULAS Y FUNCIONES Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de cálculo y por tanto de Excel. Mediante fórmulas, se llevan a cabo todas las operaciones que se necesitan en una hoja de cálculo. Las fórmulas se pueden utilizar para múltiples usos: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos cálculos financieros, estadísticos y científicos. Las funciones permiten hacer más fácil el uso de Excel e incrementar la velocidad de cálculo, en comparación con la tarea de escribir una fórmula. Por ejemplo, se puede crear la fórmula =(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 ó usar la función =PROMEDIO(A1:A8) para realizar la misma tarea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias fórmulas, ya que las funciones son más rápidas, ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y reducen la posibilidad de errores tipográficos. Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números. Las funciones aceptan información, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayoría de los casos, el resultado es un valor numérico, pero también pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lógicos, matrices o información sobre la hoja de cálculo Introducción de fórmulas

19 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 19 La introducción de una fórmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de fórmulas como en la propia celda. La fórmula debe empezar con un signo igual (=). A continuación, la fórmula se irá construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres. Para introducir una fórmula en una celda o en la barra de herramientas, se pueden seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar con el ratón la celda o la zona derecha de la barra de herramientas. 2. Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta forma Excel sabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una fórmula. 3. Teclear valores numéricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /). 4. Terminar la introducción de la fórmula pulsando Intro Asistente de Funciones La mayoría de las funciones pueden necesitar uno o más argumentos. Si la función contiene más de un argumento, éstos han de ir separados por el carácter punto y coma (;). Al escribir una función no se han de incluir espacios en blanco, a no ser que dichos espacios vayan entre comillas. Para facilitar la comprensión del significado de palabras separadas, se puede incluir un guión o subrayado, como por ejemplo en num_caract. A primera vista el uso de funciones puede parecer difícil, especialmente por las posibles formas disponibles de argumentos. El Asistente de Funciones facilita este trabajo. Este Asistente sirve de guía a través de todo el proceso de introducción de una función y proporciona una breve explicación tanto de la función como de cada uno de sus argumentos. Para insertar una función con sus argumentos en una hoja de cálculo se puede seguir el siguiente proceso: 1. Seleccionar la celda en la que desee introducir la función (celda activa). 2. Hacer clic sobre el botón Insertar función para mostrar el cuadro de diálogo Insertar función. En este cuadro de diálogo se debe elegir la función que se desea utilizar. En cuadros de diálogo posteriores se podrán elegir los argumentos. 3. El cuadro de diálogo Insertar función muestra las distintas categorías de funciones disponibles en Excel. Estas categorías

20 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 20 clasifican el gran número de funciones disponibles en grupos más reducidos. Excel muestra también una lista de las funciones utilizadas más recientemente. Si la función deseada no aparece entre las más recientemente utilizadas y no se está seguro de la categoría a la que pertenece, se selecciona la categoría Todas y se busca en el conjunto de todas las funciones disponibles. En la parte inferior del cuadro de diálogo aparece una breve descripción de la función seleccionada, así como de sus argumentos. Si se desea más información sobre esa función se puede hacer clic en el botón Ayuda. 4. Después de seleccionar la función deseada se hace clic en el botón Aceptar y se siguen las instrucciones del Asistente de Funciones en el siguiente cuadro de diálogo que aparece, que permite definir los argumentos. 5. Al completar este cuadro se hace clic en el botón Aceptar para completar la función e insertarla en la celda activa. Una función puede llamar a otras funciones. De ordinario esto se hace sustituyendo uno de los argumentos de la función principal por una llamada a la otra función, al estilo habitual en matemáticas y en muchos lenguajes de programación. Los grupos de funciones que hay disponibles son los siguientes: Funciones más recientemente utilizadas Todas las funciones disponibles Funciones Financieras Funciones para manejo de fechas y horas Funciones matemáticas y trigonométricas Funciones estadísticas Funciones de búsqueda y referencia Funciones para usar bases de datos Funciones para manipulación de texto Funciones lógicas Funciones para obtener información El Asistente de Funciones ayuda a introducir funciones en una hoja de cálculo. Los usuarios expertos pueden encontrar más fácil el teclear directamente la función con sus argumentos en la fórmula correspondiente. Por supuesto, es también posible que el usuario cree sus propias funciones en Excel Edición de funciones

21 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 21 Después de haber introducido funciones en una fórmula, existe la posibilidad de modificarlas o editarlas. Se puede volver a usar para ello el Asistente de Funciones o bien se puede editarlas manualmente. Para editar funciones usando el Asistente de Funciones se pueden seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda que contiene la función. 2. Hacer clic en el botón Insertar función. Aparecerá el Asistente de Funciones mostrando la primera función que aparezca en la fórmula contenida en la celda activa. 3. Cambiar los argumentos que se desee en esa primera función de la fórmula. 4. Cuando se acaben de realizar los cambios, hacer clic en Aceptar. 5. Repetir los pasos 3 y 4 para cada función que se desee editar. Para editar funciones manualmente se puede proceder del siguiente modo: 1. Seleccionar la celda que contiene la fórmula (celda activa). 2. Pulsar F2 para editar en la barra de fórmulas o bien hacer clic sobre dicha barra para insertar el cursor en el lugar adecuado. 3. Elegir el argumento o término de la fórmula que se desee modificar. 4. Introducir el nuevo argumento o modificar el anterior tecleando, arrastrando, pegando un nombre o insertando una función. 5. Terminar haciendo clic en el botón confirmar. 6. MACROS Una macro es un conjunto de instrucciones que le indican a Excel que realice una acción por el usuario. Las macros son similares programas de ordenador, salvo que se ejecutan completamente dentro de Excel. Se pueden utilizar para automatizar tareas tediosas o que se realizan muy frecuentemente. Para poder trabajar con los comandos de las macros, es necesario activar el cuadro de diálogo Opciones de Excel, mediante el Botón de Office, y en la categoría personalizar activar la casilla de verificación junto a Mostrar ficha Programador en la Cinta de Opciones. A partir de ese momento aparece una nueva ficha llanada Programador en la Cinta de opciones. La creación de una macro consiste en registrar un grupo de operaciones para reproducirlas posteriormente a partir del punto que se seleccione.

22 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 22 Los pasos para crear una macro son los siguientes: 1. Se hace clic en el comando Grabar Macro del grupo Código de la ficha Programador para activar el cuadro de diálogo Grabar Macro. 2. Se le asigna un nombre a la macro en el cuadro Nombre de la macro. 3. Se escribe un número o una letra en la casilla Método Abreviado para definir la forma rápida de ejecutar la macro. 4. Utilizando la lista desplegable Guardar macro en: se indica dónde se desea guardar la macro. 5. En el cuadro Descripción, Excel escribe la fecha y el nombre del usuario, información que se puede modificar por otra que se considere más descriptiva. 6. Se pulsa Aceptar para iniciar el proceso de grabación. En la barra de estado se muestra el botón de grabación en el extremo inferior izquierdo, si se hace clic sobre él se pausa la grabación. 7. Se realiza la secuencia de operaciones que va a tener la macro. El grabador graba los operaciones pero no los intervalos de tiempo en que se realizan. 8. Para detenerla se pulsa Detener grabación en la Cinta de opciones. Para ejecutar una macro se hará lo siguiente: 1. Se hace clic en el botón Macros del grupo Código de la ficha Programador y se activa el cuadro de dialogo Macros. En él se selecciona la macro deseada. 2. Se pulsa el botón Ejecutar. Cuando la macro termina de reproducirse, Excel devuelve el control al usuario. Para eliminar una macro, se hace clic en el botón Macros del grupo Código de la ficha Programador y se activa el cuadro de dialogo Macros. En él se selecciona la macro que se desea eliminar y se pulsa sobre Eliminar. 7. CONCLUSIONES Una Hoja Electrónica de Cálculo es un Software que funciona como herramienta para manipular y analizar números y fórmulas en filas y columnas. Ésta permite organizar datos numéricos de forma que se puedan manipular en conjuntos clasificados por sus divisiones (filas y columnas) y mediante ellos se aplican fórmulas y operaciones diversas. Esta herramienta permite también, transformar los datos a gráficos o hacer una presentación vistosa de los resultados de las operaciones.

23 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 23 Se pueden enumerar un sinfín de aplicaciones donde la potencia y las especiales características de las hojas de cálculo son muy útiles, como son: Análisis de proyectos de inversión, creación de presupuestos y facturas, comparación de productos financieros, balances y cuentas de resultados, análisis de tendencias, etc. 8. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y DOCUMENTALES Microsoft Office Excel 2007, Manual imprescindible. Claudia Valdés-Miranda. Ed. Anaya Multimedia Microsoft Office Excel 2007, Manual Avanzado. Francisco Charte Ojeda. Ed. Anaya Multimedia El libro de Excel Craig Stinson. Ed. Anaya multimedia La biblia de Excel John Walkenbach. Ed. Anaya Multimedia Manual fundamental de Excel Matthew MacDonald.. Ed. Anaya Multimedia Excel Frye, Curtis. Ed. Anaya multimedia

24 P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Hojas de cálculo 24 Anexo Los cambios introducidos en la versión 2007 de Excel hacen que, aunque la forma de trabajo no cambie, sí que haya una nueva terminología. Por ello incluyo una ilustración de la interfaz con los nuevos términos utilizados por Microsoft. Botón de Office Barra de herramientas de acceso rápido. Se puede personalizar Fichas de la Cinta de opciones REV.: 08/07 Web: Grupos de la ficha actual de opciones Barra de fórmulas Botón Iniciador Cinta de opciones