Elaborar el plan de exhibición

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1 1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DIDACTICA PARA LA GESTION DE PROYECTOS IMPLEMENTACIÓN DE MODELOS DE COMERCIALIZACIÓN Nombre del Proyecto DE SERVICIOS Fase del Proyecto PLANEACIÓN Duración en horas: 210 Código de la Guía 07 Nombre de la Actividad de Proyecto: Elaborar el plan de exhibición Competencia(s) Asociada(s) Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social Manejar contactos comerciales de acuerdo con la actividad de mercadeo Producir textos en inglés en forma escrita y oral Gestionar las superficies en los puntos de venta según estrategias de exhibición Resultados de Aprendizaje relacionados con la Actividad del Proyecto Generar procesos autónomos y de trabajo colaborativo permanentes, fortaleciendo el equilibrio de los componentes racionales y emocionales orientados hacia el Desarrollo Humano Integral Organizar la información relacionada con el desarrollo de los eventos frente a los resultados obtenidos vs. los objetivos empresariales teniendo en cuenta el tipo de evento según las políticas de la organización Comprender una amplia variedad de frases en inglés sobre temas de interés personal y temas técnicos Precisar el tipo de exhibición en el punto de venta teniendo en cuenta las normas de higiene y seguridad industrial, según política comercial de la empresa de exhibición del mercado Diseñar el Stand y los espacios del evento siguiendo normas de salud ocupacional según el plan de comunicación y el tipo de producto o servicio Diseñar la distribución del espacio en el establecimiento según las superficies y estrategias de exhibición

2 Equipo Ejecutor: Profesionales en Mercadeo, Publicidad o carreras afines, ética e Inglés con competencia en manejo de plataformas e-learning. 2. INTRODUCCIÓN En el mundo comercial, las actividades de exhibición ocupan un papel importante para las empresas, porque son la base con la que se construirá su identidad corporativa, su imagen y su posicionamiento. A través de la exhibición comercial, se pueden afianzar, en el público interno, los valores, la misión y visión de la empresa. En el público externo, se utiliza para alcanzar objetivos de imagen, de marca, de fidelización de clientes, de promoción o impulso de productos o servicios, para promover determinados procesos o prácticas, o inclusive como unidad de negocios en sí misma. De hecho, estas actividades son la forma de lograr que la gente hable bien de la empresa y, por supuesto, que conozca sus productos o servicios, al igual que facilitan el flujo de información tanto de la empresa como de sus clientes, que finalmente es otro objetivo de los eventos, recolectar información para su sistema de mercadeo. En la organización de eventos de exhibición, se deben tener en cuenta las normas de higiene y seguridad industrial, especialmente, durante el proceso de diseño y montaje de Stands o del punto de exposición para la venta, según el plan de comunicación y el tipo de producto o servicio. Como labor de relacionamiento estratégico y de comunicación, los eventos exigen mayor esfuerzo en la administración de la información y en la elaboración de directorios y bases de datos, sobre los clientes, proveedores, distribuidores, ponentes, expositores y organizadores. Es así como las empresas diseñan eventos comerciales que garanticen propuestas de servicio con valor agregado a los clientes reales y potenciales, con el propósito de alcanzar el reconocimiento de su marca y fidelizarlos hacia su producto No solo un buen diseño del stand y la distribución adecuada de los espacios garantizará el éxito de los eventos; también se requiere de la administración y manejo adecuado de la información, como dinámica de la comunicación, que permita la extracción de datos relevantes para alimentar permanentemente el sistema de información de mercados. Teniendo en cuenta lo anterior, se diseñan actividades en las cuales los aprendices apropiarán sus conocimientos para el desarrollo integral de sus competencias, evidenciadas a través estrategias basadas en aprendizaje por proyectos, resolución de casos y respuestas a cuestionarios de preguntas. Como apoyo a los aspectos técnicos relacionados con el resultado de programar actividades de comunicación, se establecen lecturas en inglés general y técnico para mejorar la comprensión de los ejes temáticos tratados en esta guía.

3 4. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE Programar eventos comerciales ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1 Duración: 70 horas Acompañamiento directo tutor: 15 horas Trabajo independiente: 55 horas Por medio de esta actividad se pretende que el aprendiz comprenda los procesos que se requieren para la organización de eventos comerciales, que permitan la presentación y desempeño del producto en el mercado y con el cliente. Por esto, veremos el proceso desde el diseño del evento hasta su culminación, junto con la recolección de información para alimentar el Sistema de Información de Mercados, SIM, de la empresa. Momento de fundamentación Para la ejecución de dicha guía, el aprendiz debe apropiarse de todo el material relacionado con la temática del presente documento citada a continuación: Contenido Dinámico Organización de eventos empresariales Características de los eventos comerciales Estructura de los eventos comerciales Creación de cronogramas en Excel Elementos de comunicación publicitaria Video de apoyo (2009). Ese no es mi problema. Recuperado el 3 de abril de 2012, de Posteriormente debe recolectar información relacionada con los actores del evento comercial, es decir, expositores, clientes, distribuidores, proveedores, entre otros, con el objetivo de incluir dicha información en el SIM diseñado en anteriores guías. Momento de ampliación del conocimiento Leer el siguiente material como complemento a los contenidos dinamicos propuestos para la ejecución de cada evidencia relacionado con la organización de eventos: Olamendi, G. (s.f). Características de los principales eventos. Recuperado el 1 de abril 2012, Pereira, J. (2008). Participando en Ferias comerciales e industriales. Recuperado el 1 de mayo de 2012, de

4 Momento de Socialización Se debe participar en el foro temático Trabajo en equipo de forma individual, y emitir su juicio frente a su desempeño en la actividad de trabajo en equipo y su opinión acerca del liderazgo con intereses individuales y los aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de trabajar unidos para la ejecución de un evento. Momento de aplicación Una vez revisado y leído el material y la bibliografía, el aprendiz deberá desarrollar las actividades de esta guía. Momento de evaluación De todos los ejercicios y las actividades realizadas, es necesario enviar los formatos diligenciados, además de lo que solicite el instructor, los cuales se constituirán en las evidencias requeridas para la evaluación del conocimiento, de los productos y del desempeño de esta actividad de aprendizaje. Estrategia de Aprendizaje Formación por proyectos Trabajo colaborativo Ambiente(s) requerido Plataforma virtual -AVA Instructor (es) responsable(s) de la actividad: Resultados de aprendizaje relacionados con el desarrollo de la actividad: Generar procesos autónomos y de trabajo colaborativo permanentes, fortaleciendo el equilibrio de los componentes racionales y emocionales orientados hacia el Desarrollo Humano Integral Organizar la información relacionada con el desarrollo de los eventos frente a los resultados obtenidos vs. los objetivos empresariales teniendo en cuenta el tipo de evento según las políticas de la organización

5 EVIDENCIA 1 Recolección de información para la organización del evento Tipo de Desempeño Conocimiento Producto X Lista Chequeo Para la desarrollo de esta evidencia usted debe consultar el material Características de los eventos comerciales con la finalidad de aclarar el panorama sobre la organización y la programación de los eventos que permitirán dar a conocer un producto o servicio. Como vimos en la guía 1, aquí también tendrán que recolectar información importante para organizar un directorio de clientes internos y externos, con miras a preparar un evento que les permita transmitir o dar a conocer el servicio o producto que vienen trabajando con su equipo. Antes de iniciar la tarea es importante que lean el documento Trabajo en equipo y sigan las instrucciones paso a paso hasta lograr, de forma organizada, crear su directorio de clientes en Access. Por último, elabore el reporte de cada perfil y unifíquelo en un solo modelo donde totalice los clientes internos y externos. Envíenlo a su tutor como trabajo en equipo. Producto entregable Directorio de clientes internos y externos en tabla Access denominada Terceros Enviado a través del enlace de la plataforma Criterios de Evaluación Identifica y organiza la información relacionada con el desarrollo de los eventos elaborando directorios y bases de datos sobre los clientes, proveedores, distribuidores, ponentes, expositores y organizadores utilizando herramientas tecnológicas de información para el seguimiento de las actividades programadas y para enviar los documentos de memorias al finalizar el evento. EVIDENCIA 2 Foro temático Trabajo en equipo Tipo de Desempeño X Conocimiento Producto Lista Chequeo

6 Dentro de un equipo de trabajo, suele ser muy normal que se presenten conflictos interpersonales o por el contrario que los acuerdos se logren de forma racional o emocional. Su vivencia con su equipo de trabajo, durante el proceso de diseño del Directorio de clientes internos y externos para el evento, debe ser fuente de reflexión; por esto, lo invitamos a ver nuevamente el video Ese no es mi problema y, a partir de allí y de sus experiencias en la realización de la actividad sobre directorio de clientes, realice lo siguiente: 1. Emita su juicio frente a los siguientes temas, de acuerdo con las preguntas de retroalimentación que prepare el instructor que está impartiendo el resultado: La construcción colectiva del conocimiento como actividad grupal La autogestión como el mejoramiento individual 2. Acceda al foro Trabajo en equipo y responda las siguientes preguntas: Cómo se establecieron las relaciones interpersonales entre los integrantes del equipo? Se aplicaron las pautas para el trabajo en equipo y el trabajo colaborativo? En caso afirmativo, cuáles fueron sus efectos? 3. Una vez publicadas sus respuestas, analice las respuestas de, por lo menos, dos compañeros y apórteles ideas o sugerencias a las reflexiones que presentaron. 4. Participe y desarrolle la actividad de trabajo en equipo, para lo cual, el coordinador de equipo solicitará al tutor la fecha del foro por Skype o Elluminate. Actividad a evaluar Participación en el foro y retroalimentación de dos compañeros Forma de participación Criterios de Evaluación A través de la Plataforma Establece relaciones interpersonales de acuerdo con los criterios del trabajo en equipo.

7 Desarrolla actividades de autogestión orientadas hacia el mejoramiento personal Aborda procesos de trabajo colaborativo orientados hacia la construcción colectiva en contextos sociales y productivos. Armoniza los componentes racionales y emocionales en el desarrollo de los procesos de trabajo colectivo. Aporta elementos en la construcción colectiva del conocimiento. EVIDENCIA 3 Organizar la promoción del evento comercial Tipo de Desempeño Conocimiento Producto X Lista Chequeo En esta evidencia, debe consultar el contenido dinámico Estructura de los eventos comerciales, el material Organización de eventos empresariales y Creación de cronogramas en Excel para dar respuesta a los aspectos relacionados con la organización y la programación del evento que servirá para promocionar el producto o servicio que viene trabajando. Con su equipo de trabajo, elaboren una propuesta fílmica (video o sesión fotográfica que permita observar lo siguiente: Espacio físico para el evento Equipos o elementos de apoyo visual y auditivo Esquema de ubicación de los módulos de información y orientación a los asistentes del evento Además, elabore un informe que contenga la siguiente información: Carta de Invitación (Objetivo) Documento memorias del evento Costo del evento Tipo de participante al evento (jurídico o natural) Beneficios esperados del evento frente a las políticas institucionales Volumen de clientes Cobertura en el mercado del sector Calidad en los procesos de servicio al cliente (explicarlos) Cronograma de actividades

8 Producto entregable Video o secuencia fotográfica con la realización del evento y el informe escrito de la organización del evento Enviado a través del enlace de la plataforma y socializado en un foro Identifica y organiza la información relacionado con el desarrollo de los eventos elaborando directorios y bases de datos sobre los clientes, proveedores, distribuidores, ponentes, expositores y organizadores utilizando herramientas tecnológicas de información para el seguimiento de las actividades programadas y para enviar los documentos de memorias al finalizar el evento. Diseñar las piezas de comunicación EVIDENCIA 4 publicitaria del evento Tipo de Desempeño Conocimiento Producto X Lista Chequeo Para esta evidencia consulte primero el material Elementos de comunicación publicitaria. Para el desarrollo de este material, es necesario tener en cuenta el plan comunicacional y publicitario propuesto por la organización. A partir de él, con su equipo de trabajo, definan el concepto (Slogan Beneficio diferencial y posicionamiento) publicitario de su producto o servicio y realicen el diseño de las piezas que considera necesarias para el evento como por ejemplo: Página Web Aviso de prensa (Free press) Cuña radial Material P.O.P Comercial tv Pendones Plegables del evento Recuerde: la idea es que cada miembro del equipo realice uno y lo socialice antes de enviarlo a su tutor. Producto entregable Piezas diseñadas (según propuesta) por equipo

9 Enviado a través del enlace de la plataforma Identifica y organiza la información relacionado con el desarrollo de los eventos elaborando directorios y bases de datos sobre los clientes, proveedores, distribuidores, ponentes, expositores y organizadores utilizando herramientas tecnológicas de información para el seguimiento de las actividades programadas y para enviar los documentos de memorias al finalizar el evento. Organizar el evento comercial ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2 Duración: 140 horas Acompañamiento directo tutor: 38 horas Trabajo independiente: 102 horas Para organizar la exhibición comercial, el aprendiz deberá desarrollar las actividades propuestas en esta actividad de aprendizaje. Para esto, se plantean los siguientes momentos: Momento de fundamentación La exhibición comercial Proceso de diseño y montaje del stand Video Recorrido virtual por el stand, recuperado el 31 de marzo de 2012, de v=hfxyc9flbnq&feature=channel Planimetry Commercial Exhibition Planimetría Momento de ampliación del conocimiento Para complementar lo visto en los materiales de formación, es necesario estudiar los siguientes materiales: Video Seguridad industrial y salud ocupacional e higiene, subido por Mariela Jurado el 08/11/2011 (trabajo de la Universidad Católica), recuperado el 13/04/2012 de

10 Momento de aplicación En esta actividad, se deberá tener en cuenta el planograma que es un plano del lugar donde se ubica el punto exacto de la presentación del producto en los anaqueles o estanterías, de un almacén o góndolas de un supermercado o en la vitrina de una exhibición. Puede utilizar cualquier herramienta para dibujar su planograma, entre ellas el software Floorplanner, que encontrará en Una vez leído el material del curso y los documentos de apoyo, deberá desarrollar las actividades que se referencian a continuación: Definir la estrategia de exhibición de su producto o servicio (del proyecto) Elaborar el Layout del stand Elaborar el planograma y boceto del stand Diseñar el mapa del sitio del evento en inglés Resolver el cuestionario de acuerdo con el material de Commercial Exhibition Definir el plan de exhibición Además, deberá resolver el cuestionario Commercial Exhibition. Momento de evaluación De todos los ejercicios y las actividades realizadas, es necesario enviar los formatos diligenciados, además de lo que solicite el instructor, los cuales se constituirán en las evidencias requeridas para la evaluación del conocimiento, de los productos y del desempeño de esta actividad de aprendizaje. Estrategia de Aprendizaje Respuesta a cuestionario Aprendiza por proyectos Ejercicios aplicados Diseño de objetos Foro Temático Ambiente(s) requerido Aula virtual _ Plataforma _AVA, Ambiente empresarial Instructor (es) responsable(s) de la actividad:

11 Resultados de aprendizaje relacionados con el desarrollo de la actividad: Comprender una amplia variedad de frases y vocabulario en inglés sobre temas de interés personal y temas técnicos Precisar el tipo de exhibición en el punto de venta teniendo en cuenta las normas de higiene y seguridad industrial, según política comercial de la empresa y tendencias de exhibición del mercado Diseñar el stand y los espacios del evento siguiendo normas de salud ocupacional según el plan de comunicación y el tipo de producto o servicio Diseñar la distribución del espacio en el establecimiento según las superficies y estrategias de exhibición Definición de la estrategia de exhibición EVIDENCIA 1 del producto o servicio Tipo de Desempeño Conocimiento Producto X Lista Chequeo La vitrina es la fachada o la tarjeta de presentación de su producto y, por ende, de su negocio. Después de consultar el contenido dinámico Exhibición de productos, defina, con su equipo de trabajo, la estrategia de exhibición de su producto o servicio teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Modos de exhibición, temática (de acuerdo a tendencias) Objetivo (posicionamiento, lanzamiento, cambio de imagen, entre otras) Público objetivo del producto (a quien va dirigida la presentación) Tipo de mobiliario Estrategia de venta o promoción Material P.O.P (técnicas de animación) Presupuesto (costos) Producto entregable Documento de Word con la estrategia de exhibición

12 Enviado a través de la plataforma Establece las exhibiciones de acuerdo con la política comercial y las tendencias de exhibición, teniendo en cuenta el tipo de producto, la ocasión de consumo, la rotación y el segmento de clientes. Exhibe el producto en el punto de venta tenido en cuenta la evaluación de los intereses, sentimientos y expectativas de los clientes, utilizando técnicas de animación, elementos de apoyo visual, material P.O.P y de comunicación, según estrategias de exhibición comercial EVIDENCIA 2 Elaboración del Layout del stand Tipo de Desempeño Conocimiento Producto X Lista Chequeo Después de consultar el material Diseño y Montaje del stand, cada participante elaborará el esquema de distribución de los elementos (volumen y forma del stand, ambientación, iluminación, entre otras) dentro del espacio diseñado para el stand de su producto o servicio con la ubicación de entradas y salidas. Para profundizar en el tema, pueden estudiar lo siguiente: Lean las páginas 8-12 del documento Lay-out de marketing. Estudio de caso en un supermercado de Uruguay : iapuco/trabajo32_iapuco.pdf Revisen el documento convirtiendo zonas frías en calientes : Observen el video Recorrido virtual por el stand en ture=channel Luego, con su equipo de trabajo y su tutor, realizan una sesión de Skype (solicitada con suficiente anticipación al tutor) para que con sus orientaciones ajusten el Layout de acuerdo a las mejores propuestas individuales. Junto con el Layout, describan tipo y forma del stand, ambientación, materiales e insumos requeridos para el diseño y montaje, tipo de Iluminación.

13 Producto entregable Layout del stand con descripción de cada una de las características Enviado a través de la plataforma Identifica los pasos a seguir para el montaje del stand en un evento, incluyendo, su arquitectura en punto de venta, las entradas y salidas del establecimiento, el acceso al área de ventas y las áreas de circulación, de acuerdo con la descripción y definición de materiales requeridos. EVIDENCIA 3 Ejercicio: Elaboración del planograma y boceto del stand Tipo de Desempeño X Conocimiento Producto X Lista Chequeo Para realizar el plano del stand, es necesario que estudien los siguientes materiales: Multimedia Planimetría Cuartas, Y. (2011). Implementación de planograma en la zonma de almacenaje de la agencia surtiplaza del municipio de Medellín. Deben estudiar las páginas 32 a Cámara de Comercio de Bogotá. (2008). Cómo realizar las ventas de acuerdo con su tipo de negocio (páginas 22-24): documentos/3528_2008_3cartilla ventas.pdf Bobadilla, L. (s/f). Merchandising. (páginas 19-21): Carrasco, A. (2007). Connet, manual de imagen corporativa. Ejemplo de boceto de identidad corporativa. media/manual_de_imagen_corporativa.pdf

14 Software Foorplanner Tutorial de Foorplanner. watch?v=dwt0grbyuu0 Tenga en cuenta los siguientes pasos: Cada participante diseña el plano con el software, o bien, a mano, (ubicando los objetos de exhibición) de su propuesta y la envía a su tutor a través de la plataforma para su revisión. Luego, con su equipo de trabajo, socialicen las propuestas individuales revisadas y ajusten una de acuerdo a las observaciones del tutor. Debe contener las diferentes áreas: espacio del stand o de la exhibición, Ubicación de los productos en el stand, áreas de localización de bienes y equipos, áreas de uso común, áreas para flujo y circulación de personas. Con su equipo, realizan el boceto de la identidad corporativa (imagen del punto de venta), teniendo en cuenta manejo de colores, productos a ofrecer, modelos, entre otras). Finalmente, lo envían a su tutor junto con el planograma del equipo. Producto entregable Planograma y boceto del Stand Enviado a través de la plataforma Realiza bocetos y mapas sobre distribución de espacios para montaje de stands, considerando las áreas de uso y flujo de personas, bienes y equipos, y factores como la música, calor, volumen y formas que destaquen la imagen de la empresa. Realiza planogramas, diseños de vitrinas y sitios de exhibición, aplicando las técnicas propias de exhibición y vitrinismo, de acuerdo con la temporada, los objetivos de exhibición y el tipo de merchandising.

15 EVIDENCIA 4 Sign Map Tipo de Desempeño Conocimiento Producto X Lista Chequeo En los grupos de trabajo, realicen el mapa del sitio del evento en inglés. Tengan en cuenta el multimedia Planimetry para ubicar las áreas de circulación, de entradas y salidas del establecimiento, la ubicación del producto o servicio a exhibir y la distribución del mobiliario dentro del establecimiento. Producto entregable Mapa del sitio con la señalización Enviado a través de la plataforma Ubica al interlocutor en un punto geográfico específico empleando preposiciones en inglés. EVIDENCIA 5 Commercial Exhibition Tipo de Desempeño Conocimiento X Producto Cuestionario Tarea a evaluar Teniendo en cuenta el material Commercial exhibition, individualmente, resuelva el cuestionario que aparece en la plataforma. Solución al cuestionario Se debe diligenciar a través de la plataforma. Puede realizar actividades de verdadero o falso, basados en una conversación que ha escuchado o en un texto que ha leído.

16 EVIDENCIA 6 Definición del plan de exhibición Tipo de Desempeño Conocimiento Producto X Lista de chequeo Tipo de Producto entregable Los planes de exhibición se determinan de acuerdo con el objetivo que se desea obtener. Aunque la naturaleza de la exhibición es la promoción para estimular la venta, este propósito se puede lograr de dos formas: por un lado, a través del incremento de las ventas y, por otro, puede alcanzarse con un equilibrio en las mismas de manera que se logre el posicionamiento de la marca y el producto. Para esta actividad, deben estudiar primero el material Plan de exhibición. Cada equipo realizará su plan de exhibición, en el cual integrará las evidencias anteriores (la estrategia de exhibición, el Layout del sitio, el planograma y boceto del stand, la señalización del mapa) de su producto o su servicio de acuerdo con el objetivo propuesto. Plan de Exhibición Comercial con las respectivas evidencias Enviado a través de la Plataforma Identifica y organiza la información relacionado con el desarrollo de los eventos elaborando directorios y bases de datos sobre los clientes, proveedores, distribuidores, ponentes, expositores y organizadores utilizando herramientas tecnológicas de información para el seguimiento de las actividades programadas y para enviar los documento de memorias al finalizar el evento MATERIAL DE CONSULTA ADICIONAL Libros Musumeci, G., y Bonina, A. (2004). Cómo organizar eventos. Congresos y conferencias, eventos empresariales, actos protocolares, organización y excelencia en el servicio. Argentina: Valletta Ediciones S.R.L Galmés, M. (2010). La organización de eventos como estrategia de comunicación de marketing. Modelo integrado y experiencial. (Tesis doctoral).universidad de Málaga, España.

17 MATERIAL DE CONSULTA ADICIONAL Web Documentos Pereira, J. (s/f). Participando en ferias comerciales e industriales. Recuperado el 1 de mayo de 2012, de com/73_ferias.htm Video Cuídate Prevención de riesgos laborales en el trabajo. Subido por Mariella Jurado el 08/11/2011. Trabajo de la Universidad Católica. Recuperado el 13 de abril de 2012, de com/watch?v=v88jwnm6y3e&feature=related Olamendi, G. (s.f). Características de los principales eventos. Recuperado el 1 de abril 2012, de Eventos/Eventos%20_2_.pdf